Ведение расходов: Как вести учет расходов и не забросить его

(см. текст в предыдущей редакции)

7. Налогоплательщик, определяющий доходы и расходы по методу начисления, осуществляющий операции с государственными и муниципальными ценными бумагами, при реализации которых в цену сделки включается накопленный процентный (купонный) доход, доходы в виде процентов определяет с учетом следующих положений. Если до истечения отчетного (налогового) периода ценная бумага не реализована, то налогоплательщик обязан на последнее число отчетного (налогового) периода определить сумму процентного дохода, причитающегося по начислению за этот период.

(см. текст в предыдущей редакции)

При этом доходом отчетного (налогового) периода в виде процентов признается разница между суммой накопленного процентного (купонного) дохода, исчисленной на конец отчетного (налогового) периода в соответствии с условиями эмиссии, и суммой накопленного процентного (купонного) дохода, исчисленной на конец предыдущего налогового периода, если после окончания предыдущего налогового периода не осуществлялось выплат процентов (погашений купона) эмитентом.

При первой выплате процентов (погашении купона) в отчетном (налоговом) периоде доход в виде процентов исчисляется как разница между суммой выплачиваемых процентов (погашаемого купона) и суммой накопленного процентного (купонного) дохода, исчисленной на конец предыдущего налогового периода. При последующих в отчетном (налоговом) периоде выплатах процентов (погашениях купона) доход в виде процентов принимается равным сумме выплачиваемых процентов (погашаемого купона).

(см. текст в предыдущей редакции)

9 лучших приложений для учета финансов

Можно сколько угодно изучать искусство инвестиций или вычислять, где выгоднее открыть вклад и купить доллары. Но настоящая финансовая грамотность начинается с планирования личного бюджета — мы собрали 9 лучших приложений, которые помогут вам в этом.

CoinKeeper

Для тех, у кого есть мобильные банки и кто ведет совместный бюджет

В приложении есть удобный виджет: вы перетаскиваете монетку с нужного кошелька в статью расходов и вносите сумму. После списания можно увидеть, сколько денег осталось на счету.

С помощью CoinKeeper вы можете устанавливать фиксированный месячный лимит на определенные категории и отслеживать, какую часть вы уже потратили. А также синхронизироваться с другими устройствами и вести совместный бюджет, например, с членами семьи.

Плюсы

01

Можно импортировать все данные сразу из приложения мобильного банка.

02

Есть напоминания о регулярных платежах по категориям.

03

Статистика, которую можно кастомизировать: вы сами распределяете доходы и расходы по категориям и устанавливаете план и лимиты.

Минусы

01

Навязчивая реклама остается в приложении даже после покупки премиум-подписки.

02

Функция совместного учета платная.

Monefy

Для тех, кому хочется вести детальный учет всех расходов и доходов — особенно, если покупки в разных валютах

У Monefy привлекательный и интуитивно понятный интерфейс. Все траты представлены на диаграмме на главном экране — можно отследить их за день, неделю или месяц по разным категориям. Приложение поддерживает несколько валют.

Плюсы

01

Можно выбрать отчетный период и составить наглядную статистику расходов с графиками.

02

Поддерживает несколько счетов одновременно.

03

Есть встроенный калькулятор.

Минусы

01

Возникают проблемы с синхронизацией с приложениями банков и другими устройствами.

02

Функции совместного и мультивалютного учета и планирования платежей платные.

Money Lover

Для тех, кто хочет контролировать каждую копеечку

В приложении есть множество подкатегорий, также ими можно управлять — добавлять или удалять.

Чтобы не забыть записать расходы в указанное время, пользователь может установить напоминание. А еще есть режим путешествий — все траты помечаются отдельной меткой и их можно привязать к разным людям!

01

Плюсы

Возможность внесения еще неоплаченных счетов заранее.

02

Уведомления о достижении установленного лимита и оповещения об обязательных платежах.

Минусы

01

Нельзя синхронизировать приложение с российскими банками.

02

Функции импорта данных в Excel и возможности учета в нужной валюте платные.

«Дзен-мани: учет расходов»

Для всех, кто платит картами и хочет вести финансовый учет с прогнозом на будущее

Приятный интерфейс и наглядная статистика в виде круговых диаграмм. Приложение сканирует чеки, распознает сообщения от банков и позволяет импортировать данные из банковских приложений.

Плюсы

01

Аналитика и статистика приложения, которая составляет приблизительный план на месяц: сколько денег понадобится на обязательные платежи, сколько будет потрачено по разным категориям, и сколько останется в свободном доступе.

02

Есть импорт данных в Excel.

Минусы

01

Данные импортируются не всегда корректно, и не всегда работает синхронизация с банками.

02

Функции распознаваний сообщений от банков и сканирования чеков платные.

Money Flow

Для тех, кому важно максимально детально отслеживать, где и на что именно были потрачены деньги

Классический планировщик для учета финансов с простым и лаконичным дизайном. Приложение синхронизируется с другими устройствами, а траты доступны в виде ленты операций или диаграммы. Есть функция повтора операций — например, можно привязать оплату кредита и не вводить данные каждый месяц вручную.

Плюсы

01

Можно прикреплять изображения к операциям.

02

Учет переводов между своими счетами.

03

Можно добавлять геометки и запоминать локации операций.

Минусы

01

Функции защиты входа от посторонних лиц и возможности прикреплять фотографии и геометки платные.

«Тяжеловато»

Для тех, кто склонен к импульсивному шопингу и кому нужно контролировать спонтанные траты

Бесплатное приложение, которое научит вас контролировать свои расходы: оно анализирует ваш месячный бюджет и вычисляет дневной лимит. Если вы потратите меньше или больше, сервис рассчитает новый бюджет.

Плюсы

01

Повышает дисциплину в вопросах финансов и помогает не выходить за рамки ограниченного бюджета.

Минусы

01

Нет категорий трат.

Moneon

Для тех, кто хочет вести личный или семейный бюджет

Приложение похоже на «Тяжеловато»: оно рассчитывает лимит трат и предупреждает вас, когда вы к нему приближаетесь. Но у сервиса есть все функции стандартного менеджера финансов, включая синхронизацию с другими устройствами и распознавание сообщений от банков.

Плюсы

01

Неограниченное количество кошельков членов семьи и именные расходы.

02

Подробный анализ итогов месяца, которые можно удобно импортировать в PDF.

Минусы

01

Могут возникнуть проблемы с использованием других валют.

02

Функции распознавания сообщений от банков, синхронизации профиля и прикрепления изображений платные.

Buddy

Для тех, кто ведет совместный бюджет

У приложения милый дизайн в розовых оттенках. Оно предназначено для ведения совместного бюджета: вы платите за подписку один раз и подключаете других через приглашения на имейл. Пользователь может учитывать расходы по категориями и делить их с членами семьи или друзьями.

Плюсы

01

Есть возможность планировать и распределять расходы с друзьями или на конкретные события, например отпуск.

Минусы

01

Нет синхронизации с банками.

02

В бесплатной версии подходит записывать расходы и доходы может только один пользователь.

