Как вести табель рабочего времени вручную: Табель учета рабочего времени 2021 — образец заполнения

Содержание

Кадровый портал — Error

Организация работы и кадровые вопросы в связи с коронавирусомОбразцы основных документов в связи с коронавирусомНерабочие дни в связи с коронавирусом

Образцы заполнения кадровых документовФормы первичных учетных документовСведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)Ведение трудовых книжек в бумажном виде

Специальная оценка условий трудаНесчастный случай на производствеОбязательные медосмотры (профосмотры)Инструктажи по охране труда

Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика

Хранение и использование персональных данныхМеры по защите персональных данных работниковОтветственность за нарушения законодательства о персональных данных

Привлечение иностранцевОформление иностранцев

Оформление приема на работуТрудовой договор

График отпусковЗамена отпуска денежной компенсациейОформление ежегодного оплачиваемого отпускаОтпуск по беременности и родамОтпуск по уходу за ребенкомЛьготный (дополнительный) отпуск

График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)Дисциплинарные взысканияПорядок увольнения за нарушение трудовой дисциплины

Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника

Оплата больничного листа (не пилотный проект)Оплата больничного листа (пилотный проект)Заполнение больничного листа работодателемРабота с электронными больничнымиПособие по беременности и родам

Порядок проведения аттестацииОграничения на увольнение из-за непрохождения аттестацииРасходы на подготовку и переподготовку кадров

Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению

Перейти в telegram-чат

Кадровый портал — Error

Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика

Привлечение иностранцевОформление иностранцев

Оформление приема на работуТрудовой договор

График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни

Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника

Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению

Перейти в telegram-чат

Как правильно заполнить табель учёта рабочего времени

Табель учёта рабочего времени – это важный и нужный документ. Основное его назначение – отображать, сколько конкретно времени сотрудник находился на рабочем месте и выполнял свои обязанности. Он полезен работодателям, которые могут таким способом следить за всем штатом и в случае необходимости вычитать из зарплаты работников, которые не присутствуют на работе в установленные часы. С другой стороны, он полезен самим сотрудникам, которые могут требовать с начальника отгулы или доплату за сверхурочное время и т.п. И, разумеется, этот документ обязан вести каждый предприниматель по трудовому законодательству. Ниже мы разберёмся, кто, зачем, и как должен вести этот табель.

Для чего нужен табель учёта рабочего времени?

Как мы уже сказали выше, он нужен, чтобы чётко отслеживать, сколько часов человек находился на работе. Он фиксирует явки, прогулы, опоздания работников и т.п.

Помимо практической пользы здесь есть и формальная обязанность. Каждая фирма должна иметь табель учёта согласно части 4 статьи 91 ТК РФ. Формы Т-12 и Т-13 утверждены постановлением Госкомстата от 05.

01.2004 № 1, однако с 2013 года не являются строго обязательными.

Кто заполняет табель учёта рабочего времени?

Законом не установлено конкретное лицо, занимающее должность в какой-либо фирме, которое должно этим заниматься. Проще говоря, за данный табель может отвечать любой человек. Подписывать его должны руководитель и работник кадровой службы. В конце месяца табель передаётся в бухгалтерию. По нему работникам выплачивается зарплата.

Обычно в крупных фирмах на должность человека, который ведёт табель учёта, выбирается по одному ответственному лицу в каждом подразделении. В маленьких фирмах ответственным обычно бывает 1 человек.

Назначение на «пост» ответственного должно быть произведено специальным указанном. Либо же эта обязанность должна быть указана в договоре с сотрудником.

Формы

Основные формы табеля – Т-12 и Т-13. Т-12 – это более классическая модель. Вся информация по этой форме вносятся вручную.

Т-13 фиксирует время пребывания сотрудников на работе с данных турникетов или других электронных устройств. Практически вся информация в эту форму вводится на компьютере. В некоторых случаях, конечно, что-то приходится заполнять вручную. А некоторые данные вообще вносятся в таблицу автоматически.

Ещё существует форма № 0504421. Она предназначена для бюджетных учреждений и нам не понадобится.

Как уже сказано выше, с 2013 года закон не обязывает использовать конкретно данные формы для ведения отчётности. Однако Т-12 и Т-13 – привычные и вполне удобные шаблоны, которыми пользуются практически все компании.

Общие правила

Какую бы форму вы не выбрали, существуют общие правила заполнения, которые обязательно должны быть соблюдены. Их не так уж много:

Документ составляется в единственном экземпляре;
На титульном листе отмечаются название организации, даты отчётного периода и дату подачи документа;

Основа документа должна содержать все сведения о сотруднике – фамилия, имя, отчество, номер личного дела;
Рабочее время учитывается в часах или посменно;
Данные должны вноситься каждый день;
Из утверждённой изначально формы нельзя удалять никакие графы, столбцы и колонки;

Заполнение табеля учёта рабочего времени – пошаговая инструкция.

Есть два способа заполнения табеля:

Сплошное – каждый день отмечаются явки, неявки, количество часов и т.п.;
По отклонениям – сведения вносятся исключительно, если сотрудник опоздал или не явился на работу.

Самый популярный способ – первый. И с учётом современных технологий, сейчас к форме Т-12 прибегают гораздо реже, чем к Т-13. Учёт гораздо проще вести на компьютере, чем вручную. Мы рассмотрим сплошной способ заполнения по форме Т-13.

Шаг 1. Титульный лист. Здесь в соответствующих графах отмечается название компании (полное), название подразделения (если фирма большая и табелей ведётся не один). В следующей графе указываем код ОКПО. После указывается номер документа, дата заполнения и отчётный период. Номер документу даётся по порядку. Датой заполнения обычно бывает последний день месяца, т.к. таблица делается на месяц. А отчётный период, соответственно, с первого по последний день месяца.

Шаг 2. Информация о сотрудниках. Дальше речь пойдёт об основной таблице. Для каждого работника отводится отдельная строка. В первых колонках должна быть указана его фамилия, имя, отчество, должность и табельный номер. Табельный номер есть у каждого. Он даётся с момента назначения, закрепляется за человеком, указывается во всех внутренних документах и даже переходит к новому сотруднику, если старый увольняется, а на его место берут другого.

Шаг 3. Явки, неявки, часы. Запись ведётся в 2 строчки. Вверху указывается явка/неявка, а ниже — часы. Каждый столбец – определённое число. Для явок/неявок и прочего используются условные обозначения:

Я – явка;

В – выходной;

К – командировка;

От – отпуск.

Вообще подобных условных обозначений очень много. Неявки разграничиваются по наличию/отсутствию уважительной причины. Указываются больничные, разные типы отпусков, сверхурочная работа и т.п. Полный список принятых условных обозначений можно свободно найти в интернете.

Шаг 4. Общее число времени. Эти данные указываются за полмесяца и за месяц. Напротив строки с обозначением явок указывается количество рабочих дней: в одном столбце за полмесяца, в следующем – за месяц. В строке ниже так же указываются часы.

Шаг 5. Сведения для начисления зарплаты. Данные здесь тоже зашифрованы условными обозначениями. В колонке пишется вид платы. Для стандартной зарплаты – 200, отпускные обозначаются кодом 2012.

Следующая колонка – корреспондирующий счёт. Это бухгалтерский счёт, с которого списываются деньги на зарплату. Далее нужно вписать количество рабочих дней или часов, которые нужно оплатить. В случае с отпускными обозначают дни в отпуске. Больничный – дни, проведённые на больничном и т.п.

Шаг 9. Неявки по причинам. Последний раздел отведён для указания причин отсутствия человека на рабочем месте. Условными обозначениями показывается причина (сюда включают отпуск, командировки и т. п.), а в следующем столбце – количество дней или часов.

Шаг 10. Подписи. В конце отведены графы для подписей ответственных лиц (составителя, руководителя, работника кадровой службы). Указывается должность лица и затем ставится его подпись с расшифровкой.

Для примера приведём условную таблицу. В ней будет изображена только основная часть табеля, чтобы был понятен принцип.

ФИО, должность	Табельный номер	Отметки о явках и неявках по числам месяца			Отработано за		Данные начисления зарплаты			Неявки по причинам
		1	2	3	Половину месяца	Месяц	Код вида оплаты	Корреспондирующий счёт	дни	код	дни
Иванов А.А, менеджер	15	Я	Я	В	8	16	2000	35	16	К	3
		8	8		64	128
Сидоров В. Б., повар	47	От	От	От	8	8	2012	35	10	От	10
					64	64

Как заполнить табель учёта рабочего времени

Табель нужен, чтобы вести учёт рабочего времени сотрудников. А делать это должны все работодатели без исключения. По табелю можно понять, кто и сколько часов отработал в каждом месяце. Это важно для контролирующих органов и расчёта зарплаты. ФСС может запросить табель, чтобы проверить, правильно ли вы рассчитали пособие сотруднику, трудинспекция — не ущемляете ли вы его права, а налоговая — не завысили ли вы свои расходы на зарплату.

Какие формы бывают

Обычно используют унифицированные формы табеля Т-12 или Т-13. Выберите одну из этих форм или разработайте свой более простой бланк табеля с обязательными реквизитами.

Табель составляют ежемесячно, а выглядит он как таблица: по вертикали список сотрудников, по горизонтали дни месяца. В клеточках показывают, когда и сколько сотрудник трудился, отдыхал или болел. Это делают с помощью буквенных и цифровых обозначений, которые перечислены на титульном листе формы № Т-12. Чаще всего вы встретитесь с такими:

— «Я» или «01» — работа в дневное время.

— «В» или «26» — выходные дни и нерабочие праздничные дни.

— «ДО» или «16» — отпуск без сохранения заработной платы.

— «ОТ» или «09» — ежегодный основной оплачиваемый отпуск.

— «Б» или «19» — временная нетрудоспособность с назначением пособия.

А если используете собственную форму табеля, то сами решаете, какими в нем будут условные обозначения. Можно выработать свои или использовать обозначения из унифицированных форм табелей.

Пример

В понедельник бухгалтер Даша отработала 6 часов, а на 2 часа отпросилась с работы, потому что плохо себя чувствовала. Во вторник она поправилась и остальные дни недели отработала полностью. В табеле учета рабочего времени эта неделя у Даши будет выглядеть так:

🎁

Новым ИП — год Эльбы в подарок

Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

Попробовать бесплатно

Как график влияет на табель

Самый понятный и распространенный метод ведения табеля — метод сплошной регистрации явок и неявок на работу, где каждая клетка заполняется своим кодом. При нормальном 8-ми часовом рабочем дне ставят «Я» или «01», а ниже 8.

Гибкий график работы

В табеле ставят код «Я» или «01» и указывают фактически отработанное время. При этом нужно следить за тем, чтобы за учетный период фактическая продолжительность рабочего времени сотрудника не превысила норму. Например, по общему правилу нормальная продолжительность рабочей недели — 40 часов.

Сменная работа

Сменная работа вводится, когда в день нужно поработать больше 8 часов.

В табеле также отмечают фактически отработанные часы. Работа в дневную смену — код «Я» или «01». Если смена сотрудника приходится и на дневное, и на ночное время, поставьте его рабочее время через дробь или отведите отдельную строку. Код для работы в ночное время — «Н» или «02».

Пример

Трудяга Ваня работает с 10 утра до 10 утра следующего дня по сменному графику «сутки через трое». Его рабочее время переходит на следующий день, а значит:

— в первый день Ваня отработал 12 дневных часов: с 10:00 до 22:00 и 2 ночных: с 22:00 по 00:00;

— во второй день 6 ночных: с 00:00 по 06:00 и 4 дневных с 06:00 по 10:00, поэтому табель заполняем так:

Ненормированный рабочий день

Некоторым работникам не получается соблюдать нормы труда, поэтому им устанавливают ненормируемый рабочий день.

Работа сверх нормы для таких сотрудников дополнительно не оплачивается, но отмечать в табеле часы переработки сверх графика нужно: исключений тут трудовой кодекс не предусматривает.

Как учитывать время переработки таких сотрудников — решайте сами. Универсальный способ: добавить в табель условное обозначение специально для учета рабочих часов, отработанных сверх графика. Например, буквенного кода «НР». Тогда под кодом «Я» в табеле будете вести учет рабочих часов по графику, а под дополнительным кодом — учёт часов сверх графика.

Как быть в особых случаях

Внешний совместитель

В табеле показывайте время, которое по факту отработал совместитель, но не забывайте про ограничения трудового законодательства.

Сотрудник не может работать больше 4 часов по совместительству, если весь день работал по основному месту. Больше четырех часов совместитель работает только в те дни, когда он не занят по основному месту работы.

Не запрещено указывать и дробные числа. Например, если совместитель ежедневно работает по 4 часа 15 минут, то в табеле проставляйте дробное число — 4,25 часа (4 ч + 15 мин: 60 мин/ч).

Внутренний совместитель заболел

Поставьте в табеле код «Б» или «19». Такие же коды укажите в строке, где учитывается его рабочее время по основной должности. При оплате больничного учитывают общий заработок сотрудника — как основной, так и по совместительству.

Сотрудник отработал полный день, а вечером его отправили на больничный

По факту сотрудник отработал день полностью и не важно, что этим же вечером ему оформили больничный лист. Поэтому в табеле поставьте код «Я» или «01» с полными рабочими часами.

Выходной в командировке

Для командировки используют код «К» или «06». Для выходных дней — код «В» или «26». Поэтому, если у сотрудника выходной в командировке, используйте двойной код: «К/В» или «06/26». Он покажет, что это командировка и сотруднику нужно начислить суточные, а код «В» — что сохранять средний заработок за этот выходной день не нужно.

Если сотрудник в свой выходной в командировке работает, используйте код «К/РВ» или «06/03». Ведь ему полагаются не только суточные, но и оплата в повышенном размере или отгул. «РВ» или «03» — это коды для работы в выходные и нерабочие праздничные дни.

