Как делать табель учета рабочего времени: заполнение, составление и оформление за месяц, виды, инструкция, каким образом оформить для ИП — образец, как сделать документ на зарплату

Табель учета рабочего времени — Контур.Персонал — СКБ Контур

Учет рабочего времени

Согласно ст. 91 ТК РФ, работодатель обязан вести учет рабочего времени, фактически отработанного каждым работником. Рабочее время — это время, в течение которого сотрудник выполняет трудовые обязанности.

Виды рабочего времени:

1. Нормальная продолжительность рабочего времени. Не может превышать 40 часов в неделю и является нормой для всех работников РФ.

2. Сокращенная продолжительность рабочего времени. Устанавливается для определенных групп работников:

1. в возрасте до 16 лет — не более 24 часов в неделю;
2. в возрасте от 16 до 18 лет — не более 35 часов в неделю;
3. для инвалидов I или II группы — не более 35 часов в неделю;
4. для занятых на вредных или опасных работах — не более 36 часов в неделю, и т.д.

3. Неполное рабочее время. Может устанавливаться по соглашению между работодателем и работником — например, беременной женщиной или сотрудником, находящимся в отпуске по уходу за ребенком.

Суммированный учет рабочего времени

Если специфика работы организации не позволяет соблюдать норму рабочего времени, допустимо ввести суммированный учет рабочего времени с учетным периодом не более одного года (ст. 104 ТК РФ). Обычно суммированный учет применяется при сменной работе или гибком графике. Работодатель организует рабочий процесс так, чтобы норма рабочего времени была отработана сотрудником за учетный период, например за месяц.

Табель учета рабочего времени

Для ведения учета рабочего времени предусмотрены унифицированные формы табеля учета рабочего времени — Т-12 и Т-13.

Форма Т-12 — универсальная, подходит для большинства организаций. Форма Т-13 рекомендована для предприятий, где есть электронная проходная.

Для бюджетных организаций Минфин России утвердил отдельную форму табеля (код формы по ОКУД — 0504421).

Рабочее время может отображаться в табеле двумя способами:

1. Методом сплошной регистрации явок и неявок на работу.
2. Путем регистрации отклонений (неявок, сверхурочных часов и т.д.).

При суммированном учете следует применять метод сплошной регистрации. Форма табеля для бюджетников предполагает метод регистрации отклонений.

Табель учета рабочего времени: инструкция по 1С

Полезный мануал для бухгалтера и кадровика.

Обычно в трудовом договоре сотрудника прописано время, когда он должен выполнять должностные обязанности. Работодатель же со своей стороны обязан учитывать фактически отработанное время.

Для этого используется «Табель учета рабочего времени» и утвержденные Госкомстатом РФ унифицированные формы табеля №Т-12 и №Т-13.

Что представляет собой документ?

Речь идет об обязательном документе, который организации в обязательном порядке составляют каждый месяц. На его основе сотруднику начисляется зарплата и отпускные, а также положенные командировочные. Сам бухгалтер обычно табель не заполняет.

Он получает сведения от подразделений, а затем формирует расчетную ведомость и начисляет зарплату.

Наглядно документ выглядит как таблица, в которой отражаются все выходы и неявки за месяц, а также часы, которые сотрудник отработал за определенный день. Указываются и причины отсутствия работника.

До того, как форма табеля стала доступна в программах 1С 8.3, этот документ приходилось заполнять в Excel. Конечно, на это уходило много времени, что вызывало неудобство.

Сейчас табель легко формируется в 1С. Расскажем, где его отыскать в программе и как корректно настроить заполнение.

Ограничения по возможностям

Нельзя упускать из виду важные моменты. Например, тот факт, что в конфигурации «1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0» в табеле учета нельзя автоматически отразить командировку, прогул, переработку или отпуск без сохранения заработной платы. Речь идет только о типовой конфигурации. Однако все эти опции открыты пользователям в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8».

Еще один момент, который касается типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0». Учет отпусков, больничных, исполнительных документов ведется только в том случае, если в компании числится до 59 сотрудников включительно. Когда их 60 или более, то также следует применять 1С:ЗУП 8.

Где найти «Табель учета рабочего времени» в 1С: Бухгалтерия 8.3?

Почему-то некоторые пользователи затрудняются с поиском Табеля в программе. Однако в типовых конфигурациях все просто. Откройте раздел Зарплата и кадры, далее Кадровый учет — Отчеты по кадрам — Табель учета рабочего времени.

Таким образом, «Табель учета рабочего времени» больше напоминает отчет, нежели рабочий документ.

Автоматическое заполнение

Табель учета рабочего времени ведут и заполняют по утвержденному Правительством производственному календарю РФ и графику работы 5-ти дневной 40-часовой рабочей недели. Табель заполняется на основе данных:

• производственного календаря;
• отпусков;
• больничных листов;
• документа приема на работу;
• увольнения.

Работаем с производственным календарем

В программах 1С размещен производственный календарь, который соответствует всем российским праздниками и переносам выходных, которые утверждены Правительством РФ. Но не обязательно оставлять его в таком виде, вы можете внести в него изменения. Например, добавить региональные выходные.

Чтобы это сделать, зайдите в Главное меню, затем откройте Все функции — Справочники. Далее — Производственные календари.

Производственный календарь в «1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0» следует настраивать каждый год.

Чтобы при заполнении табеля учета рабочего времени учитывались данные документов «Отпуск» и «Больничный лист», необходимо в настройках расчета заработной платы поставить флажок «Вести учет больничных, отпусков и исполнительных документов».

Пошаговое формирование Табеля в 1С

Шаг № 1. Шапка.

Чтобы сформировать Табель учета рабочего времени по форме Т-13, необходимо заполнить поля:

• период;
• организация;
• подразделение.

Сделать это нужно, нажав кнопку Настройки.

В Периоде необходимо указать месяц, за который формируется текущий табель.

Чтобы указать Организацию, выберете нужную вам из списка, если в базе их ведется несколько.

Если нужно сформировать табель по подразделению отдельно, то выберете его из справочника Подразделения.

Шаг № 2. Вид простой.

Заходим во вкладку Отборы, вид Простой. Здесь нужно указать фамилии и должности ответственных, которые в итоге подписывают документ.

В случае, если вы составляете табель для одного работника, то можно использовать дополнительный лист и установить:

• галочку Сотрудник;
• фамилию выбрать из справочника Сотрудники по ссылке Подбор.

Шаг № 3. Вид расширенный.

Данный вариант необходимо заполнить, если заполняете табель для всех сотрудников. Уберите галочку с поля Сотрудник и установить Вид — Расширенный.

Далее табель сформируется отдельно по каждому подразделению.

В случае, если в компании совсем мало работников, но при этом есть подразделения, то лучше формировать Табель по всей организации. Зайдите во вкладку Структура и уберите из состава группировки Подразделение.

После этого вы можете Завершить редактирование — Закрыть и сформировать.

Другие настройки

Зайдя в раздел «Настройки», вы найдете форму дополнительных настроек.

Чтобы не было путаницы, расшифруем для вас обозначения, которые предлагает форма Т-13:

Я — явка;

В — выходные;

ОТ — отпуск;

Б — дни болезни.

Важно перед формированием документа

Очень важно обратить внимание на следующие моменты перед тем, как вы будете заполнять отчет:

• производственный календарь должен быть настроен в соответствии с региональными изменениями;
• все месячные отпускные и больничные должны уже быть начислены;
• а вот время работы, которое отражается в документе Начисление зарплаты на формирование табеля никак не влияет.

Чтобы использовать программу с актуальными справочниками, позаботьтесь о том, чтобы у вас был действующий договор 1С:ИТС.

Если у вас возникнут трудности при формировании Табеля в 1С, обратитесь за помощью к нашим специалистам по телефону.

Табель учета рабочего времени. Налоги & бухучет, № 100, Декабрь, 2018

Табель учета рабочего времени (далее — табель) — это поименный список работников структурного подразделения (цеха (отдела), участка) предприятия (частного предпринимателя).

Его обязаны вести все работодатели независимо от количества работников.

Ведет табель работник, специально уполномоченный на такие действия (должностной инструкцией или приказом работодателя).

Где искать форму табеля? Его типовая форма (№ П-5) утверждена приказом Госкомстата Украины от 05. 12.2008 г. № 489. Она носит рекомендательный характер (см. письмо Госкомстата от 19.03.2010 г. № 17/1-25/ж-61/10/59). Поэтому предприятия могут изменять и/или дополнять эту форму другими показателями, необходимыми для учета использования рабочего времени с учетом специфики своей деятельности.

Затем нужен табель? Все просто, показатели табеля необходимы, например, для:

— учета использования рабочего времени;

— контроля за соблюдением работающими установленного режима рабочего времени;

— получения данных об отработанном времени;

— расчета заработной платы.

По общим правилам, табель ведут на весь учетный состав работников отдельно по каждой категории работающих (руководители, специалисты, служащие, рабочие) и в пределах категорий — в порядке табельных номеров или в алфавитном порядке.

Каждому работающему присваивается табельный номер. Если же работник увольняется (переводится в другое подразделение), то его прежний табельный номер другому работнику не присваивают, а оставляют свободным не менее трех лет.

На работника в табеле, как правило, заполняется только одна строка. Исключение составляют внутренние совместители. На них в табеле будут заполнены две строки: в одной строке указывается время основной работы, а во второй — время работы по совместительству.

Для отражения использованного рабочего времени по каждому дню месяца в табеле отведены две ячейки. В верхней вы проставляете условное обозначение видов затрат рабочего времени, в нижней — количество отработанных (или неотработанных) часов по соответствующим видам затрат рабочего времени.

929413100″>Кстати, условные обозначения отработанного времени (буквенное и числовое) представлены на титульном листе Табеля типовой формы № П-5. Приведем их ниже в табл. 1.

Таблица 1. Условные обозначения в типовой форме № П-5

Условные обозначения	Код
	буквенный	цифровой
Часы работы, предусмотренные колдоговором	Р	01
92952285″>Часы работы работников, которым установлен неполный рабочий день (неделя) в соответствии с законодательством	РС	02
Вечерние часы работы	ВЧ	03
Ночные часы работы	РН	04
Сверхурочные часы работы	НУ	05
92963418″>Часы работы в выходные и праздничные дни	РВ	06
Командировки	ВД	07
Основной ежегодный отпуск (ст. 6 Закона об отпусках)	В	08
Ежегодный дополнительный отпуск (ст. 7, 8 Закона об отпусках)	Д	09
92964697″>Дополнительный отпуск, предусмотренный ст. 20, 21, 30 Закона Украины «О статусе и социальной защите граждан, пострадавших вследствие Чернобыльской катастрофы» от 28.02.91 г. № 796-XII	Ч	10
Творческий отпуск (ст. 16 Закона об отпусках)	ТВ	11
Дополнительный отпуск в связи с обучением (ст. 13, 14, 15, 151 Закона об отпусках)	Н	12
Отпуск без сохранения заработной платы в связи с обучением (пп. 12, 13, 17 ст. 25 Закона об отпусках)	НБ	13
Дополнительный отпуск без сохранения заработной платы в обязательном порядке (ст. 25, кроме пп. 3, 12, 13, 17 Закона об отпусках)	ДБ	14
Дополнительный оплачиваемый отпуск работникам, имеющим детей (ст. 19 Закона об отпусках)	ДО	15
Отпуск в связи с беременностью и родами (ст. 17 Закона об отпусках) и отпуск для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста (ст. 18 Закона об отпусках)	ВП	16
Отпуск для ухода за ребенком до достижения им шестилетнего возраста (п. 3 ст. 25 Закона об отпусках)	ДД	17
Отпуск без сохранения заработной платы по соглашению сторон (ст. 26 Закона об отпусках)	НА	18
Другие отпуска без сохранения заработной платы (на период прекращения выполнения работ)	9298747″>БЗ	19
Неявки в связи с переводом по инициативе работодателя на неполный рабочий день (неделю)	НД	20
Неявки в связи с временным переводом на работу на другое предприятие на основании договоров между субъектами хозяйствования	НП	21
Другое неотработанное время, предусмотренное законодательством (выполнение государственных и общественных обязанностей, допризывная подготовка, военные сборы, донорские, отгул и др.)	92998368″>ІН	22
Простой	П	23
Прогулы	ПР	24
Массовые невыходы на работу (забастовки)	С	25
Оплачиваемая временная нетрудоспособность	ТН	26
Неоплачиваемая временная нетрудоспособность в случаях, предусмотренных законодательством (в связи с бытовой травмой и др., что подтверждено справками лечебных заведений)	НН	27
Неявки по невыясненным причинам	НЗ	28
Другие виды неявок, предусмотренных коллективными договорами, соглашениями	ІВ	29
Другие причины неявок	І	30

Заметим: при заполнении табеля предприятие может использовать либо буквенный, либо числовой код.

