Как выставлять счета на оплату: Как выставить счёт на оплату контрагенту

инструкция по заполнению — ЮKassa

Что такое счёт на оплату товаров и услуг

Счёт — это документ, который уведомляет покупателя о необходимости оплатить товар или услугу. Он не обязателен, но удобен и информативен: там есть реквизиты продавца, перечень товаров и услуг, а также сумма к оплате.

Не стоит путать счёт на оплату со счётом-фактурой. Счёт-фактура — это налоговый документ для расчёта НДС, обязательный для плательщиков этого налога. А счёт на оплату выставлять не обязательно, клиент и без него может перечислить (или не перечислить) деньги за покупку по договору или устному соглашению. Исключение составляют только ситуации, когда выставление счёта прописано в договоре или необходимо ввиду особенностей сделки (например, счета за электричество или услуги связи) — тогда выставление счёта на оплату необходимо. В этой статье речь пойдёт именно о счетах на оплату.

Как выставить счёт на оплату

Воспользуйтесь одним из популярных способов:

1. Сформируйте счёт в бухгалтерской программе.
2. Скачайте готовый бланк и внесите туда нужные данные, либо заполните распечатанный бланк от руки. Такой счёт обычно оформляется в двух экземплярах: один отправляют покупателю, а другой хранится у продавца. Несмотря на необязательность этого документа, в случае судебных споров он может иметь юридическую силу.
3. Воспользуйтесь одним из онлайн-сервисов, которые автоматизируют выставление электронных счетов.
4. Примите оплату от юрлица без выставления счёта — через B2B-платежи от ЮKassa.
5. Если вам нужно выставить счёт физическому лицу, сделайте это из личного кабинета ЮKassa.

Как правильно заполнить счёт на оплату

Формат счёта на оплату законом не регламентируется, однако есть некоторые обязательные элементы, которые обычно туда включают:

• Дата формирования счёта и его порядковый номер (отсчёт обычно ведётся с начала календарного года).
• Наименование продавца, его юридический адрес и банковские реквизиты для оплаты.
• Название (ФИО), адрес, ИНН и КПП (при наличии) плательщика.
• Информация о товаре или услуге: наименование, единицы измерения, количество, цена и итоговая стоимость.
• Номер договора с покупателем (если такой договор имеется).
• Данные об НДС.
• Срок оплаты счета (опционально).
• Подписи директора предприятия (ИП) и главного бухгалтера, печать (при наличии).

Инструкция по заполнению счёта одинакова как для ИП, так и для ООО. Однако, счёт от ИП должен быть подписан только индивидуальным предпринимателем, а счёт от ООО — директором и главным бухгалтером.

Если вы продаёте товары и услуги, облагаемые НДС, то в графах «Цена» (единицы товара/услуги), «Сумма» и «Итого» вы можете указать цифры без учёта налога, а ниже в строке «НДС» указать сумму налога из расчёта полной стоимости товаров. Второй вариант: поля «Цена», «Сумма» и «Итого» уже будут содержать суммы с учётом НДС, тогда вместо поля «НДС» будет поле «В том числе НДС» с указанием в нём суммы налога. Для удобства можно скачать образцы счетов с НДС и без НДС.

Является ли счёт на оплату договором?

Нередко для возникновения договорных отношений сам договор необязателен, и его функцию может выполнять счёт на оплату. Он содержит условия доставки, порядок обмена и возврата, условия доставки и другую информацию, которую продавец считает нужным включить. Формат счёта-договора удобен для сделок с небольшой суммой, с его помощью можно быстро оформить разовую поставку товара, продажу ПО или другого онлайн-продукта, участия в семинаре или вебинаре и так далее.

В таком счёте обязательно должны присутствовать:

• наименование товара/услуги;
• количество;
• единица измерения;
• ставка НДС или акциза;
• сроки оплаты;
• способ передачи (отгрузки) товара;
• общая сумма с НДС;
• сумма НДС или акциза выделена отдельной строкой;
• наименование продавца, его банковские реквизиты;
• наименование покупателя, банковские реквизиты;
• наименование должностных лиц, ответственных за совершение данных операций;
• подписи должностных лиц и их расшифровка с указанием ФИО и др.

Также рекомендуется проставить на счёте печать организации. Тогда факт его оплаты приравнивается к соблюдению письменной формы договора.

Существуют форматы сделок, при которых замена договора счётом законодательно запрещена. К ним относятся, например, продажа недвижимости и предприятий, аренда зданий и сооружений.

Можно ли обойтись без счетов?

Как было сказано выше, обычно счёт на оплату — вещь добровольная. А ввиду затрат времени на заполнение, это ещё и не самый быстрый способ напомнить контрагенту об оплате. Существуют альтернативы выставлению счетов — например, B2B-платежи в ЮKassa. Для вашего клиента они ничем не будут отличаться от покупки в обычном интернет-магазине.

От вас требуется только разместить перечень товаров и услуг на сайте. Если клиент использует Сбербанк Бизнес Онлайн, он просто выберет этот способ оплаты нажатием одной кнопки, а затем подтвердит транзакцию кодом из СМС.

Счета физическим лицам — как это работает?

Счета можно выставлять не только организациям или ИП, но и физическим лицам. Это удобно для бизнесов, работающих без сайта, а также для тех, кто консультирует клиентов в чате перед покупкой. Подобный счёт можно сформировать в личном кабинете ЮKassa, а затем отправить его покупателю в смс, по электронной почте, а также ссылкой в любом чате или мессенджере.

1. Счёт на оплату — это необязательный документ, который уведомляет покупателя о необходимости оплатить товар.
2. В ряде случаев счёт может быть приравнен к договору, а также иметь юридическую силу в судебных спорах, поэтому его нужно заполнять без ошибок.
3. Минимальный набор данных, которые должны быть в счёте на оплату: реквизиты продавца, наименование и количество товара, сумму к оплате.
4. Счета можно выставлять в бумажной и электронной форме, а также обходиться без них, используя такие сервисы, как B2B-платежи в ЮKassa.
5. Счета можно выставлять и физическим лицам, через ЮKassa это делается за несколько кликов.

образец, лично или онлайн, обязательные реквизиты, физическому лицу, кто подписывает и прочее

Для получения оплаты товаров и услуг индивидуальному предпринимателю по безналичному расчёту требуется выставлять счета своим клиентам. Для этого нужно знать, как составить этот документ, что следует в нём указать, кто должен подписать счёт и какими способами его предоставить плательщику.

Общие правила выставления счетов

Выписываются счета на оплату как на основании договоров, так и без них. Готовый документ можно переслать по электронной почте либо вручить лично покупателю. У счёта документа нет узаконенного формата, то есть вы его разрабатываете самостоятельно в любом текстовом редакторе с таблицами.

Для его оформления можете использовать фирменный бланк или пустой лист, это тоже нигде не регламентировано. И также можно воспользоваться онлайн-порталами (например, сервисами «Моё дело» или «Эльбой») либо бухгалтерскими программами, которые упрощают данный процесс. Самым распространённым из них является программное обеспечение компании 1С.

Видео: способ выставления счёта с помощью приложения

Обязательные элементы счёта на оплату

Чтобы ваш контрагент смог оплатить счёт, в нём должны быть указаны следующие данные:

• Название ИП.
• ИНН предпринимателя.
• Реквизиты банковского счёта (номер счёта, номер корреспондентского счёта, БИК, ИНН, КПП, форма собственности и название банка).
• Форма собственности и название или Ф. И. О. заказчика (в зависимости от того, это юридическое или физическое лицо).
• Порядковый номер счёта (по нарастанию в журнале регистрации) и дата его выставления.
• Наименование товаров/услуг, на поставку/выполнение которых выставляется счёт.
• Количество товаров или услуг.
• Цена за единицу и общая стоимость.
• Выделенный НДС (если ИП работает на общих основаниях) либо указание на его отсутствие.
• Подпись ИП и печать (при наличии).

Так может выглядеть ваш счёт на оплату, хотя полные реквизиты покупателя совершенно необязательны

Скачать бланки счетов можно по ссылкам: .docx, .xlsx.

Некоторые нюансы для счетов от ИП

Клиентами предпринимателя могут быть как организации, так и частные лица. Компании и ИП оплату выставленных счетов производят либо со своего расчётного счёта, либо наличными средствами через кассу. Для индивидуальных предпринимателей возможен также вариант оплаты со своих личных/карточных счетов.

Есть ещё особенности, которые следует знать при выставлении счетов:

• Предприниматель имеет право работать без печати, поэтому достаточно только лично расписаться либо поставить факсимиле.
• Подпись главного бухгалтера не нужна, если его нет в штате.
• Юридические адреса прописывать нет надобности, так как они не участвуют в платёжной операции.
• Если предприниматель использует специальные налоговые режимы, например, УСН, то после общей суммы следует указать «Без НДС», в противном случае НДС должен быть посчитан и вписан в счёт отдельной строкой.

В наше время очень просто создавать счета на оплату от ИП даже новичку. Для этого не нужно получать какое-то специальное образование или иметь опыт бухгалтера — нужен лишь компьютер (смартфон) и интернет под рукой.

Оцените статью: Поделитесь с друзьями!

Что такое счет за товары и услуги

Доброго времени суток! Сегодня я хочу поговорить с Вами о том что такое счет, причем не расчетный счет, лицевой, депозитный или еще какой. Тема статьи сегодня — счет в бизнесе.