Как вести табель учёта в Эльбе

Эльба ежемесячно готовит табель учёта рабочего времени по форме №Т-13 в задаче по выплате зарплаты и НДФЛ: шаг Расчёт зарплаты → Распечатать. Эльба умеет готовить табель только для нормального режима работы: 5-ти дневная 40 часовая неделя. Если у сотрудника другой график работы, то табель можно скачать в exсel и подправить вручную.

Статья актуальна на 08.02.2021

Табель учёта рабочего времени

Если предприятие позиционирует себя в качестве добросовестного работодателя, то оно обязано вести кадровый учёт. В любом случае, вне зависимости от того, сколько людей официально трудоустроено в этой фирме, табель учёта рабочего времени обязан быть.

Этот документ необходим для того, чтобы фиксировать точное количество часов, дней и недель, которое отработал той или иной работник в течение конкретного месяца. Это позволяет собрать актуальные сведения для начисления заработной платы и других выплат.

Исходя из этого, можно сделать вывод, что данный документ имеет двойное назначение. А именно:

получение сведений о фактически отработанном времени в течение календарного месяца;
получение о сведения о неявках сотрудников на работу по уважительным и неуважительным причинам.

Кому необходим данный документ и для чего? Сведения предоставлены в виде таблицы:

Кому необходим	Для чего необходим
бухгалтеру	Расчёт заработной платы, отпускных, выплат по больничному листу, командировочных и прочих
ФНС	Проверка преднамеренного занижения налоговой базы по подоходному налогу и иным налогам
ФСС	Проверка правильного начисления пособий, которые проходят через ФСС. Например, выплат по больничному листу или по уходу за ребёнком
Инспектору по труду	Проверка отсутствия или наличия нарушений трудовых прав работников
Росстат	Для формирования сведений в табеле по форме П-4

Кто заполняет табель учета рабочего времени

Для этого на предприятии назначается ответственное лицо. Как правило, это бухгалтер по расчёту заработной платы. Если предприятие большое, и на нём работает несколько тысяч человек, то такой табель будет вести помощник бухгалтера или же он сам.

Если же предприятие маленькое, и официально работает лишь один – два десятка человек, то нет смысла нанимать отдельного человека. Эти обязанности будут возложены на бухгалтера, который либо ответственен за расчёт зарплаты и иных выплат, либо ведёт весь учёт полностью. Ответственность на работника возлагается его должностными обязанностями. Поэтому отдел кадров должен проследить, чтобы должностная инструкция ответственного работника была составлена верно.

Учёт ведётся на основании приказов относительно кадрового перемещения. А приказы составляются на основании заявлений от работников или распоряжений от начальства.

Форма Т-13. Особенности формы

Согласно ст. 91 ТК РФ, учёт рабочего времени обязан вести каждый работодатель. Для этого он может использовать унифицированную форму или же разработать свою.

Существует 2 унифицированных формы табеля учёта рабочего времени. Обе они утверждены Госкомстатом. Это:

форма Т-12;
форма Т-13.

Форма Т-13 используется тогда, когда на предприятии ведётся автоматизированный учёт. То есть на входе и на выходе работник отмечает своё присутствие с помощью специального пропуска, который он прикладывает к считывающему устройству. Это устройство отмечает время прихода на работу и время ухода.

Заполняет табель ответственный человек, в обязанности которого это входит. В зависимости от специфики деятельности фирмы, заполнение может иметь свои нюансы. Поэтому их целесообразно прописать в соответствующем локальном акте. Также необходимо учесть и отразить следующие моменты:

назначение ответственного (или ответственных) за ведение табеля;
необходимость ведения отдельных табелей по подразделениям;
утверждение дополнительных кодов для выходов или невыходов на работу;
утверждение порядка отражения данных в табеле: все факты присутствия/отсутствия или только невыходы;
определение порядка отражения данных по выходам/невыходам в сложных или нестандартных ситуациях.

Исходя из этих нюансов, строится порядок заполнения данного документа.

Формат заполнения табеля рабочего времени в Т-13

В табель нужно заносить данные о присутствии / отсутствии на рабочем месте всех сотрудников. Используется принцип «одна должность – одна позиция». То есть если работник является внутренним совместителем, то для него предусмотрено две позиции.

В табеле не ведётся учёт следующих работников:

работающих неофициально;
имеющих внешнее совместительство;
работающих не по трудовому, а по гражданско-правовому договору.

Заполнение происходит в следующем порядке:

титульный лист;
табличная часть.

При заполнении титульного листа необходимо внести следующие данные:

название компании. Можно использовать сокращённое название. Например, ООО «Бутон»;
коды по ОКУД и ОКПО;
нумерация по порядку. Как правило, именно так поступают в компаниях, чтобы не путаться. В течение каждого календарного года своя нумерация;
отчетный период – т.е. месяц с датами начала и окончания ведения документа;
под датой составления имеется в виду последний день, после которого его должны подписать все ответственные сотрудники. Затем документ переходит в архивное хранение.

Это выглядит следующим образом:

Переходим к заполнению табличной части. Это делается так:

графа 1 – номер работника по порядку;
графа 2 – ФИО работника, его должность;
графа 3 – табельный номер этого работника.
графа 4. Здесь указываются календарные даты текущего месяца, а также ставятся отметки о присутствии / отсутствии этого сотрудника на рабочем месте.
графа 5 – количество дней и часов и за первую половину месяца
графа 6 – те же сведения, но за полный месяц.

При заполнении формы Т-12 остальные графы не заполняются.

Форма Т-12

Эта форма заполняется тогда, когда учёт рабочего времени ведётся на предприятии вручную. Титульный лист заполняется точно так же, как и у формы Т-12, а вот в табличной части есть некие дополнения. Необходимо заполнить сведения о заработной плате, которые указываются в графах 7 – 13. Делается это так:

в графах 7-9 фиксируют данные, которые понадобятся для расчета зарплаты. Конкретные сведения приводят только в 9 графе;
если работник отсутствовал в какой-либо день (причина отсутствия роли не играет), эта информация прописывается в графах 10, 11, 12 и 13;
в 14 графе проставляют суммарное количество неявок за 1 календарный месяц (если таковые были). Данные указываются в часах и днях;
графы 15 и 16 предназначены для указания кода, который обозначает причину невыхода на работу;
в 17 графе указывается суммарное количество праздничных и выходных дней. Таким образом, учет рабочего времени осуществляется в полном объеме: документ должен отражать сведения по всем датам.

По итогам заполнения документ должен быть подписан уполномоченными лицами:

сотрудником, который отвечает за ведение данного табеля;
представителем отдела кадров;
начальником подразделения, для которого этот табель составлялся.

При подписании нужно указать:

должность;
фамилию полностью, а имя – отчество инициалами;
подпись;
дату подписания. Как правило, это последний день календарного месяца.

Цифровые и буквенные коды в табеле учёта рабочего времени

Заполнение табличной части табеля происходит определёнными числовыми и буквенными выражениями. При этом и число, и буквенный код имеют одинаковое значение.

Например, явка сотрудника на работу может быть обозначена в виде «Я» или числом «01». Полный перечень числовых и буквенных кодов приведён в таблице ниже:

Обозначение	Коды
Обозначение	Буквенный	Числовой
Присутствие на рабочем месте в дневное время	Я	01
Присутствие на рабочем месте в ночное время	Н	02
Присутствие на рабочем месте в выходные и праздничные дни	РВ	03
Сверхурочная работа	С	04
Работа вахтовым методом	ВМ	05
Служебная командировка	К	06
Прохождение курсов повышения квалификации с отрывом от рабочего процесса	ПК	07
Прохождение курсов повышения квалификации с отрывом от рабочего процесса в другой местности	ПМ	08
Нахождение в ежегодном основном оплачиваемом отпуске	ОТ	09
Нахождение в ежегодном дополнительном оплачиваемом отпуске	ОД	10
Нахождение в учебном отпуске	У	11
Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы	УВ	12
Нахождение в дополнительном отпуске в связи с обучением, но без сохранения зарплаты	УД	13
Нахождение в отпуске по беременности и родам	Р	14
Нахождение в отпуске по уходу за ребёнком пока ему не исполнится 3 года	ОЖ	15
Нахождение в отпуске без сохранения зарплаты, с разрешения работодателя	ДО	16
Нахождение в отпуске без сохранения зарплаты, на основании закона	ОЗ	17
Нахождение в дополнительном отпуске без сохранения зарплаты	ДБ	18
Временная нетрудоспособность	Б	19
Временная нетрудоспособность без назначения пособия	Т	20
Сокращённая продолжительность рабочего времени	ЛЧ	21
Вынужденный прогул	ПВ	22
Отсутствие на работе по причине выполнения государственных или общественных обязанностей	Г	23
Прогул	ПР	24
Неполное рабочее время по инициативе работодателя	НС	25
Выходные и праздничные дни	В	26
Дополнительные оплачиваемые выходные	ОВ	27
Дополнительные неоплачиваемые выходные	НВ	28
Забастовка	ЗБ	29
Неявка на работу без уважительной причины	НН	30
Простой по вине работодателя	РП	31
Простой по причинам, не зависящим от сторон	НП	32
Простой по вине работника	ВП	33
Отстранение от работы с оплатой	НО	34
Отстранение от работы без оплаты	НБ	35
Приостановка трудовой деятельности в связи с задержкой зарплаты	НЗ	36

У ответственного работника нередко возникает вопрос, когда нужно ставить код НН, то есть неявка сотрудника на работу без уважительной причины. Делать это нужно в те дни, когда работник не предупредил о том, что он будет отсутствовать.

Как только он явится на работу и предоставит руководству, а затем и в отдел кадров, оправдательный документ, тогда код НН может быть заменён на другой. Например, сотрудник заболел или попал в стационар, а возможности предупредить руководство у него не было. Кадровик ставит НН до те пор, пока сотрудник не принесёт больничный лист. Тогда код НН может быть исправлен на код Б.

Учёт рабочего времени в Т-12

Форма табеля учёта рабочего времени Т-12 заполняется тогда, когда лицо, ответственное за это, заполняет форму вручную. То есть на входе на предприятие не стоят специальные считыватели времени прихода и ухода работников. Если работодатель решит, он может сам разработать форму табеля, но она должна содержать в себе все те пункты, которые предусмотрены в форме Т-12, которая утверждена Госкомстатом.

Дата и подписи ответственных лиц

В конце каждого месяца табель должен быть подписан. Это делают:

сотрудник, который отвечает за ведение данного табеля;
представитель отдела кадров;
начальник подразделения, для которого этот табель составлялся.

При подписании нужно указать:

должность;
фамилию полностью, а имя – отчество инициалами;
подпись;
дату подписания. Как правило, это последний день календарного месяца.

Итоги

Табель учёта рабочего времени должен быть на каждом предприятии. Ведётся он:

по форме Т-12, если учёт осуществляется вручную;
по форме Т-13, если учёт автоматизирован;
по самостоятельно разработанной форме, которая утверждается руководством фирмы и закрепляется в соответствующем положении.

Табель ведёт:

бухгалтер по заработной плате или его помощник;
иное ответственное лицо, назначенное приказом по предприятию.

В конце каждого месяца табель подписывается ответственными лицами. Должно быть минимум 2 подписи:

ответственного лица;
руководителя подразделения, на которое табель оформляется.

Все табели хранятся в архиве организации, так как они могут потребоваться для проверки:

инспекторам ФНС;
инспекторам ФИТ;
представителям Росстата.

При заполнении документа используются буквенные или числовые коды.

Табель учета рабочего времени для Excel

Учет отработанных дней, прогулов, опозданий и ранних уходов ведется в табеле учета рабочего времени. Законом предусмотрено 2 вида таких табелей:

Форма Т-12 — для заполнения вручную: скачать образец.
Форма Т-13 — для заполнения автоматически (такие формы генерируют системы контроля и управления доступом — СКУД): скачать образец.

Особенности заполнения

Заполняется в 1 экземпляре
Подписывают: руководитель отдела, кадровик (при наличии), сдается в бухгалтерию.
Если день отработан не полностью, каждая отметка должна сопровождаться документом, объясняющим причину (лист нетрудоспособности, заявление о совместительстве).
Если день отработан больше положенного, каждая отметка должна также иметь приложенный документ (например согласие сотрудника на работу в сверхурочные часы)
Могут регистрироваться либо только отклонения (например прогулы, опоздания, или сверхурочные часы работы), либо все дни.

Есть ли отличие формы Т-12 от Т-13?

Если учет ведется автоматически — то используется форма Т-13, если вручную — то Т-12. Также в форму Т-13 нельзя ввести данные по оплате труда.

Какие сроки сдачи табеля в бухгалтерию?

Учет ведется ежедневно. На следующий после окончания календарного месяца день бланки сдаются в бухгалтерию.

Всегда ли нужно вести табель?

Табель обязателен к ведению для всех компаний.

Должен ли ИП вести табель?

Сам на себя — нет, поскольку не может работать в своем же ИП. А вот на работников — обязательно.

Какой срок хранения табеля учета рабочего времени?

Для формы Т-13 достаточно 1 года. Для других форм — 5 лет.

Как отразить в табеле посуточную работу?

Если в компании работник работает например с 8 утра одного дня до 8 утра следующего дня, то эти сутки должны быть разделены по двум рабочим дням, с соответствующим количеством часов.

Что такое форма Ф.0504421?

Форма табеля учета рабочего времени, применяемая в казенных учреждениях и органах власти, бюджетных и автономных учреждениях. Форму ее также можно скачать у нас на сайте: скачать форму Ф.0504421.

Как заполнять табель, если сотрудник работает «на выезде», «в полях»?

Время нахождения сотрудника с служебной поездке считается рабочим временем. В табеле нужно фактически затраченное работником время на поездку.

Какие программы помимо Excel можно использовать для ведения учета рабочего времени?

