Как распланировать день чтобы все успевать: Как всё успеть: основы тайм-менеджмента для хоумскулеров

Как всё успеть: основы тайм-менеджмента для хоумскулеров

Правильное распределение времени

Чтобы хорошо учиться и успевать готовиться к аттестациям, необходимо научиться планировать время, чтобы всё успевать — и прочитать учебник, и сделать домашку, и погулять с друзьями, и заняться спортом или своим хобби.  

Тайм-менеджмент является одним из самых важных навыков в 21 веке. Умение распределять время поможет в выполнении задач, расстановке приоритетов и достижении целей. 

Мы составили для вас алгоритм, следуя которому вы сможете привести в порядок все свои дела, добиться успехов и всё успеть. А ещё это поможет в борьбе с прокрастинацией, которая часто мешает отбросить всё ненужное и приступить к делам. 

1. Определите цель

О чём вы мечтаете? Поступить в лучший вуз мира, выиграть Всеросс или стать чемпионом по танцам? Сформулируйте свою мечту и запишите. А теперь подумайте, что нужно сделать, чтобы достичь этой цели. Если ничего не приходит в голову, попросите взрослых помочь вам. Это поможет вам выделить главное, чтобы затем распорядиться своим временем правильно.

Когда вам покажется, что цель недостижима, не изменяйте цель — изменяйте свой план действий.
                                                                                                                                          Конфуций

2. Составьте список дел

Сдать эссе, сходить в магазин, выучить конспект — мы держим в голове множество задач. Из-за этого может казаться, что ничего не успеваешь, а учёба занимает всё время. Но это ощущение обманчиво. Просто мозг перегружен. Постоянно прокручивая задачи в голове, мы испытываем страх перед ними и откладываем всё на потом. Если с вами такое случается, значит, пришло время учиться планировать своё время.

Чтобы выйти из замкнутого круга, возьмите ежедневник или блокнот и составьте список всех задач, которые у вас есть. Конкретизируйте их: вместо «позаниматься английским» напишите «читать в течение 30 минут книгу на английском». Согласитесь, последний вариант звучит уже не так сложно, как первый.

<<Блок перелинковки>>

После этого распределите задачи по приоритету: что нужно сделать срочно, а что может немного подождать. Для этого начертите большой квадрат, как на картинке, и перенесите задачи в подходящие блоки.

3. Распределите задачи по дням

Начните планирование своего времени с малого: возьмите за отрезок неделю. Постепенно вы перейдёте на долгосрочные перспективы — от месяца до года. 

Выделите каждому дню страницу и распределите задачи на неделю. Сначала запишите срочные и важные дела из первого квадрата — их поставьте в верх списка.

Одна из главных ошибок новичков — планировать на день десять дел, а выполнять только два или три. Приходится переписывать невыполненные задачи на завтра и ощущать неудовлетворённость. Чтобы этого избежать, записывайте только те дела, которые вам точно нужно сделать именно в этот день. Для остальных сделайте список «дела на неделю» и обращайтесь к нему, когда появится время. В этом случае вам легче будет распределять своё время и всё успевать.

Не пытайтесь занять весь день, задача планирования — высвободить время для творчества и отдыха, эффективно распределив ресурсы в течение дня. 

Найдите наставника, который будет контролировать ваш прогресс и интенсивность нагрузок. В «Домашней школе Фоксфорда» вы можете попросить наставника напоминать вам об учебных задачах и помочь составить учебный план, а также научиться правильно организовать своё время.

4. Зафиксируйте время выполнения задач

К каждому делу напишите примерное время выполнения, так вы научитесь оценивать свои ресурсы и эффективнее планировать день. Некоторые задачи требуют работы в течение трёх часов, а на другие понадобится 15 минут.

Фиксация времени позволяет не растягивать дело. Например, отведя на тест по физике один час, мозг будет автоматически стараться уложиться в этот отрезок. Умение укладываться в заданное время пригодится вам на экзаменах. Используйте секундомер, чтобы натренировать свои внутренние часы.  

5. Следите за регулярностью

Некоторые задачи нужно делать ежедневно: например, 40 минут в день заниматься английским. Чтобы не писать одинаковые задачи каждый день, сделайте трекер привычек. Вот примерный график, который может помочь распределять время и отказаться от какой-либо привычки или привить её. Отмечаете дни, когда выполняли дело и таким образом отслеживайте регулярность.

6. Найдите источники мотивации

Как правильно распределить день и заставить себя начать что-то делать? Вот наши рекомендации:

• Вспомните о мечте и зачем вы это делаете. Распечатайте вдохновляющие фразы или картинки и повесьте на стену.
• Подумайте, что вы уже успели сделать, и поблагодарите себя. Заведите дневник благодарностей и выписывайте туда перед сном как минимум пять «спасибо».
• Хвалите себя за выполненные дела, дарите себе подарки. Сдали тест на отлично — купите мороженое или сходите в кино.
• Поделитесь планами с другом. Например, расскажите, что хотите пройти курс по программированию до конца декабря. Так у вас появится ответственность ещё перед кем-то и мотивация возрастёт, а вместе с тем вы научитесь распоряжаться временем.

15 правил для тех, кто все еще никак не может организовать свой день (Съешьте лягушку на завтрак)

Понятие тайм-менеджмента сегодня знакомо, кажется, даже дошкольникам. И дело здесь далеко не в моде. Это ключевой и результативный способ повышения производительности, независимо от сферы деятельности.

AdMe.ru собрал действенные советы для тех, кто хочет все успевать, но не верит в эффективность привычной бумажки со списком дел на день. Как его модернизировать, чтобы он на самом деле работал?

1. Создайте антисписок дел

Возьмите в привычку составлять не только to do list, но и анти to do list. Для этого на противоположной стороне списка записывайте все полезные дела, которые успели сделать за день. К примеру, если вы сделали всего 5 дел из 10 запланированных — это не повод расстраиваться, ведь дополнительно выполнено еще 5 задач не из списка!

2.

Сгруппируйте дела

Разделите список дел на 3 столбца: что обязательно нужно сделать (срочное), что желательно (долгосрочное) и что хотелось бы. Такой метод помогает соблюдать баланс между кратко- и долгосрочными целями, а также не забывать о том, что приносит радость.

3. Не храните старые списки дел

Каждый вечер выбрасывайте старый список, не переносите груз невыполненных задач в новый день. Создавайте каждый день новый перечень. Это положительно повлияет на сон.

4. Два списка лучше одного

Создайте два списка дел — бумажный и электронный. В первый можно записывать дела на день, а электронный будет выполнять функцию долгосрочного планирования. Таким образом у вас «на руках» будут лишь те дела, которые следует выполнить сегодня, об остальном можно подумать завтра.

5. Откажитесь от лишних совещаний

Совет руководителям — экономьте время на совещаниях. Не все, но многие вопросы можно решить посредством рассылки. Это займет меньше времени, чем сборы и устные пояснения.

6. Воссоздайте хронологию

Создавайте не списки дел, а распорядок дня. Представьте день в виде истории, спланируйте его хронологически. Если вписать в график все действия, можно заметить, что некоторые из них удачно объединяются, например поход за продуктами и дорога с работы. Будьте готовы, что в реальности распорядок редко соблюдается с математической точностью: никто не отменял пробки и затянувшиеся совещания.

7. Планируйте с вечера

8. Планируйте время!

Совет для тех, кто планирует слишком много (или, наоборот, боится перегрузить день заботами): записывайте не только дела, но и время, отведенное на них. Благодаря этому to do list станет более реалистичным. И не забывайте оставлять время для отдыха!

9. Съешьте на завтрак лягушку

Первым делом принимайтесь за самые сложные и неприятные задачи — «съешьте лягушку на завтрак». Это может быть, к примеру, отчет в налоговую или запись к стоматологу — методика работает как в личной, так и в профессиональной сфере. Более детально об этом и многих других методах тайм-менеджмента можно прочесть в книге Брайана Трейси «Съешьте лягушку! 21 способ научиться успевать».

10. Не загружайте мозг

Приучите себя держать в уме только несколько самых важных дел. Для остальных есть планировщики. Это позволит избежать постоянного чувства тревоги.

11. Разделите задачу на составляющие

Если на какое-то большое задание изо дня в день не хватает времени, сил или желания, разделите его на составляющие. Главное — начать. Иначе есть риск создать большое кладбище задач.

12. Правило «1—3—5»

Попробуйте принцип «1—3—5»: каждый день планируйте 1 дело, требующее больших усилий, 3 средних и 5 небольших. При желании формулу можно видоизменить, например «2—2—5».

13. Чередуйте дела

Не ставьте подряд 2 и более однотипные задачи. Вероятнее всего, вторую вы не выполните. Чередуйте дела интеллектуальные, монотонные домашние и требующие физической нагрузки.

14. Прислушивайтесь к своим желаниям

Позволяйте себе слабости. К примеру, после выполнения обязательных дел остальные выполняйте не по порядку, а по желанию.

15. Не забывайте о поощрении

Вознаграждайте себя ежедневно за выполненные задачи. Это может быть чашка чая с любимой книгой или внеочередная покупка. Хвалите себя в конце каждого дня, если сделали то, что запланировали.

А какие секреты помогают организовывать день максимально эффективно именно вам?

Три способа всё успевать и при этом высыпаться

«Ты высыпаешься? – Куда высыпаюсь?» Эта шутка мгновенно обрела популярность в социальных сетях, а все потому, что актуальна для 99% людей. Бешеный ритм жизни, высокая конкуренция, все усложняющиеся задачи, непрекращающийся информационный поток – частенько всё это приводит не к успехам и достижениям, а к усталости и неврозу.

Избежать этого можно, если научиться эффективно управлять своим временем. Как говорится в бесплатном онлайн-курсе «Тайм-менеджмент» на портале «Универсариум», овладение секретами управления временем позволяет нам быть успешными и достигать своих целей, сохраняя силы, здоровье и радость жизни. Проверим?

Секрет первый.
Определите свои приоритеты.

Для того, чтобы эффективно вкладывать свое время и силы, нужно научиться распределять нагрузку и переносить внимание из одной сферы в другую в соответствии с тем, какая из них является более важной и актуальной именно для вас. Выстроить приоритеты поможет Колесо Жизненного Баланса.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Чтобы создать свое собственное Колесо, возьмите список самых распространенных сфер жизни. Это могут быть друзья, работа, творчество, хобби, здоровье, путешествия, семья и дети, саморазвитие и так далее. Выберете из этого списка восемь сфер, которые наиболее важны именно для вас, в которых вы хотите совершенствоваться и достичь успеха.

Теперь проанализируйте ваше Колесо Жизненного Баланса, оцените ситуацию в каждой сфере. Ориентируйтесь на внутренние ощущения: насколько вы удовлетворены положением в этой сфере? Хотели бы вы его улучшить? Чем меньше вы довольны развитием той или иной сферы, тем больше внимания она требует.

Секрет второй.
Определите, какие дела являются важными, а какие нет.

В этом может помочь матрица Дуайта Эйзенхауэра: таблица, куда вы заносите список дел в соответствии с их важностью и срочностью.

В левый верхний квадрат попадают дела, которые невозможно отложить на завтра и задачи, требующие немедленного реагирования. Заблаговременное планирование помогает уменьшить количество таких дел, но избавиться от них полностью удается редко. Их мы делаем в первую очередь.

Важные и несрочные дела из верхнего правого квадрата мы, напротив, склонны откладывать на потом. А ведь, как правило, именно эти дела приближают нас к нашим долгосрочным целям. Именно в этом квадрате находятся задачи, заблаговременное решение которых поможет избежать аврала. Их необходимо выполнять во вторую очередь, как только все срочные вопросы разрешены. Вы обязательно должны делать в течение дня хотя бы одно дело из верхнего правого квадрата.

Планируя свой день, распишите все текущие вопросы в соответствии с их важностью и срочностью и оцените, какие из них вы можете делегировать, какие отложить, а за какие необходимо взяться немедленно. Это поможет сэкономить время и силы. И еще один важный момент: когда вы составляете расписание на день, обязательно оставляйте в нем свободные «окна» для неожиданно возникших задач и выделяйте время на отдых, обед, прогулку, спорт. Это поможет все успевать, не загоняя себя.

Секрет третий.
Избегайте «поглотителей времени».

Есть несколько самых распространенных типов хронофагов, или поглотителей времени.

• Прерывающие события (телефонные звонки, визиты, электронные письма или сообщения в мессенджер, на которые нужно срочно ответить).Справиться с ними поможет, во-первых, тренировка воли, а во-вторых, четкая организация работы. Приучите себя не отвлекаться на случайные раздражители, продолжайте решать текущую задачу. Отключи звук в телефоне, не проверяйте почту, поставьте на столе значок «я занят».

• Пустая трата времени (в очереди, на совещании, где вы обязаны присутствовать по долгу службы). Постарайтесь договориться, чтобы вас приглашали лишь на ту часть совещания, где вы действительно нужны. Берите с собой ноутбук в присутственные места, чтобы поработать во время ожидания вашей очереди.

• Времяпровождение и разговоры. Чтобы не тратить рабочее время на общение с коллегами, друзьями или в соцсетях, выделите для этого специальное время в течение дня.

Помимо всего вышеперечисленного, наше время крадут неспособность четко ставить задачи, неэффективное планирование дня, отсутствие приоритетов и нереалистичная оценка собственных возможностей. Другими словами, главный поглотитель времени – неумение этим самым временем управлять. Начав применять на практике секреты тайм-менеджмента, вы обнаружите, что 24 часов в сутки хватает на всё: на работу, на отдых, на решение текущих бытовых проблем и на то, чтобы шаг за шагом двигаться к достижению ваших глобальных жизненных целей.

3 простых шага / Блог компании Click.ru / Хабр

Жить в режиме бесконечного цейтнота как минимум грустно, а как максимум — вредно для здоровья. Пропустив дедлайн по одной задаче, ты двигаешь все остальные и в итоге постоянно ничего не успеваешь. Нервничаешь и ненавидишь себя.

Вырваться из этого замкнутого круга сложно, но возможно. В статье — 3 простых шага с конкретными подходами, техниками и инструментами.

Шаг 1. Уделяйте время планированию

Садишься утром за компьютер и минут 20–40 тратишь на перелистывание чатов, перебор папок и попытки вспомнить, что нужно сделать и какая задача самая приоритетная. После завершения первой задачи процесс повторяется. Даже если это не 20–40, а 5–15 минут, за день все равно легко набегает пара часов, потраченных впустую. Знакомо?

Чтобы такого не происходило, стоит планировать рабочий день, тщательно и заранее.

Перейти от хаотичной работы к планированию и структурности бывает не так просто. Вот что поможет.

Выбрать систему планирования

Систем планирования сейчас существует великое множество. Выбрать и посоветовать какую-то одну единственно верную вряд ли получится. Все люди разные — то, что отлично работает у одних, у других не будет работать совсем. Мы рассмотрим три популярные системы, которые точно стоит протестировать, и приведем список других на случай, если ни одна из этих не подойдет.