«Ежедневный бюджет»

Для тех, кому нужна копилка

Для основательного планирования финансов этот сервис простоват, но хорошо подойдет для ежедневного учета.

Вы сможете рассчитать ежедневный бюджет по формуле, исходя из вашего личного плана на расходы и финансовых целей. Разработчики внедрили элементы геймификации и обещают, что процесс накопления превратится в увлекательную игру.

Плюсы

01

Накопления в игровом формате, интерактивная копилка.

Минусы

01

Иногда возникают проблемы с расчетом бюджета на день.

02

В бесплатной версии есть ограничения на количество категорий и аналитических отчетов.

10 приложений для ведения личных финансов

Мобильный банкинг уже давно умеет делить ваши расходы по категориям. Однако, ему ничего не известно о ваших наличных средствах и он не знает как планировать бюджет наперед. Мы выбрали 10 приложений, которые помогут навести порядок в финансах и просчитать свой бюджет на несколько месяцев или даже лет вперед.

Money Lover

Android | iOS

Money Lover — мультиплатформенное приложение для контроля личного бюджета. Благодаря ему вы отследите все движения средств, а диаграммы с графиками помогут увидеть, куда именно уходят деньги. Такая визуализация поможет более точно распланировать весь бюджет. Не перегружайте телефон лишней информацией — сохраняйте все данные в Dropbox.

Боитесь, что превысите планируемые затраты? Поставьте себе лимит, и когда вы будете к нему близки, приложение просигнализирует об этом.

В бесплатной версии нужно вводить все данные о тратах самостоятельно. Также к одному аккаунту можно максимум подключить 5 устройств. В премиум версии (270 грн) вы сможете подсоединить неограниченное количество девайсов и свои карты, чтобы приложение автоматически переносило данные о доходах и расходах. Также вы сможете вести неограниченное кол-во кошельков и экспортировать данные в Excel.

Money Manager

Android | iOS

Особенностью этого приложения является распознавание чеков. Вам не нужно вводить данные самостоятельно: достаточно просто сфотографировать его, а приложение самостоятельно проанализирует и определит подходящую категорию расходов.

В главном окне основные вкладки отсортированы по временным периодам, а в самих транзакциях отображается счет, тип, сумма, категория и другая вручную внесенная информация. Круговые диаграммы и кастомизируемые графики заметно облегчают мониторинг бюджета.

Также здесь доступно управление картами, планирование бюджета по отдельным категориям и применение системы двойной записи. Патриотам понравится то, что Money Manager поддерживает украинский язык. Используете сразу несколько валют? Не нужно постоянно их конвертировать — записывайте как есть, а приложение всё сделает само.

Goodbudget

Android | iOS | Web

Отличное приложение для контроля над домашним бюджетом. Главным его отличием является то, что вы сами можете составить финансовый план, указав сколько планируете потратить на каждую из категорий расходов. Goodbudget проконтролирует вашу целеустремленность и просигнализирует, когда расходы приблизятся к предлагаемой стоп-отметке.

Monefy

Android | iOS | Windows

Удобное приложение для финансового учета, позволяющее следить не только за индивидуальными, а ещё и за семейными расходами. Синхронизируйте данные со всех устройств, выгружайте отчеты в Dropbox и контролируйте свой бюджет как никогда ранее.

Все транзакции сортируются по категориям и выносятся на большую круговую диаграмму на стартовом экране. Удобно то, что можно формировать статистику относительно предложенного бюджета, а не всех доходов. То есть, если вы хотите стабильно откладывать по 2000 грн с каждой зарплаты, то просто не вписываете их в свой месячный бюджет и приложение рассчитает расходы, не учитывая эту сумму.

Splittable

Android | iOS

Снимаете с другом квартиру или же делите вместе с кем-то затраты на содержание жилья? Скачайте Splittable: оно расскажет, кто платит за коммуналку, сколько каждый среди вас потратил денег на покупку еды, бытовой химии и других нужных товаров. Благодаря этому приложению вы сможете честно разделить необходимые расходы между всеми домочадцами.

Alzex Finance

Android | iOS | Windows

Приложение, позволяющее максимально детально распланировать свой бюджет. Alzex отлично подойдет как для индивидуального пользователя, так для семей и даже небольших предприятий.

Программа поддерживает все валюты мира, большинство популярных криптовалют и драгметаллов. Все курсы обмена постоянно обновляются, так что вы сможете спланировать всё вплоть до копеек. Добавляйте неограниченное количество счетов: карточки, депозиты, наличка, криптокошельки и т.д. Все транзакции разделяются по категориям, контрагентам и проектам. Присваивайте каждой транзакции неограниченное количество меток: это поможет вам максимально точно сформулировать картину доходов/расходов. Создавайте регулярные транзакции — так вы никогда не забудете об уплате коммунальных или связи.

В Alzex Finance есть функция парсинга СМС от банков. При включении этой настройки, все данные автоматически попадают в список неподтверждённых транзакций. Вам не нужно вносить их время и сумму — приложение сделает это самостоятельно. Единственное, что от вас требуется —  указать категорию. Разделить одну покупку на несколько небольших транзакций невозможно. Если вы любитель часто покупать за один раз несколько типов товаров, то для вас эта функция полностью бесполезна.

CoinKeeper

Android | iOS | Web

Отличное приложение для финансового контроля, которое синхронизируется со всеми девайсами. Сами разработчики позиционируют свой продукт, как такой, что справится даже с бухгалтерией небольшой фирмы. Прописывайте все доходы/расходы, оплату за аренду, коммунальные, зарплаты сотрудникам и т.д. CoinKeeper станет незаменимым помощником вашего бухгалтера.

Вся статистика визуализируется в виде ярких диаграмм и графиков, которые можно изучить как по дням, так и по месяцам.

Bills Monitor

iOS

Постоянно забываете оплатить по счетам? С Bills Monitor такого больше не повторится. Он напомнит, что нужно внести платеж или купить запланированный товар. Карманный бухгалтер хранит все данные об оплаченных счетах в истории, анализируя частоту транзакций и подстраиваясь под вас. Все отчеты выгружаются на электронную почту в формате PDF, HTML или CSV.

AndroMoney

Android | iOS

Приложение для контроля финансов с интуитивно понятным интерфейсом, поддерживающим одновременное использование нескольких учетных записей, мультивалютность, визуализацию в графиках и гистограммах. Также вы можете подключить свои карты и вклады, чтобы система автоматически записывала все ваши доходы и расходы.

Сохраняйте базу данных, где вам удобно: внутри девайса или на облаке. Создавайте автоматические платежи, для учета ежемесячных трат и защитите приложение паролем, чтобы никто посторонний не мог зайти в него.

Debit&Credit

iOS | Mac

Не бойтесь такого сложного названия: на самом деле всё очень просто. Приложение насквозь пропитано идеей минимализма, поэтому здесь практически нет сложной графики, а в всё меню состоит из текстовых списков. Однако за этой внешней простой скрывается настоящая рабочая машина, позволяющая детально настраивать бюджеты, наблюдать за движением средств, фиксировать траты, создавать счета с категориями учета и многое другое.