Системы СКУД, такие как ТаймФормер, БиоТайм.
Вести учет можно в 1С, в которой, начиная с версии 8.3 (ЗУП)уже имеются соответствующие возможности. Для 1С есть множество модулей, которые могут помочь автоматизировать процесс.
Для сотрудников, чья работа носит разъездной характер, можно использовать системы GPS мониторинга, такие как Сервис Планадо, GlonassMSK.
Системы мониторинга сотрудников и DLP-системы, одна из лучших на текущий момент — это СпрутМонитор.

Как выглядит учет рабочего времени в СпрутМонитор?

Время включения компьютера считается временем начала рабочего дня. Время выключения — его окончанием. Можно также внести необходимые изменения вручную, например указать, что в конкретный период сотрудник находился в командировке.

Государственные праздники и выходные дни уже внесены в базу данных программы. Разумеется, программа не будет считать такие дни прогулом.

Помимо информации по уходу и приходу, программа показывает, чем именно работник занимался в течение рабочего дня. Можно даже влиять на это — блокировать например нежелательные сайты и программы.

Учет рабочего времени сотрудников: практика от ТОП-менеджера

Спойлер – в статье расскажу, как правильно ввести учет рабочего времени сотрудников в организации, как понять, кто работает, а кто делает вид, что работает. И, наконец, кому и сколько за это платить.

Причины учета

Для работодателей учитывать рабочее время особенно важно, так как платить за сон подчиненных никто не хочет.

Также и в законодательстве есть статья, которая рассказывает о важности учета рабочего времени и его оплаты, а КоАП предусматривает санкции в случае нарушения.

Рабочее время – время, которое тратится на выполнение трудовых обязанностей с оплатой за эти действия.

Убедились насколько все серьезно? Помимо основной – юридической, существуют и дополнительные причины считать отработанное время. Найдите ниже среди них одну свою или может даже пару.

Нарушаем, значит? Рабочее время не учитываем? Добро пожаловать в участок

Причина 1. Государство

Государство однозначно говорит – необходимо учитывать часы занятости персонала. Поэтому, даже формально, но Вы должны организовать учет. Вести табель, отмечать больничные, выходные, прогулы и так далее.

В ходе работы у работодателя и работающего могут возникать взаимные претензии, справедливо ли оплачивается его рабочее время, в случае таких ситуаций документы помогут решить спорный вопрос.

Пример: одна из сотрудниц предприятия обратилась в 6 различных инстанций после ее увольнения с предприятия.

Прокуратура, ГИТ, Роспотребнадзор и другие. Один из первых документов, который запросили – Правила внутреннего трудового распорядка и табель учета рабочего времени сотрудников. Все 6 проверок были пройдены успешно.

Причина 2. Эффективность

Важно честно платить персоналу. Но ведь и работник может быть непродуктивным? Или даже тратить оплаченное время не на работу. Допустим любители перекуров успевают покинуть рабочее место два – пять раз в течение рабочего дня.

Пример: в одной из организаций я наблюдала 16 работников курящими на крыльце здания в рабочие часы. Посчитаем, что перекур составил 10 минут, значит было потрачено 160 минут общего времени компании.

Причина 3. Дисциплина

Помните “теорию разбитых окон”, согласно теории, там, где нет наказаний за небольшие нарушения, чаще совершаются более серьезные.

То есть, где контролируются простые вещи, такие как качество и количество рабочего времени, сотрудникам легче нести ответственность за более серьезные обязательства, например, за сроки выполнения по проектам.

Пример: в компании измерили время составления КП, естественно оно было значительно больше, чем положено.

После этого сообщили сотрудникам о том, сколько в среднем они должны тратить на эту задачу. Далее контролировали показатель на протяжении месяца, и на удивление – не только среднее время сократилось на задачу, но и качество улучшилось.

Причина 4. Автоматизация

Отслеживание времени является и инструментом управления. С помощью некоторых программ Вы не только увидите, кто работает и сколько, но также повлияете на вовлеченность коллег, вводя или уменьшая бонусы в общей и индивидуальной мотивации.

Также, анализируя время, Вы можете сократить ненужные операции, изменить бизнес-процессы, внедрить автоматизацию учета рабочего времени сотрудников.

Пример: на производстве овощей в теплице проанализировали общее потраченное время на уход за растениями.

Далее из работы тепличниц исключили несколько простых операций, несколько разделили и их стали делать разные люди. Благодаря экономии времени, общее время на сбор урожая увеличилось, меньше стало брака с переросшими овощами, а значит больше прибыль.

Причина 5. Безопасность

Если контролировать качество рабочего времени сотрудника, можно избежать проблем с общей и информационной безопасностью компании. И да, я не шучу, далее Вы сами в этом убедитесь.

Пример: в одном из Московских офисов был похищен ноутбук, расследование было проведено очень быстро, и благодаря электронным системам отслеживания времени и видеонаблюдению удалось наказать виновных и вернуть ноутбук.

Особенности учета

В зависимости от того, какую функцию в организации выполняет работник и в какое время необходимо его присутствие в организации, мы назначаем ему время работы (смену).

В одной организации может быть не только несколько разных режимов для персонала, но и несколько разных систем учета.

Расскажу обо всем подробно, но давайте начнем с типов рабочего дня. Это первая категория, с которой начинается учет рабочего времени на предприятии.

1. Кому какой график

По количеству отработанного в сутках времени, трудовое законодательство требует учитывать в часах отработанное время.

Сверять это время с нормой, и если сотрудник работает больше, чем положено, то компенсировать это дополнительным временем отдыха или оплатой.

И далее, в зависимости от потребности организации, сотруднику назначают график.

1.1 Нормированный день

Офисные сотрудники, обычные бухгалтеры, часто отделы продаж, отделы кадров и т.д. В табель мы фиксируем 8 часов 5 дней в неделю, в трудовом договоре мы пишем – нормальный рабочий день. Никаких льгот и привилегий.

Максимум бесплатные печеньки. Но за сверхурочные мы заплатим или дадим неоплачиваемый дополнительный день отдыха.

1.2 Ненормированный день

Ведущие специалисты, менеджеры, которые часто выходят в выходные, выезжают в командировки.

В этом случае сверхурочные не оплачиваются, но работник имеет право на дополнительный оплачиваемый отпуск от 3 до 10 (на практике до 7) дней.

1.3 Гибкий график

Можно назначить такой режим удаленным программистам, маркетологам, менеджерам по продажам, с которыми Вы регулярно сотрудничаете.

Установите по соглашению время, в которое работающий также будет доступен в мессенджерах.

Кстати, мифического свободного графика, если работник оформлен по трудовому договору, – нет. Вы все равно должны договориться о том, сколько часов ему придется отработать.

1.4 Сменный график

Работники заводов, продавцы-консультанты, администраторы и т.д. Персонал с расписанием смен должен быть ознакомлен за месяц.

Если есть ночные часы в расписании смены, а это с 10 часов вечера до 6 часов утра, за них платят в два раза больше. В табеле отдельно выделяют ночные часы.

Пример сменного графика

2. Кто должен сколько работать

Всего существует три типа рабочего времени – нормальное, сокращенное (предусмотрено для группы людей, тех, кто по состоянию здоровья не может трудиться больше) и неполное. Далее расскажу о каждом подробнее.

2.1 Нормальное

Нормальная продолжительность рабочего времени – 40 рабочих часов в неделю, вне зависимости от графика работы. Все, что будет отработано сверх нормальной продолжительности будет считаться сверхурочными часами.

2.2 Сокращенное

Сокращенное время не оспаривается, безоговорочно предоставляется следующим: несовершеннолетним, работникам с ограниченной трудоспособностью, беременным женщинам – по их просьбе. Оплачивается пропорционально отработанному времени.

2.3 Неполное

Неполное рабочее время устанавливается по соглашению между трудящимся и тем, кто предоставляет занятость. При этом для подростков ограничение зависит от того, совмещают они учебу с трудом или подрабатывают на каникулах.

Для людей с ограниченными возможностями продолжительность определяется медицинскими показаниями. Еще сокращенный день положен тем, кто задействован в работе на вредных производствах.

Я такого не знал…

3.

Сложные случаи

В этой главе расскажу про самые часто встречающиеся проблемные случаи при учете рабочего времени.

Обратите на эту главу особое внимание, так как возможно среди Ваших работников уже есть такие и стоит пересмотреть их рабочий график.

3.1 Удаленные работники

Для удаленных лучший вариант – гибкий график работы. Можете любой установить, главное не выходить за рамки стандартных 40 часов в неделю.

Не писать вечернее и ночное время в дополнительном соглашении. И не платить только оклад, а назначить еще премии и доплаты за результаты по проектам – сроки сдачи, соответствие ТЗ, своевременность отчетности и так далее.

По теме: Организация удаленной работы: 70 сервисов

3.2 Беременные

Если беременной сотруднице надо часто отлучаться, договариваются о сокращенном дне, платят за фактически отработанное время среднюю заработную плату.

В табеле пишут количество фактически отработанных часов в день – три, четыре, пять. Сверхурочно беременным работать нельзя.

3.3. Совместители

Для совместителей устанавливается обычная рабочая неделя, чаще всего учет ведут по пятидневной трудовой неделе, по 4 часа в день – половина от нормальной продолжительности.

Не важно – внутренние или внешние совместители, все равно больше 20 часов в неделю работать не могут.

3.4 Разъездные и командировочные

В трудовом договоре для работников часто отправляющихся в командировки так и прописываем “разъездной характер работы”, чтобы не переплачивать сотруднику за рядовые поездки. Да-да, тут мы говорим о Вашей, как работодателя, экономии.

3.5 Сверхурочное время

То есть это время отработанное сверх установленного для данной должности. Первые два часа сверхурочного времени оплачиваются в полуторном размере, а последующие в двойном. По законодательству при фактическом учете рабочего времени переработки работодатель оплачивает сразу.

Кстати, чтобы не оплачивать сверхурочное время вводят суммированный учет времени, и о нем расскажу ниже.

Пример расчета времени

Виды учета

Помним, что государство считает нормой продолжительность рабочего времени в неделю 40 часов.

В неделю, а в день 8 рабочих часов. Но ведь случается и такое – нужно, чтобы сотрудник в понедельник отработал 9 часов, а в пятницу 7 часов?

Как правильно посчитать ему тогда зарплату и действовать в рамках закона? Расскажу как ведется учет рабочего времени сотрудников и где какой рекомендуется.

1. Поденный или ежедневный

Ежедневный учет

При стандартном учете в 80% всех организаций учитывается время, отработанное сотрудником за день, тогда все дополнительные часы будут считаться за сутки. Это и есть поденный учет.

Когда использовать: использовать в случаях, когда рабочее время не меняется, в часах оно совпадает с нормой месяца по производственному календарю.

Как платить: оплата рассчитывается за каждый рабочий день/смену. Оплачивается норма рабочего дня в одинарном размере, а все, что выше, считается часами работы сверх нормы, сверхурочными (о них я писала выше).

2. Еженедельный

А это еще что такое?

Еженедельный учет используется довольно редко. От ежедневного отличается тем, что суммирует время, отработанное за неделю.

Персонал может работать в неделю по графику – 2 дня по 10 часов и 4 дня по 5 часов, такое тоже допустимо, если есть необходимый непрерывный отдых. Тогда считаться будет время, которое трудящийся потратил в неделю.

Когда использовать: когда сотруднику нужен нестандартный график, например, из-за маленького ребенка. Или удаленности работы от места проживания, он может приехать на работу только в определенные часы.

Или его присутствие на рабочем месте нужно, скажем, в понедельник до 9 часов вечера, а в пятницу всего 3 часа.

Как платить: оплата рассчитывается за неделю. Оплачивается норма рабочего дня в одинарном размере, если она за неделю не превышает 40 рабочих часов, а все, что выше, считается часами работы сверх нормы, сверхурочными.

3. Суммированный

Суммированный

Он называется так, поскольку не ограничен крайними сроками суток или недели для расчета оплаты труда – все сверхурочные работы могут быть определены только по учетному периоду.

А этот период может быть от месяца до года. Все это время мы платим за работу в одном размере, а за сверхурочные заплатим в конце периода.

Когда использовать: в производстве при непрерывной или сменной работе, например, охранным компаниям и другим службам и организациям.

В случае, если не соблюдается установленная законом суточная или недельная продолжительность работы. Учитывается время, отработанное персоналом за учетный период.

Как платить: оплата основного времени рассчитывается на основе утвержденной тарифной ставки, среднего заработка и выплачивается ежемесячно одной суммой по количеству отработанных часов.

Оплата сверхурочной работы по суммированию рабочего времени происходит в конце отчетного периода. Учетным периодом может быть год, квартал, месяц – на усмотрение работодателя.

Законодательство и ответственность

Так как такой показатель контролируется законодательством, то поговорим и про него. Также расскажу про основные документы, которые так или иначе затрагивают тему учета:

Производственный календарь. Утверждается постановлением Правительства РФ и публикуется в конце года на следующий;
Трудовой кодекс. Большинство его разделов так или иначе касаются оценки труда и заработной платы, но основная – третья часть ТК РФ;
Постановление Госкомстата РФ. От 05.01.2004 г. N 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации”;
2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. В законе также требования к обработке первичных учетных документов.

Все остальное регулируется внутренними приказами. Ответственность за ведение налагается на руководителей отделов, секретарей, менеджеров по персоналу, бухгалтеров.

Есть две формы, которыми пользуются для организации учета – T12 и T13. Все возможные варианты отметок в табеле находятся в расшифровке в форме N Т12.

Они практически одинаковы, за исключением небольшой разницы. Форма Т13 используется для автоматических программ учета рабочего времени, для ручного заполнения форма Т12.

Табель учета времени

Инструменты контроля

Время, которое можно потратить, исполняя долг работодателя по учету можно сократить, используя различные автоматизированные системы учета рабочего времени сотрудников.