Важно! Табель нужно заполнять ежедневно! Именно тогда у вас будет обеспечен достоверный учет рабочего времени.

В конце месяца в табеле подводятся итоги по количеству часов, отработанных каждым сотрудником.

Заполненный табель подписывается лицом, ответственным за его ведение, руководителем подразделения, а также работником кадровой службы и передается в бухгалтерию, как правило, за два — три дня до начала следующего календарного месяца для начисления зарплаты за отработанный месяц.

А нужно ли заполнять отдельный табель на аванс? Действительно, для того чтобы рассчитать сумму аванса, бухгалтеру необходим заполненный табель за первую половину месяца (с 1-го по 15-е число включительно). Каким образом он к нему попадет — каждое предприятие решает самостоятельно.

Например, отдел кадров может передавать в бухгалтерию заполненный табель за первую половину месяца 16-го числа для расчета аванса, а бухгалтерия будет возвращать его обратно 17-го.

Еще один вариант — заверенная копия табеля на аванс, которая будет оставаться в бухгалтерии и подшиваться под расчет.

Можно и отдельные табели формировать за первую и вторую половины месяца, а затем еще и сводный.

В общем, все в ваших руках! Главное — зафиксируйте порядок передачи табеля на аванс во внутренних документах, чтобы механизм «отдел кадров — бухгалтерия» работал как часы.

Далее рассмотрим в табл. 2 отдельные ситуации, при наступлении которых могут возникнуть трудности с заполнением табеля.

Таблица 2. Табель учета рабочего времени: отдельные ситуации

Ситуация	Решение
Как табелировать выходные дни работника?	Табель не предусматривает кодировку для обозначения выходных дней (дней еженедельного отдыха). Поэтому в полях напротив таких дней можно проставлять прочерки или оставлять их незаполненными. В то же время если работника специально привлекают к работе в выходной для него день, то отработанное время табелируют кодом «РВ» (06)
Как отразить в табеле работу на условиях неполного рабочего времени?	С помощью кода «РС» (02). Кстати, этот же код применяется для кодировки рабочего времени, отработанного совместителем, поскольку работа по совместительству является разновидностью работы на условиях неполного рабочего времени
Работник уходит в ежегодный основной отпуск. Как это отразить в табеле?	Для этих целей предусмотрен код «В» (08). Причем им следует обозначать не только рабочие, но и выходные дни, которые приходятся на период ежегодного отпуска. Ведь отпускные начисляют за календарные дни. А вот праздничные и нерабочие дни (ст. 73 КЗоТ), приходящиеся на период ежегодного отпуска, прочеркивают или оставляют незаполненными
Как отразить дни командировки в табеле?	Оплата периода командировки производится за все рабочие дни по графику того предприятия, которое направило работника в командировку. Из этого следует, что рабочие дни пребывания работника в командировке в табеле обозначаются таким образом: в верхней строке указывают количество отработанных часов согласно графику работы предприятия-работодателя (например, 8) независимо от того, сколько часов в этот день работник отработал по месту командировки; в нижней строке — условное обозначение командировки «ВД» (07). День командировки, приходящийся на выходной день, отражают следующим образом: в верхней ячейке — прочерк или оставляют ее незаполненной, в нижней — «ВД» (07). Если работник был специально командирован для работы в выходной для него день, то такой день, на наш взгляд, целесообразно обозначить в Табеле следующим образом: в верхней ячейке проставить количество фактически отработанных в этот день часов, в нижней через дробь — «РВ»/«ВД» (06/07) (часы работы в выходные и праздничные дни / командировка)

Табель учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени

14 апреля 2017

Табель учета рабочего времени

В программе «1С: Управление торговым предприятием» предусмотрена возможность фиксировать фактически отработанное время сотрудников с помощью документа «Табель учета рабочего времени организаций».

Чтобы открыть журнал табелей:

В интерфейсе «Полный» перейдите в меню Документы – Расчет зарплаты – Учет времени – Табель учета рабочего времени организаций.

В интерфейсе «Бухгалтерский» перейдите в меню Зарплата и кадры – Работники – Табель учета рабочего времени организаций.

В интерфейсе «Расчет зарплаты организации» перейдите в меню Работники – Табель учета рабочего времени организаций.

Если в программе регистрируются все предварительные документы о невыходах сотрудников («Начисление по больничному листу», «Начисление отпуска работникам организаций», «Невыходы и одноразовые выплаты в организациях», «Оплата по среднему»), то заполнение табеля не является обязательным для расчета зарплаты. Решение о его заполнении принимается предприятием согласно нормам законодательства или внутренним потребностям учета зарплаты.

В связи с этим в программе допускается три способа работы с табелем:

1.       Не использовать табель, все необходимые невыходы регистрировать с помощью вышеописанных  предварительных документов. При расчете зарплаты рабочее время сотрудника при этом будет считаться согласно его настройкам начислений с вычетом невыходов.

2.       Совместное использование табеля и предварительных документов. В этом случае вначале создаются все предварительные документы и после этого табель.

3.       Использование только табеля без предварительных документов, в этом случае все данные и о рабочем времени, и о невыходах вносятся пользователем вручную в табеле.

Так как большинство предприятий обычно используют табели, самым распространенным является второй способ. При этом табель должен иметь дату документа позже всех зарегистрированных документов невыходов и его необходимо заполнить учетными данными.

 

Все внесенные невыходы отобразятся в табеле, их необходимо проверить и, при необходимости, внести дополнительные данные. При расчете зарплаты в первую очередь будут учитываться данные табеля, поэтому при создании новых документов невыходов при уже созданном табеле за этот же месяц нужно обязательно перезаполнить табель с учетом новых данных.

Для корректного заполнения табеля и документов по невыходам обязательно должны быть отмечены переносы праздничных дней в производственном календаре и графиках работы.

При расчете предварительного аванса необходимо отменять проведение табеля, если он введен за этот же месяц; после расчета аванса табель можно повторно провести для окончательного начисления зарплаты.

Если сотрудник работает по внутреннему совместительству, то в табеле оба его назначения отобразятся отдельными строками.

 

В документе табеля используются особые обозначения рабочего времени и невыходов сотрудников.

Чтобы увидеть список обозначений рабочего времени и невыходов:

В интерфейсе «Полный» перейдите в меню Справочники – Классификаторы – Классификатор использования рабочего времени.

При необходимости здесь можно добавлять другие виды обозначений, однако очень важно правильно настроить для них вид времени и отметки для расчета рабочего времени и больничных.

 

При добавлении нового вида обозначения в классификаторе нужно также настроить это обозначения для начисления, при котором оно должно использоваться.  Настоятельно рекомендуем не изменять существующие виды начислений, а создавать новые копированием.

Чтобы увидеть список начислений:

В интерфейсе «Полный» перейдите в меню Операции – План видов расчета – Начисления.

Далее новое начисление необходимо назначать сотрудникам документами «Прием на работу» или «Ввод сведений о плановых начислениях и удержаниях».

После проведения табель можно распечатать с помощью кнопки Печать – Форма П-5 внизу документа, либо с помощью отчета Табель (П-5) в меню Отчеты – Расчет зарплаты – Табель (П-5).

Табель учета рабочего времени в электронном виде подписывают электронной подписью

Главная → Статьи → Табель учета рабочего времени в электронном виде подписывают электронной подписью

 

Вправе ли работодатель (бюджетное учреждение) вести табель учета рабочего времени (формы 0504421 или 0301008 (Т-13)) только в электронном виде?

 

В силу части четвертой ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.

Для органов государственной власти, органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук и государственных (муниципальных) учреждений приказом Минфина РФ от 15.12.2010 № 173н (далее – Приказ № 173н) установлен особый порядок ведения учета рабочего времени. В данных учреждениях должен вестись один из утвержденных данным приказом табелей учета рабочего времени: по форме 0301008 (Т-13) или по форме 0504421.

Также Приказом № 173н утверждены и Методические указания по применению форм первичных учетных документов (далее – Методические указания), однако данные указания не содержат положений, которые бы регулировали рассматриваемую ситуацию.

Тем не менее из п. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” (далее – Закон № 402-ФЗ) прямо следует, что первичный учетный документ может составляться как на бумажном носителе, так и в виде электронного документа, подписанного электронной подписью, либо одновременно и в бумажном, и в электронном виде. Отметим, что электронный документ – это документ, в котором информация представляется в электронно-цифровой форме с электронной подписью; табели учета рабочего времени, не имеющие электронной подписи (имеется рукописная подпись руководителя), электронными документами не являются (смотрите определение СК по гражданским делам Верховного суда Республики Башкортостан от 16.08.2012 по делу № 33-8473/2012). Согласно п. 1 ст. 2 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ “Об электронной подписи” (далее – Закон № 63-ФЗ) электронная подпись – это информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию. Электронная подпись может быть простой или усиленной, при этом участники электронного взаимодействия вправе использовать электронную подпись любого вида по своему усмотрению, если требование об использовании конкретного вида электронной подписи в соответствии с целями ее использования не предусмотрено федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, или соглашением между участниками электронного взаимодействия (п. 1 ст. 4, п. 1 ст. 5 Закона № 63-ФЗ). В ч. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ также не уточняется вид электронной подписи, которой должен быть подписан первичный учетный документ, что, с одной стороны, дает основание полагать, что для целей бухгалтерского учета работодатель вправе подписывать первичные учетные документы электронной подписью любого вида, главное – чтобы данная подпись соответствовала требованиям Закона № 63-ФЗ. По нашему мнению, наиболее безопасным вариантом является использование документов, составленных в электронной форме и подписанных квалифицированной электронной подписью.

Кроме того, п. 7 Инструкции по применению единого плана счетов бухгалтерского учета для государственных органов власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н, определено, что первичные и сводные учетные документы составляются на бумажных носителях или, при наличии технических возможностей субъекта учета, на машинных носителях – в виде электронного документа с использованием электронной подписи (далее – электронный документ). Однако в последнем случае субъект учета, сформировавший электронный документ, обязан изготавливать за свой счет копии таких документов на бумажных носителях по письменному запросу других участников фактов хозяйственной жизни, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры (смотрите также ч. 6 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Таким образом, если работодатель решил вести табель учета рабочего времени в электронном виде, для соответствия данного документа требованиям, предъявляемым законодательством о бухгалтерском учете к первичным учетным документам, ему необходимо использовать при составлении данного документа электронную подпись. В ином случае ведение в электронном виде табеля учета рабочего времени, не подписанного электронной подписью, не освобождает организацию от обязанности вести табель на бумажном носителе.

