Табель учета рабочего времени как правильно заполнять: Что-то пошло не так

Содержание

Ведение табеля учета рабочего времени

    Каждый руководитель обязан вести учет рабочего времени, который оформляется в виде табеля. Обычно ответственным лицом за табель рабочего времени назначают сотрудника отдела кадров согласно приказа №01-06/166 от 15.03.2013 г. «О порядке ведения табеля учета рабочего времени».

   В этом документе нужно указывать по факту отработанное каждым сотрудником время. Для ведения документа применяются специальные формы (№Т-12 и №Т-13). Обработка данных проводится в автоматическом режиме.

Для работы в модуле необходимо в личном кабинете перейти на вкладку «Мой кабинет» и выбрать иконку «Документооборот».

В открывшемся окне выбрать папку «Табель». После выбора данной папки у пользователя откроется экран, содержащий следующий набор иконок:

  • Заполнение табеля УРВ – функционал предоставляющий возможность создания и заполнения табеля УРВ по структурным подразделениям доступным пользователю;
  • Печать табеля УРВ – получение печатной формы табеля УРВ.

Далее по инструкции.

Для чего нужен табель учета рабочего времени?

На основании табеля учета рабочего времени  в организации начисляется заработная плата. Основные задачи табеля: контроль над соблюдением установленных правил и графика; контроль над эффективностью использования рабочего времени; сведения об отработанном каждым сотрудником времени; начисление заработной платы в соответствии с предоставленными данными.

Как заполнять документ?

Графы заполняются на протяжении всего месяца, затем, по завершению этого периода в документе подводятся итоги по тому количеству часов, которое было фактически отработано каждым сотрудником. Следует отмечать также результаты промежуточные, время работы и в первой и во второй половинах учетного месяца.

Все выходы или невыходы сотрудника к своему месту работы, должны фиксироваться методом сплошной регистрации. Такая фиксация подразумевает, что против каждого числа месяца, в бланке документа, должны быть заполнены соответствующие графы, в которых посредством определенного символа (кода), буквенного или цифрового, отражаются – все действия работника в отношении его рабочего времени.Четвертая и шестая графы бланка формата Т-12 имеют две строки. В верхней строке фиксируется буквенное обозначение видов затрат времени по каждому дню месяца (явка, командировка, больничный, отпуск). В графу расположенную ниже, вносится количество часов по ним. К примеру, вышедший на работу 15 мая сотрудник и полностью отработал положенное время (день), то в майском документе в ячейке с числом 15 напротив фамилии работника проставляется буквенное обозначение «Я» и 8 рабочих часов.

Если же работник в этот день находился в командировке в другом городе, то необходимо проставить  код «К». В нижнюю строку вы должны отметку «ноль», потому как в тот день сотрудник трудился в другой организации. Дни выходные и праздничные также обозначаются соответствующими символами. В верхнюю строку формы ставится буквенный код «В», а в нижнюю – цифра «0».

Стоит помнить: все проставленные коды должны иметь документальное подтверждение. К примеру, свое отсутствие по причине болезни, сотрудник должен подтвердить наличием листка временной нетрудоспособности. Если же для проставления соответствующего кода вы не располагаете подтверждающими причину отсутствия работника документом, то ставите отметку («НН») неявка по невыясненным причинам.

Табель учета рабочего времени составляется в одном экземпляре, два раза в месяц: за первую половину календарного месяца и отдельно итоговый табель за весь календарный месяц, подписывается табельщиком, руководителем структурного подразделения и работником кадровой службы, ответственным за ведение кадровой документации по указанному структурному подразделению.

Заполненный и подписанный табель учета рабочего времени передается табельщиком в бухгалтерию для расчета оплаты труда:

— за первую половину месяца — не позднее 12 числа текущего месяца;

— за весь календарный месяц — не позднее 25 числа текущего месяца.

Какие кодовые символы используются в табеле учета. При заполнении ведомости, фиксирующей отработанное время, используются определенные символы (буквы или цифры). Эти символы указаны на титульной странице формы №Т-12.

Самые распространенные обозначения:

Я – дневные часы;

НН – отсутствие на рабочее место по невыясненным причинам;

В – выходные и праздничные дни;

Н – ночные часы;

РВ – работа в праздничные и выходные дни;

С – сверхурочные часы;

Б – дни временной нетрудоспособности;

К – командировочные дни;

ОТ – ежегодный основной оплаченный отпуск;

ОЗ – неоплачиваемый отпуск;

У – отпуск на период обучения.

Как заполнить табель учета рабочего времени в 1С – Учет без забот

Опубликовано 15. 01.2015 23:46
Автор: Administrator
Просмотров: 54962

Вопросы по заполнению табеля учета рабочего времени в 1С мне задают достаточно часто, поэтому я решила написать на эту тему статью, в которой расскажу об основах работы с данным документом: как его правильно заполнять и обязательно ли это делать всем организациям; как быть, если табель не заполняется и каким образом исправить ошибки в этом документе на примере программы 1С: Зарплата и управление персоналом 8. 

Итак, первым делом, давайте разберемся, как ведется учет рабочего времени в программах 1С, и для чего нужно заполнять табель.

Для каждого сотрудника при приеме на работу обязательно указывается график, который представляет собой плановые данные о рабочем времени. Если в течение месяца сотрудник заболел, пошел в отпуск, уехал в командировку и пр., то для регистрации всех этих событий используются специальные документы. Таким образом, у программы есть информация о том, сколько дней/часов в месяце сотрудник должен был отработать, и о том, сколько дней он отсутствовал на рабочем месте по разным причинам. Как правило, если сотрудники работают строго по графику (например, стандартная пятидневка), то этой информации достаточно для расчета зарплаты, и тогда табель можно не заполнять.

А вот если в вашей организации есть сотрудники, которые работают вахтовым методом или по сменному графику, при этом периодически выходят работать не в свою смену, т.е. рабочее время невозможно заранее планировать на год вперед, тогда нужно обязательно регистрировать в программе фактически отработанное время за каждый месяц, т.е. вводить табель учета рабочего времени.