Даже в небольших организациях трудозатраты на учет рабочего времени могут занимать до нескольких рабочих часов в неделю, а на крупных без автоматики не обойтись.

1. Простые

Инструменты контроля учета рабочего времени могут быть автоматическими и простыми. Выбор зависит от потребностей и задач компании.

Если потребность только в том, чтобы сократить время, потраченное на обработку информации и расчет заработной платы, Вам достаточно будет простых бухгалтерских программ. И далее пробегусь подробнее по ним.

1.1 Таблица Excel. Гугл таблицы

Таблица Excel

Пожалуй, самый простой способ, чтобы вести учет рабочего времени. Подойдет в том случае, если у Вас совсем небольшая организация, в которой не требуется детальный учет всех действий.

Бесплатно;
Просто;

“На коленочках”;
Нет автоматизации;
Только для мелких организаций;
Не отражают качество отработанного времени;
Ошибки и путаницы при сменном графике.

Если Вы только начинаете свой бизнес или имеете небольшую компанию, то терминал учета рабочего времени сотрудников Вам точно не нужен.

Советую воспользоваться этими инструментами и вести учет рабочего времени сотрудников в таблице excel. Уж лучше такой учет, чем полное его отсутствие.

1.2 Программы бухгалтерского учета

Программы бухгалтерского учета

К таким относятся, например: 1С, Небо, Мое дело, Контур.Бухгалтерия и другие. Тут уже речь про автоматизированный учет рабочего времени сотрудников.

Конечно, жесткого контроля не получится, скорее такие программы упростят учет для соответствующих специалистов.

Бухгалтерам и кадровикам удобно;
Можно добавлять графики, фиксировать приказы;
Готовые табели для начисления заработной платы;

Не отражают качества отработанного времени;
Функцию безопасности не решают.

За такие программы бухгалтера Вам точно скажут спасибо, ведь тут все-таки про автоматический учет рабочего времени идет речь и уже не придется все вручную считать по каждому из сотрудников.

1.3 Видеонаблюдение

Видеонаблюдение

Простое или сложнее, с микрофонами и диктофонами. Видеонаблюдение не решает проблем дисциплины, скорее является вспомогательным инструментом безопасности предприятия.

Показывает кто во сколько на работу пришел;
Можно узнать, кто чем занимался во время рабочего дня;
Помогают контролировать безопасность;

Учет рабочего времени ведется в программах;
Невозможно на практике интегрировать с бухгалтерскими программами;
Трудно и затратно по времени отслеживать каждого.

Интересная история из практики: один из работодателей установил видеонаблюдение с микрофоном в отделе продаж, но “забыл” об этом предупредить персонал.

Однажды, после разговора менеджера с клиентом не выдержал, и по громкой связи дал обратную связь. Сотрудник отдела нарушил тишину фразой: “спасибо, Господи!”.

1.4 Crm-системы

Crm-системы

К таким относятся: Битрикс24, Мегаплан, S2 Crm. Практически все CRM снабжены функцией учета рабочего времени.

Как это происходит – при включении ПК и входе в CRM, либо автоматически фиксируется старт работы, либо crm предлагает отметить начало старта работы нажатием специальных кнопок.

Время работы фиксируется автоматически;
Выгрузка в специальные формы отчета;
Дополненная активность: количества звонков, писем и т.д.;

Хороший инструмент для анализа качества потраченного времени;
Реальной картины может не отражать;
Вопросов дисциплины не решает;
Для анализа необходима более детальная информация – детализация звонков и т.д.

Такие программы уже показывают более ясную картину и помогут проанализировать работу каждого сотрудника и оценить его эффективность, а также покажут часы застоя.

2. Сложные

Дальше будем разбирать технологии посложнее – автоматические системы учета рабочего времени по карточкам, тайм трекинги и терминалы контроля входа – выхода на предприятие.

2.1 Контроллеры с доступом по электронным пропускам

Контроллеры с доступом по электронным пропускам

Принцип работы оборудования учета рабочего времени – контроллера следующий: попасть внутрь помещения и выйти из него можно по специальной карточке.

Карточка программируется на одного работника, естественно, каждый вход-выход учитывается. Это уже электронный учет рабочего времени.

Просто в использовании;
Анализ выгрузки позволяет отследить все перемещения персонала;
Карту можно настроить так, чтобы доступ был в отдельные помещения;

Карты часто теряются, воруются;
Ответственные лица могут доступ выдавать не по назначению;
Контроль за использованием карт ведется отдельно.

Для небольших предприятий и офисов с низкой проходимостью есть программы с картами и видеофиксацией в момент активации карты. Но если такой небольшой терминал установить на входе в крупное предприятие, возможна очередь.

2.1 Биометрические терминалы и контроллеры

Биометрические терминалы и контроллеры

То же оборудование учета рабочего времени, что считыватели карт, вот только чтобы пройти через такой терминал нужно сканировать сетчатку глаза или можно пройти по отпечаткам пальцев. Тут уже более интересный вариант.

Подделать такой «пропуск» почти невозможно;
Есть возможность интегрировать с системами бухгалтерского учета;

По времени открытия доступа дольше, чем обычные карты;
Бывают ошибки систем, которые нужно исправлять;
Не подходит для мест на предприятиях с большим человеческим трафиком.

Еще один существенный минус – такие электронные приборы учета рабочего времени не очень любят сами трудящиеся, считая, что это сверхконтроль и он не всегда оправдан.

Если стоимость оборудования в компании или коммерческой тайны высокая, то такие меры вполне приемлемы.

2.3 Тайм трекеры

Тайм трекеры

Тайм трекеры: Crocotime, Kickidler, Timedoctor. Это программы скрининга экрана, которые устанавливаются на персональные компьютеры, отслеживают их работу в течение дня, делают фотографии с экрана.

Функции позволяют анализировать сколько и на какой бизнес-процесс потрачено времени, как его возможно упростить, на какие сторонние сайты заходил персонал.

Формируют общую картину рабочего дня;
Делают снимки с экрана;
Помогает анализировать потраченное время;
Законность;
Для установки не нужно разрешение;
Информационная безопасность;
Оптимальный выбор для учета рабочего времени удаленных работников;

Общую безопасность не обеспечивает;
Подходит для должностей, постоянно занятых работой с ПК.

Действительно удобный инструмент, в отличие от системы учета рабочего времени сотрудников по карточкам, так как он покажет весь рабочий день сотрудника.

Вы легко вычислите, когда специалист отлынивает от работы и занимается своими делами.

Про обман

В этой главе расскажу несколько историй из практики, как сотрудники компаний умудрялись обманывать системы учета. Так что читайте внимательно и берите на вооружение. А то вдруг и в Вашем окружении есть такие.

История 1 – CRM система

Валентин на работу приходил первым, включал все компьютеры, нажимал старт работы, а что ему, он жаворонок. Позже подтягивались коллеги, кто с кофе, кто после вечеринки. Молодец Валентин. А дисциплины нет.

История 2 – беременные

В организации на входе стоял терминал с пропуском по электронным картам. К беременным сотрудницам никто не предъявлял претензий. Так, в открытую электронным пропуском беременной дверь, коллеги выходили покурить по 5 человек.

Обман раскрыли, когда служба безопасности решила проверить – зачем сотрудница в течение пятнадцати минут три раза выходила на улицу и заходила обратно.

История 3 – про учет в Excel

Начальник производства пятьсот раз переделывал табель, прежде, чем сдать его кадровику, а потом бухгалтеру. Так как табель он делать не успевал, ему было проще угадывать, что неправильно, чем сверять все выходы сотрудников.

На столе лежала куча заявлений и объяснительных записок. А в день выплаты зарплаты он бегал от своего женского коллектива из 30 дам, которым неправильно выплатили заработную плату.

НАС УЖЕ БОЛЕЕ 32 000 чел.
ВКЛЮЧАЙТЕСЬ

Пошаговый алгоритм

Итак, все вроде прочитали, все поняли. Теперь осталось только разобраться как организовать, внедрить и учитывать.

Подробно расписывать не буду, лишь только пробегусь по верхам. И вот Вам совет: идите от простого к сложному, чтобы разобраться в тонкостях учета и ничего не забыть. А этот алгоритм Вам поможет.

Определяем характер работы в должности. В отдельных случаях мы должны указать этот характер работы в трудовом договоре. Он может быть разъездным для курьеров, водителей, может быть сезонным, на дому – характер может учитывать разные признаки;
Определяем вид рабочего времени, подходящий этой должности. Мы подробно писали об этом выше. Часто ли перерабатывает сотрудник? Является ли он ответственным лицом, которое должно присутствовать на производстве при авариях?
Прописываем в локальных документах. Например в “Правилах Внутреннего Трудового распорядка”, “Положении об оплате труда”, в “Должностной инструкции” сотрудника. Здесь Вы опишете все возможные графики, смены, нормы;
Составляем графики работы сотрудников. Гибкие, сменные, далее утверждаем руководителем, подписываем сотрудником. Для офисных сотрудников и административного персонала – с производственным календарем знакомим еще в декабре;
Составляем приказ – “Об учете рабочего времени на предприятии”. Иногда вводятся отдельные инструкции, даже отдельное Положение об учете рабочего времени. Знакомим сотрудников под подпись в листе ознакомления;
Назначаем приказом ответственных лиц. То есть тех, кто ведет учет рабочего времени – руководителей групп, подразделений, бухгалтера, кадровика если есть. Бухгалтер и лицо, ответственное за персонал, должны быть в приказе обязательно;
Ведем учет каждый месяц. И для этого собираем табели с руководителей, объяснительные, отгулы, сверяет бухгалтер и вносит в программу 1С или другую программу, которая начисляет заработную плату№
Автоматизируем учет рабочего времени. Настраиваем выгрузки, интегрируем с программами бухгалтерского учета. Тестируем до тех пор, пока основные процессы не будут налажены. Периодически проверяем системы на корректность;
Проверяем и контролируем. Ведем контроль данных с определенной периодичностью. Пишем регламенты учета рабочего времени, правильного пользования автоматическими системами учета;
Начисляем справедливо заработную плату. Ура! Если Вы честно учли все нюансы, посчитали справедливо каждый час времени сотрудника, ждите обратную благодарность в виде дисциплины и повышения качества труда.

Вот, пожалуй, самые основные шаги для того, чтобы организовать учет рабочего времени. И естественно, в каждом бизнесе своя специфика и данные могут отличаться.

Правила

Простое соблюдение этих правил поможет избежать сложностей с учетом и претензиями сотрудников к работодателям по этому поводу. Так что внимательно читайте и исправляйте (если нужно).

Не нарушать законодательство. Есть обязательные для ведения документы, они в организации должны быть – табели учета рабочего времени, графики работы. Режим работы должен быть прописан в трудовом договоре;
Ответственные. То есть те, кто ведет учет рабочего времени, должны быть назначены приказом организации. И в должностной инструкции руководителей желательно, чтобы тоже был прописан этот пункт;
Еще один приказ. “О сроках сдачи табелей учета рабочего времени в бухгалтерию”, обычно бухгалтерия дает себе фору в несколько дней, чтобы проверить и при необходимости запросить документы;
Табели всегда сдаются без помарок. И еще подписываются ответственным лицом и архивируются. Срок обращения работника по неправильно начисленной и выплаченной заработной плате до 1 года;
Согласие. Необходимо получать согласие персонала на видео и аудиозапись. Оно оформляется при приеме на работу или позже, в момент установки систем видеонаблюдения. Только не устраивать травлю и тотальную слежку.

Вот и весь список правил. Уверяю Вас, что использовав их при учете рабочего времени Вы упростите себе жизнь в разы. Так как сможете избежать очевидных ляпов и конфликтных ситуаций.

Коротко о главном

Если вести количественный учет рабочего времени сотрудников в установленной форме обязует государство, то вести контроль качества отработанного времени – инициатива сугубо работодателя.

Нельзя отрицать, что такая инициатива может повысить дисциплину в организации, но и у нее есть оборотная сторона.

Тотальный контроль за рабочим временем сотрудника снижает мотивацию и является порой причиной увольнения лучших сотрудников организации.

Поэтому находите золотую середину и поощряйте Ваших коллег не только за качество проведенного за работой времени, но и за сложность решаемых задач, вовлеченность и высокие показатели работы.

И напоследок типичные ошибки при учете рабочего времени сотрудников:

Отсутствие подтверждающих документов за “прогулы”;
Нет записи в трудовом договоре о режиме рабочего времени;
При смене режима не составлено дополнительное соглашение;
Отсутствие ответственных за учет, назначенных приказом;
Отсутствие приказов на выплаты;
Графики, виды работ, вид учета не прописан в “Правилах внутреннего трудового распорядка”;
Персонал не ознакомлен с графиками работы, отсутствует подпись с ознакомлением.

Узнайте 10 способов поощрения сотрудников к заполнению табелей учета рабочего времени

Таблицы учета рабочего времени

являются центральным элементом для обеспечения эффективной работы компании. Отслеживание времени помогает вам и вашему сотруднику знать, что они делают, какие задачи им предстоит, сколько работы осталось и т. Д. Однако неудивительно, что когда дело доходит до учета рабочего времени сотрудников, существует общий образ мышления: сотрудники не любят заполнять табели учета рабочего времени.

Несмотря на то, что учет рабочего времени дает вам возможность видеть ваших сотрудников и проекты в режиме реального времени и повышает общую эффективность, продуктивность и прибыльность, менеджерам постоянно сложно собирать заполненные и точные табели учета рабочего времени.Итак, как вы гарантируете, что ваши сотрудники отправляют табели учета рабочего времени точно и вовремя?

Может быть нелегко убедить сотрудников заполнять табели учета рабочего времени, но эти 10 советов помогут вам добиться того же.

