Как правильно выставить счет на оплату: Как выставить счет на оплату от ИП?

образец 2021, по безналу, без НДС

Чтобы правильно выставить счет на оплату от ИП, не нужно обладать особыми знаниями или привлекать специалистов. В крупных компаниях этими вопросами занимаются работники бухгалтерии. У индивидуальных предпринимателей нет возможности нанимать дополнительных сотрудников, поэтому они сами делают эту работу. Вот почему ИП часто задают вопрос, по каким правилам выставить счет на оплату, и какую информацию вносить в документ.

Теоретическая часть

Счет на оплату — специальный документ, выставляемый продавцом  для оплаты покупателем (клиентом) полученных товаров или услуг. При этом платеж производится по безналу. В действующих программах по бухучету предусмотрена опция создания счетов с включением в них следующих данных:

• Информации продавца и покупателя (телефонные номера, ФИО и другие сведения).
• Реквизиты кредитного учреждения, с помощью которого производится платеж.
• ИНН и КПП продавца.
• Данные по счету (номер и дата выписки).
• Число и название купленных товаров.

Надо ли выставлять счет?

Начинающие предприниматели интересуется, доступна ли ИП опция выставления счета. Если субъект хозяйственной деятельности прошел регистрацию, сложности не возникают. В ином случае сделать это не получится, ведь частные лица не платят НДС. Организации не будут оплачивать счет, который выставило физическое лицо, ведь в этом случае платить налоги придется именно компании.

В таком случае варианты следующие:

1. Оформить ООО или ИП, чтобы получить право выставлять счета.
2. Составить соглашение, в котором оговаривается факт оказания услуг или передачи товаров за оплату.

Какие реквизиты указывать?

Счет не является официальным бухгалтерским документом, поэтому четкой формы для его составления не существует. Выставление счета может производиться в бумажном или электронном виде, но в нем обязательно стоит прописать:

• Реквизиты кредитной организации (расчетный счет, адрес, название, БИК).
• Данные ИП (компании) — идентификационный код, юрадрес, название, форму деятельности.
• ОКОНХ (если имеется), ОКПО.

После указания реквизитов отправителя и получателя передается номер, который присвоен счету, а также указывается дата оформления бумаги. В конце прописывается ФИО, ставится подпись и инициалы субъекта. Наличие печати обязательно.

Бланк для выставления счета — документ, который имеет свободную форму. Его можно сделать своими руками, с помощью Word или Excel. Далее готовый бланк можно использовать в качестве основы. Как вариант, можно воспользоваться бесплатными программами, которые автоматически создают формы для заполнения.

Главное условие, чтобы счет имел персональный номер. С 1 января каждого следующего года нумерация обнуляется.

Как выставить счет — тонкости процедуры

​Во избежание проблем в процессе ведения бизнеса ИП должен четко знать, как выставить счет. Алгоритм действий такой:

1. Клиент планирует купить товар или получить услугу.
2. Он звонит или приходит продавцу.
3. Реализатор с учетом пожеланий покупателя выставляет счет к оплате, после чего направляет бланк клиенту.
4. Проводится оплата требуемой суммы на счет исполнителя.
5. Продавец проверяет оплату, после чего производит оговоренное действие.

Отдельное внимание уделяется такому нюансу, как выделение НДС. Здесь имеются следующие варианты:

• Если счет выписан без НДС, это говорит о том, что ИП использует УСН. В документе указывается сумма и делается отметка «Без НДС».
• Если счет выставляется ИП, который работает на общем режим или компанией, в форме указывается ставка НДС с указанием его размера.

Вот и все. Зная, как выставить счет на оплату, индивидуальному предпринимателю проще оформить документ и наладить работу с контрагентами.

инструкция с образцом для скачивания

Счет на оплату – документ, по которому покупатель производит оплату за товары или услуги. Составляется в произвольной форме с указанием реквизитов, необходимых для оплаты и идентификации товара.

Счет на оплату – документ, содержащий платежные реквизиты продавца, по которым покупатель совершает перевод средств за товары, работы и услуги. Взаимодействие продавца и покупателя происходит в несколько этапов:

• Заявление клиента о намерении приобрести товар или услугу и сбор информации продавцом.
• Выставление счета на оплату от ИП на основании полученной информации.
• Перечисление средств покупателем.
• Отгрузка товара или оказание услуги.

Примечание. Согласно ст. 495 ГК РФ, счет служит офертой при указании основных условий сделки. Оплата считается акцептом оферты, а сам счет становится документом, подтверждающим заключение сделки, даже если договор как таковой отсутствует. Не является первичным документом.

Форма и содержание счета на оплату

Счет не является формализованным документом, поэтому составляется в произвольной форме, обычно на бланке организации.

Таблица 1. Структура счета индивидуального предпринимателя

Вид	Наименование	Содержание
Банковские реквизиты	Наименование продавца	Пишется полностью и содержит организационно-правовую форму и фамилию, имя и отчество (при наличии).
	ИНН	Идентификационный номер налогоплательщика. Присваивается при регистрации ИП.
	Расчетный счет	Уникальная двадцатизначная учетная запись. У ИП начинается на 40802.
	Наименование и местонахождение обслуживающего банка	Указывается согласно справочника кредитных организаций.
	БИК обслуживающего банка	Девятизначный идентификационный код кредитной организации.
	Корреспондентский счет обслуживающего банка	Двадцатизначный идентификационный номер кредитной организации в Банке России (или другой кредитной организации). Начинается на 30101.
Сведения о товаре или услуге	Наименование	Наименование каждой позиции товара, работ или услуг, содержащее достаточно информации для их идентификации.
	Количество	Количество единиц каждого товара, услуг или видов работ.
	Единицы измерения	Штуки, килограммы и т.д. (по каждой позиции).
	Цена	Цена за единицу товара или услуги (по каждой позиции).
	Сумма	Общая стоимость по каждой услуге.
		Общая стоимость по всем товарам или услугам.
	НДС	Сумма НДС, если он включен в цену товара или услуги.
	Bсего к оплате	Итоговая сумма, с учетом НДС (или без него).
	Итоговая информация	Количество позиций и общая сумма цифрами и прописью.

Примечание. В зависимости от того, является поставщик плательщиком НДС или нет, он должен в обязательном порядке указывать информацию о его начислении: “В том числе НДС” – с указанием суммы или “Без НДС”, ст. 168 НК РФ.

Дополнительные реквизиты

Для удобства продавца и покупателя можно добавить в документ следующую информацию:

• Номер и дату составления.
• Предельную дату оплаты.
• Назначение платежа, которое покупатель укажет в платежном поручении. Оно включает общую информацию о товаре или услуге, номер и дату, информацию об НДС, например: “За стройматериалы, по сч. № 3 от 01.01.2018. Без НДС.” Важно правильно отразить наименование, т.к. формулировка “За товар” может привести к возврату платежного поручения.
• Почтовый адрес продавца.
• Телефон продавца.
• Подпись, печать (если есть) и другую информацию.

В каких случаях выставляется счет:

• Между сторонами есть действующий договор, но в нем не оговариваются суммы, даты и объем поставки и т.д., а только общие условия. В процессе взаимодействия покупатель сообщает продавцу необходимое количество товара и срок поставки, а продавец выставляет счет на оплату, с учетом полученной информации.
• Между сторонами пока нет договора, а оказать услугу или поставить товар нужно.
• Заключать договор не имеет смысла, т.к. оказание услуги или поставка товара разовые.

Образцы счетов на оплату от ИП

Ниже два примера счетов, выставленных индивидуальными предпринимателями. Они отличаются наличием в составе суммы НДС и получателями.

Рисунок 2. Счет, предъявленный ИП, без НДСРисунок 3. Счет, предъявленный ООО, с НДС

Форма для скачивания

По ссылке можно скачать наиболее популярную форму. Образец является универсальным и легко корректируется.

Скачать универсальную форму счета на оплату. Актуальна на 2018г.

В завершение небольшая видеоинструкция о создании счета на оплату в программе 1С.

Как выставить счет на оплату: бланк, образец заполнения

Счет на оплату – это первичный документ, который можно отнести к необязательным. Он помогает упорядочить взаимоотношения между заказчиком и исполнителем, задокументировать факт оплаты. Также он может потребоваться при оплате услуг или работ через банк: все большее количество предпринимателей интересуются, как сделать счет на оплату онлайн, для этого необходимо изучить пример счета на оплату услуг и научиться правильно его заполнять.

Необходимость выставления этого документа обычно приписывается в договоре. Если этот пункт отсутствует, то и готовить его необязательно. В таких договорах, как правило, указывается фиксированная сумма. Если она варьируется от сроков и объемов, то дополнительно к договору за каждый вид работ выставляется счет.

Когда выставляется

Законодательством РФ утверждено, что любые сделки должны быть сопровождены соответствующим договором. Он регламентирует отношения между сторонами, устанавливает обязанности, ответственность и сроки выполнения работ. Ряд договоров содержат также информацию о стоимости. Это касается договоров, взаимодействие по которым носит разовый характер.

В случае, если договор заключается на длительное время с последующей пролонгацией, к каждому заказу в рамках этого документа необходимо дополнительно выставлять счет.

Выставление счета на оплату таким способом позволяет избежать необходимости каждый раз заключать новый контракт. Также такая система работы страхует от изменений стоимости работ, объемов, позволяет вести более гибкую политику и корректировать при необходимости затраты.

Скачать бланк выставления счета на оплату.

Как выписать счет на оплату

Законодательно он не является бухгалтерским документом, а потому не существует официального бланка. Каждая организация вправе самостоятельно решать, в каком виде выставлять счета своим партнерам.

При этом документ должен содержать следующую информацию:

1. Реквизиты каждой стороны.
2. Дату выставления и номер документа.
3. Описание выполненных работ.
4. Подписи и печати сторон и др.

По желанию составителя документ может содержать и другие сведения: например, срок действительности, условия оплаты, сроки выполнения работ и другие пояснения.

С юридической точки зрения физическое лицо не может выставить этот документ. Чтобы работа подрядчика-физического лица была оплачена, ему придется оформить ИП или ООО.

По безналичному расчету

Наиболее востребованный способ оплаты услуг в крупных компаниях, имеющих собственную бухгалтерию – это безналичный расчет. Этот способ ускоряет процесс и делает взаимодействие оперативным.

Чтобы разобраться, как выставить счет на оплату по безналу онлайн и заполнить бланк (образец которого можно взять на бухгалтерском портале или скачать здесь), нужно сначала оформить электронно-цифровую подпись. С ее помощью можно подписывать и зашифровывать любые файлы и работать исключительно с электронными документами. В остальном бланк выглядит так же, как и стандартный документ.

Оплата от ИП и ООО

Организации могут составлять бланки двумя способами:

• самостоятельно формировать каждый документ отдельно;
• выставлять их с помощью специальных бухгалтерских программ.

Различные CRM-программы позволяют автоматически составлять бланки для каждого контрагента, при этом риск ошибок будет минимальным.

Достаточно один раз вбить информацию по заказчику, и программа будет выставлять корректные, унифицированные документы без сбоев. Это также поможет отслеживать счета, проверять их оплату и ускорить рабочие процессы внутри собственной фирмы.

Вне зависимости от формы ведения бизнеса (ИП или ООО), бланк счета на оплату покупателю должен содержать следующие сведения:

1. Реквизиты ИП или ООО (ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес и пр.).
2. Данные банка организации (расчетный счет, БИК и пр.).
3. ОКПО и ОКОНХ.
4. Описание услуг.
5. Подписи сторон.
6. Даты и пр.

После указания всех сведений, в нижней части документа ставятся подписи, фамилии и инициалы руководителя фирмы или главного бухгалтера. Соблюдение этих формальных правил поможет узнать, как правильно выставить счет на оплату от ИП.

Образец, если фирма не использует профильное программное обеспечение, можно самостоятельно составить в офисных программах.

Все изменения должны быть заверены директором или руководителем, а также уполномоченным представителем бухгалтерии.

Оформление с НДС и без НДС

НДС – форма налогообложения, которую организация может выбрать при необходимости. Однако, вне зависимости от того, платит компания НДС или использует другую систему уплаты налогов, счет должен содержать информацию об этом.

Размер НДС должен быть указан отдельно, оплачивающая сторона должна видеть размер налога и итоговую общую сумму. Образец-счет с НДС отличается только в части выставления итоговой суммы.

Кроме него необходимо отдельно выставлять счет-фактуру. Она не подписывается оплачивающей стороной, однако необходима для отчетности.

Счет на оплату от физического лица

Выставление счета, помимо всего прочего, способствует также выполнению обязательств предпринимателями перед Налоговым кодексом. При получении любого дохода гражданин обязан уплатить налог.

Физические лица не платят налогов за свою работу в качестве подрядчиков, а потому большинство фирм не соглашается брать обязательства по уплате налогов на себя. С юридической точки зрения физическое лицо не может выставить этот документ. Чтобы работа подрядчика-физического лица была оплачена, ему придется оформить ИП или ООО.

Распространенные ошибки при составлении

Наиболее распространенными ошибками являются проблемы, связанные с датами. Многие фирмы не соблюдают пятидневный срок, установленный НК РФ. В этот срок с момента выставления счета должна быть произведена отгрузка товара, в противном случае документ считается некорректным.

Важно также отслеживать, чтобы на всех экземплярах были проставлены верные даты, проверять реквизиты компаний и наличие подписи.

Все изменения, которые вносятся в этот документ, должны быть впоследствии заверены директором или руководителем, а также уполномоченным представителем бухгалтерии.

Для работы оптимальнее всего использовать унифицированный бланк и подгонять его под каждого клиента. К примеру, счет на оплату от ИП без НДС: образец легко можно переделать под счет от ИП с НДС. Главное – соблюдать и проверять достоверность сведений.

Как «выставить» и оплатить счет?

Необходимо проводить такие операции законно, потому как за этим бдительно следят налоговые органы не только для обеспечения целей регистрации ваших сделок и пополнения бюджета, но и для учёта таких платежей при использовании одной из форм специального налогового режима. Поэтому  проводить платежи, используя свой банковский счёт полезно, прежде всего, для вас! А в случае возникновения споров между вами и вашими партнёрами, оплаченные счета будут лишним доказательством выполненных обязательств.
 
Использовать счёт вам придется как в случае, когда вы сами оплачиваете определённые товары и услуги, так и в том случае, когда вы являетесь исполнителем или поставщиком таких товаров и услуг.  
 
Если выставили счёт для оплаты вам:

• вы можете самостоятельно оплатить его в банке, принеся туда выставленный вам счёт;
• вы можете оплачивать все счета со своего компьютера с помощью специальной программы удаленного доступа к счету «Банк-Клиент» через Internet.

 
Система «Банк-клиент» представляет собой программу, позволяющую проводить операции с денежными средствами на собственном банковском счёте, не выходя из офиса. Такие программы предоставляют почти все банки. Наиболее популярны следующие системы: InterBank, разработанная компанией R-Style Softlab, и BS-Client, разработанная Bank.s Soft System. Подключение к таким системам стоит недорого — около 30$ в регионах и примерно 100$ в Москве. Эти затраты включают в себя стоимость программного обеспечения и его установку на вашем компьютере. Некоторые банки, стараясь привлечь как можно больше клиентов, устанавливают такие системы почти бесплатно («Сбербанк России», «Банк Москвы»). Абонентское обслуживание в системе «Банк-клиент» обходится также недорого — около 30$. Некоторые банки ограничиваются абонентской платой, другие продолжают взимать деньги за обработку каждого документа, но берут за это на 10—20% меньше, чем за обработку бумажных платёжек. Использование такой системы ускоряет обработку счёта и, в случае допущенной ошибки, уведомляет вас о ней.
        