Для того, чтобы заполнить табель в программе, необходимо перейти на вкладку «Расчет зарплаты» и выбрать пункт «Табель учета рабочего времени».

Если Вы обратили внимание, то на данной вкладке есть еще один пункт с таким названием, который расположен ниже, под словом «Отчеты».

За данным пунктом скрывается просто печатная форма табеля (Т-13), а не документ. Но опять же в том случае, если у вас стандартные графики, и изменений вносить в табель не требуется, то можно воспользоваться данным отчетом для того, чтобы получить печатный вариант табеля, не заполняя сам документ.

Если табель все-таки необходимо заполнять, то создаем новый документ и выбираем организацию. Поле «Подразделение» можно оставить пустым, тогда табель будет формироваться по всем сотрудникам. Затем указываем необходимый месяц, также можно выбрать режим заполнения: «Весь месяц», «Первая половина месяца» или «Вторая половина месяца». Еще одна настройка — это способ ввода времени, тут возможны два варианта: по дням периода и сводно. Рассмотрим сначала первый вариант, нажимаем кнопку «Заполнить» — «По всем сотрудникам».

При таком варианте видно детализированную информацию, и я рекомендую использовать именно данный способ заполнения, т.к. в этом случае не будет проблем с печатной формой табеля, и будут автоматически рассчитываться абсолютно все начисления, в том числе при кадровых перемещениях.

Если табель не заполнился, особенно за январь или при начале работы в программе, то скорее всего дело в том, что не заполнены графики работы на новый рабочий год. Почитать о такой проблеме более подробно можно в статье Почему не рассчитываются отпускные за январь?

Если при заполнении табеля вы видите ошибки такого плана как: 

— не попадают дни отпуска, командировок или больничных; 

— проставляется больничный или отпуск в то время, как сотрудник работал в эти дни;

— не отражены прогулы, отпуска за свой счет и другие неявки;

то такие ошибки не нужно исправлять в табеле. Правильный вариант — искать их причину в других документах, а потом автоматически перезаполнять документ.

А вот в том случае, если сотрудник работает вахтовым методом или по нецикличному сменному графику (например, выходил работать в другие смены), то изменения можно внести вручную. Итоговое количество отработанных дней и часов при этом будет пересчитано автоматически.

При выборе сводного способа ввода информации, вы увидите несколько другую форму документа. Состав колонок можно изменить, нажав соответствующую кнопку над табличной частью. Например, можно добавить колонки с количеством дней в отпуске или командировке.

После заполнения документ можно распечатать по форме Т-13, нажав на соответствующую кнопку в нижней части экрана. 

Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов 


Добавить комментарий

Табель учета рабочего времени — бланки и их заполнение

Чтобы корректно начислять вознаграждение, организации учитывают фактический период выполнения производственных задач.

Правила заполнения табеля учета желательно знать каждому сотруднику (и тому, кто ведет учет, и самому работнику, чтобы иметь возможность проверить корректность определения размера заработной платы). Нюансы заполнения и бланки для распечатки — ниже в статье.

Нужно ли вести учетный документ

Такую обязанность предусматривает статья 91 ТК РФ, а Госкомстат разработал специальные формы учета — Т-12 и Т-13 (ОКУД 0301007 и 0301008 соответственно) для ООО и ИП. Табель помогает руководству и специалистам бухгалтерии и отдела персонала компании решать следующие задачи:

  • контролировать время выполнения производственных обязанностей;
  • учитывать количество неявок, опозданий и нарушений трудовой дисциплины;
  • оперативно рассчитывать размер вознаграждения и составлять различные виды отчетности на основании зафиксированной информации.

Табель предоставляет возможность бухгалтеру по заработной плате ответить на вопросы и обосновать размер вознаграждения работника в случае возникновения конфликтной ситуации.

Специалисты кадрового отдела могут использовать данные табеля для определения количества неявок и обоснования дисциплинарных взысканий.

При увольнении сотрудника ему предоставляют выписку из табеля, где отражены нарушения графика нахождения на рабочем месте. Выдача ее регламентирована 62 статьей ТК РФ и возможна только при наличии письменного запроса самого увольняемого. Выписка либо копия табеля выдается в течение трех дней после подачи заявления.

Предприятие или ИП может применять у себя документ собственной разработки.

Скачать табель учета рабочего времени.

Порядок ведения

Методическими рекомендациями предусмотрено, что документ обязан вести специальный сотрудник, а подписывает его в конце периода руководитель подразделения, где осуществляется учет времени нахождения персонала на своих местах, и специалист отдела кадров. Правильно оформленный табель передается бухгалтеру, ответственному за начисление зарплаты персоналу.

Бланк табеля учета рабочего времени

Законодательством не определена специальная должность сотрудника, осуществляющего оформление документа. Этим может заниматься любой работник организации. Однако необходимо закрепить у него данную обязанность приказом либо отразить в трудовом соглашении. В противном случае требование ведения табеля будет неправомерно.

В крупных компаниях ответственный за учет времени нахождения работников на своих местах назначается в каждом структурном подразделении. Он готовит документ, а затем передает его для согласования руководителю. После утверждения он попадает к сотруднику отдела персонала. Тот, в свою очередь, заполняет необходимые для себя статистические данные, проверяет правильность оформления и отдает документ в бухгалтерию.

В небольших организациях данная процедура значительно проще: табель ведет секретарь или кадровик, который утверждает его у руководителя и сразу передает главбуху.

Как правильно заполнять

На практике существует два способа оформления документа:

  • сплошной — отмечают все поля;
  • отражение отклонений — в табеле прописывают только прогулы, неявки, болезни, отпуск и так далее.