Особое внимание здесь уделено отчетам. Приложение отображает максимально подробную информацию о том, на что и сколько вы тратите денег. Debit&Credit умеет прогнозировать будущее финансовое состояние, анализируя ваши прошлые и будущие транзакции.

Напоминайте себе о будущих оплатах по счетах: просто пропишите в приложении о том сколько и когда вам нужно будет заплатить и оно отправит вам уведомление незадолго до события.

А какие вы знаете приложения для ведения личных финансов? Напишите их в комментариях. Лучшие мы обязательно возьмем в следующую подборку!

Учет расходов при УСН (упрощенке) — Контур.Бухгалтерия

Учет расходов для организаций на УСН должен соответствовать определенному порядку. Особенно это актуально для компаний с объектом налогообложения «доходы минус расходы», чтобы иметь право уменьшать базу налогообложения. Важно иметь ясное представление о том, как должен вестись учет расходов на упрощенке, какие расходы заносятся в КУДРиР, понимать состав, условия и момент признания расходов.

Закрытый перечень расходов для уменьшения налога 

Не все расходы организации на УСН уменьшают налог к уплате. Законодательство устанавливает четкий список затрат, которые подпадают под понятие расходов на упрощенке. Этот перечень приведен в ст. 346.17 НК РФ, и он достаточно широк, чтобы организации могли совершать траты при ведении бизнеса и уменьшать налоговую базу. Вот основные виды издержек для УСН:

• Выплата зарплаты, командировочных, взносы на социальное и пенсионное страхование.
• Покупка товаров или оплата работ, которые используются в предпринимательской деятельности.
• Налоги и сборы.
• Аренда, коммунальные платежи, связь, без которых невозможно ведение бизнеса.
• Реклама, информационные услуги.
• Покупка основных средств деятельности и нематериальных активов.
• Хозяйственные нужды организации, обслуживание ККТ.
• Транспортные расходы, ГСМ, содержание транспорта организации, его ремонт.
• Обязательное страхование имущества, услуги нотариуса, лицензирование.

Иногда в расходы попадают необоснованные траты: добровольное страхование, маркетинговые исследования. Чтобы избежать ошибок в определении расходов, лучше обращаться к письмам Минфина. И если расход нельзя однозначно классифицировать в соответствии со списком из статьи НК, лучше не учитывать его при расчете налога. 

Условия признания расхода 

Чтобы избежать ошибок при учете расходов, важно учитывать ряд условий помимо перечня из статьи НК РФ:

• Расход необходимо экономически обосновать, он должен быть нацелен на получение дохода — важно уметь объяснить, как помогают вашему делу те или иные затраты.
• Вы должны полностью расплатиться с поставщиком.
• Товар или услуга, по поводу которых совершен расход, получены вами, и есть документы — счета, акты, накладные, — которые подтверждают расход и получение товара или услуги.
• Если мы списываем расходы за покупку товаров для перепродажи, эти товары должны быть уже перепроданы.
• Если мы списываем расходы за покупку товаров для производства, товары должны быть уже запущены в производство.

Момент признания расхода 

Не менее важно понимать, в какой момент денежные траты становятся расходами с точки зрения установленных норм. Давайте уточним: когда организация закупает товары или работы для своей деятельности, происходят следующие процессы:

• Оплата поставщику.
• Получение от поставщика товаров, материалов или работ/услуг.
• Отгрузка товаров конечному покупателю или передача материалов в производство.

Чтобы признать расход и занести его в КУДИР, необходимо завершить все эти процессы. То есть дата последнего из этих событий становится днем признания расхода.

Оплата труда сотрудников — еще одна категория трат для организации. Расход по этой статье принимается к учету в день, когда сотрудник получил на руки или на банковскую карту свою зарплату. То же самое касается перечисления налогов, сборов и взносов, а также оплаты услуг подрядчиков.

Покупка основных средств

Учет расходов при покупке основных средств совершается в конце налогового периода и только при соблюдении ряда условий. Основное средство должно быть принято к учету, им необходимо начать пользоваться для получения дохода. Если средство требует госрегистрации — она должна состояться. Стоимость внеоборотного актива списывается равными долями до конца календарного года в последний день каждого квартала. Если средство куплено в рассрочку по договору, введено в эксплуатацию и при необходимости зарегистрировано, то учет расходов можно осуществлять по фактической оплате частей задолженности.

Бухгалтерские расходы

В Книгу учета организация на упрощенке записывает только расходы, перечисленные в ст. 346.16 НК РФ. Но в бухучете фирма фиксирует все хозяйственные операции, чтобы точно отражать данные о текущем финансовом состоянии. В бухучете расходы разделяются на две категории: 

• Расходы по обычным видам деятельности.
• Прочие расходы.

К первому разделу относятся траты, связанные с основными видами деятельности организации. Для учета таких расходов предусмотрено несколько счетов в зависимости от направленности расхода — по Инструкции к Плану счетов. Например, для затрат на производство существует счет 20 «Основное производство», для продажи продукции — счет 44 «Расходы на продажу».

Издержки, которые нельзя классифицировать по обычным видам деятельности, относятся к прочим расходам. Например, это расходы по продаже основных средств, проценты по кредитам и займам, санкции за нарушение договоров. 

Контур.Бухгалтерия поможет вам правильно классифицировать траты и подскажет, когда и какую сумму можно учесть в расходах. Предлагаем посмотреть наш бесплатный вебинар по учету расходов на упрощенке. Познакомьтесь с возможностями сервиса бесплатно в течение 14 дней, ведите учет, начисляйте зарплату и отправляйте отчетность с помощью Контур.Бухгалтерии.

Попробовать бесплатно

Зачем и как вести финансовый учёт

Ситуация, описанная в примере, называется кассовым разрывом — это отсутствие денежных средств для оплаты обязательств. Отчёт о движении денежных средств помогает предвидеть кассовые разрывы и понять, сколько денег на каждом из счетов предприятия на самом деле. И даёт представление о том, в какой момент и какую сумму от оборота владелец может брать себе без ущерба бизнесу.

Вместе с ОДДС советуем вести платёжный календарь и вносить в него запланированные обязательства — свои и партнёрские.

Этап 2

Отчёт о движении денежных средств покажет, насколько стабильно предприятие может выполнять свои обязательства за счёт внутренних ресурсов. Углубиться в понимание финансовой ситуации помогут документы бухгалтерской отчётности: баланс и отчёт о прибыли и убытках (ОПиУ).

В ОПиУ вносятся выручка бизнеса и расходы по статьям, включая налоговые отчисления, выплаты по кредитам и т. д. Разница между выручкой и всеми расходами — это чистая прибыль за обозначенный период. Если в данный момент денег в кассе много, а предприятие на самом деле убыточно, ОПиУ покажет это.

В баланс вписываются все активы и пассивы предприятия. Активы — это деньги на счетах, имущество, сырьё и вообще всё, чем обладает компания. А пассивы — деньги, на которые куплены активы, в связи с чем активы всегда равны пассивам. Баланс помогает понять, какое выражение имеет прибыль бизнеса: денежное, имущественное или какое-то другое.