В первом случае вам придётся дополнительно оплатить услуги банка, комиссии и затратить большее количество времени, а во втором таких затрат нет, но необходимо будет купить и установить специальную программу и потратить время на её освоение. Какой из вариантов лучше использовать — решать Вам!
       
Для того, чтобы выставить счет, вы также можете воспользоваться одним из следующих вариантов: выработать для вашего предприятия шаблон счета  в стандартных офисных программах (Word, Excel) и вносить необходимые данные в такую форму для каждой конкретной сделки или установить специальную программу для выставления счета.
       
Несомненный плюс второго варианта в том, что программа будет автоматически вести учёт всех совершенных сделок — это облегчит ведение бухгалтерской и налоговой отчетности, а также вы легко сможете проследить оплату ваших счетов и не бояться, что в результате допущенной ошибки в счёте ваши деньги «уйдут» на другой счёт.
         
Минусом, в  свою очередь, является необходимость затраты денежных средств на оплату такой системы, так как большинство компаний предлагают программу на возмездной основе, и обучение персонала с работой с ней. Примерами таких программ могут служить следующие: 24com, Радософт Документы 6, QuickBooks, WebMoney Keeper Classic.
       
Любой счёт, будь он выставлен в электронном виде или на бумажном носителе, должен содержать следующие реквизиты: сведения о юр. лице или ИП (название, организационно-правовая форма, ИНН, юридический адрес), банковские реквизиты (расчётный счёт, банк, его местонахождение, БИК, к/с), коды (по ОКОНХ, по ОКПО). Что касается печати, то она не является обязательной для такого вида документов. Согласно принципу свободы договоров, вы можете предусмотреть условие, согласно которому вы обязуетесь скреплять счета печатью. В таком случае на вас будут распространяться последствия несовершения простой письменной сделки (соответственно, если вы печать не поставите).
       
Как правило, счёт делается в 1 экземпляре, который потом и передается другой стороне на оплату.
       
Независимо от того, какой вариант выставления счета вы для себя выберете, очень важно следить за правильностью указанных в бланке счета ваших данных и другой стороны, предмет договора, его характеристики (модель, размер и т.д.), а также правильно указывать сумму (если оплата производится по частям, в счете должна быть указана та сумма, которая уплачивается в данный момент, а не вся сумма сделки). Все остальные необходимые условия прописываются в договоре, так как счёт является, по сути, приложением к договору, свидетельством исполнения обязательства и без договора силы не имеет. 

Выставление счета на оплату. Оформление заказа покупателя

Для чего нужен документ «Счёт на оплату»
Установка статусов
Информация о состоянии заказа

Описание полей документа по вкладкам:
Реквизиты документа
Табличная часть (товары и услуги)
Печатная форма: Счет на оплату
Печатная форма: Заказ
Связанные документы
Файлы

Для чего нужен документ Заказ покупателя (Счёт на оплату)

Документ «Заказ покупателя (Счет на оплату)» формируется для обозначения предварительной договоренности о поставке товаров, выполнении работ, оказании услуг. Данный документ объединяет в себе заказ и счет на оплату, то есть имеет две различные печатные формы, выбираемые при нажатии на кнопку «Печать». Заказ также служит связующим звеном между всеми отгрузками и оплатами по заказу, что позволяет в любой момент времени контролировать его выполнение.
Сам по себе заказ не оказывает влияния на изменение количественных показателей в учете, например, не меняет остатки товаров на складе или денежные средства на расчетном счете, однако может служить основанием для резервирования товара под конкретного покупателя.
Подробнее об установке резервов читайте здесь.

Заказ можно распечатать и/или отправить по электронной почте.
На основании документа «Заказ покупателя (Счет на оплату)» можно создать следующие документы:

• реализация товаров;
• акт на работы/услуги;
• поступление в кассу;
• поступление на счет;
• счет-фактура;
• поступление товара;
• заказ поставщику;
• перемещение;
• заказ покупателя.

Для того чтобы резерв на товары по созданному заказу появился в системе, необходимо поставить отметку (флажок) в поле «Учет».

Описание полей документа

  Установка статусов

Каждому заказу можно присвоить статус, который устанавливается из предзаданного списка, например “оплачен” или “доставляется”. Статус документа изменяется вручную. Нажатие на значок “лупа” откроет справочник статусов, в котором содержатся все доступные варианты. Подробнее о работе со справочником статусов читайте в этой статье.

  Состояние заказа

Следить за ходом выполнения заказа поможет кнопка “Статус заказа”, нажатие на которую вызывает форму мини-отчета. Для того, чтобы этот отчет показывал корректные результаты, необходимо создавать все документы по заказу на основании заказа или документов, созданных на основании заказа. Также документы можно связать с заказом вручную через поле “Заказ поставщику” на вкладке “Связанные документы”. Из данного мини-отчета можно перейти в более подробные отчеты о движении денег или товаров по заказу.

  Реквизиты документа

Заказ покупателя (Счет на оплату) №, от — номер и дата документа. Присваиваются автоматически, но могут быть изменены вручную. Номер счета может содержать как цифры, так и символы.
Фирма — организация, от имени которой выставляется счет.
Склад — склад, по которому производится резервирование товаров в случае, если включен флажок “Резерв”. Необязательное для заполнения поле.
Покупатель — партнер, на имя которого оформляется заказ и/или выставляется счет.
Тип цен — указывается тип цены, по которой реализуется товар/работа/услуга. Цена для всех позиций в документе будет указана в соответствии с выбранным типом.
Установить резерв — флажок в этом поле ставится в том случае, если необходимо зарезервировать указанные в заказе товары под определенного покупателя. Резерв может быть поставлен по конкретную дату (поле «Дата снятия резерва»), либо без указания даты.
Договор — указывается номер договора, в рамках которого производится поставка товаров/выполнение работ/оказание услуг. В случае, если договора с покупателем нет, поле может быть оставлено пустым.
НДС — необходимо выбрать один из 3-х вариантов:

• «не учитывать» — счет будет выставлен без НДС;
• «в сумме» — в этом случае в табличной части следует указать цену за единицу с включенным в нее НДС;
• «сверху» — в табличной части следует указать цену за единицу без НДС.

Комментарий — поле для заметок, не влияет на печатную форму документа.

  Табличная часть

Данные в табличную часть добавляются из справочника «Товары и услуги» отдельно в каждую строчку, группой из нескольких значений (кнопка «Подбор»), либо с помощью сканера штрих-кодов. Подробнее о каждом способе добавления и об изменении наименования товара для печати читайте здесь.

Номенклатура — наименование реализуемого товара/работы/услуги.
Количество — кол-во товаров/работ/услуг.
Ед. — единица измерения.
Коэф. — соотношение текущей единицы измерения и базовой для данного товара.
Цена — цена за единицу.
Сумма — общая стоимость товаров/работ/услуг, рассчитывается автоматически.
В случае, если в поле НДС выбраны варианты «в сумме» или «сверху», в табличную часть автоматически добавляются столбцы:

• Ставка НДС — выбирается из выпадающего списка или подставляются значения из справочника.
• Сумма НДС — общая сумма НДС по каждой позиции, рассчитывается автоматически.
• Итого — итоговая сумма по каждой позиции с учетом НДС, рассчитывается автоматически.

Цены в документе могут быть изменены с помощью формы “Изменить строки” на панели действий табличной части.

 

 Контакты

Контактное лицо — выбирается из списка контактных лиц по партнеру.
Телефон, эл. почта — заполняются автоматически при выборе контактного лица, но могут быть указаны вручную.
Доставка — включается, если далее необходимо указать информацию о доставке.
Адрес доставки — заполняется фактическим адресом из карточки партнера, но может быть указан вручную.
Комментарии по доставке — любая доп. информация по доставке.

  Печатная форма: Счет на оплату

Данные на этой вкладке влияют только на печатную форму документа “Счет на оплату”.
Расч. счет поставщика — счет организации, на который покупатель должен произвести оплату.
Логотип и факсимиле — включают показ подписей руководителя и главного бухгалтера, печати фирмы, а также логотипа. О том, как загрузить факсимиле подписей, печати и логотип, написано здесь.
Доп. условия — информация, которую можно дополнительно указать в счете, например, срок действия счета и т.п.
Печатать артикул — выводит на печать столбец с артикулом товара.
Показать скидки — выводит на печать скидку в отдельном столбце.
Подписанты — выбираются из справочника “Сотрудники”.

  Печатная форма: Заказ

Печатать контакты, печатать информацию о доставке — выводит на печать информацию о контактном лице и доставке со вкладки “Контакты”
Включить логотип — выводит на печать логотип.
Печатать артикул — выводит на печать столбец с артикулом товара.
Показать скидки — выводит на печать скидку в отдельном столбце.
Заказ принял — ФИО подписанта, выбирается из справочника “Сотрудники”.

Связанные документы

Отражает последовательность создания одних документов на основании других и связи между ними.

Файлы

К счету можно прикрепить файлы любого формата.

Как сформировать счет на оплату заказа

Для того, чтобы сформировать счет на оплату для юридических лиц, необходимо на этапе оформления заказа на шаге «Выберите способ оплаты» отметить пункт «Безналичный предоплата» или «Безналичный с отсрочкой платежа».

Сформировать счет на оплату можно 3-мя способами:

Ссылка на странице
подтверждения заказа Ссылка в письме-уведомлении
на электронной почте Из истории заказов
в личном кабинете

Ссылка на счет будет доступна на странице с номером заказа, которая отображается после нажатия кнопки «Заказ подтверждаю».

Обратите внимание, что на этапе подтверждения заказа ссылка будет доступна для юридических лиц, которые уже ранее совершали заказы в нашем интернет-гипермаркете. Если юридическое лицо осуществляет заказ впервые, ссылка будет недоступна до подтверждения заказа менеджером.

Ссылка на счет есть в письме-уведомлении, которое приходит на указанный email после завершения оформления заказа. Для перехода на счет из письма нужно нажать на «Распечатать счет для оплаты».

Если вы не авторизованы (не находитесь в личном кабинете на момент прохождения по ссылке из письма), то сначала вы попадете на страницу входа в личный кабинет.

Сразу после авторизации (ввести e-mail и пароль и нажать «войти») будет сформирован счет на оплату. Если вы уже авторизованы (не выходили из личного кабинета), то по клику на ссылку из письма вы переходите сразу на счет в личном кабинете.

Перейдите в историю заказов, выберите нужный заказ, зайдите в него.

Под списком заказанных товаров вы увидите кнопку «распечатать счет», по клику на которую сформируется счет на оплату заказа.

Обратите внимание!

Возможности самостоятельно сформировать счет на оплату не будет в случаях:

• Если в составе заказа есть товары со статусом «под заказ».
• Если Компания была подключена без использования клиентского кода или спецпароля.

Внимание! При покупке товаров ТК Подарочные сертификаты (подарочные карты, подарочные сертификаты) будет выставлен отдельный счет.

Если счет не сформировался, оператор пришлет его на ваш email после обработки заказа.

При этом в письме-уведомлении по заказу вместо ссылки на счет будет отображаться соответствующее информационное сообщение: «Счет для оплаты будет выслан Вам оператором после дополнительного согласования».

Как выставить счет на оплату от ИП и ООО по безналу

Сотрудничество с другими юридическими лицами — это неотъемлемая составляющая коммерческой деятельности ИП и ООО. Самая распространенная схема — когда одна сторона поставляет услугу или товар, а другая — оплачивает их стоимость. Но, чтобы избежать проблем, следует не только четко следовать договоренностям и выполнять свои обязательства. Важно правильно выставить счет на оплату полученных услуг/товара, а потом закрыть сделку, подготовив соответствующие документы.

Что такое счет на оплату

Любое предприятие при предоставлении услуг или продаже товара выставляет счет – специальный документ с целью уведомления контрагента об исполнении своих обязательств. На основании счета он должен осуществить перевод средств по указанным реквизитам, оплатив полученные услуги/товар.

Такой документ составляется в следующих ситуациях:

Фактически счет нужен для оплаты покупателем полученной поставки. Но, независимо от того, с кем сотрудничает ИП или ООО, речь идет только о безналичных платежах. Соответственно, у сторон должны быть открыты банковские счета для успешного осуществления операции.

• Стороны договорились о долгосрочном сотрудничестве и подписали соответствующий договор, в котором содержатся общие положения о взаимодействии контрагентов. Но в нем отсутствует информация о конкретных объемах поставок и их стоимости. По мере получения товаров/услуг покупатель обращается к продавцу с запросом на очередную поставку. После получения такого уведомления продавец выставляет счет с точными расчетами и реквизитами.
• Между контрагентами нет договора о сотрудничестве. И поставка товара/услуг носит исключительно разовый характер.
• Стороны не являются партнерами, но покупатель хочет купить товар или получить услугу в сжатый срок. Чтобы сократить время проведения сделки, одна сторона выставляет другой счет на оплату, а договор подписывается сторонами гораздо позднее.

Как составить

Сформировать форму проще в специализированной программе, с которой работает бухгалтер. Но создать шаблон можно и посредством Excel или Word. Использование бланка продавца также не является обязательным требованием закона. Важно, чтобы каждый счет имел свой порядковый номер, а нумерация ежегодно обновлялась с 1 января.

• Полное наименование юрлица (без сокращений).
• ИНН продавца.
• Адреса участников сделки (как фактические, так и юридические).
• КПП, если поставку осуществляет ООО.
• Актуальные банковские реквизиты для безналичного перевода средств (название банка, номер корсчета и т. д.).
• Информация о поставке: наименование позиций, количество переданных единиц, их стоимость.
• Общая сумма платежа с выделенным значением НДС при условии, что расчет стоимости был произведен с учетом этого налога. Если юрлицо использует налоговый режим УСН, то указывается только общая сумма и делается соответствующая пометка.

В комментариях могут указываться дополнительные условия поставок, чтобы скоординировать действия сторон. В ООО форма подписывается главным бухгалтером или другим уполномоченным лицом (например, руководителем). В случае с ИП подпись ставит только сам предприниматель. Предпочтительно, чтобы счет был завизирован печатью, но это не является обязательным условием для выполнения обязательства.

Порядок выставления

1. Клиент связывается с продавцом/поставщиком, с которым он хочет сотрудничать. По итогу переговоров между сторонами может быть заключен договор, если совместная работа будет носить длительный характер. При разовой поставке предприятия могут придерживаться устных договоренностей.
2. На основании запроса клиента продавец/поставщик выставляет счет на оплату, указав реквизиты для безналичного перечисления. Если он составлен с ошибками, то возвращается отправителю для корректировки данных.
3. Покупатель/заказчик перечисляет деньги в банк по указанным реквизитам, соблюдая оговоренные сторонами сроки.
4. Продавец/поставщик отгружает товар или предоставляет услугу, удостоверившись в поступлении средств. Для подтверждения факта выполнения сторонами обязательств составляется закрывающий документ.

В целом наличие счета не является обязательным условием для сотрудничества контрагентов. Если договоренности были достигнуты на уровне директоров, то он даже может отсутствовать в документообороте. В это случае получить реквизиты для безналичного перевода покупатель/заказчик может из другого источника, например, из накладной или карточки предприятия.