1-3-5. Система позволяет запланировать задачи на день с расстановкой приоритетов таким образом, чтобы все успеть и вечером почувствовать себя молодцом — как много я всего успел.

Ее суть заключается в том, что на каждый день вы планируете:

• 1 самую важную, сложную и, вероятно, затратную по времени задачу;

• 3 менее важные задачи;

• 5 мелких дел.

Так на каждый день вы планируете 9 задач разной степени сложности и приоритетности — это немало. С другой стороны, действительно сложная и трудозатратная задача всего одна. Распределяя дела таким образом, легко успевать все запланированное, а значит — не чувствовать себя плохо из-за того, что опять что-то нужно переносить.

Так может выглядеть список дел специалиста по контекстной рекламе

Bullet Journal. Подход к планированию, основанный на быстрых записях и системе ключей-символов. Обычно ведется в бумажном ежедневнике с пронумерованными страницами и состоит из:

• карты ключей. На первой странице записываем, какими символами будем обозначать задачи, встречи, идеи, выполненные дела и т. д.;

• индекса. Это своего рода содержание. Записываем, на каких страницах что находится;

• ежемесячника. Сюда вносим ключевые дела на месяц, которые точно не отменятся и не изменятся;

• ежедневника. Здесь оформляем список задач, дел и встреч на день;

• коллекций. В этот раздел пишем тематические списки, например книг, которые надо почитать, полезных ссылок и т. д.

Благодаря индексу, пронумерованным страницам и аккуратному заполнению ежедневник по системе Bullet Journal может решить проблему продуктивности.

Пример записи по системе Bullet Journal

Теоретически, реализовать такую систему можно и в цифровом виде, например в Trello. А еще можно объединить ее с системой «1–3–5».

Матрица Эйзенхауэра. Методика определения приоритетов, которая помогает сфокусироваться на том, что действительно важно. Чтобы распланировать свой день по этому принципу, нужно рассортировать задачи на:

• важные и срочные — те, которые нужно сделать обязательно сегодня и в первую очередь. При грамотном планировании задач этой категории не должно быть вообще. Если они есть, значит вы что-то не успели в прошлые дни;

• несрочные, но важные — обычные задачи в списке дел на день;

• срочные, но неважные — дела, которые нельзя откладывать, но они не приближают к достижению целей;

• несрочные и неважные — дела, которые не приносят никакой пользы и тратят время впустую. Обычно их можно вычеркнуть без ущерба для прогресса и продуктивности.

Задачи по этому методу удобно записывать, разделив квадрат на бумаге или в электронной таблице на 4 сегмента.

Пример матриц Эйзенхауэра для таргетолога

Фиксировать дела и планы

Какую бы идеальную систему планирования вы не выбрали, она не будет работать, если все дела держать в голове. Кроме того, пытаясь удержать планы в памяти, вы снизите эффективность работы над задачами и будете все время нервничать, опасаясь что-то забыть. Поэтому фиксировать задачи точно надо, главное — выбрать для себя удобный способ.

Ежедневник. Казалось бы, с развитием технологий бумажная запись должна была остаться в прошлом. Но на деле многим удобнее планировать дела именно в таком формате. К тому же, писать от руки и вычеркивать выполненные задачи — это приятно.

Если все это про вас, не мучайте себя попытками привыкнуть к цифровым инструментам — купите красивый ежедневник на год, освойте Bullet Journal или другую эффективную систему записей и вперед.

Цифровые сервисы. Если писать от руки вы не любите, то альтернативой может стать онлайн-сервис для ведения дел. Они хороши тем, что:

• в отличие от бумажного ежедневника, записи можно редактировать;

• если есть кроссплатформенность, список дел всегда под рукой — в телефоне;

• удобно устанавливать напоминания, чтобы не забывать о важном.

Онлайн-инструментов для планирования великое множество. Главное, выбрать тот, который подойдет именно вам и впишется в выбранную систему планирования.

Пример цифрового планировщика дел

Календарь. Самый простой из цифровых инструментов — выбираете приложение и вносите списки дел на каждый день. Чтобы иметь доступ к задачам в любой момент, где бы вы ни находились, лучше выбрать кроссплатформенный инструмент, например Google Календарь.

Так может выглядеть список дел в Google Календаре

Маркерная доска. Еще один способ для тех, кто хочет вести список дел вручную. Правда, вернуться на неделю назад и посмотреть записи и пометки не получится — каждый день с чистого листа. Зато все крупно и на виду. К тому же, можно организовать планирование по системе Kanban так, как это изначально работало на заводе Toyota.

Правильно формулировать задачи

На первый взгляд, этот совет может показаться излишним — все мы взрослые люди и умеем складывать слова в предложения. На деле от конкретной формулировки действительно может зависеть продуктивность, особенно если задач много.

Сравните две задачи:

• «Таргет салон красоты»;

• «Подготовить три новых креатива для кампании салона красоты в Инстаграм».

С первой формулировкой в любом случае придется потратить время, чтобы разобраться и вспомнить, что вообще нужно. Вторую можно сразу начинать делать, особенно если к задаче приложены ТЗ и переписка с клиентом.

В цифровых сервисах удобно прикреплять к задаче все необходимое: документы, переписки, схемы, макеты страниц и т. д.

Чтобы упростить себе жизнь и не тратить время на разгадывание ребусов в течение дня, старайтесь сразу формулировать задачи максимально конкретно. Сначала это может показаться лишней тратой времени, если вы привыкли записывать за 5 секунд первое, что пришло в голову. Но со временем формулировать правильно станет проще, а продуктивность увеличится.

Делить большие дела на простые и понятные части

Этот довольно простой, но действенный прием тоже призван упростить нашему мозгу восприятие задачи.

Сравните:

Первая формулировка — это даже не задача, а глобальный проект, который включает в себя десяток более мелких дел. На выполнение его целиком может уйти неделя. Вторая — конкретный этап процесса, который легко выполнить за один подход.

Делим большую задачу на простые этапы

Сталкиваясь с первой формулировкой мы тратим время на то, чтобы вспомнить, что уже сделано и на чем мы остановились. Кроме того, за такую глобальную вещь взяться психологически тяжелее. Мы подсознательно ее двигаем и в итоге делаем дольше, чем могли бы.

Шаг 2. Боритесь с прокрастинацией

Прокрастинация — это склонность откладывать даже важные и срочные дела на потом.

Причин у такого поведения множество:

• перфекционизм. Боитесь сделать неидеально и поэтому откладываете;

• отсутствие целей в жизни. Непонятно, зачем это все вообще;

• задач слишком много. Непонятно, за что браться, если все равно ничего не успеешь;

• нет четкого плана. Вместо того, чтобы выбрать задачу, посмотрим YouTube;

• усталость. Вы четыре дня работали без сна и отдыха, а в пятницу «сломались»;

• отвлекающие факторы. Нужно ответить на телефонные звонки, посмотреть уведомления на ноутбуке и смартфоне;

• соблазны. При выполнении сложной задачи, которая требует больших умственных усилий, перспектива отвлечься на выбор отеля для отпуска выглядит очень привлекательной, устоять трудно.

Не все эти причины в каждый момент времени актуальны для конкретного человека: кто-то прокрастинирует, потому что устал, другой — из страха сделать работу неидеально. Но итог один — вы опять провели в чатах два часа, а работа не сделана.

Вот несколько действенных способов побороть деструктивное поведение и сделать свой день продуктивнее.

Использовать Pomodoro. Подход к организации рабочего дня, основанный на разделении всего времени на небольшие равные промежутки — «помидоры». Классический «помидор» длится 25 минут, после чего следует пятиминутный перерыв, а после четырех помидоров — длинный перерыв в 15 минут. Длительность «помидоров» и перерывов можно менять под себя: кому-то удобнее работать 50 минут без перерыва, а потом отдыхать сразу 10 минут.

Чтобы четко следовать плану и не отвлекаться на отслеживание времени, можно использовать специальные «помидорные» таймеры: есть приложения для смартфона и компьютера, браузерные расширения. Они напоминают, когда заканчивается очередной «помидор» или перерыв. Браузерные расширения умеют блокировать доступ к заданным сайтам на время, пока тикает «помидор», чтобы избавить пользователей от соблазна залипнуть в соцсетях, когда надо работать.

Простой «помидорный» таймер в браузере

Вести хронометраж. Иногда человек даже не замечает, что стал заядлым прокрастинатором. Вроде целый день за компьютером, глаза устали, а даже половина запланированного на день не сделана. В таком запущенном случае полезно сначала выяснить, куда уходит время.

Для этого нужно понять, на что тратится буквально каждая минута, иначе какие-то «пожиратели времени» могут остаться незамеченными.

Сделать это можно двумя способами:

• вручную — завести табличку и фиксировать в ней весь свой день с точностью до минуты;

• автоматически — подключить сервис, который будет отслеживать ваше поведение за компьютером.

Последний способ подойдет, если вся ваша прокрастинация проходит в цифровом пространстве: соцсетях, YouTube, компьютерных играх. Если же вы отвлекаетесь с книжкой на диване, система просто зафиксирует, что вас не было за компьютером, а это не информативно. В этом случае лучше выбрать таблицу.

Таблица с хронометражем дня может выглядеть так, только для достижения цели стоит описывать каждый промежуток времени

Отключать уведомления. Современные смартфоны могут издавать звуки чуть ли не каждую минуту: родители общаются в школьном чате, брат написал в мессенджер, чтобы узнать как дела, банк списал деньги, а магазин дал скидку. Все это может потерпеть пару часов, но мы слышим уведомление и лезем в телефон смотреть.

Чтобы не отвлекаться по мелочам, стоит отключить уведомления. Но важно сделать это так, чтобы не упустить ничего важного. К примеру, если в Telegram, помимо каналов, у вас есть чаты с клиентами, на которые важно реагировать сразу, не стоит отключать уведомления для всего мессенджера. Поставьте каналы и флудильные чаты в режим Mute, остальное пускай работает. Или отключите уведомления для всех, оставив несколько исключений. По аналогии можно поступить с остальными приложениями.

Выделять время для проверки почты. В любой непонятной ситуации проверяйте почту. А еще ВКонтакте, Skype, Telegram и все остальные мессенджеры.

Желание быть на связи и сразу отвечать на важные письма похвально, но на деле мы без конца проверяем входящие не поэтому. А потому что мозг так и норовит переключиться со сложной задачи на что-нибудь попроще. Да и важные письма не приходят так часто, как мы проверяем почту, а на просмотр неважных тоже уходит время. К тому же, даже важные письма вполне могут подождать 2–3 часа, и ничего страшного не произойдет. Исключения довольно редки.

Поэтому нужно понять и принять, что бесконечные проверки входящих — лишняя трата времени. Можно установить график для этой задачи с периодичностью 2–3 раза в день, а в остальное время забыть про нее.

Шаг 3. Отдыхайте

Все просто — продуктивно работать без полноценного отдыха не получится. Даже если вы сможете неделю или месяц жить на пределе возможностей, потом это обязательно аукнется длительной прокрастинацией и подорванным здоровьем. Поэтому, если важно продуктивно работать на длинных дистанциях, без качественного отдыха не обойтись.

Вспомним три главные составляющие полноценного отдыха.

Сон

Он должен быть регулярным и полноценным. Кому-то хватает 6 часов, чтобы чувствовать себя бодрым и энергичным, другим мало 9. Важно определить свою потребность в сне.

Также для здорового и полноценного сна обычно рекомендуют:

• ложиться и вставать в одно и то же время;

• ложиться спать пораньше, потому что в первую половину ночи организм отдыхает и восстанавливается лучше. Это связано с действием мелатонина и фазами сна;

• не пользоваться гаджетами часа за 2 до сна.

Физическая активность

Работа в digital-сферах в основном сидячая. Многие трудятся из дома, а значит даже по дороге на работу не двигаются. Такой образ жизни чреват проблемами со здоровьем, которые в свою очередь приводят к вялости, апатии и сниженной работоспособности. Какая уж тут продуктивность.

Поэтому так важно организовать себе физическую активность:

• записаться в фитнес-клуб рядом с домом;

• выходить на улицу и гулять, кататься на лыжах, роликах, велосипеде;

• выполнять домашние тренировки или хотя бы делать зарядку.

Добавляем физическую активность в график

Включить физическую активность в свой график бывает непросто, особенно если вы давно на сидячей работе и привыкли к такому образу жизни. Но стоит первое время заставить себя через силу, чтобы потом почувствовать, что появилась энергия, мозг начал соображать быстрее, а желание прокрастинировать пропало.

Досуг и хобби

Хорошо, когда работа приносит радость и удовольствие, когда вы можете заниматься любимым делом и зарабатывать. Однако даже при таком идеальном раскладе в жизни должно быть что-то кроме работы. Просто потому что важно переключаться, в противном случае даже самая любимая работа может надоесть.

Попробуйте подобрать себе интересное хобби и выделить для него немного времени. Вы увидите, как возвращаться к работе станет еще приятнее, появятся новые идеи и цели, а также силы на их достижение и реализацию.

Бонус: 10 полезных инструментов

Вот, пожалуй, и все. Этих трех шагов должно хватить, чтобы сделать свою жизнь продуктивнее, насыщеннее и вместе с тем спокойнее. А напоследок — несколько полезных инструментов, которые помогут пройти эти три шага на пути к продуктивности.

1. Для планирования задач и проектов:

2. Для контроля времени:

3. Для работы по технике Pomodoro:

Желаем удачно построить систему личной эффективности и все успевать.

Как правильно планировать свой рабочий день чтобы все успеть

Автор Посудевский Максим На чтение 7 мин. Просмотров 501

Как научиться планировать свой рабочий день, чтобы все успевать? Есть несколько способов как увеличить свою эффективность в течение дня.

Какой ресурс для вас в этом мире является самым ценным? Кто-то ответит деньги. И да, деньги являются ресурсом. А кто-то ответит, что самый важный ресурс – это время. И действительно, этот ресурс самый важный и невосполнимый. Поэтому для людей, стремящихся к успеху, важным составляющим становится умение распоряжаться своим временем. Поэтому так важно ответить самому себе на вопрос: «Как планировать свой день, чтобы все успевать?».

Давайте разбираться вместе.

Зачем планировать свой день?

Как уже сказано выше, время это ресурс. Другие ресурсы, это деньги, опыт, информация и другие. Классификации ресурсов бывают разные. Но единственный ресурс, который является невосполнимым – это время. Поэтому поймите, что каждая секунда дороже любого золота и любых денег в этом мире. Единственной валютой, которой стоит платить в этом мире хоть за что-то, является время. Деньги можно потерять и снова заработать. Информацию можно забыть и снова вспомнить. Нельзя восстановить лишь время. Оно уходит безвозвратно. Поэтому вспомните, как много времени вы потратили впустую. Сколько бесконечных часов ушло в сон, еду, просмотры бестолковых фильмов. Сколько потеряно времени из-за того, что вы не знаете, что делать сегодня, потому что не подумали об этом заранее? Если задумаетесь, то можете впасть в оцепенение от того, как много времени безвозвратно ушло. Хорошая новость в том, что можно научиться планировать свое время и управлять им.