Скажу сразу, 99% бизнеса использует счета, это могут быть счета от поставщиков на оплату заказанных Вами товаров или наоборот например выставленный Вами счет за оказанные услуги.

Что такое счет

Я как всегда не буду писать стандартные описания, а постараюсь объяснить все своими словами.

Первое что нужно понять: счет это внутренний документ организации и сдавать и отчитываться по нему ни перед кем не надо, для отчетности существуют счета-фактуры и накладные.

В счете указываются платежные данные организации которая его выставляет, а так же товары или виды работ по которым данный счет выставляется. Помимо платежных данных продавца в счете указываются и данные покупателя. Для того чтобы подготовить счет необходимо запросить у нового партнера карточку предприятия.

Счет может быть сделан на фирменном бланке организации или быть стандартным это не суть важно и просто зависит от самой организации. На нем должна присутствовать печать (если она есть) и подпись руководителя и главного бухгалтера.

Основное предназначение счета – это указать покупателю данные расчетного счета для оплаты его покупателем.

Срок действия счета

Так как счет является внутренним документом организации, то и срок его действия определяет сам продавец (предприниматель или директор организации).

Вообще стандартным временем действия счета является 3 дня. Считается что за это время не может произойти каких-либо существенных изменений в стоимости товаров или услуг по которым данный счет выставлен.

Образец счета на оплату

Я выложу один из счетов своей организации, чтобы Вы могли посмотреть в живую:

 

Как выставить счет на оплату

В случае если Вы что-то продаете или оказываете услуги юридическим лицам или предпринимателям, как правило оплату они производят безналичным расчетом (со своего расчетного счета).

Именно для этого Вам необходимо будет выставить счет на оплату со своими реквизитами.

На самом деле по счету Вам могут оплатить и наличными деньгами, но в этом случае теряется суть выставления счета.

Для того чтобы выставить счет на оплату есть множество способов:

1. Бланк счета. Вы можете просто скачать с интернета бланк пустого счета в формате EXEL или PDF и вбить туда все данные в ручную (сам когда-то так делал, лет 10 назад), этот способ выставления счета просто пережиток прошлого и если Вы серьезно решили заниматься бизнесом, то этот способ не подойдет;
   
2. С помощью бесплатных программ. В интернете множество бесплатных программ и сервисов для создания счетов, если Вы выставляете счета очень редко, то данный способ вполне подойдет. Я специально не буду делать никаких ссылок, дабы никого не рекламировать;
   
3. С помощью платных программ. Как Вы наверное знаете есть платные программы для бухгалтерии, самая распространенная и простая на мой взгляд – это программы от 1С. С помощью этих программ можно полностью сделать автоматизацию своего бизнеса со стороны бухгалтерии. Счета в данных программах формируются практически автоматически. В общем рекомендую, особенно если Вам с постоянной периодичностью необходимо выставлять счета. Просто подберите, что Вам больше подойдет, так как линейка бухгалтерских программ 1С довольно широкая.
   

Как оплатить выставленный счет

Существует несколько способов оплаты полученных счетов:

1. Через банк как физическое лицо. Вы можете пойти со счетом в любой банк и оплатить его. Проблема тут в том, что банк берет от 1% до 3% за такую операцию, довольно большие потери для новичка;
   
2. Оплата через расчетный счет платежным поручением на бумажном носителе. В случае если у Вас есть расчетный счет в банке, а ОН ДОЛЖЕН БЫТЬ!!! Если Вы бизнесом занимаетесь. Вы можете подготовить платежное поручение и отдать его в банк, на основании его с Вашего расчетного счета будет проведена операция по переводу денег. Минусом этого способа является необходимость посещения банка;
   
3. Оплата через интернет-банкинг. Эта оплата по счету проводится удаленно с Вашего расчетного счета, платежное поручение в данном случае Вы отправляете через интернет – это происходит автоматически. Подготовка платежного поручения таким способом занимает пару минут. Главное, чтобы на расчетном счету были деньги, если их не хватит то оплата счета не будет произведена и Вам придется ехать и пополнять свой р/с.
   

Я пользуюсь практически всегда именно интернет-банкингом, даже счет который я прикладываю к статье я оплатил именно через интернет-банкинг:

 

Вот теперь Вы знаете что такое счет, как его выставлять и оплачивать, надеюсь, что моя статья помогла Вам разобраться в данной теме. Обязательно посмотрите в конце статьи видео.

В настоящее время многие предприниматели для расчета налогов, взносов и сдачи отчетности онлайн используют данную Интернет-бухгалтерию, попробуйте бесплатно. Сервис помог мне сэкономить на услугах бухгалтера и избавил от походов в налоговую.

При возникновении вопросов Вы можете задавать их в комментариях к самой статья или в мою группу социальной сети в контакте.

Всем удачи в бизнесе! Пока!

Счет на оплату | Бланк и образец

Чтобы покупатель смог оплатить товар или услугу, ему выставляют бланк счета на оплату. Бесплатно скачать его в word или в excel можно на этой странице. Документ оформляют в двух экземплярах: один передают покупателю, второй остается у компании.

Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:

• Скачать интересующий вас бланк в формате Excel или Word
• Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)

По закону, использовать счет на оплату часто не обязательно. Он не относится к бухгалтерской отчетности и применяется только для внутреннего документооборота. Это значит, что форма счета на оплату может быть любой, а вы можете выбрать удобный формат: word или excel.

В законе указаны случаи, когда счет выставлять обязательно:

• если в договоре не установили сумму к оплате,
• по операциям, по которым есть уплата НДС,
• если продавец освобожден от НДС,
• если компания на ОСНО от своего имени продает товары или предоставляет услуги по агентскому договору,
• если заказчик внес продавцу аванс или перечислил предварительный платеж.

Как оформлять бланк счета на оплату

В документе нужно отметить:

• название компании,
• реквизиты,
• название банка и его реквизиты,
• номер счета и дату его составления,
• название плательщика по счету,
• наименование товара, его характеристики и цену.

Подписать счет на оплату должны руководитель компании и главбух.

Исправления в счете делать нельзя. Если допустили ошибку, возьмите новый бланк. Бесплатно скачать бланк счета на оплату в word или excel на 2021 год можно здесь.

Бесплатно выписать счет онлайн

Чтобы избежать ошибок, проще всего выставлять счет онлайн — это легко сделать в сервисе МойСклад. Нужно указать информацию о компании и плательщике, а система все сделает за вас.

Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе МойСклад — вы совершенно бесплатно сможете:

• Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)
• Скачать нужный бланк в Excel или Word

В нашем сервисе можно бесплатно скачать бланк счета на оплату-2021 в word, excel или pdf — можете выбрать любой удобный для вас формат.

Более 1 500 000 компаний уже печатают счета, накладные и другие документы в сервисе МойСклад
Начать использовать

Как выставить счет на оплату от ИП: образец

Бланк выставления счета на оплату для ИП ничем не отличается от счета компании. В графе «‎Поставщик»‎ нужно отметить название индивидуального предпринимателя и его реквизиты: название, ИНН, контакты.

Для ИП шаблон счета на оплату можно использовать обычный — просто подставьте свои данные.

Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:

• Скачать интересующий вас бланк в формате Excel или Word
• Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)

Заполнять счет несложно, но иногда возникают вопросы. Разберем основные.

Бланк можно взять любой или он утвержден государством?

Можно взять любой, унифицированной формы документа нет. Рекомендуем взять готовый бланк счета на оплату 2021 года. Бесплатно скачать его в excel можно здесь.

Можно ли взять обычный бланк за образец счета на оплату за услуги без НДС?

Можно. Но под таблицей нужно указать «Без НДС».

Нам нужен счет на оплату услуг ИП. Где скачать бланк, образец?

Скачайте бланк счета здесь. Его можно использовать и для ИП, и для компании, форма ничем не отличается.

Как лучше: скачать бланк счета в excel или word?

Без разницы, бланк одинаковый, различаются только форматы документа — выбирайте то, с чем привыкли работать.

Бланк счета на оплату 2021: скачать бесплатно в word или в excel

Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:

• Скачать интересующий вас бланк в формате Excel или Word
• Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)

Вы также можете выставить бланк счета онлайн в МоемСкладе и сразу же из сервиса отправить его контрагенту. Это бесплатно.

Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе МойСклад — вы совершенно бесплатно сможете:

• Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)
• Скачать нужный бланк в Excel или Word

У нас можно скачать и другие документы:

Договор купли-продажи товара

Другие формы документов

Выставление счета — Возможности PayKeeper

С помощью платежной платформы PayKeeper организация может выставлять своим клиентам счета на оплату картами Visa, MasterCard и МИР  по электронной почте. Эта возможность особенно полезна для интернет магазинов, отелей, поставщиков услуг, которым в своей деятельности приходится регулярно отправлять по электронной почте счета на оплату.

Процедура  легко вписывается в бизнес процессы любого предприятия, т.к.  является интуитивно понятной для любого сотрудника.

Главное преимущество выставления счёта заключается в том, что не нужно производить какую-либо интеграцию с сайтом. Эта возможность будет доступна сразу после заключения договора.

Выставить электронный счёт очень просто — это делается из личного кабинета PayKeeper.  Демонстрация выставления счёта в нашей видеоинструкции:

 

Попробовать самостоятельно выставить счёт вы можете в демоверсии PayKeeper.