Цель счета – сделать взаиморасчеты между участниками процесса более точными. Этим можно объяснить позицию бухгалтеров, которые выступают за обязательное составление таких документов. При этом он не может использоваться в качестве основания для оплаты за исключением тех случаев, когда в договорах четко обозначен график совершения платежей.

Передать форму на оплату рекомендуется в бумажном виде. Для ускорения процесса можно отправить ее контрагенту в электронном виде посредством специальной программы или электронной почты. Второй образец должен остаться в бухгалтерии ИП или ООО.

Закрывающие документы

При сотрудничестве с партнером важно иметь закрывающие документы по каждой совершенной сделке для подтверждения факта выполнения сторонами их обязательств. Это поможет избежать недоразумений и спорных ситуаций, которые в итоге отразятся на репутации сторон. Такого правила должно придерживаться не только крупное предприятие в форме ООО, но и ИП, независимо от масштабов деятельности.

Требование предоставить закрывающие документы рекомендуется указать в договоре о сотрудничестве. С их помощью продавец сможет подтвердить факт получения дохода, а покупатель — расходов, что будет актуально при составлении налоговой отчетности.

Накладная

Если необходимо подтвердить поставку товаров, материалов или сырья, составляется накладная. Для этого используется стандартизированная форма ТОРГ-12 или собственный бланк предприятия. У каждого из участников сделки остается свой экземпляр (оригинал), который необходимо хранить не менее 3-х лет.

Допускается использование только оригиналы документов, в которых указаны реквизиты контрагентов, данные отгрузки (номер партии и дата) и реестр товаров. На бланке также должна стоять печать продавца и подписи уполномоченных лиц. Если по какой-то причине предприятие предоставило копию накладной, покупатель должен запросить ее оригинал, чтобы избежать спорных ситуаций. Факт предоставления оригинала позже поставки товара не может повлиять на условия сотрудничества сторон и действующий договор.

Акт

Документ составляется в 2-х экземплярах для каждой из сторон. Визируется подписью руководителя или другого уполномоченного лица. В отличие от накладной, в акте должно быть указано, что заказчик не имеет претензий к исполнителю услуги. В некоторых случаях, регламентированных профильным законодательством, можно обойтись без составления акта. К примеру, если речь идет об услуге аренды или оферте.

Чем грозит отсутствие счета и закрывающего документа

 

 

Отсутствие счета на оплату и закрывающего документа может обернуться для предприятия и другими последствиями. К примеру, если между участниками возникнет хозяйственный спор, для урегулирования которого одна из сторон будет вынуждена обратиться в суд. В связи с этим любые операции, связанные с перечислением денег, должны быть задокументированы в предусмотренном законом порядке. В противном случае можно понести большие финансовые и репутационные потери.

Руководство

и бесплатный шаблон скачать

Вы открыли свой бизнес и продали товары или услуги клиентам и покупателям, а это значит, что вам нужно отправить им счет. Но как написать счет?

Даже если вы ведете свой бизнес какое-то время, вам может быть интересно, нужно ли включать дополнительную информацию при составлении счетов-фактур.

Что такое счет-фактура?

Счет-фактура — это счет, который предприятия отправляют клиентам или клиентам с просьбой об оплате товаров или услуг.Счета-фактуры обычно включают описание товаров, за которые вы взимаете плату, а также условия оплаты и прочую информацию.

Счета-фактуры — важная часть ведения учета, поскольку предприятиям необходимо хранить информацию о продажах и доходах для налогов и бухгалтерского учета.

Счета-фактуры отличаются от квитанций, подтверждающих оплату.

Загрузите бесплатный шаблон счета-фактуры

В этой статье объясняется, как выставить счет, но как насчет получения примера счета, который вы можете использовать сразу?

Ниже вы найдете пакет из четырех шаблонов счетов, которые можно использовать для создания собственных профессиональных счетов.Наш пакет шаблонов включает редактируемые шаблоны счетов-фактур для компаний с ограниченной ответственностью и индивидуальных предпринимателей — как с НДС, так и без него.

Получите бесплатные шаблоны счетов

Загрузите бесплатные шаблоны счетов, которые вы можете редактировать самостоятельно. Получите мгновенный доступ нажатием нескольких кнопок.

Ваш адрес электронной почты будет использоваться Simply Business, чтобы держать вас в курсе последних новостей, предложений и советов. Вы можете отказаться от подписки на эти электронные письма в любое время. Политика конфиденциальности Simply Business.

Как создать счет-фактуру: шаг за шагом

Хотите знать, что включить в счет-фактуру? Губернаторuk сообщает, что в ваши счета должна быть включена определенная информация — следуйте инструкциям ниже, чтобы в кратчайшие сроки приступить к работе со счетами.

1. Сделайте ваш счет профессиональным

Первым шагом является составление счета. Вы можете сделать это самостоятельно, используя текстовый редактор или Excel, но вы также можете использовать один из наших бесплатных шаблонов счетов выше.

В вашем текстовом процессоре могут быть даже образцы шаблонов, в зависимости от программы, которую вы используете.

Вы должны использовать профессиональные шрифты и стили, соответствующие вашему бренду, а затем, если возможно, добавить свой логотип и цвета.

2. Четко пометьте свой счет

Убедитесь, что ваши клиенты знают, что это счет, который они получают. Простое добавление слова счет-фактура вверху документа может повысить вероятность того, что вам заплатят вовремя, поскольку это выделяет ваш запрос на платеж среди других документов, которые может получить ваш клиент.

В правилах на веб-сайте gov.uk также указано, что «вы должны четко указать слово« счет-фактура »в документе».

Ваш счет должен иметь уникальный идентификационный номер .Это для вас, поскольку у вас должны быть ссылки на все выставленные вами счета, чтобы не создавать дубликатов.

Можно использовать последовательность чисел, которая постепенно увеличивается. Вы также можете использовать буквы перед числом, что может указывать на конкретного клиента.

3. Добавьте название компании и информацию

Это означает как информацию о вашей компании, так и сведения о компании, которой вы выставляете счет:

• название вашей компании, адрес и контактные данные

• название компании вашего клиента и адрес, включая имя контакта, чтобы он мог связаться с нужным лицом

• адрес вашего зарегистрированного офиса и регистрационный номер компании, если вы являетесь компанией с ограниченной ответственностью, а также официальное зарегистрированное имя

Имейте в виду, что если вы компании с ограниченной ответственностью, и вы решили добавить имена своих директоров в счет, вам необходимо добавить имена всех директоров.

4. Напишите описание товаров или услуг, которые вы выставляете за

. Эти описания не должны быть длинными, но они должны быть достаточно подробными, чтобы ваши покупатели знали, за что они платят.

В конце концов, если они понятия не имеют, за что им выставляют счет, они с большей вероятностью запросят счет, что приведет к задержке платежа.

После того, как вы добавили четкое описание каждого товара, вы должны добавить количество каждого товара и цену.

5.Не забывайте даты

. Вам нужно добавить даты в счет. Это:

Вы можете добавить дату поставки к описанию ваших товаров или услуг и добавить дату счета вверху вместе с вашим именем, адресом и контактными данными.

6. Сложите причитающуюся сумму

Помимо стоимости отдельных товаров или услуг, вам необходимо также указать общую сумму задолженности.

Плюс, если вы договорились со своим клиентом о скидке, запишите это в счете и вычтите ее из общей стоимости.

Если применимо, укажите также сумму НДС.

7. Укажите условия оплаты

Вы должны заранее согласовать условия оплаты с клиентом, но также рекомендуется указать условия оплаты в счете.

Поэтому, если вы ожидаете, что вам заплатят в течение определенного количества дней, напомните покупателю, включив его в счет.

Что еще более важно, запишите, как именно ваш клиент должен произвести платеж. Скорее всего, вы захотите, чтобы клиент производил оплату напрямую на банковский счет.В таком случае обязательно укажите свои банковские реквизиты.

Если вы ищете банк, вот лучшие банковские счета для предприятий, за которые проголосовали сами предприятия.

Выставление счетов-фактур

Gov.uk сообщает, что вам следует использовать счета-фактуры НДС, если вы зарегистрированы в качестве плательщика НДС. В этих счетах требуется больше информации, чем в обычных счетах.

Существуют различные типы счетов-фактур, которые вы можете выставить — полный счет, измененный счет-фактура для розничных товаров на сумму более 250 фунтов стерлингов и упрощенный счет-фактуру для поставок менее 250 фунтов стерлингов.

Информация, которую необходимо указать, зависит от типа выставляемого счета-фактуры НДС. На веб-сайте gov.uk есть удобная таблица, в которой можно узнать, какую информацию следует добавить в зависимости от счета.

Однако в целом им нужна та же информация, что и в обычных счетах, плюс:

• ваш регистрационный номер плательщика НДС

• налоговый пункт (время поставки), если он отличается от даты счета-фактуры

• Ставка НДС и общая сумма начисленного НДС, если все товары оплачиваются по одинаковой ставке

• , если разные товары имеют разные ставки НДС, покажите это для каждого из них

Как отправить счет

Самый быстрый и простой способ отправки счетов — по электронной почте. Вы можете прикрепить счет-фактуру в формате PDF, который не редактируется (для предотвращения мошенничества), и включить четкое и краткое описание вашего бизнеса и счета-фактуры в тему и текст сообщения электронной почты.

У разных клиентов и клиентов могут быть разные процессы получения счетов. Было бы неплохо узнать, есть ли в теме письма определенная информация, которая поможет вам быстрее получать деньги.

После того, как вы отправили счет, вы можете позвонить своему клиенту, чтобы убедиться, что он его получил, а если платеж не поступит, вы можете вежливо подтолкнуть клиента.

В качестве альтернативы есть программное обеспечение, которое может упростить отправку счетов. В некоторых случаях вы можете создавать и отправлять счета прямо из мобильного приложения — подробнее об этом ниже.

А как насчет программного обеспечения для выставления счетов?

Выше мы предоставили несколько бесплатных загружаемых шаблонов счетов, которые вы можете редактировать самостоятельно. Вы можете использовать их, чтобы снять стресс при создании собственных счетов-фактур с нуля.

Если вы хотите узнать, как самостоятельно выставить счет, вы также можете взглянуть на наш список лучших приложений для выставления счетов, где вы найдете еще больше вариантов шаблонов счетов.

Кроме того, некоторые банки, ориентированные на цифровые технологии и только на мобильные устройства, могут даже создавать и отслеживать счета за вас, избавляя от необходимости вести учет. Взгляните на лучшие банки-конкуренты.

Как у вас дела с выставлением счетов? Дайте нам знать в комментариях ниже.

Отправляете ли вы счет до или после оплаты? Разъяснение сроков выставления счетов

5 минут. Читать

Сначала отправляется счет-фактура, чтобы уведомить клиента о необходимости оплаты.Оплата производится при получении счета-фактуры.

Вот что мы расскажем:

Когда следует выставлять счет?

Зачем нужен счет?

Как долго вам нужно оплачивать счет?

Что должно быть включено в счет-фактуру?

Когда следует выставлять счет?

Счет-фактура должна быть выставлена, когда продавец (или поставщик) выполнил заказ клиента. Заказ может быть для продуктов, услуг или того и другого.

Для компании, поставляющей продукт, обычно счет выставляется вскоре после доставки.

В бизнесе, ориентированном на обслуживание, счет создается после того, как эта услуга была предоставлена. Однако передовой практикой было бы, чтобы бизнес сначала связался с клиентом, чтобы убедиться, что он доволен. Приведем пример.

Компания

Larry’s Lighting получила контракт не только на поставку новой системы освещения для ресторана Richard’s, но и на ее установку.Техник завершает заказ, затем связывается с Ричардом. Ричард в восторге от этой работы. Техник возвращается в свой домашний офис, консультируется со своим руководителем, который затем сообщает бухгалтерии, что их работа сделана, и они должны отправить в ресторан Ричардс счет-фактуру. Это сделано для того, чтобы Larry’s Lighting могла получить деньги.

Но, допустим, техник не связался с Ричардом для получения обратной связи. Ричард действительно недоволен работой и, получив счет, жалуется. Некоторое время здесь было потеряно, так как руководство должно теперь вмешаться. Может быть, предлагается скидка, но это означает, что теперь необходимо изменить счет и повторно выписать его. Это задерживает выплату Larry’s Lighting на месяц.

Зачем нужен счет?

Счет-фактура важна для клиента или покупателя, получающего его, поскольку он уведомляет их о том, что платеж подлежит оплате и какова его сумма. Счет-фактура также называется «счет».

Счета-фактуры важны для бизнеса, создающего их, потому что они требуют процесса оплаты.Кроме того, счета-фактуры также являются ценным финансовым инструментом для целей налогообложения, поскольку они могут показать правительству, что предприятие правильно отчитывается о своих доходах.

Как долго вам нужно оплачивать счет?

Условия оплаты определяет продавец товара или услуги. Обычно они составляют «30 дней нетто», «60», «90» или «подлежат оплате при получении».

Это вызывает беспокойство у большинства малых предприятий, поскольку часто клиенты имеют свои собственные условия оплаты поставщикам, и они могут не совпадать.

Приведем пример.

Джимми Джонс управляет небольшим бизнесом, поставляющим некоторые очень специфические электронные компоненты, которые можно использовать только в самолетах. Обычно он обслуживает небольшие компании по производству реактивных самолетов, но эту технологию можно использовать на любом типе самолета. Национальная авиакомпания, с которой он не вел дела, до этого заключает с ним контракт на поставку 500 таких компонентов. Как только Джимми это сделает, он отправит счет. Его условия оплаты всегда чистые 30 дней, но авиакомпания не будет платить в течение 90 дней.Джимми находится в затруднительном положении, потому что как малый бизнес он должен платить своим поставщикам и не может ждать так долго.

Лучший способ избежать подобной ситуации для малого бизнеса — уточнить условия платежа при отправке запроса на продукт. Джимми мог сделать это разными способами. Он мог бы запросить частичную оплату немедленно, полную оплату при доставке или предпринять шаги для обеспечения того, чтобы бухгалтерия авиакомпании выполнила его 30-дневные платежные требования, указав это в заказе авиакомпании.

Что должно быть включено в счет-фактуру?

Правильный счет-фактура должен включать:

Дата

Это дата создания счета.

Номер счета

Это уникальный номер, который генерируется с каждым счетом. Клиент будет ссылаться на этот номер при оплате. Это также позволит бухгалтерии продавца узнать, за что идет платеж.

Многие компании не принимают счет без номера счета, поскольку он также помогает им отслеживать платежи.

Контактная информация поставщика

Это имя контактного лица в компании, выписывающей счет. Эта информация также должна включать название компании, адрес, номер телефона и электронную почту.

Контактная информация клиента

Это должно включать имя человека, который заказал продукт или услугу, название компании, адрес, номер телефона и адрес электронной почты.

Номер заказа на поставку

Это уникальный номер, сгенерированный клиентом для авторизации данной транзакции. Включение его здесь показывает, что покупка продукта или услуги была предварительно одобрена. Для получения дополнительных сведений о заказах на покупку ознакомьтесь с разделом «Как работают заказы на покупку».

Описание товаров / услуг + количество

Это описание продуктов или услуг, которые были доставлены или предоставлены, с указанием сумм.

Итого

Это общая сумма затрат при суммировании продуктов и услуг, а также их количества.

Налоги

Необходимо применить применимые налоги.

Всего

Всего.

Условия оплаты

Это уведомление о том, когда компания ожидает получения оплаты, например, «30 дней нетто» означает, что платеж должен быть произведен поставщику в течение 30 дней.