Наиболее популярным является первый метод. При его использовании инструкция по ведению табеля учета рабочего времени будет выглядеть так:

  1. Вписываем в соответствующие поля наименование предприятия и его подразделения, где осуществляется учет.
  2. Указываем код ОКПО в соответствии с письмом, полученным из Росстата при регистрации компании.
  3. Пишем дату и номер формирования документа. Логично указать последний день расчетного месяца, а номер присваивается каждый месяц.
  4. Заполняем сведения о сотруднике. Обязательными реквизитами является ФИО, должность, номер (назначается при трудоустройстве и сохраняется на протяжении всего периода выполнения обязанностей в компании), специальные обозначения, отражающие его статус в определенный день.
  5. Суммарное количество отработанного времени за расчетный период (для аванса — 2 недели, для полной заработной платы — месяц).
  6. Отражаем сведения, которые требуются для определения вознаграждения: код дохода, счет учета издержек, количество дней и часов фактического нахождения на работе.
  7. Информация о причинах отсутствия.
  8. Должность, ФИО и подпись ответственного.

Образец заполнения табеля учета рабочего времени форма Т-13

В документе используются следующие условные обозначения:

  • Я — явка, когда работник находился на своем месте и выполнял должностные обязанности;
  • В — выходной;
  • К — командировка;
  • ОТ — отпуск;
  • Б — отсутствие по болезни;
  • ПР — прогул без уважительной причины.

Также есть условные обозначения работы во время повышения квалификации, различных режимов труда (неполный или сокращенный день), видов отпусков и так далее.

Данный документ учета обеспечивает контроль трудового режима сотрудников. Он приходится кстати в спорах при увольнении, начислении зарплаты. Поэтому его ведут не только по причине установленной законодательством обязанности заполнять и хранить табель, но и для удобства работы предприятия.

Табель учета рабочего времени. Бланки и образцы заполнения формы Т-12 и Т-13

Заполните бланк без ошибок за 1 минуту!

Бесплатная программа для автоматического заполнения всех документов для торговли и склада.

  • Счета на оплату
  • Счета-фактуры
  • Накладные
  • Путевые листы
  • Доверенности
  • Акты выполненных работ
  • Акты приемки, инвентаризации
  • Коммерческие предложения
  • Кассовые ордеры

Класс365 – быстрое и удобное заполнение всех первичных документов

Табель учета времени по форме № Т-12 используется в следующих случаях:
— для учёта использования рабочего времени работниками организации, независими от их категории;
— для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени;
— для получения данных об отработанном времени;
— для расчёта заработной платы.

Сведения из данного документа используются также для составления статистической отчетности по труду.
Унифицированная форма утверждена постановлением Госкомстата России от 05. 01.2004 г. № 1.

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно

«Класс365» — онлайн программа для всех:

  • 50 актуальных бланков документов
  • Торговый и Складской учёт
  • CRM-система для работы с клиентами
  • Банк и Касса
  • Интеграция с интернет-магазинами
  • Встроенная почта и отправка SMS

Бесплатно для одного пользователя

Как правильно заполнить формы Т-12 и Т-13

За ведение табеля отвечает уполномоченное на это лицо. Табель составляется в одном экземпляре, подписывается руководителем структурного подразделения и сотрудником кадровой службы. Далее документ направляется в бухгалтерию, которая использует табель в качестве основания для начисления заработной платы работникам.

Для отражения использования рабочего времени за каждый день в графах с 4 по 18 и с 20 по 35 отведено две строки: одна для указания вида затрат рабочего времени, другая — для записи количества часов по ним. Перечень условных обозначений видов затрат рабочего времени приведён на первых страницах формы № Т-12 (см. бланк и образец выше).

Табель по форме № Т-13 применяется в условиях автоматизированной обработки данных.
В данной форме применяются те же условные обозначения, что и в форме № Т-12.
В графах 7, 8, 10 и 11 указываются приведённые ниже коды вида оплаты и корреспондирующие счета по направлениям затрат.

Коды вида оплаты:
— 2000 (заработная плата, командировочные и другие служебные),
— 2012 (отпускные),
— 2300 (пособие по временной нетрудоспособности).

Корреспондирующие счета бухгалтерского учёта:
— 20 (оплата труда работникам основного производства),
— 23 (оплата труда работникам вспомогательных производств),
— 26 (оплата труда управленческому персоналу),
— 44 (оплата труда работникам, занятым в торговой деятельности или в операциях по продаже готовой продукции).

Как автоматизировать работу с документами и не заполнять бланки вручную

Автоматическое заполнение бланков документов. Сэкономьте свое время. Избавьтесь от ошибок.

Подключитесь к КЛАСС365 и пользуйтесь полным спектром возможностей:

  • Автоматически заполнять актуальные типовые формы документов
  • Печатать документы с изображением подписи и печати
  • Создавать фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
  • Составлять лучшие коммерческие предложения (в том числе по собственным шаблонам)
  • Выгружать документы в форматах Excel, PDF, CSV
  • Рассылать документы по email прямо из системы

С КЛАСС365 вы сможете не только автоматически готовить документы. КЛАСС365 позволяет управлять целой компанией в одной системе, с любого устройства, подключенного к интернету. Легко организовать эффективную работу с клиентами, партнерами и персоналом, вести торговый, складской и финансовый учет. КЛАСС365 автоматизирует всё предприятие.

где найти и как заполнить

Рассмотрим, где в 1С ЗУП 8.3 найти и как заполнить табель учета рабочего времени. Сразу скажу, что найти в 1С Бухгалтерии 8.3 табель учета времени работы не получится, так как его нет.

Табель необходим для сотрудников, у которых зарплата повременная. то есть зависит от фактически отработанного времени.

Перед началом работы с табелем рекомендую обновить или заполнить производственный календарь.

В программе 1С ЗУП учет отработанного времени можно вести разными методами, а точнее двумя:

  • первый метод — метод «отклонений». При этом методе регистрируются отклонения от графика (например, неявки или, наоборот, сверхурочные часы). За основу берутся данные графика работы;
  • второй метод — метод «сплошной регистрации». С применением этот метода одновременно ведутся документы-отклонения и регистрируется фактически затраченное время.