PayKeeper сохраняет историю выставленных счетов. В любой момент Вы можете посмотреть статус счёта, выставить его снова, или продублировать на другой электронный адрес. Счета могут быть в трех статусах:

• Отправлен — счёт отправлен плетельщику и ожидает оплаты
• Оплачен — счёт оплачен, можно отправлять товар или оказывать услугу
• Просрочен — плательщик не успел оплатить в указанный срок либо оплата по счёту невозможна.

Страница счета личного кабинета PayKeeper

По умолчанию в PayKeeper используется счёт в который входят следующие поля:

	Параметр	Назначение	Обязательный
1	sum	Сумма к оплате.	Да
2	clientid	Фамилия Имя Отчество.	Нет
3	orderid	Номер заказа.	Нет
4	service_name	Наименование услуги.	Нет
5	client_email	Адрес электронной почты	Да
6	client_phone	Телефон.	Нет

При необходимости стандартные поля могут быть изменены, это делается в личном кабинете PayKeeper:

Настройка полей счёта

Обязательными являются только адрес электронной почты и сумма оплаты. Также рекомендуются указывать срок действия счёта, чтобы избегать оплаты по старым счетам или ограничивать возможность оплаты по акциям и спецпредложениям.

После успешной оплаты счёта плательщику приходит сообщение о том, что счёт успешно оплачен с указанием параметров платежа. В организацию также направляется сообщение об успешно проведенной оплате. Кроме параметров заданных при инициализации счёта также указываются маскированный номер карты, код авторизации и номер транзакции.

При необходимости можно сделать свой собственный шаблон счёта в том числе добавить туда собственный логотип или использовать фирменную стилистику.

 

Как выставить счет в Сбербанк Бизнес Онлайн

Для активного ведения бизнеса необходимо выставлять счета контрагентом для того, чтобы они оплатили какие-то товары или услуги. Понимая необходимость делать это как можно более оперативно, Сбербанк создал специальный сервис, существенно облегчающий процедуру. В чем его особенности и как им пользоваться – читайте в этой статье.

Содержание

Скрыть

1. Особенности сервиса выставления счетов
   1. Что такое
   2. Функциональные возможности
2. Выставление счета на оплату
   1. Подключение Сервиса выставления счетов
      1. Пройти регистрацию в Сервисе выставления счетов через «Сбербанк БизнесОнлайн»
   2. Выставление счетов и контроль оплат по выставленнымсчетам
      1. Инструкции для создания счета
   3. Оплата счетов, выставленных в сервисе

      Особенности сервиса выставления счетов

      Сервис выставления счетов имеет следующие особенности:

      • Для работы с ним не потребуются специфические познания в бухгалтерии.

      • Не требуется искать подходящий шаблон счета.

      • Документ мгновенно доставляется контрагенту, чтобы тот также оперативно смог его оплатить.

      • Первые 2 недели использования абсолютно бесплатны. Клиент может сначала оценить все преимущества сервиса и только потом платить.

      Что такое

      Счет на оплату – это документ, на основании которого контрагент (обычно, покупатель) клиента Сбербанка может оплатить полученные товары или услуги. Например, клиент продает канцелярские товары. По договору с контрагентом, последнему была отгружена крупная партия таких товаров. Теперь тот должен оплатить полученный груз. Для этого клиент Сбербанка при помощи данного сервиса выставляет и отправляет счет.

      Получив его контрагент может незамедлительно перевести деньги.

      Функциональные возможности

      Сервис создан специально для клиентов и потому обладает всеми необходимыми функциями:

      • Автоматическое заполнение всех базовых строк.

      • Удобное и быстрое оформление счета.

      • Возможность контролировать существующую задолженность.

      • Сохранение контрагентов в отдельном справочнике, что позволяет формировать счета в дальнейшем еще быстрее.

      • Автоматический расчет НДС.

      • Возможность подгрузить в шаблон подпись и печать.

      • Наглядный перечень всех выставленных счетов.

      • Сервис самостоятельно отмечает, какие из счетов уже оплачены.

      • Клиент получает отдельное письмо, в котором есть наглядная ссылка. С ее помощью можно совершить оплату.

      • Можно создавать акты к выставленным счетам.

      Выставление счета на оплату

      Выставить счет в Сбербанке теперь можно очень просто благодаря рассматриваемому сервису. Для этого потребуется доступ к Сбербанк Бизнес Онлайн.

      Следует учитывать, что данная функция доступна исключительно для ИП и юридических лиц.

      Подключение Сервиса выставления счетов

      Для того, чтобы получить доступ к сервису, сначала необходимо его подключить. Сделать это можно двумя способами: напрямую в Сбербанк Бизнес Онлайн, а также посредством подключения услуги Бизнес Аналитика, которая включая в себя рассматриваемый сервис.

      Пройти регистрацию в Сервисе выставления счетов через «Сбербанк Бизнес

      
      Онлайн»

      Для того, чтобы получить доступ к сервису, нужно:

      1. Зайти в личный кабинет Сбербанк Бизнес Онлайн.

      2. Перейти в раздел с доступными продуктами и услугами.

         
         

      3. Выбрать пункт «Сервис выставления счетов».

         
         

      4. В карточке сервиса выбрать пункт «Подключить».

         
         

      5. Подтвердить переход по ссылке.

         
         

      6. Согласиться с условиями и подтвердить факт подключения услуги.

      Через подключение сервиса «Бизнес Аналитика»

      Как уже было сказано выше, «Бизнес Аналитика» включая в себя данный сервис и, если подключить эту услугу, то сразу можно получить и доступ к сервису выставления счетов. Для этого, нужно:

      1. В Сбербанк Бизнес Онлайн перейти в раздел с актуальными предложениями продуктов и услуг.

      2. Найти карточку «Бизнес Аналитика» и нажать на нее.

      3. Нажать на кнопку «Открыть».

         
         

      4. Подтвердить переход по ссылке, как это показано выше.

      5. Согласиться с условиями обслуживания и подтвердить факт подключения.

      Выставление счетов и контроль оплат по выставленным

      
      счетам

      Логично, что основной функцией данного сервиса является выставление счетов и контроль за выполнением контрагентами их обязательств. Рассмотрим что нужно для этого делать.

      Инструкции для создания счета

      Для того, чтобы создать инструкцию, нужно:

      1. Зайти в Сбербанк Бизнес Онлайн и перейти к разделу «Продажи».

         
         

      2. Нажать на зеленую кнопку с плюсом, расположенную в правом нижнем углу.

         
         

      3. Откроется новое окно, все поля которого нужно заполнить.

         
         

      4. После завершения нажать «Далее».
         

      5. Откроется окно с подготовленным для отправки счетом. Рекомендуется перепроверить всю информацию.

         
         

      6. Ввести электронный адрес клиента, на который будет отправлен данный счет.

      7. Подтвердить отправку.

      Как контролировать счет

      Контролировать счет также можно через Сбербанк Бизнес Онлайн:

      1. После того, как клиент выставил счет контрагенту, в разделе «Продажи» появится соответствующая информация. Рекомендуется обращать внимание на значок «Не оплачен».

         
         

      2. Регулярно отслеживать состояние выставленных счетов. Как только какой-то из них будет оплачен, сообщение изменится на «Оплачен». 

         
         

      Следует учитывать тот факт, что проверка факта оплаты для клиентов Сбербанка производится автоматически (сервис учитывает активные счета клиента). Но если нужно производить контроль оплаты на те счета, которые открыты в других банках, дополнительно придется эти счета подключать к данному сервису. Также можно выставить фильтры, чтобы просматривать только те выставленные счета, которые еще не оплачены.

      Оплата счетов, выставленных в сервисе

      Как уже было сказано ранее, оплата счетов, которые выставляются при помощи данного сервиса – очень простая и быстрая задача. Рассмотрим подробнее:

      1. После того, как клиент выставляет контрагенту счет, последний на свою электронную почту получает такое письмо:

         
         

      2. Нужно нажать на кнопку «Подробнее», в результате чего откроется сам счет.

         
         

      Если контрагент зарегистрирован в Сбербанке, он может сразу же и оплатить счет при помощи соответствующей кнопки. В противном случае он может сохранить счет в электронном виде и оплатить его любым другим удобным способом.

      
      

      Как выставлять счета по проекту и учитывать оплаты?

      ---

      Счета по проекту создаются на странице проекта:

      Либо во вкладке «Финансы»:

      По проекту можно выставлять любое количество счетов.

      Чтобы менеджер мог создавать счета по своему проекту, у него должен быть открыт доступ к модулю «Финансы». Для выставления счетов ему достаточно назначить уровень «Сотрудник».

      Напомним, что уровни доступа для всех приложений можно назначить в разделе «Список пользователей», в профиле сотрудника:

      Или в общих настройках системы:

      Подробнее о выставлении счетов.

      После того как счет выставлен, менеджер может отправить клиенту на e-mail для оплаты (1), поделиться с ним прямой внешней ссылкой (2) или распечатать (3).

      По прямой ссылке заказчик сможет оплатить счет, если у вас настроена интеграция с платежными системами, или распечатать

      На детальной странице проекта и в общем списке счетов менеджер сможет отслеживать статусы счетов. И вовремя напоминать клиентам об оплате.