Платы за просрочку

Если компания взимает штрафы за просрочку платежа с клиента, не выполняющего условия оплаты, эту информацию следует указать здесь. Плата за просрочку платежа представляет собой фиксированную ставку или процент от суммы задолженности.

Варианты оплаты

Некоторые компании предоставляют подробную информацию о том, как они могут получить оплату — PayPal, кредитная карта, чек или другое.Затем клиент может выбрать тот, который ему удобен.

Как выставить счет за услуги и получить оплату за свою работу

6 мин. Читать

Малые предприятия, предлагающие своим клиентам профессиональные услуги, должны выставлять точные счета за услуги для выставления счетов за свою работу. Счет за услуги должен содержать важные детали бизнес-операции, в том числе подробный список предоставленных услуг, крайний срок оплаты и общую сумму, причитающуюся по счету.Научиться создавать профессиональные счета-фактуры — это бухгалтерский навык, которым должен овладеть каждый владелец малого бизнеса, чтобы получать оплату за свои услуги, регистрировать свои продажи и отслеживать свои доходы.

Эти темы научат малые предприятия и фрилансеров выставлять счета за услуги и получать оплату за свою работу:

Как создать счет за услуги

Советы по выставлению счетов для фрилансеров

Пример счета за услуги

Шаблон счета за услуги

Как создать счет за услуги

Малые предприятия могут создавать подробные счета за услуги, чтобы требовать от клиентов оплаты их работы. Чтобы выставить счет за обслуживание, следуйте этому простому руководству по выставлению счетов:

Добавьте логотип вашего бизнеса

Начните свой счет-фактуру за услуги, создав заголовок в документе. Разместите логотип своей компании в заголовке счета.

Укажите свои контактные данные

Добавьте свои контактные данные в заголовок счета, включая ваше имя, адрес, номер телефона и адрес электронной почты.

Добавьте контактную информацию клиента

Под заголовком документа укажите контактную информацию вашего клиента, включая его имя, адрес, номер телефона и адрес электронной почты.Рекомендуется всегда подтверждать правильное контактное лицо с клиентами, поскольку ваше контактное лицо по счетам может отличаться от вашего обычного делового контакта.

Назначьте уникальный номер счета-фактуры

Присвойте уникальный номер каждой создаваемой вами накладной за обслуживание. Это поможет вам организовать записи счетов-фактур, а также поможет вам легко ссылаться на конкретный счет-фактуру при его обсуждении с клиентом.

Включите дату счета-фактуры

Добавьте в документ дату, когда вы готовите счет.Это важный ориентир как для вас, так и для вашего клиента.

Установить дату платежа

Укажите крайний срок платежа как точную дату, т.е. «Платеж должен быть произведен 31 декабря 2018 г.», а не более неопределенные сроки платежа, такие как «Платеж должен быть произведен в течение 30 дней». Убедитесь, что срок оплаты указан в счете. Для этого вы можете выделить шрифт жирным или использовать другой цвет.

Создание детализированного списка услуг

Затем включите в счет предоставленные услуги в виде детализированного списка.Ваш список услуг должен включать следующую информацию:

• Краткое описание каждой предоставленной вами услуги
• Количество отработанных часов или количество для каждой услуги
• Ставка оплаты каждой услуги
• Промежуточный итог затрат на услугу

Для облегчения чтения раздела услуг вы можете представить его в виде таблицы, в которой каждая часть информации выделена в отдельный столбец.

Добавьте общую сумму к оплате

Рассчитайте общую сумму, причитающуюся по счету, и включите все применимые налоги.Убедитесь, что информация хорошо видна на странице, увеличив размер шрифта, выделив его жирным шрифтом или выбрав другой цвет шрифта.

Включите условия оплаты

Наконец, добавьте к счету за услуги нижний колонтитул, в котором подробно описаны условия оплаты. Запишите способы оплаты, которые принимает ваша компания. Это может включать:

• Наличные деньги
• Чек
• Кредитная карта
• Онлайн-платежи
• Мобильные платежи
• Регулярные платежи

Также важно указать любые штрафы за просрочку платежа, которые вы планируете взимать по просроченным счетам, в разделе условий оплаты счета, чтобы клиенты знали вашу политику в отношении просроченных платежей.

Советы по выставлению счетов для фрилансеров

Счет-фактура незамедлительно

Возьмите за привычку создавать и отправлять счета, как только вы завершите проект клиента. Чем быстрее вы отправите счет, тем быстрее вы можете рассчитывать на получение оплаты, что помогает улучшить ваш денежный поток. Немедленное создание счетов-фактур также гарантирует, что работа будет свежа в вашей памяти, поэтому вы с меньшей вероятностью упустите что-то из своего счета или сделаете ошибку.

Установить более короткие сроки оплаты

Долгое время фрилансеры устанавливали 30-дневный срок для оплаты счетов.Но сроки оплаты в последние годы сократились с появлением быстрых способов оплаты, таких как онлайн-платежи и регулярное выставление счетов. Поэкспериментируйте с более короткими сроками оплаты, чтобы быстрее получать оплату за свои услуги. Вместо того, чтобы давать клиентам 30 дней на оплату, попробуйте 21-дневный крайний срок и посмотрите, как это работает для вашего бизнеса.

Будьте гибкими при выборе способов оплаты

Иногда клиенты могут быть заинтересованы в более быстрой оплате счетов, если вы принимаете более удобные для них способы оплаты. Поговорите со своими клиентами заранее, чтобы узнать их предпочтения. Предложите столько способов оплаты, сколько имеет смысл для вашей бизнес-модели, включая онлайн-платежи, которые легко и быстро обрабатывать. Подумайте о том, чтобы разрешить клиентам устанавливать регулярные платежи, если вы предоставляете им одинаковые услуги каждый месяц. Таким образом, они могут утверждать регулярные платежи в соответствии с установленным графиком, не обрабатывая платеж вручную. После этого вам будет гарантирован платеж в установленный день каждого платежного цикла.

Скидки на раннюю оплату

Если это имеет смысл для вашего малого бизнеса, подумайте о том, чтобы предложить клиентам небольшую скидку, если они оплатят счета раньше.Это не только создаст доброжелательность и лояльность среди ваших клиентов, но также может побудить их привыкнуть сразу оплачивать счета, что сэкономит ваше время и улучшит ваш денежный поток.

Всегда следить за просрочкой платежа

Не забывайте сразу же следить за просрочкой счета. Не бойтесь показаться грубым или напористым; чем раньше вы свяжетесь с клиентом и узнаете, почему платеж задерживается, тем быстрее вы сможете разобраться в проблеме и составить план получения оплаты.Всегда будьте вежливы и профессиональны при общении с клиентами о просроченных счетах. В большинстве случаев задержка платежа является честной ошибкой.

Пример счета за услуги

Этот образец счета за услуги для малых предприятий и фрилансеров дает пример того, какая информация должна быть включена в ваши счета и как должен быть оформлен счет за услуги.

Шаблон счета за услуги

Если вы предпочитаете использовать уже существующий шаблон для счетов за услуги, а не создавать собственный дизайн с нуля, вы можете найти ряд шаблонов, доступных для загрузки в Интернете.Загрузите бесплатный шаблон счета за обслуживание из FreshBooks, чтобы настроить свои счета, сохранить их и отправить клиентам для оплаты. Шаблон доступен в форматах Microsoft Word, Excel и PDF.

Как выставить счет для более быстрой оплаты

7 мин. Читать

Чтобы выставить счет, вам необходимо создать профессиональный документ, в котором будут описаны услуги, которые вы предоставляете для своих клиентов, контактные данные для вашего бизнеса и бизнеса вашего клиента, сумма задолженности за вашу работу и срок оплаты счета.

Счета-фактуры позволяют вам выставлять счета вашим клиентам за ваши услуги и помогают отслеживать весь доход, который вы получаете от своего бизнеса. Создание профессионального шаблона счета-фактуры для работы позволяет быстрее получать оплату и тратить меньше времени на управление процессом выставления счетов.

Бесплатные шаблоны счетов-фактур

Бесплатные шаблоны счетов-фактур помогут вам быстро подготовить профессиональные счета для отправки вашим клиентам. Вы можете скачать бесплатные шаблоны счетов-фактур для различных платформ; вот несколько вариантов на выбор:

FreshBooks, от выставления счетов до платежей и всего, что между ними. Попробуйте бесплатно

— Бесплатный шаблон счета в формате PDF
— Бесплатный шаблон счета в формате Word
— Бесплатный шаблон счета в Excel
— Бесплатный счет для Google Docs
— Бесплатный счет для Google Таблиц

Вот несколько полезных советов и бесплатных шаблонов, которые покажут вам, как выставлять счет:

Как выставить счет: пошаговое руководство

Как бесплатно создать счет-фактуру

Каков правильный формат счета-фактуры?

Как создать счет в Microsoft Word?

Как сделать профессиональный счет

Бесплатные шаблоны счетов-фактур

Как выставить счет: пошаговое руководство

Чтобы выставить счет с нуля, вам нужно будет выполнить следующие действия, чтобы включить всю важную информацию, которая понадобится вашему клиенту:

Вверху счета укажите информацию о вашей компании.Включите название своей компании (если вы фрилансер, это может быть просто ваше полное имя), адрес вашей компании, номер телефона и адрес электронной почты. Если у вашей компании есть логотип, включите его в заголовок.

2. Включите контактную информацию вашего клиента

Затем укажите все контактные данные вашего клиента. Убедитесь, что вы указали правильное контактное лицо для получения счета. Перед отправкой первого счета рекомендуется проверить лучшего контактного лица для нового клиента.Укажите адрес компании, номер телефона и адрес электронной почты вашего контактного лица.

3. Предоставление информации о счете-фактуре

Каждый счет-фактура, который вы отправляете, должен включать уникальный номер счета, чтобы вы могли легко отслеживать различные отправляемые счета. Выберите систему нумерации счетов, которая работает для вас, и оставайтесь последовательными, чтобы избежать путаницы. Самый простой способ пронумеровать счета — начать свой первый счет как счет-фактуру 1 и отсчитывать оттуда. Вы также захотите указать дату выставления счета.

4. Укажите условия оплаты

Важно, чтобы в вашем счете было четко указано, когда и как вы ожидаете, что клиенты будут вам платить. Включите срок оплаты счета. Фрилансеры часто используют 30-дневный платежный цикл, поэтому, если вы выставляете счет 1 апреля, оплата должна быть произведена на 30 дней позже, 1 мая. Вы также захотите указать информацию о принимаемых вами способах оплаты (т. Е. Кредит карта, чек, PayPal и т. д.). Если вы взимаете штрафы за просрочку платежа, четко укажите в счете условия оплаты за просрочку платежа.Рекомендуется обсудить все условия оплаты с клиентом при первом входе в систему, чтобы его не смутила какая-либо деталь, когда вы отправите свой первый счет.

5. Включите детализированный список услуг

Чтобы быть максимально прозрачным, важно включить подробный список услуг, предоставленных за период выставления счета. Эту информацию проще всего представить в виде таблицы со столбцами, которые включают:

• Оказанные услуги
• Дата
• Количество / часы
• Оценка
• Итого

6.Перечислить применимые налоги

Налоги, которые вы собираете с клиентов, будут зависеть от вашего местоположения и типа бизнеса. Было бы неплохо провести исследование через местное налоговое управление, чтобы узнать, сколько налогов вы должны взимать со своих клиентов.

7. Рассмотрите возможность добавления примечаний

Хотя в этом нет необходимости, вы можете добавить в конце счета примечание, содержащее дружеское сообщение с благодарностью для вашего клиента. Это не только хорошо для вашего бренда, но и обычная вежливость, такая как простое спасибо, на самом деле может помочь вам быстрее получать деньги.

Как бесплатно создать счет

Чтобы создать счет бесплатно, создайте свой собственный счет с помощью Microsoft Word, Microsoft Excel или Google Docs. Вы можете использовать готовый шаблон счета-фактуры, предлагаемый выбранной вами программой, или создать свой собственный счет-фактуру с нуля.

Чтобы бесплатный счет-фактура выглядел профессионально и уникально, вы можете загрузить бесплатные шаблоны счетов-фактур в Интернете, которые затем сможете персонализировать в соответствии с требованиями своего малого бизнеса. FreshBooks предлагает бесплатные профессиональные шаблоны счетов-фактур, которые вы можете скачать для индивидуальных предпринимателей и фрилансеров.

Каков правильный формат счета-фактуры?

Вот правильное форматирование счета-фактуры, включая образец счета-фактуры:

• Информация о вашей компании отображается в верхней части счета в виде заголовка.
• Затем платежные реквизиты вашего клиента четко указаны под информацией о вашей компании.
• Помимо платежных реквизитов клиента, укажите номер счета, дату выставления и дату платежа.
• Убедитесь, что общая сумма счета указана жирным шрифтом в верхней части счета, чтобы клиенты могли легко увидеть, что они вам должны.
• Включите детализированный список оказанных услуг с кратким описанием, стоимостью, количеством или часами и промежуточной суммой.
• Включите общую сумму в конце счета вместе с применимыми налогами.

Как создать счет в Microsoft Word?

Microsoft Word предлагает простые в использовании профессиональные шаблоны счетов, которые помогут вам составить свой первый счет. Если вы знакомы с их программным обеспечением, это может стать хорошей отправной точкой для владельцев бизнеса, которые плохо знакомы с созданием счетов.Оно не так оптимизировано и автоматизировано, как облачное решение для выставления счетов, но это хороший первый шаг.

Вот как создавать счета в Microsoft Word:

• В Word откройте меню «Файл» и выберите «Создать из шаблона».
• Воспользуйтесь строкой поиска в правом верхнем углу и найдите «Счет-фактура».
• Выберите шаблон счета-фактуры, который вы хотите использовать, из предложенных вариантов.
• Добавьте в заголовок информацию о вашей компании и логотип.
• Включите контактную информацию вашего клиента.
• Четко укажите номер счета, дату выставления, срок оплаты и условия оплаты.
• Подробно укажите все услуги, которые вы предоставили клиенту, с описанием, оплатой за единицу, налогами и промежуточными итогами.
• Укажите общую сумму, причитающуюся по счету, жирным шрифтом.
• Включите нижний колонтитул с любыми примечаниями, которые вы хотите добавить, например кратким сообщением с благодарностью.

Как сделать профессиональный счет

Чтобы выставить профессиональный счет, вы можете приобрести облачное программное обеспечение для выставления счетов.Программное обеспечение для выставления счетов дает вам больше возможностей и больше поддержки для создания и отслеживания ваших счетов.

Вот несколько преимуществ облачных решений для выставления счетов:

Дополнительные параметры настройки

Программа для выставления счетов

предоставляет дополнительные параметры настройки, которые могут помочь в установлении идентичности вашего бренда. Вы можете настроить шрифты и цветовые схемы, изменить стиль вашего счета и добавить логотипы.

Более простой биллинг и более быстрые платежи

Платежная информация ваших клиентов хранится в системе, и номера счетов генерируются автоматически, поэтому вы можете быстрее создавать счета с помощью облачного программного обеспечения для выставления счетов. Программное обеспечение для выставления счетов также позволяет клиентам оплачивать непосредственно из счета, поэтому вы можете получать оплату быстрее.

Отслеживайте свои продажи

Программа для выставления счетов

сохраняет все ваши прошлые счета и предлагает панель управления, которая помогает вам легко отслеживать свои продажи. Вы сможете просматривать все оплаченные и неоплаченные счета-фактуры и просроченные счета-фактуры в одном месте.