 

Ответ подготовил: Наумчик Иван, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Контроль качества ответа: Кудряшов Максим, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

 

Свежие новости цифровой экономики на нашем канале в Телеграм

 

Нужна электронная подпись?  Достаточно оставить заявку. Мы поможем выбрать нужный в вашем случае тип сертификата электронной подписи, расскажем как его применить и предоставим другие дополнительные услуги. Оставить заявку >>

 

Как правильно составлять табель учета рабочего времени в 2021️ году

[Обновление 14/01/2021]

Заполнение табеля учета рабочего времени является обязательным для всех предприятий, где используется нанятый труд. Отсутствие документа штрафные санкции за собой не несет, но поможет руководителю избежать лишних вопросов во время государственных проверок. А также самому ориентироваться в том, что происходит на предприятии, и лучше контролировать работу сотрудников.

Что такое табель учета рабочего времени?

Табель — это это документ, в котором фиксируется количество дней и часов, отработанных работником, а также причины неявок, среди которых могут быть и отпуск, больничный, командировки и тому подобное. Есть 2 традиционных метода считать табель рабочего времени:

• Бумажный
  Самый простой, и к тому же неточный, способ отслеживания времени. Когда менеджеры создают таблицу вручную или распечатывают ее на бумаге и раздают всем сотрудникам. Учитывая, что статья о методах 2021 года — переходим к более современным вариантам.

• Таблица Excel
  Содержит информацию, аналогичную бумажной, но хранится в цифровом формате. Этот метод полуавтоматический, поскольку данные вводятся вручную, а вот общее количество часов, время, потраченное на конкретный проект рассчитывается автоматически.

2 основных преимущества табеля учета рабочего времени

1. Повышает мотивацию 
   Менеджеры в табеле могут отслеживать:
   • Какой сотрудник и сколько работы выполнил;
   • Когда завершил задание и сколько времени на него потратил.
   • Когда цель использования расписания и его преимущества четко сообщены сотрудникам, у них появляется больше мотивации отслеживать время.

   Более того, когда сотрудники знают, что их работа под контролем, они будут более пунктуальными, меньше будут откладывать на потом и возьмут на себя ответственность за прогресс. Все эти факторы повышают вовлеченность сотрудников и, как следствие, повышают их продуктивность.

2. Повышает продуктивность
   Качественный учет рабочего времени помогает:
   • выявить узкие места в выполнении проекта;
   • определить задачи с высокой рентабельностью и сосредоточиться на них;
   • составить рейтинг продуктивных и непродуктивных сотрудников;
   • сосредоточить внимание на той деятельности, которая повышает прибыль и продуктивность.

Как правильно составлять табель учета рабочего времени?

Табель учета использования рабочего времени следует заполнять всем юр.лицам, а также частным предпринимателям. Типовой формой Табеля считается Форма №П-5, однако, частное лицо (то есть, Вы) может менять его по своему усмотрению в зависимости от спецификации сферы деятельности.

Как выглядит табель учета рабочего времени:

Табель отображается как таблица учета рабочего времени, содержащая пункты:

• дату
• отработано (в днях/часах)
• простои
• не отработано в связи с неполным рабочим днем
• дни неявок на работу по причинам:
  • отпуск (основной/дополнительный)
  • в связи с обучением
  • беременность/роды
  • по болезни
  • с разрешения
  • прогулы
  • выходные дни
  • прочее
• всего неявок на работу
• дополнительные выходные
• численность сотрудников.

В табеле указываются все нанятые сотрудники.

Как часто нужно заполнять?

Учет рабочего времени нужно проводить ежедневно. Только тогда у Вас будет достоверный табель посещаемости сотрудников. В конце каждого месяца подводятся итоги, подсчитывается продолжительность работы сотрудников (по каждому отдельно). Итоги по количеству отработанных часов напрямую влияют на расчет зарплаты, в особенности при почасовой оплате труда.

Общие рекомендации к табелю учета времени

1. Заполнять табель учета рабочего времени нужно отдельно на каждый месяц;
2. Табельный учет рабочего времени ведется посменно;
3. Ведение табеля учета рабочего времени осуществляется 2-мя способами: регистрацией всех сотрудников (приход, неявка) или регистрацией только неявок не работу;
4. Отметки по поводу неявок по конкретной причине необходимо делать только при имении соответствующие оформленных подтверждающих документов;
5. Составить табель учета рабочего времени можно только для сотрудников, наличие которых на предприятии подтверждается соответствующие оформленных документов (приказы о приеме на работу, увольнении, переводе).

Как упростить процесс?

Ведение любой документации требует много времени и сил. Новый способ получить табель учета рабочего времени, избегая лишних затрат, подойдет как руководителю крупного предприятия, так и малого бизнеса.

Рынок кишит всевозможными программами, которые обещают автоматизацию табельного учета, однако, большинство из них предлагают расчет, при котором Вам придется вносить данные в систему вручную. К счастью, программа Yaware.TimeTracker заняла иную позицию.

Мощная альтернатива традиционным методам ведения табеля учета рабочего времени

Программа для ведения табеля учета рабочего времени от компании Yaware — Yaware.Timetracker, предлагает самостоятельный сбор данных о каждом сотруднике, а также автоматическое формирование отчетности. Среди 18 типов отчетов, доступных программе, присутствует и табель учета рабочего времени.

Следует подчеркнуть, что система подходит только для персонала, работающего за компьютерами. Благодаря установке на девайсе, она фиксирует время начала и окончания работы, считает фактически отработанные часы и вносит данные в табель. С помощью календарика, значек которого находиться возле имени каждого сотрудника, можно уточнить причину пропуска: отпуск, выходной, больничный. Подробнее о функции автоматического учета времени и как с ней работать Вы можете узнать, воспользовавшись Базой Данных.

Или начните использовать программу прямо сейчас! Yaware.Timetracker предоставляет тестовый период на 14 дней для полного ознакомления с программой и ее возможностями.

Как вести учет ненормированного рабочего времени

Формы учета

Учитывать рабочее время сотрудников работодателя обязывает статья 91 Трудового кодекса РФ. Для этих целей Госкомстатом разработаны и утверждены соответствующие формы документа:

1. 1. Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»;

2. 2. Т-13 «Табель учета рабочего времени».

Обе формы имеют единое назначение:

• учет фактически отработанного работником времени;

• учет пропущенного работником времени;

• контроль соблюдения работником режима работы, установленного трудовым договором;

• формирование данных об отработанном времени;

• формирование данных для расчета оплаты труда;

• получение данных для составления статистической отчетности по труду.

Рассмотрим основные отличия.

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда Т-12

Эта форма документа заполняется вручную, независимо от того, напечатаны ли бланки типографским способом или хранятся в электронном виде. В последнем случае заполненный бланк распечатывается и подписывается ответственным лицом для передачи данных в бухгалтерию. Т-12 имеет два самостоятельных раздела. Как следует из названия, один из них предназначен для фиксирования отработанных сотрудником часов, другой — для расчета оплаты рабочего времени. В Постановлении Госкомстата оговаривается, что организация вправе использовать только первый раздел формы Т-12, так он является самостоятельным документом отчетности. Раздел второй заполняется бухгалтерией. В свою очередь бухгалтерия для расчета оплаты труда может использовать другие утвержденные формы или программы.

Основная таблица табеля Т-12 состоит из 55 позиций. В документе максимально учитываются детали рабочего периода для точного расчета зарплаты.

Табель учета рабочего времени Т-13

Этот документ имеет электронный формат и заполняется автоматически. Табель Т-13 имеет упрощенную структуру. В отличие от Т-12 он состоит из одного раздела. По умолчанию предполагается, что для расчета зарплаты на основании данных бухгалтерия будет использовать дополнительные программы. Таблица имеет всего 13 позиций для внесения информации. Заполненный табель необходимо распечатать и заверить подписью ответственного лица.

Табели Т-12 и Т-13 предназначены для учета рабочего времени при стандартном режиме работы.

Журнал учета ненормированного рабочего времени

В настоящее время официальной унифицированной формы табеля учета внеурочных часов не существует. Поэтому руководителям организаций для этих целей рекомендуется разработать свой формат документа. Это может быть табель на основе Т-12 или Т-13, или журнал с необходимыми графами для заполнения, соответствующий специфике ненормированной работы. Он также должен заполняться вручную и подписываться ответственным лицом для передачи в бухгалтерию.

Электронный формат учета рабочего времени

Табель или журнал учета рабочего времени относятся к первичным бухгалтерским учетным документам. Формат их ведения прописан в Законе «О бухгалтерском учете». Из положений Закона следует, что документ может формироваться как в бумажном виде, так и в электронном.

Документ, на котором отсутствует подпись не может быть юридически значимым. Поэтому, если предприятие или организация выбирает электронный формат документа, то для его заверения потребуется электронная подпись. Регулирует работу цифрового атрибута Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

О видах электронной подписи, ее назначении и возможности приобретения можно узнать в этом разделе.

В настоящее время принято вести учет в двух форматах: в электронном и бумажном.

Период учета

Частота или периодичность подачи учетных документов в бухгалтерию законодательными актами не установлена. Но статья 136 Трудового кодекса РФ гласит:

«Заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца. Конкретная дата выплаты заработной платы устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором или трудовым договором не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена».

Это значит, что бухгалтер рассчитывает оплату работы сотрудников каждые полмесяца. Поэтому сведения об отработанном работниками времени или неявках и их причинах должны поступать в бухгалтерию с такой же периодичностью — каждые 15 дней.

Отчетным периодом для учета рабочего времени установлен один календарный месяц. Соответственно, табель закрывается и передается в бухгалтерию в последнее число месяца.

Таблицы учета рабочего времени

Excel — Как создавать табели учета рабочего времени Excel

Узнайте, как создать расписание в Excel — Бесплатное руководство по расписанию в Excel

Часть A. Создание базового расписания в Excel

Часть B. Вставить неоплаченные перерывы на обед

Часть C. Расчет сверхурочной работы

Расписания для ночных смен

Легкое и простое обучение исчислению часов и минут в Excel

Часть А.как создать базовое расписание Excel:

Шаг 1: Ввод данных

В столбце A: введите дни недели
В столбце B: введите время начала работы в формате чч: мм
Вы можете использовать время до полудня / после полудня или военное время, но в соответствии с расписанием
В столбце C введите время работы закончилось

Шаг 2: Расчет отработанных часов

В столбце D: Введите: = СУММ (C2-B2) * 24
Измените формат ячейки на «Число» с двумя десятичными знаками.

Шаг 3: Расчет зарплаты

Ячейка h2 Введите почасовую оплату этого сотрудника

В столбце E: = СУММ (D2 * $ H $ 1)
($ — $ предотвратит перенос номера ячейки при копировании формулы вниз по дням недели)

Шаг 4: Перетащите вниз и закончите

Перетащите формулы столбца D и E через дни недели

Ячейка D9: для общего количества часов используйте = СУММ (D2: D8)
Ячейка D10: для общей оплаты используйте = СУММ (E2: E8)

Дата	Войти	Выйти	Всего часов	Итого
Понедельник	9:15	17:02	7.78	$ 77,83
Вторник	9:20	17:00	7,67	76,67 долл. США
Среда			0.00	0,00 руб.
Четверг			0,00	0,00 руб.
Пятница			0.00	0,00 руб.
Суббота			0,00	0,00 руб.
Воскресенье			0.00	0,00 руб.
		ИТОГО	15,45	$ 154,50

Я застрял в Excel, потому что Excel застрял на мне.