      Как учитывать поступления по проекту

      Поступления по проектам учитываются через выставленные по нему счетам. Оплаты по счетам могут учитываться разными способами. Вы можете:

      • получать оплаты автоматически через подключенные платежные системы
      • проводить поступления вручную. К примеру, когда вы получаете наличные, банковские переводы. При данном способе можно проводить также частичную оплату по счету.
      • менять только статус счета на Оплачен, если не планируете учитывать движение денежных средств во Flowlu

      Подробнее о проведении платежей по счетам

      Подсказки и хитрости. Проводить платежи по счетам сотрудники могут самостоятельно. Но вы можете доверить это только администратору модуля «Финансы». Это может быть, например, ваш бухгалтер. Для этого деактивируйте в основных настройках модуля соответствующую опцию:

      Как отслеживать оплаты по проектам?

      После поступления онлайн-платежа менеджер счета получает уведомление. Если оплата была проведена вручную администратором модуля «Финансы», то менеджер также получит уведомление и сможет сразу перевести проект в работу.

      Руководитель может отслеживать информацию о поступивших платежах в модуле «Финансы», в разделе «Транзакции» и в финансовых отчетах. Здесь выводятся все транзакции, проведенные вручную.

      Всю информацию о полученных оплатах от определенного клиента можно смотреть в его карточке, в разделе CRM, на вкладке Платежи.

      Если вы находитесь в списке транзакций и вам нужно быстро перейти в проект для просмотра подробной информации, кликните по наименованию проекта. 

      ---

      Использование счетов-фактур и квитанций для вашего домашнего бизнеса

      У бизнеса есть свой язык, который иногда может сбивать с толку. Например, многие люди используют термины маркетинг и реклама как синонимы, хотя на самом деле это не одно и то же.

      Финансовые документы, связанные с ведением домашнего бизнеса, могут также сбивать с толку, но очень важно разобраться во всем этом. Постоянное обновление документов — важный аспект ведения точного учета и понимания вашего финансового положения. Два особенно важных документа — это счета и квитанции. Любой успешный владелец бизнеса поймет все тонкости этих документов, в том числе, когда и как их использовать.

      Основы выставления счетов

      Счет выставляется покупателю или клиенту перед оплатой. Иногда это называют векселем. В этом подробном документе перечислены продукты и услуги, а также подсчитана их задолженность за время, работу и материалы. Например, если вы графический дизайнер, создавший графику для клиента, вы выставляете ему счет за время, затраченное на создание изображения.Если вам нужно было купить фотографию, чтобы включить ее в изображение, вы также должны включить ее в счет.

      Как домашний бизнес, вы также можете получить счет. Если вы используете подрядчиков для помощи в любом аспекте вашего бизнеса, например виртуального помощника, вы можете рассчитывать на получение от них счета.

      Что включать в счет-фактуру

      Чтобы ваш клиент или клиент точно знал, какую сумму вы просите их оплатить, важно, чтобы ваши счета были максимально подробными. Каждый счет должен включать:

      • Название вашей компании и имя клиента, а также адреса
      • Дата создания счета, которая имеет решающее значение для своевременной оплаты
      • Дата (даты) и описание предоставляемых продуктов или услуг, включая цену каждой из них, и общее количество заказанных
      • Любые депозиты, предоплаты или любые другие сборы, уплаченные авансом
      • Любые специальные ставки или бонусы, которые вы предложили
      • Налог с продаж, если транзакция включала материальный предмет, облагаемый налогом с продаж штата
      • Любые штрафы или просрочка сборы (это особенно важно включать в последующие счета-фактуры, когда первоначальный счет не оплачивается вовремя)
      • Условия оплаты, включая метод и срок оплаты.Этот аспект должен включать такие фразы, как «выписать чеки на…» или «отправить деньги через PayPal на…» или «30 дней нетто», что означает, что платеж должен быть произведен в течение 30 дней.

      Как создать счет-фактуру

      Многие бухгалтерские инструменты для малого бизнеса позволяют легко создавать счета. Преимущество бухгалтерского программного обеспечения заключается в том, что оно может не только создавать счета-фактуры, но и помогать вам отслеживать, был ли он оплачен. Когда он оплачивается, данные могут быть автоматически добавлены в категорию ваших финансов, например в дебиторскую задолженность или оплаченные счета.Если вы не хотите использовать специализированное бухгалтерское программное обеспечение, вы, скорее всего, сможете найти шаблон для выставления счетов в любой программе обработки текстов, которую вы используете.

      Как выставить счет

      Счета могут быть доставлены лично, по почте или по электронной почте. Вы можете использовать электронную почту по умолчанию, но затем решите отправить ее по почте клиенту или покупателю, который задерживает оплату. В случае сомнений используйте несколько методов. Получение оплаты — важный аспект вашего бизнеса, поэтому не жалейте усилий, чтобы получить счет на нужном столе.

      Неоплаченные счета

      Поскольку вы знаете, насколько важно получить оплату, вам следует стремиться немедленно оплатить любой полученный счет. Плохое дело — не выполнять контракты, заключенные с другими. Даже просрочка платежа может плохо отразиться на вас и вашем бизнесе.

      Если вы выставили счет клиенту или покупателю, который не заплатил, у вас есть несколько вариантов:

      • Отправьте второй счет с уведомлением «Срок оплаты». Счета иногда теряются, и пропущенный платеж не может быть злонамеренным.Возможно, все, что вам нужно, — это отправить напоминание. Убедитесь, что во всех ваших счетах указано, когда должна быть произведена оплата.
      • Обратиться к клиенту или покупателю в суд мелких тяжб. Это было бы целесообразно только в том случае, если вам задолжали большую сумму, поскольку обращение в суд обходится дорого.
      • Отправить долг в коллекторское агентство. Если вы готовы отказаться от части денег по счету, вы можете привлечь агентство по взысканию долгов, которое будет собирать деньги в обмен на процент от платежа.
      • Спишите неуплату как убыток по налогам.

      Для мелких счетов проще всего списать их, но если у вас большой счет, суд или коллекторское агентство могут помочь. И, на всякий случай, если вы обдумываете это, вам не следует продолжать работу с клиентом, который не платит.

      Основы получения

      Квитанции выдаются после того, как ваш клиент или покупатель оплатит счет. По сути, это доказательство покупки. Если вы ошиблись и случайно отправили второй счет, ваш клиент может использовать квитанцию, чтобы доказать, что он уже заплатил вам свою задолженность.Помимо предоставления квитанций вашим клиентам и покупателям, вы должны сохранить все, что вы получили, касающиеся вашего бизнеса. Ваши квитанции позволяют легко рассчитать вычеты из ваших коммерческих расходов при уплате налогов. Если IRS когда-либо подвергнет сомнению какую-либо часть ваших налогов, квитанции помогут доказать, что вы не злоупотребляли налоговым кодексом.

      Что указывать в чеке

      Хотя по закону для счетов-фактур требуется конкретная информация, стандарта в отношении того, что указывается в квитанции, не существует. То, что отображается в квитанции, может варьироваться от компании к компании. Это может быть как простая записка, в которой написано, что «такой-то и такой-то оплатил эту сумму», так и сложная, как счет. В идеале в нем должна быть информация о том, за что было заплачено, дату и способ оплаты (хотя в нем не должно быть конкретных платежных данных, таких как номера кредитных карт). Некоторые компании просто воссоздают счет-фактуру и ставят на него «ОПЛАЧЕНО».

      Как создать квитанцию ​​

      Как и в случае со счетами, квитанцию ​​можно создать разными способами. Если вы используете бухгалтерскую программу, она может генерировать квитанцию ​​при регистрации платежей по счетам.У текстовых процессоров, вероятно, есть шаблон, который вы можете использовать для создания квитанции после оплаты. Как упоминалось ранее, это может быть даже простая запись на листе бумаги от руки.

      Как доставить квитанцию ​​

      В идеале квитанции следует выдавать сразу после оплаты. Если он не создается и не доставляется автоматически, вы хотите создать его и отправить как можно быстрее. Как и счета-фактуры, они могут быть отправлены лично, по электронной или обычной почте. Когда вы доставляете квитанцию, убедитесь, что вы отметили платеж в любой учетной системе, которую вы используете.

      Если вы получили квитанцию ​​об оплате товаров или услуг, связанных с вашим бизнесом, отправьте квитанцию ​​и отметьте ее в своей учетной системе. Эта информация поможет вам быть в курсе вашего финансового положения и максимально увеличить налоговые вычеты.

      Когда вашему бизнесу следует выставлять счет?

      Когда дело доходит до выставления счетов вашим клиентам, очень важно знать, когда их отправлять. Слишком поздно, и вы можете столкнуться с проблемами движения денежных средств. Слишком рано, и вы можете оказаться в затруднительном положении с клиентом.Итак, когда выставляется счет для бизнеса в Великобритании? Узнайте все, что вам нужно знать о том, как и когда выставлять счет. Но прежде всего, что такое счет-фактура?

      Что такое счет-фактура?

      Счет-фактура — это документ, который продавец выставляет покупателю, в котором перечислены все товары и услуги, которые были предоставлены, с разбивкой по стоимости. Они используются для выставления счетов предприятиям за разовые проекты, а также за повторяющуюся работу, и хотя счета могут выставляться с транзакциями B2C, они чаще всего используются для платежей B2B.Короче говоря, это формальное требование, которое помогает ускорить оплату от вашего клиента, а также служит полезным инструментом для ведения учета.