Доступ из любого места

Облачные решения

позволяют вам получать доступ к своим счетам из любого места, поскольку они не сохраняются на конкретном устройстве.Вы можете войти в свою учетную запись, чтобы создать счет или записать платеж из дома, с мобильного устройства или в офисе.

Повышенная безопасность

Облачное выставление счетов предлагает дополнительную защиту с помощью шифрования данных, что обеспечивает безопасность всей вашей компании и информации о клиентах. Большинство облачных решений более безопасны, чем хранение данных счетов на вашем рабочем компьютере.

Упрощенная отчетность

Программное обеспечение для бухгалтерского учета на основе облачных вычислений предлагает возможность быстро создавать отчеты, чтобы дать вам четкое представление о финансах вашего бизнеса.Вы можете сравнивать свои продажи за разные периоды и легко отслеживать неоплаченные счета.

Исключите выставление счетов и бухгалтерский учет из своего списка дел с FreshBooks. Попробуйте бесплатно

Что такое счет-фактура? Руководство, примеры и что включить

Счета-фактуры иногда путают с заказами на поставку, но эти документы служат для разных целей.

Как правило, продавцы выставляют счета, а покупатели оформляют заказы на покупку (ЗП). Заказ на покупку — это договор купли-продажи между покупателем и продавцом.

Например, местная кофейня хочет купить пять ящиков эспрессо у своего любимого дистрибьютора. Владелец кофейни может подписать заказ на покупку при покупке продукта. Дистрибьютор выставит счет при получении кофе.

3. Предлагайте варианты онлайн-оплаты

Чтобы упростить процесс выставления счетов, упростите процесс оплаты. Предоставьте клиентам простой способ оплаты вашего счета, чтобы стимулировать своевременные платежи и улучшить их взаимодействие с вашей компанией.Используя QuickBooks, вы можете создавать электронные счета и принимать платежи из одного места, улучшая общую транзакцию для вашей команды и ваших клиентов.

Когда следует выставлять счета?

Создайте и отправьте счет-фактуру сразу после выполнения заказа или услуги. Неспособность быстро выставить счета клиентам может привести к задержкам платежей, а своевременное выставление счетов может помочь вам улучшить денежный поток. Использование таких показателей, как количество дней непогашенных продаж (DSO) и коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности, может помочь вам отслеживать скорость платежей и эффективность вашей дебиторской задолженности.

Как долго вы должны дать кому-то оплатить счет?

Определите четкие условия оплаты, определяющие, как долго клиенты должны оплачивать свои счета в процессе продажи. Чистая 30 или 30 дней — это обычное время, которое отводится на оплату счетов, но выбирайте условия оплаты, которые имеют смысл для вашего бизнеса, вашего клиента и транзакции. Варианты варьируются от требования предоплаты до условий чистых 90, которые дают клиентам 90 дней на оплату неоплаченных счетов. Стоимость и сложность проекта могут повлиять на выбранные вами условия оплаты.

Являются ли счета-фактуры юридическими документами?

Нет, счета-фактуры сами по себе не являются юридически обязательными документами. Счета-фактуры не содержат доказательств того, что предприятие и его клиент согласовали условия оплаты, указанные в счете-фактуре. Чтобы уменьшить вероятность оспаривания счета-фактуры, предприятия могут заключать контракты, в которых излагаются детали транзакции. Контракты, подписанные обеими сторонами, могут действовать как юридические документы, уменьшать вероятность недопонимания относительно транзакций и могут помочь ускорить процесс оплаты.

Что происходит, когда покупатель отказывается оплачивать счет?

Иногда клиенты могут не согласиться с выставленным им счетом. Когда это произойдет, вам нужно будет начать процесс разрешения спора по счету. Это начинается с разговора между вами и клиентом, чтобы определить, с какими элементами счета-фактуры клиент не согласен. Некоторые споры можно разрешить путем обсуждения, но, возможно, вам придется перейти к возбуждению судебного иска для сбора платежей, если вы и ваш клиент не можете прийти к соглашению по оспариваемым элементам счета.

В других случаях у клиентов может не быть проблем со счетом, а скорее просто не оплатить счет в соответствии с согласованными условиями оплаты. В этой ситуации как можно скорее свяжитесь со своим клиентом по поводу неоплаченного счета. Если ваши попытки получить платеж не увенчались успехом, у вас есть несколько вариантов, например факторинг счетов или обращение в суд. Если вы сообщите клиентам, что вы предлагаете скидки при досрочном погашении или взимаете штраф за просрочку счета, это может побудить их совершать своевременные платежи.

Использование бухгалтерского программного обеспечения для автоматизации выставления счетов и приема платежей

QuickBooks Payments позволяет легко создавать профессиональные счета и принимать платежи в одном месте, улучшая общий процесс транзакций для вашей команды и ваших клиентов.

С помощью функций выставления счетов QuickBooks Payments вы можете принимать платежи, отправлять индивидуальные счета и пользоваться преимуществами автоматического сопоставления, чтобы упростить бухгалтерский учет. Финансовая отчетность обновляется в режиме реального времени, немедленно отражая изменения в вашей дебиторской задолженности и остатках на банковских счетах.

Шпаргалка по счетам: что вам нужно включить в свои счета

Наличные деньги — это кровь любого бизнеса, без них вам не выжить. Получать то, что вам причитается, важно, но своевременная оплата важна, чтобы избежать удушения денежного потока.

Один из вариантов — использовать автоматизированное решение, которое принимает платежи прямо из ваших счетов, чтобы вы получали оплату вовремя.

Между тем, хорошо оформленный счет-фактура может иметь решающее значение для обеспечения быстрой оплаты, избегая осложнений из-за неполной или нечеткой информации.

Хорошо оформленный счет, содержащий всю необходимую информацию, произведет хорошее впечатление на ваших клиентов и покупателей.

Страница с основными ошибками и нечеткой разметкой может заставить вас выглядеть непрофессионально, и вам следует избегать этого.

Для различных типов бизнеса, таких как индивидуальный предприниматель, компания с ограниченной ответственностью и компании, зарегистрированные в качестве плательщика НДС, существуют особые юридические требования в отношении того, что вы должны включать в свой счет.

Ниже приведено полное руководство по созданию счета для вашего малого бизнеса.Чтобы помочь вам стать профессионалом, ознакомьтесь с нашей статьей о шаблонах счетов — мы разработали их серию, которую вы можете скачать.

Вы также можете использовать бухгалтерское программное обеспечение для создания и отправки профессиональных счетов-фактур и отслеживания того, что вам причитается.

Вот что мы рассмотрим в этой статье:

Что должно быть включено в счет?

Счета-фактуры НДС

Что должен отражать полный или измененный счет

Что должен показывать упрощенный счет

Международные счета-фактуры

Условия оплаты по счету

Общие условия оплаты счета

Способы оплаты по счету

Обычные способы оплаты счетов

Когда лучше всего отправлять счет?

Как отправить счет

Наконец, как получать деньги вовремя, каждый раз

Что должно быть включено в счет?

Стандартный счет (без НДС) должен включать:

1.«Счет-фактура»

Обозначьте документ словом «счет-фактура», чтобы отличить его от цитаты, кредит-ноты или квитанции.

2. Уникальный номер счета

Номер должен быть уникальным для каждого счета (без дубликатов) для четкой идентификации, и вы должны вести учет использованных номеров и ссылок.

Использование последовательной системы нумерации — самый простой способ справиться с этим.

Ссылка может содержать как буквы, так и цифры.

3. Название и адрес вашей компании

Это отличается для индивидуальных предпринимателей и компаний с ограниченной ответственностью, но, по сути, вы должны четко указать свое торговое название, юридический адрес, а также место, где с вами может связаться клиент в случае запроса или спора.

4. Название компании и адрес заказчика

Это стандартная процедура для всех счетов-фактур (кроме упрощенных счетов-фактур), но важна для клиентов, которые хотят потребовать возмещения любого начисленного НДС.

5. Описание товаров / услуг

Четкое описание товаров и услуг, за которые выставляется счет, с каждой услугой или товаром в отдельной строке для четкой идентификации.

6. Дата поставки

Известная как «дата поставки», это когда товары или услуги были выпущены. Дата поставки может отличаться от даты выставления счета, но обычно составляет 30 дней.

7. Дата выставления счета

Дата выставления счета, а не дата поставки товаров.

8. Сумма отдельных товаров или услуг к оплате

Если у вас есть список предметов в описании, то каждый будет отмечен индивидуальной суммой.

9. Общая сумма к оплате

Сумма всех товаров, указанных в счете.

Откройте для себя новый Sage Accounting

Попробуйте наше отмеченное наградами бухгалтерское программное обеспечение для малого бизнеса и индивидуальных предпринимателей.Получайте оплату быстрее, отслеживайте денежные потоки и автоматизируйте администрирование, чтобы высвободить время и сосредоточиться на наиболее важной работе.

Посмотреть планы и цены

Вы также должны включить:

10. Условия оплаты

Обычно определяется в ваших условиях и согласовывается с вашим клиентом.

Это ваши условия в отношении срока оплаты, которые должны быть отмечены внизу счета. Например, оплата в течении 30 дней.

11.Номер заказа на поставку

Если ваш клиент предоставляет вам номер заказа на покупку, то он должен быть четко указан в счете.

Некоторые клиенты могут также потребовать, чтобы имя контактного лица было указано в счете.

Рекомендуется запрашивать заказ на поставку, поскольку после его создания это юридически обязывающий договор между вами и вашим клиентом / покупателем.

12. Как оплатить счет

Перечислите различные способы оплаты счета и укажите ссылки на банковский счет.Например, код сортировки вашего банка и номер счета для платежей BACS.

В счетах для международных клиентов должны быть указаны номера IBAN / BIC / SWIFT.

Подробнее о своевременной оплате:

---

Счета-фактуры НДС

Если вы зарегистрированы в качестве плательщика НДС, вы должны предъявить счет-фактуру и хранить копии (цифровые или бумажные) всех выставленных счетов, включая выданные по ошибке или аннулированные.

Счет-фактура НДС должен содержать дополнительную информацию к стандартному счету-фактуре (без НДС).

Есть три типа счетов-фактур:

• Полная версия — может использоваться для всех расходных материалов и сумм накладной.
• Simplified — может использоваться для всех поставок и розничных товаров стоимостью менее 250 фунтов стерлингов.
• Modified — может использоваться для розничных поставок стоимостью более 250 фунтов стерлингов.

Что должно отображаться в полной или измененной накладной НДС

Вам не нужно выставлять счет-фактуру НДС, если все товары освобождены от налога или имеют нулевую ставку.

Что должен показывать упрощенный счет-фактура НДС

Если вы используете схему кассового учета, то на счете-фактуре должна быть проставлена ​​печать с указанием суммы уплаченных денежных средств и даты.

Вам не нужно выставлять счет-фактуру НДС, если все товары освобождены от налога или имеют нулевую ставку.

Счета-фактуры

обычно выставляются в течение 30 дней с момента доставки товаров или услуг.

Международные счета-фактуры

Для счетов-фактур, выставленных в иностранной валюте или на иностранном языке, вы должны указать подлежащий уплате НДС в фунтах стерлингов, если товары или услуги поставляются в Великобритании.

У вас также должен быть английский перевод для проверки сотрудником НДС.

Условия оплаты счета

Вы обязаны заранее установить и согласовать условия оплаты с клиентами.

Упростите и четко укажите ваши условия в счете, чтобы получатель знал, когда должен быть произведен платеж.

В крупных компаниях отдельная бухгалтерия может не знать, какие условия вы согласовали со своим контактом.

Если вы представляете малый бизнес или подрядчик, как правило, лучше избегать сложных условий оплаты, чтобы вас не поняли неправильно и не задерживали платежи.

Для получения наилучших результатов просто укажите:

‘ Оплата в течение 30 дней. ’

Или будьте вежливы и говорите менее жестко:

‘ Мы ценим ваш бизнес. Отправьте платеж в течение 30 дней с момента получения этого счета. ’

Общие условия оплаты по счету

Авансовый платеж (PIA)

Может использоваться при работе с новыми клиентами или клиентами с плохой историей платежей. PIA означает, что вам необходимо произвести оплату в полном объеме до того, как товары или услуги будут доставлены.

Нетто (N)

Общий срок оплаты. «Нетто 10» означает, что полная сумма платежа должна быть произведена в течение 10 дней, а «Нетто 30» — в течение 30 дней.

«Нетто» может быть сокращено до «N», например N10 или N30.

Конец месяца (EOM)

Конец месяца означает, что полная оплата должна быть произведена в течение количества дней, указанных после окончания месяца, в котором выставлен счет.

Счет-фактура может быть сформулирован как « Платеж со сроком 30 дней до конца месяца» или сокращенно « Net EOM 30» .

Если ваш счет был датирован 5 апреля, а ваши условия были Net EOM 30, то полная оплата должна была быть произведена 30 мая.

Месяц, следующий за счетом (MFI)

’15 MFI ’означает, что вся подлежащая оплате сумма должна быть уплачена в первые 15 ^{-е число} месяца, следующего за датой выставления счета.

Например, если ваш срок платежа был 15 MFI, а счет был датирован 5 января, оплата должна была быть произведена 15 января. Если тот же счет был датирован 20 января, оплата должна была быть произведена 15 февраля.

Скидка

Скидка предоставляется на полную сумму, подлежащую выплате, если оплата производится в течение указанного количества дней.

«1/10 нетто 30» или «1% 10 нетто 30» означает, что для платежей, совершенных в течение 10 дней, предоставляется скидка в размере 1%, в противном случае полная оплата должна быть произведена в течение 30 дней.

Если скорость платежей является для вас важным фактором, предложение скидки за досрочную оплату может гарантировать, что вы быстрее получите наличные в банке.

Поэтапный платеж

План оплаты может быть согласован между вами и вашим клиентом, чтобы предложить долю от полной суммы, подлежащую выплате поэтапно.

Например, четырехэтапные выплаты по 25% каждый или двухэтапные выплаты по 75% и 25%.

Если вы работаете над крупным проектом, попросите внести частичную предоплату, например 25%, и поэтапные платежи в течение всего срока реализации проекта, чтобы избежать риска и управлять денежным потоком.

Способы оплаты по счету

После того, как вы четко указали размер платежа, вы также хотите упростить для вашего клиента физическую оплату вам.

Включите в счет-фактуру различные способы оплаты, которые вы принимаете, вместе с вашими банковскими реквизитами.

Общие способы оплаты счетов

Банковский перевод (BACS)

Один из наиболее распространенных способов оплаты, платежи через автоматизированные клиринговые услуги (BACS), осуществляемые в электронном виде, осуществляются напрямую с одного банковского счета на другой и обычно осуществляются онлайн или по телефону.

Платежи

обычно зачисляются на ваш счет в течение трех рабочих дней.

Служба ускоренных платежей (FPS) становится все более распространенной в качестве стандарта в британских банках (некоторые бизнес-счета должны платить) и означает, что платеж будет зачислен на ваш счет в тот же день, когда он был оплачен.

В счете-фактуре укажите:

• Название вашего банка: My Bank
• Код сортировки: 00-11-22
• Номер счета: 01234567

IBAN / BIC / SWIFT

Если у вас есть клиенты за границей и вы хотите получать международные платежи, ваш банк может предоставить вам коды для этого.