В совокупности ОПиУ, баланс и ОДДС дают объективную финансовую картину бизнеса: что представляют собой основные активы, какие статьи расходов ведут к убыткам, какой срок отсрочки для клиентов безопасен и так далее. Иначе говоря, за счёт чего бизнес держится на плаву и что может его потопить.

Этап 3

Анализ данных даст понимание текущей ситуации и позволит обнаружить точки роста. Следующий желательный шаг — планирование бюджета и финансовые прогнозы.

Очевидные исходы можно предсказать самостоятельно, если вы хоть как-нибудь разбираетесь в финансах. За более сложными и детальными прогнозами лучше обратиться к финансовому аналитику или хотя бы спросить совета грамотного бухгалтера.

И конечно, для финансового учёта можно использовать умные сервисы вроде «Бизнес Аналитики», который умеет объединять денежные потоки, планировать годовой бюджет расходов и доходов и визуализировать динамику финансов по статьям, клиентам и контрагентам. Подобные программы облегчают жизнь и руководителям бизнеса, и бухгалтерам при подготовке документации.

Сделайте будущее своего бизнеса более предсказуемым с помощью финансового учёта, и в делах не придётся полагаться только на удачу.

Управление затратами объяснено в 4 шага

Управление затратами касается процесса поиска правильного проекта и его правильного выполнения. Он включает в себя такие действия, как планирование, оценка, составление бюджета, финансирование, финансирование, управление, контроль и сравнительный анализ затрат, так что проект может быть завершен в срок, а утвержденный бюджет и производительность проекта могут быть улучшены вовремя.

Управление затратами охватывает полный жизненный цикл проекта от фазы начального планирования до измерения фактических затрат и завершения проекта.В этой статье будут объяснены различные этапы и процессы управления стоимостью проекта в соответствии с такими методами, как Система управления общими затратами AACE International [1].

Шаг 1.

Планирование ресурсов — это процесс определения будущих потребностей в ресурсах для организации или объема работ. Это включает в себя оценку и планирование использования физических, человеческих, финансовых и информационных ресурсов, необходимых для выполнения рабочих действий и их задач.Большинство видов деятельности предполагает использование людей для выполнения работы. Некоторые виды деятельности связаны с материалами и расходными материалами. Другие задачи включают создание актива, в основном с использованием входных данных (например, разработка или разработка программного обеспечения). Обычно люди используют такие инструменты, как оборудование, чтобы им помочь. В некоторых случаях автоматизированные инструменты могут выполнять работу с минимальными усилиями человека или без них.

Планирование ресурсов начинается с процесса разработки объема и плана выполнения, в ходе которого разрабатываются иерархическая структура работ, организационная иерархическая структура (OBS), рабочие пакеты и стратегия выполнения. OBS устанавливает категории трудовых ресурсов или обязанностей; такая категоризация облегчает планирование ресурсов, поскольку все ресурсы являются чьей-то ответственностью, как это отражено в OBS.

Оценка ресурсов (обычно часть оценки затрат) определяет количество необходимых ресурсов для деятельности (часы, инструменты, материалы и т. Д.), В то время как планирование и разработка расписания определяет, какие рабочие действия должны быть выполнены. Затем при планировании ресурсов используются оценочные количества ресурсов, оценивается доступность ресурсов и ограничения с учетом обстоятельств проекта, а затем оптимизируется то, как доступные ресурсы (которые часто ограничены) будут использоваться в действиях с течением времени.Оптимизация выполняется итеративно с использованием этапов оценки продолжительности и распределения ресурсов в процессе планирования и разработки расписания.

Иерархическая структура

Шаг 2: Оценка затрат

Оценка затрат — это процесс прогнозирования, используемый для количественной оценки, определения стоимости и цены ресурсов, необходимых для объема инвестиционного варианта, деятельности или проекта. Он включает в себя применение методов, которые преобразуют количественную техническую и программную информацию об активе или проекте в информацию о финансах и ресурсах. Результаты оценки используются в основном в качестве входных данных для бизнес-планирования, анализа затрат и принятия решений или для процессов управления стоимостью и графиком проекта.

Процесс оценки затрат обычно применяется на каждом этапе жизненного цикла актива или проекта, поскольку объем актива или проекта определяется, изменяется и уточняется.По мере увеличения уровня определения объема используемые методы оценки становятся более точными и дают оценки со все более узкими вероятностными распределениями затрат.

Оценка стоимости может выполняться с помощью специализированных программных систем, таких как система оценки стоимости Cleopatra Enterprise, и баз данных по стоимости проекта, таких как CESK, которые создаются и поддерживаются для поддержки различных типов оценок, которые необходимо подготовить в течение жизненного цикла актива или проекта.

Оценка продолжительности деятельности должна рассматриваться одновременно с затратами, потому что затраты часто зависят от продолжительности времени, а потребности в ресурсах, выявленные при оценке затрат, могут повлиять на график.Итерационные подходы используются, потому что результаты оценки затрат часто приводят к изменениям в объеме или планах. Фактически, процесс оценки можно рассматривать как часть процесса определения объема, потому что итеративный компромисс между стоимостью и объемом переплетается между процессами.

С оценкой стоимости Клеопатры вы можете получить

• Создание всевозможных смет, от факторной до детальной сметы.
• Успешный тендер, поскольку он позволяет вам оценивать затраты, запрашивать предложения, анализировать эти предложения и отслеживать его затраты.
• Связанная калькуляция и контроль затрат. С помощью модуля управления затратами вы можете отслеживать затраты на проект на этапе его выполнения. Связывая документ управления проектом напрямую с вашей оценкой, Cleopatra Enterprise минимизирует обработку данных, повысит эффективность и уменьшит количество ошибок.
• Обычно руководство просит предоставить оценку, основанную на времени, оставшемся до выполнения TA. Все больше организаций теперь требуют, чтобы оценщики следовали поэтапному подходу к оценке, предоставляя три различных типа оценок на этапе подготовки.

Шаг 3. Составление бюджета

Составление бюджета — это подпроцесс в рамках оценки, используемый для распределения оценочной стоимости ресурсов на счетах затрат, по которым будут измеряться и оцениваться показатели затрат. Это формирует основу для контроля затрат. Счета затрат, используемые в плане счетов, также должны поддерживать процесс учета затрат. Бюджеты часто распределяются по времени в соответствии с графиком или для устранения ограничений бюджета и денежных потоков.

Шаг 4: Контроль затрат

Контроль затрат связан с измерением отклонений от базовой стоимости и принятием эффективных корректирующих действий для достижения минимальных затрат. Применяются процедуры для отслеживания расходов и производительности в сравнении с ходом проекта. Все изменения базовой стоимости необходимо регистрировать, а ожидаемые итоговые общие затраты постоянно прогнозируются. Когда информация о фактических затратах становится доступной, важной частью контроля над затратами является объяснение причин отклонения от базового уровня затрат.На основании этого анализа могут потребоваться корректирующие действия, чтобы избежать перерасхода средств.