Вернуться в главное меню

Часть Б. Вставить неоплаченные перерывы на обед

Шаг 1:

Создайте базовый табель учета рабочего времени, как описано в , часть A ,

Шаг 2: Ввод данных

Добавьте столбцы между столбцом «Вход в систему» ​​и столбцом «Выход из системы»
Назовите их: «Начало обеда» и «Окончание обеда»

Шаг 3: Расчет отработанных часов

В ячейке F2 введите

Метод A:

= СУММ ((C2-B2) + (E2-D2)) * 24
Время работы до обеда плюс время, отработанное после обеда

Метод B:

= СУММ ((E2-B2) — (D2-C2)) * 24
Все время между входом и выходом, минус время обеда

Дата	Войти	Начало обеда	Окончание обеда	Выйти	Всего часов	Итого
Понедельник	9:15	11:50	12:20	17:02	7.28	80,12
Вторник	9:20	11:57	12:15	17:00	7,37	81,03 долл. США
Среда	9:00	12:00	12:32	17:15	7.72	84,88 долл. США
Четверг	9:00	13:00	13:30	17:00	7,50	82,50 долл. США
Пятница					0.00	0,00 руб.
Суббота					0,00	0,00 руб.
Воскресенье					0.00	0,00 руб.

Excel Без сценария.

Вернуться в главное меню

часть c. Расписания в Excel с сверхурочными

Шаг 1:

Создайте основной табель учета рабочего времени, как описано в Части A.
Добавьте перерывы на обед, если хотите, как описано в Части B.

Шаг 2: Ввод данных

В ячейке J1: введите почасовую ставку сотрудника.
В ячейке J2: введите сверхурочную ставку сотрудника.

Измените столбец «Общее количество часов» на: Обычных часов (Столбец F)
Добавьте новый столбец с названием: Сверхурочные часы (Столбец G)
Для упрощения вы можете удалить столбец «Общая оплата»

Форматировать столбцы F и G в «Число» с двумя десятичными знаками

Шаг 3: Расчет отработанных часов

В ячейке F2 введите: = IF ((((C2-B2) + (E2-D2)) * 24)> 8,8, ((C2-B2) + (E2-D2)) * 24)
In ячейка G2, введите = ЕСЛИ (((C2-B2) + (E2-D2)) * 24> 8, ((C2-B2) + (E2-D2)) * 24-8,0)

Шаг 4: Перетащите вниз и итого

В ячейке F10 сумма обычных часов = СУММ (F2: F8)
В ячейке G10 сумма сверхурочных часов = СУММ (G2: G8)

Шаг 4: Расчет зарплаты:

В ячейке F11 введите: = СУММ (F10 * $ J $ 1)
В ячейке F12 введите = СУММ (G10 * $ J $ 2)

Сумма F11 и F12 для полной оплаты.Введите = СУММ (F11 + G11)

Дата	Войти	Начало обеда	Окончание обеда	Выйти	Обычные часы	Сверхурочные часы
Понедельник	9:00	13:00	13:30	18:00	8.00	0,50
Вторник	9:20	11:57	12:15	18:00	8,00	0,37
Среда	9:00	12:00	12:32	17:15	7.72	0,00
Четверг					0,00	0,00
Пятница					0.00	0,00
Суббота					0,00	0,00
Воскресенье					0.00	0,00
				Всего часов	23.72	0,87
				Оплата	260,88	14,30 долл. США
					Итого	275 долларов США.18

Я видел будущее, и оно в форме Excel.

Вернуться в главное меню

Расчет ночных смен в Excel

Excel не может обрабатывать отрицательное время. Если вы начнете работать в 23:00 и закончите в 7:00, Excel не поймет, что это новый день.

Вот 3 способа объяснить Excel, что вы закончили работу в 7:00 следующего дня.

Метод A:

Введите полную дату и время, когда вы вошли в систему и вышли из нее.

В ячейке A1 введите: 01.06.2008 23:00:00
В ячейку B1 введите: 02.06.2008 7:00:00

В ячейке C1 введите: = СУММ (B1-A1) * 24
Форматировать как число

Метод B:

В ячейке C1 введите:

= (ЕСЛИ (A1> B1, B1 + 1-A1, B1-A1)) * 24

Отформатируйте ячейку как «Число».

Вы говорите excel:

Если A1 (23:00) больше, чем B1 (7:00), то прибавьте к B1 (7:00) один день , и только после этого вычтите его из 23:00.
Однако, если это не так, просто сделайте B1 — A1
Когда вы закончите, умножьте мою сумму на 24.

Метод C:

= (B1-A1 + (B1

Вы говорите excel:

«Вычтите B1 из A1», плюс:

«B1 (7:00 утра) меньше, чем A1 (23:00 вечера)».Это правда?
Если это правда или Единица, добавьте 1 (один день)
Если это Ложь или Ноль, добавьте ноль.

Умножить мою сумму на 24.

Думайте иначе, думайте Ночные смены.

Вернуться в главное меню

Как создать табель учета рабочего времени в Excel (пошаговое руководство)

Мы прошли долгий путь от , когда люди использовали табели учета рабочего времени и вели бумажные табели учета рабочего времени.

Сегодня на наших компьютерах установлены автоматические счетчики времени.

И где-то по пути люди открыли для себя учет рабочего времени в Excel.

Но как это сделать?

В этой статье мы покажем вам, как создать таблицу учета рабочего времени в Excel, выделим несколько шаблонов и исследуем недостатки учета рабочего времени в Excel. Мы также выделим умный альтернативный инструмент, который упростит учет рабочего времени.

Кто готов преуспеть в создании таблицы учета рабочего времени Excel ?

Как создать расписание в Excel?

Если вы владелец бизнеса или руководитель проекта, вы хотите знать, где ваша команда проводит все свое время, особенно если вы управляете удаленной командой.

В конце концов, данные о времени имеют решающее значение для HR, поставщика заработной платы, выставления счетов клиентам и т. Д.

К счастью, учет рабочего времени — это то, что вы можете сделать с помощью электронной таблицы Excel.

Давайте разберемся, как создать расписание в Excel…

Шаг 1. Отформатируйте электронную таблицу

Откройте новый файл Excel.

Для создания удобочитаемого расписания Excel необходимо отформатировать ячейки листа так, чтобы они стали шире.

Как?

Выберите столбец A и перетащите его край до нужной ширины.

Затем щелкните правой кнопкой мыши столбец A > выберите Копировать > выделите диапазон столбцов от B до L > нажмите Ctrl + V , чтобы вставить форматирование.

Это скопирует форматирование всех выбранных столбцов (B-L) .

Шаг 2. Добавьте заголовок расписания

. Выделите диапазон ячеек A1 – L1 .

Затем выберите Merge & Center на панели инструментов. Вы найдете его на вкладке Home .

Введите название своей компании в ячейку A1 .

Выровняйте по центру и отформатируйте текст ячейки (название компании) по своему усмотрению.

Поиграйте со шрифтом, размером и цветом. 🌈

Не забудьте выделить жирным шрифтом . Название вашей компании должно быть pop !

После того, как вы сделали название своей компании красочным , ваша электронная таблица может выглядеть примерно так:

Шаг 3. Добавьте необходимые ярлыки

Теперь пришло время добавить все ярлыки в табель учета рабочего времени Excel.

Как еще люди узнают, где добавить свое время и другую информацию о сотруднике ?

Начните добавлять ярлыки, такие как сотрудник , менеджер , отдел и т.д. до A4

Отдел до F2

Табель учета рабочего времени Месяц до F4

Для всех этих этикеток выберите Wrap Text .

Это значок с надписью «abc со стрелкой» на панели инструментов.

Это поместит слова в одну ячейку, независимо от длины имени метки.

Готово?

Ваш лист Excel должен выглядеть примерно так:

В ячейках, следующих за каждой меткой, создайте строку для сотрудников и менеджеров, чтобы ввести ее.

И если вы решите, что это должен быть распечатанный табель, в строке будет указано куда писать.

Чтобы создать линию, выделите ячейки с B2 по D2 , а затем выберите Bottom Border на панели инструментов.

Появится линия для метки Сотрудник .

Затем объедините ячейки.

Повторите этот процесс для всех других добавленных этикеток.

Шаг 4: Добавьте метки, связанные со временем

На предыдущем шаге была подробная информация о сотруднике. Пришло время добавить метки, связанные со временем!

Разные вещи, не правда ли?

Итак, давайте объединим ячейки с A6 по L6 , чтобы сформировать небольшое разделение между данными о сотрудниках и следующим набором меток, связанных со временем.

Вы можете добавить привязанные ко времени метки в строке 7 , чтобы создать заголовки для каждого столбца.

Добавить:

• День до A7
• Дата до B7
• Время входа до C7 и E7
• Время выхода до D7 и F7 Всего F7 часов
• Сверхурочные часы до H7
• Часы по болезни до I7
• Часы отпуска до J7

Это лишь некоторые из распространенных этикеток, которые, по нашему мнению, могут вам подойти.

Но вы можете добавить или удалить ярлыки, которые больше подходят для вашей организации, например, обычные часы, праздничные часы, часы работы, оплачиваемые часы и т. Д.

Если вы заметили Время в и Тайм-аут добавляется дважды в две разные клетки. ( C7 , D7 , E7 и F7 )

Это для обеденного перерыва. 🍲

Вы всегда можете изменить это в зависимости от потребностей вашей организации.

Добавьте перерыв на кофе, два или больше!

Не бывает слишком много кофе .☕

После добавления всех ярлыков, связанных со временем, у вас будет таблица, которая будет выглядеть так:

Что-то не так, не так ли?

Ага, форматирование.

Давайте исправим.

Сначала заполните строку любым цветом по вашему выбору. Для этого выделите ячейки с A7 по J7 , выберите параметр Fill Color на панели инструментов, а затем выберите цвет.

После этого выделите текст в выделенных ячейках как полужирным шрифтом , выровняйте текст по центру и выровняйте его по центру.Не забудьте выбрать Перенос текста , как и раньше, чтобы текст отображался в ячейке без переполнения в другие ячейки.

Затем перейдите к инструменту границ и выберите Все границы из раскрывающегося списка, чтобы поместить коробки вокруг этикеток.

Что осталось?

Вы должны добавить дни недели!

Для этого еженедельного расписания добавьте Понедельник по Воскресенье , начиная с ячейки A8 и заканчивая ячейкой A14 .Вы можете начать неделю в любой день, который вам нравится.

После ввода дней недели отформатируйте их для удобства чтения.

Вот как это сделать:

• Выберите диапазон строк 8–14 и перетащите нижний край любой строки, чтобы расширить все ячейки
• Оставьте выделенным тот же диапазон строк и выберите Center Text и Align to Middle
• Применить Все границы

Шаг 5: Последние штрихи

Если вы заметили, что в вашей электронной таблице Excel есть дополнительные сетки и ячейки с границами, которые не нужны вашему расписанию, удалите их.

Удаление ненужных элементов поможет вам получить аккуратный еженедельный табель учета рабочего времени в Excel.