Международный номер банковского счета (IBAN) — это международная версия номера вашего банковского счета, позволяющая получать международные платежи в иностранной валюте или фунтах стерлингов.

IBAN используется в большинстве европейских стран, Австралии и Новой Зеландии, но не в США или Канаде.

Код идентификации банка (BIC) или Общество всемирных межбанковских финансовых телекоммуникаций (SWIFT) — это код для идентификации вашего конкретного банка.

Он понадобится вам вместе с платежом с IBAN. Большинство банков используют BIC, но SWIFT необходим для платежей из США и Канады.

Оба числа обычно можно найти в выписке из вашего коммерческого банка или спросить в своем банке.

В счете-фактуре укажите:

• БИК AAAAGB12345
• IBAN: GB00 AAAA 0000 0000 0000 00
• SWIFT AAAAGB12345

Кредитная или дебетовая карта

Для приема платежей по картам вам понадобится торговый счет и устройство для чтения кредитных карт. Для онлайн-платежей вам понадобится платежный шлюз электронной коммерции и аккаунт продавца.

Для удаленных платежей по телефону вам понадобится виртуальный онлайн-терминал и торговый счет.

Из-за затрат на ведение торгового счета платежи по кредитным картам являются экономически эффективным решением только в том случае, если вы планируете принимать значительную сумму платежей по карте.

Имейте в виду, что покупатель может оформить «возвратный платеж», чтобы отменить транзакцию по кредитной карте, заявив, что товар не прибыл или не был «описан».

Возврат платежа может быть осуществлен в течение 120 дней после совершения платежной транзакции.

PayPal

PayPal позволяет осуществлять платежи по всему миру между двумя людьми, имеющими учетные записи PayPal, но при этом взимаются различные комиссии.Вы также можете принимать платежи по кредитным и дебетовым картам через PayPal.

Денежные средства

Прием платежей наличными — это вариант для малых предприятий, работающих с населением, но большинство счетов-фактур между предприятиями не могут быть оплачены наличными.

Не забывайте, что наличные деньги — не самый безопасный метод, поскольку вы можете столкнуться с поддельными банкнотами и иметь дополнительный риск иметь при себе наличные деньги при внесении депозита в банк.

Кроме того, банки обычно взимают встречный сбор за внесение наличных денег.

Когда лучше всего отправлять счет?

Очевидный ответ на этот вопрос — как можно скорее. Чем дольше задерживается ваш счет, тем больше времени потребуется для получения оплаты.

При продаже товара

Варианты более простые. Вы можете запросить подтверждение оплаты до отправки товара, оплату при получении товара или на ваших условиях, таких как стандартная 30-дневная нетто.

Для услуг больше гибкости

• Было проведено множество исследований о том, когда лучший день недели / месяца для отправки счета, но в действительности вы получите деньги, когда компании завершат свои платежи.Обычно это происходит в конце месяца, но не всегда.

• Узнайте, когда ваш клиент / клиент проводит платежи, и спросите у них дату окончания для подачи счетов в этом месяце.

• Если у вас есть долгосрочный проект, вы, скорее всего, будете вести переговоры о ежемесячной оплате счета. Обычно в конце месяца покрывают этот месяц.

• Если у вас есть поэтапные платежи (как указано выше), вы можете заранее согласовать даты выставления счетов.Например, перед тем, как вы начнете, после того, как предложения будут представлены, после представления первых проектов, а затем после завершения и утверждения.

• Для индивидуальных фрилансеров, работающих с крупной компанией, у которой политика оплаты составляет 90 дней, это может быть неуправляемым для вашего денежного потока, а также огромным риском. Ведение переговоров о выставлении счетов в начале или даже задним числом до начала работы может обойти их фиксированную систему и помочь сократить время оплаты. Вы можете настаивать на том, чтобы они соблюдали ваши условия оплаты, но это не всегда возможно с их жесткой системой.

Не забывайте дважды проверять точность счета перед его отправкой, чтобы избежать задержек.

Будьте оперативны, вежливы и аккуратны.

Как отправить счет

Структура вашего счета — это только половина процесса, и, вероятно, более важно убедиться, что ваш счет будет доставлен нужному человеку, который сможет заплатить вам.

Спросите у своего клиента имя и контактные данные человека в счетах, который будет производить ваш платеж.

Наличие этой информации жизненно важно для того, чтобы вы могли преследовать просроченные платежи, поскольку власть принадлежит лицу, фактически производящему платеж.

Электронная почта является предпочтительным стандартом для отправки счетов-фактур, и когда вы отправляете в бухгалтерию, не забудьте отправить копию своего контакта по электронной почте.

Используйте документ, который можно открывать везде. Бухгалтерия предпочитает PDF-файлы всему остальному.

Не отправляйте файлы Word или Excel, так как при открытии на разных машинах они могут быть переформатированы, что сделает информацию нечитаемой и, что более важно, их можно редактировать.

Заголовок темы

Крупные компании, которые имеют дело с тысячами счетов-фактур, хотят, чтобы их жизнь была как можно проще, и чтобы избежать потери электронной почты, рекомендуется использовать разборчивую тему.

Загруженная бухгалтерия будет вам за это благодарна.

Формат заголовка темы

[Название вашей компании] [Счет за услуги / товары вашей компании] [месяц / год]

Например,

Sparkle Design, Счет за услуги по дизайну брошюр, январь 2021 г.

Написание электронной почты

Война и мир не требуется.Чтобы быть профессионалом, сделайте свой адрес электронной почты ясным и кратким:

——————————————————————–

Уважаемая [Большая Компания],

——————————————————————–

Прилагаю мой счет-фактуру от 31 января 2021 года на сумму 500 фунтов стерлингов за услуги по дизайну брошюры.

(Не обязательно) Если у вас есть номер заказа, вставьте сюда. Авторизовано [здесь имя вашего контактного лица].

Если у вас есть вопросы, не стесняйтесь обращаться ко мне.

С уважением

Джейн Смит

——————————————————————–

Наконец, как получать деньги вовремя, каждый раз

Погоня за просрочкой платежа может быть подобна смерти из-за тысячи сокращений бумаги, отнимающей ваше время и отнимающей энергию у ведения вашего бизнеса.

Лучшая линия защиты — это то, что вы делаете до выставления счета:

• Иметь четкие условия (Условия и положения) и получить письменное согласие (документ с подписью или по электронной почте).

• Согласуйте условия оплаты заранее как часть ваших условий и положений.

• Спросите номер заказа на покупку — номер покупки (PO) формирует договор между вами и вашим клиентом.

• Попросите новых клиентов оплатить первый счет PIA.

• Для крупных счетов запрашивайте поэтапную оплату заранее, чтобы распределить риски. Если платеж задерживается на любом этапе, вы можете прекратить работу, чтобы избежать дополнительных расходов.

• Сделайте свой способ оплаты простым — BACS — лучший.

• Узнайте имя и контактные данные лица, ответственного за осуществление платежа.

• Следите за своими счетами и выпускайте напоминания, как только истечет срок оплаты. Никогда не оставляйте просроченные платежи в надежде, что им заплатят, не спросив.

• Погоня за просрочкой платежа показывает, что вы профессиональный владелец бизнеса и ожидаете, что к вам будут относиться как к одному из них.

Если у вас есть просроченный платеж, следуйте нашему руководству о том, что делать, если счет не был оплачен.

Чтобы лучше управлять своим временем, вы можете использовать бухгалтерское программное обеспечение, которое может отправлять вам профессиональные счета по мере обработки заказов, вместо трудоемкого процесса заполнения и отправки счетов вручную.

У вас остается больше времени, чтобы сосредоточиться на том, что у вас получается лучше всего: на развитии вашего бизнеса.

Примечание редактора. Эта статья была впервые опубликована в марте 2018 г. и была обновлена ​​для обеспечения актуальности.

7 способов взять бизнес под контроль

Хотите узнать, как вы можете управлять своим бизнесом? Прочтите это руководство, чтобы узнать о главных советах, которые помогут вам научиться управлять своим бизнес-администратором и по-настоящему взять под свой контроль.

Загрузите бесплатное руководство

Полное руководство по выставлению счетов и получению платежей в Интернете

Нравится вам это или нет, но онлайн-выставление счетов необходимо для предприятий любого размера.Однако не все владельцы бизнеса знакомы с основами и важностью счетов-фактур. Чтобы помочь вам, мы с гордостью создали «Полное руководство по выставлению счетов», которое также известно как лучшее «Руководство по выставлению счетов».

В этом руководстве вы узнаете, что такое счет-фактура, как он влияет на ваш бизнес, примеры счетов и советы, которые помогут вам получить оплату вовремя.

Что такое счет-фактура?

Также известный как «счет», «выписка» или «счет-фактура», счет-фактура определяется Investopedia как:

«Коммерческий документ, в котором описывается сделка между покупателем и продавцом.Счет-фактура обычно включает количество покупок, цену товаров и / или услуг, дату, участвующие стороны, уникальный номер счета-фактуры и налоговую информацию. Если товары или услуги были приобретены в кредит, в счете-фактуре обычно указываются условия сделки и приводится информация о доступных методах оплаты ».

Счета-фактуры не подлежат обсуждению и обычно используются для учета запасов, бухгалтерского учета и налогов. Для большинства организаций счет-фактура высылается после отгрузки продукта или после завершения услуги с ожиданием полной оплаты к указанной дате.Как отмечает Investopedia, «общая сумма задолженности становится кредиторской задолженностью покупателя и дебиторской задолженностью продавца».

Происхождение и эволюция счетов-фактур

Первое известное использование термина «счет-фактура» произошло в 1560 году. Это модификация среднефранцузского языка — множественное число которого означает «отправка товаров».

Как отметила Европейская экономическая комиссия Организации Объединенных Наций, традиционный процесс выставления счетов «всегда был частью более широкого набора бизнес-процессов в торговле.Этот процесс включает в себя: «размещение и принятие заказа, выполнение заказа, доставку товаров и окончательный платеж».

До недавнего времени счета выставлялись на бумажной основе. Это создало несколько недостатков, которые привели к задержке выплаты. По данным ЕЭК ООН, проблемы с бумажными счетами включают:

• ошибки создания и ввода с обеих сторон
• Высокие эксплуатационные расходы на счет как на стороне отправителя, так и на стороне получателя
• еще больше затрат в случае ошибок или споров
• участие нескольких систем

В течение последних нескольких лет деловые партнеры все чаще полагались на электронное выставление счетов, также известное как электронное выставление счетов, через такие услуги, как наша компания Due.Это просто электронная передача информации о выставлении счетов и оплате между поставщиком и покупателем.

Для покупателей преимущества электронного выставления счетов включают:

• снижение затрат
• более быстрый цикл обработки и оплаты
• улучшенное управление денежными потоками
• Повышение точности
• снижение пени за просрочку платежа, мошенничества и дублирования счетов

Для поставщиков преимущества электронного выставления счетов включают:

• более быстрые платежи
• увеличение производительности
• меньше отклоненных счетов
• улучшенное управление денежными потоками
• дополнительные варианты финансирования

Что касается менеджеров, то электронное выставление счетов поможет с любыми экологическими инициативами, реализованными вашей организацией, а также улучшит видимость и укрепит отношения между поставщиками и клиентами.

Типы счетов

Существует несколько различных типов счетов-фактур, которые могут создавать предприятия. Наиболее часто используются следующие счета:

• Предложение / тендерная заявка / проформа. Ожидаемая сумма, которую компания будет взимать за товары или услуги. В отличие от законопроекта, это предварительная оценка.
• Промежуточный счет . Счета, которые отправляются еженедельно или ежемесячно в течение длительного проекта.
• Периодические счета-фактуры .Используется для постоянных клиентов. Электронное выставление счетов может автоматизировать эти счета.
• Просроченные счета-фактуры . Отправляется, когда счет просрочен. Включает исходный счет и начисленные проценты.
• Окончательный счет-фактура . Счет-фактура, отправляемая после завершения проекта.

Если у компании есть международные покупатели или поставщики, им, скорее всего, придется создать один из следующих счетов-фактур.

• Коммерческий счет-фактура .Это требуется таможней для определения стоимости импортируемых товаров с учетом налогов и пошлин и включает такую ​​информацию, как перевозимые товары, страна происхождения, общая заявленная стоимость и расходы на транспортировку / страхование.
• Консульский счет-фактура. Коммерческий счет-фактура, выданный консулом страны-импортера, проживающим в стране-экспортере.
• Счет-фактура таможни . Расширенный коммерческий счет.

Как создать счет-фактуру

Независимо от того, являетесь ли вы владельцем малого бизнеса, фрилансером или отвечаете за обработку счетов в крупной корпорации, существуют важные компоненты, необходимые для создания счета.

Профессиональный заголовок

Первый компонент счета-фактуры — это профессиональный заголовок. Заголовок, как правило, состоит из названия вашей компании или полного имени, если вы работаете не по найму, вверху счета и напечатан легким для чтения шрифтом.

Он также будет включать вашу контактную информацию — почтовый адрес, номер телефона, адрес электронной почты и веб-сайт — под названием вашей компании. Чтобы название вашей компании выделялось в заголовке, используйте более крупный шрифт или выделите его жирным шрифтом.

Пример заголовка будет следующим:

Джон Смит

Мейн-стрит, 1234,

Маленький городок, CA 12345

555-123-4567

johnsmith.com

Если у вас есть логотип вашей организации, вы также можете включить его в верхнюю часть заголовка счета.

Контактная информация клиента

После создания настраиваемого заголовка вы захотите добавить информацию о своем клиенте в счет.Эта информация должна включать имя, адрес и номер телефона получателя. Вам нужно разместить эту информацию под заголовком, но с противоположной стороны. Например, если ваш заголовок был размещен в верхней правой части счета-фактуры, то информация о клиенте будет расположена слева под заголовком.

Если у вас нет адреса компании или лица, которому вы выставляете счет, вы можете просто указать их имя и адрес электронной почты.

Номер и дата счета

Помимо информации о получателе, вы должны добавить сведения о своем счете.Эта информация будет содержать в отдельной строке следующее:

• Номер счета
• Дата подготовки
• Срок оплаты
• Предпочтительный способ оплаты

Как пронумеровать счет, полностью зависит от вас. Один из наиболее распространенных способов написания номера счета-фактуры: «Счет-фактура: 00001.» Некоторые организации предпочитают систематизировать свои счета по имени клиента. Например, если у вас есть клиент по имени Sam’s Pizza, номер счета может быть: «SP 00001.”

Независимо от того, как вы решите пронумеровать свои счета-фактуры, всегда используйте последовательный порядок создания счета-фактуры, чтобы вы могли легко отслеживать и систематизировать свои счета.

Срок платежа также определяется вами. В большинстве систем выставления счетов используются временные рамки 30, 45 или 60 дней. Если у вас есть соглашение с вашим клиентом, вы должны указать эту дату. Например, если вы должны были получать деньги 15 числа каждого месяца, то это будет срок оплаты счета.

Если вы ожидаете, что вам заплатят немедленно, укажите «К оплате при получении».

Под сроком оплаты вы должны указать, как вы предпочитаете получать оплату. Вы хотите получать оплату чеком, кредитной картой или платежным шлюзом, например PayPal?