      Когда отправлять счет

      Следующий вопрос: когда выставляется счет? На этот вопрос нет однозначного ответа, так как у многих компаний разные методы отправки счетов. Вот краткое изложение возможных вариантов:

      1. Заранее. Если вы выставляете счет на очень дорогой проект, вы можете запросить предоплату.Это подтверждает, что клиент серьезно относится к работе, и означает, что, если проект все-таки неожиданно будет отменен, вы не потеряете деньги из-за уже выполненной работы.

      2. По согласованному этапу. В некоторых случаях, особенно если вы работаете над долгосрочным проектом, счета-фактуры могут отправляться по определенным этапам. Например, если вы выполняете особо сложную работу для клиента, вы можете согласиться выставить счет на определенную сумму, подлежащую оплате, через согласованный интервал, например, за одну треть всего времени.Это выгодно как для поставщика, так и для клиента, поскольку помогает улучшить ваш денежный поток, избегая при этом огромных счетов в конце проекта, с которыми клиент должен иметь дело.

      3. После завершения работы — это наиболее распространенное время для выставления счета. Проще говоря, после того, как ваши услуги будут оказаны или товары будут доставлены клиенту, вы отправите счет за свою работу.

      4. На регулярной основе — для предприятий, предлагающих повторные услуги для работы с фиксированной стоимостью, вы можете принять решение выставить повторяющийся счет.В этом случае вы будете отправлять счет через определенные промежутки времени (еженедельно, ежемесячно и т. Д.), Хотя, если вы выполняете работу на еженедельной или двухнедельной основе, вам может быть проще отправлять ежемесячный счет, включающий все услуги, которые вы оказали за месяц.

      Как выставить счет-фактуру

      Раньше счета-фактуры выставлялись на бумаге и отправлялись получателю. Сегодня многие компании используют программное обеспечение для онлайн-автоматизации выставления счетов, которое можно использовать для предварительного планирования счетов и их отправки в определенное время и дату.Это, как правило, ускоряет процесс оплаты, поскольку счета могут быть выставлены, как только работа будет выполнена. Кроме того, клиенты могут выбрать немедленную оплату, поскольку это сводит к минимуму время обработки их учетной записи.

      Когда будет оплачен счет?

      Дата, когда ваш клиент должен оплатить ваш счет, определяется условиями оплаты, указанными в самом счете. В Великобритании в большинстве счетов указаны чистые 30 условий оплаты, что означает, что у покупателя есть 30 календарных дней после выставления счета для оплаты счета.Конечно, вы можете предложить другие условия оплаты, например 15 нетто (15 календарных дней для оплаты) или 60 нетто (60 календарных дней для оплаты), в зависимости от финансового положения вашего бизнеса.

      Однако всегда стоит помнить, что несвоевременная оплата счетов является серьезной проблемой для многих британских МСП. Тот факт, что вы оговорили, что у клиента есть 30 дней на оплату, не означает, что вы автоматически получите платеж через 30 дней. Согласно исследованию GoCardless, в среднем британским МСП выплачивают с опозданием на 18 дней, в то время как 2 из 5 МСП сталкиваются с серьезными проблемами с движением денежных средств в результате просроченных платежей.Чтобы получать выплаты вовремя, каждый раз рассмотрите возможность использования службы платежей прямым дебетом, например GoCardless.

      Мы можем помочь

      GoCardless поможет вам автоматизировать сбор платежей, сократив количество администраторов, с которыми ваша команда должна иметь дело при поиске счетов. Узнайте, как GoCardless может помочь вам со специальными или регулярными платежами.

      GoCardless используется более чем 55 000 компаний по всему миру. Узнайте больше о том, как вы можете улучшить обработку платежей в своем бизнесе сегодня.

      Узнать больше

      Как выставить счет | Выставление счетов Руководство по выживанию

      Как выставить счет, к которому отнесутся серьезно

      Вы сделали свою работу; пришло время оплаты. Вот здесь ваш счет играет ключевую роль. Давайте рассмотрим процесс выставления счета.

      Этикет выставления счета

      Перед выставлением счета убедитесь, что ваш клиент его ожидает. Если ваш счет появляется из ниоткуда, они могут медленно его оплатить или даже раздражаться.Объясните, когда вы будете выставлять счета, прежде чем начинать вести дела с клиентом. Если у вас нет соглашения, по крайней мере, скажите им, когда будет выставлен счет.
      

      Какая информация указывается в счете-фактуре

      Необходимо показать продавца, покупателя и что было обменено. От вас также могут потребовать показать, взимали ли вы налог с продажи.

      Некоторые детали, такие как название вашей компании, будут оставаться неизменными от одного счета к другому. Зафиксируйте эти данные в шаблоне счета-фактуры, чтобы вам не приходилось каждый раз переписывать их.

      Как создать номер счета

      У вас должен быть уникальный номер счета на каждом отправляемом счете. Это должно помочь вам, клиенту или потенциальным аудиторам отследить конкретные счета.

      Номер счета-фактуры может быть любой последовательностью цифр и букв. Для создания номера счета-фактуры можно использовать разные подходы, например:
      

      .

      • с последовательной нумерацией счетов, например INV00001, INV00002

      • , начиная с уникального кода клиента, например XER00001

      • , включая дату в начале номера счета, например 2019-01-001

      • с комбинацией кода клиента и даты, например XER-2019-01-001

      Ваша система нумерации может помочь вам быстро упорядочить и найти прошлые счета.

      Детали счета — сколько вам нужно внести?

      Всегда предоставляйте описание поставляемых товаров или услуг, чтобы покупатель знал, за что он платит. Если вы указали ценовое предложение, используйте тот же язык в счете, чтобы клиент мог видеть, что вы выполняете свое обещание.

      Вы хотите, чтобы ваши счета были краткими, но содержали достаточно подробностей, чтобы вашему клиенту не приходилось возвращаться с вопросами. Если возможно, ограничьте счет-фактуру одной страницей.

      Если вам нужно предоставить подробный отчет о проделанной работе или разбивку элементов, использованных в работе, вы можете предоставить сводку по счету и добавить подробные сведения во вложение.

      Используйте шаблон счета

      Секрет отличного счета — в отличном шаблоне для начала. Шаблон — или шаблоны — которые вы используете каждый раз, избавляет от большого количества операций копирования, вставки и сложного форматирования.

      Рукописные счета-фактуры практически ушли в прошлое, поэтому вы можете выбрать:
      

      • создать документ Microsoft Word или Google

      • использовать электронную таблицу с простыми формулами для расчета итогов и налогов

      • используйте шаблон, который поставляется с вашим программным обеспечением для выставления счетов или бухгалтерского учета

      • или воспользуйтесь нашим бесплатным шаблоном

      Если вы создаете счета в документе Word или в электронной таблице, сохраните их в формате PDF перед отправкой. Этот простой шаг может дать вам некоторую защиту от мошенников.

      Нерушимое правило выставления счета

      Безусловно, самое важное при выставлении счетов — это то, что вы не забываете это делать. Это может показаться смешным, но люди все время забывают.

      Найдите подходящее время для выставления счетов. Это может быть конец дня или конец недели. Отложите это время и просто продолжайте.

      Если выставить счет быстро и просто, у вас не возникнет соблазна отложить его.Рассмотрите возможность использования мобильного приложения, чтобы вы могли выставлять счета на ходу со своего телефона.

      Как может помочь программное обеспечение для выставления счетов?

      Программное обеспечение

      может ускорить многие процессы, связанные с выставлением счетов.

      • У них есть десятки шаблонов на выбор

      • Вы можете перетащить свой логотип, чтобы обозначить их

      • Они позволяют создавать котировки

      • Вы можете быстро преобразовать предложение в счет-фактуру

      • Счета можно создавать и отправлять по телефону

      • Вы можете предложить вариант «оплатить сейчас» для клиентов с кредитной или дебетовой картой

      Узнайте, как легко выставить счет с помощью программного обеспечения.

      Условия оплаты счетов

      : 7 основных советов | Справочник по малому бизнесу

      Советы по выставлению счетов от других малых предприятий

      Более трети всех счетов оплачиваются с опозданием. Это много. И все же некоторые предприятия блестяще получают деньги, которые им причитают. Вместо того чтобы ждать недели или месяцы, им платят за несколько дней. Так как они это делают?

      Мы попросили 1500 владельцев бизнеса поделиться своими советами и уловками, как быстрее получать деньги.И мы просмотрели миллионы счетов, чтобы предоставить вам это руководство по условиям оплаты счетов и передовым методам.

      Каковы условия оплаты счета?

      Условия оплаты счета-фактуры объясняют, как вы ожидаете получить оплату, и могут включать такие детали, как:

      • допустимые формы оплаты (возможно, вы не принимаете кредитные карты)

      • валюта, в которой вы работаете, если вы работаете за границей

      • Штрафы за просрочку платежа, если вы начисляете их

      Но, пожалуй, самый важный срок платежа — это срок. Когда вы ожидаете получить оплату? Раньше компании всегда давали 30 дней, но сейчас все меняется.

      Длинные сроки оплаты — это возврат к дням обычной почты и оплаты чеками. Но теперь, когда предприятия отправляют счета в электронном виде и большая часть платежей производится онлайн, 30-дневные сроки устарели.

