Как заполнить табель учёта рабочего времени — Эльба
Табель нужен, чтобы вести учёт рабочего времени сотрудников. А делать это должны все работодатели без исключения. По табелю можно понять, кто и сколько часов отработал в каждом месяце. Это важно для контролирующих органов и расчёта зарплаты. ФСС может запросить табель, чтобы проверить, правильно ли вы рассчитали пособие сотруднику, трудинспекция — не ущемляете ли вы его права, а налоговая — не завысили ли вы свои расходы на зарплату.
Какие формы бывают
Обычно используют унифицированные формы табеля Т-12 или Т-13. Выберите одну из этих форм или разработайте свой более простой бланк табеля с обязательными реквизитами.
Табель составляют ежемесячно, а выглядит он как таблица: по вертикали список сотрудников, по горизонтали дни месяца. В клеточках показывают, когда и сколько сотрудник трудился, отдыхал или болел. Это делают с помощью буквенных и цифровых обозначений, которые перечислены на титульном листе формы № Т-12.
— «Я» или «01» — работа в дневное время.
— «В» или «26» — выходные дни и нерабочие праздничные дни.
— «ДО» или «16» — отпуск без сохранения заработной платы.
— «ОТ» или «09» — ежегодный основной оплачиваемый отпуск.
— «Б» или «19» — временная нетрудоспособность с назначением пособия.
А если используете собственную форму табеля, то сами решаете, какими в нем будут условные обозначения. Можно выработать свои или использовать обозначения из унифицированных форм табелей.
Пример
В понедельник бухгалтер Даша отработала 6 часов, а на 2 часа отпросилась с работы, потому что плохо себя чувствовала. Во вторник она поправилась и остальные дни недели отработала полностью. В табеле учета рабочего времени эта неделя у Даши будет выглядеть так:
Сдавайте отчётность без бухгалтерских знаний
Эльба — бухгалтерия, с которой справится любой.
Сервис подготовит платёжки на зарплату, налоги и взносы — а потом сам сформирует отчётность.
Как график влияет на табель
Самый понятный и распространенный метод ведения табеля — метод сплошной регистрации явок и неявок на работу, где каждая клетка заполняется своим кодом. При нормальном 8-ми часовом рабочем дне ставят «Я» или «01», а ниже 8.
В табеле ставят код «Я» или «01» и указывают фактически отработанное время. При этом нужно следить за тем, чтобы за учетный период фактическая продолжительность рабочего времени сотрудника не превысила норму. Например, по общему правилу нормальная продолжительность рабочей недели — 40 часов.
Сменная работаСменная работа вводится, когда в день нужно поработать больше 8 часов.
В табеле также отмечают фактически отработанные часы. Работа в дневную смену — код «Я» или «01». Если смена сотрудника приходится и на дневное, и на ночное время, поставьте его рабочее время через дробь или отведите отдельную строку.
Пример
Трудяга Ваня работает с 10 утра до 10 утра следующего дня по сменному графику «сутки через трое». Его рабочее время переходит на следующий день, а значит:
— в первый день Ваня отработал 12 дневных часов: с 10:00 до 22:00 и 2 ночных: с 22:00 по 00:00;
— во второй день 6 ночных: с 00:00 по 06:00 и 4 дневных с 06:00 по 10:00, поэтому табель заполняем так:
Некоторым работникам не получается соблюдать нормы труда, поэтому им устанавливают ненормируемый рабочий день.
Работа сверх нормы для таких сотрудников дополнительно не оплачивается, но отмечать в табеле часы переработки сверх графика нужно: исключений тут трудовой кодекс не предусматривает.
Как учитывать время переработки таких сотрудников — решайте сами. Универсальный способ: добавить в табель условное обозначение специально для учета рабочих часов, отработанных сверх графика.
Например, буквенного кода «НР». Тогда под кодом «Я» в табеле будете вести учет рабочих часов по графику, а под дополнительным кодом — учёт часов сверх графика.
Как быть в особых случаях
Внешний совместитель
В табеле показывайте время, которое по факту отработал совместитель, но не забывайте про ограничения трудового законодательства.
Сотрудник не может работать больше 4 часов по совместительству, если весь день работал по основному месту. Больше четырех часов совместитель работает только в те дни, когда он не занят по основному месту работы.
Не запрещено указывать и дробные числа. Например, если совместитель ежедневно работает по 4 часа 15 минут, то в табеле проставляйте дробное число — 4,25 часа (4 ч + 15 мин: 60 мин/ч).
Внутренний совместитель заболел
Поставьте в табеле код «Б» или «19». Такие же коды укажите в строке, где учитывается его рабочее время по основной должности. При оплате больничного учитывают общий заработок сотрудника — как основной, так и по совместительству.
Сотрудник отработал полный день, а вечером его отправили на больничный
По факту сотрудник отработал день полностью и не важно, что этим же вечером ему оформили больничный лист. Поэтому в табеле поставьте код «Я» или «01» с полными рабочими часами.
Выходной в командировке
Для командировки используют код «К» или «06». Для выходных дней — код «В» или «26». Поэтому, если у сотрудника выходной в командировке, используйте двойной код: «К/В» или «06/26». Он покажет, что это командировка и сотруднику нужно начислить суточные, а код «В» — что сохранять средний заработок за этот выходной день не нужно.
Если сотрудник в свой выходной в командировке работает, используйте код «К/РВ» или «06/03». Ведь ему полагаются не только суточные, но и оплата в повышенном размере или отгул. «РВ» или «03» — это коды для работы в выходные и нерабочие праздничные дни.
Как вести табель учёта в Эльбе
Эльба ежемесячно готовит табель учёта рабочего времени по форме №Т-13 в задаче по выплате зарплаты и НДФЛ: шаг Расчёт зарплаты → Распечатать.
Эльба умеет готовить табель только для нормального режима работы: 5-ти дневная 40 часовая неделя. Если у сотрудника другой график работы, то табель можно скачать в exсel и подправить вручную.
где найти и как заполнить
Для учета рабочего времени сотрудников используется специальный документ — Табель. В программе 1С:Бухгалтерия 8.3 используется табель по форме Т-13. В инструкции рассмотрим, как с ним работать.
Где набель Табель
Для того чтобы открыть табель зайдем в раздел “Зарплата и кадры — Кадры — Отчеты по кадрам”:
Далее выберем пункт “Табель учета рабочего времени (Т-13)”:
Как сформировать табель
Перед формированием табеля нужно определить настройки.
Указывается период, организация, можно выбрать подразделение или сформировать табель по всем подразделениям:
Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:
При необходимости можно задать дополнительные настройки по соответствующей кнопке.
Например, вывести табель по конкретному сотруднику.
Для заполнения табеля нажмем кнопку “Сформировать”.
Табель заполняется по производственному календарю — 40-часовая 5-дневная рабочая неделя. Календарь доступен в меню “Зарплата и кадры — Справочники и настройки — Производственные календари”.
Обозначения в табеле
В табеле есть следующие коды:
- Я — явка на работу, дополнительно ниже проставляется количество рабочих часов:
- В — выходные дни.
- Б — дни болезни. Заполняется из документа “Больничный лист”. Здесь важно иметь в виду, что в программе больничные автоматически рассчитываются, если ведется учет до 60 сотрудников.
- ОТ— дни отпуска. Заполняется из документа “Отпуск”. Данный документ также используется в программе при учете до 60 сотрудников. При этом в табель автоматически попадает только ежегодный отпуск.
- Отгулы, отпуски без сохранения заработной платы в табель заносятся вручную.
Как отредактировать табель вручную
По умолчанию ячейки табеля нельзя редактировать. Но это можно изменить. Для этого нажмем на значок с тремя точками в правом верхнем углу отчета и выберем меню “Таблица — Вид — Редактирование”:
После этого табель можно изменять вручную:
Как распечатать табель
Для печати табеля нажмите на кнопку «Печать»:
К сожалению, мы физически не можем проконсультировать бесплатно всех желающих, но наша команда будет рада оказать услуги по внедрению и обслуживанию 1С. Более подробно о наших услугах можно узнать на странице Услуги 1С или просто позвоните по телефону +7 (499) 350 29 00. Мы работаем в Москве и области.
Табель учета рабочего времени — Институт Профессионального Кадровика
По закону каждый работодатель обязан учитывать фактическое время, которое отработал каждый сотрудник. Табель такого учета входит в число обязательных документов на предприятии.
Основные понятия
Обязательный учет отработанных персоналом часов установлен статьей 91 Трудового кодекса. В ней также дано определение рабочего времени (РВ) и закреплены нормы его продолжительности.
Таблица, в которой фиксируются отметки о РВ сотрудников, — это табель — один из обязательных внутренних документов компании. На большинстве предприятий за ведение табеля учета рабочего времени (ТУРВ) отвечает кадровик. Сведения из этого документа служат основанием для начисления зарплаты, расчета отпусков, других важных вычислений. Некоторые формы табеля предусматривают одновременный учет рабочего времени и выплат.
В небольших компаниях заводят один бланк табеля учета рабочего времени для всего штата. Заполняют помесячно. В крупных организациях можно вести отдельный учет по структурным подразделениям. |
Тогда в каждом из них назначаются ответственные за табелирование.Основные учетные данные — числовые показатели часов и кодовые обозначения типа занятости (обычный рабочий день, отпуск, больничный, сверхурочная работа и т.д.). Помимо этого, в табеле обязательно указать:
- Дату создания документа.
- Название компании (и структурного подразделения, если учет ведется по нему отдельно).
- Сведения о работниках: ФИО, табельные номера.
- Фамилии и должности ответственных работников.
Таблицы учета РВ обязательно надо заверять у руководителя компании или начальников подразделений. Это значит, что к моменту перехода на электронный документооборот следует позаботиться о цифровых подписях. |
Формы табеля учета рабочего времени
До 1 января 2013 года существовало несколько первичных учетных актов, форма которых была унифицирована и обязательна к применению.
В этот список входили и ТУРВ. Сейчас они перешли в разряд рекомендованных, и у работодателей появилась возможность выбирать наиболее удобный формат. Рассмотрим самые распространенные образцы табелей учета рабочего времени.
Формы Т-12 и Т-13
Эти унифицированные формы утверждены Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004. Большинство коммерческих организаций выбирают для фиксации РВ именно их.
Вариант Т-12 расширенный и более универсальный: в нем можно учитывать не только отработанные часы, а еще и выплаты в адрес каждого сотрудника. Если расчет выплат происходит отдельно, можно просто не заполнять соответствующий раздел, а ТУРВ будет считаться отдельным документом.
Скачать чистый бланк табеля учета рабочего времени Т-12 можно здесь.
В варианте Т-13 нет раздела для данных по оплатам — он собирает только сведения об отработанных или пропущенных часах. Предлагаем вам скачать этот табель учета рабочего времени в Excel: электронная таблица заметно упрощает учет и облегчает делопроизводство.
Скачать бланк Т-13.
Действующее законодательство разрешает ведение первичной отчетности в формах, которые разработаны на конкретных предприятиях (ФЗ 402 от 06.12.2011). Это значит, что вы можете сделать таблицу Excel для учета рабочего времени сотрудников по своему усмотрению. Практический опыт подтверждает, что бланки Т-12 и Т-13 удобно использовать как основу. |
Форма 0504421 по ОКУД
Этот формуляр входит в Перечень актов первичного учета, которые по приказу Минфина обязаны использовать представители госуправления (приказ № 52н от 30.03.2015). В списке таких организаций:
- Госорганы.
- Органы местного самоуправления.
- Муниципальные и госучреждения.
- Органы управления внебюджетными фондами.
Скачайте простой бланк табеля учета рабочего времени формы ОКУД-0504421.
Регулярное ведение ТУРВ снижает вероятность ошибок в этом важном документе. |
Если неточности все-таки возникнут, их можно корректировать. При этом надо соблюсти требования части 7 статьи 9 закона № 402-ФЗ.Как правильно заполнять табель учета рабочего времени
Есть два способа заполнения табеля учета рабочего времени:
- Сквозная регистрация явок и неявок. Таблица охватывает все календарные дни месяца. Для каждого дня проставляют код явки или неявки и число отработанных часов. Для подведения итогов месяца достаточно просуммировать ежедневные данные. Удобно использовать на предприятиях со сменным режимом работы или там, где люди трудятся с разной продолжительностью рабочего дня.
- Внесение только отклонений. В таблицу вносят только отметки об опозданиях, переработках, неявках. Такой учет удобен в компаниях с нормальной продолжительностью рабочего дня и единым режимом работы.
Оба метода правильные, выбор зависит от учетной политики компании. В ней следует прописать способ учета и сроки подачи ТУРВ в бухгалтерию.
Решение должно быть закреплено приказом руководителя. Это значит, что ответственный работник не может по своему усмотрению в один месяц табелировать одним способом, а в другой — другим.
Ведение табеля требует документальных подтверждений. Включать работников в список или удалять из него следует на основании приказов о принятии или увольнении. Отметки о типах отклонений от обычного графика также должны иметь основания: приказы, справки и др. |
Если сотрудник совмещает должности внутри компании, ему надо присвоить два табельных номера и фиксировать часы отдельно по каждой должности.
Коды и обозначения в табеле учета рабочего времени
При заполнении ТУРВ в полях, которые соответствуют календарным дням, проставляют специальные коды, по которым можно определить тип этого дня: обычный рабочий, отпуск, прогул и другие. Эти коды могут быть числовыми или буквенными.
Вот как обозначают дни чаще всего:
Описание рабочего времени | Цифровой код | Буквенное обозначение |
Явка (обычный рабочий день) | 01 | Я |
Ночная работа | 02 | Н |
Выходной/нерабочий праздник | 03 | В или РВ |
Сверхурочные часы | 04 | С |
Командировка | 06 | К |
Ежегодный отпуск с оплатой | 09 | ОТ |
Допотпуск с оплатой | 10 | ОД |
Учебный допотпуск | 11 | У |
Отсутствие по БиР | 14 | Р |
Уход за ребенком до 3 лет | 15 | ОЖ |
Отпуск «за свой счет» (по решению работодателя/на других законных основаниях) | 16/17 | ДО/ОЗ |
Неявка по листку временной нетрудоспособности (больничный) | 19 | Б |
Неявка из-за необходимости выполнять гособязанности | 23 | Г |
Неявка без объяснения причин | 30 | НН |
То есть, для обозначения времени ухода за ребенком вы будете использовать в табеле учета рабочего времени «ОЖ», если в компании приняты буквенные обозначения или «15», если цифровые.