Детализированная структура услуг

Эта часть счета обычно включает пять столбцов, которые содержат следующее:

• Услуги: Это описание либо выполненной вами работы, например, написания статьи, такой как «10 лучших пиццерий Сан-Франциско», либо приобретенных товаров, например «Резак для пиццы».
• Дата : Это будет дата, когда была оказана услуга или когда был приобретен продукт.
• Количество : сюда входит либо количество часов, которые вы проработали, сколько статей вы написали, либо количество проданных продуктов.
• Ставка : Это цена, которую вы взимаете за свои товары или услуги.
• Часы : при почасовой оплате в этом столбце будет указано, сколько часов вы потратили на выполнение задачи.
• Промежуточный итог : это общая сумма, которую вы взимаете за свои товары или услуги.

Наконец, вам необходимо рассчитать итоговую сумму, промежуточную сумму плюс налог с продаж, плату за доставку или любые другие дополнительные сборы. Итоговая сумма должна быть выделена жирным шрифтом, чтобы она четко выделялась.

Условия использования

Под общей суммой вы включите любую дополнительную информацию, например условия. Некоторыми примерами могут быть политика возврата товаров, количество дней, которые клиент должен заплатить, прежде чем понесет штраф за просрочку, любые скидки или описание любых дополнительных сборов.

Вы также можете сказать своему клиенту простое «Спасибо», чтобы показать, что вы цените его бизнес.

Как вам будут платить

Если вы отправляете счет в электронном виде с помощью такой системы, как Due.com, то в ней уже должно быть указано, как вы хотите получать оплату за свои продукты или услуги. Однако напоминаем, что если вам платят через PayPal, убедитесь, что вы указали свой адрес электронной почты PayPal. Если вы хотите получить оплату чеком, укажите свой адрес и кому выписать чек.

Почему предприятиям важно выставлять счета

Независимо от размера вашего бизнеса или даже если вы являетесь индивидуальным предпринимателем, счета-фактуры являются одним из наиболее важных элементов вашего выживания. Без счетов вы не сможете получать столь необходимый доход, а также защитить себя в определенных ситуациях.

Имея это в виду, вот основные причины, по которым счета-фактуры так важны для владельцев бизнеса.

Вам платят

Это самая очевидная причина.Получение своевременной оплаты от клиента означает, что вы сможете оплачивать свои счета, такие как платежная ведомость, аренда, электричество и т. Д. Используя службу онлайн-выставления счетов, вы можете быстро и эффективно получать платежи за свои товары или услуги. Фактически, большинство электронных счетов можно заполнить одним нажатием кнопки.

Например, если вы принимаете платежи через PayPal, ваш клиент может оплатить счет, как только получит уведомление — иногда всего за пару минут!

Кроме того, вы можете ускорить процесс оплаты за счет сокращения времени цикла выставления счетов.В отличие от традиционного 30-дневного цикла, сделайте свой цикл только 14-дневным или предложите своим клиентам скидку, если они заплатят быстро.

Учет

Еще одна цель счетов-фактур — контролировать, сколько ваш бизнес зарабатывает и тратит. С помощью счетов-фактур вы можете отслеживать, когда был продан продукт, когда был завершен проект и сколько денег вы заработали. Кроме того, счета-фактуры позволяют увидеть, какие клиенты выплатили свои долги, а какие остаются неоплаченными.Это не только позволяет вам следить за состоянием вашего бизнеса, но также может использоваться для оценки будущих доходов.

Ведение учета также можно использовать, чтобы увидеть, как сотрудники работают с продажами, поскольку вы можете видеть, сколько товаров они продали. Кроме того, вы можете использовать инструменты отслеживания времени через такие службы, как Due.com, чтобы узнать, сколько времени занимает проект у вас или членов команды.

Налоговые цели

Последнее, с чем хочет иметь дело владелец бизнеса, — это либо проверка, либо получение штрафа от IRS.Однако, если ваша компания ведет учет всех своих счетов-фактур, поддерживая организованную систему последовательно пронумерованных счетов-фактур, вы уменьшите шансы на проверку, поскольку IRS будет иметь доказательства того, что вы сообщили о своем доходе.

Счета-фактуры также можно использовать для точной подачи налоговой отчетности, чтобы у вас была информация, необходимая для определения размера вашей налоговой задолженности.

Юридический

Еще одна ситуация, с которой владельцы бизнеса не хотят сталкиваться — это судебные иски.Например, что, если клиент заявляет, что вы не предоставили запрошенные им продукты или услуги? Счет-фактура свидетельствует о том, что товары или услуги были предоставлены. Другими словами, счет — это запись о том, что продажа произошла.

С другой стороны, счета-фактуры могут также использоваться малым бизнесом в суде в качестве доказательства того, что клиент не оплатил товары, предоставленные вами.

Разъясняет вашу работу / продукты

Если вы хотите избежать конфликтов или недоразумений, вы должны описать, за что именно вы выставляете счета своим клиентам.Это может быть особенно полезно, если вы предоставляете услугу, которую клиент не совсем понимает. Например, создание веб-сайта для строительного магазина может показаться владельцу дорогим. Если вы точно указали, сколько часов у вас ушло на добавление HTML-страниц или создание форумов, они смогут увидеть, сколько работы вы вложили в проект.

Брендирование вашего счета

Вы хотите, чтобы ваши клиенты производили впечатление профессионала, верно? Один из наиболее эффективных способов сделать это — составить профессиональный счет.

Помимо базовой информации о счете — контактной информации, описания товаров / услуг, стоимости за единицу и общей суммы к оплате — вы хотите включить логотип своей компании. Это не только показывает вашим клиентам, что вы профессионал, но и помогает в создании бренда, поскольку демонстрирует голос вашего бренда.

Маркетинг вашего счета

Ваш бизнес также может использовать данные из счетов, чтобы помочь в будущих маркетинговых кампаниях и стратегиях.Например, если вы замечаете, что большинство продаж происходит вечером в пятницу, вы можете ориентироваться на своих клиентов, обращаясь к ним по электронной почте или в социальных сетях в это время. В счетах также указываются ваши самые популярные продукты и тенденции доходов вашего бизнеса.

Важность денежных потоков для вашего бизнеса

Как отмечалось ранее, счета-фактуры являются важным фактором успеха бизнеса. Кроме того, деньги, которые вы приносите в свой бизнес, будь то онлайн или офлайн, от продуктов, которые вы продаете, или услуг, которые вы предоставляете, являются важным компонентом денежного потока вашего бизнеса.

Что такое денежный поток?

Предприниматель определяет денежный поток как:

Разница между доступными денежными средствами на начало отчетного периода и на конец периода. Денежные средства поступают от продаж, займов, инвестиций и продажи активов и идут на оплату операционных и прямых расходов, обслуживания основного долга и покупки активов.

Когда ваш бизнес приносит больше денег, чем отправляет, у вас положительный денежный поток.Если вы тратите больше, чем приносите, у вас отрицательный денежный поток. Если ваш бизнес имеет положительный денежный поток, это убедительный показатель его финансового благополучия. Если у вас нет положительного денежного потока, вы рискуете обанкротиться.

Почему деньги — это король

Вы, наверное, слышали старую пословицу «деньги — это король». Без должного управления финансами вы подвергаете риску выживание своей компании, независимо от того, является ли это сайтом электронной коммерции или обычным магазином.

Когда ваш бизнес имеет положительный денежный поток, он выполняет следующее:

• Выплата долга — Когда вы запускаете бизнес, вы должны взять в долг, например, недвижимость, оборудование и инвентарь, чтобы начать и вести бизнес. Имея положительный денежный поток, вы сможете выполнять эти долговые обязательства, избегая просроченных платежей и дефолтов по кредитам.
• Рост бизнеса — Когда вы больше не ограничены выплатой долга, вы можете использовать эти деньги для развития своего бизнеса.Положительный денежный поток позволяет вам переехать в более крупное место, инвестировать в исследования и разработки, нанять новых сотрудников, провести обучение сотрудников и приобрести новые технологии. Если ваш бизнес не растет, он может устареть.
• Обеспечивает безопасность — Еще одна причина, по которой положительный денежный поток так важен для выживания вашего бизнеса, заключается в том, что он обеспечивает безопасность. Бывают моменты, когда вам нужно отремонтировать оборудование или иметь буфер во время экономических спадов.Положительный денежный поток позволяет вашему бизнесу продолжать работать, не беспокоясь о дополнительных долгах.
• Делает ваш бизнес привлекательным — Наконец, положительный денежный поток может помочь сделать ваш бизнес более привлекательным для кредиторов или инвесторов. Если кредиторы или инвесторы увидят, что у вашего бизнеса положительный денежный поток, они не будут так колебаться, чтобы одолжить вам деньги, когда они вам понадобятся.

Как практиковать хороший денежный поток

Практического управления денежными потоками можно легко добиться, выполнив следующие действия:

• Знайте, когда, где и как нужно удовлетворять ваши денежные потребности.
• Знайте, как удовлетворить потребности в денежных средствах.
• Будьте готовы удовлетворить потребности в денежных средствах, например, иметь прочные отношения с банкирами и кредиторами.

Имея надежную систему выставления счетов, вы можете контролировать свой денежный поток, отслеживая, сколько денег вы приносите.

Варианты оплаты

Теперь, когда вы знаете, насколько важен денежный поток для вашего бизнеса, пришло время изучить наиболее распространенные способы оплаты для малого бизнеса.

Денежные средства

Прием наличных — это быстрый и удобный способ получения оплаты за свои продукты и услуги, поскольку вам не нужно ждать банковских переводов. Самым большим недостатком приема наличных является то, что это не лучший вариант для удаленных сторон.

Чек

Чеки

остаются одним из наиболее распространенных способов приема платежей предприятиями, поскольку они удобны, поддаются проверке и могут быть отправлены по почте или в электронном виде. Однако иногда на погашение чеков уходит несколько недель, и их можно потерять по почте.

Кредитная карта

Кредитные карты

— один из самых быстрых и простых способов приема платежей для предприятий. Их можно отправлять из любой точки мира, и средства обычно доступны сразу. Одна из проблем, связанных с платежами по кредитной карте, заключается в том, что это может быть дорого для продавцов.

ACH

Электронные платежные переводы, такие как прямые депозиты или через шлюзы, такие как PayPal, являются быстрыми и удобными, а средства доступны немедленно.Хотя ACH может быть одним из самых простых способов приема платежей, за большинство из них взимается комиссия, и вам потребуется их настроить.

Банковский перевод

Банковские переводы невероятно быстрые и безопасные. Но банковские переводы также сопряжены с высокими комиссиями.

Выбор лучшего платежного решения для вашего бизнеса зависит от вашего конкретного бизнеса. Если у вас есть онлайн-бизнес, то для вашего бизнеса, очевидно, имеет смысл принимать электронные платежи, поскольку вы имеете дело с удаленными клиентами.Лучше всего обсудить, какой вариант оплаты лучше всего подходит для вашего бизнеса, с вашим бухгалтером или финансовым консультантом.

Как вести учет

Ведение хорошего учета вашего бизнеса — еще одна задача, которую должен научиться делать каждый владелец бизнеса. Хотя это может показаться утомительным и обременительным, если у вас нет надежной системы для отслеживания ваших записей, вы можете столкнуться с рядом проблем. Как отмечает GoDaddy, некоторые из этих проблем могут привести к:

• Из-за дезорганизации подавать налоговую декларацию на конец года становится сложнее.
• Вы увеличиваете шансы столкнуться с аудитом IRS.
• У вас нет четкого представления о том, как работает ваш бизнес.
• Будет сложнее получить ссуду.

Итак, как вы можете эффективно следить за своим бухгалтерским учетом?

Ноло предложил предприятиям разбить бухгалтерский процесс на три простых для понимания этапа.

Шаг первый: сохраняйте квитанции

Как указано на Nolo, «каждая покупка и продажа вашего бизнеса должна быть подтверждена какой-либо записью, содержащей сумму, дату и другую соответствующую информацию об этой продаже.Вы будете использовать их для составления сводных данных о ваших транзакциях «.

Shopify добавляет, что вам следует обратить особое внимание на следующие квитанции:

• Питание и развлечения
• Загородные командировки
• Транспортные расходы
• Квитанции на подарки
• Квитанции в домашнем офисе

Шаг второй: настройка и разноска в бухгалтерские книги

Ваша бухгалтерская книга «на самом деле не что иное, как сводка доходов, расходов и всего остального, что вы отслеживаете (вводимое из ваших квитанций по категории и дате).«Вы будете использовать эту информацию, чтобы ответить на конкретные финансовые вопросы, касающиеся вашего бизнеса».

Они предлагают вам регулярно разносить квитанции и заменять традиционную ручку и бумажную книгу бухгалтерским программным обеспечением, которое является более эффективным и позволяет экономить в реальном времени.

Шаг третий: создание основных финансовых отчетов

Вам необходимо просмотреть данные из следующих отчетов, которые вы создали: анализ денежных потоков, прогноз прибылей и убытков и баланс.Объединив эти отчеты, вы сможете лучше понять, как работает ваш бизнес.

Вы также можете вести учет своей бухгалтерской отчетности, имея в виду следующее:

• Простота ведения бухгалтерии . Независимо от того, чем вы занимаетесь, большинство категорий бухгалтерского учета одинаковы. Используйте стандартные категории бухгалтерского учета и не делайте чрезмерных категорий.
• Считать налоговые обязательства . В зависимости от структуры вашего бизнеса у вас будут разные налоговые обязательства.
• Проверить сотрудников . Труд будет одной из самых больших затрат. Следите за заработной платой, сверхурочной работой и льготами. На Due.com, например, есть функция учета рабочего времени, чтобы вы могли видеть, как работают сотрудники.
• Позвоните специалисту . Фрилансеру или владельцу малого бизнеса не потребуется штатный бухгалтер или бухгалтер, но вы должны время от времени получать квалифицированный профессиональный осмотр своих книг.
• Не забывайте получать деньги .Если вы ведете бизнес самостоятельно, то об отправке счета легко упустить. Программное обеспечение для выставления счетов, которое легко создает счета, напоминает вам об ожидающих счетах и ​​имеет возможность автоматизировать повторяющиеся счета, является абсолютной необходимостью.

Если вы с самого начала уделите внимание бухгалтерскому учету, то избавитесь от головной боли и проблем с законом в будущем. Однако даже если у вас есть система, вам нужно постоянно переоценивать свой процесс, чтобы убедиться, что он по-прежнему эффективен.

Руководство по выставлению счетов: как часто мне следует выставлять счета клиенту?

Один из наиболее распространенных вопросов относительно счетов — это то, как часто вы должны выставлять счета клиенту. К сожалению, не существует универсального метода для этого запроса, поскольку здесь могут быть разные обстоятельства. Например, консультант будет отправлять больше счетов-фактур чаще, чем малый бизнес с крупным клиентом. Имея это в виду, в следующем разделе будет представлено несколько предложений о том, как часто следует выставлять счета клиентам.

Есть ли у вас согласие на получение оплаты онлайн?

Перед выполнением какой-либо работы для клиента обе стороны должны иметь какое-то соглашение или контракт, определяющий платежные циклы. Конечно, это будет зависеть от следующих ситуаций:

• Таймфрейм клиента . Пробуйте все, что хотите, некоторые клиенты будут оплачивать счета только в установленные сроки. Например, ваш клиент может отправлять счета только в первое число месяца.Запрос платежа до этой даты не гарантирует, что вам заплатят раньше.
• Ваш таймфрейм . Если вы фрилансер, вы нередко отправляете счет после завершения работы. Однако, если у вас несколько клиентов, может быть проще отправлять все счета в один и тот же день.
• Размер работы . Если вы работаете над более крупным проектом, вам потребуется залог или аванс. Например, вы можете договориться о 50% от окончательной суммы авансом и получить вторую половину после завершения работы.
• Отношения между вами и вашим клиентом . Если вы и ваш клиент установили доверительные отношения друг с другом, вы можете договориться о выставлении им счета до начала проекта. Вы также можете отправить счет-фактуру после завершения проекта, не запрашивая залог, поскольку вы знаете, что они заплатят сразу после завершения.