Планирование своего дня – это очень крутой навык, который помогает использовать время максимально эффективно ежедневно. Чтобы в конце дня вы могли его вспомнить, понять, как много вы сделали, и понять, что день прошел не зря.

Если до этого момента, вы все еще не понимаете почему время самый ценный ресурс, значит вам стоит вернуться сюда лет через пять. Ах, да, в этом случае дальше читать смысла нет.

Самые важные правила для планирования дня

Для эффективного планирования дня рекомендую следовать определенным правилам, которые перечислю ниже.

Поставь цель

Для того, чтобы планировать каждый свой день максимально эффективно, необходимо иметь цель. Вам незачем планировать что-либо, если вы не имеете целей в жизни. Тогда проще двигаться по течению, отдаваясь на волю случаю. Только делайте это с пониманием того, что потом двигаться будет уже поздно. Есть только здесь и сейчас.

Первое правило – имей цель. При этом цель как глобальную – на жизнь, так и локальные цели на месяц, неделю и день. Зачем нужно иметь цель? Чтобы каждое планируемое действие оценивать с точки зрения движения к цели. О том, как правильно ставить цель, читайте в моей статье.

Планируйте заранее

Эффективнее всего планировать следующий день заранее, например, с вечера предыдущего дня. Так можно наиболее объективно распределить свое время и быть уверенным в том, что его хватит на решение всех задач. К тому же, просыпаясь утром, вы будете четко знать, что необходимо сделать. Обратите внимание на то, насколько вы собраны и заряжены на эффективный день, когда спланировали его заранее.

Планировать свой день с вечера — должно стать ритуалом на каждый день, если другого не запланировано заранее.

Правильно расставляйте приоритеты

Вы очень хорошо себя знаете. Поэтому лучше, если вы, составив список дел на предстоящий день, четко расставите эти дела по приоритетности.

Поставьте наиболее важные дела на то время, когда вы способны действовать эффективнее всего. Таким образом, вы сможете выполнить поставленные задачи не только быстро, но еще и добиться в них максимальных результатов.

Если комфортно, можете использовать матрицу приоритетов Эйзенхауэра для расстановки приоритетов по задачам на свой день. В данной матрице все задачи разделены на 4 категории:

1. важные и срочные;
2. важные и несрочные;
3. неважные и срочные;
4. неважные и несрочные.

Исходя из такой системы приоретизации, вы легко сможете определить какие задачи необходимо выполнить именно завтра, какие задачи можно отложить на следующие дни, а какие задачи может быть вообще не нужно выполнять.

Будьте очень конкретным

Планируя, обязательно ставьте четкое время выполнения задачи. Также, важно прописывать задачу конкретно, чтобы не тратить время на то, чтобы в момент выполнения думать, что вы будете делать и как. Лишние 10 минут при планировании дня вечером прошлого дня помогут вам выгадать десятки минут при выполнении в конкретный момент времени.

Используйте бумажные и электронные помощники

Ежедневник — это классика жанра. Если вам удобен такой формат планирования, пользуйтесь им. Но появилось множество возможностей для синхронизации календарей между устройствами: телефон, ноутбук, планшет. Все устройства объединяются в единую сеть, в которой вы являетесь ключевым ядром. Все ваши заметки, планеры, электронные ежедневники помогут вам быть более мобильным, оперативным и постоянно быть на связи со своими целям, задачами и планами.

Бумажные же носители хороши наглядностью и привычностью. Помимо записей в ежедневнике, вы можете использовать технику «Лист дня», где вы выписываете все задачи и разбиваете их по степени значимости, важности и срочности: самые важные, менее важные, неважные.

Делегируйте

На работе или дома, учитесь договариваться и делегировать. Есть задачи, которые являются непосредственно вашими и никто кроме вас их выполнить не может. Есть задачи, которые вы можете перенаправить на других людей. При этом на работе все зависит от ваших должностных обязанностей или, если вы собственник, от наличия квалифицированных исполнителей. Дома же, вам необходимо будет договориться и разделить круг обязанностей между вами и вашими родными. Опять же, в этом вам помогут наличие четких целей и задач, а также уважительный подход и аргументация в общении с домочадцами. Поэтому смело, при планировании своего каждого дня, думайте о том, на кого вы можете перенаправить некоторые задачи, которые не ведут вас к поставленной цели. Главное – не превращайте этот инструмент в способ убегать от дел, которые вам просто не нравится делать.

Планируйте отдых

Обязательно в вашем плане должен быть запланирован отдых, иначе ваш мозг начнет со временем бунтовать. Отдыхать – это не плохо. Но нужно уметь планировать, в том числе и его. Иначе, это превратится в пустую потерю времени.

Планируйте начало и конец дня

Знаете поговорку: «как встретишь Новый год, так его и проведешь!». Вот с каждым днем ровно тоже самое. Как начнете свой рабочий день, так его и проведете. Запланируйте начало своего дня: пробуждение, затем упражнения и далее по списку.

Как все успевать?

Секретов здесь нет. Успевать вы будете только тогда, когда есть четкий план, имеете четкую цель, следуете ей и мотивируйте самого себя. Если вы конкретны, точны и пунктуальны, то вы успеете даже сверх того, что запланировали. Мало запланировать свой день! Необходимо затем выполнять все, что вы себе запланировали. А это не просто на листе бумаги или в программе написать что нужно сделать и когда. Только воля и дисциплина помогут вам пройти через выполнение каждого своего плана. А когда это станет для вас привычным, вы поймете, что без этого уже не можете жить.

Заключение

Если вы читаете эту статью, значит, хотите что-то поменять в своей жизни. Я понимаю, как это бывает тяжело. Когда во круг все тебе что-то советуют и не понятно что работает, а что нет. Так уж устроен наш мир. А чтобы вам было легче понять работает ли планирование своего дня, сделайте то, что я описал выше, в течение месяца. Если вы не увидите изменений, значит больше не заходите ко мне на блог потому, что я несу чушь. Но, а если это сработает, напишите комментарий под этой статьей. Расскажите, что поменялось в вашей жизни.

P.S. Скажу по секрету, я не знаю ни одного человека у которого бы это не работало.

Как научиться планировать, чтобы все успевать | КонсультантПлюс

Научиться использовать основной инструмент тайм-менеджмента – планирование. Грамотное планирование – это умение создавать простой и компактный обзор задач, позволяющий вспоминать о нужных делах в нужное время.

Какой инструмент для этого выбрать? Традиционные бумажные ежедневники, календари и планировщики в гаджетах, стикеры, интеллект-карты или доски? Выбирайте то, что подходит для ваших задач и удобно в использовании лично вам. Главное, задачи должны быть записаны, ведь что не записано, того не существует.

Давайте рассмотрим разные типы задач и подходящие для их фиксации инструменты. Специалисты по тайм-менеджменту выделяют 3 типа задач: жесткие, гибкие и бюджетируемые.

Жесткие задачи привязаны к определенному времени. «Вебинар в 15-00», «Собеседование с работодателем в 18-00» – вот примеры таких задач. Как только время события становится известно, занесите его в электронный календарь или планировщик. Помните о том, что жесткие задачи нельзя планировать вплотную друг к другу, закладывайте резерв времени на непредвиденные обстоятельства.

Гибкие задачи не имеют точного времени исполнения, но именно они больше всего нуждаются в том, чтобы быть правильно записанными. «Оплатить интернет!», «Взять справку из учебной части» – это примеры гибких задач. Какие инструменты можно использовать для фиксации гибких задач?

• Контрольные списки – это обычный перечень задач, например, порядок действий для подачи документов в магистратуру, список вопросов к собеседованию или список канцтоваров к новому учебному году. Контрольный список снижает риск что-то забыть, дает вам программу действий, не сковывая жестким планом, помогает расставить приоритеты. Контрольные списки удобны, если вам нужно поручить кому-то выполнение задачи: список канцтоваров можно переслать тому, кто идет в магазин, а план подготовки к походу – всем членам команды.

• Двумерные таблицы удобны для планирования регулярных задач и контроля их выполнения. Например, вы решили раз в неделю смотреть фильм на иностранном языке, два раза в неделю бегать по утрам и каждый день проходить онлайн-урок обучающего курса КонсультантПлюс. Составьте таблицу, как на рисунке, и отмечайте в ней выполнение задач. Такие таблицы помогут и при выполнении скучных, рутинных задач, которые вас не вдохновляют (см. наш материал «Как решать скучные задачи?»).

• Интеллект-карты помогают планировать стратегические цели. Вы сможете наглядно представить свое будущее и ключевые области, в которых хотите развиваться. Определите несколько ключевых областей, над которыми будете работать в следующем году: учеба, спорт, хобби, работа. Нарисуйте для них ветки. От каждой ветки нарисуйте любое количество побегов, развивая и конкретизируя каждую область. Разместите свою интеллект-карту на видном месте, чтобы, планируя очередной день или неделю, не забыть зарезервировать время на дела, которые приближают вас к вашим целям.

Бюджетируемые задачи – важные объемные задачи, которые требуют определенного ресурса (бюджета) времени, не имеют жесткой привязки к началу исполнения, но, как правило, имеют дедлайн. «Сдать отчет по практике до начала сессии», «Подготовиться к зачету по трудовому праву» – это бюджетируемые задачи. При планировании дня постарайтесь выделить бюджет времени для выполнения такой задачи. Например, если у вас завтра нет занятий в институте, то запланируйте в первой половине дня 2 часа работы над отчетом.

Знания о типах задач помогут вам применять алгоритм жестко-гибкого планирования при составлении планов на день и на неделю.

1. На сетке времени (в ежедневнике или компьютере) отметьте жесткие задачи, для которых уже известно точное время: лекцию, вебинар, поход к врачу. Не планируйте жесткие задачи встык, закладывайте резерв времени на непредвиденные обстоятельства.

2. Составьте список гибких задач без привязки ко времени исполнения. Используйте результато-ориентированные формулировки. Например, «договориться о встрече с Дмитрием», а не «позвонить Дмитрию», «заполнить заявку на стажировку», а не «стажировка».

3. В списке выделите ярким цветом те задачи, которые надо выполнить в первую очередь. Это могут быть задачи, значимые для выполнения других задач, работающие на ваши стратегические цели или, наоборот, неприятные, давно откладываемые.

4. Забюджетируйте время на крупные приоритетные задачи – подпишите к ним примерное количество времени на исполнение. Помните, планировать и бюджетировать более 60-70% рабочего дня – нереалистично!

5. В ходе дня аккуратно вычеркивайте выполненное. Невыполненное помечайте значком к переносу на следующий день.

Выработайте у себя привычку 5–10 минут в конце дня посвящать планированию. План должен давать полный обзор предстоящих задач и дел. Не пытайтесь распланировать все время, закладывайте резерв, чтобы не нервничать, если что-то пойдет не так. Раз в неделю заглядывайте в список своих стратегических целей и бюджетируйте время на выполнение важных задач.

По материалам книг Г. Архангельского

Документ КонсультантПлюс по теме: ТК РФ Раздел VIII. Трудовой распорядок. Дисциплина труда

Как правильно распланировать свой день, чтобы все успеть? | Новости дня

Как правильно распланировать свой день, чтобы все успевать? Каких правил нужно придерживаться, чтобы избежать стрессов и чувства неудовлетворенности? В этой статье вы узнаете, что нужно делать, чтобы повысить свою продуктивность и эффективность.

Если вы часто опаздываете, создаете завалы на работе, забываете о важных мероприятиях и нервничаете, что не успели сделать много дел, то эта статья для вас. С чего начать, чтобы научиться правильно планировать свое время?

• Заведите ежедневник. Не начинайте свой день, пока не запишите с утра, а еще лучше с вечера планы на будущий день. Составление списка дел – необходимое занятие, чтобы понимать, что нужно сделать и все успеть.
• Ставьте себе напоминания о встречах, событиях на мобильном телефоне.
• Если вы работаете на компьютере, заведите отдельный документ с списком дел.

Как правильно составлять список дел?

• Список дел необходимо писать каждый день, лучше с вечера;
• В списке пишите не более 7 приоритетных дел. Больше не стоит, так как за один день невозможно успеть больше;
• Записывайте все пункты в подробностях. Например: зайти в магазин и купить все, что нужно по списку. Запишите список необходимых товаров на отдельном листике. Тогда поход в магазин займет у вас намного меньше времени;
• Вы должны в списке дел поставить приблизительное время, которое вам потребуется на выполнение того или иного действия;
• Список дел должен быть всегда на виду. Если вы молодая мама, которую постоянно дергают дети и список теряется, тогда напишите несколько копий;
• Пишите список дел на неделю вперед, это поможет вам понять, какие дела особо срочные, а какие могут подождать.

Основные правила, как распланировать свой день, чтобы все успевать

• Чтобы правильно распланировать свой день и все успевать, очень важно приучить себя просыпаться рано. Не важно, нужно вам идти на работу или нет. Организуйте нормальный режим сна. Чтобы чувствовать себя бодро, нужно спать 8 часов в сутки. Поэтому подумайте, во сколько вам нужно ложиться спать, чтобы и вставать рано и при этом высыпаться.
• Очень важно слушать свои биологические часы. Вы лучше знаете, в какое время вы чувствуете себя полным сил и энергии, чтобы быстро сделать много дел. Если вы чувствуете прилив сил вечером, спланируйте день так, чтобы на вечер у вас остались особо важные дела. В остальное время займитесь менее важными, выделите время на отдых, саморазвитие, встречу с друзьями и т.д.
• Очень важно при планировании дня расставить приоритеты. Сначала нужно делать те дела, которые по своей приоритетности самые значимые, и только потом приступать к второстепенным. Никогда не откладывайте важные дела на потом. Иначе, вы весь день будете о них думать и мыслями отвлекаться.
• Не тратьте много сил и времени на дела, которые принесут вам незначительный результат. Затраты времени и конечный результат должны быть соизмеримы.
• При планировании своего времени, вы должны продумать все возможные варианты, чтобы сделать свою жизнь проще. Например, если уборка в доме отбирает массу времени, подумайте, может, стоит нанять домработницу. Или выбросить давно ненужные вещи, разложить все по коробочкам, систематизировать. Тогда уборка будет забирать меньше времени.
• При выполнении дел, проанализируйте, какие факторы чаще всего вас отвлекают и забирают ваше время. Возможно, вы часто отвлекаетесь на социальные сети, разговоры по телефону, мысли о других делах. Очень часто играют роль психологические факторы, например, страх не успеть сделать работу в срок, боязнь приняться за сложную задачу, лень.