График работы в 1С ЗУП 8.3

Когда создается приказ о приеме сотрудника на работу, необходимо произвести настройку графика работы — в нем фиксируется запланированное рабочее время сотрудника. Если происходит кадровое перемещение, график тоже нужно обязательно указывать (назначать новый или оставлять прежний). Реквизит «График работы» в документах приема или перемещения обязателен. Графики работы в организации определяются в справочнике «Графики работы».

Расхождения с графиком в 1С 8.3 фиксируются следующими документами:

В разделе «Учет времени» (меню «Зарплата») можно настроить для сотрудника индивидуальный график на определенный период. При этом случае запланированное основным графиком время исчисляться для сотрудника не будет. Оно будет определяться по индивидуальному графику.

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Табель рабочего времени в 1С не заполняется в следующих случаях:

  • Когда все сотрудники предприятия работают по пятидневке.
  • Когда в организации действует несколько цикличных графиков и отсутствуют отклонения, кроме отгулов, отпусков, больничных и прочее.

Случаи, когда табель в 1С 8.3 заполнять необходимо:

  • При использовании сложных нецикличных графиков учета рабочего времени.
  • Когда в организации постоянно меняются смены между сотрудниками, работающими по сменным графикам.
  • При применении в организации вахтовых методов и так далее.

Работа с Табелем учета рабочего времени в 1С Зарплата

Рассмотрим пошаговую инструкцию по вводу и настройке табеля в 1С 8.3 ЗУП.

Табель учета в 1С ЗУП находится в меню «Зарплата», далее в разделе «Учет времени» перейти по ссылке «Табели» к списку табелей.

В списке нажмем кнопку «Создать». Откроется окно создания нового документа:

Заполнение табеля происходит в соответствии с утвержденными буквенными обозначениями. Они описаны в справочнике «Виды использования рабочего времени», который находится в меню «Настройка».

Можно заполнить табель автоматически, нажав кнопку «Заполнить», и потом при необходимости отредактировать его.

Обязательно предварительно нужно выбрать организацию и период табеля.

Внимание. При суммированном учете рабочего времени необходимо вводить часы отсутствия (например, командировки). Но кроме отпусков и больничных. Это необходимо для расчета часов, за которыми будет сохраняться средний заработок. Эти часы будут браться именно из табеля, а не из кадровых документов.

После заполнения табеля нажимаем кнопку «Провести и закрыть».

К сожалению, мы физически не можем проконсультировать бесплатно всех желающих, но наша команда будет рада оказать услуги по внедрению и обслуживанию 1С. Более подробно о наших услугах можно узнать на странице Услуги 1С или просто позвоните по телефону +7 (499) 350 29 00. Мы работаем в Москве и области.

Правила заполнения табеля учета рабочего времени — 2021

Когда поднимается вопрос об использовании форм бланка табеля, проходящих под номерами Т-12 и Т-13

Ст. 91 Трудового кодекса РФ обязывает всех без исключения работодателей вести учет времени, фактически отработанного сотрудниками.

Кроме того, нормы ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ требуют от организаций документального оформления всех фактов своей хозяйственной жизни, к которым относится и выход/невыход сотрудника на работу.

Совокупность вышеуказанных нормативных актов делает необходимым оформление табелей учета рабочего времени всеми предприятиями и индивидуальными предпринимателями, имеющими наемных работников. Именно табель является тем учетным документом, где содержатся данные об отработанном и не отработанном работниками времени.

До вступления с 01.01.2013 в силу отдельных норм закона «О бухучете» в компаниях обязательными для ведения табеля учета рабочего времени считались формы, получившие название унифицированных и наравне с другими документами первичного учета включенные в постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1. В нем есть 2 формы табеля: Т-12 (для проставления обозначений от руки) и Т-13 (для автоматизированного заполнения).

В настоящее время организации вправе разработать собственные формы табеля и использовать их. Но большинство предприятий продолжают применять формы табеля, предложенные законодателем. А если они не полностью отвечают нуждам делопроизводства, в бланк вносятся небольшие корректировки путем добавления или вычеркивания отдельных граф или реквизитов.

Если скачать простой образец табеля, как правильно его заполнять

Если в организации было принято решение использовать унифицированную форму, то с простым бланком табеля учета рабочего времени можно ознакомиться в указанном выше постановлении Госкомстата.

Для вашего удобства в начале нашей статьи мы разместили доступный для скачивания бланк табеля Т-12. Там же можно скачать бланк, обязательный к применению бюджетными учреждениями.

К сожалению, образца заполнения табеля учета рабочего времени в постановлении Госкомстата нет, но есть правила его заполнения, актуальные для 2021 года (приведены в последнем разделе документа).

Сам же табель учета рабочего времени выглядит как таблица, в которой напротив каждой фамилии сотрудника делаются отметки на протяжении 31 дня. Каждый день помечается определенным кодом, отображающим явку/неявку сотрудника и причины этого, причем все причины должны иметь документальное подтверждение.

В графе, расположенной под кодом, предусмотрено место для указания продолжительности выхода/невыхода на работу (можно указывать часы или минуты).

Подпишитесь на рассылку

Если же говорить о методике заполнения, то работодатель может выбрать, как заполнить табель учета рабочего времени:

  • либо методом, по которому регистрации подлежат все действия и для каждого дня проставляются свои обозначения;
  • либо методом, когда отображению подлежат лишь отклонения от нормального рабочего режима и в табеле отмечаются только те дни, когда сотрудник не работал, хотя и должен был, или работал с определенными особенностями.

В конце графы есть место для итогового учета за месяц отработанных и выходных дней, а также дней, требующих отдельного подхода при расчете зарплаты, например командировок или больничных.