Если вы и ваш клиент договорились об условиях оплаты, это поможет вам выбрать, когда им выставлять счет.

Что делать, если вы не договорились об условиях с клиентом? Вы можете ответить на следующие вопросы, чтобы помочь вам определить временные рамки платежа.

Каков платежный цикл клиента?

Знание того, когда наступит платежный цикл клиента, как отмечалось ранее, определит, когда вам заплатят. Например, если ваш клиент принимает счета 15 и 30 числа каждого месяца, вы должны отправить ему счет в эти дни. Не бойтесь спрашивать их, когда у них закончился платежный цикл, чтобы иметь эту информацию для использования в будущем — если они являются постоянными клиентами, вы можете автоматизировать выставление счетов каждый месяц в зависимости от их цикла.

Сколько стоит ваш счет?

Если в счете-фактуре небольшая сумма, скажем, 200 долларов, у вашего клиента не должно возникнуть проблем с немедленной оплатой этой суммы. Кроме того, вы не хотите тратить свое время на несколько небольших сумм. В этом случае вам следует как можно скорее отправить счет.

Однако для более крупных счетов у вас должна быть согласованная дата или, по крайней мере, залог. Вы не хотите ждать крупного платежа, который может повлиять на ваш денежный поток и обострить отношения.

Вы раньше имели дело с клиентом?

Если вы доверяете своему клиенту и уже работали с ним в прошлом, обычно это не проблема. Например, фрилансеры будут продолжать работать на клиента, даже если он еще не получил оплату, потому что они знают, что клиент заплатит, когда придет время. Владелец малого бизнеса может продолжать продавать товары клиенту, ожидая платежа, потому что у него никогда не было счета.

Когда вы хотите отслеживать просроченный счет?

Никто не хочет отвлекаться от более неотложных дел, потому что они следят за счетами.Как упоминалось ранее, ваш счет-фактура является ключевым фактором выживания вашего бизнеса и источником средств к существованию для фрилансеров, поэтому вам не придется ждать более месяца, чтобы получить оплату за ваши товары или услуги. Вы можете избежать этого, четко указав в счете-фактуре, когда пришло время и какие комиссии будут взиматься в случае задержки платежа.

Частота отправки счетов в конечном итоге зависит от временных рамок ваших клиентов и того, что лучше всего подходит для вас и вашего бизнеса. Фрилансерам следует выставлять счета заранее и часто, если не указан платежный цикл.Владельцам малого бизнеса, возможно, придется зависеть от платежного цикла своих клиентов.

Руководство по выставлению счетов: как выставлять счета онлайн

Отправка счета через Интернет не только удобна, но и является невероятно быстрым способом получения платежа, поскольку вам не нужно ждать, пока ваш клиент получит счет по почте, а затем отправить вам чек по почте. Как правило, отправка счета в Интернете осуществляется по электронной почте. Это означает, что вы сами создаете счет, используя шаблон из Word или Excel, и прикрепляете его как файл PDF.Другой вариант — использовать бухгалтерское программное обеспечение, которое создает счет в электронном виде, а затем отправляет его прямо оттуда — именно так вы создаете и отправляете счета через PayPal.

В обеих ситуациях вам необходимо указать необходимую информацию, которая была ранее обсуждена — контактную информацию, описание услуг / товаров, номер счета, условия, варианты оплаты. Что наиболее важно, в онлайн-счетах должен быть указан правильный адрес электронной почты клиента или лица, обрабатывающего счет.Если вы отправите счет не тому человеку, это задержит процесс оплаты.

Если вы используете программное обеспечение для выставления счетов, чтобы отправить счет через Интернет, процесс довольно прост. Впервые в онлайн-выставлении счетов, начните использовать Благодаря отправке счетов онлайн.

Вы хотите начать с создания своего профиля после регистрации учетной записи. Вам необходимо заполнить следующую информацию:

• Личная информация . Сюда входит основная информация, такая как ваше имя и адрес.
• Условия оплаты . Вот как вы хотите, чтобы вам платили.
• Ваши клиенты . Здесь вы должны добавить имена и адреса электронной почты всех ваших клиентов.
• Проекты / Задачи . Вы можете добавить любые текущие проекты или задачи, над которыми в данный момент работаете.

Создание нового счета

Создание нового счета-фактуры становится довольно простым делом, поскольку большая часть базовой информации уже помещена в систему.Но вот краткое изложение процесса.

Базовая информация

• Выберите клиента, которому выставляется счет.
• Выберите дату отправки счета.
• Выберите числовой идентификатор счета-фактуры.
• Введите P.O. Номер вашего клиента, если есть.

Настройки счета

• Выберите срок оплаты счета.
• Выберите информацию о валюте, например символ, код валюты и язык.
• Введите информацию о налогах, скидках и доставке.
• Выберите способ оплаты.
• У вас также есть возможность установить счет как повторяющийся.
• При необходимости вы также можете прикрепить файлы к счету.

Описание счета

• Выберите количество оплачиваемых часов или количество продуктов.
• Заполните поле описания того, за что именно вы выставляете счет клиенту.
• Введите цену, которую вы взимаете за свои продукты или услуги.

После заполнения вышеуказанной информации вы хотите создать и сохранить счет. После этого вы можете отправить клиенту счет на его адрес электронной почты.

Руководство по выставлению счетов: как выставлять счета с помощью собственного сайта

Если вы хотите добавить дополнительный штрих профессионализма в свой счет-фактуру, вы можете создавать счета-фактуры, используя свой собственный сайт. Это сбивает с толку? Не волнуйтесь, это несложно, если вы используете правильное программное обеспечение.

Срок.com предоставляет такое программное обеспечение, которое дает вам возможность преобразовать текущее имя вашего веб-сайта, например johnsmith.com, в более профессиональный вариант. Таким образом, при реализации этой функции johnsmith.com станет invoice.johnsmith.com. Разве это не выглядит круче, чем отправка счета с вашего текущего адреса электронной почты или названия компании?

Хотя эта функция дает вам возможность создать привлекательное доменное имя, которое отделяет вашу учетную запись от остальной части вашего сайта, она по-прежнему работает на Due.com. Это означает, что вам необходимо иметь учетную запись на Due.com и использовать программное обеспечение для создания и отправки фактического счета.

10 советов по своевременной оплате

Создание счета со всей необходимой информацией не обязательно заставит ваших клиентов платить еще быстрее. А поскольку ваш денежный поток зависит от получения оплаты за ваши продукты или услуги, вам необходимо не только отправлять счета как можно быстрее, но и получать оплату как можно быстрее.Вот десять советов и приемов, которые помогут вам добиться именно этого.

1. Отправляйте меньшие счета

Это особенно полезный совет для больших работ. В конце концов, вы не хотите отправлять своему клиенту один огромный счет, который может быть трудно оплатить сразу — клиенту проще оплатить счет в пару сотен долларов, а не тысячи долларов. Если вы не договорились о залоге или авансе, вам следует отправить клиенту серию небольших счетов-фактур до завершения проекта — с датами оплаты, которые должны быть одобрены обеими сторонами с самого начала.

Кроме того, вы хотите установить политику, согласно которой вы не будете продолжать проект, пока не получите оплату за свою предыдущую работу.

2. Выберите правильные цвета

Значение цвета для бизнеса изучается давно. Но могут ли цвета также влиять на скорость совершения платежей?

Некоторые исследования показывают, что цвет действительно может иметь значение при выставлении счетов. Например, синий цвет ассоциируется с надежностью и профессионализмом. Зеленый буквально связан с деньгами.Поэтому при выборе шаблона, настройке или создании логотипа для вашего бренда вы должны учитывать эти цвета.

Выберите цвет для своих счетов-фактур и бренда, который не только вдохновляет клиентов платить вовремя, но и тщательно выбирает цвета, которые лучше всего соответствуют голосу вашего бренда.

3. Создать и подписать договор

Как отмечает Говард Гринштейн на Inc.com, «контракт защищает не только вас, но и клиента». Прежде чем вы начнете какую-либо работу для клиента, обе стороны должны обсудить и согласовать контракт, в котором указаны конечные результаты и график.Вито Мацца, старший консультант GreenFlag Profit Recovery, посоветовал Гринштейну: «В нынешних условиях люди должны начать рассматривать 20-дневные сроки оплаты вместо стандартных 30 дней».

4. Будьте вежливы

Согласно FreshBooks, «простая фраза« пожалуйста, оплатите счет в пределах »или« спасибо за ваш бизнес »может увеличить процент оплачиваемых счетов более чем на 5 процентов!»

Не было дополнительных объяснений того, почему вежливость помогает быстрее оплатить счет, но было доказано, что хорошие манеры могут помочь установить и укрепить отношения.И, если у вас прочные отношения с клиентом, он без колебаний заплатит вам как можно скорее.

5. Стойте и не берите пленных

Несмотря на то, что вы должны быть вежливыми и вежливыми, вы также должны стоять на своем и быть жесткими, когда дело касается выставления счетов. Это означает, что вы четко определили свои условия и политику для своих клиентов — и вы их придерживаетесь.

Кроме того, не бойтесь проверять просроченные счета.Это не значит, что вам нужно быть грубым — просто отправьте дружеское напоминание. Однако могут возникнуть ситуации, когда перчатки придется снимать. Если это так, вы можете подумать о том, чтобы ваш поверенный отправил клиенту письмо или даже отправил их в коллекции.

6. Предложите скидку на досрочную оплату

Почему бы не стимулировать клиентов платить раньше, предложив скидку? Это не обязательно должна быть большая сумма. Даже небольшой процент, например 2% при оплате в течение 10 дней, может быть достаточно, чтобы мотивировать клиента оплатить счет как можно скорее.

7. Общение с клиентами

Постоянное общение — еще один отличный способ укрепить отношения между вами и вашим клиентом. И, когда у вас есть установленная линия связи, вы можете небрежно спросить клиента, получил ли он счет. Возможно, они были за городом, заболели или случайно потеряли счет.

Итак, почаще связывайтесь с клиентами, отправляя им электронное письмо, быстро звоня им или даже заходя в гости.

8. Настройка подписки

Если ваше программное обеспечение для выставления счетов позволяет настраивать подписку и регулярные платежи, вы можете легко решить, как часто ваши клиенты будут выставлять счета автоматически — дни, недели, месяцы или даже ежегодно. Это отличный вариант, если ваш бизнес зависит от членства, сборов за рассылку новостей или регулярных клубных взносов. Кроме того, вы можете использовать эту функцию для сбора регулярных пожертвований или ежемесячных платежей.

Настройка службы подписки избавляет от необходимости создавать и отправлять ежемесячные счета-фактуры, а также обеспечивает получение оплаты в одно и то же время каждый месяц.

9. Сделайте свое физическое присутствие известным

Хотя ни для кого не секрет, что добавление вашего логотипа в счет-фактуру — отличный способ создать присутствие бренда, вы также можете создать физическое присутствие, включив фотографию себя. Кроме того, вы можете подписать счет — распечатав его или используя электронную подпись, — чтобы продолжить физическое присутствие.

Эти простые, но эффективные способы побудят ваших клиентов платить быстро.

10.Разнообразьте варианты оплаты

Тот факт, что вы принимаете PayPal, не означает, что все ваши клиенты тоже. Когда вы принимаете только один или два способа оплаты, клиентам становится сложнее своевременно платить вам. Принимая несколько способов оплаты, таких как чеки, кредитные карты и PayPal, вы улучшаете свой денежный поток за счет более быстрой оплаты.

Если вы много путешествуете, вам обязательно стоит обратить внимание на мобильные способы оплаты, такие как Square.

Состояние индустрии выставления счетов

Итак, в Due мы взяли последние 250 000 счетов-фактур, которые были отправлены, и сделали следующие выводы:

• Средний счет: 365
долларов
• 50% счетов оплачивает кто-то, кто живет в пределах 44 миль от своего дома. Средний счет оплачивается в течение 22 дней.
• 18% счетов оплачивает кто-то, кто живет в пределах 2500 миль от своего дома. Эти онлайн-счета оплачиваются в среднем в течение 14 дней.
• Оплачено 84% всех счетов. (не включает счета, удаленные пользователями)
• 63% счетов оплачиваются вовремя в течение 30 дней.
• 18% всех счетов оплачиваются в течение 24 часов с момента отправки.

В основном это означает, что большинство счетов оплачиваются вовремя.

Научное доказательство того, как получать своевременную оплату

Мы хотим, чтобы каждый фрилансер или владелец бизнеса получал деньги и, что более важно, получал оплату онлайн.Ниже приведены советы, полученные из более чем 250 000 счетов, отправленных за последний год. Воспользуйтесь этими советами, чтобы получать выплаты вовремя:

• У вас в 3 раза больше шансов получить оплату, если вы добавите логотип компании в свой счет.
• У вас в 8 раз больше шансов получить оплату вовремя, если вы укажете срок оплаты в счете. Это может показаться логичным, но вы удивитесь, сколько людей опускают срок. Почти 1 из каждых 4 отправленных счетов отправляется без счета.
• Если вы укажете условия в своем счете, вы 1.В 5 раз больше шансов получить оплату вовремя.
• У вас в 2 раза меньше шансов получить оплату, если в счете указано более 4 человек. Мы видим, что все открыты, и смотрим на счет, но никто не берет на себя ответственность и не оплачивает его.
• Если вам не заплатили в течение 90 дней, будет оплачено только 18% этих счетов. Так что вообще не планируйте, чтобы этот счет был оплачен.

В каком формате следует отправлять счета

Существует более чем достаточно шаблонов счетов, доступных на ваш выбор — будь то Word, Excel или популярные компании-производители бухгалтерского программного обеспечения.Но какой самый лучший формат для вашего счета?

Как упоминалось ранее, каждый счет должен включать:

• Жатка профессиональная
• Информация о вашем клиенте, а также о вашем
• Детализированный перечень услуг / товаров
• Ваши условия
• Допустимые формы оплаты
• Номер счета
• Поблагодарить их за оплату

Но какой на самом деле дизайн — решать вам. Многие онлайн-счета теперь дают вам возможность настроить дизайн счета или добавить логотип к вашему счету.Это важно, потому что это дает вам возможность повысить узнаваемость вашего бренда и продемонстрировать, что вы профессионал. Еще один способ подумать об этом — отлично поужинать в престижном ресторане. Еда, обслуживание и атмосфера были на высшем уровне. Счет, однако, был напечатан на дешевой бумаге чернилами, которых едва хватило. Это может немного изменить ваше мнение о ресторане.

Помните, ваш счет отражает вас и ваш бренд. Покажите, что вы заботитесь о деталях и гордитесь своей работой, отправив красиво оформленный счет.С помощью программного обеспечения, предоставленного нашей компанией Due, вы можете легко создать и отправить отличный счет, который лучше всего подходит вашему бренду. Вы также можете загрузить свой счет, чтобы усилить репутацию вашего бренда.

Примеры шаблонов счетов:

Вот пример того, как будет выглядеть счет-фактура при использовании шаблона из Due

Шаблон счета-фактуры Word

Если вы используете Word для создания счетов-фактур, вот шаблон для вас.