Наконец, внесите окончательные изменения шрифта, размера, выравнивания и цвета, и все!

Поздравляем, вы успешно завершили создание расписания в Excel! 🎉

Ваша электронная таблица расписания может выглядеть примерно так:

Начните делать записи времени уже, чтобы контролировать производительность и расчет заработной платы!

Однако есть и простой выход, не связанный с созданием электронной таблицы Excel для учета рабочего времени из пустого листа.

Ах, секретная сила шаблонов !

Мы тщательно отобрали несколько шаблонов Excel для учета рабочего времени, поэтому вам не придется искать их.

3 Шаблоны отслеживания времени в Excel

Самое лучшее в шаблонах Excel для отслеживания времени — это то, что вы экономите так много времени и усилий.

Но шаблоны с формулами даже лучше .

Некоторые шаблоны Excel для электронных таблиц учета рабочего времени могут выполнять вычисления за вас на основе одной или двух формул расписания Excel.

Они уже включены в ячейки таблицы, поэтому вам не нужно их добавлять!

Вот три варианта шаблона учета рабочего времени в Excel:

1. Шаблон ежемесячного расписания

Это бесплатный вариант шаблона Excel для отслеживания рабочего времени с несколькими вкладками, предназначенными для сотрудника.

Это делает его организованным шаблоном расписания сотрудников, упрощающим расчет общей заработной платы нескольких сотрудников.

Загрузите этот шаблон ежемесячного расписания.

2. Шаблон расписания на две недели

Это файл шаблона расписания Excel, в котором есть три шаблона. Вы получаете шаблон еженедельного расписания, ежемесячный и двухнедельный шаблон расписания.

Загрузите этот шаблон калькулятора расписания в Excel.

3. Шаблон ежедневного расписания

Этот шаблон Excel для отслеживания рабочего времени содержит такие ярлыки, как информация о сотрудниках, ставка заработной платы, общее количество отработанных часов и т. Д. Это также очень простой шаблон расписания, с которого можно начать.

Вы можете настроить или добавить ярлыки в зависимости от ваших потребностей, чтобы указать другие детали, такие как почасовая ставка, ставка выставления счетов, сверхурочные часы, дата начала периода оплаты и т. Д.

Загрузите этот шаблон ежедневного расписания.

Это всего лишь , несколько вариантов .

Вы найдете несколько других опций , таких как продуктивность сотрудников, круглосуточная активность и шаблоны Excel для отслеживания рабочего времени проекта.

Однако есть проблема.

Рано или поздно вы столкнетесь с этими ограничениями отслеживания времени в шаблоне Excel.

3 Недостатки отслеживания времени в Excel

Отслеживание времени в Excel кажется довольно простым подходом, но он также невероятно устарел.

Почему?

Потому что существуют автоматические счетчики рабочего времени и начисление заработной платы!

Вот некоторые из недостатков учета рабочего времени в Excel:

1. Излишние ручные усилия

Каждый отслеживаемый рабочий час нужно вводить вручную.

Это единственный способ развить Excel.

Вы будете бесконечно вводить данные о времени.

И это каждый раз, когда вы входите и выходите.

КАЖДЫЙ РАЗ!

Затем следует сложение, вычитание и умножение, чтобы найти общее количество рабочих часов…

Надеюсь, вам нравятся числа, потому что вы будете много с ними иметь дело.

Более того, ручной учет рабочего времени неизбежно приведет к человеческим ошибкам.

Подумайте об этом.

Вам придется полагаться на свою память, чтобы помнить время, потраченное на работу.

Вам также следует не забывать заполнять данные расписания каждый день, иначе это повлияет на вашу зарплату. * насмешливо *

В худшем случае вы допустили ошибку в расчетах, ввели неправильные минуты или случайно испортили формулу Excel в шаблоне.

Вы еще не паникуете?

Вы должны это сделать, потому что это может привести к грубым просчетам и дорогостоящим ошибкам в начислении заработной платы.

И в результате стоимость вашего проекта может неожиданно вырасти!

Как вам сейчас отслеживать время в Excel ?

2.Не могу интегрироваться с вашим инструментом управления проектами

Инструменты Microsoft не самые дружелюбные.

Это как у того соседа, у которого проблемы со всеми в квартале.

Потому что, когда вы составляете список инструментов Microsoft, которые можно легко интегрировать, Excel может оказаться в нем последним.

Поэтому не ожидайте, что в вашем программном обеспечении для управления проектами будут готовы какие-либо полезные или удобные данные.

MS Excel едет в одиночку. 🙄

3. Невозможно создавать автоматические отчеты

Microsoft Excel — это инструмент для работы с электронными таблицами с такими функциями, как сводная таблица, условное форматирование и проверка данных.

Однако нет функций для отслеживания времени.

Он не может отслеживать время автоматически и не может создавать отчет с использованием записей данных о времени.

В нем могут быть диаграммы и формулы, но что толку?

Если вы не введете вручную в и не обработаете данные, отчетов для анализа не будет.

Это не идеально.

Таблица Excel для отслеживания времени содержит объемы данных, отображаемые на одном листе, что затрудняет выявление закономерностей или получение каких-либо ценных идей.

Итог: Вам нужно отчета.

И Excel ничего не сгенерирует.

Ознакомьтесь с нашим подробным руководством по Управление проектами Excel .

Но вопрос в том, что теперь?

Ответ на этот вопрос — ClickUp, один из самых популярных в мире инструментов повышения производительности, любимых командами любого размера по всему миру.

Наслаждайтесь легким отслеживанием времени в ClickUp

Встроенное отслеживание времени ClickUp — это все, что вам когда-либо было нужно.

Почему?

Прежде всего, он встроенный.

Это означает, что вам не понадобится помощь от сторонних приложений.

С помощью нашего встроенного счетчика времени вы можете:

• Автоматически отслеживать длительность задач
• Переходить между задачами для продолжения отслеживания времени
• Вводить время вручную
• Отметить время как оплачиваемое
• И многое другое!

Использование встроенной функции отслеживания времени в ClickUp

Вы даже можете добавить дополнительные сведения к записям отслеживаемого времени, добавив метки и заметки.

Узнайте , как использовать отслеживание времени, чтобы быстрее завершить проекты.

Знаете ли вы, что вы можете запустить наш таймер для задачи на одном компьютере и остановить его на другом компьютере? 🤯

Юп.

Наш глобальный таймер может это сделать.

Все, что вам нужно, это убедиться, что вы вошли в систему на используемых вами устройствах.

Помимо нашего действительно крутого глобального таймера, мы гордимся возможностями ClickUp для составления отчетов о времени.

Вы можете получить все виды данных, используя время отслеживание виджеты .

Некоторые из них включают:

• Отчетность по времени : просматривать все записи времени и группировать их с помощью различных фильтров
• Оплачиваемые отчеты : быстро просматривать отчет только с оплачиваемыми часами
• Табель учета рабочего времени : просматривать отслеживаемое время заданная неделя, месяц или любой настраиваемый диапазон
• Отслеживаемое время : просмотрите общее время, которое отслеживал каждый сотрудник или участник ClickUp’s Workspace
• И многое другое!

Отчетность по времени в ClickUp

Вот еще лучшая идея.

Просто используйте виджеты, чтобы создать свою собственную панель отслеживания времени в ClickUp. 😎

У вас также есть свобода интегрировать ClickUp с вашим любимым приложением для отслеживания времени, таким как Time Doctor, Harvest или Everhour и т. Д.

Таким образом, вы получите комплексное решение, настроенное под ваши нужды, а не только то, что мы думаем. лучше для вас. 😇

Вы даже можете получить доступ к существующему расписанию Excel прямо здесь, на ClickUp, с помощью нашего представления «Встроить».

Таким образом, вы не потеряете никакие отслеживаемые данные из Excel при переключении на отслеживание времени ClickUp.

Но подождите, у нас есть еще кое-что для вас.

Вот краткий обзор функций ClickUp, чтобы вы могли составить представление:

• Обрабатывайте почту прямо из ClickUp с помощью электронной почты ClickApp
• Отслеживайте, как долго задача находилась в определенном статусе задачи со временем в статусе
• Установите ожидания по завершении ваших задач с оценками времени
• Выберите, как вы хотите просматривать свою работу с несколькими представлениями
• Возьмите свою работу с собой в карман с мобильными приложениями ClickUp для устройств Android и iOS
• Создавайте шаблоны для контрольных списков, задач , Документы и т. Д.
• Перенесите другие веб-сайты и приложения, такие как Документы Google, таблицы Google, Figma и т. Д., На свои панели инструментов с помощью встроенных виджетов

Скажите тайм-аут для отслеживания времени в Excel!

Конечно, метод электронных таблиц Excel может помочь вам в отслеживании данных о времени.

Но это слишком трудоемко и рискованно.

Нет времени или точности данных, ошибки неизбежны, а проблемы с заработной платой, возможно, не то, что вам нужно решать в конце месяца.

Было бы лучше, если бы вы автоматизировали процесс с помощью инструмента учета времени.

Нравится ClickUp!

Почему?

Потому что это комплексное решение.

ClickUp может отслеживать время и проектов , в то время как генерирует отчеты по обоим.

Готовы автоматически отслеживать время? Тогда присоединяйтесь к ClickUp сегодня и попрощайтесь с заполнением табелей учета рабочего времени по одной болезненной ячейке за раз. 👋

Соответствующие показания:

Как составить табель учета рабочего времени

Узнайте, как отслеживать, когда сотрудники начинают и прекращают свою работу, с помощью расписания.

Табель учета рабочего времени — это таблица данных, которую работодатели используют для отслеживания рабочего времени сотрудника и прочего. Сотрудник отмечает время их прибытия и убытия, что помогает работодателю рассчитать общее количество часов, отработанных за определенный период.

Зачем использовать табель учета рабочего времени?

Основное использование расписания — расчет заработной платы, но есть гораздо больше преимуществ, которые он может принести вашему бизнесу. Они могут:

• Учет времени, затраченного на выполнение конкретных задач, для расчета стоимости проекта
• Отслеживание графиков работы сотрудников
• Создание точных счетов клиентов
• Определите неэффективность рабочей силы для сокращения отходов
• Вести точный учет

Таблицы учета рабочего времени бывают всех форм и размеров.Вы можете использовать традиционную ручку и бумагу, электронные таблицы в программном обеспечении, таком как Microsoft Excel, или в специальном программном обеспечении для учета рабочего времени.

Информация для включения.

Когда вы имеете дело с такой важной задачей, как оплата труда сотрудников, вы должны знать подробности, чтобы гарантировать, что они получают правильную компенсацию. Так же, как при написании счета-фактуры, очень важно включать всю правильную информацию в ваши табели учета рабочего времени, чтобы убедиться в отсутствии ошибок. Включают:

• Имя сотрудника
• Расчетный период
• Дата работы
• отработанных часов
• Общее количество часов в неделю (или период оплаты)

Если ваша компания предлагает оплачиваемый отпуск или оплачиваемый отпуск (PTO), это также должно быть указано в расписании.

Утвердите табели учета рабочего времени в электронном виде.

Поскольку сотрудники могут писать в любое время, когда они хотят, большинство предприятий требуют, чтобы руководители утверждали табели учета рабочего времени, прежде чем они переходят к бухгалтерскому учету.