На первой странице документа должна быть краткая «легенда» — часто применяемые цифровые и буквенные обозначения табеля учета рабочего времени. |
Если стандартных кодов недостаточно, можно дополнить набор. Дополнительные обозначения вводятся в действие приказом по компании. Такой порядок утвержден Госкомстатом (Постановление №20 от 24.03.1999).
Ведение ТУРВ — важное, но не единственное направление кадрового делопроизводства. Узнать больше об особенностях составления документации и получить практические советы вы можете из нашего специального курса. Прослушав 15 сессий, вы получите ценные знания, подтвержденные дипломом. |
Как заполнить табель учета рабочего времени в нерабочие дни
Один из самых популярных вопросов, поступающих в Контур.Школу в период режима повышенной готовности, — как отражать в табеле учета рабочего времени нерабочие дни.
За разъяснениями мы обратились к эксперту по трудовому праву Евгении Конюховой
Что же такое «нерабочие дни с сохранением заработной платы» и как работодателю их правильно отразить?
В трудовом законодательстве нет понятия нерабочих дней с сохранением заработной платы. Эти дни не относятся ни к выходным, ни к нерабочим праздничным. Аналогичная позиция — в Разъяснениях Минтруда от 26.03.2020 года.
Среди кодов, которые были в табеле учета рабочего времени для отражения периодов отсутствия / присутствия на работе, нет подходящего кода для этих дней. Коды «В» (выходные дни) и «ОВ» (дополнительные выходные дни (оплачиваемые) не подходят.
Можно ли просто автоматом поставить рабочие дни и начислить зарплату как обычно?
- Проставить в эти дни явки нельзя. Код «Я» предусмотрен для дней присутствия на работе. Главное условие — за работником за этот период должна сохраниться заработная плата. Правило о выплате заработной платы не отменено: ее нужно выплатить строго в сроки, установленные у работодателя.
Если ни один из принятых кодов не подходит, как быть? Что проставлять в табеле учета рабочего времени за эти дни?
- Работодателям самостоятельно нужно установить приказом новый код для отражения в табеле учета рабочего времени нерабочих дней с сохранением заработной платы. Например, НДО, НДЗ, НДУ — любой, какой вам больше нравится. В приказе нужно прописать, что эти дни не относятся ни к выходным, ни к праздничным дням. И главное, зафиксируйте, что за эти дни за работником сохраняется именно заработная плата. Не забудьте внести изменения в учетную политику, утвердив новую форму табеля.
Как «привязать» новый код к программе автоматизированного учета рабочего времени?
- Рекомендую написать техническое задание, служебную записку программистам той программы автоматизированного учета рабочего времени, которую использует работодатель. Иначе придется просчитывать заработную плату.
Изменится ли норма рабочего времени в связи с установлением нерабочих дней?
- В соответствии с Порядком, утвержденным Приказом Минздравсоцразвития России от 13. 08.2009 № 588н, норма рабочего времени исчисляется в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю по расчетному графику пятидневной рабочей недели с двумя выходными днями в субботу и воскресенье исходя из продолжительности ежедневной работы (смены). И в формуле расчета не участвуют нерабочие дни, предусмотренные Указом Президента.
08.2009 № 588н, норма рабочего времени исчисляется в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю по расчетному графику пятидневной рабочей недели с двумя выходными днями в субботу и воскресенье исходя из продолжительности ежедневной работы (смены). И в формуле расчета не участвуют нерабочие дни, предусмотренные Указом Президента.Нужно ли утверждать новый производственный календарь?
Бесплатные вебинары в Контур.Школе
Изменения в учете. Практические ситуации. Судебная практика.
Расписание вебинаров- Производственный календарь никем не утверждается, не нужно ориентироваться на справочно-правовые системы, интернет или программу электронного документооборота работодателя. Он просчитывается каждым работодателем в зависимости от установленной работнику продолжительности рабочего времени в неделю. Из-за введенных нерабочих дней менять производственный календарь не нужно.
Если работа организована удаленно, что ставить в табеле?
Есть различия для тех, кто имеет право в эти дни работать, и тех, кто не подпадает под определение непрерывно действующих организаций?
- При переходе на удаленный режим работы у работодателя должен быть приказ, которым определены списки работников, переведенных на дистанционный формат работы. Также должны были быть составлены дополнительные соглашения и определен режим работы таких работников. Из документов работодателя должно быть понятно, как работник и работодатель взаимодействуют и как ведется учет рабочего времени.
Также должны были быть составлены дополнительные соглашения и определен режим работы таких работников. Из документов работодателя должно быть понятно, как работник и работодатель взаимодействуют и как ведется учет рабочего времени.Специального кода для удаленной работы нет. Этим кодом может быть привычный код «Я». Главное, чтобы из документов следовало, что работник не присутствует на рабочем месте и тем самым нет нарушений санитарно-эпидемиологических предписаний.
Если программное обеспечение работодателя позволяет вносить в него изменения, то можно также написать техническое задание и дополнить табель кодом для удаленной работы, например «УД» или «УР», и утвердить приказом соответствующие изменения в табель. Так работодатели смогут различать тех, кто работает на удаленке, и тех, кто работает на рабочем месте.
Но в целом можно остаться со стандартными «явками» в табеле. Введение дистанционной работы само по себе не влияет на оплату труда, если стороны не договорились об ином в соглашении к трудовому договору.
Евгения, какой совет вы можете дать читателям в сложившихся обстоятельствах?
По сути, все, что сейчас происходит, — это проверка наших компетенций на то, как быстро мы можем подстраиваться под происходящие изменения. Нужны нестандартные решения, в том числе и от провайдеров программ электронного документооборота. Я настоятельно рекомендую качественно обосновывать во внутренних документах организации все, что связано с практикой введения нерабочих дней.
Для отображения формы необходимо включить JavaScript в вашем браузере и обновить страницу.
21 768
способы формирования, примеры и автоматизация в 2020 году
Табель учета рабочего времени представляет собой перечень сотрудников организации, в котором проставлены отметки о фактически
отработанном времени за каждый день отчетного периода (обычно — календарного месяца).
Способы создания табеля могут быть различны. Традиционно
он заполнялся вручную по рекомендованным формам Т-12 и Т-13, однако развитие компьютеризации и технической оснащенности предприятий позволяет
формировать его автоматически.
Автоматизация формирования табеля может выражаться в учете данных турникета или электронной пропускной системы, используемой на предприятии. Для сотрудников, работающих за ПК, еще более информативным будет применение автоматизированной системы учета рабочего времени. Это позволит учесть не только время прибытия и убытия сотрудника на территорию предприятия, но и возможные простои в течение дня.
Для чего нужен табель учета рабочего времени?
Табель учета рабочего времени представляет собой поименный список сотрудников организации, в котором проставляются сведения о фактической выработке за каждый день календарного месяца.
Вести табель на штатных работников государство обязывает все организации, кроме бюджетных.
Для этого разработаны рекомендованные формы с кодами
Т-12 и Т-13 (отличие последней — в отсутствии листа с финансовой информацией по окладам, используемой бухгалтерией для выполнения фактических
начислений по заработной плате). Однако предприятия не обязаны использовать именно эти формы — их допускается модифицировать под собственные
нужды, либо и вовсе разработать собственный, более удобный бланк, отвечающий специфике компании, и заполнять именно его.
Табель учета рабочего времени анализируется сразу на нескольких уровнях:
- Работники кадровой службы контролируют по нему соблюдение установленных режимов работы, ведут учет больничных, отпусков и командировок.
- Бухгалтеры используют табель для производства выплат и удержаний.
- Руководители отделов проверяют по нему добросовестность и исполнительность подчиненных в плане соблюдения установленного распорядка труда.
- Представители ФНС могут запросить табель для сверки исходных данных по выполненным
начислениям, а также для проверки корректности формирования налоговой базы.
- Сотрудники фонда социального страхования вправе анализировать табель для подсчета отработанного времени, влияющего на начисление социальных пособий.
- Трудовая инспекция заинтересуется табелем, если получит сведения о нарушении прав сотрудников.
- Наконец, Росстат учтет данные табеля для ведения статистических подсчетов, в частности, при заполнении единой формы П-4 “Сведения о численности и заработной плате работников”.
Таким образом, любой внебюджетной организации следует внимательно и ответственно подойти к вопросу заполнения табеля учета рабочего времени подробными и точными сведениями. Занимается этим либо тот сотрудник, за которым данная обязанность закреплена Трудовым договором, либо тот, кому она вменена дополнительным распоряжением руководства.
Небольшие компании могут предпочесть сквозное ведение табеля по всем сотрудникам, а крупным предприятиям предпочтительней выбрать формирование
внутри каждого подразделения, с последующей передачей в кадровую службу для объединения данных по всему предприятию.
Независимо от способа заполнения (автоматически или вручную), табель учета рабочего времени в конце учетного периода распечатывается, передается ответственным лицам для проверки и простановки заверяющей подписи, после чего подшивается к бумажному документообороту компании сроком не менее чем на 1 год (для возможности последующего анализа).
Формирование табеля учета рабочего времени автоматически: в чем преимущества?
С развитием компьютерных технологий и компьютерной оснащенности предприятий меняется и подход к ведению табеля учета рабочего времени.
- Во-первых, появляется возможность автоматизировать все большее количество участков
учета, который ранее велся вручную и занимал много времени у уполномоченных на это сотрудников. Ведение табеля учета рабочего времени является
тому примером. Это объемный и подробный документ, который включает в себя сведения о количестве отработанного времени по каждому сотруднику
предприятия за каждый день месяца, что в условиях крупной организации превращается в трудоемкий процесс по отслеживанию и внесению статистических
данных (а если вспомнить, что помарки и корректировки, за исключением исправлений по установленной форме, в табеле не допускаются, то легко
понять, какую нервозность может вызвать ручное заполнение табеля у ответственных за него специалистов).
- Во-вторых, автоматическое заполнение исключает человеческий фактор, когда сведения могут быть намеренно или ненамеренно искажены.
- В-третьих, меняется взгляд на тех сотрудников, данные о которых попадают в табель.
Теперь это в основном специалисты, работающие на компьютере. Для выявления добросовестных и недобросовестных работников, выполнения корректных
начислений становится недостаточно знать только время прихода на работу и время ухода с работы. Эти сведения устанавливают только факт посещения
сотрудником своего рабочего места, однако ничего не говорят о качестве его работы в течение дня. Теоретически, он может значительную часть дня
уклоняться от выполнения служебных обязанностей, однако руководитель подразделения или кадровик никак не смогут отследить эти факты, и в табеле
учета рабочего времени будет стоять отметка о явке сотрудника с указанием выработки стандартного времени (например, 8 часов), что означает,
что организация оплатит ему время, превышающее то, которое он отработал в действительности. Таким образом, важность отслеживания действий сотрудников за ПК выходит на первое место в вопросе сокращения лишних затрат предприятия.
Таким образом, важность отслеживания действий сотрудников за ПК выходит на первое место в вопросе сокращения лишних затрат предприятия.На помощь приходят автоматизированные системы контроля персонала, которые ведут подсчет точного количества рабочего времени, не акцентируя на этом внимание самого сотрудника и экономя значительный объем времени и усилий специалистов, ответственных за заполнение табеля.,
Так, система Bitcop позволяет задать индивидуальные настройки графика работы каждого сотрудника. Программа фиксирует время начала и окончания работы за компьютером, при этом возникшую переработку можно проанализировать с точки зрения ее обоснованности (проконтролировать, что сотрудник действительно составлял срочный отчет сверх выполнения остальных служебных обязанностей в течение дня, а не потому, что днем «играл в танчики», и напротив — не задержался лишь для того, чтоб потратить время на интернет-серфинг).
С применением Bitcop решается проблема прерывания рабочего времени.
Система отслеживает все простои сотрудника, строго подсчитывая их временные
рамки. Таким образом, в табеле будет учтено только реальное фактически отработанное время.,
При этом для сотрудников, работающих удаленно, можно задать только те интервалы суток, в которые должен осуществляться контроль. Все остальное время агент Bitcop не будет расценивать как рабочее, приостанавливая мониторинг и ведение статистики.,
По итогам месяца в программе Bitcop будет сформирован встроенный отчет по использованию рабочего времени, который в точности отразит количество эффективного времени по каждому сотруднику. Впоследствии эту форму можно выгрузить в удобный формат (PDF или Excel), распечатать и подшить к бумажному документообороту организации.,
Табель учета рабочего времени — это только один из ряда наглядных и информативных отчетов по продуктивности сотрудников, которые формирует Bitcop
на основе собранных данных. Эти отчеты позволяют не только учесть количество отработанного времени, но и судить об его качестве.
Чтобы ознакомиться
с полным функционалом Bitcop, программу можно попробовать бесплатно.
Формирование табеля учета рабочего времени в ручном режиме
Для формирования табеля учета рабочего времени в ручном режиме следует определиться с его формой. Обзорно рассмотрим вариант ручного заполнения на примере рекомендованной формы Т-12. Ручное заполнение следует вести чернилами или шариковой ручкой синего цвета, помарки и ошибки должны быть исправлены регламентированным образом (зачеркивание, указание верного варианта, удостоверяющая подпись).
Данная форма будет состоять из трех частей:
На первой (титульный лист) следует указать перечень используемых сокращений, которые описывают характер работы: например, «Я»
— явка, «ОТ» — отпуск, «К» — командировка, «РВ» — работа в выходной день и так далее. Перечень довольно обширный, размещается в открытом доступе
и предусматривает описание самых разных ситуаций, которые могут иметь место.