Чего следует избегать, чтобы все успевать

• Не тратьте время на просмотр телевизора. Любые новости, фильм вы можете посмотреть в интернете без рекламы. Это сэкономит ваше время.
• Ограничьте время пребывания в социальных сетях, форумах и играх. Это пустая трата времени.
• Постарайтесь избавиться от вредных привычек. Вы задумывались, сколько времени вы тратите на перекуры? Это не только забирает ваше время, но и здоровье. Вредные привычки не совместимы с успехом.
• Научитесь перебарывать лень, несобранность и непунктуальность. Ставьте напоминания в телефоне, будильник заранее, чтобы не опаздывать. Устанавливайте ограничение по времени на выполнение всех дел.

Как правильно распланировать рабочее время?

Дэвид Аллен советует правильно организовать рабочее место, обзавестить всеми необходимыми канцтоварами. Также завести картотеку, на каждое дело завести соответствующую папку. Также Аллен советует писать 4 списка дел:

• Составить список дел, которые необходимо выполнить в ближайшей перспективе.
• В отдельный список внести проекты, которые требуют комплексного подхода.
• Отдельно составить список проектов, которые по той или иной причине пока не могут быть выполнены.
• Список «когда-нибудь».

Чтобы выполнять рабочие задания быстрее, нужно выполнять похожие дела подряд. Мозг привыкает к определенному типу работы и с каждым разом справляется все быстрее.

Если перед вами поставлена очень тяжелая задача или проект, необходимо разделить его на этапы. Тогда задание становится более понятным и реальным к выполнению. Используйте принцип «маленьких шагов». Научитесь говорить «нет», не выполняйте работу за других, не становитесь инструментом для достижения чужих целей. Все успешные бизнесмены, планируют самые важные дела в первой половине дня. Нельзя откладывать на потом то, что для вас находится в приоритете. Как говорится: «Сделал дело, гуляй смело».

Научиться выполнять все задания вовремя очень просто. Большинство людей сами создают себе проблемы и преграды в своей жизни. Стоит лишь приложить немного усилий и просто начать планировать свою жизнь. Вы должны понимать, что человек уставший и нездоровый не может работать продуктивно и полноценно проживать свою жизнь.

Поэтому, необходимо:

• Высыпаться.
• Правильно питаться. Употреблять как можно больше овощей и фруктов.
• Занятия спортом повышают иммунитет, дают заряд бодрости и благотворно влияют на деятельность мозга. Улучшается память, концентрация, быстрее обновляются нейронные клетки.
• Придерживайтесь списка дел. Пишите его на каждый день, на неделю и на год.
• Не отвлекайтесь на ненужные вам дела, бесполезное общение. Не делайте работу за других.
• При планировании своего дня, не набирайте обязанностей на себя больше, чем сможете выполнить. Адекватно оценивайте свое время и силы.
• Поддерживайте порядок как дома, так и на рабочем месте. Каждая вещь должна иметь свое место, а каждое дело – свое время. Когда вы поддерживаете порядок, вы тратите намного меньше времени на выполнение дел. Пусть порядок и систематизация вещей войдет в вашу привычку.
• Оптимизируйте свою работу. Старайтесь любое дело максимально упростить и сократить время на его выполнение.
• Пользуйтесь современной техникой. Даже дома мультиварка, микроволновка, электромясорубка сэкономят вам массу времени на приготовление еды.
• Всегда поощряйте себя за любой успех. Если справились вовремя с важным делом, позвольте себе 15 минут отдохнуть и скушать что-нибудь сладенькое или заглянуть на 10 минуток в одноклассники.
• Не стремитесь к идеалу, его не существует. Если вы зацикливаетесь на том, чтобы все сделать еще и еще лучше, в итоге вы будете топтаться на месте и доведете себя до истерики.
• Не накапливайте невыполненные дела. То, что вы запланировали сделать сегодня – сделайте!
• Никогда не бойтесь попросить о помощи или распределить определенные задачи между сотрудниками.

Помимо составления списка дел, есть еще некоторые действенные методики планирования, которые широко используются в тайм – менеджменте. Это техника управления временем, которая включает в себя правила и принципы, которые помогают человеку правильно организовать свое время и достичь максимальной эффективности в любом деле.

Основные методики планирования

• Правило Парето или принцип «80 на 20». Лишь 20% ваших мыслей, разговоров и действий приводят к 80% процентам ваших результатов. И 80% других действий приводят к 20% результату. Поэтому не пытайтесь делать все и сразу, а делайте первоначально те дела, которые принесут вам максимальный результат.
• Метод хронометража заключается в том, что вам нужно записывать все свое время, на что и куда вы его тратите. Анализ этих записей покажет вам, от каких действий стоит отказаться, что вас отвлекает, и какие процессы необходимо ускорить.
• АВС планирование заключается в том, что вам необходимо распределить дела по степени важности по буквам. Дела категории А – самые важные. Они составляют 15% всех дел и приносят 65 % результатов. В – важные дела, которые составляют 20% всех дел и приносят 20% результатов. Категория С – это дела наименьшей важности, они составляют 65% и дают результат – 15%.

Если вы хотите научиться правильно распланировать свой день, быть хозяином своей жизни, для этого нужно немного. Всего лишь иметь желание этому научиться, приложить некоторые усилия и начать работать над собой. Вы просто должны ввести в привычку планировать свою жизнь, писать список дел на каждый день, вырабатывать в себе ответственность, усидчивость, пунктуальность. Обучение правильному планированию – это один из способов самосовершенствования, который способен в корне изменить вашу жизнь к лучшему. Вы научитесь расставлять приоритеты, определять главные ценности, ставить цели и достигать их в четко установленный срок.

Управляйте временем с помощью этих 20 эффективных советов по управлению временем

У всех нас есть 24 часа в сутки. Но почему кажется, что некоторые люди могут выжать максимум из каждой минуты дня? Вы не поверите, но они не способны замедлить время. Однако они умеют правильно распоряжаться своим временем.

Хотите узнать, как стать мастером тайм-менеджмента? Начните с этих 20 сверхмощных советов по управлению временем.

1. Создайте тайм-аудит.

Когда дело доходит до управления временем, первый шаг, который вам нужно сделать, — это выяснить, на что на самом деле уходит ваше время. Вы можете подумать, что отправляете электронные письма всего за 30 минут, но на самом деле эта задача отнимает час вашего дня.

Самый простой способ отслеживать свое время — загрузить такое приложение, как RescueTime, Toggl или мой календарь приложений, чтобы отслеживать все, что вы делаете в течение недели. Затем вы можете получить доступ к отчету, чтобы узнать, что крадет ваше время. Обладая этой информацией, вы можете затем внести соответствующие корректировки.

2. Установите ограничение по времени для каждой задачи.

Я обнаружил, что установка ограничения по времени для каждой задачи не позволяет мне отвлекаться или откладывать на потом. Например, если я хочу написать статью для своего блога, я даю себе два часа. Поэтому, если я начинал в 8 утра, я стараюсь написать его к 10 утра.

В некотором смысле становится игрой.

Поскольку я помещаю буферы между задачами и действиями, если я не завершу задачу вовремя, я все равно могу работать над ней, не тратя время, отведенное для чего-то другого.

3. Используйте список дел, но не бросайте задачи.

«Все цели и проекты состоят из более мелких частей, которые необходимо выполнить, чтобы достичь цели или завершить проект. Создавайте списки дел для каждой цели и проекта, перечисляя все измеримые шаги, которые необходимо выполнить », — предлагает Уильям Липовский.

«Помимо того, что вы сосредоточены, это также мотивирует вас, поскольку вы можете видеть, чего вы уже достигли, и что осталось».

В то же время будут прерывания, которые могут помешать вам выполнить задачу.Уильям рекомендует вам «всегда возвращаться к этим задачам и выполнять их, когда у вас есть такая возможность. Это может потребовать от вас установить ограничение на количество задач, над которыми вы работаете в любой момент ».

4. Планируйте заранее.

Одно из худших действий, которое вы можете сделать, — это проснуться без плана на день. Вместо того чтобы сосредоточиться на том, что нужно сделать, вы бесцельно блуждаете и решаете более тривиальные дела.

Вот почему вы всегда должны планировать заранее, используя один из этих вариантов;

• Накануне вечером. Перед тем, как уйти с работы, потратьте последние 15 минут на организацию своего офиса и составление списка самых важных вещей на завтра.
• Первым делом с утра. Во время утреннего распорядка запишите 3 или 4 наиболее срочных и важных дела, которые необходимо решить сегодня, и работайте над ними, когда вы наиболее продуктивны.

5. Проведите утро в MIT.

Марк Твен однажды сказал: «Если твоя работа — съесть лягушку, лучше всего это сделать с утра.А если ваша работа — съесть двух лягушек, лучше сначала съесть самую большую ».

Брутто? Конечно. Но, по мнению Твена, вы должны заниматься своими самыми большими и сложными задачами по утрам, иначе говоря, вашими наиболее важными задачами (MIT) дня.

Есть несколько причин, по которым это такой эффективный трюк с тайм-менеджментом. Во-первых, у вас обычно больше всего энергии в AM. Так что лучше взяться за эти задачи, когда вы не истощены. Кроме того, вы можете использовать это чувство выполненного долга, чтобы пережить остаток дня.

6. Научитесь делегировать / передавать на аутсорсинг.

Делегирование и аутсорсинг могут быть немного сложными. Некоторым трудно позволить кому-то делать то, что они делали раньше. У других нет времени обучать кого-то выполнять определенные задачи.

Дело в том, что делегирование или аутсорсинг реально экономят время, поскольку уменьшают вашу рабочую нагрузку — а это означает, что у вас есть больше времени, чтобы тратить на более важные задачи или делать меньше работы. Либо передайте обязанности квалифицированным членам команды, либо нанимайте опытного фрилансера.И, если вы все же решите пройти обучение на дому, первоначальные вложения в конечном итоге окупятся.

7. Исключите половину работы.

«В наш век постоянного отвлечения внимания, глупо легко разделить наше внимание между тем, что мы должны делать, и тем, чем общество нас бомбардирует», — пишет Джеймс Клир.

«Обычно мы балансируем потребности в сообщениях, электронных письмах и списках дел в то же время, когда мы пытаемся добиться чего-то. Редко, когда мы полностью заняты поставленной задачей.”

Clear окрестил эту «половину работы», и вот несколько примеров;

• Вы пишете отчет, но случайно останавливаетесь, чтобы проверить свой телефон, без причины.
• Вы пробуете новую программу тренировки, но через пару дней переключаетесь на новую программу, потому что читали об этом в Интернете.
• Во время разговора по телефону вы думаете о папке входящих сообщений электронной почты.

«Независимо от того, где и как вы попадаете в ловушку половинной работы, результат всегда один: вы никогда полностью не заняты поставленной задачей, вы редко выполняете задачу в течение продолжительных периодов времени, и у вас уходит вдвое больше времени, чтобы выполнить вдвое меньше », — добавляет Клир.

Clear обнаружил, что лучший способ преодолеть половину работы — это заблокировать «значительное время, чтобы сосредоточиться на одном проекте и исключить все остальное». Например, он выберет одно упражнение и сосредоточится только на нем во время тренировки. Он также выделит несколько часов, чтобы посвятить его важному проекту, но оставит телефон в другой комнате.

«Это полное устранение отвлекающих факторов — единственный известный мне способ погрузиться в глубокую, сфокусированную работу и избежать фрагментированных сессий, когда вы выполняете лишь половину работы.”

8. Измените свое расписание.

Если вы читаете эту статью, то очевидно, что хотите узнать о некоторых полезных методах управления временем — и я более чем счастлив помочь вам с этим. Но если вы боретесь с управлением временем, решение может быть столь же простым, как изменение расписания.

Например, вместо того, чтобы спать до 6:30 утра, просыпайтесь на час раньше. Лично я считаю, что 5:15 утра — самое продуктивное время дня, поскольку это дает мне время заниматься спортом, планировать свой день, просматривать электронную почту и даже работать над побочными проектами, не отвлекаясь.

Также подумайте о том, чтобы просыпаться пораньше по выходным и, возможно, сократить количество телевизоров, которые вы смотрите.

9. Оставьте буферное время между задачами и встречами.

Немедленный переход от одной задачи или встречи к другой может показаться хорошим использованием вашего времени, но на самом деле это дает обратный эффект. Нам нужно время, чтобы очистить свой разум и зарядиться энергией, отправившись на прогулку, медитируя или просто мечтая. В конце концов, человеческий мозг может фокусироваться только около 90 минут за раз.

Без этого перерыва труднее оставаться сосредоточенным и мотивированным. Планирование буферного времени также может предотвратить опоздание на следующую встречу. Я считаю, что 25 минут между задачами и встречами — это идеальный буфер.

10. Будьте организованы и решайте одну задачу.

Средний американец тратит 2,5 дня в год на поиски потерянных вещей. В результате мы ежегодно тратим более 2,7 миллиардов долларов на замену этих элементов. Вместо того, чтобы тратить зря время и деньги, будьте организованы.

Начните с создания дома для всего и следите за тем, чтобы предметы были возвращены на свои места. В конце дня уберите свое рабочее место и создайте систему управления документами.

И начните однозадачность. Большинство людей называют многозадачность основной причиной неправильного размещения предметов.

11. Следуйте правилу 80-20.

«Принцип Парето, также известный как правило 80-20, предполагает, что 80% результатов достигается за счет 20% приложенных усилий. Это обычно используется в продажах, поскольку 80% продаж обычно поступают от 20% клиентов», — пишет Ренцо Костарелла в предыдущем посте календаря.

«Когда дело доходит до того, как вы должны распоряжаться своим временем, этот принцип также может быть применен. 80% ваших результатов — это 20% ваших действий ».

Ренцо советует начинать с ежедневного просмотра «своего расписания или списка дел». Для простоты попробуйте записать пять задач, которые вам нужно выполнить. Используя этот принцип, вы, вероятно, сможете исключить большинство пунктов из вашего списка. Поначалу это может показаться неестественным, но со временем это заставит вас увеличить усилия по наиболее важным задачам.”

12. Используйте онлайн-календарь.

Календари уже давно являются основным инструментом управления временем. Однако онлайн-календари подняли это на новый уровень. Это потому, что вы можете получить к нему доступ с нескольких устройств, легко запланировать встречи и встречи, настроить напоминания, создать временные блоки и запланировать повторяющиеся мероприятия.

Лично я использую Google Calendar. Думаю, это лучшее. Но Outlook и Apple Calendar тоже работают хорошо.

13. Перестань быть идеальным.

Когда вы перфекционист, ничто не может быть достаточно хорошим. Это означает, что вы будете возвращаться к одной и той же задаче снова и снова. Как вы думаете, насколько продуктивным будет ваш день в результате?

Итак, хватит быть идеальным. Его не существует. Делайте все, что в ваших силах, и двигайтесь дальше.

14. Просто скажите «Нет».