Вместо того, чтобы распечатывать бумажные копии расписания, подписывать их ручкой и сканировать обратно в систему, использование программного обеспечения для электронной подписи, такого как Adobe Sign, может упростить процесс. Таким образом, руководители могут утверждать табели учета рабочего времени своей официальной подписью прямо со своего компьютера.

Узнайте больше о том, как Adobe Sign может помочь вам без проблем добавлять подписи к официальным документам.

бесплатных шаблонов расписания в Excel, PDF, Word

Если есть одна вещь, с которой согласны и сотрудники, и работодатели, так это то, что учет рабочего времени — чрезвычайно утомительный процесс.

Чтобы упростить процесс, загрузите три бесплатных шаблона расписания сотрудников в форматах MS excel, Google Sheets, MS Word или PDF, приведенных в этой статье.

Вы также можете использовать автоматизированный инструмент учета рабочего времени вместо заполнения таблиц или PDF-файлов вручную.

Использование автоматизированного инструмента учета рабочего времени, такого как Time Doctor, предоставит вам гораздо более точные отчеты без дополнительных усилий вручную, что сэкономит ваше время и деньги.

Чтобы узнать, как Time Doctor автоматически отслеживает время, перейдите к этому разделу этой статьи.

О чем мы расскажем в этой статье:

3 типа бесплатных табелей для загрузки:

Вы можете щелкнуть ниже, чтобы перейти к каждому шаблону (в форматах MS excel, Google Docs, MS Word и PDF)

Автоматическое отслеживание рабочего времени

Основы расписания:

—————————————————–

Шаблон еженедельного расписания Бесплатно

Шаблоны еженедельного расписания используются при расчете рабочего времени и периодов оплаты еженедельно.

Примечания к нашему шаблону простого еженедельного расписания:

Поле «Начало недели» автоматически вводит дату сегодня и заполняет столбцы «дата» и «день» соответственно. Вы можете изменить это вручную.

Общее количество отработанных часов сотрудником рассчитывается автоматически. Вам нужно только ввести данные о времени ожидания и времени ожидания.

Общая заработная плата рассчитывается автоматически на основе установленной вами ставки за час.

Автоматические вычисления применимы только к этим версиям: Google Таблицы и Microsoft Excel.Мы бесплатно предоставили только пустые шаблоны табелей учета рабочего времени для Microsoft Word и PDF.

Скачать табель рабочего времени Ссылки:

————————————————–

Шаблон двухнедельного расписания Бесплатно

Если вы подсчитываете рабочее время и периоды оплаты каждые две недели, то расписание будет раз в две недели шаблон подойдет вам больше.

Примечания к нашему двухнедельному шаблону простого расписания:

В поле «Начало недели» автоматически вводится сегодняшняя дата и соответственно заполняются столбцы «дата» и «день».Вы можете изменить это вручную.

Общее количество отработанных часов сотрудником рассчитывается автоматически. Вам нужно только ввести данные о времени ожидания и времени ожидания.

Общая заработная плата рассчитывается автоматически на основе установленной вами ставки за час.

Автоматические вычисления применимы только к этим версиям: Google Таблицы и Microsoft Excel. Мы предоставили только пустой шаблон табеля учета рабочего времени для Word и PDF.

Скачать табель рабочего времени Ссылки:

————————————————–

Шаблон ежемесячного расписания Бесплатно

Этот шаблон табеля более подробный, поскольку он обеспечивает обзор ваших ежемесячных рабочих часов и оплата, а также еженедельная разбивка этих данных.Вы даже можете разделить это на полумесячный табель учета рабочего времени.

Примечания к нашему шаблону простого ежемесячного табеля:

В этом бесплатном месячном табеле в поле «Месяц» автоматически вводится текущий месяц. Вы можете изменить это вручную, введя любую дату месяца, для которого хотите создать табель.

Даты и дни автоматически заполняются в соответствии с полем «Месяц» ежемесячного расписания Excel. Сюда входит столбец «Начало недели».

Общее количество отработанных часов сотрудником автоматически рассчитывается ежемесячно в этом бесплатном ежемесячном табеле учета рабочего времени.Вам нужно только ввести данные о времени входа и времени ожидания в разделе «Еженедельная разбивка».

Общая сумма оплаты рассчитывается автоматически на основе установленной вами ставки за час и периода оплаты.

Автоматические вычисления применимы только к этим версиям: Google Таблицы и Microsoft Excel. Мы предоставили только пустой шаблон табеля учета рабочего времени для Word и PDF.

Скачать табель рабочего времени Ссылки:

————————————————–

Ограничения ручного отслеживания времени с помощью шаблонов

Использование электронных таблиц или документов для отслеживания времени имеет несколько ограничений.Гораздо эффективнее автоматизировать учет рабочего времени с помощью такого инструмента, как Time Doctor.

1) Фактор человеческой ошибки

Существует множество возможностей, возникающих из-за человеческой ошибки, которые могут привести к массовым ошибкам в таблицах учета рабочего времени Excel. Например, простое использование неправильных формул, включение неправильных форматов или ошибочное исключение показателей может привести к огромным ошибкам в расчетах ставок заработной платы сотрудников.

Фактически, одна из самых распространенных человеческих ошибок, допущенных в таблицах учета рабочего времени в Excel, — это их ошибочное удаление.Попытка восстановить эти удаленные листы может быть очень сложной задачей и неизбежно привести к кризису.

2) Несоответствие между фактическими отработанными часами и зарегистрированными отработанными часами

Хотя вы должны доверять своим сотрудникам, вы не можете гарантировать, что каждый из них будет точным в своих отчетах. Могут быть даже непреднамеренные ошибки в сообщении о фактически отработанных часах.

К сожалению, таблицы Excel не позволяют отслеживать фактическое количество отработанных часов в режиме реального времени.Таблицы рабочего времени основаны на отчетных часах работы, вставленных в таблицы вручную.

Расхождение примерно в 5-10 минут каждый день может не быть проблемой, но когда эта разница возрастет, вы можете потерять много денег.

3) Вы не можете изменять или обновлять данные

Отслеживание времени всегда включает элементы модификации — будь то внезапная новая задача или если что-то занимает больше времени, чем ожидалось — всегда должно быть место для корректировки.

Однако изменение данных в традиционных шаблонах Excel — очень трудоемкий процесс.

Эта трудность имеет серьезные последствия, когда обновления появляются слишком поздно и сотруднику уже выставлен счет за меньшее количество часов, чем фактически отработано.

4) Сложно оценить производительность

Конечно, табели учета рабочего времени Excel предоставляют менеджерам все часы, отработанные работниками за определенную неделю или месяц, но это слишком много данных, чтобы их можно было просмотреть за один раз.

Формат этих данных не способствует принятию важных решений. Кроме того, довольно высоки шансы того, что менеджер неверно истолкует информацию, поскольку пройти через все это довольно сложно.

5) Проблема с историческими данными

Вы должны помнить, что табели учета рабочего времени Excel не предназначены для хранения исторических данных. Это означает, что довольно часто для экономии места более ранние выпуски отчетов перезаписываются и обновляются.

Обратной стороной является то, что у вас больше нет доступа к старым данным.

Самый большой недостаток отсутствия доступа к историческим данным заключается в том, что компании не могут определять долгосрочные тенденции и анализировать производительность с течением времени или даже иметь доказательства для разрешения споров в отношении отработанных часов в будущем.

6) У вас нет доступа к отчетам «в реальном времени»

Расписания часто отправляются менеджерам на еженедельной основе.

Это означает, что менеджеры не получают обновленную информацию о часах работы сотрудника в режиме реального времени. Проблема здесь в том, что менеджеры получают только «отложенную копию», часто эти листы могут не отражать то, что происходит в настоящее время, или были ли какие-либо изменения в обстоятельствах.

Кроме того, эти отчеты могут затеряться в почтовом ящике менеджеров или получить неправильную, устаревшую версию файла.

7) Их склонность к сбою

Чем больше листов Excel обновляется или предоставляется общий доступ, тем выше вероятность того, что файл будет поврежден и станет непригодным для использования. Вы не можете пойти на такой риск, когда дело доходит до важной задачи учета рабочего времени.

————————————————–

Используйте инструмент автоматического отслеживания времени

Если вам нужен более эффективный способ учета времени, то, что требует меньше времени на управление и Анализируйте, автоматизированный инструмент онлайн-отслеживания для вас.

Профессиональные табели учета рабочего времени, такие как Time Doctor, являются отличной альтернативой табелям рабочего времени сотрудников, выполняемым вручную.Time Doctor — это инструмент учета рабочего времени, который предоставляет вам автоматические отчеты о работе ваших сотрудников, в том числе:

• Задачи, над которыми они работали
• Время, которое им потребовалось
• Какие сайты они посещали в обычное время
• Время и время выхода и многое другое.

С помощью этих программных часов отслеживать отработанное время стало еще проще!

Несколько основных функций Time Doctor

Простое отслеживание времени для задач

Сотрудники должны запустить таймер, связанный с задачей, и Time Doctor запускается в фоновом режиме, регистрируя, сколько времени сотрудник тратит на эту конкретную задачу.Нет необходимости в каком-либо ручном калькуляторе расписания — им просто нужно входить и выходить. Это значительно упрощает весь процесс учета рабочего времени для отдельных задач.

Мониторинг использования

С помощью Time Doctor вы можете отслеживать неэффективное использование времени — например, время, которое ваши сотрудники проводят на непродуктивных сайтах, таких как YouTube и Facebook, — чтобы убедиться, что ваши сотрудники не расслабляются в свое обычное рабочее время. Когда сотрудник заходит на подобные веб-сайты, Time Doctor автоматически отправляет всплывающее окно с вопросом, работают ли они еще.

Это очень полезная функция, которая обычно не доступна в такой упрощенной форме в других инструментах учета рабочего времени, таких как программа расписания Dovico, Toggl и т. Д.

Time Doctor также может делать скриншоты экранов сотрудников через случайные промежутки времени во время их работы. часы работы, чтобы убедиться, что они работают. Вы можете отключить эту функцию, если хотите. Если вы все же используете это, мы рекомендуем вам сообщить своим сотрудникам, что вы делаете снимки экрана.

Программное обеспечение также автоматически предполагает, что сотрудник берет перерыв, если он бездействует в течение трех минут.Это гарантирует, что программное обеспечение не запустится по ошибке, когда ваши сотрудники находятся в перерывах на обед или просто передохнуть.

Излишне говорить, что обычная электронная таблица не сможет контролировать ваших сотрудников в такой степени.

Advanced Reporting

Отчеты о времени, создаваемые Time Doctor, намного более подробны, чем те, которые вы получаете из обычного табеля рабочего времени, что делает процесс учета рабочего времени более значимым.

Вы можете просматривать данные по нескольким параметрам в мгновение ока.У вас есть доступ к подробным отчетам об использовании времени, отсортированным по отдельным лицам, группам, проектам и временным периодам — ​​чего вы не получите из обычных таблиц и табелей учета рабочего времени.

Вот некоторые из отчетов, к которым у вас есть доступ при использовании Time Doctor:

1) Отчет расписания

Отчет расписания показывает общее количество часов, отработанных вашими сотрудниками за определенный период, чтобы вы имели представление о том, что они все готово. Более того, вы можете легко экспортировать их в любой из них.Форматы CSV или .XLS для упрощения хранения.

2) Отчет об использовании времени

С его помощью вы можете увидеть, над чем работал каждый отдельный член команды в определенный период. Поскольку Time Doctor требует, чтобы пользователи вводили задачу, над которой они работают, перед отслеживанием, у вас будет точная разбивка того, сколько времени каждый пользователь потратил на каждую задачу в течение периода.