В форме Т-12 табеля перечисляются обозначения, которые допустимы при заполнении (многие бухгалтеры и кадровые служащие пользуются ими даже без подсказок), — эти же обозначения проставляются и в форме Т-13. Унифицированные коды, применяемые для обозначения рабочего/нерабочего времени, приведены на картинке ниже.

В наших статьях вы можете ознакомиться с правилами применения кодов в табеле. Например:

При этом в компаниях могут быть внедрены и свои обозначения, если сотрудникам, отвечающим за ведение табеля и интерпретацию информации из него, так будет удобнее.

Отличительной чертой формы Т-12 является возможность рассчитать заработную плату прямо в табеле, для чего предназначается раздел 2 (страницы 3–4). Если в компании учет рабочего времени ведется отдельно от расчета оплаты труда, раздел 2 формы Т-12 можно не заполнять.

На какой срок рассчитаны формы Т-12 и Т-13 табеля учета рабочего времени — на год или на месяц

В обеих формах табеля предусмотрено место только для проставления обозначений на протяжении 31 дня. Следовательно, табель учета рабочего времени может вестись только на протяжении месяца. Каждый месяц табель закрывается, подписывается уполномоченным лицом и сдается в бухгалтерию. Таким образом, за год в бухгалтерии накапливается 12 бланков табеля, которые учитываются при расчете начислений.

***

Каких-либо нововведений на законодательном уровне в правилах, по которым происходит заполнение табеля, в 2021 году не произошло. Если же подобные изменения произошли в рамках какой-либо конкретной организации (например, была скорректирована форма табеля или добавлена новая графа), то об этом в обязательном порядке должен уведомляться сотрудник, ответственный за ведение и заполнение табеля.

***

Еще больше материалов по теме — в рубрике «График и учет рабочего времени».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Создание и заполнение табеля учета рабочего времени в 1С

Если в Вашей организации зарплата сотрудников зависит от фактически отработанного времени, то Вы наверняка знаете, как вести табель учета рабочего времени. Если нет, воспользуйтесь нашей инструкцией.

Чтобы приступить к работе с табелем в первую очередь Вам нужно будет заполнить производственный календарь. Для этого перейдите на вкладку Настройка и выберите пункт Производственные календари.

Чтобы вести учет рабочего времени в программе 1С: Зарплата и управление персоналом, Вы можете использовать два способа:

  • Метод отклонений – используя этот метод, программа будет регистрировать отклонения от составленного графика работы сотрудника.
  • Метод сплошной регистрации – этот метод включает в себя регистрацию как отклонений от рабочего графика так и фактически затраченное время.

Когда сотрудника принимают на работу, в его личной карточке должен указываться график работы. Если его нет, то обязательно заполните его.

Регистрация расхождений с установленным графиком происходит с помощью таких документов: Начисление по больничному листу, Начисление отпуска, Отпуск по уходу за ребенком.

Перейдите на вкладку Зарплата в пункт Учет времени и создайте индивидуальный график для определенного сотрудника (по необходимости).

Табель учета рабочего времени нужно вести тогда, когда в Вашей организации сотрудники работают по нецикличным графикам учета рабочего времени. Также это необходимо если смены сотрудников постоянно меняются между собой.

Для начала работы и заполнения табеля перейдите на вкладку Зарплата в блок Учет времени и нажмите пункт Табели. В открывшемся окне с помощью кнопки Создать, сформируйте новый документ.

Обязательными для заполнения являются поля: Организация, период.

Затем с помощью кнопки Заполнить сформируйте документ и по необходимости внесите в него свои коррективы.

Табель учета рабочего времени заполняется в соответствии со специальными буквенными обозначениями. Более детально ознакомиться с ними Вы можете на вкладке Настройка в пункте справочника Виды рабочего времени.

После заполнения документа нажимаем Провести и закрыть.

Что делать, если сотрудник забывает отправить свой табель рабочего времени

В идеальном мире расчет заработной платы для вашего бизнеса прошел бы максимально гладко.

Каждый из ваших сотрудников будет помнить о своевременном представлении своего расписания. Все часы были бы правильными и полностью заполненными. Вы быстро и легко рассчитаете фонд заработной платы, а затем перейдете к другим вещам.

Но, конечно, это не идеальный мир.

Сотрудники — всего лишь люди и иногда делают ошибки.Они забывают приходить на работу в начале смены или забывают выходить в конце. Они неправильно заполняют табель учета рабочего времени. Или они вообще забывают отправить его.

Когда ваш сотрудник забывает предоставить свой табель учета рабочего времени, это может вызвать огромные хлопоты и потерять много времени. Итак, что вы делаете, чтобы разрешить ситуацию — и не допустить ее повторения в будущем?

Должен ли я им платить?

Да, это так.Закон о справедливых трудовых стандартах гласит, что все сотрудники должны получать оплату за отработанное время. Это означает, что вы не можете закрепить их заработную плату, даже если ваш сотрудник забыл предоставить свой табель учета рабочего времени. Кроме того, незаконно удерживать их зарплату или задерживать ее каким-либо образом в качестве дисциплинарной меры.

Вы должны платить своим сотрудникам за отработанные часы, в противном случае они будут иметь право связаться с Министерством труда и подать жалобу.

Согласно закону FLSA, вы как работодатель обязаны вести учет часов, отработанных сотрудниками.Таким образом, даже если ваши сотрудники должны отправлять свои табели учета рабочего времени, в конечном итоге это ваша ответственность.

Ваш сотрудник забывает отправить свое расписание — что теперь?

Первый шаг — выяснить, сколько они работали, чтобы вы могли приложить все усилия, чтобы правильно им заплатить. Проще всего заплатить сотруднику за часы, которые он должен отработать. Если вам или их руководителю известно о каких-либо дополнительных часах, вы также можете добавить их.

Вы также можете попросить сотрудника предоставить вам устное подтверждение количества отработанных часов. Он не на 100% точен, но это лучшее, что вы можете сделать в данной ситуации, и поможет избежать потенциального штрафа.