Я знаю, что вы не хотите никого расстраивать. Но вы можете справиться только с этим. Если у вас уже есть полная тарелка, откажитесь от приглашения на ужин или помогите коллегам по проекту, пока у вас не появится свободное время.

15. Прививайте краеугольные привычки.

Чарльз Дахигг, автор книги «Сила привычки», ввел термин «краеугольные привычки». Но что они? Проще говоря, это привычки, которые могут изменить вашу жизнь, такие как упражнения, отслеживание того, что вы едите, разработка распорядка дня и медитация.

Эти привычки заменяют плохие привычки и вызывают другие хорошие. В результате вы станете более здоровым, целеустремленным и сможете лучше распоряжаться своим временем.

16. Не теряйте время ожидания.

Скажу честно. Я терпеть не могу ждать. Не то чтобы я нетерпеливый. Просто я знаю, что это время лучше было бы провести в другом месте.

Однако вместо того, чтобы тратить это время зря, я нашел способ извлечь из него максимум пользы. Например, сидя в зале ожидания, я читаю вдохновляющую книгу, слушаю подкаст или создаю план предстоящего сообщения в блоге.

17. Дистанционная работа.

Знаете ли вы, что в среднем американец добирается до 26 минут? И, что еще хуже, эти ежедневные поездки становятся длиннее.Добавьте к этому количество времени, которое требуется на подготовку, и вы легко увидите, сколько времени потрачено впустую, чтобы добраться до работы и с работы.

Хотя это возможно не для каждой работы, работа на дому даже два раза в неделю может в конечном итоге сэкономить вам несколько часов в неделю.

18. Найдите вдохновение.

Когда я перетаскиваю, я использую вдохновляющие источники, такие как выступление на TED или биография. Это простой способ снова разжечь этот огонь, чтобы мотивировать меня и вернуться в нужное русло.

19. Сгруппируйте похожие задачи вместе.

Когда у вас есть связанные работы, объедините их вместе. Например, не отвечайте на электронные письма и телефонные звонки в течение дня. Запланируйте определенное время для выполнения этих задач.

Причина? Разные задачи требуют разного мышления. Объединяя связанные задачи вместе, ваш мозг не переключает передачи, а это значит, что вы сокращаете время на переориентацию.

20. Делай меньше.

Это тактика Лео Бабауты. Он завел блог Zen Habits, и его обязательно нужно прочитать.Итак, что Лео говорит о том, чтобы делать меньше.

Делать меньше не означает «лучше меньше, да лучше». Это означает «меньше — лучше». Это достигается за счет замедления, осознания того, что нужно сделать, и концентрации только на этих вещах. Как только вы это сделаете, сделайте каждое действие на счету. В результате вы будете создавать больше ценности, а не просто корм.

7 практических советов, как найти время для всего / AdMe.ru

В современном мире есть чему поучиться, приключения, которые нужно исследовать, и людей, с которыми можно встретиться.Но как найти время на все это, когда мы уже так заняты?

У нас в AdMe.ru есть несколько советов, которые помогут вам организовать свое время более эффективно и максимально эффективно использовать каждый час, день, неделю и месяц.

7. Запишите все свои планы и ежедневные цели, даже если вы уверены, что не забудете о них.

Попробуйте составить списки из своих обычных ежедневных задач, книг, которые вы хотите прочитать, фильмов, которые хотите посмотреть. часы, рабочие проекты, домашние дела и так далее.

Создание списка продуктов для покупки или даже списка ваших желаний — простая, но полезная привычка. Это поможет вам спланировать свой день и не упустить важные дела.

6. Умело используйте свое «мертвое время»

«Мертвое время» — это время между вашими задачами: поездка на поезде, стояние в очередях, ожидание друзей и т. Д. Не тратьте это время на просто играю в эти дурацкие игры на своем смартфоне. Вместо этого используйте мертвое время, чтобы прочитать интересную книгу, выучить новый иностранный язык или нарисовать в своем альбоме для рисования.

5. Не тратьте время на просмотр рекламы — берите напрокат или покупайте любимые фильмы или смотрите их онлайн

Сегодня реклама на телевидении занимает так много времени, что любая телепрограмма или сериал длится полтора раза дольше. Чтобы сэкономить драгоценное время, возьмите напрокат или купите любимый фильм или сериал. Если вы так сделаете, вы будете тратить меньше времени на просмотр рекламы и у вас будет больше времени для других полезных вещей.

4. Записывайте и отслеживайте все, что вы делаете в течение дня

Проведите небольшой эксперимент: возьмите свой блокнот и потратьте два или три дня, чтобы записывать все, что вы делаете в течение дня, и сколько времени на это у вас уходит.Подробное описание вашей повседневной жизни поможет вам понять, куда уходят ваши драгоценные минуты . Вы, вероятно, будете удивлены тем, сколько времени вы тратите на действия, которые не помогают вам в достижении ваших целей, такие как просмотр веб-страниц или проверка неважных сообщений электронной почты.

3. Делегируйте как можно больше своих обязанностей и ответственности

Просмотрите список своих ежедневных домашних дел и делегируйте некоторые из них другим членам семьи. Ваш муж обязательно справится с задачей выкинуть мусор, и ваши дети могут выполнять простые и безопасные задания дома.

2. Не поленитесь выполнять 5-минутные задачи в течение дня

На выполнение некоторых задач требуется не более 15 минут. Составьте список этих дел и выполняйте их по очереди. Вы можете отсортировать электронные письма в своем почтовом ящике, вытереть пыль из шкафов или полить комнатные растения. Ежедневное выполнение этих небольших задач поможет вам достичь ваших больших целей.

1. Регулярно отдыхайте, а не только когда чувствуете себя истощенным

В идеале вы должны делать 10-минутный перерыв на каждые 50 минут работы и посвящать один день в неделю только себе. Но если этот способ отдыха не для вас, попробуйте чередовать занятия каждые 20 минут. Если вы это сделаете, вы почувствуете меньшую усталость и у вас будет больше времени в течение дня. Помните: ваша продуктивность на работе зависит от вашей физической энергии. Так что не лишайте себя отдыха и восстановления.

5 методов ежедневного планирования, чтобы привлечь больше внимания к вашему дню

Большинство людей хотят знать единственный лучший способ запланировать свой день для максимальной продуктивности, и существует множество статей и книг, которые утверждают, что знают «идеальный график».«Но на самом деле нет идеального метода для всех. Поскольку у всех нас есть свои сильные и слабые стороны, когда дело доходит до управления временем и производительности, то, что работает для одного человека, может стать полной катастрофой для другого.

История показала, что наиболее продуктивные люди используют совершенно разные методы составления расписания в зависимости от их обстоятельств, характера и уровня энергии.Например, Уинстон Черчилль работал до поздней ночи и разбивал свой день виски и дремал.Тони Моррисон начала писать еще до рассвета. Не существует единого расписания, подходящего для всех, для максимальной производительности.

Хотите улучшить распорядок дня? Узнайте, как величайшие умы мира организовали свои дни. (Via Podio)

Мы хотим помочь вам найти метод планирования, который лучше всего подходит для вас . Мы хотим, чтобы вы каждый день добивались максимальной производительности. Имея это в виду, вот пять различных методов ежедневного планирования, которые вы можете попробовать. Некоторые из этих методов довольно просты, в то время как другие практически безумны.

Все дело в поиске подходящего.

Метод блокировки по времени

Блокировка по времени просто означает планирование дня заранее и выделение определенных часов для выполнения определенных задач. Для этого необходимо заранее определить, что вы будете делать и когда именно вы это сделаете. Как только вы их запомните, внесите их в свой календарь, а затем приступайте к работе над этими задачами в подходящее время в течение дня.

При планировании задач важно заблокировать как проактивные блоки, так и реактивные блоки. Проактивные блоки — это когда вы сосредотачиваетесь на важных задачах, которые вы должны выполнить. Это когда вы продвигаетесь в важных проектах, составляете важные документы или набрасываете прототип вашего следующего замечательного продукта. Реактивные блоки — это когда вы даете время для запросов и прерываний, таких как электронная почта и импровизированные встречи.

Например, вы можете запланировать свои самые сложные задачи на первые два часа дня и просмотреть свой почтовый ящик во второй половине дня. Это позволяет вам работать, не отвлекаясь, и при этом знать, что вы получите доступ к электронной почте и телефонным звонкам.

Преимущество этого метода заключается в том, что он помогает вам точно знать, как вы собираетесь использовать свое время и когда именно вы собираетесь выполнять определенные задачи. Стандартные списки дел представляют собой список задач, которые нужно выполнить в удобное для вас время. Блокировка времени предоставляет вам список задач и с определенными временными рамками для выполнения каждой задачи.

Заставляя себя работать в рамках жесткой структуры и выполнять задачи в определенное время, вы вынуждены привносить лазерный фокус в каждое действие.

Гуру производительности Кэл Ньюпорт клянется методом блокировки по времени, говоря:

Иногда люди спрашивают, почему я беспокоюсь о таком подробном уровне планирования. Мой ответ прост: это дает огромную продуктивность. По моим оценкам, 40-часовая рабочая неделя с блокировкой времени дает такой же результат, как и 60-часовая рабочая неделя, проводимая без структуры.

Заблаговременное планирование дня с помощью календаря поможет вам сосредоточиться на наиболее важных задачах.«Независимо от того, как вы на это смотрите, — говорит писатель Art of Less Doing Ари Мейзел, — задачи включают время». (Его техника заключается в использовании FollowUp.cc для получения напоминаний о задачах по электронной почте в нужное время.)

Метод наиболее важных задач (MIT)

Метод MIT заключается в том, чтобы сосредоточить внимание на самом важном. Вместо того, чтобы составлять огромный список дел и пытаться все это сделать, определите 1–3 задачи, которые абсолютно необходимы, а затем неустанно сосредотачивайтесь на этих задачах в течение дня.Дело не в том, что вы никогда не выполняете более трех задач в день, а в том, что вы ничего не делаете, пока не выполните три основных задачи.

Реальность такова, что в большинстве случаев есть только несколько важных вещей, которые должны быть выполнены. Да, тысячи голосов требуют нашего внимания, но большинство из них не являются решающими. Уведомления, взрывающие ваш телефон, и электронные письма, заполняющие ваш почтовый ящик, могут подождать. Если вы сможете выполнить 1-3 основных задания, все остальное станет второстепенным или даже ненужным.

Это основная тема книги Гэри Келлера и Джея Папасана The ONE Thing : «Что вы можете сделать на этой неделе, чтобы все остальное было проще или ненужно?»

После того, как вы определите свои 1-3 наиболее важных задачи, они будут запланированы на первых на ваш день. Затем вы продвигаетесь по основным предметам, прежде чем вас засыпают отвлекающими факторами. Вы можете использовать это вместе с методом блокировки по времени, чтобы сэкономить начальные часы для наиболее важных задач.Электронная почта, телефонные звонки и встречи приходят позже, когда вы выполнили свои основные задачи.

Если вы одержимо сосредотачиваетесь на самых важных задачах, каждый день будет продуктивным. У вас никогда не будет дня, когда вы тратите время на бессмысленные дела. Эксперт по производительности Джеймс Клир говорит об этом так:

Если вы каждый день будете делать самое важное в первую очередь, то вы всегда будете делать что-то важное. Не знаю, как вы, но для меня это большое дело. Есть много дней, когда я трачу часы, вычеркивая 4-е, 5-е или 6-е самые важные задачи в моем списке дел, и никогда не успеваю заняться самым важным.

Рекомендуемые приложения для управления задачами:

Техника Помидора

Техника Помидора — это работа короткими, массово продуктивными, интенсивно сфокусированными пакетами с последующим коротким перерывом. Это невероятно просто, поскольку все, что для этого требуется, это таймер, и он позволяет разбить большую задачу на управляемые интервалы.

Вот как это работает:

• Выберите задачу

• Установите таймер на 25 минут

• Работайте над задачей, пока таймер не закончится

• Сделайте небольшой перерыв (около 5 минут)

• Каждые 4 сеанса Pomodoro делайте более длительный перерыв (15-30 минут)

Этот метод позволяет вам выполнять значительную работу в течение дня, при этом делая адекватные перерывы.Относительно короткое время каждого сеанса также позволяет вам интенсивно сосредоточиться, не утомляясь умственно.

Некоторые люди абсолютно верны Технике Помидора. Пол Клипп, президент польского отделения Lunar Logic, говорит об использовании Pomodoro:

Вы можете подумать, что человек может сделать 16 из этих циклов за день. Мне повезло, что я получаю больше двух в день без перерывов. Но за эти 50 минут я успеваю сделать больше, чем за остальные семь часов рабочего дня, по крайней мере, с точки зрения продвижения наиболее важных аспектов моих самых важных проектов.

Несмотря на красивую простоту, у Техники Помидора есть некоторые недостатки. Сеансы Pomodoro должны быть непрерывными периодами концентрации внимания, то есть вы не можете делать паузу в середине сеанса, а затем возобновлять его позже. Если коллега заходит и просит немного вашего времени, вам нужно либо вежливо отказаться, либо полностью прекратить сеанс.

Однако, как отметил Клипп выше, можно выполнить значительную работу всего за несколько сеансов.

Рекомендуемые приложения Pomodoro:

90-минутные сеансы фокусировки

Человеческое тело работает по циклам, называемым «ультрадианными ритмами».«Во время каждого из этих циклов есть пик, когда мы наиболее возбуждены, и спад, когда мы истощены.

С техникой 90-минутной фокусировки вы в полной мере пользуетесь пиками и спадами энергии, которые происходят в течение дня: Работайте 90 минут, а затем отдыхайте 20-30 минут. Обсуждая максимальную производительность в исследовании 1993 года, Андерс Эриксон указал, что периоды отдыха между интенсивными рабочими сессиями необходимы для улучшения.

Большинство людей мало обращают внимания на естественные ритмы работы. их тело и используют стимуляторы, такие как кофе, чтобы справиться с периодами низкой энергии.Это почти всегда приводит к полному сбою в районе 14:30, что соответствует падению вашего ультрадианского ритма.

Работа 90-минутными пакетами позволяет вам соотносить ваш максимальный уровень энергии со списком задач, что значительно повышает вашу продуктивность. Вы работаете со своим телом, а не против него.

Как выразился цифровой стратег Том Гибсон:

Нам нужно начать думать о производительности и выпуске в циклических, а не линейных терминах.Многие уже осознают, что в течение дня у них бывают пиковые периоды, когда они лучше работают. В других случаях они думают лучше. В других случаях все, для чего они годны, — это Netflix.

8-часовой рабочий день нас научил считать, что мы должны работать стабильно с 8:00 до 17:00 с перерывом только на обед, чтобы работать с максимальной отдачей от начала до конца рабочего дня. И хотя этот метод, безусловно, позволяет менеджерам оставаться в курсе дел сотрудников, он снижает производительность.