На рисунке ниже представлена ​​карта процесса для измерения эффективности проекта [1]. Этот процесс должен выполняться в непрерывном цикле улучшения до завершения проекта:

Карта процесса для измерения эффективности проекта

Процесс оценки эффективности начинается с планирования и наличия необходимых инструментов.Специальные программные средства контроля затрат могут быть полезны для определения процедур контроля затрат, отслеживания и утверждения изменений и проведения анализа. Кроме того, отчетность может быть улучшена и упрощена, что упрощает информирование всех заинтересованных сторон, участвующих в проекте.

Cleopatra Cost Control поможет вам достичь

• Контроль затрат по проекту и постоянное отслеживание компонентов затрат до их первоначального бюджета.
• Управление изменениями содержания. Оцените затраты и добавьте их в свой документ управления проектом.
• Проект завершен? Будет действовать обратная связь. Отправляйте фактические данные в свои модели затрат, чтобы повысить их точность и качество для будущей оценки. В то время как большинство инструментов ограничиваются либо программным обеспечением для оценки затрат, либо инструментом контроля затрат, Cleopatra Enterprise — это и то, и другое.

Бонусный этап: сравнительный анализ

В качестве бонуса целесообразно добавить бенчмаркинг в процесс управления стоимостью проекта.

Бенчмаркинг помогает замкнуть петлю между проектом A и проектом B.Знания из проекта A (относящиеся к текущим и выполненным проектам) анализируются, и отзывы отражаются в проекте B (следующие проекты). Таким образом создается цикл улучшений для повышения эффективности проекта. Бенчмаркинг широко используется в технических отраслях для повышения эффективности проектов. Программные системы, такие как бенчмаркинг проектов Cleopatra, помогают оценщикам и диспетчерам проектов ответить на сложный вопрос: Как использовать большие данные проекта для выполнения проектов в рамках времени и бюджета?

Целью сравнительного анализа проектов является сохранение данных о выполненных и текущих проектах для извлечения ценных метрик проекта и сопоставления текущих оценок.Статистический анализ исторических данных может привести к получению ценной информации о взаимосвязях между переменными, которую можно использовать для создания надежной базы знаний о затратах или калибровки существующих.

Бенчмаркинг проекта как бонусный этап

Важно отметить, что сравнительный анализ проекта не только включает сравнение между проектами, но также интересно сравнивать редакции в рамках проекта.

Чего вы можете достичь с помощью Cleopatra Benchmarking

• Собирайте исторические данные о проектах, которые могут предоставить ценный анализ и сравнение проектов для принятия важных бизнес-решений.
• Сравните свои оценки с вашими предыдущими проектами и значительно улучшите оценку затрат.
• Извлекайте показатели по проектам, чтобы повысить точность оценки будущих затрат.
• Создавайте содержательные и интерактивные отчеты.
• Легко экспортировать и импортировать данные из Excel.

Управление стоимостью проекта с помощью Cleopatra Enterprise

Эффективное управление стоимостью проекта требует использования стандартизированных процессов и специального программного обеспечения для управления затратами, чтобы обеспечить точное и надежное представление о ходе и статусе проекта.

ИЗУЧИТЕ CLEOPATRA ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ СТОИМОСТЬЮ ПРОЕКТА

Статьи по теме

Вопросы управления затратами: 5 причин перерасхода средств в контроле над проектами

Инфографика: Как исправить 10 основных ошибок управления стоимостью проекта

Как составить план управления затратами? 4 подсказки

Управление затратами VS Контроль затрат

На пути к цифровому будущему: интегрированные системы управления проектами

Загрузить пример использования

Брюс Пауэр Практический пример

Что такое управление затратами? Определение от WhatIs.com

Управление затратами — это процесс планирования и контроля бюджета предприятия. Наличие хорошей системы управления затратами позволит организациям лучше оценивать и распределять бюджет. Управление затратами — это форма управленческого учета, которая позволяет бизнесу прогнозировать предстоящие расходы, чтобы снизить вероятность превышения бюджета.

Многие компании используют тактику управления затратами для конкретных проектов, а также для общей бизнес-модели. При его применении к проекту ожидаемые затраты рассчитываются, пока проект еще находится в периоде планирования, и предварительно утверждаются.В ходе проекта все расходы регистрируются и контролируются, чтобы убедиться, что они соответствуют плану управления затратами. После завершения проекта прогнозируемые и фактические затраты можно сравнить и проанализировать, что поможет составить прогнозы и бюджеты управления затратами в будущем.

Внедрение структур управления затратами

Внедрение структуры управления затратами для проектов может помочь бизнесу контролировать общий бюджет. Первый шаг в этом — планирование ресурсов.Это включает в себя оценку требований к ресурсам для будущих проектов, работы, которая будет включена в них, и того, кто или что будет выполнять эту работу, а также временной продолжительности. Обладая этой информацией, бизнес может начать оценку затрат на необходимые ресурсы. Затем бизнес может распределять ресурсы. Показатели затрат должны иметь возможность измеряться и оцениваться.

Следует измерить отклонения от базовых уровней затрат. Если есть какие-либо различия между ожидаемыми и измеряемыми данными, можно принять корректирующие меры, чтобы избежать превышения бюджета.Изменения в процессе также следует оценивать.

Несколько программ бизнес-аналитики (BI), например Oracle Hyperion, предлагают программное обеспечение для управления затратами, которое помогает компаниям отслеживать затраты и повышать прибыльность. Хотя программное обеспечение может помочь, его использование не обязательно при выполнении плана управления затратами.

Поставщики могут называть программные приложения для управления затратами продуктами для учета затрат, управления затратами или прозрачности затрат.

Подробнее об управлении затратами:

Берни Клиндер описывает, как стандартизация оборудования для создания общей среды рабочего стола может снизить затраты в хорошо управляемой среде Windows.

Как анализ управления затратами влияет на переход на Windows Server 2008
Чтобы рассчитать рентабельность инвестиций при переходе на Windows, вам нужны «точные цифры экономии». Другими словами, вам нужно найти области, в которых вы можете сократить существующие затраты в своем анализе управления затратами.

Программное обеспечение для управления расходами, инструменты прозрачности затрат помогают ИТ-директорам сокращать расходы
Для корпоративных организаций с разветвленными глобальными операциями программное обеспечение для управления расходами и инструменты прозрачности затрат могут помочь ИТ-директорам получить представление о расходах и возможностях сокращения затрат.

Управление ИТ-проектами: процесс оценки затрат

Процесс оценки затрат начнется с разбивки проекта на этапы работы, такие как проектирование, проектирование, разработка и изготовление.

Управление затратами | Финансы | Thomson Reuters

Изучая и критикуя развивающиеся методы и приемы, Cost Management позволит вам разрабатывать, улучшать и лучше использовать системы управления затратами вашей организации. Этот журнал предоставляет информацию, которую ваша компания может использовать для снижения затрат на производство продуктов и услуг, увеличивая при этом ценность, предоставляемую вашим клиентам.