3) Ежедневный отчет временной шкалы

Как и шаблон ежедневного расписания, ежедневный отчет временной шкалы дает вам подробную разбивку всей работы, которую ваши сотрудники сделали за день — вы будете знать, над какими задачами работали, кем и для сколько.

4) Отчет по проектам

Подобно расписанию проекта, отчет по проектам фокусируется на отдельных проектах. Вы получаете разбивку по времени, затраченному на задачу в целом, а также определяете, какой член команды потратил на нее больше всего времени.

5) Отчет о посещаемости

Отчет о посещаемости значительно упрощает отслеживание отсутствующих в удаленной группе. У вас будет список всех отсутствующих на неделе с указанием причин, по которым они не смогли приехать.

6) Отчет о неэффективном использовании времени

Time Doctor имеет встроенную защиту, гарантирующую, что ваши сотрудники проводят время в нужных местах.

Сайты, такие как Reddit, Facebook, Youtube, Twitter и т. Д., Классифицируются как потенциально неэффективное использование времени (этот список можно настроить, и эту функцию можно отключить).

Time Doctor будет записывать, какие из этих сайтов посещал сотрудник, когда они его посещали и как долго, обеспечивая эффективное управление временем.

Думайте об этом как о калькуляторе табеля рабочего времени, предназначенном для отслеживания часов, потраченных на задачи, над которыми вы не хотите, чтобы ваши сотрудники работали.

7) Отчет об использовании Интернета и приложений

Этот отчет демонстрирует все использование Интернета и активность приложений каждого сотрудника. Однако он недостаточно подробный, чтобы показать вам, какие из этих приложений или сайтов были непродуктивными — вам придется использовать отчет о неэффективном использовании времени, чтобы отслеживать это.

Контроль конфиденциальности

Time Doctor предоставляет вашим сотрудникам всю необходимую им безопасность в отношении их конфиденциальности при использовании приложения для учета рабочего времени.Ничего не будет записано или отслеживаться, если они отметят, что они не работают.

Также, если снимок экрана был сделан, когда они были в перерыве и забыли приостановить Time Doctor, у них есть возможность удалить его.

Множественные интеграции

Time Doctor имеет несколько интеграций с инструментами, которые ваша команда, возможно, уже использует, такими как Todoist и Slack, что значительно упрощает переход к использованию программного обеспечения для учета рабочего времени сотрудников с традиционной электронной таблицы.

————————————————–

Что такое табель учета рабочего времени?

Табель учета рабочего времени — это электронная таблица для записи того, сколько времени сотрудник потратил на выполнение различных задач. Ваши сотрудники вводят точное время, когда они начинают работу в течение дня, а также время, когда они не работают — это когда они выходят из системы. Затем подсчитывается общее время, отработанное над отдельными задачами. Это так просто.

Отслеживание того, сколько времени сотрудник работает, может быть невероятно полезным. Это не только делает весь процесс расчета заработной платы за общее количество отработанных часов намного более прозрачным, но также гарантирует, что ваши сотрудники останутся организованными.

В идеале это обязательные поля данных для расписаний:

• Имя сотрудника и идентификационный номер, если применимо
• Строка для каждого дня недели
• Столбец для даты, времени начала и времени окончания
• В некоторых случаях столбец для перечисления сверхурочных часов и отпусков по болезни
• Область, в которой руководитель и сотрудник могут поставить подпись для подтверждения точности информации в табеле рабочего времени

—————————— ———————–

Приложения расписаний

Как упоминалось ранее, профессиональные табели рабочего времени могут быть полезным инструментом для процесса мониторинга ваших сотрудников.

Вот несколько причин, по которым вам следует использовать табель рабочего времени:

Для ведения учета и разрешения споров

Основная причина, по которой работодатели используют табели рабочего времени, заключается в том, чтобы вести учет количества часов работы их сотрудников и регистрировать любые сверхурочные, затраченные на них. • Если у них есть организованный и надежный способ отслеживания того, сколько работы вложили их сотрудники, он позволяет измерять их производительность. Если их зарплата привязана к отработанному времени (например, для внештатных сотрудников или членов команды по контракту), табели учета рабочего времени упрощают выплату им соответственно.

Это также позволяет избежать ситуации, когда между работодателем и работником возникает серьезный спор о заработной плате по поводу проделанной работы и последующей оплаты сверхурочной работы. Поскольку имеется точный учет отработанных часов сотрудниками, эти споры о заработной плате можно легко разрешить.

Предоставление точных котировок клиентам

Еще одно преимущество регистрации общего количества отработанных часов состоит в том, что клиентам проще предоставлять точные расценки. Имея надежный табель учета рабочего времени, независимые подрядчики могут с большей уверенностью сообщать клиентам расценки.Это также увеличивает прозрачность всего процесса, поскольку клиенты знают, сколько часов заняли определенные задачи и почему с них взимается X сумма за эти оплачиваемые часы.

Для повышения производительности задач

В подробном расписании сотрудники могут указать время, которое они тратят на повторяющиеся задачи в течение дня. Работодатели могут использовать эту информацию, чтобы подсчитать, сколько часов в целом уходит на выполнение этих конкретных задач, и повысить продуктивность команды при выполнении повторяющихся и регулярных задач.Кроме того, благодаря точному способу измерения отработанных часов сотрудниками период оплаты труда сотрудников может быть скорректирован для компенсации отпуска по болезни.

Однако создание таблицы с нуля для отслеживания общего количества отработанных часов и последующего расчета соответствующей оплаты по почасовой ставке, как это, может стать утомительным процессом, особенно если вы делаете это вручную в бумажных табелях учета рабочего времени.

Это одна из самых больших жалоб, которую мы слышим от владельцев малого бизнеса, которые только что наняли своего первого сотрудника или фрилансера и не думают, что они вполне готовы вкладывать значительные средства в программное обеспечение, такое как калькулятор тайм-карт — они, похоже, не могут сделать процесс расписания достаточно эффективным.

Чтобы помочь вам в этом, мы предоставили вам бесплатные шаблоны табелей учета рабочего времени, каждый из которых имеет разные форматы в соответствии с вашими потребностями. Просто скачайте их и используйте, чтобы упростить отслеживание рабочего времени!

Однако, если вы хотите опробовать автоматизированные табели учета рабочего времени, щелкните здесь, чтобы узнать, как Time Doctor готовит для вас автоматические табели учета рабочего времени.

————————————————–

Как оптимизировать процесс учета рабочего времени

Теперь, когда у вас есть готовый бесплатный шаблон расписания, пора его представить своим сотрудникам и сделайте весь процесс максимально простым.

Вы можете сделать это, сосредоточив внимание на распространении и сборе табелей учета рабочего времени.

Распределение

Хотя некоторые организации по-прежнему используют бумажные табели учета рабочего времени, большинство из них перешли на онлайн-табели учета рабочего времени для простоты их распространения.

• Вы можете загрузить онлайн-таблицу в общую рабочую учетную запись, такую ​​как Google Docs или Dropbox, где каждый сотрудник имеет доступ к электронной таблице в любое время.
• В качестве альтернативы, если ваши сотрудники работают в совершенно разных условиях и требуют разных табелей учета рабочего времени, вы всегда можете отправить их по электронной почте лично.
• Чтобы упростить доступ к ним, мы включили несколько форматов электронных таблиц одного и того же шаблона Excel Free — выберите тот, который удобен для вас и ваших сотрудников.

Сбор

• Убедитесь, что вы установили крайние сроки для всех ваших сотрудников, чтобы отправить свои табели учета рабочего времени. Вы же не хотите, чтобы ваши сотрудники отправляли табели учета рабочего времени в разные дни.
• Укажите формат, в котором шаблон расписания сотрудника должен быть отправлен руководителю.Будет ли он отправлен непосредственно вам по электронной почте, загружен в общую учетную запись или даже распечатан в бумажных табелях учета рабочего времени. Обеспечение единообразия всегда облегчает процесс.
• Убедитесь, что они подписали / отметили заявление об одобрении в формах, когда они передают его вам. Вы также хотите включить раздел, в котором они будут указывать все сверхурочные часы и взятые отпуска по болезни.

———————————————–

Два основных совета по использованию табелей рабочего времени

Сохраняйте простоту

Вы хотите, чтобы ваш табель учета рабочего времени был максимально простым для понимания.Ваши сотрудники не должны запутаться в том, где и что им нужно вводить. Таблицы рабочего времени призваны упростить процесс учета рабочего времени для работодателя и сотрудников, а не наоборот.

Категоризация

Чтобы сделать процесс еще более упрощенным, попробуйте назначать задачи с кодовыми номерами, которые сотрудники могут записывать в свои табели учета рабочего времени. Таким образом, вы можете узнать, сколько времени сотрудники тратят на выполнение конкретных задач, что поможет вам лучше анализировать данные для планирования будущих расписаний задач.

Мы все согласны с тем, что табели учета рабочего времени — невероятно полезный инструмент. Однако бумажные табели учета рабочего времени или даже традиционные онлайн-табели учета рабочего времени — не самый эффективный способ учета рабочего времени.

Последние мысли

Получите Time Doctor за 9,99 долларов США на пользователя в месяц, если вам нужен простой и эффективный метод учета рабочего времени. Если вы все еще сомневаетесь, воспользуйтесь этой бесплатной пробной версией, чтобы получить доступ к нашему бесплатному программному обеспечению расписания на 14 дней (не нужно указывать данные кредитной карты) и посмотрите, насколько оно эффективно по сравнению с любыми традиционными электронными таблицами или другим программным обеспечением.

Если программное обеспечение не то, что вам нужно, скачайте наш бесплатный шаблон пустой таблицы учета рабочего времени, который лучше всего подходит для вас и вашего бизнеса.

Будь то электронные таблицы еженедельно или раз в две недели, эти шаблоны расписаний сотрудников обязательно помогут вам и вашей команде сосредоточиться на важных задачах и оставаться продуктивными вместо того, чтобы тратить все силы на отслеживание рабочего времени сотрудников.

Карло Борха — менеджер по интернет-маркетингу TimeDoctor.com. Он удаленный работник, специалист по цифровому маркетингу, серийный любитель кофе и многие другие.

Получите больше подобных материалов

В вашем почтовом ящике

Подпишитесь на наш список рассылки и получайте интересные материалы об удаленной работе и продуктивности на свой почтовый ящик.

Мы уважаем вашу конфиденциальность и серьезно относимся к ее защите.

Как создать простой табель учета рабочего времени в Excel

Добавление базовых меток

Во-первых, вам нужно решить, какие основные данные вам нужны в табеле учета рабочего времени Excel. Наиболее распространенный подход — добавить следующие базовые метки:

• Имя сотрудника
• Диапазон дат, указанный в расписании (день, неделя или месяц)
• Название подразделения компании
• Имя менеджера

Вы можете добавить дополнительную информацию, если хотите или должны, но простой подход всегда лучше.

Добавление меток расписания

Теперь, когда вы добавили основные метки, вам нужно добавить метки расписания в свой шаблон.

Добавьте даты и разделите столбцы, чтобы четко организовать наиболее важные данные:

• Время работы до обеда
• Время на обед
• Время работы после обеда

Для наглядности мы отметим это время в расписании как «Утренние часы», «Время обеда» и «Дневные часы».

На следующем шаге мы увидим, как сложить «Утренние часы» и «Дневные часы», чтобы автоматически получить «Ежедневное общее количество».