      Если вы серьезно относитесь к работе, которую выполняете, и стараетесь уложиться в сроки своих клиентов, нет причин, по которым вам не должны платить в течение недели.

      Короткие сроки оплаты позволяют быстрее платить

      Счета-фактуры с короткими сроками оплаты с большей вероятностью будут просрочены, но вы все равно получите свои деньги раньше, чем если бы вы дали три или четыре недели на оплату.

      Данные основаны на миллионах счетов-фактур из США, отправленных через Xero.

      Условия оплаты сокращаются

      Не беспокойтесь о сокращении сроков оплаты счетов. Около 75% счетов требуют оплаты в течение 2 недель, поэтому ожидания меняются.

      Некоторые клиенты могут рассчитывать на более длительные сроки оплаты больших счетов, но вы можете договориться с ними. Например, если они просят скидку, подумайте о том, чтобы запросить взамен более быструю оплату.

      Быстро вовлекайте клиентов в работу

      Не имеет значения, насколько короткие сроки оплаты счета, если вы не отправите счет вовремя. Даете ли вы 30 дней на оплату или всего семь — время не тикает, пока счет не окажется в их руках.

      Никогда не откладывайте выставление счетов. Каждый раз, когда вы это делаете, вы откладываете свою зарплату. Ускорьте процесс, используя шаблоны, отправляя счета в электронном виде и даже выставляя счета со своего телефона (чтобы вы могли делать это сразу после того, как работа будет выполнена.).

      Прочтите наше руководство по удивительному процессу выставления счетов.

      Не бойтесь погони за оплатой

      Не ждите, пока счет-фактура задержится на две недели, прежде чем напомнить клиенту, что он вам должен. Попробуйте отправить дружеское электронное письмо по мере приближения срока сдачи. Если они просрочены, просмотрите еще раз.

      Если клиенты не отвечают на электронные письма, возьмите трубку. Не позволяйте этому плыть по течению. Возможно, это не самая веселая часть работы в бизнесе, но она может помочь вам оставаться в бизнесе.

      Если у вас нет времени на все последующие действия, подумайте:

      • с помощью программного обеспечения для выставления счетов, которое автоматически отправляет вам электронные письма с напоминаниями
      • спрашивает вашего бухгалтера, позвонят ли они просроченным клиентам.

      Дополнительные советы по обработке неоплаченных счетов можно найти в нашем руководстве.

      Семь главных советов, как быстрее получать деньги

      Получение заработной платы и стабильный денежный поток — это источник жизненной силы любого малого бизнеса, но это не всегда так просто, как отправить счет.1500 предприятий, которые говорили с нами о выставлении счетов, предложили следующие практические советы:
      

      1. Обсудите условия оплаты перед тем, как начать
         Предварительная сортировка означает, что в дальнейшем не будет путаницы. Он также устанавливает ожидания клиента в отношении оплаты, прежде чем вы начнете работу.
         

      2. Ведите подробный учет запасов и времени
         Не рассчитывайте свои расходы во время выставления счета, так как это только замедлит вас.Ведите текущий учет, чтобы цифры были у вас под рукой, когда они вам понадобятся. Вы также с меньшей вероятностью что-то упустите. А если расходы превышают бюджет, вы можете сообщить об этом своему клиенту, вместо того, чтобы отправлять ему дорогой сюрприз в конце месяца.
         

      3. Сделайте счет ясным и понятным
         Перечислите детали работы так, чтобы это было понятно клиенту — любая путаница может привести к задержке оплаты. Также хорошо украсить счет-фактуру логотипом вашей компании — это поможет сохранить профессионализм в вашей работе.
         

      4. Отправьте счет лицу, выплачивающему
         Убедитесь, что ваш счет направлен прямо лицу, производящему платеж, чтобы не потеряться в чужом почтовом ящике. Это, вероятно, будет отличаться от человека, заказавшего работу. Если вы не уверены, кто именно ведет учетные записи, позвоните им — стоит знать, кто оплачивает счета.

      5. Счет-фактура как можно скорее
         Отправьте счет как можно скорее. Чем раньше клиент получит счет, тем быстрее он произведет оплату.Это также означает, что они получат это, когда ценность вашей работы еще свежа в их памяти. Программное обеспечение для бухгалтерского учета, которое позволяет создавать профессиональные повторяющиеся счета-фактуры, упростит процесс выставления счетов.
         

      6. Продолжайте разговаривать со своими должниками
         Скрипящее колесо получает масло. Когда что-то просрочено, отправьте напоминания, ежемесячные отчеты или позвоните по телефону. Это поможет напомнить вашему клиенту, что вы серьезно относитесь к оплате счета. Некоторые бухгалтерские программы отправляют вам обновления при открытии счета.

      7. Добавьте «просроченные» платежи
         Если вы четко указали условия оплаты в счете, а клиент их проигнорировал, вы имеете право взимать проценты в виде просроченных платежей. Будьте готовы к надежной обратной связи от ваших клиентов, если вы пойдете по этому пути, и подумайте о том, чтобы снять оплату, как только урок усвоен.

      Создание работающей системы выставления счетов

      Возможно, вы выполнили свои первые счета в стандартном программном пакете, таком как Microsoft Word.Возможно, вам даже пришлось поискать в Интернете советы о том, как выставить счет.

      Однако по мере вашего роста потребности бизнеса в выставлении счетов становятся все более сложными. Подумайте, как вы можете создать систему, которая включает эти советы, ускоряет выставление счетов и улучшает денежный поток в ваш бизнес.

      Биллинговая программа может помочь. В качестве бонуса он обычно входит в состав бухгалтерского пакета, что означает, что ваши книги автоматически обновляются по мере выставления и оплаты счетов.

      Что стартапам следует знать о выставлении счетов

      Взгляд в прошлое — замечательная вещь. Большинство людей не очень разбираются в выставлении счетов, когда начинают свой первый бизнес, поэтому полезно поучиться у людей, которые уже были там.

      Компании, с которыми мы говорили, заявили, что изначально недооценивали, сколько времени займет выставление счетов. Вы можете потратить до 10% своего рабочего времени на создание, отправку и отслеживание счетов. Это может затруднить вашу другую административную работу, поэтому обязательно учитывайте это в своих стратегиях планирования и учета и настройте максимально эффективные по времени системы.

      Настройте условия оплаты счетов и посмотрите на свою систему в целом

      Быть владельцем малого бизнеса часто означает, что у вас мало времени, но стоит приложить усилия, чтобы правильно настроить выставление счетов. Оптимизированный процесс выставления счетов может значительно сократить время, которое вы тратите на сбор с трудом заработанных денег. И это должно быть здорово для вашего бизнеса.

      Как отправить счет по электронной почте и получить оплату

      Выставление счета по электронной почте — самый быстрый способ получить оплату. Если вы обсуждаете, как отправить счет, лучше всего выбрать отправку по электронной почте, где это возможно.Бумажные счета-фактуры могут потеряться по почте, и бывает трудно предсказать, когда клиент их получит. С другой стороны, счета-фактуры, отправленные по электронной почте, принимаются мгновенно, и, гипотетически, ваш клиент может сразу же начать обработку платежа. Если они этого не сделают, отправив счет по электронной почте, будет проще отслеживать, когда пришло время отправить электронное письмо о сборе.

      Электронное письмо со счетом-фактурой — это электронное письмо, которое содержит счет-фактуру, обычно в виде вложения, и краткое примечание для клиента. (© AdobeStock)

      Что такое электронное письмо со счетом?

      Электронное письмо со счетом — это электронное письмо, содержащее счет, обычно в виде вложения, и краткое примечание для клиента.Счета-фактуры никогда не должны быть сюрпризом, поэтому ваше электронное письмо может быть простым дружеским уведомлением о том, что их счет-фактура прикреплен, и благодарностью за их бизнес.

      Электронное письмо со счетом должно звучать примерно так:

      Привет [имя получателя],

      Надеюсь, это электронное письмо тебя хорошо нашло! См. Прикрепленный номер счета [X] для [продукта или услуги]. Не стесняйтесь обращаться, если у вас есть какие-либо вопросы.

      Спасибо за ваш бизнес!

      С уважением,

      [Имя отправителя]

      Убедитесь, что вы обсудили, куда ваш клиент хотел бы отправить свои счета-фактуры, прежде чем вы их отправите — часто в более крупных компаниях есть отдельные бухгалтерские отделы, и даже внештатные сотрудники могут нанимать бухгалтеров, которые делают за них свои документы.

      5 советов по написанию счета по электронной почте

      1. Включите сам счет как вложение, а не в текст сообщения электронной почты

      Счета никогда не следует вводить в текст сообщения электронной почты; их всегда следует отправлять в виде вложения в формате PDF, чтобы мошенники не могли их перехватить и отредактировать. Отправка вложения в формате PDF также упрощает для получателя счета возможность распечатать его, если он пожелает, или сохранить чистую копию вашего счета, где бы они ни были.

      2.Используйте шаблон электронной почты для счета

      Вы можете обнаружить, что выставляете много счетов, и если это так, гораздо эффективнее использовать шаблон электронной почты, чем писать отдельное электронное письмо каждый раз, когда выставляете счет. Вы можете использовать бухгалтерское программное обеспечение, чтобы сохранять шаблоны электронных писем, когда пора их отправлять; Таким образом, ваш счет будет всего в нескольких кликах от отправки. Единственное исключение из этого правила — если ваш счет сложный или вам нужно добавить конкретное напоминание для определенного клиента, но даже в этом случае проще добавить необходимую информацию в существующий шаблон, чем писать электронное письмо с нуля.