Управление затратами исследует различные системы и методы контроля и улучшения деятельности, процессов, продуктов и услуг вашей компании, включая все аспекты управления затратами. Предлагая статьи и тематические исследования, основанные на опыте, Cost Managemen t предоставляет вам инструменты и информацию, необходимые для улучшения процесса принятия решений на всех уровнях вашей компании.

Изучая и критикуя развивающиеся методы и приемы, Cost Management позволит вам разрабатывать, улучшать и более эффективно использовать системы управления затратами и производительностью вашей организации.Нашим читателям интересно узнать о новых концепциях и методах управления затратами и повышения производительности; они хотят узнать, как улучшить то, что они уже делают. В то же время они хотят узнать, как они могут повысить или улучшить свои навыки. Cost Management также публикует статьи и документы, в которых рассматриваются макроэкономические вопросы, возникающие тенденции и бизнес-концепции, а также другие факторы, которые могут повлиять на эффективность организации в будущем.

Управление затратами исследует различные системы и методы контроля и улучшения деятельности, процессов, продуктов и услуг вашей компании, включая все аспекты управления затратами. Предлагая научные статьи, статьи, основанные на опыте, и тематические исследования, Cost Management предоставляет вам инструменты и информацию, необходимые для улучшения процесса принятия решений и повышения эффективности организации на всех уровнях вашей компании.

Обсуждаемые основные темы включают:

• Бережливый учет / менеджмент и Шесть сигм
• Расчет затрат на основе деятельности и привязка к времени ABC
• Микрофинансирование
• Сбалансированная система показателей и целевые затраты
• Показатели нефинансовой деятельности с примерами того, как они может быть ценным инструментом для вашей компании
• Бюджетная и управленческая отчетность
• Системы поддержки принятия решений (DSS)
• Стратегическое планирование
• Имитационное моделирование
• Аналитика
• Новые вычислительные возможности и их использование для повышения эффективности организации
• Стратегия формулировка как важнейший метод приоритизации распределения ресурсов

Управление затратами включает статьи, написанные уважаемыми профессионалами отрасли с широким опытом во всех областях управления затратами, управления эффективностью организации и бухгалтерского учета.

Управление затратами для проектов — ProjectManager.com

Управление затратами — это процесс, с помощью которого можно планировать и управлять бюджетом предприятия или проекта. В случае проекта это помогает менеджеру проекта оценить, сколько проект будет стоить, и установить средства контроля, с помощью которых они могут снизить вероятность выхода проекта за рамки бюджета.

Обзор управления затратами

Процесс управления затратами начинается на этапе планирования проекта, когда затраты утверждаются руководителями перед реализацией.Затем, когда проект выполняется, расходы тщательно отслеживаются и регистрируются, чтобы убедиться, что они соответствуют плану управления затратами.

Держите расходы по проекту под контролем с помощью панелей управления ProjectManager.com. Попробуйте сами, воспользовавшись 30-дневной бесплатной пробной версией!

Тройное ограничение в управлении проектами относится к трем показателям, которые определяют проект: стоимость, объем и время. Если слишком сильно наклониться к одному, пострадают два других аспекта. Следовательно, в управлении затратами действует тройное ограничение.

Основные аспекты управления затратами

План управления затратами должен учитывать переменные, влияющие на бюджет, будь то материалы или люди. Существуют также фиксированные затраты, например, экономическая стоимость команд. Все это необходимо рассчитать, чтобы знать, каковы будут ваши финансовые обязательства по проекту.

И последнее, но не менее важное, это заинтересованная сторона, которая кровно заинтересована в снижении затрат. Перерасход средств — проблема, с которой сталкиваются многие проекты, но не та, к которой заинтересованные стороны будут очень терпимо относиться.Помните о заинтересованной стороне при составлении плана управления затратами. Им нужно оставаться в курсе событий и получать отчеты на протяжении всего проекта.

Каков процесс управления стоимостью проекта?

Управление стоимостью — это способ управления стоимостью проекта, который включает оценку стоимости проекта. Поэтому первое, что вам нужно сделать, это получить оценку всех ваших затрат на уровне задачи. Получив эти цифры, вы можете переходить к следующему этапу — разработке бюджета проекта.

Как отслеживать затраты

Все эти начальные шаги предпринимаются для контроля расходов по проекту. Чтобы отслеживать затраты по проекту на протяжении всего проекта, подумайте о создании шаблона или воспользуйтесь нашим бесплатным шаблоном бюджета проекта. Когда у вас есть шаблон, начните со сбора данных о трудозатратах, продолжительности выполнения каждой задачи, почасовой ставке каждого члена команды, материальных затратах и ​​всех единицах измерения.

Прочие расходы, подлежащие измерению, включают путевые расходы, расходы на оборудование и помещения. Конечно, существуют и другие фиксированные и разные затраты, и вы хотите снова отметить их на уровне задачи.Когда у вас есть запланированная сумма, вы можете отслеживать ее по мере продвижения проекта.

Важные расходы, которые необходимо отслеживать

Некоторые затраты по проекту собрать легче, чем другие. Оплата труда, консультационных услуг, сырья, программного обеспечения и командировок значительно проще, чем другие расходы, которые могут измениться. К более сложным расходам относятся такие вещи, как плата за телефон, офисные помещения, офисное оборудование, общие административные расходы и страхование компании.

Описание плана управления затратами

План управления затратами звучит просто.Это схема оценки стоимости проекта, но она включает в себя все распределение и то, как руководитель проекта будет контролировать эти затраты, чтобы привести проект в соответствие с бюджетом.

В план управления затратами необходимо включить много вещей:

• Точность и аккуратность важны, особенно если вы округляете числа, которые могут показаться незначительными, но могут привести к отклонению сметы расходов по большим и маленьким проектам. Очень важно, чтобы ваши цифры были максимально точными и точными.
• Вы также захотите определить единицы измерения, потому что размер имеет значение и может существенно повлиять на вашу оценку затрат.
• Знать вариации стоимости и где у вас есть пространство для маневра, а где нет — это называется контрольными порогами.
• Определите, как будет оцениваться эффективность проекта, чтобы увидеть, соответствуете ли вы целям и ожиданиям от проекта.
• У вас должен быть формат для отчета о ваших выводах, когда вы следите за ходом проекта и представляете эти данные своим заинтересованным сторонам.

Почему важно управление стоимостью проекта?

Лучший способ увидеть, насколько важно управление затратами проекта при управлении проектом, — это провести мысленный эксперимент. Давайте посмотрим, как работает проект с управлением стоимостью проекта и без него.

Когда вы используете управление затратами по проекту, оно устанавливает базовый план для затрат по проекту. Это означает, что он управляет решениями и направлениями, которые вы принимаете при управлении затратами по вашему проекту. Это поможет вам идти в ногу со временем, не выходя за рамки бюджета.

Без управления стоимостью проекта организация может потерять деньги, поскольку затраты превышают прибыль. Другая проблема заключается в том, что вы можете неправильно выставить счет своим клиентам. Все это приводит к неаккуратному бюджету и опасной неспособности заметить, когда вы тратите слишком много средств.