Вторая часть — собственно табель учета рабочего времени. По желанию работодателя, в него вносится или вся информация по фактической
отработке, или только информация по возникающим отклонениям от обычного трудового распорядка. В шапке таблицы указываются сведения об организации
и структурном подразделении, а также о номере табеля (обычно выбирают сквозную нумерацию в течение года) и учетном периоде. Сама таблица — это
перечень сотрудников с указанием их табельных номеров, ФИО и отметке о характере фактической работы в конкретный день месяца, в соответствии
с вышеприведенной классификацией. Также обязательно указание времени работы (в часах), чтобы установить факт выработки нормы, работы менее положенного
времени или сверхурочного труда. В итоговых столбцах таблицы суммируется фактически отработанное время за половину месяца (для выплаты аванса)
и за весь месяц (для выплаты заработной платы). Под таблицей ставит подпись как то должностное лицо, что непосредственно занималось заполнением
табеля, так и вышестоящее должностное лицо, которое табель проверило и приняло, тем самым подтвердив его правильность и соответствие истине.
Третья часть табеля учета рабочего времени по форме Т-12 (которая в форме Т-13 отсутствует) — это финансовая информация о начислениях по заработной плате для каждого из сотрудников, указанных в табеле (оклад, сумма дополнительных начислений в связи со сверхурочной работой, суммы дисциплинарных удержаний, командировочных и так далее). Она также заверяется подписями ответственных лиц и печатью организации. В строки унифицированной формы, которые по каким-то причинам не заполняются сведениями об организации, должны быть внесены прочерки.
Описанное заполнение по формам Т-12 и Т-13 является лишь рекомендуемым, организация вправе модифицировать бланки табелей или разработать собственный. Однако на практике многие организации пользуются именно ими, находя, что они содержат необходимый и достаточный минимум соответствующей информации.
Примеры заполнения табеля учета рабочего времени
Ниже приведен пример заполнения табеля учета рабочего времени по форме Т-12 (без титульного листа и листа с финансовой информацией).
,
Иные примеры по ручному заполнению табеля, с комментариями и рекомендациями, можно найти в свободном доступе или в системах правовой информации.
При анализе приведенного табеля видно, что указывается общее количество рабочих часов в день, независимо от того, сколько из них было фактически затрачено на выполнение прямых служебных обязанностей.
Для организаций, которые желают вести управленческий учет в разрезе эффективности использования номинально затраченного рабочего времени, следует рассмотреть внедрение системы мониторинга, которая помимо учета самого факта присутствия сотрудника на рабочем месте, будет контролировать его действия на соответствие служебным обязанностям.
Табель учета рабочего времени в 1С:ЗУП
Документ, о работе с которым мы сегодня поговорим, используют для исчисления зарплат на основе отработанного времени в 1С:ЗУП.
В программе можно сформировать табель и отправить его на печать.
Далее мы разберем, как реализована в ЗУП эта функция, какие варианты учета отработок существуют и зачем нужен каждый из них, а также дадим пошаговую инструкцию его формирования
Учет рабочего времени в 1С:ЗУП
От способа учета отработок, установленного в компании, зависит и порядок внесения данных, и непосредственно выдача зарплат. Выделяют следующие способы:
- Учет отклонений – вносят расхождения с графиком сотрудника – отпуска, больничные и пр. невыходы. При таком способе табель не ведут, а все отклонения регистрируются отдельно.
- Учет отработанного времени, т.е. сплошной регистрации реальных отработок. При этом способе учета, помимо фиксирования отклонений, заполняется и табель. Обязательная форма отчета табеля Т-13 формируется на базе учтенных фактических данных.
*В ЗУП рекомендован метод внесения отклонений.
У каждого сотрудника в приказе о приеме на работу устанавливается его график работы, куда данные попадают из производственного календаря, где учтены все выходные, праздники и предпраздничные дни.
Проверьте производственный календарь через «Настройки-Производственные календари», а также через «Графики работы сотрудников».
Производственный календарь обновляется автоматом при подключенной интернет-поддержке. Отметим, что в рамках услуг по сопровождению 1С, которые предлагает наша компания, вам не придется беспокоиться о своевременном обновлении программы и соответствии ее функционала законодательным новшествам.
Рис.2 Производственный календарьИсходя из него, также определяется норма отработок. Нажав «Печать» в календаре, можно увидеть таблицу временных норм, календарные, рабочие и выходные дни для каждого месяца и квартала.
Рис.3 Таблица нормОткрыв «Графики», мы видим, что в 1С:ЗУП создан график «Пятидневка», где по месяцам, отражены рабочие и выходные дни согласно загруженному календарю.
Рис.4 График работы «Пятидневка»
Именно из этих данных заполняется наш Табель.
Пользователь может создавать свои графики, исходя из требований учета, выделять, ночные часы, смены и делать свои настройки. Наш опыт автоматизации кадрового учета на базе 1С:ЗУП подтверждает, что даже самые сложные схемы учета отработанного времени можно без проблем реализовать в программе посредством простой настройки.
Пользователь может задать свои параметры и настроить часы работы через «Изменить свойства графика».
Рис.6 Сменный вариантИсходя из настроек, созданных пользователем, заполняется табель и учитывается рабочее время сотрудника при начислении зарплаты.
Рис.7 Пример настройкиГрафик задается сотруднику при приеме на работу, и может быть скорректирован документом «Кадровое перемещение».
Рис.8 Кадровое перемещение
Его можно изменить и списку сотрудников, создав кадровый приказ в разделе меню «Кадры — Приемы на работу, переводы, увольнения».
В программе 1С:ЗУП есть возможность ввода индивидуального графика. Он вводится, если работнику на определенный период необходимо изменить условия работы: перенести рабочие или выходные дни, установить сокращенные дни. Его временная норма при этом просчитывается на основе уже введенных данных, а не из основного графика, обозначенного в приказе. «Индивидуальный график» вводится в разделе «Зарплата-Учет времени». Заполнив сотрудниками, в табличной части пользователь задает им новый график. О том, что делать, если работника надо перевести на почасовую оплату труда в 1С:ЗУП, читайте также на нашем сайте.
Рис.10 Индивидуальные настройкиПри невыходе по каким-то причинам, вносят документы отклонений, а они автоматом отображаются уже в табеле, хотя он как отдельный документ при таком способе учета не вносится, а создается в виде отчета.
Отметим, что рассматриваемый нами функционал реализован не только в 1С:ЗУП, но и в 1С:Бухгалтерия, о чем также рассказано на нашем сайте в статье «Табель учета рабочего времени в 1С 8.
3»
Где найти табель учета рабочего времени
Создать табель в ЗУП можно в двух вариантах:
- В виде отчета
- Или документа.
В виде отчета его можно найти в «Зарплата-Отчеты по зарплате», где он заполняется на основании введенных документов начислений автоматически.
Рис.11 Отчет «Табель»Как отчет табель формируется как по всем работникам, так и по специально заданному перечню. Подобрать в него кандидатов можно по нажатию кнопки «Подбор».
Рис.12 Составление отчетаВ отчете зафиксированы отработки и выходные в соответствии с графиком.
При сплошной регистрации отработок (метод, не рекомендованный ЗУП) вводится новый «Табель отработанного времени сотрудником» в разделе «Зарплата-Табели» по кнопке «Создать».
Рис.13 Введение отдельного документаПолучить бесплатную консультацию по заполнению табеля учета рабочего времени в 1С:ЗУП!
Как заполнить табель учета рабочего времени
Рис.
14 Журнал «Табели»Заполняем шапку документа: укажите месяц начисления, установите дату документа. Нажмите кнопку «Заполнить». Таблица заполнится с учетом документов отклонений, исходя из реальных отработок сотрудников. Важно, чтобы при внесении корректировок в отклонения, в наш документ их тоже вносили, а также для корректного расчета периоды документов отклонений должны совпадать с периодами в документе табель. Вот их обозначения:
- Б – больничный;
- ОТ – отпуск;
- НН – невыход;
- Я – явка;
- Н – ночные часы;
- В – выходной.
Проведите документ («Провести») и нажмите кнопку Т-13 – это печать документа. Табель сформирован.
Рис.16 Печатная форма табеля
Пользователь может столкнуться с ситуацией, когда нажав кнопку «Заполнить» ничего не произойдет, то есть не заполняется табель.
Причиной этому являются незаполненные графики сотрудников за данный период. Особенно часто пользователь сталкивается с этим явлением в начале года.
По кнопке «Заполнить» в «Графиках» это можно исправить.
Рис.18 Исправление ситуацииОтметим, что наша компания разработала Сервис для заполнения табеля в удаленных подразделениях, который позволяет получить сводный табель, задавать плановые данные, фиксировать явку, в рамках программы построения единого кадрового учета для территориально-распределенных компаний. Мы предлагаем простую автоматизацию сложных кадровых процессов!
Для изменений в уже сформированном табеле сотрудника, создается корректирующий табель. Для его появления в нижней части документа нужно нажать гиперссылку «Исправить».
Рис.19 Изменение табеля
Внесение изменений приведет к созданию нового документа.
Исходник можно увидеть, нажав на ссылку «Открыть исправленный документ».
Заметим, что исправления таким образом вносятся, после закрытия периода расчета. Если нужно исправить табель за этот месяц, то просто правят документ (табель), поскольку по сотруднику невозможно ввести два табеля за один месяц. Если это попытаться сделать, всплывет ошибка с предупреждением.
При изменении табеля в последующих месяцах, устанавливайте текущую дату внесения изменений и месяц начисления.
Рис.21 Проведение исправления
В публикации мы разобрали, что такое табель ЗУП, как в ЗУП сделать табель и распечатать его. Учитывая все тонкости программы, правильное заполнение табеля не составит особого труда. Но если специфика кадрового учета в вашей организации требует большего, чем стандартные настройки, и вам требуется доработка 1С:Зарплата и управление персоналом, обратитесь к нашим специалистам. Мы предоставляем услуги доработки и сопровождения не только самой программы, но также разрабатываем нестандартные планы обмена, то есть интеграции ЗУП с любыми решениями.
Образец табеля учета рабочего времени, нюансы его заполнения
Автор:Иван Иванов
Контроль рабочего времени обязателен для всех предприятий вне зависимости от формы собственности и количества наемных работников. Требование установлено в ст. 91 ТК РФ.
Содержание статьи
Общие вопросы заполнения
Для учета отработанного сотрудником времени ведется табель, который входит в состав обязательных форм предприятия ведения кадрового учета.
Табель – документ, служащий основанием для определения количества отработанных работником часов, данные которого используются для начисления заработной платы, отпускных.
Его сведения используются:
- Для начисления заработной платы, отпускных работников.
- При проведении проверок различными внешними органами контроля.
- Для получения сведений руководством о соблюдении сотрудниками режима работы. Особую важность документ приобретает при сменном графике или сдельной формой оплаты труда.
- Формирования статистической отчетности и подсчета средней списочной численности.
Данные заносятся на основании следующих подтверждающих документов:
- Приказы по организации о трудоустройстве, командировке, предоставлении отпусков различных видов.
- Листки нетрудоспособности.
- Справки и докладные начальников отделов.
- Прочие деловые бумаги, принятые внутренним документооборотом.
Составление данных возлагается на кадрового работника предприятия с последующим утверждением документа руководителем. При отсутствии кадровой службы в организациях или ИП с малой численностью обязанность вменяется должностному лицу.
Ответственные за его составление лица вносятся в учетную политику предприятия. Ненадлежащее исполнение обязанностей ведет к вероятному наказанию со стороны руководства в соответствии со ст. 192 ТК РФ.
Предприятие может применять различные методы заполнения табеля, выбор которых компания производит самостоятельно.
В учете может применяться:
- Метод сплошной регистрации. Учетный работник вносит данные каждый день. Способ применяется при наличии в организации режима работ с различным количеством часов – скользящего графика, неполного дня сотрудников.
- Метод отклонений. В состав отклонений входят опоздания, неявки по различным причинам, переработки в праздничные дни. Способ используется компаниями с постоянным часовым режимом труда.
Правила и образец заполнения
На бланк кадрового учета распространяются правила заполнения первичных документов. Записи должны быть достоверными, бланк иметь необходимые реквизиты предприятия, подразделения, должностных лиц.
Заполнение документа имеет ряд особенностей:
- Форма заполняется по целому предприятию либо по его отдельным подразделениям.
- Ведение учета производится по каждому сотруднику отдельно. Все штатные единицы имеют уникальный номер. Идентификация работника производится с указанием ФИО и должности для исключения совпадений среди однофамильцев.
- Данные формируются по всем сотрудникам штатного расписания. Также указываются работники, находящиеся в декретном отпуске.
Документ после составления подписывается ответственным лицом, работником кадровой службы и утверждается начальником структурного подразделения или предприятия.
Существуют два вида бланков – Т-12 и Т-13, которые утверждены Госкомстатом.
В одном предприятии разрешается применение лишь одного из них, а также допускается самостоятельная разработка формы с сохранением всех обязательных реквизитов. Одновременное использование разных видов запрещено.
- Форма Т-12 используется для ручного заполнения и состоит из 2-х разделов, которые позволяют отмечать отработанное время и производить начисление заработной платы. При использовании расчетно-платежных ведомостей раздел с начислением оплаты труда можно не заполнять.
- Форма Т-13 применяется для автоматического заполнения бланка. В ней отражаются только данные кадрового учета времени явок и неявок с причинами отсутствия.
Образец заполнения формы Т-12
Образец заполнения формы Т-13
Для простоты и доступности информации табеля учетного времени всеми пользователями применяются условные обозначения, единые для всех документов. Перечень кодов и расшифровок приведен на титуле формы Т-12.
Основные используемые в документе коды:
| Код | Расшифровка |
|---|---|
| Я | явка и исполнение трудовых обязанностей в дневное время |
| Н | явка и исполнение обязанностей в ночное время |
| В | нерабочие дни |
| РВ | исполнение обязанностей в выходные дни |
| К | командировка |
| Б | неявка по причине временной нетрудоспособности |
| ОЗ | отпуск без оплаты среднего заработка |
| ОТ | основной оплачиваемый отпуск |
| НН | отсутствие на работе по невыясненным причинам |
Компания имеет право ввести самостоятельно разработанные обозначения. Порядок применения особых символов закрепляется в учетной политике.