Конечно, у этой системы есть свои недостатки.Если ваш босс заходит к вам в офис и обнаруживает, что вы дремлет на полу, он может быть недоволен, даже когда вы объясняете, что работаете в соответствии со своими ультрадиановыми ритмами (и, мы могли бы добавить, улучшая вашу память). И будут крайние сроки, которые не оставят вам выбора, кроме как приложить нос к точильному камню.

Но когда вы не опаздываете на время, вы можете принять во внимание естественные ритмы своего тела при выборе метода планирования. Ваше тело может не соответствовать 90-минутным циклам, но следите за своим уровнем энергии в течение дня в течение нескольких недель, чтобы увидеть, сможете ли вы найти для себя закономерность.

Метод полифазного сна

Это несколько странный метод планирования, который работает только для нескольких избранных людей, но если он работает для вас, вы достигнете необычной производительности за один день.

Большинство людей спят монофазно, то есть они засыпают за один день (или фазу). Бифазные спящие спят двумя небольшими порциями, например, 4 часа утром и 4 часа поздно вечером. Те, кто полифазно спит, доводят этот метод до крайности, разбивая сон на несколько коротких фаз, что позволяет меньше спать в целом и значительно повысить продуктивность.Продолжительность сна в каждой фазе может быть разной: некоторые люди спят только 20-минутным сном, а другие захватывают более длительные периоды сна, а затем дополняют их дремотой.

Евгений Дубовой — руководитель проекта из России, который принял полифазный график сна по 3,5 часа каждую ночь, дополненный тремя 20-минутными дневными снами. В результате в его распоряжении значительно больше времени и он делает гораздо больше, чем в противном случае. Как он сказал Business Insider: «Самым большим преимуществом является то, что у меня есть около двух месяцев дополнительного времени каждый год.Время — самый ценный ресурс в нашей жизни ».

Крис Джеуб, еще один полифазный спящий человек, соглашается:« Мой полифазный режим сна заставляет меня чувствовать себя здоровым и бодрым, дает мне более приятный сон и помогает повысить мою продуктивность на величину до 28 часов в неделю ».

У этого расписания есть несколько очевидных недостатков. Стив Павлина отметил сложность того, чтобы иметь этот тип расписания при сохранении нормального семейного расписания. А если вы пропустите какой-либо из запланированных сеансов сна, это может значительно испортить от вашего графика сна.

Но у этого расписания есть и ряд серьезных преимуществ, например, дополнительные часы каждый день. Если вы спите только четыре часа в день, вы добавите к своей неделе примерно 28 дополнительных часов (при нормальном сне 8 часов).

В поисках идеального сочетания

Создание наиболее продуктивного графика может означать создание гибридов некоторых из этих методов. Метод MIT хорошо работает с методом блокировки времени. Три сеанса Pomodoro идеально вписываются в 90-минутное рабочее занятие. И полифазный метод…хорошо, ты мог бы быть там сам по себе.

Но очень важно планировать свой день. Как говорит автор эссенциализма Грег Маккеун: «Если вы не ставите приоритеты в своей жизни, это сделает кто-то другой».

Устанавливая ежедневный график, вы гарантируете, что именно вы ставите приоритеты в своей жизни.

Продолжайте читать:

Этот пост был первоначально опубликован в ноябре 2016 года и обновлен в марте 2019 года. Смотрите изображение Wil Stewart через Unsplash .Таймер Pomodoro, фото David Svensson . Ультрадиановая иллюстрация ритма Officevibe . Иллюстрация полифазного сна через Wikimedia .

Верните свое время: 20 отличных способов найти больше свободного времени

«Будет найден действительно эффективный рабочий, который не будет наполнять свой день работой, а будет неторопливо выполнять свою задачу, окруженный широким ореолом легкости и досуга». — Генри Дэвид Торо

Лео Бабаута

Есть ли сотня разных вещей, которые вы хотели бы когда-нибудь сделать в своей жизни — от упражнений до медитации или йоги, до написания романа, о котором вы всегда мечтали написать, до чтения, отдыха и наблюдения за восходом солнца?

Но, возможно, у вас никогда не будет времени, как у большинства людей.

По правде говоря, у всех нас одинаковое количество времени, оно ограничено и пользуется большим спросом. Но некоторые из нас нашли время для того, чтобы заниматься любимым делом, а другие позволили постоянным требованиям, давлению и обязанностям жизни диктовать им свой распорядок дня.

Пора переходить из второй группы обратно в первую. Рекламируйте свое время. Создайте ту жизнь, которую хотите, и максимально используйте свободное время, на которое претендуете.

Это несложно, хотя и требует немного усилий и усердия.

Возвращение свободного времени

Возьмем, к примеру, мою жизнь: не так давно было время, когда мой день был переполнен с утра до ночи, когда у меня были встречи и длинные списки дел, и я работал много часов, а остальное время было заполнено с общественными мероприятиями и встречами по гражданским обязанностям. У меня было мало времени на семью, которая меня разъедала, и мало времени на то, что я всегда хотел делать.

Я всегда хотел писать, но никогда не было времени.Я всегда хотел заниматься спортом, но был слишком занят. Я всегда хотел путешествовать, но кто может уйти? Я всегда хотел проводить время со своими детьми, но работа на первом месте, верно?

Неправильно. Я наконец поумнел и решил, что моя жизнь принадлежит мне, и я могу делать то, что хочу, и поэтому я нашел время, чтобы решить, какой я действительно хочу видеть свою жизнь. Затем я спроектировал свою жизнь и принял ряд решений и шагов, чтобы привести свою жизнь к тому, что я хотел.

Сегодня я просыпаюсь рано и занимаюсь спортом или провожу какое-то время в тишине, читая и пишу.Я написал роман и научно-популярную книгу. Я пишу этот блог. Я пробежал и наконец пробежал марафон (на самом деле два) и завершил триатлон. Днем, вечером и все выходные я провожу с детьми и женой.

Моя жизнь — это то, что я всегда хотел, потому что я спроектировал ее таким образом и работал над тем, чтобы воплотить этот замысел в жизнь.

Это может быть так для вас, если вы готовы внести изменения. Даже если вы просто хотите освободить немного времени для хобби или чего-нибудь расслабляющего, вы можете это сделать.

20 способов найти больше свободного времени

Не все из них будут применимы к вашей жизни — выберите те, которые вы можете применить, и попробуйте:

1. Возьмите тайм-аут . Чтобы освободить время, нужно сделать шаг назад, чтобы хорошенько взглянуть на свою жизнь. Блокировать нужно не менее часа. Лучше несколько часов или полдня. Целый день было бы круто. Выходные были бы еще более идеальными, хотя для многих это не обязательно практично.На этом отрезке времени взгляните на свою жизнь с некоторой точки зрения. Это то, чего вы всегда хотели? Как бы вы оказались там, где всегда хотели быть? Чем вам нравится заниматься, но у вас нет на это времени? Что на самом деле наполняет ваш день? Есть ли вещи, которые вы могли бы отбросить или свести к минимуму, чтобы выделить больше времени? Мы рассмотрим некоторые из этих вещей в следующих пунктах, но для начала нужно выделить время, чтобы подумать и спланировать.
2. Найдите самое необходимое . Что ты любишь делать? Составьте короткий список из 4-5 вещей.Это то, для чего вы хотите освободить место.
3. Найдите своих зрячих . На что вы тратите много времени, чего нет в вашем главном списке? Внимательно посмотрите на эти вещи и подумайте, действительно ли они необходимы, или есть способы уменьшить, минимизировать или исключить эти вещи. Иногда вы делаете что-то, потому что считаете, что это необходимо, но если вы немного задумаетесь, то сможете найти способ выбросить это из своей жизни. Подумайте, что вы делаете, просто тратя время — например, просматриваете определенные сайты, смотрите телевизор, много разговариваете у кулера с водой и т. Д.Вам нужно свести к минимуму эти траты времени, чтобы освободить место для более важных вещей, вещей, которые делают вас счастливыми и которые вы любите делать.
4. График времени . Когда вы садитесь и думаете о своей жизни и о том, что вы хотите делать, а не о том, что вы делаете на самом деле, вы будете искать способы высвободить время. Крайне важно, чтобы вы взяли пустой еженедельный график (вы можете просто записать его на листе бумаги или использовать свой календарь) и назначили блоки для того, что вам нравится, — для того, что в вашем списке самого необходимого.Например, если вы хотите заниматься спортом, когда вы это сделаете? Поместите блоки времени в свое расписание и сделайте эти блоки самыми важными встречами на вашей неделе. Планируйте остаток своей жизни вокруг этих блоков.
5. Консолидировать . Вы делаете много вещей, разбросанных в течение дня или недели, которые вы могли бы объединить, чтобы сэкономить время. Хороший пример — поручения: вместо одного или двух в день выполняйте их все за один день, чтобы сэкономить время и бензин.Другой пример — электронная почта или любое другое общение — пакетная обработка вашей электронной почты вместо проверки, чтения и ответа в течение дня. То же самое со встречами, документами и всем, что вы делаете регулярно.
6. Вырезать встречи . Это невозможно для всех, но по моему опыту встречи отнимают много времени, чтобы передать небольшую информацию или принять простые решения, которые можно было бы принять по электронной почте или по телефону. Насколько это возможно, сведите к минимуму количество встреч, которые вы проводите и посещаете.В некоторых случаях это может означать разговор со своим начальником, сказать ей, что у вас другие приоритеты, и попросить прощения. В других случаях это может означать спросить людей, проводящих собрание, можно ли получить информацию другими способами. Если да, то вы экономите час или около того на каждой встрече (иногда больше).
7. Избавьтесь от лишних хлопот в своем расписании . Если у вас плотно загруженный график, полный встреч, поручений, задач, проектов и встреч, вы захотите отсеять его, чтобы не было так забито.Найдите то, что не так важно, и отмените его. Отложите другие дела. Оставьте в расписании большие пробелы.
8. Переосмыслить свой распорядок дня. Часто мы застреваем в рутине, которая совсем не такая, как мы действительно хотим, чтобы наши дни были похожи. Есть ли способ лучше? Вы творец своей жизни — сделайте новый распорядок более приятным, более оптимальным и более наполненным вещами, которые вам нравятся.
9. Сократите электронную почту . Я упоминал электронную почту ранее, касательно консолидации, но она настолько важна в жизни большинства людей, что заслуживает особого внимания.Как часто вы проверяете электронную почту? Сколько времени вы тратите на составление писем? Если вы тратите большую часть своего рабочего дня на электронную почту, как это делают многие люди (и как я когда-то делал), вы можете освободить много времени, сократив время, которое вы тратите на электронную почту. Это не сработает для всех, но может сработать для многих: выберите 2-3 ключевых раза в течение дня, чтобы очистить почтовый ящик, и сохраните свои ответы до 5 предложений. (Подробнее.)
10. Научитесь говорить «нет» . Если вы отвечаете «да» на каждую просьбу, у вас никогда не будет свободного времени.Будьте очень осторожны с вашим временем и говорите «нет» всему, кроме самых важных запросов. Вот как.
11. Держите свой список на 3 . Когда вы составляете свой ежедневный список дел, просто перечислите три самые важные задачи, которые вы хотите выполнить сегодня. Не составляйте длинный список задач, иначе вы заполните все свое свободное время. Если ваш список задач будет небольшим, но заполненным только важными задачами, вы гарантируете, что выполняете важные дела, но не перегружаете себя.
12. Сделай свой самый большой камень первым .Из трех самых важных задач, которые вы выбираете на день, выберите самую большую или ту, которую вы больше всего боитесь, и сделайте это в первую очередь. В противном случае вы отложите это как можно дольше и заполните свой день менее важными делами. Не позволяйте себе проверять электронную почту, пока о Биг Роке не позаботятся. Он начинает ваш день с ощущения большого успеха и оставляет у вас много свободного времени до конца дня, потому что самое важное уже сделано.
13. Делегат .Если у вас есть подчиненные или коллеги, которые могут выполнять задачу или проект, попробуйте делегировать это. Не думайте, что вам нужно все делать самому. При необходимости потратьте немного времени на обучение человека, которому вы поручаете задачу, но это небольшое время, потраченное на обучение, окупится большим количеством времени, сэкономленного позже. Делегирование позволяет вам сосредоточиться на основных задачах и проектах, на которых вы должны сосредоточиться.
14. Избавьтесь от отвлекающих факторов . Что вокруг вашего рабочего места отвлекает вас от текущей задачи? Иногда это визуальный беспорядок или валяющиеся вокруг бумаги, которые требуют вашего внимания и действий, или уведомления электронной почты или мгновенных сообщений на вашем компьютере, которые всплывают в неподходящее время, или телефон, или коллеги.Посмотрите, сможете ли вы устранить как можно больше из них — чем больше вы сможете сосредоточиться, тем эффективнее вы будете и тем меньше времени вы потратите впустую. Это равно времени, сэкономленному на хорошие вещи.
15. Отключить . Больше всего людей отвлекает Интернет. Мои самые продуктивные времена — это когда я отключен от сети. Я не говорю, что вам нужно постоянно отключаться от сети, но если вы действительно хотите иметь возможность эффективно выполнять задачи, отключите Интернет, чтобы вы могли действительно сосредоточиться.Установите определенное время дня для подключения и подключайтесь только в эти периоды.
16. Аутсорсинг . Если вы не можете делегировать полномочия, попробуйте передать на аутсорсинг. С помощью Интернета мы можем общаться с людьми со всего мира. Я передал на аутсорсинг многие вещи, от небольших задач до проверки электронной почты до юридических работ, проектирования и редактирования работ и многого другого. Это позволяет мне сосредоточиться на том, что у меня получается лучше всего, на том, что я люблю делать, и экономит много времени.
17. Используйте свое утро .Я считаю, что утро — лучшее время для того, чтобы запланировать то, чем я действительно хочу заниматься. Я бегаю, читаю и пишу по утрам — три из четырех вещей в моем списке основ (еще одна вещь в списке — проводить время с семьей). Утро — это замечательно, потому что ваш день не был заполнен кучей внеплановых, требовательных, выполняемых в последнюю минуту дел, которые отодвигают назад эти самые важные вещи. Например, если вы запланировали что-то на конец дня, то к тому времени, когда наступит вечер, у вас может быть еще дюжина новых дел, добавленных в ваш список дел, и вы отложите это важное после обеда.Вместо этого запланируйте его на утро, и его редко (если вообще когда-либо) откладывают.
18. Золотое время после работы . Помимо утра, я нахожу время сразу после работы отличным временем для того, чтобы заниматься самыми важными делами. Например, в 5-часовой час упражнения отлично подходят, как проводить время с семьей или делать что-нибудь расслабляющее.
19. Твои вечера . Время перед сном также золотое, так как оно существует каждый божий день и обычно полностью ваше.Что ты хочешь сделать с этим временем? Читать? Проводите время со своими детьми? У вас есть хобби, которым вы увлечены? Воспользуйтесь этим временем.
20. Перерыв на обед . Если три упомянутых выше золотых периода вам не подходят, обеденные перерывы — еще одна хорошая возможность запланировать дела. Некоторым людям нравится заниматься спортом или отдыхать в перерывах на обед. Другие используют это время для работы над важной личной целью или проектом.