1. Автоматизировать табели учета рабочего времени

Ручной учет рабочего времени был традиционным методом учета рабочего времени сотрудников на протяжении веков. Однако ручная работа подвержена ошибкам, а неточные данные не помогут вам опередить кривую. Это также приводит к «краже времени», что приводит к значительным потерям времени и прибыли.Поэтому первым делом нужно отказаться от ручных процессов. Это сэкономит много административной работы и усилий и исключит возможность человеческой ошибки при заполнении и отправке табеля учета рабочего времени. В то же время это также ускорит процесс утверждения.

Майкл Экштейн, владелец Eckstein Advisory и Eckstein Tax Services, говорит: «Инвестируйте в более совершенное программное обеспечение для управления расписанием. Все хотят «срезать углы» здесь или там, и платить за каждого сотрудника только за то, чтобы отслеживать время, неинтересно.Но покупка дешевого решения за 2 доллара в месяц, которое никто не хочет использовать, в конечном итоге не сэкономит вам денег, потому что вам постоянно нужно заставлять сотрудников использовать его, и вы теряете любые забытые оплачиваемые часы ».

Автоматизация процесса учета рабочего времени сделает расписание более управляемым и доступным для сотрудников независимо от их местонахождения — в первую очередь, если вы используете корпоративное программное обеспечение для учета рабочего времени, доступное онлайн через SaaS (программное обеспечение как услуга).

2. Добавьте гибкости и языковой поддержки

Сотрудники могут задерживать или не заполнять табель учета рабочего времени даже после того, как вы полностью перешли на автоматизацию.Мы спросили нескольких отраслевых экспертов и выяснили, что большинство сотрудников будут тратить время на ожидаемые результаты, а не тратить драгоценные минуты на заполнение сложных расписаний.

Джон Элдер, директор Business Bocks, говорит: «При внедрении наших систем учета рабочего времени мы позаботились о том, чтобы оборудование и системы доступа были на месте, чтобы работники могли их использовать. Это включало обеспечение доступа к платформе через телефоны Android или iOS, а также наличие достаточного Wi-Fi или мобильного доступа.”

Таблицы учета рабочего времени должны заполняться как можно меньше времени каждый день и должны быть доступны в любое время, в любом месте и на любом устройстве. Длинные расписания расстраивают сотрудников, заставляя вашу компанию терять время и деньги, которые можно было бы лучше потратить на задачи, которые важны для общей прибыльности компании. Кроме того, все сложное приведет к тому, что ваши сотрудники потеряют интерес и не представят свои расписания раньше установленного срока. Вам также следует выбрать простое и удобное решение для отслеживания времени, которое поддерживает несколько языков и валют, чтобы его можно было легко адаптировать для любого пользователя.

3. Объясните преимущества расписания

Первоочередной задачей любой компании является прибыльность. Очень важно следить за тем, как и где тратится время и эффективно ли оно расходуется. Пока ваши сотрудники не поймут преимущества заполнения табелей учета рабочего времени, они всегда будут колебаться. Таким образом, ознакомление сотрудников с преимуществами расписания будет отличным способом заставить их заполнять расписания вовремя. Вы можете объяснить им, как будут работать табели учета рабочего времени:

Обеспечьте прозрачность и сэкономьте свое время, чтобы они могли сосредоточиться на повышении своих навыков
Помогите им интерпретировать время и записи проекта без помощи руководителя
Помогите им узнать точное количество отработанных часов и отслеживать их производительность
Повысьте их навыки, сообщая им о сферах, которым они уделяют больше времени, и улучшите их рабочий процесс, зная, что им следует делать.

4. Обучайте сотрудников

Жизненно важно обучить ваших сотрудников тому, как заполнять табели учета рабочего времени, какие данные заполнять и как часто они должны отправлять свои табели учета рабочего времени. Вам необходимо установить четкие правила и инструкции для ваших сотрудников по регулярной отправке табелей учета рабочего времени. Объясните своим сотрудникам важность учета рабочего времени и убедитесь, что они понимают последствия поздней отправки или отсутствия расписания.

Также полезно проводить регулярные занятия для обучения ваших сотрудников и показывать им, как записываться в свое рабочее время и отслеживать их работу, чтобы избежать каких-либо задержек.Вы также можете запустить тест в конце обучения, чтобы убедиться, что все ваши сотрудники знают систему, и создать справочный центр для сотрудников, чтобы в будущем ответить на их вопросы.

5. Запрос обратной связи

Очень важно запрашивать отзывы у ваших сотрудников после внедрения любого нового программного обеспечения. Возможно, вы выбрали лучшее программное обеспечение для учета рабочего времени, основанное на отраслевых стандартах, но вашим сотрудникам оно может оказаться недостаточно полезным или простым.

Elder считает, что компании должны «обеспечить постоянную обратную связь от конечных пользователей, чтобы обеспечить и укрепить хорошие привычки.Если есть конструктивная обратная связь, убедитесь, что вы ее внедрили, и проследите за ней вместе с пользователем ».

Процесс обратной связи также должен быть упрощен для сотрудников, подумайте о — опросе по электронной почте или просто онлайн-опрос. Благодаря этой обратной связи вы можете собрать проблемы, с которыми сталкиваются сотрудники, а затем найти решения этих проблем.

Помните — в ваших интересах получить этот отзыв, поскольку он поможет устранить проблему, поэтому будьте очень приветливы, чтобы сотрудники говорили вам правду.Сокрытие правды может привести к недовольству сотрудников, поэтому верьте их мнению и оценивайте его.

6. Не наказывайте своих сотрудников за их искренность

Как только вы получите данные о времени, заполненные вашими сотрудниками, вы можете обнаружить, что они тратят свое время на другие виды деятельности, помимо проектов. Легко заставить вашего сотрудника записывать время проекта, но трудно заставить его отчитываться (последовательно и без страха) о времени, не связанном с проектом.

Следовательно, вы должны использовать эти данные для определения источника проблемы и ее устранения, а не наказывать своих сотрудников.Например, если сотрудники проводят слишком много времени на собраниях и не находят достаточно времени, чтобы сосредоточиться на своих задачах, это приведет к задержке завершения проекта. В таких случаях день без встреч может помочь разорвать этот круг.

7. Используйте автоматические напоминания и подтверждения

Вполне вероятно, что ваши сотрудники могут забыть заполнить свои табели учета рабочего времени. В этом случае простое напоминание поможет им выполнить задачу. Большинство решений для отслеживания рабочего времени поставляются с функцией уведомления, которая побуждает сотрудников заполнять табели учета рабочего времени в установленный срок и снимает давление, связанное с отправкой табелей учета рабочего времени в последнюю минуту.

Автоматическое напоминание, отправляемое в виде электронной почты, SMS, уведомления и т. Д., Поможет сократить количество поздних отправок и снизить нагрузку на менеджеров, заставляющих своих сотрудников заполнять табели учета рабочего времени раньше установленного срока.

Кроме того, ошибки в расписаниях, которые сотрудники могли случайно сделать при вводе времени, часто могут приводить к неправильным расчетам заработной платы, счетам и переделкам для менеджеров, поскольку им придется просить и контролировать сотрудников, чтобы они повторно вводили время и отправляли их. Следовательно, предопределенные или настраиваемые правила проверки будут гарантировать, что данные, введенные в табель учета рабочего времени, действительны и соответствуют предопределенным правилам.Если введенные данные не будут соответствовать предопределенным правилам проверки, пользователю будет отображаться предупреждение или ошибка.

8. Уменьшите количество элементов отслеживания и систем

Если вы не хотите, чтобы данные отслеживания превращались в кошмар для ваших сотрудников, вы можете ограничить количество отслеживаемых элементов, таких как внутренние встречи, обучение, звонки и т. Д. Это упростит создание отчетов и упростит задачу для сотрудники должны регистрировать свое время.

Также нежелательно использовать несколько систем для отслеживания рабочего времени сотрудников.Выберите единый единый источник истины, который легко интегрируется с вашим существующим программным обеспечением. Вместо того, чтобы заставлять сотрудников заполнять свою информацию в нескольких системах, можно синхронизировать данные между ними и сократить время записи.

9. Время проекта «Не придираться»

Это общепринятый факт, что некоторые проекты требуют больше времени для завершения, а некоторые — меньше. Таким образом, ограниченная информация о работе над проектом может привести к тому, что вы будете придирчиво к данным расписания и, в свою очередь, к ходу выполнения задач.Это может привести к потере доверия и создать иллюзию контроля и микроменеджмента у ваших сотрудников.

Тем не менее, не менее важно, чтобы сотрудники не отставали намеренно в своих результатах, что влияло на успех и прибыльность бизнеса. Учет рабочего времени — это универсальное решение для выявления таких ленивых сотрудников и принятия дальнейших мер для завершения проекта в срок.

10. Избегайте системы вознаграждений / штрафов

Некоторые компании применяют штрафы, чтобы убедиться, что табели учета рабочего времени заполняются и отправляются вовремя, например, удержание оплаты до тех пор, пока табели учета рабочего времени не будут отправлены / утверждены.Это может временно решить проблему, но, безусловно, не рекомендуется.

Использование системы штрафов / вознаграждений может подорвать единство сотрудников во многих отношениях и создать нездоровую атмосферу между менеджерами и сотрудниками — чего следует избегать, если вы создаете компанию, которая должна существовать долго.

Если вы сделаете процесс отправки расписания простым и автоматизированным, сотрудники не будут уклоняться от учета рабочего времени. Регулярные тренинги и справочные центры могут помочь сотрудникам понять преимущества учета рабочего времени и считать это своей рутинной работой.

Как организация, вы должны выяснить причину задержки с отправкой расписания — будь то сложное программное обеспечение или просто опоздавшие сотрудники. Сделайте шаг назад и подумайте о следующих шагах, которые позволят вам регулярно собирать данные о рабочем времени ваших сотрудников, даже тех, кто не желает этого делать.

Узнайте, как Replicon поможет вам и вашим сотрудникам.

14 лучших приложений для эффективного управления временем в 2021 году

Таблицы учета рабочего времени повсюду. Они неотъемлемая часть работы каждого.Их нужно либо заполнить, либо утвердить. На какой бы стороне вы ни находились, трудно точно отслеживать рабочее время без правильного инструмента для расписания.

Чтобы помочь вам лучше управлять своим временем, мы подготовили краткое руководство по лучшим приложениям для расписания сотрудников.

Нет времени читать всю статью? Зарегистрируйтесь в приложении TimeCamp сейчас и начните пользоваться онлайн-расписаниями!

Зачем нужны приложения для хронометража?

Почему людей так волнуют табели учета рабочего времени? Почему ваш босс так ими увлечен? И почему вы должны использовать специальное приложение для расписания?

Потому что без расписания сложно вести бизнес.Они помогают контролировать вовлеченность сотрудников (нет, не шпионить за ними!), делают их повседневную работу более эффективной и гладкой .

Приложение

для расписания сотрудников также помогает легко отслеживать часы, потраченные на конкретные проекты, правильно распределять бюджет и ресурсы и следить за тем, чтобы все числа складывались. Удобное решение для бизнеса любого типа.

Кроме того, использование приложения для расписания сотрудников дает множество преимуществ:

Повышенная продуктивность — сотрудники могут сосредоточиться на своей работе вместо того, чтобы вручную заполнять каждую отдельную запись в электронной таблице
Меньше ошибок — современные приложения для табелей учета рабочего времени автоматически отслеживают и сообщают о времени, затраченном на все действия (включая приложения и веб-сайты использования), чтобы вы могли быть уверены, что все данные точны.
Прозрачность — все проекты, задачи, информация и числа хранятся непосредственно в приложении.Это помогает сделать вещи ясными и легкодоступными.
Единая система для организации работы — многие приложения имеют множество расширенных функций, позволяющих создать централизованную систему управления бизнесом. вы можете сэкономить много времени на начислении заработной платы. Ваши сотрудники могут легко составлять отчеты и часы, отслеживать почасовые ставки, расходы, сверхурочные и многое другое.
Интеграции — надстройки упрощают управление бизнесом на нескольких платформах и устройствах

Бумажные табели учета рабочего времени стали обычным делом прошлого.Если в современном мире вы не используете приложение для расписания, вы останетесь позади. Без правильного программного обеспечения ваша компания утонет в бумажной волоките.

Какое приложение для расписания лучше всего?

Приложения для расписаний можно разделить на две категории: простые и полнофункциональные . Последний может использоваться не только для управления временем, например, в качестве расширенной системы учета рабочего времени, программного обеспечения для управления проектами и задачами или программного обеспечения для бухгалтерского учета. Так что не всегда легко найти подходящий инструмент.

Ознакомьтесь с нашими рекомендациями и выберите лучшее приложение для расписания , которое точно соответствует потребностям вашего бизнеса! (Все доступно также на мобильных устройствах — Android и iOS).

Используйте их с вашим планировщиком или шаблонами календаря, чтобы идеально организовать каждый день и неделю!

БЫСТРАЯ НАВИГАЦИЯ:

1. TimeCamp
2. Harvest
3. Zoho Projects
4. Homebase
5. ClickTime
6. Tick
7. Hubstaff
8.Timesheets.com
9. Clockify
10. Replicon
11. BeeBole
12. Scoro
13. Journyx
14. ProofHub

Подходит для: Автоматическое и удобное отслеживание рабочего времени с помощью расписаний и отчетов бесплатно

TimeCamp — надежное приложение для отслеживания времени, которое теперь совершенно бесплатно для неограниченного числа пользователей. Его практические функции могут помочь или даже полностью избавиться от монотонной бумажной работы . Программа автоматизирует и оптимизирует рабочий процесс .

Использование TimeCamp в качестве приложения для расписания намного эффективнее и проще, чем ввод информации вручную. Есть утверждения, возможность редактировать записи, часы с таймером запуска / остановки и обширные данные расписания.

Автоматический счетчик времени записывает все действия, чтобы вы могли сосредоточиться на своих обязанностях, вместо того, чтобы исправлять проблемы с таблицами и делать документы.