Периодичность составления табеля утверждается в учетной политике. Оптимальным вариантом служит заполнение формы два раза в месяц для начисления промежуточной выплаты — аванса и окончательного расчета с работником по оплате труда по итогам месяца.
Нюансы заполнения при сменном графике работы
Сменный график работы предполагает работу в режиме с переходящим из месяца в месяц числом посещений. Работник с плавающим графиком может не отрабатывать либо превышать норму трудового времени, установленного в месяц. Незначительное отклонение в рамках 2-х смен допускается. Важно не допустить переработку по годовой норме рабочего времени, что обязывает работодателя оплачивать сверхурочные.
При попадании графика на 2 дня в табеле указывается фактическое время нахождения на рабочем месте в клетке каждого из дат. Разбивка на дни позволяет определить ночные часы для расчета оплат.
Изменения в данные табеля вносятся в месяце обнаружения ошибки или нестыковки. Это происходит на основании приказа руководителя. После его издания создается корректирующий документ, дата которого соответствует дню исправления. Исправленные сведения влекут пересчет работниками бухгалтерии заработной платы и отчетности.
Нормативные документы, регламентирующие правила ведения табеля
Законодательством регулируется порядок табелирования работников.
Заполнение документа осуществляется с учетом требований законов и актов по бухгалтерскому учету по внесению обязательных реквизитов предприятия и сотрудников.
Для построения грамотного учета используются положения:
- ТК РФ, обязывающего предприятия нормировать рабочее время.
- Законодательство о бухгалтерском учете. Регламентирует возможность самостоятельной разработки форм первичных документов. Указывает, наряду с ПБУ 22/2010, на порядок изменения ошибочных данных.
- Постановление Госкомстата России от 05.01.2004г. за № 1, которым утверждены формы бланков табеля.
Видео: примеры заполнения форм Т-12 и Т-13
Посмотреть образцы заполнения документа как в ручном, так и в автоматическом режиме можно на следующих видео.
Общие сведения и правила оформления формы Т-12.
youtube.com/embed/5FZxRhmb4a4″ frameborder=»0″ allowfullscreen=»allowfullscreen»>Создание и заполнение табеля в программе 1С:Предприятие. Часть1.
Часть 2.
Как заполнить табель рабочего времени вашего сотрудника — Справочный центр
Как заполнить табель рабочего времени вашего сотрудника ( 1 из 1)
Эта статья применима к Wave Payroll как в Канаде, так и в США.
Перед тем как начать, убедитесь, что вы добавили своих сотрудников в Wave, не забудьте указать информацию об их зарплате. После того, как вы добавили своих сотрудников, вы готовы заполнять их табели учета рабочего времени.
Для наемных работников:
Если вашему сотруднику выплачивается годовая заработная плата, не заполняет его или ее табель учета рабочего времени , если вы не хотите регистрировать и оплачивать сверхурочные часы, отпуск или больничные часы своему сотруднику. Волна использует заработную плату, указанную в профиле сотрудника, для расчета его или ее зарплаты. Любые часы, которые вы введете в поле для обычных часов, будут добавлены сверх обычной оплаты вашего наемного сотрудника.
- Щелкните Расчет заработной платы в меню в левой части экрана, затем Расписания .
- В строке Оплата сверхурочной работы введите любые сверхурочные часы, отработанные вашим сотрудником на этой неделе, за которые он получит компенсацию, затем щелкните Обновление .
Любые часы, указанные в этой строке, будут засчитываться как полтора времени при расчете вашей заработной платы и добавлении к любой обычной оплате.
- В строке Vacation Pay введите любые оплачиваемые часы отпуска, которые ваш сотрудник использовал на этой неделе.
- В строке Оплата по болезни введите все оплачиваемые часы по болезни, которые ваш сотрудник использовал на этой неделе.
- Нажмите Сохранить.
Готово! Расписание вашего наемного сотрудника теперь обновлено, и любые сверхурочные, отпускные и больничные часы будут отражены в вашей платежной ведомости.
Для почасовых сотрудников:
- Щелкните Расчет заработной платы в меню в левой части экрана, затем Расписания .
- Если ваш сотрудник отработал сверхурочные часы, использовал оплачиваемые часы отпуска или оплачиваемое время по болезни, введите эти часы в строки Оплата сверхурочных , Оплата отпуска, или Оплата по болезни .
Любые часы, указанные в строке Оплата сверхурочной работы , будут засчитаны как полтора времени при расчете вашей заработной платы и будут выплачиваться в дополнение к регулярной оплате труда сотрудника.
- Нажмите Сохранить .
Готово! Расписание вашего сотрудника теперь обновлено, и любые сверхурочные, отпускные и больничные часы будут отражены в вашей платежной ведомости.
35+ наиболее распространенных вопросов о расписании, ответы
ОСНОВНЫЕ ДАННЫЕ
01.Что такое табель учета рабочего времени?
Табель учета рабочего времени — это запись количества времени, которое сотрудник потратил на работу в течение фиксированного периода времени, например дня, недели или месяца. Это также запись количества времени, которое сотрудник потратил на работу над определенным проектом или для конкретного клиента.
Таблицы учета рабочего времени обычно заполняются сотрудниками, хотя это зависит от политики расписания компании — в некоторых случаях менеджер, руководитель или работодатель заполняет расписание рабочего времени сотрудника.
02. Кто изобрел табели учета рабочего времени?
Христиану Гюйгенсу приписывают изобретение первых часов (маятниковых часов) в 1656 году, но первое имя в истории, связанное с современной концепцией расписания, — это Уильям Банди. Он был тем, кто изобрел, а затем запатентовал первые автоматические механические часы в 1880-х годах.
Имиджевый кредит: Petecollier [CC BY-SA 3.0]Сегодня многие компании используют систему на основе карт учета рабочего времени, аналогичную той, которую представил Банди — фактически, всю систему часов, которую мы используем сегодня, часто называют Банди. часы .
Интересно то, что во времена Банди многие профессионалы, которые сегодня обычно работают с почасовой оплатой (например, инженеры, юристы и архитекторы), игнорировали концепцию часов с почасовой оплатой и предпочитали заряжать по месту работы.
03. Как заполнять табели учета рабочего времени? Как работают табели учета рабочего времени?
Формы расписания обычно требуют, чтобы сотрудники вводили время, которое они проводят на работе, с акцентом на время, которое они проводят, выполняя работу для конкретных клиентов и над конкретными проектами.
Хотя это не точное предназначение расписания, руководитель может также определить время, когда сотрудники приходили на работу и уходили, а также время, когда они делали перерывы.
Эти данные вводятся за день, а затем суммируются ежедневные итоги, чтобы получить итоги за неделю и месяц для проектов.
В этом суть, но точные данные, необходимые для расписания, определяются типом расписания, которое вам нужно заполнить.
04. Какие бывают табели учета рабочего времени?
Обычно мы различаем табели учета рабочего времени на основе периода времени, который они охватывают, и требуемой информации.
- Расписания по месяцам
- Табель учета рабочего времени за полмесяца
- Еженедельные табели учета рабочего времени
- Расписание занятий каждые две недели
- Ежедневные почасовые табели для сотрудников
- Распорядок дня для руководителей
- Расписания по проекту
Скачать шаблоны табелей учета рабочего времени
05.
Почему я должен заполнять табель учета рабочего времени?Табели учета рабочего времени так важны для бизнеса по нескольким причинам:
- Они помогут вам более точно выставить счет
- Они помогают отслеживать затраты на проект
- Они помогают измерять производительность сотрудников
- Они дают вам представление о вашей эффективности на работе
- Они помогают сэкономить деньги — оценивая предполагаемый бюджет проекта с реальностью вашего незавершенного проекта
И, что, возможно, самое главное, они помогают вам правильно получать оплату за вашу работу — табели учета рабочего времени, которые заполняются точно и вовремя, часто требуются для расчета заработной платы.
06. Табель учета рабочего времени — это табель учета рабочего времени?
Таблицы учета рабочего времени и табели рабочего времени часто используются как синонимы — в конце концов, они оба представляют собой записи о часах, потраченных на работу.
Однако в расписании записывается больше данных, чем в традиционном табеле:
- Табель учета рабочего времени — это карта с отметкой времени, означающая, что только для записи времени начала и окончания работы сотрудника — это, по сути, простая система времени прихода / ухода. Раньше сотрудники использовали перфокарты для входа и выхода, но в настоящее время они используют для этой цели автоматические калькуляторы временных карт или программное обеспечение для отслеживания времени.
- Табель учета рабочего времени позволяет регистрировать различные задачи и проекты, над которыми работали в течение фиксированного периода времени, для целей учета проектов, выставления счетов клиентам и обработки заработной платы. Хотя это не его основная функция, в расписании также указывается время, когда сотрудники приходят на работу и уходят в течение дня.
07. Что такое приложение для расписания?
Приложение расписания — это электронное решение для добавления времени в расписание — вы получаете готовый шаблон расписания, в котором вы можете добавить время для проектов и задач за пару кликов.
Позже вы сможете загружать и распечатывать заполненные табели учета рабочего времени, копировать шаблоны табелей учета рабочего времени для использования в будущих неделях, удалять и редактировать проекты и задачи, над которыми вы работали, а также перемещаться по заполненным табелям учета рабочего времени за прошлые недели.
08. Что такое соблюдение расписания?
Соблюдение расписаниясвязано с рядом важных федеральных законов и ведомств, а именно с Законом о справедливых трудовых стандартах (FLSA) и Агентством по аудиту контрактов на оборону (DCAA).
Все сотрудники, подпадающие под правила и положения FLSA (также известные как сотрудники, не освобожденные от уплаты налогов), должны соответствовать требованиям FLSA. Правила и положения, которые должны быть соблюдены, чтобы компания оставалась совместимой с FLSA, включают:
- Количество отработанных часов в неделю
- Количество утвержденных сверхурочных часов в неделю
- Продолжительность отпуска по болезни и оплачиваемого отпуска
Компании, заключающие контракты с правительством США, должны соответствовать требованиям DCAA — в их обязанности входит:
- Ведение журнала аудита всех изменений расписания
- Утверждение заполненных табелей учета рабочего времени
- Составление регулярных и исчерпывающих отчетов
Для получения дополнительной информации о том, как обеспечить соответствие расписаний, ознакомьтесь с нашими руководствами по соответствию требованиям FLSA и DCAA.
09. Действительно ли стартапам нужно программное обеспечение для расписания, чтобы отслеживать сотрудников и выполнение проектов?
По доверенности, стартапам на самом деле не нужно соблюдать какие-либо жесткие правила, но использование программного обеспечения для расписания может иметь ряд неоспоримых преимуществ для вашего начинающего бизнеса.
Если ваша команда стартапа регулярно заполняет табели учета рабочего времени, вы сможете:
- Выставляйте счета клиентам легко и правильно
- Платите своей команде правильно
- Контроль стоимости проекта
- Минимизируйте время, затрачиваемое на менее важные детали вашего бизнеса
- Максимизируйте время, потраченное на стратегическое мышление, чтобы вывести ваш стартап на новый уровень
Более того, элемент прозрачности, обеспечиваемый заполнением табелей учета рабочего времени, поможет вам управлять выкупами и слияниями, а также составлять точные записи, которые служат доказательством работы и прогресса вашего стартапа — такие записи могут иметь решающее значение для привлечения потенциальных инвесторов.
10. Какая связь между программным обеспечением табелей учета рабочего времени и производительностью?
Учет рабочего времени с помощью программного обеспечения для расписания доказало, что оно повышает продуктивность и дает ряд преимуществ для бизнеса, связанных с производительностью.
Некоторые из этих преимуществ включают:
Теоретически вы могли бы достичь отличных результатов работы без программного обеспечения для расписания — попросив ваших сотрудников заполнять бумажные табели учета рабочего времени ручкой или используя другой метод, не связанный с электронным табелем.
Тем не менее, программное обеспечение для расписания — это элемент расписания, который способствует лучшей производительности и управлению временем за счет автоматизации этих процессов, делая все проще и эффективнее.
ФИНАНСОВЫЙ АСПЕКТ
11. Почему табель учета рабочего времени важен для расчета заработной платы?
Одним из основных применений заполненных табелей учета рабочего времени является расчет заработной платы.
Заработная плата рассчитывается на основе количества рабочих часов, добавленных в табель учета рабочего времени. По сути, вот как это происходит:
- Сотрудники заполняют табели учета рабочего времени
- Суммируется время, проработанное сотрудниками в течение недели или месяца
- Общая сумма на одного сотрудника конвертируется в десятичный формат и умножается на их соответствующие почасовые ставки (например,грамм. 8,5 x 60 долларов = 510 долларов)
Опять же, вы можете выполнить эти действия с помощью ручного расчета (если ваш бизнес использует физические табели учета рабочего времени для отслеживания рабочего времени сотрудников), но автоматизация расчета с помощью программного обеспечения для отслеживания рабочего времени является гораздо более быстрым и точным решением.
12. Что такое аттестация табелей учета рабочего времени?
Аттестация по определению означает «свидетельство или доказательство чего-либо», а аттестация табеля учета рабочего времени помогает вам доказать, что ваша компания соответствует стандартным правилам и нормам в отношении заработной платы и отработанного времени.
Аттестация расписания также помогает снизить риск ответственности.
Лучше всего обеспечить аттестацию расписания, добавив пункт аттестации в свою политику расписания — при этом вам необходимо:
- Решите, что сотрудники должны подтвердить, а затем четко укажите это в своем пункте
- Определите процессы, необходимые для реализации политики — это включает аудит старых процессов политики и обеспечение реализации процессов, которые способствуют реализации новой политики
- Убедитесь, что документация согласована
- Определите дисциплинарные меры, которые будут применяться к сотрудникам, которые часто злоупотребляют политикой аттестации
- Определить способы исследования проблем с внедрением процессов
- Обучите своих менеджеров и руководителей следовать политике аттестации и исследовать ее.
13.Как рассчитать заработок на основе расписания?