«Настоящая проблема свободного времени в том, как удержать других от использования вашего.” — Артур Лейси

Как организовать свой день для успеха

Вы когда-нибудь чувствовали, что жизнь проходит мимо вас, и у вас нет такой же энергии, как у других? Может быть, вы видели, как люди с легкостью открывают новые возможности, и вам интересно, как они способны на гораздо большее. В этом случае вам может потребоваться повышение упорства. Но сначала, что такое упорство?

Быть стойким — значит иметь драйв и страсть, которые можно испытывать по-разному. Может быть, вы подходите к уборке дома с методической целеустремленностью и подробным планом.Когда дело доходит до вашей работы, вы можете проанализировать, как быть более эффективным и подготовиться к будущим проектам в свободное от работы время. Быть стойким не обязательно означает быть самым громким в комнате или всегда двигаться в быстром темпе. Это также влечет за собой предоставление себе пространства, чтобы дышать и быть в тени, когда вам нужно, а затем снова появиться с уверенностью и силой.

Упорство — вот что заставляет вас каждый день вскакивать с постели. Возможно, вы еще не узнали, что это за искра, но она где-то внутри вас.Если вы станете более решительным человеком и воспользуетесь этим качеством, вы сможете добиться большего успеха. Вот четыре способа проявить настойчивость, которые принесут измеримые результаты.

1. Подготовить

Чтобы быть стойким человеком, нужно делать все возможное, когда дело доходит до подготовки. Если у вас есть крайний срок, который нужно соблюсти на работе, найдите время, чтобы организовать свой подход. Возможно, вам придется вставать раньше или оставаться на несколько дней позже, чтобы убедиться, что вы можете выполнить свою работу наилучшим образом. Приложив эти дополнительные усилия, вы сможете выделиться и откроете дверь для новых возможностей.Вы также можете предпринять шаги для планирования выхода на пенсию. Это может означать анализ ваших текущих активов, инвестирование в акции или изменение ваших привычек в расходах. Мы постоянно думаем об уходе на пенсию, поэтому готовность к нему сделает вас более успешными.

Tenacity можно использовать и в личных сферах вашей жизни. Если вы думаете о поездке в отпуск, начните с определения времени. Вы можете сначала подумать, есть ли какие-нибудь свободные концы, которые нужно связать, прежде чем уйти.Оттуда проведите тщательное исследование местности, в которую вы путешествуете, и выясните, есть ли какие-либо впечатления, которые необходимо сделать. Определитесь с экскурсиями, в которых вы хотите принять участие, и выделите дни, чтобы просто бездельничать. Заблаговременное планирование устранит стресс и обеспечит более спокойный отдых. Даже организация ваших дней может иметь огромное влияние на чувство удовлетворенности. Составление списка покупок для приготовления еды на неделю или планирование тренировок позволит вам работать более продуктивно.

Во всех сферах жизни упорный человек находит время, чтобы подготовиться к будущему.Это облегчит достижение ваших целей, и вы обнаружите, что стали более эффективными.

2. Будьте дальновидными

Разница между человеком с яростным упорством и человеком, которому не хватает такого же стремления, заключается в том, что упорный человек не позволяет жизни просто пройти мимо. Если вы постоянно вспоминаете прошлое, подумайте о том, чтобы изменить свое мышление.

Чтобы быть более решительным человеком, нужно жить настоящим моментом. Приложите свою энергию к тому, чтобы сосредоточиться на том, что должно произойти.Вы можете использовать свое прошлое, чтобы формировать то, как вы хотите, чтобы ваше будущее выглядело, но вы должны отпустить любое негодование, которое у вас может быть. Например, если вы не можете освободиться от воспоминаний о токсичных отношениях, значит, вы не открываете себя для поиска любви всей своей жизни. Проснувшись, скажите себе, что сегодня есть возможность добиться всего, к чему вы стремились, и подумайте, что может быть для вас дальше.

Возможно, вы задумывались, как развить новый навык или выбрать увлекательное хобби.Используя энтузиазм и упорство, вы можете захватить день и построить лучшее будущее, записавшись на учебные занятия или попробовав новое занятие. В дальновидном мышлении столько свободы. Вам может казаться, что созерцать неизведанное сложно, но на самом деле это огромный шанс для перемен. Вы даете себе чистый холст, чтобы рисовать, кем вы хотите быть, не сдерживаясь. Подумайте о том, где вы можете видеть себя в будущем, кем будут ваши друзья или какую работу вы будете иметь.

Когда вы научитесь направлять упорную энергию на задачи и цели ежедневно, ваши дни больше не будут казаться обыденными, и вы сможете достичь большего.

3. Ищите возможности

Часть упорства — это использование своей страсти и цели. Если вы покажете, что открыты для новых возможностей, у вас будет больше шансов на успех. Если вы ищете работу и вам предлагают собеседование на вакансию, обязательно задайте проницательные вопросы и отправьте ответное письмо или благодарственное письмо.Это выделит вас среди других кандидатов и покажет, что вы с энтузиазмом восприняли эту возможность.

Если вы уже работаете, проявите упорство, чтобы попросить о повышении по службе или расширить свои обязанности. Вы можете предложить помощь с другими командными проектами или предложить новые идеи. Когда вы искренне любите свою работу и с нетерпением ждете корпоративных вечеринок или волонтерства на мероприятиях, вы, естественно, излучаете страсть и драйв.

В личной жизни найдите способы разнообразить распорядок дня.Измените то, что вы заказываете в ресторане, или попробуйте интересные рецепты дома. Вместо того, чтобы ходить в спортзал, как обычно, попробуйте спин-класс. Если каждый день будет немного отличаться от других, это оживит. Также ищите возможности для новых друзей. Поищите в своем сообществе группы или клубы, в которые вы можете вступить, где вы можете встретить разных людей, которые разделяют одни и те же интересы. Начни становиться человеком, готовым на все.

Когда друг приглашает вас куда-нибудь, просто скажите «да» и будьте открыты для новых впечатлений.Другие начнут ассоциировать вас с живостью и упорством, и вы привлечете таких же людей. Когда вы окружаете себя такими же волевыми и энергичными людьми, как вы, вы будете вибрировать с более высокой частотой.

4. Знай свое достоинство

Быть стойким легко, если ты запомнишь более широкую картину и сможешь визуализировать достижение своей мечты. Это может означать напоминание себе, почему ваша работа так важна. Независимо от того, работаете ли вы в сфере обслуживания клиентов или работаете в корпоративном мире, убедитесь, что вы понимаете, как то, что вы делаете, приносит пользу другим.Осознание того, что проект, над которым вы работаете, имеет значение, позволяет вам поднять волнение на новый уровень.

Если вы не понимаете смысла своих действий, просыпаться для работы с 9 до 5 утомительно, и вы начинаете довольствоваться своим положением. Спрашивая, как совместны обязанности каждого, вы можете обнаружить, что приносите ценный навык. Также полезно распознать плоды своего труда. Возможно, вы работали с членом команды и помогали ему с проектом. Когда вы видите готовый продукт и то, как ваш коллега был благодарен за вашу помощь, вы понимаете, как вы можете служить другим.Это помогает ценить свою ценность и увлекаться другими задачами.

Даже наличие доски визуализации позволит вам быть более настойчивыми и решительными, чтобы добиться успеха. Размещение фотографий машины, которую вы всегда хотели, или слов, связанных с типом партнера, которого вы ищете, может мотивировать вас и напомнить вам, какова ваша конечная цель. Отчасти упорство также заключается в том, чтобы подумать о том, как вы хотите, чтобы о вас говорили. Выделите несколько минут каждый день, чтобы поразмышлять о том, как ваши друзья и семья относятся к вам, это позволит вам вспомнить качества, которые вам нравятся в себе, и все, над чем вы, возможно, захотите поработать.Понимание вашей ценности и того, как вас видят другие, поможет вам жить с большим упорством.

Последние мысли

Упорство — вот что побуждает нас к действию. Все мы способны излучать энергичную страсть и настойчивость. Когда вы упорны на работе, вы станете надежным человеком, у которого будет больше возможностей.

Упорство в отношениях также способствует укреплению связей с единомышленниками. Испытайте себя, чтобы в ближайшие месяцы таким образом привнести решимость в несколько аспектов своей жизни.Целенаправленно расходуя свое время, вы максимизируете свое влияние и добьетесь успеха.

Изображение предоставлено: Алесь Крив через unsplash.com

Как составить распорядок дня, который не испортит вам день

Когда дело доходит до составления распорядка дня, большинство людей попадают в один из двух лагерей:

• The Overscheduler: Их календари выглядят как нарисованные пальцами детсадовцы. Встречи накладываются на встречи, а напоминания о событиях, перерывах, задачах и т. Д. Проходят, как в канун Нового года.Их дни определяются с момента пробуждения до вечернего распорядка.
• Минималист: Также известен как «Мечтатель». У них есть одно или два повторяющихся события, но много белого пространства, поэтому они «бесплатны» (по крайней мере, на бумаге) для длительной работы.

Проблема в том, что оба этих подхода ужасны по своим причинам.

Избыточный график не оставляет времени для неизбежных «срочных» задач, которые всплывают. Одна задача занимает больше времени, чем вы предполагали (из-за ошибки планирования), и весь ваш день превращается в хаос.

А минималист? Они просто перенесли свое расписание в какой-то другой формат — скорее всего, в список дел, приложение для планирования или серию гневных писем с вопросом «Где это?»

На самом деле хороший распорядок дня — это залог успешной жизни. Знание того, что вы должны делать (и , когда ), создает ощущение цели, смысла и сосредоточенности. Это поможет вам избежать откладывания на потом, сохранить мотивацию и правильно распорядиться своим временем.

К сожалению, немногие из нас полностью контролируют наши дни.Вместо этого вам нужно что-то гибкое. Вам нужен шаблон ежедневного расписания .

В этом руководстве мы расскажем, как наиболее успешные основатели, креативщики и глубокие мыслители используют шаблонный подход к своему дню, чтобы оставаться сосредоточенными, организованными и продуктивными (и как вы можете сделать то же самое в свой день!)

Как составить эффективный распорядок дня за 5 шагов

1. Начните свой день с самой важной работы
2. Составьте идеальный ежедневный график в соответствии с вашей личной «кривой продуктивности»
3. Используйте «временную блокировку», чтобы переключиться с реакции на контроль своего времени
4. Установите свою доступность на минимум, который вы можете (10–15 минут)
5. Следите за своим потоком (как задач, так и энергии)
6. БОНУС: проводите регулярный календарный аудит, чтобы убрать мертвое время

Готовы вернуть себе контроль над своим временем ? RescueTime — это самый мощный в мире инструмент для отслеживания рабочего времени и повышения производительности. Узнайте, как это может помочь, и зарегистрируйтесь бесплатно сегодня!

1. Начните свой день с самой важной работы

Самые успешные люди всегда сначала выполняют свою самую важную работу.

Это может означать «проглотить лягушку» (т.е. избавиться от самой сложной задачи) или выделить время для осмысленной работы, прежде всего. Чего не делают , так это начинать день с отвлекающих факторов, эмоциональных триггеров и стресса (т.е. электронная почта, социальные сети и Slack).

Как объясняет основатель Farnam Street Шейн Пэрриш:

«Если бы я встал утром и первым делом проверил электронную почту, я бы позволил другим определять мои приоритеты на день».

На практике есть масса отличных примеров, но один из моих любимых — это основатель и академик Кевин Тейлор, который устанавливает повторяющиеся ежедневные временные блоки для утреннего письма:

Как объясняет Тейлор:

«Если вам нравится больше всего, вы сначала планируете то, что от вас требуют другие, и только потом ищите в календаре пустые места, где вы могли бы« вписаться »в то, что для вас важно.(Удачи в поиске времени для фокусировки в календаре такого типа «реактивного дизайна».)

«Вместо этого измените парадигму, спланировав то, что важно для вас в первую очередь».

Установление повторяющихся обязательств перед собой первым делом с утра начинает ваш день с правильного намерения и гарантирует, что, что бы ни случилось, вы сделали что-то значимое.

Но, возможно, что еще более важно, это обычно наиболее эффективное время вашего дня.Для большинства людей утром естественная энергия повышается, и их меньше отвлекает, а это значит, что вы действительно можете погрузиться в важную работу.

По словам Алекса Пэнга, автора книги Отдых: почему вы делаете больше, когда работаете меньше:

«Два часа, когда вы действительно можете вникнуть в проблему, дают решения, которые будут лучше, чем если бы вы потратили 10 часов, разбиваясь на собраниях и болтая по каналам Slack».

Подобный прогресс имеет эффект домино мотивации и продуктивности, который помогает вам в течение всего дня.

Если вам нужен инструмент, который поможет вам придерживаться этого времени, попробуйте интеграцию с календарем RescueTime. Просто добавьте #focustime к заголовку утреннего блока в шаблоне ежедневного расписания, и все отвлекающие веб-сайты (например, социальные сети, новости и развлечения) будут заблокированы на время его выполнения.

Наконец, вам не всегда нужно точно знать , , что вы будете делать в это время. Достаточно просто посвятить свои лучшие часы полноценной работе.

2. Составьте идеальный ежедневный график в соответствии с вашей личной «кривой продуктивности»

Причина, по которой большинство успешных людей посвящают свои первые часы дня полноценной работе, заключается в том, что — это время, когда их уровень энергии самый высокий . Однако, немного поработав, вы можете использовать тот же подход, чтобы согласовать остальную часть вашего ежедневного шаблона расписания с вашим уровнем энергии.

Мы все переживаем приливы и отливы энергии в течение дня благодаря так называемому циркадному ритму.Это внутренние часы, которые посылают наш разум и тело в моменты бодрствования и сонливости.

Ключ к успешному шаблону ежедневного расписания — это соответствие вашего уровня энергии типу работы, которую вы выполняете .

Когда наша энергия низка, мы менее креативны, нам труднее принимать решения, мы легче поддаемся стрессу и подавляемости. С другой стороны, исследования показывают, что мы на 500% более продуктивны, когда наша энергия высока и мы можем находиться в состоянии потока.

Итак, как вы обнаружите, когда ваш уровень энергии естественным образом повышается или понижается в течение дня?

1. Экспериментируйте со своим циркадным ритмом

Большинство людей следуют схожему циркадному ритму в течение дня.

После пробуждения и выхода из состояния инерции сна наш уровень энергии начинает естественным образом повышаться. Примерно к 10 часам утра мы достигаем пикового уровня концентрации, который продолжается до естественного послеобеденного спада энергии между 13 часами дня.