Основные характеристики:

Полностью автоматический, настольное приложение работает в фоновом режиме .Кроме того, вам не нужно переключаться между различными приложениями или задачами, TimeCamp обнаруживает все это
Функция отслеживания времени на основе оплачиваемых или не оплачиваемых часов упрощает точную оценку затрат на проект для почасовых сотрудников
Благодаря подробным, но удобным отчетам, ваши сотрудники могут видеть, сколько своего времени они потратили на продуктивных и непродуктивных действий
вы можете легко конвертировать отчеты и экспортировать их в файлы Excel, PDF, CSV, или в Google Spreadsheet
Функция графического расписания дает вам возможность четко видеть ход проекта за неделю
Возможность создавать проекты и задачи, подзадачи и добавлять теги
Автоматические напоминания и определение времени простоя
Отслеживание сроков и затрат проекта
Вы можете отслеживать время по оценкам, перерывам в отслеживании, сверхурочным работам и расходам
An ex Обширный список интеграций позволяет легко подключаться к другим инструментам
Функция отслеживания GPS
Бесплатный план для неограниченного количества пользователей

⇒ Доступен как мобильное приложение (Android, iOS), настольный компьютер (Mac, Windows, Linux), веб-приложение.TimeCamp — это БЕСПЛАТНАЯ программа для расписания.

Хватит тратить время на заполнение табелей вручную. Пусть TimeCamp сделает это за вас!

Зарегистрируйтесь сегодня, это бесплатно!

Подходит для: простых табелей учета рабочего времени онлайн с составлением бюджета

Harvest — это простой инструмент для отслеживания рабочего времени, онлайн-выставления счетов и отчетности. Это упрощает табели учета рабочего времени сотрудников и выставление счетов. Он прост в использовании и имеет удобный интерфейс.

Он имеет самые необходимые функции, которыми должен обладать хороший инструмент для табелей учета рабочего времени. Он отслеживает время и расходы, чтобы предоставить вам информацию обо всех важных данных. Вы можете легко получить доступ ко всей информации об эффективности вашей команды, ходе выполнения проектов, времени и бюджете, затраченном на различные проекты.

После того, как все данные будут отслежены, вы получите понятные отчеты, которые могут служить точным и подробным расписанием. Вы можете экспортировать их в Excel или CSV. Это подходящее приложение для нетребовательных пользователей.

👉 Посмотрите сравнение Harvest & TimeCamp!

⇒ Доступно как : мобильное приложение для расписания (iOS, Android), настольный компьютер (Windows, Mac), веб-счетчик рабочего времени

Стоимость: Harvest бесплатно для одного пользователя с 2 проектами.Тарифный план Pro составляет 12 долларов США за рабочее место в месяц с неограниченным количеством пользователей и проектов. Доступна 30-дневная бесплатная пробная версия со всеми функциями.

Подходит для: центра управления проектами со всеми проектами и расписаниями в одном месте

Zoho Projects — мощный инструмент для управления временем сотрудников. С помощью этого приложения вы можете создавать фантастические табели учета рабочего времени. У вас есть возможность управлять этапами, списками задач и проектами, задачами, подзадачами, повторяющимися задачами и зависимостями.

Это программное обеспечение для расписания также дает вам возможность сотрудничать с вашей командой для связи и создания единого рабочего процесса .

Это отличное приложение для расписания для людей, которые хотят получать подробную информацию об общем количестве часов сотрудников, чтобы быстро анализировать прогресс компании, финансовое положение или этапы проекта.

👉 Ищете для Решение для учета рабочего времени Zoho ? Оцените нашу интеграцию с Zoho !

⇒ Доступно как в виде веб-приложения и мобильного приложения для расписания (Android, iOS)

Стоимость: Доступна 10-дневная бесплатная пробная версия; бесплатный план доступен для 3 пользователей.Цена начинается от 5 евро за пользователя в месяц.

Подходит для: удаленных и удаленных сотрудников

Homebase — это программа для планирования работы сотрудников с обширными функциями. Он подходит для надзора за командой, поскольку сочетает в себе функции управления персоналом и проектами.

Homebase позволяет вам отслеживать рабочие часы, перерывы и сверхурочные часы вашего персонала, чтобы легко рассчитать заработную плату . Он автоматически определяет пропущенные перерывы или выходы, чтобы вы могли легко их исправить.Приложение хранит записи всех ваших расписаний, в том числе историю изменений.

Homebase можно интегрировать с ведущим программным обеспечением для расчета заработной платы, чтобы автоматически синхронизировать ваши часы с платежной ведомостью.

⇒ Доступно для Интернета и в качестве мобильного приложения для расписания (iOS, Android)

Стоимость: бесплатная версия доступна для одного пользователя. Цена начинается с 19,95 долларов США за пользователя в месяц.

Подходит для: регистрации рабочего времени в онлайн-расписаниях

ClickTime — это облачное программное обеспечение для учета рабочего времени, которое позволяет отслеживать, управлять и составлять отчеты о времени сотрудников.Простые табели учета рабочего времени и подробные отчеты сокращают расходы и повышают производительность. В электронных таблицах инструмента вы можете видеть все данные без необходимости хранить их на своем компьютере или в шкафу. — отличная альтернатива традиционным бумажным табелям учета рабочего времени . Это может быть ваше первое приложение для расписания — попробуйте.

В приложении расписания ClickTime вы можете отслеживать рабочее время на своем телефоне или ноутбуке, быстро утверждать часы работы сотрудников или просматривать информационные панели и отчеты, чтобы легко управлять бюджетами и планировать время сотрудников из любого места.Это также хороший инструмент для управления командой.

ClickTime — отличный инструмент для предприятий и профессионалов, которым требуется всеобъемлющее приложение для расписания . Он также предлагает шаблоны календаря расписания, если вам нужно дополнение к программному обеспечению.

👉 Посмотрите сравнение между ClickTime и TimeCamp !

⇒ Доступно как облачный счетчик времени и мобильное приложение (Android, iOS)

Стоимость: ClickTime предлагает только бесплатную 14-дневную пробную версию.Планы начинаются с 9 долларов за пользователя в месяц.

Подходит для: легкого учета рабочего времени с простыми табелями учета рабочего времени

Tick — это , простое автоматическое программное обеспечение для учета времени , которое идеально подходит для тех, у кого нет больших потребностей в дополнительных функциях, столь характерных для большинства приложений для учета времени . Tick автоматически отслеживает время для определенных задач и дает представление о том, сколько времени тратится на действия в простом отчете. Позже вы можете получить доступ ко всем данным для просмотра в расписаниях.

Удобное приложение , доступное из любого места. Он имеет возможность отслеживания бюджета проекта и имеет прозрачных отчетов . Отметка может быть в пользу тех, кому нужно базовое приложение для расписания сотрудников, которое позволяет людям автоматически создавать платежные ведомости сотрудников.

⇒ Доступно как мобильное приложение (Android, iOS), веб-приложение, приложение для отслеживания времени для Mac, Apple Watch, расширение Chrome

Стоимость: Тик 30 дней бесплатно.Цена начинается от 19 долларов в месяц.

Подходит для: GPS-слежение с онлайн-отчетами и расписаниями

Функции

Hubstaff помогают управлять командой, рабочим процессом и повышать эффективность. С Hubstaff вы можете видеть, кто опаздывает с работой, и сколько денег и времени вы на нее тратите. Программное обеспечение особенно полезно для удаленного управления командой и имеет функцию отслеживания снимков экрана с показателем активности .

Это также помогает следить за календарем, счетами и платежами команды . Все отчеты автоматические. Hubstaff — это расширенный счетчик рабочего времени сотрудников со многими полезными функциями — GPS-отслеживание с геозонами, мониторинг производительности, расчет заработной платы, автоматические отчеты, планирование работы команды и учет оплачиваемых часов, полезные для отслеживания почасовых сотрудников.

⇒ Доступно как настольное приложение (Windows, Mac, Linux, Chrome OS), мобильное приложение (Android, iOS), расширение Chrome

Стоимость: Hubstaff бесплатен для одного пользователя. Цена начинается от 7 долларов за пользователя в месяц.

Подходит для: Управляющая команда с классическим расписанием

Табель учета рабочего времени позволяет вам наблюдать за прогрессом и рабочим процессом людей. У инструмента есть много других полезных функций. люди могут отслеживать свое время и настраивать параметры по своему усмотрению, вы можете управлять листами, хранить всю информацию в одном месте и получать доступ к инструменту с мобильных устройств.

Это подходящее решение для расписания для людей, которым нужен — простой способ контролировать работу сотрудников и отслеживать все ваши проекты. В то же время это передовое решение с мощными функциями отчетности — документы сотрудников хранятся в одном месте с пакетом HR, вы можете рассчитывать заработную плату и оплачиваемое время, а также сообщать о сверхурочных. Система управления отпусками обрабатывает запросы сотрудников, утверждения руководителей и расчеты начислений.

Также можно отслеживать расходы и пробег из любого места и даже загружать квитанции со своего телефона. Доступна бесплатная пробная версия, так что вы можете опробовать расписания.

⇒ Доступно как мобильное приложение и как веб-приложение

Стоимость: Расписания бесплатны для одного пользователя. Стандартная версия стоит 4,50 доллара за пользователя, а некоммерческая — 3,60 доллара.

Подходит для: бесплатных расписаний сотрудников в Интернете

Clockify — это бесплатное программное обеспечение для расписания сотрудников с функциями учета рабочего времени, отчетности и упрощенного управления задачами. Это позволяет вам добавить столько пользователей, сколько вы хотите в бесплатной версии .С помощью этого инструмента вы можете увидеть, сколько часов вы и сотрудники тратите на работу и что отнимает у них большую часть времени.

Инструмент отслеживает время, создает сводку вашей работы и помогает вам управлять всеми задачами. Благодаря своей простоте и ориентации только на учет рабочего времени, это лучшее решение для предприятий, фрилансеров или стартапов, которым требуется комплексное бесплатное программное обеспечение для расписания сотрудников . Кроме того, в бесплатной пробной версии у вас есть доступ ко всем дополнительным функциям.

⇒ Доступно как расширение браузера (Chrome, Firefox), приложение для Windows, Mac, Linux и мобильное приложение

Стоимость: Clockify доступен в плане freemium, но для более обширных функций вам необходимо подписаться.

👉 См. Также наш список лучших альтернатив Clockify

Подходит для: углубленной аналитики и шаблонов календаря для расписаний

Replicon — это обширная система, которая позволяет легко контролировать деятельность ваших сотрудников. Если вы ищете полнофункциональное, но несложное решение, Replicon будет правильным инструментом. Это отличная система расписания и приложение для учета рабочего времени для крупных компаний, в которых есть руководители или руководители, которые управляют крупными или даже удаленными командами.

Replicon позволяет управлять глобальным временем и посещаемостью сотрудников, нерабочими днями, заработной платой брутто, соблюдением требований по оплате труда, отслеживанием выставляемых ставок для почасовых сотрудников, выставлением счетов клиентам или признанием выручки. Программное обеспечение позволяет управлять временем и проектами на основе локализации (GPS-слежение), чтобы вы могли более точно масштабировать и настраивать задачи.

Вы можете настроить Replicon, чтобы создать приложение для учета рабочего времени, идеально соответствующее вашим потребностям.

⇒ Доступно как , приложение для онлайн-расписания, мобильное приложение для учета рабочего времени (Android, iOS)

Цена зависит от продуктов и модулей.

Подходит для: менеджеров и отпусков с данными расписания

BeeBole — это приложение для табеля учета рабочего времени, которое позволяет вам хранить все в одном месте. Это , сам по себе табель . С помощью этого инструмента вы можете заменить бумажную документацию электронными таблицами.

Основные характеристики:

Вы можете отслеживать время ежедневно, в недельном формате, ежемесячно и в режиме реального времени.
Интегрируйте свое расписание с ERP и программным обеспечением для выставления счетов, а также с G Suite.
Вы можете создать настраиваемую панель управления и создавать отчеты о сотрудниках по времени , посещаемость, бюджет, оплачиваемые часы, маржа и прибыль, и распечатайте, экспортируйте, проверьте их, чтобы проверить подотчетность команды
Вы можете отслеживать общее количество сверхурочных часов сотрудника

⇒ Доступно как онлайн-система расписания и мобильное устройство приложения

Цена: 5.99 € на человека в месяц.

Подходит для: управления бизнесом с обновлениями в реальном времени

Scoro — один из тех инструментов, в которых вы можете работать на многих уровнях — отслеживать рабочее время, управлять табелями учета рабочего времени, назначениями, командами, финансами и рабочим процессом. Если вы ищете решение, которое позволит вам объединить все аспекты управления работой в одном месте , Scoro — идеальный инструмент.

Вы сможете видеть не только часы своих сотрудников в облачном формате, но также ход выполнения всех заданий, уровень продуктивности сотрудников, важные даты, бюджет и т. Д.

Это отличный инструмент, потому что он также работает как ваш личный репортер о состоянии бизнеса и как центр управления проектами.

⇒ Доступно для мобильных устройств в виде веб-приложения

Цена: Scoro — дорогое решение (цена начинается с 28 долларов за пользователя в месяц), поэтому лучше протестировать его перед покупкой. Scoro предлагает 14-дневную бесплатную пробную версию.

Подходит для: онлайн-расписаний с управлением расходами

Journyx — лучшее решение для онлайн-расписаний.Он посвящен управлению временем и расходами. Он позволяет отслеживать отработанное время и свободное время, отслеживать время, использование ресурсов в рамках проекта и внепроектных мероприятий, а также просматривать графики.

Journyx также имеет функцию учета оплачиваемого и не подлежащего оплате времени и расходов.

Это отличный инструмент для автоматизации процесса создания и утверждения расписания, а также управления рабочим процессом.