(Профессиональный совет — Boomr имеет удобную функцию сменного копирования, которая сэкономит вам немного времени, если ваш сотрудник забудет отправить свой табель учета рабочего времени. Допустим, Дэниел забыл приходить и уходить всю неделю, но вы знаете, что он работал с 8 утра. — 16:00 каждый день.Вы можете просто ввести эти часы в понедельник, а затем скопировать их на оставшуюся часть недели. Это избавит вас от необходимости вводить часы в каждый день.)

Следующий шаг — подумать, как этого не допустить в будущем. К счастью, есть несколько вещей, которые вы можете сделать, чтобы снизить вероятность того, что сотрудник забудет свое расписание.

Как избежать забытых расписаний

Установите четкую политику

Могут ли ваши пропущенные табели учета рабочего времени быть результатом того, что сотрудники не понимают, как и когда их отправлять?

Убедитесь, что в вашем справочнике для сотрудников четко указано, когда и как следует отправлять табели учета рабочего времени.Они должны подаваться в один и тот же день каждую неделю или месяц и всегда должны подаваться одинаково. Хорошая идея — помочь новым сотрудникам заполнить первый табель учета рабочего времени, чтобы убедиться, что они все поняли.

Процесс должен быть максимально простым. Устраните как можно больше ручных операций и постарайтесь сделать учет времени как можно более автоматическим. Если у сотрудников есть какие-либо вопросы о политике отправки табелей учета рабочего времени, дайте им знать, что они должны задать вам вопрос задолго до установленного срока.

Настроить напоминание

Иногда проблему забытых табелей можно решить с помощью простого напоминания. Boomr имеет функцию автоматического напоминания о расписании, которая избавила многие компании от неприятностей и головной боли.

Вы можете настроить его так, чтобы ваши сотрудники получали push-уведомления на свои мобильные устройства, которые напоминали им приходить и уходить. Эти уведомления можно отправлять в начале и конце смен, а также во время запланированных перерывов.

Также можно установить напоминания, чтобы они были связаны с местоположением GPS. Ваши сотрудники получат уведомление о необходимости приходить на работу, когда они прибывают на место работы, и напоминание об уходе, когда они уходят.

Простое уведомление может действительно помочь напомнить вашим сотрудникам, особенно если у них много дел и они отвлекаются. Иногда это все, что нужно для решения проблемы, когда сотрудник забывает отправить свой табель учета рабочего времени.

Вознаграждайте тех, кто все делает правильно

Творческие стимулы также могут быть эффективными для поощрения ваших сотрудников к отправке расписаний. Например, вы можете ежемесячно выдавать вознаграждения или льготы всем сотрудникам, которые представили свои часы точно и вовремя.

Или сообщите своим сотрудникам, что если все сдадут свое недельное расписание к определенному времени в пятницу, вы закажете пиццу и пиво для офиса, чтобы отпраздновать это событие.Никто не хочет быть тем, кто забывает и подводит команду!

Может потребоваться дисциплина

Нельзя наказать сотрудника, который забывает сдать табель учета рабочего времени, не платя ему. Однако вы можете применять справедливую и соответствующую дисциплину, если она применяется без дискриминации.

У вас должна быть политика прогрессивной дисциплины на рабочем месте. Это может включать устные предупреждения, затем переходить к письменным предупреждениям, приостановке и, в конечном итоге, прекращению.Если отказ от отправки расписаний становится проблемой, вы можете выполнить эти дисциплинарные меры так же, как и в случае любого другого нарушения политики на рабочем месте.

Конечно, хотя ваши сотрудники могут потерять работу из-за забытого расписания, они все равно не могут потерять зарплату из-за этого. По-прежнему важно платить им за все отработанные часы — на протяжении всего дисциплинарного процесса.

С помощью этих советов (и полезных функций в программном решении для учета рабочего времени, таком как Boomr) вы можете снизить вероятность того, что табели будут забыты, и максимально упростить учет рабочего времени.

Обращайтесь с осторожностью: рекомендации по расписанию сотрудников

Отслеживание рабочего времени и посещаемости ваших сотрудников является важной частью ведения точного расчета заработной платы, управления личным отпуском и ведения учета сотрудников. Вы можете задокументировать информацию о времени и посещаемости, создав расписание сотрудников.

Чтобы соответствовать трудовому законодательству, вы должны понимать, что такое табель учета рабочего времени, как его составлять и ваши обязанности по ведению документации.

Что такое табель учета рабочего времени?

Табель учета рабочего времени — это физическая или цифровая запись, в которой указано количество часов, отработанных сотрудником в течение периода оплаты. Таблицы учета рабочего времени дают вам необходимую информацию для расчета заработной платы и дают сотрудникам правильную заработную плату.

Без табелей учета рабочего времени вы не узнаете, сколько обычных и сверхурочных часов отработал сотрудник. Это может подвергнуть ваш бизнес неправильной выплате заработной платы, несуществующей документации, проверкам и даже судебным искам.

Вы также можете разбить табели учета рабочего времени, чтобы знать, сколько времени сотрудники тратят на разные проекты или задачи.Это может быть полезно для выставления счетов клиентам.

Чтобы создать табели учета рабочего времени, вам необходимо знать, сколько сотрудники работают в течение периода оплаты. Вы можете использовать их вместе с табелями учета рабочего времени сотрудников, такими как часы, отпечатки пальцев или цифровые часы.

В соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах (FLSA) вы можете использовать любой метод учета рабочего времени сотрудников. Однако расписания, которые вы используете, должны быть полными и точными.

Вы можете использовать бумагу, электронные таблицы или системы учета рабочего времени для малого бизнеса для создания расписаний.Какой бы метод вы ни использовали, обязательно сохраняйте табели учета рабочего времени в своих записях.