Днем наш уровень энергии снова повышается и снова падает где-то между 9–11 часами вечера, когда большинство из нас ложится спать.

Так, например, вы можете создать шаблон ежедневного расписания, который следует этому шаблону:

• Энергичная работа примерно до полудня
• Звонки, встречи и электронная почта с 1–3
• Свободное время для срочных дел или других встреч до конца дня

Это неплохое начало, но что, если у вас не работает или вы хотите быть точнее?

2.Используйте свои личные данные о продуктивности, чтобы составить «кривую продуктивности»

Вместо того, чтобы полагаться на самооценку или отслеживание настроения, гораздо проще (и точнее) использовать инструмент отслеживания времени, такой как RescueTime, для автоматического сбора данных.

После сбора небольшого количества данных ваша панель управления RescueTime покажет вам, над какими приложениями, инструментами, веб-сайтами и проектами вы проводите время, когда вы продуктивны (или отвлекаетесь), а также тенденции в вашей деятельности и многое другое.

Для нашего варианта использования отчет о тенденциях продуктивности за неделю покажет, когда вы, скорее всего, будете продуктивны, а когда будете отвлекаться в любой день. Это в Отчеты> Производительность> Время суток.

RescueTime позволяет вам легко видеть тенденции вашей производительности и то, как вы проводите свое время каждый день.

Глядя на этот отчет, мы получаем четкую ежедневную тенденцию продуктивности и отвлечения внимания, поэтому мы можем создать шаблон ежедневного расписания, который соответствует:

• Сосредоточенное время без головы в часы пик
• Встречи, звонки и электронная почта при низком уровне энергии
• Перерывы, когда у вас, скорее всего, случится спад

По сути, вы переключаетесь с планирования ваш день вокруг времени, чтобы распланировать его вокруг своей энергии.

( Ознакомьтесь с нашим полным руководством о том, как найти наиболее продуктивные часы здесь! )

3. Используйте «временную блокировку», чтобы переключиться с реактивного режима на контроль своего времени.

Кривая продуктивности — это карта того, как вы можете заполнить полный день в шаблоне ежедневного расписания.

Это не то же самое, что ежедневный график The Overscheduler , который заполняет свои дни приоритетами других людей. Вместо этого, это шаблон для тех случаев, когда вам больше всего подходят определенные виды работы.

Одним из примеров такого рода шаблонов ежедневного расписания на практике является то, что дизайнер Джессика Хиш называет своим «Ультра-расписание»:

Этот шаблон ежедневного расписания подобен скелету, на котором вы строите свою неделю. И если вы сопоставите ее с кривой ежедневной продуктивности, вы, , узнаете, что вы максимально продуктивно расходуете свое время.

Для Хиша это означало, что понедельник будет «днем администратора» для обычных звонков и встреч, а по средам и пятницам будет выделено время для «аналоговой работы»:

«Есть время, когда я могу полностью погрузиться в электронную почту, и в остальное время я заставляю себя игнорировать ее.Прежде всего, есть запланированные периоды времени, когда мой Wi-Fi будет отключен ».

Одна из лучших сторон этого подхода заключается в том, что он помогает вам визуализировать свой идеальный рабочий день — важный навык, которым, по словам автора Райана Холидей, пользуются немногие из нас:

«У многих людей большие цели на будущее. Думаю, лучше знать, как выглядит твой идеальный день. Тогда вы можете спрашивать себя с каждой возможностью и выбором: это приближает меня или отдаляет? »

Эффект заключается не только в том, что вы знаете, что вы должны делать, , но и в том, что это помогает вам сказать «нет» тому, что мешает вашему идеальному дню.Как объясняет дизайнер Брэд Фрост:

«Чтобы принять приглашение на встречу, мне нужно отвлечься от чего-то другого, и теперь это действительно визуализируется».

Вы можете использовать технику под названием «Блокировка времени», чтобы создать свой собственный шаблон ежедневного расписания, подобный этому. Ознакомьтесь с нашим пошаговым руководством здесь.

4. Установите доступность к минимуму (10-15 минут)

Когда ваш осмысленный шаблон утреннего и ежедневного расписания настроен и согласован с вашей кривой продуктивности, следующий вопрос: Как вы вписываетесь в неизбежные задачи, встречи, встречи и обязанности, которые подкрадываются и выбивают из строя ваш ежедневный график ?

Идеальный ежедневный график бережет ваше время.Для вице-президента по продуктам Facebook Фиджи Симо это означает изменение времени встреч по умолчанию на минимально возможное:

«Многие люди не проверяют, сколько времени следует реально уделить чему-то. По умолчанию они просто 30 минут для небольшого разговора и 60 минут для более крупного разговора. Благодаря этому календари выглядят как швейцарский сыр ».

Вместо этого Симо устанавливает минимальное время для встреч в 10-15 минут (как известно, Илон Маск разбивает весь свой день на 5-минутные отрезки).Таким образом, человек, заказывающий встречу, должен запросить дополнительное время, если он считает, что оно ему нужно.

Это заставляет и вас, и организатора встречи решать, сколько времени вам действительно нужно. (Это отличное место для начала, когда мы избавляемся от одержимости встречами).

Simo также рекомендует устанавливать буферы для времени ваших встреч, а также выделять преднамеренно открытые интервалы в свой день для сюрпризов в последнюю минуту. Таким образом, вы не будете наивным в отношении отвлекающих факторов, с которыми вам придется столкнуться.

В Календаре Google (как и во многих других приложениях Календаря) вы даже можете изменить продолжительность встреч по умолчанию и добавить автоматические буферы.

Эффективным днем ​​не управляет тирания 60-минутной встречи. Как объясняет Симо:

«Я более сосредоточен, когда устанавливаю свою собственную повестку дня, в отличие от того, когда я позволяю другим определять мою повестку дня».

5. Следуй за своим потоком (задач и энергии)

Если все сделано правильно, ваш распорядок дня должен давать вам импульс, а не убирать его.

Однако мы часто забываем думать о своем душевном состоянии при планировании встреч, событий или задач. Тем не менее, подумайте о когнитивном скачке, который требуется, чтобы перейти от глубокого размышления, такого как кодирование новой функции, к ежедневным контрольным звонкам.

По данным Американской психологической ассоциации, восстановление после подобной смены задач может занять почти 40% нашего продуктивного времени.

Хотя мы уже говорили о важности защиты вашего потока энергии (и соответствия правильных задач вашим уровням энергии), вам также необходимо знать о потоке задач .

Нашему мозгу нужно время, чтобы погрузиться в поток задачи. Но как только они разогреются, им будет легче продолжать заниматься и сохранять мотивацию.

Для автора Пола Джарвиса это означает «разбивать» свой день на дела. После обеда можно написать письмо, а утром — поддержка клиентов.

«Чем дольше вы можете сосредоточиться на одном типе задачи, тем быстрее вы сможете ее выполнить. Таким образом, если я сгруппирую все, что мне нужно сделать, в утренние часы, это означает, что я могу написать 5–6 статей одним махом.”

Это также то, что Y Combinator Пол Грэм называет «временем создателя» — длительные отрезки времени, необходимые для работы над такими сложными задачами, как написание или кодирование (по сравнению со временем менеджера, которое разбивается на короткие отрезки).

По мере того, как вы заполняете шаблон ежедневного расписания своими задачами и делами, попробуйте сгруппировать похожие задачи. И когда приходит время на самом деле выполнить работу, убедитесь, что вы сосредоточены и не отвлекаетесь.

Существует множество инструментов, которые могут помочь вам в потоке задач. Четырехчасовая рабочая неделя Автор Тим Феррис 80% времени использует свой телефон в режиме полета. В то время как функция FocusTime RescueTime может блокировать отвлекающие сайты и уведомления, чтобы они не сбивали вас с пути.

Лично мне нравится использовать FocusTime для сессий Pomodoro, когда я интенсивно работаю в течение 25–30 минут, а затем делаю небольшой перерыв.

БОНУС: Проводите регулярный аудит календаря, чтобы убрать мертвое время

Наконец, этот шаблон ежедневного расписания ничего не значит, если ваш календарь уже заполнен повторяющимися встречами и задачами.

Большинство людей используют свой календарь как ориентированный на будущее инструмент для планирования предстоящих событий. Но это также отличный инструмент для размышлений. Календарный аудит — это простое упражнение, в ходе которого вы выполняете и проверяете прошлые обязательства.

Каждые три месяца вице-президент Facebook по продукту Фиджи Симо проводит аудит календаря, чтобы выяснить:

• Время, которое она потратила на каждый проект
• Как ее время было разделено на встречи с отдельными руководителями по сравнению с большими собраниями
• Процент времени, которое она потратила на подбор персонала по сравнению с управлением и построением

Имея эти данные под рукой, она может увидеть, время, проведенное ею, совпадает с ее намерениями.А если нет, она подстраивается.

«Все остальное в моем календаре было менее важным, но занимало больше времени по устаревшим причинам.

«Были повторяющиеся встречи, которые больше не требовали моего присутствия, встречи для принятия решений по менее важным темам и т. Д.»

Интеграция с календарем RescueTime позволяет быстро узнать, сколько времени вы тратите на работу каждый день, общее время встреч, вашу среднюю продуктивность и достигли ли вы своих ежедневных целей или нет.

Посмотрите на свое еженедельное или ежемесячное расписание прямо сейчас. Сколько из этих повторяющихся встреч можно сократить или отменить?

Соответствуют ли ваши временные обязательства вашим целям?

Если нет, пора вернуть эти часы.

Наконец, храните все свои временные обязательства в одном месте

Может показаться хорошей идеей разделить ваш личный и профессиональный календари, но это просто напрашивается на неприятности, когда обязательства пересекаются.Вместо этого используйте цветовое кодирование, чтобы различать действия, или создайте другой «шаблонный» календарь, чтобы все было в порядке.

Вы можете представить свой календарь как большую пустую банку. Каждая добавляемая вами задача — личная или профессиональная — заполняет пространство. И хотя вы можете назначать задачам разные уровни важности, ваш календарь этого не делает.

Час — это час, на что вы его не потратите.

Готовы вернуть себе контроль над своим временем? RescueTime — это самый мощный в мире инструмент для отслеживания рабочего времени и повышения производительности.Узнайте, как это может помочь, и зарегистрируйтесь бесплатно сегодня!

Как найти время для всего

Tweet

Мне всегда кажется, что у меня не хватает времени. Я не имею в виду в глобальном смысле — хотя, если вы хотите пофилософствовать, у нас действительно заканчивается время в тот момент, когда мы рождаемся — но я имею в виду каждый день, от часа к часу, от минуты к часу. — минута. Так часто я вовлекаюсь во что-то и смотрю на часы. Я всегда удивляюсь, когда вижу, что прошел один или даже два часа вместо того, что я думал (одна или две минуты).Это меня беспокоит; Я имею в виду, как я все сделаю, когда время проходит так быстро ??

---

И я не люблю тревожиться. Ничуть.

Когда вы разбиваете время на минуты, это звучит так, как будто у вас должно быть все время мира. Это напоминает мне тексты из шоу Rent. «Год из жизни» превратился в колоссальные 525 600 минут. Это МНОГО минут. Почему же тогда год проходит так быстро, подталкивая нас к принятию решений (обычно невыполненных по сравнению с предыдущим годом) на предстоящий год, которые забиты фразами «найти больше времени, чтобы сделать ХХХХ» или «выделить время для ХХХХ».«

Интересно, это только я.

Я обратился к Лоре Вандеркам, чья книга« 168 часов »появилась на прилавках 27 мая. В ней она пытается найти способ сделать все это. Лаура спешит на помощь ! Вот что я узнал:

В. Вы говорите, что даже у самых занятых людей есть время позаботиться о себе. Убедите нас!
A . В неделе 168 часов. Даже если вы работаете 50 — больше, чем большинство людей — и спите 8 часов в сутки, что оставляет 62 часа на другие дела.За 62 часа вы определенно можете найти 3-4 часа для упражнений и еще несколько: чтобы писать в дневнике, молиться, медитировать или заниматься другими душевными занятиями, которые имеют большое влияние на ваше здоровье.

В. Математика кажется верной, так почему же многие из нас считают, что у нас даже нет 15 свободных минут?
А . Мы живем в рассеянном обществе, где множество вещей — электронная почта, телевидение, веб-серфинг, работа по дому, дела, возня — расширяются, чтобы заполнить доступное пространство.Вы должны выбрать время для значимых занятий, таких как упражнения или волонтерство, и планировать заранее, чтобы они осуществились, иначе этого никогда не произойдет.

В. Какие места в расписании большинства людей подходят для заботы о себе?
А . Многие люди занимаются спортом по утрам. Вам не обязательно вставать рано каждый день — просто стремитесь дважды в течение рабочей недели, чтобы начать. Если у вас есть маленькие дети, и вы обычно смотрите телевизор после того, как ложатся спать, сознательно попробуйте выключить телевизор на час раньше и использовать это время, чтобы сделать что-нибудь успокаивающее.Не тратьте это время на уборку дома — он снова станет грязным! Совершите оживленную прогулку во время обеденного перерыва на работе или если у вас 20-минутный перерыв между телефонными звонками или встречами. А по выходным отдавайте время уходу за детьми своему супругу, чтобы у каждого из вас была возможность заняться спортом или расслабиться.

В. Говоря о вашем супруге, как пары могут уделять время друг другу?
А . Прочный, позитивный брак значительно упрощает ведение здоровой жизни.Как и здоровое тело, здоровый брак требует времени, которое легко потратить в пользу отвлекающих факторов. Да, время от времени важно устраивать свидания, но это не единственный способ, которым пары могут проводить время друг с другом. Carpool работать вместе. Звоните друг другу в течение дня. Встречаемся на обед раз в месяц. Сядьте за завтрак вместе. И возьмите за привычку проводить последние полчаса перед сном друг с другом, обсуждая свои дни, свои планы и цели.Выключите телевизор раньше, чтобы не утомиться. Если вы путешествуете, вы можете устроить «конференцию супругов» по ​​телефону. Но если вы оба живете в одном доме, держите его в своей спальне. К чему это приведет, решать только вам!

В. Как мы можем начать претворять этот план в жизнь? Нужно ли нам составлять расписание на каждый день — например, на каждый час?
А . Уж точно не каждый час! Я считаю, что лучше всего думать о 168 часах, то есть о вашем недельном расписании. Что я делаю, так это составляю список моих главных рабочих и личных приоритетов на неделю.Мне могут быть назначены две колонки, я могу пробежать четыре раза, пойти пообедать с мужем и провести день в зоопарке с моими детьми. Я разобью их на шаги, которые можно предпринять. Например, чтобы поужинать в ресторане, нужно проверить наше расписание, позвонить няни и забронировать столик. Затем я выясняю, где в течение моей недели делать эти вещи.

В. Что, если вы относитесь к «правополушарному» человеку, плохо составляете расписание и особенно придерживаетесь его? Какие-нибудь советы?
А.