Формула 1: Расчет ежедневного рабочего времени

Вот как вы рассчитываете время в ежедневном шаблоне расписания Excel:

1. Вставьте = сумма (D8 + F8) в ячейку «Итого за день» (помечена как G8 в этом примере расписания).
2. Как только сотрудники вводят часы в ячейки «Утренние часы» и «Дневные часы», это время автоматически добавляется к «Ежедневной сумме».
3. Чтобы использовать ту же формулу «= sum ()» в оставшиеся дни, разверните выделение в таблице, чтобы охватить оставшиеся ячейки.

Расширение выбора для расчета оставшихся дней будет важно, если вы хотите рассчитать «Итоги за неделю».

Формула 2: Расчет рабочих часов в неделю

Вот как вы рассчитываете время в шаблоне недельного расписания Excel:

1. Снова используйте формулу = sum () в ячейке «Итого за неделю» с данными в столбце «Итого за день», выбрав ячейку G8, а затем расширив выделение до G14 («= sum (G8: G12) «).
2. Как только сотрудники добавляют часы в ячейки «Утренние часы» и «Дневные часы», это время автоматически добавляется к их «Ежедневной сумме», и эти данные автоматически добавляются к их «Еженедельной сумме».

Вы можете создать несколько подобных таблиц на одном листе Excel, а затем рассчитать «Ежедневные итоги» и «Еженедельные итоги» для каждой. После расчета «итогов за неделю» вы будете использовать эти данные для расчета «итогов за месяц».

Формула 3: Расчет рабочего времени в месяц

Вот как вы рассчитываете время в ежемесячном шаблоне расписания Excel:

1. Вам нужно будет выбрать ячейки «Итого за неделю» (помеченные как G14, G30, N14, N30 в этом примере расписания Excel), чтобы вычислить «Итого за месяц».
2. Вставьте = сумма (G14 + G30 + N14 + N30) в ячейку «Итого за месяц» (помечена как P4 в этом примере расписания).
3. Опять же, когда сотрудники вводят свои «Утренние часы» и «Дневные часы» в правые ячейки, вычисляются «Ежедневные итоги» и «Еженедельные итоги», а также рассчитывается «Итоговая сумма за месяц».

Если сотрудники изменят данные в любой из ячеек, эти изменения будут отражены в ежемесячной сумме.

Защита ячеек и табель учета рабочего времени

После того, как вы создали свои шаблоны и правильно определили все формулы, вы захотите заблокировать определенные ячейки, чтобы ваши формулы оставались работоспособными и правильными.

Вы также захотите, чтобы определенные ячейки оставались разблокированными, чтобы ваши сотрудники могли свободно добавлять свои данные — обычно вам понадобятся ячейки «Утренние часы», «Обед», «Дневные часы» и «Имя». разблокировано, а ячейки формулы заблокированы.

По умолчанию все ваши ячейки Excel заблокированы, но вы сможете управлять ими в окне Формат ячеек .

Чтобы разблокировать ячейки для редактирования сотрудником, просто:

1. Выберите все ячейки, которые вы хотите разблокировать, удерживая клавишу Ctrl и щелкая или расширяя необходимые ячейки
2. Нажмите Ctrl + 1 на клавиатуре, чтобы открыть окно Формат ячеек .
3. Выберите вкладку Защищено в окне Формат ячеек , снимите флажок Заблокировано и нажмите ОК , чтобы закрыть диалоговое окно.
4. После того, как вы различите заблокированные и разблокированные ячейки, вам нужно убедиться, что они остаются такими, «защищая» лист
5. Чтобы открыть окно «Защитить лист», нажмите и удерживайте Alt + H + O + P
6. Открыв это окно, убедитесь, что отмечена только опция «выбрать разблокированные ячейки».
7. Добавьте и запомните пароль, затем закройте диалоговое окно — ваши сотрудники должны будут вводить этот пароль, чтобы редактировать разблокированные ячейки.
8. Сотрудникам нужно будет нажать и удерживать Alt + H + O + P , чтобы снова открыть диалоговое окно, ввести пароль и разрешить редактирование ячеек — учитывая, что у них есть только пароль для редактирования разблокированных листов, ваши заблокированные листы останутся недоступными для редактирования. , с неизменными формулами.

Или избегайте всей этой работы с Clockify

Вы видели, как создавать ежедневные, еженедельные и ежемесячные шаблоны расписаний Excel — но вы можете просто использовать наше бесплатное приложение для расписания Clockify и вводить, рассчитывать и блокировать свои расписания за пару кликов в готовом, простой шаблон.

Онлайн табель учета рабочего времени

С Clockify вы также сможете отслеживать время, которое вы тратите на задачи с помощью таймера, для большей точности, а также часы сверхурочной работы, отпуска, больничных листов, PTO, перерывов и неоплачиваемых отпусков.

Автоматические расчеты в отчетах

В конце определенного периода времени вы можете запускать сводные, подробные и еженедельные отчеты для анализа времени, затраченного на работу.

Экспорт в PDF

Вы также можете экспортировать эти данные в виде файлов PDF или Excel для дальнейшего анализа или просто сохранить для документации.

Скачать образцы в формате PDF: Резюме • Подробное • Еженедельное

Экспорт электронной таблицы

Вы также можете загрузить любой отчет в виде файла Excel или CSV для создания настраиваемых сводных таблиц, упорядочивания данных по своему усмотрению или для архивирования.

Скачать образцы таблиц: Excel • CSV

Создание расписания сотрудников с помощью таблиц Google Включает шаблон

Если вы хотите отслеживать время своих сотрудников, есть простой способ сделать это с помощью Google Таблиц, не требующий сложных формул или макросов.Этот метод также позволит рассчитать ночную смену. Связанный файл, который можно скопировать на свой диск и использовать в качестве шаблона.

Проверка данных

Одна из самых сложных задач при работе с датой и временем в Таблицах — это правильное размещение их в ячейках. Защита от этого, проверка данных, может использоваться для отклонения неверных входных данных.

Щелкните пункт меню «Данные», а затем «Проверка данных».

Пункт меню для проверки данных

Когда появится окно проверки данных, заполните его параметрами, показанными на следующих рисунках, включая выбор Дата из раскрывающегося списка критериев и отклонение недопустимого ввода с сообщением.

Выберите дату и действительную дату

При этом будет настроена проверка данных для отображения сообщения «Введите действительную дату или время», если введена недопустимая дата. Время указано в формате даты как card card-body bg-light, поэтому эта проверка данных также будет работать, если это время. Теперь, если пользователь вводит дату или время, которые Таблицы не распознают как таковые, он получит сообщение об ошибке. Есть несколько разных способов ввести дату в допустимом формате, но есть бесконечно больше способов испортить дату.Вы можете сделать 2-20-18. Вы можете напечатать февраль. Но пока он действителен, этот табель его принимает.

То же самое произойдет со временем. Если время 5:43 и человек набирает 5 43 в вводе обращений, это не сработает. У вас должно быть число, двоеточие и число. Если вам нужны секунды, введите еще одно двоеточие и две цифры после этого, например 5:43:22.

Формула

После того, как проверка даты и времени настроена правильно, электронная таблица готова для дня и времени начала и дня и времени окончания.Эта формула рассчитывает часы. Таким образом, эта формула сначала может показаться немного сложной, но на самом деле она не так уж и плоха.

Скопируйте и вставьте этот код в столбец D

= ((ЗНАЧЕНИЕ ДАТЫ (B5) + ЗНАЧЕНИЕ (C5) - (ЗНАЧЕНИЕ ДАТЫ (B4) + ЗНАЧЕНИЕ ВРЕМЕНИ (C4))) * 24)

Табель учета рабочего времени с формулой

Как видно на общем листе, эта формула берет строку, в которой она находится, и вычитает ее из строки над ней. Чтобы выполнить арифметику с этими датами и временем, Таблицы сначала должны преобразовать их в значение.Это то, что делают функции DATEVALUE и TIMEVALUE. Результат будет долей дня, поэтому умножьте это на 24, и вы получите количество отработанных часов. Каждую вторую строку вы хотите ввести в эту формулу.

Если этот человек делает перерывы, просто повторите ту же формулу. Если вы хотите сделать это длиннее, просто скопируйте и вставьте его столько раз, сколько захотите.

Заключение

После того, как вы изучите это руководство, вы сможете создать табель учета рабочего времени, чтобы отслеживать часы работы ваших любимых.Если у вас есть какие-либо вопросы, не стесняйтесь оставлять комментарии ниже.

Живые примеры в Таблицах В этой таблице приведены примеры табеля, который вы можете изучать и использовать где угодно.

Как создать простой табель учета рабочего времени в Excel

Расчет дневного рабочего времени

В этом примере расписания мы будем использовать две основные формулы — одну для суммирования общего количества часов за один день и одну для суммирования всего рабочего времени. часов в неделю.

Чтобы сложить часы одного дня, вставьте простую формулу = СУММ (B7 + D7) в ячейку «Общее количество часов» в конце первого рабочего дня (E7 в этом примере). После того, как сотрудник ввел свои часы в ячейках «утром» и «после полудня», они будут автоматически добавлены в поле «Итого».

Чтобы использовать ту же формулу для других дней, просто щелкните правой кнопкой мыши и скопируйте ячейку, содержащую формулу, и выберите «вставить формулу» для оставшихся ячеек общего времени — Excel автоматически изменит формулу для других строк, так что не нужно делать это вручную!

---

Расчет общего количества часов в неделю

Чтобы получить общее количество часов, отработанных вашим сотрудником за неделю, вам нужно будет сложить все дневные общие часы за эту неделю.Для этого выберите ячейку, в которой вы хотите отображать общее количество за неделю, и вставьте другую формулу СУММ.

Например, в этом примере все поля дневных рабочих часов находятся в столбце D, начиная со строки 3 и заканчивая строкой 8. Чтобы вычислить общее количество часов за неделю, формула будет иметь вид = СУММ (E7: E11 ) . Эта формула суммирует все значения в столбце D, которые попадают между строками 3 и 8.

---

Блокировка ячеек для предотвращения редактирования

После добавления этих формул и форматирования листа по своему вкусу у вас будет полностью функциональный , простой в использовании табель учета рабочего времени.Пришло время защитить свой дизайн от нежелательных изменений.

Чтобы избежать случайного удаления формулы или нарушения форматирования, вы можете ограничить количество ячеек, которые могут редактировать ваши сотрудники, заблокировав их. Как правило, вашим сотрудникам нужно будет только вручную ввести «утреннее» и «дневное» рабочее время, но вы также можете разрешить им добавлять свои собственные имена и редактировать диапазоны дат.

По умолчанию все ячейки в Excel настроены как «заблокированные» — чтобы обозначить ячейки, которые вы хотите, чтобы ваши сотрудники могли редактировать, перетаскивать и выбирать эти ячейки, выберите «формат ячеек» и Вкладка «Защита» , снимите флажок, который говорит, что «заблокирован» .

На этом этапе вы только определили, какие ячейки должны быть «разблокированы» — чтобы эти изменения имели фактический эффект, вам необходимо включить настройки «защиты листа».

---

Блокировка расписания

После того, как вы разблокировали ячейки, которые должны редактировать ваши сотрудники, перейдите в меню «Форматировать» и выберите «Защитный лист» > . Вы увидите длинный список опций, но вам нужно только отметить поле, где написано «выберите разблокированные ячейки» .

Когда вы поставили галочку, выберите пароль для разблокировки расписания, нажмите «ОК», и все готово.