Информация включена в табели учета рабочего времени

Расписания должны быть структурированы. Большинство расписаний имеют формат диаграммы. Табель рабочего времени сотрудника должен включать следующую информацию:

  • Имя сотрудника
  • Расчетный период
  • Дата работы
  • Отработанный день
  • Наработано часов
  • Всего часов рабочей недели

Если вы предлагаете оплачиваемый выходной (PTO) или оплачиваемый отпуск, ваши табели учета рабочего времени должны учитывать это.

Пример расписания

Лучшие практики рабочего времени и посещаемости

Поскольку ведение точных расписаний является важной задачей малого бизнеса, вот несколько полезных советов.

Вы должны включить информацию об учете рабочего времени и отправке табелей рабочего времени в справочник сотрудника. Объясните, как сотрудники должны отслеживать и записывать время, политику вашей компании и сроки выполнения. И убедитесь, что сотрудники знают, имеют ли они право на сверхурочную работу или нет.

Используйте единый метод хронометража, чтобы оставаться организованным. Например, запись часов, отработанных сотрудником на бумаге в одну неделю и в электронной таблице, в следующую — это рецепт катастрофы.

Сотрудники должны подписать и отправить вам свои табели учета рабочего времени после того, как введены их данные. Просмотрите расписания, прежде чем утверждать их, чтобы убедиться, что они точны. Сравните данные табеля рабочего времени с графиками работы, чтобы сотрудники не подделали табели учета рабочего времени.

Установите регулярное расписание.Во избежание путаницы требуйте, чтобы сотрудники сдавали табели учета рабочего времени в один и тот же день в каждый платежный период. Таким образом, вы сможете вовремя платить сотрудникам, особенно если вы платите прямым переводом.

Убедитесь, что информация, которую вы вводите в расписании, верна. Нельзя записывать, что сотрудники работали меньше, чем они, чтобы не платить заработную плату.

Программное обеспечение учета рабочего времени, которое интегрируется с вашим программным обеспечением для расчета заработной платы, может упростить расчет заработной платы. Вместо того, чтобы вручную вводить информацию о расписании в ваше программное обеспечение для расчета заработной платы, их часы загружаются автоматически.

Как долго вам нужно хранить табели учета рабочего времени?

В соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах вы обязаны хранить табель учета рабочего времени и соответствующую информацию (например, табели учета рабочего времени) в своей ведомости заработной платы в течение двух лет.

Вам нужен более эффективный способ управления расписаниями? Онлайн-программное обеспечение Patriot интегрируется с нашим онлайн-программным обеспечением для расчета заработной платы. Время прихода и ухода сотрудников онлайн. Затем вы утверждаете их рабочее время и запускаете расчет заработной платы. Попробуйте оба варианта бесплатно сегодня!

Это не является юридической консультацией; Для большей информации, пожалуйста нажмите сюда.

Инструкции по тайм-карте

— West Sound Workforce

Заполнение табеля учета рабочего времени

  1. Название компании: Напишите название компании, в которой вы работаете.
  2. Имя сотрудника: Напишите свое имя.
  3. Воскресенье, заканчивающееся неделей: Напишите дату воскресенья, следующего за первым днем ​​недели, когда вы работали. Например: Если вы работали в понедельник, 1 сентября, и вторник, 2 сентября, ваша дата окончания недели — воскресенье, 7 сентября.Запишите его в формате ММ / ДД / ГГ: 9/7/08.
  4. Несчастный случай / травма: Отметьте соответствующие поля, чтобы указать, были ли у вас травмы на рабочем месте в течение рабочей недели, а также обращались ли вы за медицинской помощью в связи с какой-либо травмой.
  5. Подпись сотрудника: Подпишите свое имя.

Отмечая часы

После каждого рабочего дня:

  • Напишите дату, время, когда вы начали, время, когда вы закончили, и количество минут, которые вы потратили на обед, в соответствующие поля
  • Рассчитайте общее количество отработанных часов, округлив до ближайшей четверти часа, и запишите это число в поле «Часы»
    Например: 6 часов 5 минут превращаются в 6 часов; 6 часов 10 минут превращаются в 6.25 часов

В конце недели:

  • Сложите все отработанные часы и запишите их в поле «Общее количество часов». коробка
  • Попросите своего руководителя заполнить и подписать раздел для клиентов на вашей табеле учета рабочего времени

Примечание: для своевременной обработки необходима подпись руководителя

Отправьте свою карту учета рабочего времени

Ваша учетная карточка должна быть сдана до 17:00 в понедельник: Если вы сдадите свою учетную карточку после крайнего срока в 17:00 в понедельник, ваша зарплата будет задержана на одну неделю.

Неправильные или неполные табели учета рабочего времени: Таблицы учета рабочего времени, в которых отсутствует необходимая информация или содержат ошибки, будут обрабатываться дольше и могут задержать получение платежа.

Убедитесь, что ваши табели учета рабочего времени аккуратно и правильно заполнены и подписаны клиентом. Свяжитесь с нами прямо сейчас, если у вас возникли трудности с получением подписи клиента.

  • Белый лист: Копия West Sound Workforce
  • Розовый лист: Ваш экземпляр
  • Желтый лист: Копия клиента