      3. Укажите номер счета в строке темы

      Если вам нужно будет найти отправленный счет позже, ваш поиск будет идти намного быстрее, если вы запланировали заранее и включили номер счета в строку темы своего электронного письма. Таким образом, любой ответ клиента на счет-фактуру, вероятно, также будет включать номер счета-фактуры в строке темы, что позволяет легко идентифицировать записи разговоров о конкретных счетах-фактурах. Это также упрощает для клиента поиск в своих записях электронной почты.

      4. Ведите учет неоплаченных счетов-фактур

      Ключ к тому, чтобы клиенты платили вовремя, — это отслеживать дебиторскую задолженность. Временной интервал между отправкой счета-фактуры и последующей обработкой платежа будет зависеть от ваших условий оплаты — часто те, у кого есть 30-дневная политика, в конечном итоге отправляют дополнительное письмо, если платеж не был получен в течение 45–60 дней. Важно помнить, что клиенты с большими бухгалтерскими отделами могут иметь более медленный оборот по своей природе, поэтому будьте осторожны в тоне, когда будете следить.

      5. Имейте шаблон для электронных писем коллекций

      Помимо шаблона электронной почты для счета , у вас также должен быть шаблон электронной почты для просроченного счета. Это экономит время на коллекциях, которые нужно составлять деликатно. С одной стороны, вы хотите показать срочность ситуации, но не хотите оттолкнуть клиента грубыми или резкими заявлениями о взысканиях. Ключом к написанию эффективного электронного письма о сборе средств является предположение, что платеж был просто пропущен, как, например, в примере ниже:

      Привет [имя получателя],

      Надеюсь, это электронное письмо тебя хорошо нашло! Наши записи показывают, что мы еще не получили оплату по счету-фактуре [X] для [продукта или услуги].

      Сообщите нам, когда мы можем ожидать получения оплаты по этому счету, и не стесняйтесь обращаться с любыми вопросами или проблемами.

      Спасибо за ваш бизнес!

      С уважением,
      [Имя отправителя]

      Полезно приложить копии неоплаченных счетов-фактур, а также выписку, если неоплаченных счетов-фактур больше одного. Это облегчает клиенту оплату в случае, если он не видит исходное электронное письмо с прикрепленным счетом. В последующих электронных письмах может потребоваться как можно скорее организовать оплату, но лучше сначала использовать более мягкий подход.

      Отслеживание коллекций

      Отслеживание коллекций может быть непростым делом, и если кажется, что ваши электронные письма не работают, вы можете воспользоваться несколькими способами.

      • Во-первых, вы можете позвонить своему клиенту, чтобы убедиться, что ваши электронные письма будут доставлены нужному человеку — даже если это так, это послужит напоминанием о том, что их счета все еще неоплачены.
      • Во-вторых, вы можете решить отправить неоплаченный счет-фактуру. Поскольку некоторые клиенты могут предпочесть бумагу, физическая выписка может иметь для них больше веса, чем вложение электронной почты.
      • Наконец, и в крайнем случае, вам может потребоваться сообщить, что потребуется предпринять юридические действия, если платеж не был получен в течение определенного периода времени. Достигать этого никогда не бывает весело, но помните, что не стоит принимать это на свой счет.

      Отправка счетов по электронной почте — самый безопасный вариант, если вы хотите убедиться, что вам заплатили вовремя.Таким образом, если вам когда-либо понадобится доказательство того, что вы отправили свои счета, они будут автоматически сохранены в вашем почтовом ящике. Хотя электронные письма со счетами не являются длинными, несколько слов, которые они содержат, могут помочь или ограничить вашу возможность получать деньги за свою работу — поэтому выбирайте их с умом!

      Как написать счет-фактуру Условия оплаты

      Иногда ваш счет-фактура — это последнее, что вы общаетесь со своим клиентом, и очень важно оставить неизгладимое впечатление.В ProfitBooks мы видели, как многие компании страдают от просроченных платежей из-за неправильных условий оплаты счетов. В этом посте я объяснил, как составить условия оплаты по счетам, которые помогут вам быстрее получать деньги.

      Срок платежа указывает количество дней, в которых клиент может оплатить товары или услуги, которые были предоставлены поставщиком. Любому бизнесу требуется стабильный оборотный капитал для покрытия операционных расходов, таких как заработная плата, логистика и т. Д., А также средства для постоянного расширения.Задержки с платежами могут нарушить движение денежных средств, что приведет к нехватке денежных средств, необходимых для покупки сырья для производства конечных продуктов и / или развития бизнеса за счет приобретения или слияния. Это особенно сложно для малых предприятий или начинающих компаний, которые не могут позволить себе задержку платежей. Следовательно, возникает необходимость в оптимальных условиях оплаты и ясности в отображении сроков оплаты в счетах.

      Вот 5 советов по составлению эффективных условий оплаты счетов

      1) Формулировка счета-фактуры
      При составлении счета важно выглядеть вежливым и профессиональным.Дружественные фразы, такие как «Пожалуйста, произведите оплату вовремя», «Пожалуйста, оплатите счет в течение ХХ дней» и «Спасибо, что воспользовались нашей услугой», могут повысить вероятность оплаты более чем на 5 процентов. Вежливость создает положительный имидж компании и увеличивает вероятность своевременной оплаты.

      2) Подробная схема
      Подробное описание выставленных позиций, например, Дата поступления товара, описание поставленных товаров, цена за единицу, общая цена, сумма налога и т. Д.гарантирует, что поставщик знает, за что он или она платит, и что счет-фактура имеет больше шансов получить оплату вовремя. Аналогичным образом, важно выяснить у клиента, какие детали являются обязательными и должны быть указаны в счете, чтобы избежать отклонения счета и задержки платежа. Многие поставщики предъявляют особые требования, такие как предоставление номера Заказа на закупку, счет-фактура, который должен быть адресован конкретному человеку или отделу, счет-фактура / доставка по адресам и т. Д. В копии счета-фактуры.Несоблюдение этих требований может отрицательно сказаться на своевременности платежей.

      3) Дни и чистая
      Хотя такие термины, как чистая 30 или чистая 45, широко используются в деловом языке, они менее популярны среди тех, кто плохо разбирается в финансовой терминологии. Такие термины, как «Срок при получении», расплывчаты и могут толковаться по-своему. Использование таких слов, как «дни» вместо «нетто», и включение конкретных условий оплаты, например «Срок оплаты в течение 60 дней», дает больше шансов добраться до клиента с повышенными шансами на своевременные платежи.

      4) Намек на просрочку платежа
      Хорошая идея — повторить влияние просрочки платежа, сделав отметку в счете о применимости просроченной платы в случае, если платеж превышает установленный срок. Это увеличивает срочность счета и перекладывает бремя своевременной оплаты на клиента. Добавление предупреждения о поздней оплате может повлиять на более быструю оплату, так как покупатель узнает о последствиях поздней оплаты и упрощает определение приоритета этих счетов по сравнению с другими незавершенными счетами.

      5) Политика оплаты с короткими сроками
      Хотя более длительные сроки оплаты возможны для немногих клиентов, тем не менее, желательно, чтобы вы договорились с клиентами о более коротких сроках оплаты, таких как 15 или 30 дней, при установлении ваших отношений с клиентами. Более короткий срок оплаты обеспечит более быстрый денежный поток и достаточный оборотный капитал для удовлетворения требований вашего бизнеса.

      Оптимальные условия оплаты
      Несмотря на то, что разные предприятия имеют свои собственные индивидуальные условия оплаты в соответствии с их типом бизнеса и требованиями к капиталу, существует несколько общих условий оплаты счетов, которые считаются отраслевыми стандартами.Ознакомьтесь с этими условиями оплаты и их значением.

      1. Нетто 7 — Оплата в течение 7 дней с даты выставления счета
      2. Нетто 10 — Платеж должен быть произведен в течение 10 дней с даты выставления счета
      3. Нетто 30 — Платеж должен быть произведен в течение 30 дней с даты выставления счета
      4. Нетто 60 — Платеж должен быть произведен в течение 60 дней с даты выставления счета
      5. Нетто 90 — Платеж должен быть произведен в течение 90 дней с даты выставления счета
      6. COD — Наложенный платеж
      7. CIA — Предоплата
      8. PIA — Авансовый платеж
      9. 1% 10 Net 30 — Клиент имеет право на скидку 1%, если платеж поступает в течение 10 дней. Полная оплата требуется через 10 дней, а общий срок оплаты составляет 30 дней с даты выставления счета
      .
      10. Contra Payment — Платеж от клиента зачитывается с поставками, закупленными у клиента

      Теперь, когда мы разобрались в искусстве составления эффективных условий оплаты счетов, давайте рассмотрим несколько способов сократить цикл приема платежей:
      1) Способ отправки счета
      В прошлом обычная почта была наиболее предпочтительным вариантом отправки счетов клиентам или поставщикам.Однако недостаток этого подхода заключается в том, что во многих случаях счета-фактуры теряются при транспортировке, и это не осознается до тех пор, пока не произойдет задержка платежа или клиенту не будет отправлено напоминание. Альтернативой этому является электронное выставление счетов, при котором поставщики могут легко войти на портал, загрузить свои счета и отправить свои счета онлайн. Поставщики и продавцы / клиенты получат уведомление об успешной отправке, что позволит лучше контролировать весь процесс. Другой вариант — выставлять счета по электронной почте.Оба варианта безбумажные, быстрые, экономичные, легко отслеживаемые и удобные для обеих сторон.