⇒ Доступно в виде веб-приложения и для мобильных устройств (Android, iOS)

Цена: начинается с 5 долларов США за пользователя в месяц.

14. ProofHub

Подходит для: командного взаимодействия и отслеживания работы

ProofHub — это программа для управления проектами и совместной работы группы с полезными функциями учета рабочего времени. Для команд и предприятий, которым требуется комплексное решение для планирования своих задач и проектов, удаленной совместной работы и отслеживания времени, ProofHub может быть подходящим решением.

Он позволяет отслеживать время с помощью простого, удобного в использовании автоматического таймера .Вы также можете ввести данные времени вручную. Все ваши данные хранятся в красивых расписаниях, которые вы можете легко загрузить или экспортировать для выставления счетов и выставления счетов.

У вас даже есть отчеты о времени, чтобы быстро увидеть, как все в вашей команде используют свое время. ProofHub — отличное решение для команд, которые хотят не только следить за своим временем и продуктивностью, но также хотят полностью контролировать свои проекты, задачи и коммуникации.

⇒ Доступно в качестве настольного компьютера, веб-приложения и для мобильных устройств (Android, iOS)

Цена: начинается с 50 долларов в месяц.

Используете ли вы приложение для расписания сотрудников?

С помощью подходящего приложения для расписания предприятия могут повысить производительность, сэкономить время и деньги и лучше справляться с проектами и задачами.

Что вы думаете о программном обеспечении для расписания сотрудников? Используете ли вы их в своей компании, чтобы помогать сотрудникам в их работе? Если да, то какие функции вы считаете наиболее полезными, а какие — ненужными?

Дайте нам знать в комментариях. Мы будем рады узнать ваши мысли!

Обращайтесь с осторожностью: рекомендации по расписанию сотрудников

Отслеживание рабочего времени и посещаемости ваших сотрудников является важной частью ведения точного расчета заработной платы, управления личным отпуском и ведения учета сотрудников.Вы можете задокументировать информацию о времени и посещаемости, создав расписание сотрудников.

Для соблюдения трудового законодательства вы должны понимать, что такое табель учета рабочего времени, как его составлять и ваши обязанности по ведению документации.

Что такое табель учета рабочего времени?

Табель учета рабочего времени — это физическая или цифровая запись, в которой указано количество часов, проработанных сотрудником в течение периода оплаты. Таблицы учета рабочего времени дают вам необходимую информацию для расчета заработной платы и дают сотрудникам правильную заработную плату.

Без табелей учета рабочего времени вы не узнаете, сколько обычных и сверхурочных часов отработал сотрудник.Это может подвергнуть ваш бизнес неправильной выплате заработной платы, несуществующей документации, проверкам и даже судебным искам.

Вы также можете разбить табели учета рабочего времени, чтобы знать, сколько времени сотрудники тратят на разные проекты или задачи. Это может быть полезно для выставления счетов клиентам.

Чтобы создать табели учета рабочего времени, вам необходимо знать, сколько сотрудники работают в течение периода оплаты. Вы можете использовать их вместе с табелями учета рабочего времени сотрудников, такими как часы, отпечатки пальцев или цифровые часы.

В соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах (FLSA) вы можете использовать любой метод учета рабочего времени сотрудников.Однако расписания, которые вы используете, должны быть полными и точными.

Вы можете использовать бумагу, электронные таблицы или системы учета рабочего времени для малого бизнеса для создания расписаний. Какой бы метод вы ни использовали, обязательно сохраняйте табели учета рабочего времени в своих записях.

Информация включена в табели учета рабочего времени

Расписания должны быть структурированы. Большинство расписаний имеют формат диаграммы. Табель рабочего времени сотрудника должна включать следующую информацию:

Имя сотрудника
Расчетный период
Дата работы
Проработанный день
Наработка часов
Общее количество часов в рабочей неделе

Если вы предлагаете оплачиваемый выходной (PTO) или оплачиваемый отпуск, ваши табели учета рабочего времени должны учитывать это.

Пример расписания

Лучшие практики рабочего времени и посещаемости

Поскольку ведение точных расписаний является важной задачей малого бизнеса, вот несколько полезных советов.

Вы должны включить информацию об учете рабочего времени и отправке табелей учета рабочего времени в справочник сотрудника. Объясните, как сотрудники должны отслеживать и записывать время, политику вашей компании и сроки выполнения. И убедитесь, что сотрудники знают, имеют ли они право на сверхурочную работу или нет.

Используйте единый метод хронометража, чтобы оставаться организованным. Например, запись часов, отработанных сотрудником на бумаге в одну неделю и в электронной таблице, в следующую — это рецепт катастрофы.

Сотрудники должны подписать и отправить вам свои табели учета рабочего времени после того, как введены их данные. Просмотрите расписания, прежде чем утверждать их, чтобы убедиться, что они точны. Сравните данные табеля рабочего времени с графиками работы, чтобы сотрудники не подделали табели учета рабочего времени.

Установите регулярное расписание.Во избежание путаницы требуйте, чтобы сотрудники сдавали табели учета рабочего времени в один и тот же день в каждый платежный период. Таким образом, вы сможете вовремя платить сотрудникам, особенно если вы платите прямым переводом.

Убедитесь, что информация, которую вы вводите в расписании, верна. Нельзя записывать, что сотрудники работали меньше, чем они, во избежание выплаты заработной платы.

Программное обеспечение

для учета рабочего времени, которое интегрируется с вашим программным обеспечением для расчета заработной платы, может упростить расчет заработной платы. Вместо того, чтобы вручную вводить информацию о расписании в ваше программное обеспечение для расчета заработной платы, их часы загружаются автоматически.

Как долго вам нужно хранить табели учета рабочего времени?

В соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах вы обязаны хранить табель учета рабочего времени и соответствующую информацию (например, табели учета рабочего времени) в своей ведомости заработной платы в течение двух лет.

Вам нужен более эффективный способ управления расписаниями? Онлайн-программное обеспечение Patriot интегрируется с нашим онлайн-программным обеспечением для расчета заработной платы. Время прихода и ухода сотрудников онлайн. Затем вы утверждаете их рабочее время и запускаете расчет заработной платы. Попробуйте оба варианта бесплатно сегодня!

Это не является юридической консультацией; Для большей информации, пожалуйста нажмите сюда.

6 проблем ручной системы управления расписанием (с решением)

Отслеживание посещаемости сотрудников важно для формирования культуры подотчетности. Но у многих предприятий есть проблемы с управлением этим должным образом. Таблицы учета рабочего времени и перфокарты старой закалки упрощают кражу времени, и это обходится предприятиям в миллионы долларов каждый год.

Единственный способ улучшить существующий процесс управления расписанием — это применить к нему правильную систему управления расписанием.Автоматизированная, самодостаточная система расписания сотрудников предлагает множество преимуществ и предотвращает лазейки в расписании, такие как написание знакомых. В конце концов, использование специальной системы расписания устраняет многие проблемы, связанные с посещаемостью сотрудников, и повышает общую продуктивность команды.

Что такое система управления расписанием сотрудников?

Система расписания сотрудников — это автоматизированное средство отслеживания расписания, которое отправляет запросы расписания руководителям, как только сотрудник отправляет форму расписания сотрудника на утверждение.Система расписания сотрудников отслеживает количество отработанных часов, дополнительные сверхурочные и запросы расписания воронки к менеджерам, персоналу и расчету заработной платы.

Существующие препятствия для эффективного управления расписанием

Традиционный способ отслеживания утверждения расписания сотрудников существует уже давно, но это чрезвычайно примитивный способ управления посещаемостью сотрудников в сегодняшнем сложном деловом мире. Ручная обработка данных о посещаемости — настоящий кошмар для специалистов по персоналу, и это часто приводит к увеличению количества человеческих ошибок.

Означает ли это, что система управления расписанием сотрудников — пустая трата времени, и мы должны полностью от нее избавиться? Не совсем. Мы не можем сбрасывать со счетов ту огромную роль, которую управление расписанием играет в обеспечении подотчетности на рабочем месте.

Статистика показывает, что кража времени в Америке происходит примерно 54 минуты на человека в день. В результате кража времени приводит к потере заработной платы до 10 процентов при выплатах за время, которое не было использовано для служебной деятельности.

Аналогичным образом, исследование 2017 года показывает, что напарничество также является широко распространенной эпидемией в США, в основном потому, что рабочие места никогда не поднимались выше нормы использования традиционной системы расписания сотрудников. Согласно исследованию, американские компании ежегодно теряют в среднем 373 миллиона долларов из-за избиения напарников. Другое исследование показывает, что 16 процентов работников покрыли пропавших без вести коллег, а наиболее типичная ошибка при отслеживании посещаемости — 15 минут на человека.

Некоторые из самых больших проблем, с которыми постоянно сталкиваются традиционные системы управления расписанием и программные инструменты расписания:

Процесс трудоемкий
Высокий риск человеческой ошибки
У него есть моральные лазейки, такие как удары руками и кража времени.
Обработка и ввод данных является исчерпывающим и сложным
Существующее программное обеспечение для управления табелями учета рабочего времени является слишком универсальным и не имеет автоматизации
Традиционные решения для управления расписанием плохо интегрируются с другими платформами

Путь к поиску современной системы табелей учета рабочего времени

Есть ли проверенный способ управления расписанием сотрудников? Тот, который может устранить шансы ударить напарника, утомительную обработку и человеческие ошибки? Программное обеспечение, которое поможет избежать ошибок в расчетах по заработной плате сотрудников?

Хотя не существует единого инструмента, который бы обслуживал HR по всему миру, лучший способ отслеживать посещаемость сотрудников — использовать автоматизированное онлайн-приложение для управления расписанием.К счастью, на рынке автоматизации рабочих процессов есть множество решений, позволяющих решить эту проблему. Это программное обеспечение для автоматизации легко интегрируется с другими решениями и предлагает широкий спектр преимуществ.

На что следует обращать внимание при онлайн-системе управления расписанием?

Чтобы выбрать инструмент для автоматизации процесса расписания сотрудников, рассмотрите приведенный ниже список как бескомпромиссный фактор:

1. Не идите на компромисс при интеграции

Выберите решение, которое легче интегрировать с вашей платформой расчета заработной платы, системой базы данных сотрудников, порталом сотрудников и т. Д.

Кроме того, вам не нужно специальное программное обеспечение только для отслеживания рабочего времени. Мониторинг посещаемости — это лишь подмножество, и оно относится к более широким аспектам HR. Таким образом, вы можете выбрать программное обеспечение для управления персоналом, которое рассматривает систему управления расписанием как неотъемлемую часть своей общей деятельности, а не рассматривает ее как отдельную проблему.

2. Стремитесь к облаку

Облачное программное обеспечение для расписания готово к интеграции и доступно вашим пользователям в любое время и из любого места.Доступность в облаке — большое преимущество, если в вашей компании есть сотрудники или группы, работающие из удаленных мест.

3. Будьте разборчивы в UI / UX Персонал

HR не известен своей технической смекалкой, поэтому им нужно программное обеспечение, которое они могут использовать самостоятельно, не приставая к ИТ-специалистам. Ищите программное обеспечение с простым в использовании интерфейсом, дизайном перетаскивания, настраиваемыми функциями, минимальными параметрами кодирования или без них и т. Д. Не следуйте только тому, что написано в продукте; запустите его в пробной версии, чтобы убедиться, что ваша HR-команда использует его.

Решение проблем управления расписанием с помощью Kissflow HR Cloud

Управление человеческими ресурсами — один из важнейших процессов в любом бизнесе. Когда такие процессы, как отслеживание посещаемости сотрудников, становятся обузой, HR-процессы становятся тормозом и могут снизить производительность команды.

Если вы хотите надолго преодолевать препятствия, связанные с отслеживанием рабочего времени сотрудников, выберите комплексное решение, такое как Kissflow HR Cloud, облачное программное обеспечение для управления персоналом.В нем есть множество HR-модулей, от набора и адаптации до управления производительностью и учета рабочего времени, которые могут решить все ваши кадровые проблемы.

Он поставляется со встроенным модулем расписания, который легко интегрируется с другими основными процессами управления персоналом и биометрическими устройствами для эффективного отслеживания рабочего времени сотрудников. Автоматизация таких процессов, как управление расписанием и управление посещаемостью, с помощью Kissflow HR Cloud помогает организации избавиться от ручного труда и упростить работу HR.

Подпишитесь на бесплатную пробную версию Kissflow HR Cloud и отслеживайте рабочее время своих сотрудников, не теряя времени.

Как создать табель учета рабочего времени в Excel 2021

Пошаговое руководство по созданию распечатываемого или цифрового табеля.

Учет рабочего времени сотрудников в электронной таблице Excel — не самый простой способ вести учет часов для расчета заработной платы. Для этого вы можете проверить автоматическое отслеживание рабочего времени, которое легко интегрируется с вашим решением для расчета заработной платы.Но если вы все еще занимаетесь поиском и задаетесь вопросом, подходят ли вам электронные таблицы, загрузите один из наших бесплатных шаблонов расписания или узнайте, как создать расписание в Excel. Далее следует пошаговое руководство по созданию расписания в Excel.

Как создать расписание в Excel

У каждого бизнеса разные потребности. Они зависят от типа работы, которую вы выполняете, от количества людей, которых вы нанимаете, и примерно сотни других переменных. Вот почему первый шаг к созданию расписания в Excel — это определить категории, которые вам нужно будет создать для успешного ведения платежной ведомости — и вашего бизнеса.В этом расписании есть место, где сотрудники могут записывать следующее на каждую неделю.

Дата
Работа или смена
Время, в которое они приходят (до и после обеда)
Время, в которое они уходят (до и после обеда)
Их общее количество часов
Общее количество сверхурочных часов
Их общее количество часов по болезни
Их общее количество часов отпуска
Их общее количество часов отпуска

Ваш табель может также включать столбцы для ответов на вопросы да или нет (например,г., Вы получили травмы на работе? Готов ли проект?) Или место для подписей клиентов.