Подсчитать прибыль на основе расписания легко, особенно если вы используете программное обеспечение для автоматического расписания — например, вы хотите подсчитать прибыль, которую вы получили по конкретному проекту:
- Определите почасовую ставку для этого проекта
- Укажите все время, которое вы потратили на этот проект
После того, как вы введете свои данные, вам останется только наблюдать, как время, потраченное вами на работу над этим проектом, автоматически умножается на вашу почасовую ставку — итоговые числа — это ваши доходы от этого проекта.
14. Как выставить счет на табель учета рабочего времени?
Выберите простую в использовании программу для выставления счетов из списка проверенных инструментов для выставления счетов.
Добавьте к счету число, которое представляет общую сумму доходов вашего проекта от программного обеспечения расписания. Добавьте дополнительную информацию, необходимую для формы счета-фактуры, такую как номер счета-фактуры, позиции счета-фактуры, дату платежа и т. Д.
Заполнив форму счета, отправьте ее клиенту.
ПРАВОВЫЕ ВОПРОСЫ
15.Табель учета рабочего времени — это юридический документ?
Согласно политике табелей учета рабочего времени табели рабочего времени являются юридическим документом, учитывая, что они являются источником операций по начислению заработной платы, а также важной частью выставления счетов клиентам.
Они служат правовой основой для обеспечения того, чтобы сотрудники получали компенсацию, льготы и отпуск, на которые они имеют право.
16. Когда мне нужно заполнять табель учета рабочего времени? И когда мне нужно его отправить?
Это зависит от вашей компании — как видно из различных доступных шаблонов расписания, компании обычно просят отправлять расписания ежедневно, еженедельно, раз в две недели или ежемесячно.
Точное время и способ отправки ваших расписаний будут зависеть от политики вашей компании.
В любом случае, лучше всего, чтобы вы заполняли свои расписания ежедневно, в то время как точные задачи и проекты, над которыми вы работали, и время, которое вы потратили на них, были свежими в вашей памяти. Затем вам нужно будет отправить свои заполненные табели на утверждение назначенному вами утверждающему до установленного политикой крайнего срока.
17. Как предотвратить мошенничество с табелями учета рабочего времени в вашей компании?
Мошенничество с табелями учета рабочего времени в компаниях включает завышение рабочего времени, фальсификацию вводимых данных и ошибки, вызванные задержкой в заполнении табелей учета рабочего времени — строго говоря, ошибки могут не быть мошенничеством, но все же могут рассматриваться как таковые юридическими лицами.
Все они приводят к потере денег и снижению доверия к отделу работодателя / менеджера / служащего.
Возможно, вам не удастся полностью остановить мошенничество с табелями учета рабочего времени в своей компании, но вы сможете минимизировать его в будущем:
- Создание четких политик расписания — с акцентом на последствия, которые принесет несоблюдение политик
- Использование электронных табелей учета рабочего времени — чтобы свести к минимуму все непреднамеренные ошибки
- Определение правил внутреннего контроля и управления отчетами — для выявления нарушений в начислении заработной платы, превышения рабочего времени и превышения бюджета на раннем этапе
Самое главное, вам необходимо установить дисциплинарные меры для правонарушителей — как только люди узнают о последствиях своих действий, они с большей вероятностью будут действовать соответствующим образом, чтобы избежать указанных последствий.
18. Может ли работодатель удерживать зарплату работникам за опоздание? Получу ли я деньги, если я не заполню свой табель учета рабочего времени?
Короче — да и нет.
Иногда сотрудник может задерживать или задерживать выплату, чтобы мотивировать сотрудников вовремя заполнять табели учета рабочего времени в будущем. В других случаях у работодателя могут возникнуть проблемы с оплатой работника за этот день — отсутствие расписания также означает, что нет доказательств того, что этот день был проработан.
Однако Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) гласит, что работодатель обязан оплачивать работникам все обычные часы, запланированные на этот день, и работник, который не сдал свой табель учета рабочего времени, не является исключением.
Но законы и нормативные акты FLSA также требуют, чтобы все сотрудники, охваченные FLSA, сдавали свои расписания, чтобы компания соблюдала правила. Итак, лучше всего сообщить о важности сдачи расписаний сотрудников.
Помимо соблюдения требований, такие расписания также помогают почасовым сотрудникам получать оплату за точное время, которое они отработали, плюс сверхурочные, которые им причитаются.
19. Как заполнить перерыв в моем рабочем расписании?
Согласно федеральному закону, работодатель не обязан предоставлять сотрудникам перерывы за пределами обеденного перерыва, но законы штата могут требовать короткие перерывы, от 5 до 20 минут.Чтобы сотрудники не брали больше разрешенных перерывов, работодатель может попросить добавить все короткие перерывы в расписание.
Если мы оценим вопрос с практической точки зрения, вы можете использовать эти короткие перерывы, чтобы сходить в ванную, приготовить себе чашку кофе или выполнить небольшое личное дело.
Чтобы отслеживать время короткого перерыва в Clockify, просто создайте проект под названием «Время перерыва» в разделе «Проекты» приложения — каждый раз, когда вы уходите в перерыв, добавляйте описание к перерыву, а затем добавляйте его в « Время перерыва ».
Таким образом, вы будете оставаться прозрачными в отношении времени, затрачиваемого на перерывы, но вы также получите личное представление о том, тратите ли вы на эти перерывы слишком много времени.
FLSA не требует компенсации за перерывы, которые короче 20, а официальный перерыв на обед, как правило, неоплачиваемое время, однако его все же необходимо добавить в расписание по причинам соблюдения требований.
20. Может ли работодатель изменить расписание?
В сущности — да.
FLSA требует, чтобы компании вели учет рабочего времени для своих сотрудников, не освобожденных от уплаты налогов, но он не требует, чтобы сотрудники составляли свои записи, и возлагает ответственность за все проблемы с расписаниями сотрудников на работодателя.
По этой причине работодатели вправе по своему усмотрению изменять учет рабочего времени своих сотрудников — однако они должны обеспечить, чтобы учет рабочего времени соответствовал времени работы сотрудников.
На практике в основном сотрудники вводят свои табели учета рабочего времени в соответствии с часами, которые они проработали в этот день, но, если выясняется, что сотрудник забыл ввести время начала или окончания дня, работодатель может сделать это за него / ее.
Однако такие изменения следует вносить осторожно, и есть одно изменение, которое работодатель не может вносить в табель рабочего времени сотрудника — сокращение количества часов, отработанных почасовыми сотрудниками, не освобожденными от уплаты налогов, во избежание выплаты им сверхурочной работы.
21. Считается ли мой рабочий лист конфиденциальным?
Это зависит от информации, содержащейся в расписании.
Если табель учета рабочего времени содержит только информацию о часах работы сотрудников, то он обычно подпадает под действие Закона о публичных записях — такие табели используются для расчета заработной платы и считаются финансовыми записями, а не личными, что означает, что они не подлежат обработке.
как конфиденциально.
Однако, если табель содержит информацию, помеченную как , личная (например, оценка работы, время отпуска, время работы, номера социального страхования и т. Д.)) расписания считаются конфиденциальными, а это означает, что местным органам власти запрещено предоставлять доступ к расписаниям.
22. Работодатель использовал неверные табели учета рабочего времени — как я могу восстановить недостающую заработную плату?
Сотрудники, на которые распространяется действие FLSA, могут столкнуться с одной или несколькими из следующих проблем из-за неправильных расписаний:
- Минимальная заработная плата невыплаченная
- Не оплачиваются все отработанные часы
- Неправильная классификация сотрудника
- Сверхурочные не оплачиваются должным образом
Хотя перечисленные правонарушения требуют судебных исков в соответствии с FLSA, есть также определенные исключения из этих правил, которые делают несоответствия в ваших табелях учета рабочего времени законными — в случае каких-либо недоразумений или споров проконсультируйтесь со своим юристом, прежде чем выдвигать прямые обвинения.
23. Сотрудник существенно лжет в своем расписании — как защитить меня после увольнения?
Если вы беспокоитесь, что ваши сотрудники завышают фактическое количество отработанных часов, есть четкий путь, по которому вы можете следовать:
- Во-первых, проверьте политику вашей компании в этом вопросе — если нет положений, касающихся фальсификации табелей учета рабочего времени, добавьте их самостоятельно
- Независимо от того, существует ли официальная политика или нет, скорее всего, ваша компания сталкивалась с аналогичными проблемами в прошлом, поэтому узнайте в своем отделе кадров, что делать.
- Прежде чем принимать дисциплинарные меры, сначала поговорите с сотрудником и выслушайте его версию истории — возможно, вы обнаружите, что во время игры произошла честная ошибка
- Выберите и выполните корректирующее действие. Если вы имеете дело с первым нарушителем, устное или письменное предупреждение станет отличным началом. Однако, если проблема не исчезнет, вам, возможно, придется обратиться к более серьезным действиям — даже к прекращению действия
Однако, если проблема не исчезнет, вам, возможно, придется обратиться к более серьезным действиям — даже к прекращению действияЕсли вы включили этот пункт о фальсификации расписаний в свою политику расписания, вы будете уверены, что ваши сотрудники знают, какие действия в отношении их расписаний приведут их к увольнению — и решать им, если до этого дойдет.
24. Как измерить результативность творческих работников, которые не заполняют табель учета рабочего времени?
Если ваши сотрудники не заполняют свои табели учета рабочего времени для измерения своей творческой отдачи, вы все равно можете направить их к желаемым результатам по:
- Определение дорожной карты для вашего проекта или продукта, который вы разрабатываете
- Назначьте задачи непосредственно членам вашей команды, а затем попросите их оценить время выполнения задач
- Регулярный анализ хода выполнения задач посредством дополнительных встреч
Однако выполнение задач из дорожной карты в случайном порядке и слабая политика проверки хода выполнения могут нанести ущерб проекту и производительности ваших сотрудников в долгосрочной перспективе, поэтому заполнение расписаний менее хлопотно, когда отслеживание и поддержание прогресса проекта, даже в отношении результатов творческих работников.
25. Важна ли ежедневная точность расписания, если конечная проверка такая же?
Короче говоря — да, это так.
Ведение точных расписаний жизненно важно для точного выставления счетов клиентам и установления с ними хороших профессиональных отношений — если клиент потребует доказательства проделанной работы при возникновении проблемы, вы сможете отправить им расписания в пару кликов.
Однако, если возникнет проблема и ваши расписания не будут достаточно точными и точными, чтобы вы могли подтвердить свою точку зрения, с вашим бизнесом может возникнуть ряд проблем, даже если вы правы.
Например, вы можете потерять договор, клиент может потребовать возврата денег, и вас даже могут оштрафовать. В худшем случае руководитель и / или сотрудники могут попасть в тюрьму по обвинению в мошенничестве.
26. Я соврал в расписании и меня поймали — как это исправить?
Ложь о расписании может привести к серьезным неприятностям.
Например, политика компании обязывает вас приходить на работу в 7:00, но вы приходите в 7:20 утра и все равно пишете, что прибыли в 7:00.В этот момент есть свидетели, которые спрашивают, писали ли вы, что пришли на работу в 7:20 — вы лжете и говорите «да», но знаете, что есть простой способ проверить это.
Лучшее решение — избегать таких ошибок в суждениях — если вы прибываете в 7:20, хотя знаете, что должны были прибыть к 7:00, лучше, чтобы вы признались в этом как можно скорее. Помните, что последствия вашего опоздания обычно меньше (особенно если это ваше первое преступление), чем если бы вы солгали об этом, а затем вас поймали.
27. Могу ли я заполнить табель для другого человека?
Заполнение табеля и добавление времени для других для кого-то еще является законным, особенно если ваш начальник заполняет вашу ведомость для расчета заработной платы.
Тем не менее, вам все равно нужно будет проверить точность расписания — если есть несоответствия, вам нужно будет уведомить и поговорить с руководителем.
Если все правильно, вам также обычно нужно будет юридически подписать табель учета рабочего времени, отметив, что он утвержден вами, т.е.е. человек, который работал, сказал часы.
28. Бывший работодатель отказывается предоставить мне копии табелей учета рабочего времени — как я могу их получить?
По закону ваш работодатель обязан предоставить вам доступ к вашим табелям учета рабочего времени, особенно если вам еще не заплатили за это время — более того, в некоторых штатах требуется, чтобы работодатель, который не заплатил вам за часы, которые вы отработали вовремя, в конечном итоге платить до трехкратного размера вашей официальной заработной платы + гонорары адвокатам.
Итак, если у вас возникли проблемы с отказом бывшего сотрудника предоставить вам копии записей расписания, лучше проконсультироваться со специализированным юристом, чтобы он посоветовал вам дальнейшие действия.
29. Как избежать того, чтобы пользователь заполнял табели учета рабочего времени для старых проектов?
Если вы беспокоитесь о том, что ваши сотрудники могут добавить дополнительные записи времени в уже завершенный проект и счет-фактуру, что приведет к несоответствиям в записях рабочего времени вашей компании, вам необходимо принять меры предосторожности — вы можете сделать это с помощью Clockify:
- Вы можете заблокировать свои табели до определенного периода времени
- Вы также можете установить автоматическую блокировку для ваших записей времени, которая вступает в действие после фиксированной точки (например, вы можете настроить автоматическую блокировку, чтобы вступить в действие в среду, и заблокировать редактирование записей времени за предыдущие две недели) — отлично, если вы беспокоитесь, что забудете заблокировать табели вручную
ПРАЗДНИКИ
30.
Когда отмечаются государственные праздники?Если национальный праздник выпадает на субботу, он наблюдается в предыдущую пятницу для работников, работающих с понедельника по пятницу. Если национальный праздник выпадает на воскресенье, он будет отмечаться в следующий понедельник.
Вот национальные праздники, которые должна учитывать ваша компания:
- Новый год (1 января)
- День Мартина Лютера Кинга младшего (третий понедельник января)
- День памяти (последний понедельник мая)
- День Независимости (4 июля)
- День труда (первый понедельник сентября)
- День ветеранов (11 ноября)
- День благодарения (четвертый четверг ноября)
- Черная пятница (День после Дня благодарения)
- Рождество (25 декабря)
Федеральные, государственные и местные законы не требуют оплаты национальных праздников в США и не требуют, чтобы компания закрывалась в эти дни — на практике независимо от того, оплачиваются эти праздники или нет, работает ли компания в эти праздничные дни.