      2) Скидка за досрочную оплату
      Льготы нравятся всем, и ваши клиенты не исключение. Предоставление скидки при досрочной оплате может мотивировать клиентов отдавать предпочтение вашим счетам над другими и оплачивать их заранее. Обычной практикой является предложение скидки 1% или 2% от общей суммы счета, если счет оплачивается в течение определенного срока, который опережает срок оплаты.Например. 1% 10 — нетто 30. Это беспроигрышный вариант для обоих, поскольку клиент может получить скидку, а поставщик — за счет своевременных платежей.

      3) Несколько вариантов оплаты
      Это эпоха цифрового банкинга, и потребители все больше уходят от традиционного подхода к оплате наличными или чеками к онлайн-банкингу. Варианты оплаты, такие как EFT (электронный перевод средств) и дебетовая / кредитная оплата, являются более быстрыми и безопасными, поскольку они помогают вам быстрее получать платежи и снижают вероятность мошенничества. Целесообразно включать в свои счета варианты онлайн-оплаты, так как клиенты более склонны переходить по ссылке для оплаты, чтобы произвести оплату на работе или в домашних условиях, вместо того, чтобы посещать банк, чтобы внести наличные или чек.

      Узнайте, как добавить кнопку «Оплатить» на счетах путем интеграции платежного шлюза.

      4) Рационализация сроков платежа
      Периодическая рационализация несоответствующих условий платежа — хороший метод для выявления и отмены избыточных условий платежа, которые подвержены задержкам платежей и не соответствуют первоначальному контракту.Более короткий срок оплаты может улучшить ваш оборотный капитал, в то время как более длительный срок выгоден для клиента. Подход к рационализации сроков платежа направлен на уравновешивание обоих аспектов и выбор срока, который является оптимальным и жизнеспособным.

      5) Напоминания о досрочной оплате
      Эффективная стратегия сбора платежей, вы можете рассмотреть возможность автоматической настройки напоминаний о платеже за пару дней до фактического срока платежа. Часто клиенты не платят с опозданием намеренно, но опаздывают, поскольку они склонны забывать, учитывая тот факт, что у них слишком много счетов-фактур.Автоматические напоминания могут служить дружеским толчком для этих клиентов и способствовать своевременной оплате по мере приближения срока оплаты счета.

      6) Своевременное выставление счетов
      Важно сформировать счет, как только заказ будет доставлен, а не ждать, пока поставщик начнет погоню за платежом. Наличие определенной даты выставления счета вместе с фиксированной датой платежа полезно для ваших клиентов, чтобы предсказать предстоящий цикл выставления счетов и своевременно производить платежи.Назначение срока платежа, который ближе к сроку платежа клиента, — это разумный способ обеспечить быстрые и своевременные платежи.

      7) Налаживание здоровых отношений с клиентами
      Хорошие взаимопонимания и проактивное общение имеют большое значение в решении проблем, связанных с оплатой с клиентами. Проводите прозрачное и откровенное обсуждение с клиентом всякий раз, когда вы замечаете тенденцию к повторяющимся задержкам платежей. Здоровые отношения могут способствовать конструктивному обсуждению между двумя сторонами, чтобы понять основные причины задержки платежа и прийти к конструктивному выводу для быстрого решения проблемы.

      8) Соблюдение строгих условий оплаты
      Хотя периодический отказ от прав может быть приемлемым для построения отношений, тем не менее, не рекомендуется предлагать клиентам льготные периоды, поскольку они склонны к самоуспокоенности и постоянно опаздывают оплачивая свои счета. Важно, чтобы вы убедили их в том, что условия оплаты фиксированы, если это официально не оговорено, и просроченные платежи повлекут за собой штрафные санкции, включая и вплоть до приостановки выполнения любого нового заказа, до момента реализации просроченного платежа.

      9) Еженедельная выверка
      Важно иметь четкое представление обо всех неоплаченных счетах, как текущих, так и просроченных, путем еженедельной выверки вашей дебиторской задолженности. Это поможет вам определить потенциальные просроченные платежи, чтобы вы могли своевременно принимать меры для своевременного получения платежей.

      10) Запрос на предоплату
      Не совсем подходит для небольших заказов, этот подход больше всего подходит для оптовых заказов, когда вы можете попросить клиента внести единовременную предоплату в начале проекта с обещанием погасить оставшаяся сумма почтового заказа завершена.Это защитит вас от потенциальных потерь, а также улучшит ваш денежный поток.

      Заключительные ноты

      Составить точные условия оплаты счета-фактуры может быть непросто. Использование удобного программного обеспечения для бухгалтерского учета может помочь вам автоматизировать это. Например, ProfitBooks предлагает различные шаблоны счетов-фактур и опции для установки условий оплаты счетов. Как только он будет настроен, вы можете перестать беспокоиться об этом и сосредоточиться на более быстрой оплате.

      Начните создавать красивые счета с ProfitBooks прямо сейчас

      Также прочтите
      Как создавать профессиональные счета
      Как управлять бизнес-расходами
      Как улучшить денежный поток в вашем бизнесе

      Отправляйте квадратные счета онлайн | Square Support Center

      Запрашивайте оплату товаров или услуг с помощью Square Invoices из вашей онлайн-панели Square, из приложения Square Invoices или из приложения Square Point of Sale с помощью поддерживаемого мобильного устройства. Вы можете создавать и отправлять счета-фактуры, создавать повторяющиеся серии счетов-фактур, создавать и отправлять оценки и планировать доставку счетов.

      Перед отправкой счета-фактуры вы можете просмотреть и настроить параметры по умолчанию, установить параметры оплаты по умолчанию и добавить в свои счета настраиваемые поля и сообщения. Узнайте больше о настройке квитанций и счетов.

      Примечание: Обязательно следуйте рекомендациям по квадратным счетам-фактурам.

      Отправляйте счета вручную через панель управления

      1. Перейдите к Счета-фактуры на онлайн-панели Square Dashboard> Создайте счет-фактуру .

      2. Выберите клиента из своего каталога клиентов или введите новое имя и адрес электронной почты или номер телефона. Вы можете ввести до 9 получателей.

      3. Добавьте необязательный заголовок счета-фактуры и отредактируйте идентификатор счета-фактуры в соответствии с вашими записями.

      4. Добавьте в личное сообщение. Если вы хотите использовать одно и то же сообщение для всех своих счетов, выберите Сохранить как сообщение по умолчанию .

      5. В разделе Способ доставки выберите ручной доступ к ссылке на накладную.Этот счет и любые прикрепленные файлы не будут отправлены вашему клиенту по электронной почте, но могут быть переданы по ссылке после ее создания. Если у вашего клиента есть карточка в досье, вы сможете выбрать ее в этом меню.

      6. Выберите Частота для этого счета.

      7. Выберите предметы и типы единиц, затем примените модификаторы, примечания и налоги, нажав Настроить .

      8. Добавьте применимые скидки:

         • Чтобы добавить скидку ко всей накладной, нажмите Добавить скидку .

         • Чтобы добавить скидку на конкретный товар, нажмите Настроить рядом с товаром. Примечание : К товару могут применяться только существующие скидки с фиксированным процентом. Вы должны настроить налоги и создать скидки, прежде чем добавлять их в счет.

      9. Нажмите Создать , если вы отправляете одноразовый счет, или График , если вы создаете серию повторяющихся счетов. Скопируйте URL-адрес счета-фактуры в буфер обмена, чтобы отправить счет-фактуру своим клиентам по электронной почте, текстовым сообщениям или любому каналу в социальных сетях.Если вы списываете средства с имеющейся платежной карты клиента, выберите платежную карту из раскрывающегося списка под Метод выставления счета > выберите дату для списания средств с карты> Расписание или Списание при немедленной отправке.

      Расширенное выставление счетов

      Пользовательские поля

      Вы можете добавить настраиваемое поле в свой счет-фактуру, например условия и положения или политику возврата, а также выбрать размещение настраиваемого поля в счете-фактуре.

      При создании счета-фактуры выберите Добавить настраиваемое поле после параметров оплаты. Укажите заголовок настраиваемого поля, текст и размещение и нажмите Сохранить . Отсюда перейдите к просмотру и отправке счета как обычно.

      Настройка графика платежей

      Вы можете настроить график платежей для счетов-фактур с вашими клиентами. С счетами-фактурами вы можете позволить своему клиенту произвести до 12 промежуточных платежей, не включая первоначальный депозит, если он был запрошен.

      Узнайте больше о счетах-фактурах в нашем Центре поддержки.

      Найдите счет-фактуру, оценку или повторяющуюся серию

      В строке поиска на вкладке «Обзор» в разделе «Счета» онлайн-панели Square Dashboard вы можете выполнить поиск и быстро найти конкретный счет-фактуру, оценку или серию повторяющихся счетов. Вы можете выполнить поиск, указав имя клиента, адрес электронной почты, название компании и т. Д.

      Узнайте больше о фильтрах с возможностью поиска и управлении квадратными счетами в нашем Центре поддержки.