Как только вы определите, какие столбцы или ярлыки вы хотите использовать в расписании, пора создать рабочий продукт. Вот как создать расписание, которое может использовать любой сотрудник.

Шаг 1. Отформатируйте электронную таблицу Чтобы создать электронную таблицу, удобную для чтения, сначала ее нужно отформатировать. Сделайте все ваши ячейки шире, сначала расширив ячейку A (наша установлена на 14,83). Затем щелкните правой кнопкой мыши столбец A, выберите Копировать , выделите столбцы от B до L, снова щелкните правой кнопкой мыши и выберите Специальная вставка , затем Форматирование .

Шаг 2. Назовите свой табель учета рабочего времени Введите название своей компании в ячейку A1. Отцентрируйте текст по ширине и высоте и отформатируйте текст по шрифту, размеру (мы использовали размер 38) и цвету, затем выделите его полужирным шрифтом. Выделите ячейки с A1 по L1. Выберите Merge & Center на панели инструментов Home .

Шаг 3. Добавьте ярлыки в свой табель учета рабочего времени Добавьте ярлыки, такие как СОТРУДНИК и МЕНЕДЖЕР (со строками подписи и даты для каждого), ДАТА НАЧАЛА ЭТОЙ НЕДЕЛИ, СТАНДАРТНАЯ СТАВКА ОПЛАТЫ и СТАВКА ОПЛАТЫ ВНЕШНИЙ ВРЕМЕНИ.Мы использовали ячейки A2, A4, F2, F4, K2, K4, E6, H6 и K6.

Для ДАТЫ НАЧАЛА ЭТОЙ НЕДЕЛИ, СТАНДАРТНОЙ СТАВКИ ОПЛАТЫ и СТАВКИ ОПЛАТЫ СРОК ВЫПОЛНЕНИЯ выберите Перенос текста, , чтобы слова не занимали более одной ячейки.

В ячейках, следующих за каждой меткой, создайте линию для сотрудников и менеджеров, чтобы они могли писать или печатать, объединив ячейки и затем применив нижнюю границу (из инструмента границ, расположенного на панели инструментов Home ). Объедините ячейки с A7 по L7, чтобы создать небольшой барьер между следующим набором меток.

Шаг 4. Добавьте метки расписания В строке 8 создайте метки для каждого столбца: DAY, DATE, JOB / SHIFT, TIME IN, TIME OUT, TIME IN, TIME OUT, TOTAL (HOURS), OVERTIME (HOURS) , БОЛЬ (ЧАСЫ), ПРАЗДНИК (ЧАСЫ) и ОТПУСК (ЧАСЫ). TIME IN и TIME OUT указаны дважды, чтобы учесть перерывы на обед.

Залейте строку любым цветом по вашему выбору и с помощью инструмента «Границы» поместите рамки вокруг меток столбцов. Выровняйте текст по центру и выделите его жирным шрифтом. В этом недельном расписании мы пометили ячейки ниже ДЕНЬ днями недели, начиная с понедельника в ячейке A9 и заканчивая воскресеньем в ячейке A15.Расположите этикетки по центру вверх и вниз и из стороны в сторону. Затем расширьте строки с 8 по 19 для лучшей читаемости. Наши ряды имеют высоту около 46,00. Примените границы ко всем ячейкам под строкой меток. Затем добавьте Thick Box Borders , чтобы лучше разделить таблицу.

Шаг 5. Распечатайте табель учета рабочего времени Если вы планируете распечатать этот шаблон и попросить сотрудников сдать рукописные табели учета рабочего времени, вы почти закончили!

Последнее, что вам нужно сделать, это установить ярлыки для итогов.В ячейках G16, G17 и G18 напишите ЧАСЫ НА ЭТОЙ НЕДЕЛЕ, СТАВКА и ПРОМЕЖУТОЧНЫЙ ИТОГ. В ячейке K19 напишите ИТОГО. Сделайте эти ячейки любого цвета, который вам нравится, затем отцентрируйте и выделите текст полужирным шрифтом. Используйте инструмент «Границы», чтобы выделить эти участки.

Завершите работу над документом, удалив все ненужные линии сетки. Выберите Просмотр и снимите флажок с надписи Gridlines . Теперь вы можете распечатать копии этого расписания Excel для использования сотрудниками.

Выделите все, что хотите напечатать (от A1 до L1 и до 19 строки).
Нажмите Файл > Печать > Показать подробности
Выберите альбомную ориентацию
В области Печать выберите Selection
В области Поля выберите Широкие поля
Установите флажок, что говорит Масштабировать по и нажать Печать

Вот и все — готово! Не хотите печатать? Продолжай читать.

Как добавлять формулы для автоматических вычислений Здесь мы начинаем творить магию электронных таблиц.Предполагая, что вы не удаляли и не добавляли дни в свою таблицу, ЧАСЫ НА ЭТОЙ НЕДЕЛЕ должны быть в ячейке G16, а ИТОГО должно быть в ячейке K19.

Шаг 1: Подготовьтесь к добавлению формул для цифрового использования

Следуйте инструкциям шага 5, затем выделите ячейки h26 над L16 и вниз до строки 18. Переведите их и ячейку L19 в серый цвет. Теперь коробки с вашими расчетами будут выделяться среди остальных входов в табель рабочего времени.

Шаг 2: Щелкните ячейку h26 или любую ячейку, расположенную непосредственно рядом с полем с надписью ЧАСЫ НА ЭТОЙ НЕДЕЛЕ.В строке формул введите = СУММ (H9: h25) и нажмите Enter. В этом поле теперь будут добавляться любые числа, введенные в столбец ИТОГО (ЧАСЫ).

Шаг 3: Щелкните ячейку I16. В строке формул введите = СУММ (I9: I15) и нажмите Enter. Это поле теперь будет добавлять любые числа, введенные в столбец с надписью OVERTIME (HOURS).

Шаг 4: Щелкните ячейку J16. В строке формул введите = СУММ (J9: J15) и нажмите Enter. Это поле теперь будет добавлять любые числа, введенные в столбец с надписью SICK (HOURS).

Шаг 5: Щелкните ячейку K16. В строке формул введите = СУММ (K9: K15) и нажмите Enter. Это поле теперь будет добавлять любые числа, введенные в столбец ПРАЗДНИК (ЧАСЫ).

Шаг 6: Щелкните ячейку L16. В строке формул введите = СУММ (L9: L15) и нажмите Enter. Это поле теперь будет добавлять любые числа, введенные в столбец ОТПУСК (ЧАСЫ).

Шаг 7: В ячейке h27 (или в любой другой ячейке, стоящей непосредственно рядом с СТАВКОЙ) введите почасовую ставку сотрудника.В ячейке рядом с этим введите ставку сверхурочной работы сотрудника.

Если ваша компания предоставляет оплачиваемый отпуск по болезни, отпуску и праздникам, укажите в J17, K17 и L17 стандартную почасовую ставку сотрудника.

В качестве примера, если ваш сотрудник зарабатывает 10 долларов в час, нижняя часть вашей электронной таблицы будет выглядеть так: Шаг 8: Теперь подсчитаем промежуточные итоги. Щелкните ячейку h28 (или любую другую ячейку, которая находится непосредственно рядом с ПРОМЕЖУТОЧНЫМ ИТОГОМ). В строке формул введите = СУММ (h26 * h27) и нажмите Enter.В этом поле теперь будет умножаться общее количество часов сотрудников на их стандартную ставку заработной платы, чтобы показать, сколько денег им причитается. *

Шаг 9: Щелкните ячейку I18. В строке формул введите = СУММ (I16 * I17) и нажмите Enter. В этом поле теперь будут умножаться сверхурочные часы сотрудника на их ставку оплаты сверхурочных, чтобы показать, сколько им причитается. *

Шаг 10: Щелкните ячейку J18. В строке формул введите = СУММ (J16 * J17) и нажмите Enter. В этом поле теперь будет умножаться оплачиваемое количество часов по болезни сотрудника на его стандартную ставку заработной платы, чтобы показать, сколько денег ему причитается.*

Шаг 11: Щелкните ячейку K18. В строке формул введите = СУММ (K16 * K17) и нажмите Enter. В этом поле теперь будут умножаться оплачиваемые праздничные часы сотрудника на стандартную ставку заработной платы, чтобы показать, сколько денег им причитается. *

Шаг 12: Щелкните ячейку L18. В строке формул введите = СУММ (L16 * L17) и нажмите Enter. В этом поле количество оплачиваемых часов отпуска сотрудника умножается на стандартную ставку заработной платы, чтобы показать, сколько денег ему причитается.*

Например, скажем, сотрудник проработал 42 часа на этой неделе. В ячейке h26 теперь должно быть указано 40, а в ячейке I16 — 2. Если ваши формулы верны. h28 — 400, а I18 — 30.

* Это базовые расчеты, которые не включают такие вещи, как налоги, оплата труда рабочего или другие удержания из зарплаты.

Шаг 13: Наконец, мы можем рассчитать общую сумму задолженности. Выберите ячейку L19. В строке формул введите = СУММ (h28: L18) и нажмите Enter.В этом поле теперь будут добавлены пять промежуточных итогов, чтобы показать, сколько денег заработал ваш сотрудник (без учета премий, налогов или других отчислений). Думаете, это просто? Ознакомьтесь с нашим решением для электронных табелей учета рабочего времени с простой интеграцией с QuickBooks, ADP и другими поставщиками начисления заработной платы. И имейте в виду, что бумажные табели учета рабочего времени являются основной причиной ошибок в табелях учета рабочего времени. Автоматический инструмент учета рабочего времени, такой как QuickBooks Time, может сэкономить ваше рабочее время и деньги каждый раз, когда вы проводите расчет заработной платы, и подарить вам больше спокойствия.

Часто задаваемые вопросы о расписаниях Excel

Что включает в себя этот табель Excel?

В этом расписании Excel есть место, где работники могут записывать свои дневные часы прихода и ухода. В нем также есть место для записи часов отпуска, болезни или праздников. Если ваша компания не предоставляет оплачиваемый выходной, вы хотите, чтобы сотрудники все равно записывали, когда они в отпуске или заболели, чтобы ваши записи были полными.Однако в строке RATE вам нужно указать 0 в ячейках J17, K17 и L17, чтобы сотрудник не отображал заработок за эти часы.

Чего нет в этом расписании Excel?

Этот шаблон расписания Excel является основным шаблоном для расчета заработной платы сотрудника до вычетов, таких как налоги, социальное обеспечение или Medicare. На нем также нет места для какого-либо дополнительного дохода, такого как бонусы или комиссии.

Кроме того, если вы выставляете счета для клиентских проектов, вам понадобятся более надежные функции, чем в этом расписании, которые позволят вам отслеживать часы для конкретных проектов.

Другие решения для отслеживания времени могут предлагать более сложные функции, включая мобильные приложения, геозону, планирование и многое другое. Такие функции могут помочь работодателям сэкономить время и деньги на начислении заработной платы, сокращая распространенные проблемы, такие как кража времени, ошибки карты учета рабочего времени или ошибки соответствия.

Должны ли мои наемные сотрудники отслеживать время?

Да, наемные сотрудники должны отслеживать время.Это больше, чем вопрос хорошего учета. Работодатели должны иметь на каждого сотрудника табели учета рабочего времени на два года. В случае возникновения спора по поводу соблюдения требований или оплаты компания защищена от обращения в суд. Кроме того, наемные сотрудники могут использовать свои табели учета рабочего времени в своих интересах, будь то для обоснования повышения или подтверждения своей посещаемости.

Отслеживание рабочего времени требует от всех подотчетности, так что и работодатели, и работники дают и берут то, что от всех ожидает получить выгоду.

Как мне добавить моих сотрудников в QuickBooks Time из Excel?

В QuickBooks Time можно легко загрузить информацию о сотрудниках, если вы решите отслеживать время в цифровом виде. Если ваша электронная таблица представляет собой файл CSV, следуйте этим инструкциям, чтобы начать работу, а затем отправьте своим сотрудникам приглашение прямо на их мобильное устройство, чтобы начать отслеживать время.

Как отслеживать время в электронной таблице

Метод учета рабочего времени в электронной таблице

Учет времени в электронной таблице имеет жизненно важное значение для ведения четких, чистых и легкодоступных записей времени, которое вы отслеживали на работе — позже вам понадобятся эти данные для кадровой службы и расчета заработной платы, выставления счетов клиентам, соблюдения государственных требований (DCAA, FLSA ), а также отчеты о состоянии проекта, которые вы отправляете клиентам.

Метод отслеживания времени в виде электронной таблицы включает в себя ввод времени, которое вы тратите на выполнение задач, в шаблоне электронной таблицы.

В зависимости от того, что вы хотите видеть в своем отчете расписания, вы можете открыть электронную таблицу Excel или таблицу Google и добавить «Время начала», «Время окончания», «Почасовая ставка», «Клиент», «Активность», «Итого». Часы работы »,« Сверхурочные »,« Заработанная сумма »и другие параметры, которые вам понадобятся.

Затем вам нужно будет вручную ввести эти данные перед регулярной отправкой таблицы на утверждение вашему руководителю (обычно еженедельно, раз в две недели и ежемесячно).

Шаблоны времени для электронных таблиц

Вы можете загрузить бесплатные шаблоны электронных таблиц (в формате Excel или Google Sheets) и заполнить их.

Ежемесячно Еженедельно Ежедневно сотрудник Ежедневный руководитель Проекты

Таблица на месяц

Электронная таблица ежемесячного учета рабочего времени с: временем начала, временем окончания, началом обеда, окончанием обеда, отпускными / больничными часами, обычными часами, сверхурочными часами, общим количеством отработанных часов, ежемесячными общими суммами и заработной платой и почасовой ставкой.