или нет, зависит от политики отдельной компании.
В связи с этим правила расписания также различаются — если в вашей компании обычный рабочий день, вы должны добавить часы в свой табель, как и в любой другой рабочий день. Если ваша компания находится в неоплачиваемом или оплачиваемом отпуске в течение дня, отметьте это в своем расписании.
31. Что делать, если вы — подрядчик с оплачиваемым отпуском и сверхурочной работой — в расписании праздничная неделя 0 часов, или она попадает под общее время вашего проекта?
Подрядчики часто заключают соглашение о сверхурочных часах, которые они работают — например, у вас может быть контракт на 48 часов в неделю в течение 20 недель.Все, что превышает это число, считается сверхурочным.
Однако, когда у вас также есть 1 оплачиваемая праздничная неделя в течение 20 недель, может быть трудно решить, как отнести это время в вашем расписании — в общее время вашего проекта или как выходной?
Это еще один вопрос расписания, который зависит исключительно от компании, с которой вы работаете по контракту — некоторые компании будут считать 48 часов праздничной недели как праздничных дней (то есть время отдельно от проекта), а другие будут считать их.
как часть общего времени проекта.Если вы не знаете, как добавить это время в свой табель, спросите соответствующий персонал в вашей контрактной компании.
РАСПИСАНИЕ РАБОТЫ
32. Как составить расписание?
Чтобы ваша система расписания работала как часы, вам необходимо разработать расписание, в котором ваша команда должна регистрировать определенное количество рабочих часов в течение фиксированного периода времени. Чтобы запланировать расписание, вам необходимо настроить систему напоминаний, которая будет следить за тем, чтобы сотрудники регистрировали свое рабочее время в запланированном количестве.
В Clockify вы можете установить цели отслеживания времени для своей команды, а затем автоматически напоминать им по электронной почте, если они еще не зарегистрировали дневной / недельный минимум часов в своих расписаниях.
33. Какое расписание для перерывов в ванной?
Перерывы в ванной обычно подпадают под короткие перерывы — как таковые, они рассматриваются как неоплаченные платежи в соответствии с правилами и положениями FLSA, которые не требуют оплаты за перерывы менее 20 минут.
В соответствии с этим, некоторые работодатели требуют, чтобы сотрудники регистрировали свои перерывы в туалетах или просто выходили из системы во время перерыва и снова запускали свои таймеры только после того, как они возобновили работу — работникам не платят за это время.
Однако у работодателя могут возникнуть проблемы из-за того, что он оставил перерывы в туалете неоплаченными — на одну компанию из Пенсильвании был подан иск, и ей пришлось заплатить 1,75 миллиона долларов за то, что она заставила своих сотрудников выходить из дома во время перерывов в туалете.
Если вы являетесь фрилансером, выставляющим счета по часам, вам решать, как вы будете учитывать время перерыва в своих расписаниях — один из вариантов — использовать таймер Pomodoro для своей работы и разделить свой рабочий день на 25-минутную работу. сеансы и 5-минутные перерывы будут автоматически напоминать вам.Затем вы можете использовать 5-минутные интервалы для перерывов в ванной, когда это необходимо.
34. Как создать табель в Jira? Или в других популярных инструментах управления проектами и бизнесом?
Чтобы быстро создавать и экспортировать данные из Jira и других популярных инструментов управления проектами и бизнеса для целей расписания, просто используйте расширения Clockify для Chrome или Firefox.
Вы сможете отслеживать время в задачах Jira и автоматически синхронизировать их с веб-версией Clockify, где вы сможете экспортировать их в форме расписания в Excel и CSV за пару кликов.
35. Как добавить сверхурочные в табель учета рабочего времени?
Стандартная рабочая неделя обычно составляет как минимум 40 часов в неделю — фактическое количество стандартных рабочих часов в неделю зависит от политики вашей компании. Все, что сверх этого времени, считается сверхурочным.
Наемные сотрудники, как правило, освобождаются от правил и положений FLSA и, следовательно, не имеют права на сверхурочную оплату, но не освобожденные почасовые сотрудники имеют право на сверхурочную оплату, и им следует проявлять особую осторожность при добавлении этого времени в свои табели учета рабочего времени.
Одним из эффективных способов добавления и расчета оплаты сверхурочных является использование калькулятора табеля учета рабочего времени. Вы сможете установить свою оплату сверхурочной работы, и ваши сверхурочные часы будут рассчитываться автоматически на основе ставки сверхурочной работы.
АВТОМАТИЗАЦИЯ РАСПИСАНИЙ
36. Как создать простой табель в Google Таблицах? Как сделать табель учета рабочего времени в таблицах гугл? Как подготовить табель учета рабочего времени в Excel? Как я могу заставить Excel автоматически составлять мой табель?
Если вы хотите создавать собственные простые табели учета рабочего времени в Google Таблицах или Excel с формулами, которые автоматически рассчитывают ваши рабочие часы, у нас есть подробное руководство по этому вопросу, о котором вы можете прочитать и следовать здесь.
37. Как мы можем автоматизировать составление табелей учета рабочего времени в масштабах компании?
Автоматизация составления расписаний в масштабах компании возможна только при использовании программного обеспечения для расписания — таким образом, все расписания ваших сотрудников группируются, сортируются и упорядочиваются в одном безопасном месте.
Сотрудники входят в программное обеспечение через свои личные учетные записи и заполняют свои расписания — вы, как администратор, можете отслеживать и анализировать прогресс их проекта в режиме реального времени.
38.Есть какие-нибудь забавные напоминания о расписании?
Конечно, есть! Вы можете найти множество забавных мемов с расписаниями, которые напоминают людям, чтобы они отправляли свои расписания здесь.
39. Что представляет собой отличное бесплатное программное обеспечение для учета рабочего времени?
Как ранее подчеркивалось в этих ответах, наше бесплатное приложение для отслеживания рабочего времени и расписания Clockify является эффективным выбором для отслеживания отработанных дней и часов.
Вы получите надежное программное обеспечение для ведения учета, в котором вы сможете хранить данные расписания за месяцы и годы для неограниченного числа пользователей, проектов, задач и клиентов.
На странице расписания в приложении вы сможете:
- Определите почасовую оплату
- Добавление, удаление и редактирование строк табеля учета рабочего времени
- Добавляйте столько проектов в день, сколько вам нужно
- Все время, которое вы добавляете в расписание, рассчитывается автоматически — ваш доход рассчитывается на основе ваших почасовых ставок, а затем отображается в разделе «Отчеты» приложения.
- Скопируйте шаблон расписания с проектами за прошлую неделю и просто заполните шаблон новыми данными на этой неделе
- Создавайте шаблоны расписаний, которые можно использовать в любое время
- Добавьте время для других с помощью опции «Товарищи по команде»
Вы также сможете просматривать все записи расписания в компактном виде (для более экономичного формата печати), а также экспортировать данные расписания в Excel, CSV и PDF.
Как заставить сотрудников вовремя сдавать табели учета рабочего времени
Ни для кого в деловом мире нет ничего удивительного в том, что есть одно кардинальное правило, когда дело доходит до учета рабочего времени сотрудников: сотрудники ненавидят заполнять табели учета рабочего времени.
Именно этот факт — и только этот факт — заставляет руководителей и менеджеров постоянно изо всех сил собирать заполненные и точные табели учета рабочего времени.
Вот 10 советов, которые помогут сотрудникам вовремя заполнять табели учета рабочего времени:
1.Сохраняйте простоту
Расписания должны заполняться не более 5-10 минут каждый день. Когда сотрудник использует систему, которая занимает 30 минут или более просто для отслеживания своего рабочего времени, сотрудник разочаровывается, и компания теряет значительное количество времени, которое было бы лучше потратить на другие виды деятельности.
2. Упростите отправку документов
Многие компании используют сложные или утомительные процессы учета рабочего времени. Упростите или автоматизируйте часть процесса, и люди будут отправлять свои расписания без промедления и жалоб.
3. Объясните WIIFM (что в нем для меня?)
Объясните причины. Сообщите, как будут использоваться данные расписания (и как будет использоваться , а не ). Объясните всем сотрудникам ценность ввода времени. Если данные помогают снизить количество одновременных задач или тушения пожаров, сообщите об этом.
Разъясняя процесс и объясняя, как табели учета рабочего времени помогают ускорить цикл выставления счетов и увеличить денежный поток — таким образом, получая возможность брать на себя больше проектов (что может означать больше денег для всех) — вы заставляете их понять и захотите помочь.
4. Будьте гибкими в отношении отслеживания времени
Если вы не хотите, чтобы сотрудники смотрели на часы и проявляли творческий подход с 15-минутными отговорками здесь и там, не требуйте расписания с точностью до минуты.
5. Ограничьте количество элементов отслеживания времени
Если вы не хотите, чтобы отчеты превращались в кошмар, ограничьте количество отслеживаемых сегментов. Сгруппируйте такие элементы, как внутренние встречи, обучение продуктам и конференц-связь, в единую категорию «Внутренние».Это упростит ваши отчеты и позволит сотрудникам вести учет своего рабочего времени.
6. Автоматизация учета рабочего времени
Исключите как можно больше ручных операций.
Это сэкономит сотруднику бесчисленные часы административной работы, связанной с расписанием, и поможет снизить вероятность человеческой ошибки при каждой отправке, а также сэкономит время утверждающего. Автоматизация процесса также делает расписание более доступным для сотрудников, независимо от того, где они находятся, особенно если вы используете систему, доступную онлайн через SaaS (программное обеспечение как услуга).
7. Используйте автоматические напоминания
Система, которая автоматически напомнит сотруднику о наступлении срока оплаты, поможет вам собрать эти табели вовремя и сократить количество запоздалых отправок.
8. Не наказывайте людей за честность
Относительно легко заставить сотрудников отчитываться о времени проекта, но довольно сложно заставить сотрудников отчитываться (последовательно и без страха) о времени, не связанном с проектом. Вместо того, чтобы наказывать сотрудников за то, что они тратят время на другие дела, используйте информацию как возможность — определите источник проблемы и устраните ее.
Вы можете обнаружить законный внутренний элемент, который требует отслеживания, например утренние встречи или тренировки.
9. Выбери свой бой
Некоторые проекты требуют дополнительного времени для управления проектами. Некоторыми проектами можно легко управлять с очевидными результатами. Если ваша команда достигает результатов вовремя и в рамках бюджета, не придирайтесь к расписанию.
10. Избегайте системы вознаграждений / штрафов
Некоторые компании применяют штрафы для обеспечения своевременной подачи табелей учета рабочего времени (например, удержание зарплаты до тех пор, пока табели учета рабочего времени не будут отправлены / утверждены).Хотя это может решить проблему в краткосрочной перспективе, это неразумно. Использование системы штрафов / вознаграждений может подорвать сплоченность команды и создать атмосферу недоверия между менеджерами и сотрудниками — чего вам следует избегать, если вы создаете компанию, построенную на века.
Если вы упрощаете процесс отправки табелей учета рабочего времени, объясняете причины и преимущества, стоящие за этим, но все еще не можете вовремя собирать табели учета рабочего времени, сделайте шаг назад и подумайте, действительно ли опоздавшие сотрудники подходят для вашей компании.
Не позволяйте нескольким плохим яблокам испортить букет.
Узнайте, как Replicon помогает сотрудникам вовремя заполнять табели учета рабочего времени: просмотрите живую демонстрацию продукта здесь.
Как заставить ваших сотрудников действительно заполнять расписания
Давайте поговорим о расписаниях
«Я люблю табели учета рабочего времени!» сказал никто никогда. Потому что их заполнение скучно, требует много времени и люди относятся к этому как к наказанию. Сложность состоит в том, чтобы заставить сотрудников понять, что заполнение расписания на самом деле является очень важным элементом их работы.
Источник: https://brainsonfire.com/2014/06/30/nobody-likes-timesheets/
Многие из наших клиентов обращаются к нам с проблемой того, что сотрудники не заполняют свои табели учета рабочего времени. Это очень распространенная проблема, с которой приходится сталкиваться различным организациям.
Очень часто это нежелательная рабочая обязанность. Невозможно найти человека, который сказал бы, что это не проблема, а такая же задача, как и многие другие. Люди незначительно заполняют табели учета рабочего времени и не обращают на это должного внимания.Следовательно, возникает проблема точности, которая затем может вызвать еще большие трудности в проекте или даже в организации.
Как заставить ваших сотрудников действительно чувствовать себя в их расписании? Это вопрос, который является кошмаром для большинства руководителей, менеджеров проектов, руководителей отделов и всех людей, которые управляют сотрудниками. Однако TimeCamp предлагает несколько решений для простой реализации расписания. Вы можете использовать их по отдельности или все вместе для более точных результатов.
Как заполнять расписания с помощью TimeCamp
Хотя TimeCamp — это программа для отслеживания рабочего времени, функция отслеживания рабочего времени имеет решающее значение, поскольку она позволяет вам и вашим сотрудникам автоматически заполнять табели учета рабочего времени.
Он отслеживает время, затраченное на работу и все виды деятельности, и решает сложные проблемы с помощью расписаний, с которыми сталкиваются сотрудники:
- Счетчик посещаемости — Все, что вашим сотрудникам нужно сделать, чтобы начать создавать отчеты, — это включить TimeCamp.
- Онлайн-учет рабочего времени — Ваши сотрудники могут точно отслеживать время и составлять табели учета рабочего времени на основе их работы. Чтобы получить от него максимальную отдачу, вы можете получить расширение TimeCamp для браузера или загрузить настольное или мобильное приложение для любой платформы и устройства.
- Учет рабочего времени проекта — TimeCamp — это расширенное программное обеспечение для отслеживания рабочего времени и расписания проекта . Вы можете легко распределить задачи между людьми в зависимости от графика работы.Пусть ваши сотрудники точно знают, сколько времени займет их следующая задача или проект.