Советы по управлению стоимостью проекта

Ниже приведены несколько советов, которые следует помнить, когда вы работаете над управлением расходами по проекту.

• План инфляции: Ценообразование не высечено на камне, и любой хороший бюджет будет учитывать это, допуская диапазон затрат.
• Счет стихийных бедствий или потенциальных событий: Ожидать, что неожиданное может показаться глупым, но в вашем бюджете должно быть место на случай погодных явлений, личных проблем или каких-либо других неизвестных, которые задержат проект.
• Прочие непредвиденные затраты: Не все непредвиденные затраты случайны. Могут возникнуть юридические проблемы, штрафы, связанные с проектом, или непредвиденные затраты на рабочую силу, на которые вы не можете уложить бюджет, но можете подготовить свой бюджет.
• Отслеживание в реальном времени: Наличие программного обеспечения для отслеживания бюджета при выполнении проекта является ключевым моментом для управления затратами.Однако если вы просматриваете устаревшие данные, вы не сможете действовать достаточно быстро, чтобы решить проблемы. Следовательно, вы хотите иметь программное обеспечение с отслеживанием данных в реальном времени.
• Ответить быстро: Независимо от того, как вы обнаружите несоответствие в стоимости вашего проекта, вы должны действовать немедленно. Чем дольше вы ждете, тем больше денег тратится зря.
• Соответственно размер: Некоторые люди думают, что для небольших проектов не требуется управление затратами. Но небольшие или большие, вам нужно управлять расходами.

Чтобы оптимально управлять расходами по проекту, вы должны знать свой проект от и до. Лучше всего это сделать в начале проекта, составив подробный устав проекта.

ProjectManager.com — ваше программное обеспечение для управления затратами

ProjectManager.com — это облачное программное обеспечение, в котором есть инструменты, необходимые для планирования управления затратами на всех этапах вашего проекта. Поскольку наше программное обеспечение основано на облаке, данные о проектах доставляются в режиме реального времени, поэтому вы можете сразу же сравнить точность ваших оценок затрат с фактическими расходами.

Наша функция управления ресурсами помогает сбалансировать рабочую нагрузку, а не затраты. У нас также есть простые в использовании табели учета рабочего времени, где члены команды могут отправлять заявки одним щелчком мыши, а руководители проектов могут утверждать одним щелчком мыши. Но наша самая мощная функция для управления затратами — это наша панель управления проектами, которая отслеживает затраты по проекту в режиме реального времени, так что вы можете внимательно следить за своим бюджетом.

Узнайте, как мы можем улучшить ваше управление затратами, воспользовавшись этой бесплатной 30-дневной пробной версией нашего программного обеспечения PM сегодня.

Подробнее об управлении стоимостью проекта

Когда вы работаете над управлением затратами, вы устанавливаете политики и процедуры для управления и контроля затрат по проекту. Дженнифер Бриджес, PMP, в этом коротком обучающем видео рассказывает об основных знаниях, которые вам необходимо знать, чтобы понять управление затратами по любому проекту.

Вот уменьшенное изображение для справки.

Спасибо за просмотр!

Транскрипция:

Сегодня мы поговорим об основах управления стоимостью проекта.Что ж, можно так много сказать о стоимости проектов, но сегодня я хочу сосредоточиться на трех областях.

Я хочу поговорить о том, почему это так важно. Я хочу поговорить о том, что это такое на самом деле, а затем дать несколько советов, которые я нашел полезными для меня в управлении стоимостью моих проектов.

Ну, прежде всего, давайте поговорим о том, почему это так важно.

Что ж, это важно, потому что использование управления затратами в вашем проекте помогает вам установить базовый план для стоимости вашего проекта.И, следовательно, это определяет действия, которые вы предпринимаете, чтобы удержать бюджет в нужном русле.

Итак, в конечном итоге мы пытаемся предотвратить превышение бюджета. Но если мы не воспользуемся этим, вот что может произойти. Компания может потерять деньги, потому что некоторые затраты могут превысить проект, а также могут привести к неправильному выставлению счетов вашим клиентам.

Итак, давайте посмотрим, что на самом деле представляет собой управление затратами. Что ж, управление затратами — это процесс управления стоимостью вашего проекта, который включает в себя оценку ваших затрат.

Итак, все затраты по вашему проекту, так что вы получите подробный список всех оценок на уровне задачи. Затем вы берете это и составляете бюджет своего проекта.

Итак, результатом является то, что у вас есть бюджет проекта, и вы снова определяете все свои затраты на уровне задачи. И вы берете это, и оно используется для контроля расходов на ваши проекты. Итак, в конечном итоге вы … у вас есть набор действий, которые вы должны предпринять, чтобы не сбиться с пути.

Итак, давайте посмотрим на шаблон бюджета проекта.Итак, когда мы смотрим на это, мы смотрим на проект, и у нас есть вся задача или даже, возможно, какая-то подзадача.

Что мы смотрим, мы смотрим на рабочую силу, материальные затраты и все затраты. Итак, труд измеряется в том, сколько часов на выполнение этой задачи и сколько мы платим за час. Задача может иметь какие-то материальные затраты, которые мы измеряем в единицах, и есть долларовая стоимость за единицу.

Затем у нас есть другие расходы, например, ваши командировочные расходы, возможно, любое оборудование или помещения, а также любые другие фиксированные или прочие расходы.Затем на уровне задачи у вас есть запланированная сумма, и по мере того, как вы отслеживаете ее, вы в конечном итоге получаете то, что на самом деле стоит для этой задачи.

Итак, в конце концов, при выполнении каждой задачи и даже на уровне всего проекта вы смотрите на то, откуда вы вышли. Типа, у вас недостаточно бюджета? Вы превышаете бюджет на уровне задач и на уровне проекта?

Опять же, мы стремимся уложиться в рамках бюджета. Итак, есть несколько моментов, которые я хочу отметить в шаблоне. Таким образом, некоторые расходы собрать легче.Некоторые из них похожи на ваши затраты на рабочую силу или даже на оплату консультационных услуг, может быть, на сырье, или даже на лицензию на программное обеспечение, и даже на ваши командировочные расходы.

И тогда некоторые затраты могут измениться, или они могут быть разделены между другими проектами, или они могут даже быть перенесены на другие проекты. И некоторые из них выглядят так: ваши телефонные расходы, может быть, даже ваше офисное помещение или офисное оборудование, может быть, ваша общая администрация и страховка вашей компании.

Итак, давайте посмотрим, как можно улучшить управление расходами.Ну, во-первых, вы хотите спланировать инфляцию. Если у вас есть краткосрочный проект, инфляция может не сильно повлиять на него, но если произойдет непредвиденное событие, это может повлиять на инфляцию вашего проекта.

И снова, если у вас есть более продолжительный проект, охватывающий пару лет, инфляция может повлиять на него. Это может даже привести к увеличению ваших затрат или к их снижению.

Вы также хотите учитывать стихийные бедствия. И мы все, вероятно, пострадали или мы знаем людей, на которых повлияли эти стихийные бедствия, которые могут повлиять на ваши расходы или даже могут повлиять на некоторые ресурсы вашего проекта.