Прочая информация

  • Сохраните копию своей табеля учета рабочего времени для своих записей: Сохраните копию каждой карточки учета рабочего времени, чтобы сохранить подтверждение всех ваших отработанных часов.Розовая простыня останется у вас.
  • Если вы работаете более чем с одним клиентом в неделю: Вам нужно будет предоставить отдельную карточку учета рабочего времени для каждого клиента, с которым вы работаете в течение недели.
  • Сверхурочные: Вам будут платить сверхурочные, если вы работаете более 40 часов в неделю. Компания-клиент ДОЛЖНА заранее одобрить сверхурочную работу.
  • Перерывы на еду: Закон штата требует, чтобы вам было предложено не менее 30 минут для перерыва на обед, если вы работаете более 5 часов подряд.Если вы решите не делать перерыв на еду, напишите «отказано добровольно» в коробке для обеда на этот день на своем табеле учета рабочего времени. Затем вам нужно будет подписать отказ от перерыва на обед в качестве записи о своем решении. Если вам отказывают в перерыве на обед, как можно скорее свяжитесь с сотрудниками West Sound Workforce.
  • Получение чека по почте: Мы отправим чек по почте на адрес, который вы укажете в форме W-4. Чеки отправляются по почте по средам и обычно прибывают к пятнице или субботе. Мы не можем контролировать, что происходит, когда чек отправляется по почте.Мы не можем повторно выписать чек о заработной плате до истечения 2 недель с даты первоначальной выдачи. Если вы не получите свой чек и хотите перевыпустить его до окончания двухнедельного периода, с вас будет взиматься комиссия за прекращение выплаты (в настоящее время 32,00 доллара США). Если в конце двухнедельного периода вы сочтете, что чек утерян, вам будет предложено подписать форму выпуска, чтобы мы могли повторно выписать чек.
  • Получение чека: Чеки доступны для получения по пятницам после 8:00.Вы можете попросить другого человека забрать ваш чек, если вы заранее сообщите нам об этом.

Могут ли менеджеры изменять расписания сотрудников?

Да. В соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах (FLSA) работодатели должны вести определенные записи для сотрудников, не освобожденных от налогов, включая количество отработанных часов каждый день и общее количество часов, отработанных за каждую рабочую неделю. Работодатели могут использовать любой метод учета рабочего времени по своему выбору, включая письменные табели учета рабочего времени, таймеры или автоматизированные системы учета рабочего времени. Работодатели могут разрешить руководителям вести учет рабочего времени своих сотрудников, попросить сотрудников отслеживать свое собственное время или разрешить сочетание этих двух методов.Однако в соответствии с FLSA работодатели, а не сотрудники, несут полную ответственность за ведение этих записей. По этой причине работодатели имеют возможность изменять записи рабочего времени сотрудников, но должны гарантировать, что записи точно отражают фактически отработанное время.

Есть только определенные моменты, когда работодатели должны изменять учет рабочего времени сотрудников. Например, если сотрудник забывает записать время своего начала в табель учета рабочего времени или забывает ввести часы, работодатель может ввести время сотрудника в любой записи, чтобы обеспечить правильную оплату труда.Другой пример — когда сотрудник заболел. Работодатель может изменить учет рабочего времени для отражения оплачиваемого больничного дня вместо отработанного времени. Однако работодатель не может изменять учет рабочего времени, чтобы показать количество часов, которое меньше фактически отработанного. Например, работодатель не может изменить учет рабочего времени сотрудника с 48 часов на 40 часов в рабочую неделю, чтобы избежать оплаты сверхурочных, даже если сотрудник согласился на это изменение.

Обычно подается иск, в котором работник утверждает, что работодатель не заплатил ему или ей за все отработанные часы или за сверхурочную работу.От работодателей, признанных ответственными, могут потребовать возмещения убытков, включая задолженность, гонорары адвокатам, а также гражданские или уголовные санкции в соответствии с федеральными законами и законами штата. Работодатели также могут нести личную ответственность в соответствии с FLSA. FLSA определяет работодателя как «любое лицо, действующее прямо или косвенно в интересах работодателя по отношению к работнику».

Меры по минимизации изменений записей рабочего времени включают следующее:

  • Требовать от всех сотрудников вести учет и ведение собственных записей рабочего времени.
  • Попросите руководителей вести учет рабочего времени своих подчиненных или внимательно следить за ним.
  • Привлечь сотрудников к ответственности за соблюдение политик и процедур учета рабочего времени.
  • Разработайте правила, запрещающие работу в нерабочее время.
  • Обеспечьте освобождение сотрудников от всех обязанностей в периоды неоплачиваемого питания.
  • Попросите сотрудников подписать и поставить дату в своих записях рабочего времени.
  • Требовать от сотрудников и руководителей подтверждать внесение изменений во временную запись.

При изменении учета рабочего времени работодатель может пожелать сохранить исходную запись и создать новую запись, или он может пожелать вычеркнуть ошибку в исходной записи рабочего времени, внести исправление и попросить менеджера и сотрудника подпишите и поставьте дату изменения.Должна быть создана документация, в которой указываются причины любых изменений. Автоматизированные системы учета рабочего времени обычно имеют функции для записи истории изменений и того, кто их сделал, а также могут быть настроены для получения подтверждения как сотрудника, так и работодателя, когда происходят изменения.

Чтобы минимизировать ответственность, хронометраж должен вестись таким образом, чтобы третья сторона, например аудитор из Министерства труда, могла сказать, что записи, включая любые изменения, являются подлинными и отражают фактически отработанное время. .


Просмотр и редактирование расписания — Когда я работаю Справочный центр

Если вы используете «Когда я работаю», чтобы приходить и уходить, просмотрите свой табель, чтобы узнать, сколько часов вы отработали в течение оплачиваемого периода. Вы также можете редактировать свой табель, если ваш работодатель разрешил это.

Вы также можете просматривать и редактировать свое расписание со своего компьютера или телефона Android.

Ваш работодатель определяет, можете ли вы редактировать табель учета рабочего времени.

  1. В приложении «Когда я работаю с персоналом» нажмите Таблицы рабочего времени в нижней части экрана.
  2. Коснитесь периода оплаты, который вы хотите просмотреть.
  3. Просмотрите свой табель учета рабочего времени.

Если вы видите несоответствие и ваш работодатель разрешает редактирование расписания, вы можете исправить проблему, отредактировав свой табель.

Вы можете редактировать свой табель, если это разрешено вашим работодателем и период выплаты заработной платы еще открыт.

  • Расчетные периоды с открытым кружком можно редактировать.
  • Расчетные периоды, отмеченные закрашенным кружком или галочкой, редактировать нельзя.

Добавить запись в табель учета рабочего времени

  1. В расписании нажмите кнопку