- Счетчик рабочего времени для работы — Вы можете узнать, над чем работает ваша команда, решить проблемы с неэффективностью учета рабочего времени, неточностью счетов клиентов или отчетов.
- Автоматическое отслеживание рабочего времени — Табели учета рабочего времени основаны на автоматически отслеживаемых рабочих часах. Вашим сотрудникам не нужно постоянно смотреть на часы, чтобы записывать, когда они начали и закончили работу.
- Программное обеспечение для управления временем — Помимо создания отчетов, TimeCamp поможет вашим сотрудникам грамотно и эффективно управлять своим временем.
Вот как сотрудники могут заполнять табели учета рабочего времени:
Дневной табель
Это расписание по умолчанию, которое в основном выглядит как простая таблица. Каждая строка представляет собой конкретную запись времени, созданную с помощью таймера (или введенную вручную).
Табель учета рабочего времени заполняется автоматически, поэтому вашим сотрудникам не нужно беспокоиться о ручном вводе записей.
Это особенно полезно, когда кто-то работает над множеством задач или использует различные инструменты или веб-сайт. Можно добавить заметки или добавить время. Вы также можете легко объединять записи с помощью метода перетаскивания.
Недельный график, интегрированный с календарем
Это недельный табель, похожий на календарь способ учета времени. Этот тип представления позволяет вашим сотрудникам быстро и легко добавлять время для определенного периода времени в течение желаемого дня путем рисования (добавления) записей.
Графический табель рабочего времени визуализирует всю работу, чтобы вы могли быстро получить представление о рабочем процессе своих сотрудников, увидеть оплачиваемые и не оплачиваемые часы, а также легко планировать и управлять временем и посещаемостью.Это помогает получить представление о том, сколько часов работают ваши сотрудники.
Гибкость при заполнении табелей учета рабочего времени
Использование TimeCamp в качестве программного обеспечения для расписания позволяет легко создавать подробные расписания.
Они включают не только рабочее время, но также того, сколько времени и денег было потрачено на задачу и проект. Так что это не ограничивается только посещаемостью.
Важно отметить, что все табели рабочего времени можно настраивать и редактировать, например, когда продолжительность задачи была другой или сама задача изменилась.Также есть функция, которая позволяет скопировать запись или весь табель или продолжить предыдущие записи. Как только TimeCamp автоматически заполнит табели учета рабочего времени, их можно будет экспортировать.
Учет времени в TimeCamp происходит в режиме реального времени.
У нас есть целый раздел нашей базы знаний, посвященный расписаниям.
Почему так важно заполнять табели учета рабочего времени?
Сотрудники не любят заполнять табели учета рабочего времени, потому что не осознают их важность. Расписания необходимы по нескольким причинам.Они позволяют правильно распределять время и ресурсы, измерять производительность сотрудников и полезны в управлении расчетом заработной платы.
И, прежде всего, они помогают сопоставить запланированный проект с фактическим текущим проектом, включая бюджет.
Но для того, чтобы выполнять вышеуказанное правильно, ваши сотрудники должны регулярно заполнять табели учета рабочего времени. Будет лучше, если они будут заниматься этим каждый день. Тогда можно будет контролировать все процессы, происходящие в компании. Самое лучшее в этом то, что их работа станет гладкой и продуктивной.
И чтобы сделать их распорядок дня максимально легким, необходима программа для учета рабочего времени с табелями учета рабочего времени. Следовательно, если они будут отслеживать свои действия автоматически, им будет намного проще отслеживать работу, бюджет, ход проекта и все действия. TimeCamp создаст для них табели учета рабочего времени, и им будет легко и удобно создавать отчеты о расписании, которые уже заполнены.
Но не забывайте, что для того, чтобы этот процесс был гладким и безупречным, кто-то должен нести ответственность за утверждение расписаний!
Если такой человек реализует еженедельное или даже ежедневное утверждение расписания, сотрудники станут очень эффективными.
И если все идет хорошо и процесс заполнения табелей учета рабочего времени проходит гладко, вы можете подумать о , чтобы вознаградить ваших сотрудников . В конце концов, когда они чувствуют, что их ценят, они охотнее выполняют свою работу.
Знак
Посмотрите видео, чтобы узнать, насколько просто автоматически создавать табели учета рабочего времени с помощью TimeCamp!
расписаний: полное руководство | ProjectManager.com
Шаблон расписания
Чтобы познакомиться с типичным расписанием, мы создали бесплатный шаблон расписания, чтобы новички могли поиграть и изучить его самостоятельно.
Это типичный пример еженедельного расписания, в котором указаны общие часы почасовой оплаты, обычные часы, сверхурочные часы и сведения о отпуске.
Если вы решите в конечном итоге использовать ProjectManager.com, указанный выше шаблон Excel можно напрямую импортировать для продолжения работы.
Связанные: Бесплатные шаблоны управления проектами
Как заполнять табель учета рабочего времени?
Легче всего заполнять расписания, которые автоматически связываются с расписанием вашего проекта. Вы сэкономите много времени на вводе данных о задачах, если все, что вам нужно сделать, это выбрать задачи из списка. Независимо от того, интегрирован ли он автоматически и, следовательно, предварительно заполнен, или нет, вам понадобится список задач в расписании, прежде чем вы сможете его выполнить.
Лучшие практики для программного обеспечения онлайн-расписания
Программное обеспечение для расписания — это ключевой компонент в отслеживании времени, затрачиваемого на задачи и проекты, чтобы обеспечить соблюдение расписания.
Расписания также важны с точки зрения отслеживания расходов, чтобы помочь вам контролировать расходы по вашему проекту.
ProjectManager.com имеет интегрированную функцию расписания, которая работает вместе со всеми инструментами в нашем программном обеспечении, чтобы упростить использование расписаний, обеспечивая большую прозрачность в ходе выполнения вашего проекта.Вот краткое руководство по использованию расписаний в нашем программном обеспечении. Подпишитесь на бесплатную пробную версию и следите за ней, чтобы ваши проекты развивались как никогда гладко.
1. Создайте свой проект
Расписаниями намного легче управлять, если вы заранее знаете, над какими задачами будут работать сотрудники. Мы рекомендуем вам начать с определения задач, которые вам понадобятся для достижения окончательного результата. .
Вы можете создать пустой проект для начала в программе или использовать один из наших отраслевых шаблонов для начала.
2. Пригласите свою команду
Соберите свою команду.
Выбирайте участников, у которых есть опыт и навыки для решения всех задач, необходимых для выполнения работы.
В программе пригласите членов команды в проект. Они будут уведомлены по электронной почте о том, что они добавлены.
3. Добавление и назначение задач
Задачи являются строительными блоками вашего проекта, и тщательно спланированные списки задач направляют вашу команду на протяжении всего проекта. Следовательно, важно практиковать правильное управление задачами с четким указанием направления и другими деталями.
Назначьте задачи членам команды и добавьте трудозатраты. Добавьте примерные часы для каждой задачи, чтобы члены команды знали, что от них ожидают. После регистрации почасовой ставки и часов вы можете отслеживать свой бюджет.
4. Назначьте лицо, утверждающее расписание.
Назначьте кого-нибудь из группы, кто получит отправленные расписания. Этот человек (обычно менеджер) будет следить за тем, чтобы оплачиваемые часы соответствовали выполненным задачам.
На вкладке «Управление пользователями» выберите утверждающего, которому член группы будет отправлять свое расписание на проверку.Этот человек будет посредником между членом команды и платежной ведомостью / персоналом.
5. Попросите членов группы записывать свое рабочее время.
Каждый член группы несет ответственность за отслеживание часов, которые они работают над задачей. Затем эта информация собирается в расписании.
Регистрируйте часы работы по отдельным задачам или регистрируйте их в расписании. Вы также можете щелкнуть автозаполнение, чтобы включить все назначенные вам задачи.
6. Просмотрите расписание.
Большая часть процесса расписания в ProjectManager.com автоматизирован для экономии времени и повышения эффективности. Однако должен быть человек, который проверяет расписание, чтобы убедиться, что он правильный, прежде чем передавать его в расчет заработной платы.
По прошествии необходимого времени (обычно еженедельно, раз в две недели, ежемесячно или два раза в месяц) самое время проверить расписание перед отправкой.
Просмотрите расписание, щелкнув время в главном меню навигации. Установите неделю, которую хотите просмотреть.
7. Отправка расписания
Отправка расписания утверждающему в группе, которая их утверждает, является следующим шагом процесса.
Чтобы гарантировать своевременную отправку расписаний, вы можете настроить оповещения, которые можно настроить на определенный день / время каждую неделю. Вы получите напоминание по электронной почте.
8. Утвердите табель учета рабочего времени
Утверждающий получит табель рабочего времени сотрудника и должен просмотреть часы и задачи, чтобы убедиться в отсутствии ошибок. Если есть расхождения, то расписание нужно вернуть тому, кто его отправил.
Если утверждающий отклоняет расписание, отправитель будет уведомлен.Будет поле, в котором вы можете объяснить любые расхождения и отправить заявку повторно. После утверждения расписание блокируется. Как показано в примере расписания ниже, одобрить или отклонить расписание очень просто с помощью ProjectManager.
com.
9. Создавайте отчеты
Теперь, когда ваше расписание утверждено, вы можете еще больше отслеживать свое время с помощью отчетов. Отчетность полезна для просмотра всех ваших данных и выявления узких мест, превышений и других несоответствий. Они также являются важным инструментом для того, чтобы держать заинтересованные стороны в курсе.
Вы можете создавать отчеты из данных расписания для отдельных пользователей или проектов за определенный диапазон дат, чтобы получить более подробную информацию о ходе выполнения. Создавайте отчеты и делитесь ими в формате PDF или электронной таблицы, когда у вас есть презентация для заинтересованных сторон.
ProjectManager.com — это надежное и отмеченное наградами программное обеспечение, которое помогло руководителям проектов завершить более 2 миллионов проектов. Доступ к нашим надежным инструментам управления расписанием может быть именно тем, что вам нужно, чтобы выйти на новый уровень производительности.
Начните составлять табели учета рабочего времени прямо сейчас, воспользовавшись бесплатной 30-дневной пробной версией ProjectManager.
com!
Многочисленные варианты использования табелей учета рабочего времени
Мы уже касались этого ранее, а теперь более подробно рассмотрим преимущества табелей учета рабочего времени, выходящие за рамки простого учета рабочего времени и оплаты сотрудников.
Для создания базы данных исторической информации.
Выходные данные отслеживания рабочего времени представлены в виде расписаний, которые показывают, сколько времени человек потратил на выполнение конкретной задачи. Это ценные данные, потому что многие из этих задач повторится в будущем.Ваше хранилище данных для отслеживания рабочего времени позволит вам лучше оценивать ситуацию в будущем, потому что вы можете использовать реальные данные.
Например, предположим, что вы оцениваете, что подготовка каркасов для нового веб-сайта займет 5 дней. Вы вносите это в расписание проекта, и оно автоматически передается в расписания для соответствующих ресурсов. Они заполняют табели учета рабочего времени, указав фактические часы работы, потраченные на создание каркасов.
На создание каркасов у двух человек уходит 4 дня, то есть в общей сложности 8 дней работы.
В следующий раз, когда вы придете для оценки задачи по созданию каркасов, вы можете использовать реальные данные за 8 дней и создать гораздо более точный график проекта.
Для биллинговых клиентов
Это довольно очевидно. Как мы объяснили в начале, если ваша коммерческая модель основана на взимании с клиентов платы за ваше время, вам необходимо знать, за сколько времени они будут взимать плату. Расписания также дают вам подробную информацию, чтобы вы могли точно описать, что вы делали над проектом.
Это полезно, если когда-либо запрашиваются ваши счета, особенно когда работа занимает больше времени, чем планировалось, из-за изменений, запрошенных клиентом.Еженедельные расписания являются стандартом для информирования клиентов. Однако ежедневные расписания могут быть более эффективными в проектах с меньшей продолжительностью.
Для управления вашей рабочей нагрузкой
Руководители и сотрудники часто удивляются, когда начинают отслеживать свое время, потому что они могут точно видеть, где они тратят больше всего усилий.
И не всегда бывает там, где должно быть.
Таблицы учета рабочего времени могут быть действительно полезны, указывая, почему вы не так эффективны, как вы думаете, потому что они указывают на то, куда уходит ваше время.Это поможет вам более эффективно управлять своей рабочей нагрузкой как в течение одного дня, так и в течение более длительного периода времени, например недели.
Как часто следует заполнять еженедельное расписание?
На этот счет нет жесткого правила, но обычно лучше заполнять каждый день еженедельного расписания как можно скорее, чтобы помнить, на что вы тратили свое рабочее время.
Если у вас не так много задач, вероятно, вы сможете управлять своим недельным расписанием, выполняя их раз в неделю.Однако, если у вас есть много отдельных задач в течение дня, лучше потратить несколько минут на запись своего времени непосредственно перед выходом из системы на весь день.
Как управлять пропусками и отпусками в табелях учета рабочего времени
Иногда вам не нужно регистрировать время в отношении деятельности по проекту, потому что сотрудник находится в отпуске по болезни или в ежегодном отпуске. Это может поставить под угрозу точность отслеживания ваших расходов.
Самый простой способ справиться с этим — создать задачу «администратора» под названием «Болезнь» или «Отпуск» и попросить их вместо этого записывать свои обычные рабочие часы.В зависимости от политики компании это может считаться оплачиваемым выходным или нет, что должно быть указано в онлайн-расписании.
Когда период простоя затрагивает всех, например закрытие офиса на праздник, вы можете изменить рабочие часы в главном календаре, чтобы вашей команде не приходилось записывать время в эти дни.
Следует ли сохранять тайну расписания?
Данные управления расписанием не должны оставаться конфиденциальными, потому что теоретически ваша команда должна знать, над чем вы работаете, и наоборот.На самом деле нет ничего конфиденциального в названии задачи высокого уровня для подавляющего большинства информации о планировании проекта. Если это было запланировано, ваша команда все равно сможет увидеть запланированное задание. Учет рабочего времени сотрудников также включает менеджера.
Табели учета рабочего времени — добро или зло?
Менеджеры, как правило, делятся на два лагеря, когда дело доходит до учета рабочего времени: либо они понимают ценность этого и являются огромными сторонниками, либо они не видят смысла и считают, что это подрывает доверие к команде.Если вы попадете во второй лагерь, то, надеюсь, это объяснит, почему вам следует пересмотреть учет времени в ваших проектах.
Это трюизм, что управлять можно только тем, что вы измеряете. Успешные менеджеры проектов в любой момент знают, насколько далеко они продвинулись в своем проекте. Эта информация помогает им определить, опережают ли они бюджет или превышают его, и могут ли они уложиться в предстоящие сроки. Контроль времени и затрат имеет важное значение для успеха любого проекта. Хотя онлайн-табели учета рабочего времени являются лучшим выбором из-за их набора функций, электронные табели учета рабочего времени или даже распечатываемые табели учета рабочего времени следует использовать для отслеживания прогресса любого проекта.
Если вы не знаете, сколько времени заняло выполнение задачи, и не можете сравнить это время с запланированным временем, понять производительность вашего проекта будет намного сложнее.
Как преодолеть сопротивление использованию расписаний
Одна из проблем, которые вы можете услышать от менеджеров, заключается в том, что команда будет ненавидеть использование расписаний. Из-за этого, казалось бы, широко распространенного мнения, может быть сложно перейти на временную запись, если вы раньше так не работали. Введение учета рабочего времени сотрудников там, где это еще не практикуется, является огромным изменением культуры для многих организаций.
Если в вашей организации есть сопротивление, сделайте шаг назад и спросите, почему существует такой уровень сопротивления. Это может быть потому, что
- Они считают, что табели учета рабочего времени — это большая работа.
- Они чувствуют себя управляемыми на микроуровне.
- Они считают, что табели учета рабочего времени могут использоваться для наказания сотрудников, которые не регистрируют достаточное количество часов.
Лучший способ справиться с этими проблемами — сесть с командой и объяснить, что вы делаете для их решения. Например, если они обеспокоены тем, что заполнение расписаний будет затруднительным, покажите им, как легко щелкнуть и отправить с помощью онлайн-программного обеспечения для учета рабочего времени.
Когда вы знаете, почему члены команды не хотят отслеживать свое время, вы можете решать их проблемы индивидуально. Возможно, вам потребуется разработать стратегии с человеческими ресурсами, чтобы привлечь вашу команду.
Как сэкономить время вашей команды при использовании счетчиков расписания
Учет времени сам по себе является дополнительной задачей. Однако это не должно быть обременительным. Программное обеспечение для учета рабочего времени делает этот процесс быстрым, эффективным и простым для всех участников.
Если вы регулярно выполняете одни и те же задачи для одних и тех же проектов, вы можете использовать общую функцию «Копировать прошлую неделю» для автоматического заполнения расписания на эту неделю.Либо сразу нажмите «Сохранить», либо внесите несколько изменений и отправьте его.
Вы даже можете сэкономить время, если создадите индивидуальный еженедельный табель. Если ваше программное обеспечение для учета рабочего времени связано с расписанием вашего проекта, вы можете «Автозаполнить», чтобы выполнить задачи, которые вам были назначены, избавив вас от необходимости печатать их. Дополнительным преимуществом здесь является то, что они автоматически передают данные о вашем времени обратно в расписание проекта, которое обновляет задачу, чтобы показать, сколько усилий было потрачено на нее на текущий момент.
Следующие шаги для учета рабочего времени
Самый простой способ узнать, принесет ли учет рабочего времени пользу вам и вашей организации, — это просто зафиксировать и начать записывать свое время на выполнение задач. Самым сложным аспектом сохранения времени является сохранение привычки.
При правильном применении расписания проектов быстро станут нормой для вашей команды, а их заполнение станет еще одним аспектом коллективного достижения успеха. Вскоре вы удивитесь, как вам удавалось запускать свои проекты без обширных данных, которые предоставляет учет рабочего времени.
Пройдет совсем немного времени, и ваши оценки улучшатся, ваша уверенность в соблюдении сроков укрепится, а показатели успешности вашего проекта увеличатся.
Теперь, когда вы знаете все, что вам нужно, о расписаниях и учете времени, пора приступить! Подпишитесь на бесплатную 30-дневную пробную версию ProjectManager.com и начните отслеживать время выполнения ваших задач уже сегодня.
Начать бесплатную 30-дневную пробную версию
Как заставить сотрудников заполнять табели учета рабочего времени
По разным причинам некоторым сотрудникам может не нравиться заполнять табели учета рабочего времени.Они могут посчитать это утомительным и трудоемким, а в случае с наемными или освобожденными работниками они могут посчитать это ненужным. Федеральное трудовое законодательство требует, чтобы вы отслеживали рабочее время сотрудников, не освобожденных от ответственности; это составляет большинство почасовых рабочих. Если вы ведете точный учет, вы можете использовать любую систему хронометража. Есть несколько вещей, которые вы можете сделать, чтобы обеспечить соблюдение требований и заставить упорных сотрудников правильно заполнять табели учета рабочего времени.
Создайте простую в использовании систему хронометража в зависимости от размера вашей заработной платы.Например, если у вас менее 10 сотрудников, вы можете купить стандартные табели учета рабочего времени у канцелярских товаров и попросить сотрудников заполнять их еженедельно. Чтобы повысить точность, вы можете вместо этого приобрести стандартные часы с перфорацией и пустые табло. Если у вас значительный фонд заработной платы, подумайте об автоматизированной системе, которая требует, чтобы сотрудники регистрировались с помощью считывающих карт или отпечатка пальца или ладони.
Включите хронометраж в свой справочник сотрудника. Это включает в себя, когда должны быть расписаны и кому они должны быть представлены.Четко укажите последствия нарушения определенных правил расписания, таких как увольнение за фальсификацию расписаний. Раздайте всем сотрудникам копию справочника.
Создайте календарь расчета заработной платы и раздайте его всем сотрудникам. Это удобно при изменении дня зарплаты, например, в праздничные недели. В календаре отображаются даты начала и окончания периода оплаты, даты подачи расписания и соответствующие даты выплат в течение года.
Назначьте менеджеров и руководителей для обучения новых и существующих сотрудников тому, как заполнять табели учета рабочего времени.Если у вас есть автоматизированная система, при необходимости попросите поставщика отправить кого-нибудь для обучения менеджеров и руководителей, которые, в свою очередь, должны обучить своих сотрудников.
Упростите расчет расписания, потребовав от сотрудников округлять в большую и меньшую сторону до ближайшей четверти часа. Округлите время с одной до семи минут вниз и с восьми до 14 минут вверх. Например, если сотрудник приходит на работу в 8:11, она вносит 8:15 в табель рабочего времени. Если она уходит в 17:21, она пишет 17:15.м. Во многих случаях автоматизированные системы хронометража выполняют округление.
Ограничить записи хронометража только тем, что имеет значение. Например, ограничьте количество посещений обычным, сверхурочным, отпускным, больничным и личным часами и оплачиваемыми перерывами. Требуйте от работников с фиксированной заработной платой заполнять табели учета рабочего времени только в случае необходимости.
Объясните сотрудникам, что им выгодно. Например, допустим, что правильное завершение ускоряет обработку платежной ведомости, гарантирует своевременную выплату зарплаты, ускоряет цикл выставления счетов и увеличивает денежный поток.Попросите руководителей или руководителей сообщить о преимуществах своим подчиненным.
Поощряйте политику открытых дверей, чтобы сотрудники могли обращаться к своему начальству, когда у них есть проблемы с расписанием.
Воздержитесь от использования системы штрафов, чтобы заставить сотрудников правильно заполнять свои табели учета рабочего времени. Например, удержание зарплаты до тех пор, пока сотрудники не представят свои табели учета рабочего времени, может быть запрещено законодательством штата и может создать атмосферу недоверия между руководителями и сотрудниками.
⏰ Учет рабочего времени 101: Заполняют ли наемные сотрудники расписания?
Вы уже знаете, что табели учета рабочего времени необходимы вашим почасовым сотрудникам.Таблицы учета рабочего времени не только содержат записи о количестве часов, отработанных вашими сотрудниками в каждый платежный период, но и в соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах (FLSA), как владельцу малого бизнеса, вам, как владельцу малого бизнеса, на самом деле требуется , для учета времени и обеспечения точности записи — например, табели учета рабочего времени — для сотрудников, не освобожденных от уплаты налогов.
А как насчет наемных сотрудников? Каков порядок учета рабочего времени сотрудников, получающих зарплату? Нужно ли им также отслеживать свое рабочее время в расписании или табеле учета рабочего времени?
Понимание законов о табелях учета рабочего времени
Как уже упоминалось, федеральный закон требует, чтобы владельцы малого бизнеса вели точный учет всех сотрудников, не освобожденных от уплаты налогов, включая учет рабочего времени.В соответствии с FLSA работодатели должны регистрировать время и день начала рабочей недели сотрудника, общее количество рабочих часов за каждый рабочий день и общее количество часов, отработанных сотрудником за каждую рабочую неделю.
Как вы регистрируете и отслеживаете эти часы, зависит от вас (согласно Министерству труда, «работодатели могут использовать любой метод хронометража по своему выбору. Например, они могут использовать часы, иметь хронометриста для учета рабочего времени сотрудника. или попросите своих сотрудников записывать свое время в учетные записи.Любой план учета рабочего времени приемлем, если он является полным и точным, но независимо от того, какой метод вы используете, вам необходимо точно отслеживать рабочее время своих сотрудников, не освобожденных от налогов.
Итак, чтобы определить, нужно ли наемным работникам заполнять табели учета рабочего времени, важно понимать разницу между не освобожденными и освобожденными работниками.
Рабочие, не освобожденные от уплаты налогов, имеют право на сверхурочную оплату — это означает, что если они работают сверх 40 часов в течение одной рабочей недели, они получают компенсацию за эти сверхурочные часы (что как минимум в полтора раза превышает их обычную ставку оплаты) .
Освобожденные работники освобождены от сверхурочной работы, поэтому даже если они работают более 40 часов в рабочую неделю, они не имеют права на сверхурочную оплату.
Итак, будет ли наемный работник заполнять табель учета рабочего времени, будет зависеть от того, будет ли он освобожден от уплаты налогов или нет. Если они освобождены от уплаты налога, как это делают большинство наемных сотрудников, вы не обязаны заставлять их заполнять табель учета рабочего времени, но если они подпадают под категорию не освобожденных от уплаты налогов (например, если зарплата сотрудника составляет менее 684 долларов США на человека неделя), тогда им нужно будет заполнить табель учета рабочего времени.
Почему ваши наемные сотрудники должны заполнять табели учета рабочего времени — даже если это не требуется по закону
Если ваши наемные сотрудники освобождены от уплаты налогов, вы не обязаны по закону заставлять их заполнять табели учета рабочего времени со своими часы работы — но то, что вы не обязаны это делать, не означает, что вы не должны этого делать.
Практика ведения журналов учета рабочего времени всех ваших сотрудников, включая наемных сотрудников, имеет множество преимуществ, помимо соблюдения нормативных требований. Существует множество причин, по которым вы должны попросить наемных сотрудников заполнять табели учета рабочего времени, в том числе:
- Отслеживание и контроль отпусков и отпусков по болезни . Если ваши наемные сотрудники имеют право на больничный и отпуск, вам необходимо отслеживать а) как они накапливают отпуск и б) когда они берут отпуск в виде дней отпуска по болезни или отпуска.Если ваши наемные сотрудники заполняют табели учета рабочего времени, это поможет вам более эффективно отслеживать, контролировать и управлять их отпусками, а также упрощает весь процесс для вас и вашей команды кадров.
- Более точное управление проектами. Если у вас есть сотрудники, работающие над множеством разных проектов, вам необходимо знать, какое рабочее время уходит на какие проекты; В противном случае будет сложно оценить, как продвигается каждый проект, и нужно ли переключать сотрудников между проектами, чтобы добиться результатов.Если наемные сотрудники заполняют табели учета рабочего времени, а затем сравнивают свое рабочее время с общим рабочим временем проекта, которому они назначены, это может дать вам представление о том, как продвигаются проекты, и нужно ли вносить какие-либо изменения в свои рабочие задания. .
- Не допускайте выгорания. Вы хотите, чтобы у ваших сотрудников был баланс между работой и личной жизнью; если ваши сотрудники работают слишком много, это может быть рецептом выгорания, что не пойдет на пользу ни им, ни вам. Если ваши наемные сотрудники заполняют табели учета рабочего времени, это поможет вам определить, когда сотрудники затрачивают слишком много времени, и поможет вам вернуться к обычному графику, прежде чем они полностью сгорят.
- Повышенная производительность. Если наемный сотрудник работает более 50 часов в неделю и по-прежнему не работает на уровне других членов вашей команды, это дает вам знать, что есть возможность повысить производительность, и вы можете предоставить этому сотруднику необходимое обучение или поддержку. чтобы добиться результатов за меньшее время. Но единственный способ определить эту возможность — это знать, сколько они работают — информация, к которой вы легко сможете получить доступ, когда они заполнят расписание.
- Распознавать красные флажки . Даже несмотря на то, что наемные сотрудники не получают почасовую оплату, вы все равно ожидаете, что они будут находиться там определенное количество часов каждый день. Если наемные сотрудники заполняют табели учета рабочего времени, это подтвердит, что они приходят вовремя и работают разумное количество часов, или, если они опаздывают и уходят каждый день рано, это подскажет вам, что происходит.
Убедитесь, что все ваши сотрудники заполняют табели учета рабочего времени — включая наемных сотрудников
Как владелец малого бизнеса, есть определенные сотрудники (в частности, не освобожденные от налога сотрудники), которые должны заполнять табели учета рабочего времени.Но если вы хотите добиться наилучших результатов для своего бизнеса, вам следует запланировать, чтобы всех ваших сотрудников заполняли табели учета рабочего времени, включая сотрудников, получающих зарплату или освобожденных от уплаты налогов.