Итак, вы также хотите учитывать любые другие потенциальные события. Например, некоторые отрасли могут пострадать от профсоюзов, забастовок любого рода или происходящего.

Итак, вы также хотите включить непредвиденные расходы, и некоторые из них могут выглядеть как судебные издержки, которых вы не ожидали, или какие-либо штрафы, возможно, в определенных отраслях. Иногда они получают штрафы и даже оплату труда. Например, если по какой-либо причине вам понадобится эксперт в предметной области, эти расходы могут оказаться больше, чем вы ожидали.

Вы также хотите отслеживать их в режиме реального времени, чтобы быстро отвечать. Потому что мы знаем, что любые отклонения, как правило, усугубляют и негативно влияют на ваш проект. Итак, вы также хотите изменить размер и масштабирование соответственно.

Итак, некоторые люди думают, что, может быть, это небольшие проекты, им не обязательно заниматься управлением затратами. Но любые отклонения могут действительно негативно повлиять на их бюджет.

А затем большие проекты, то, что вы хотите делать, вы хотите управлять своими затратами и, как правило, с более высоким уровнем детализации.Но оба эти процесса, малый и большой, обычно представляют собой один и тот же процесс.

Но если вам нужен инструмент, который поможет вам управлять затратами на ваш проект, подпишитесь на наше программное обеспечение прямо сейчас на ProjectManager.com.

Управление затратами в облаке | Microsoft Azure

Управление стоимостью проекта в 4 процесса

Что такое управление стоимостью проекта?

Управление затратами в управлении проектами — это процесс планирования, оценки, составления бюджета и контроля затрат по проекту. Существуют процессы управления затратами, которые помогают проектным группам планировать и контролировать бюджеты в течение жизненного цикла проекта. Хотя управление затратами в целом является очень сложным процессом и важной областью знаний по управлению проектами, мы можем разбить его на четыре процесса:

1.Планирование ресурсов

Хотя управление ресурсами используется для планирования, распределения и планирования ресурсов, необходимых для каждого этапа проекта, при планировании ресурсов специально рассматриваются затраты, связанные с каждым из этих ресурсов. Из-за сложности этого процесса иерархическая структура работ (WBS) может помочь упростить и обеспечить ясность. Используя программное обеспечение для планирования ресурсов, определите, какие ресурсы будут использоваться для завершения каждого элемента в WBS, определите связанные с этим затраты и проведите анализ затрат и выгод.

2. Смета

Оценка затрат — это процесс приблизительного определения затрат, связанных с каждым из ресурсов, необходимых для всех запланированных мероприятий. Оценка стоимости прогнозирует стоимость завершения проекта в рамках определенного объема. Учитывая, что объем имеет тенденцию меняться в течение всего срока реализации проекта, оценка стоимости не является разовым процессом. Эффективное управление затратами требует, чтобы менеджеры проектов повторяли оценку затрат всякий раз, когда изменяется объем или утверждаются запросы на изменение.Эти оценки представляют собой сумму всех затрат, связанных с успешным завершением проекта, от начала до завершения.

Чтобы получить точную оценку затрат, вы можете использовать один из следующих методов:

• Аналогичная оценка: оценок основаны на прошлых проектах. Он использует фактические затраты по аналогичному завершенному проекту для оценки затрат на новый проект. Точность этих оценок будет зависеть от сходства между новым и старым проектами.

• Параметрическое моделирование: оценки основаны на математических формулах, обычно в соответствии с моделью регрессионного анализа или кривой обучения. Точность этих оценок зависит от сделанных предположений.

• Оценка снизу вверх: оценки основаны на оценках стоимости и продолжительности отдельных рабочих элементов. Это включает в себя оценку мельчайших работ, а затем их сложение для создания оценки всего проекта.

3. Смета расходов

Оценка затрат ведет непосредственно к сметам затрат. На этом этапе вы определите базовый план затрат и требования к финансированию для проекта. Хороший бюджет проекта поможет вам принять ключевые решения в отношении графика проекта и ограничений распределения ресурсов. Объедините смету затрат на отдельные мероприятия в общую стоимость проекта, установите сроки затрат и измерьте прогресс проекта по сравнению с приблизительными базовыми затратами.Эти бюджеты должны учитывать все: от прямых затрат на рабочую силу до материальных затрат, заводских затрат, затрат на оборудование, административных затрат и затрат на программное обеспечение.

Чтобы определить бюджет затрат, рассмотрите следующие методы:

• Агрегирование затрат: требует агрегирования или объединения затрат от уровня работ до уровня рабочего пакета. Окончательная сумма сметы применяется к базовому плану затрат.

• Анализ резервов: требует создания буфера или резерва для защиты от перерасхода средств.Степень защиты должна быть эквивалентна риску, предусмотренному в проекте. Буфер является частью бюджета проекта, но не включен в базовый план проекта.

• Исторические данные: требует, чтобы вы продумали оценки закрытых проектов, чтобы определить бюджет нового проекта. Это очень похоже на аналогичную оценку, описанную ранее.

• Выверка лимита финансирования: требует, чтобы вы соблюдали ограничения, налагаемые лимитом финансирования.Лимит финансирования основан на ограниченной сумме денежных средств, выделенных на ваш проект. Чтобы избежать больших колебаний в расходовании средств проекта, вам может потребоваться пересмотреть график проекта или использование ресурсов проекта.

Технический документ: Высокая цена хаоса

По запросу: Управление маркетинговыми проектами 101

4. Контроль затрат

Хорошие менеджеры проектов будут внимательно следить за стоимостью своих проектов, чтобы не допустить расползания объемов.Это включает наблюдение, чтобы увидеть, где фактическая стоимость отличается от предполагаемой. Контроль затрат также включает информирование заинтересованных сторон о расхождениях в расходах, которые слишком сильно отличаются от заложенных в бюджет.

Управление бюджетом требует знания первоначального бюджета, утвержденных затрат, прогнозируемых затрат, фактических затрат и подтвержденных затрат. Если есть какие-либо изменения в объеме или непредвиденные риски влияют на утвержденные бюджеты, менеджеру проекта необходимо будет проанализировать уровень воздействия и при необходимости предпринять корректирующие действия.

Чтобы эффективно контролировать расходы по проекту, рассмотрите следующие инструменты и методы:

• Управление освоенным объемом: использует набор формул, чтобы помочь измерить прогресс проекта в сравнении с планом.

• Прогнозирование: использует текущую финансовую ситуацию для прогнозирования будущих затрат. Прогноз основан на смете расходов, общей сметной стоимости, обязательствах по затратам, затратах на сегодняшний день, а также любых затратах, превышающих или заниженных сметой.

• Индекс производительности до завершения (TCPI): представляет собой уровень производительности проекта, который необходимо выполнить в будущем, чтобы уложиться в бюджет.

• Анализ отклонений: включает анализ разницы или отклонения между бюджетными затратами и фактическими затратами, чтобы определить, соответствует ли проект бюджету.

• Анализ производительности: используется для проверки работоспособности проекта. Включает анализ стоимости проекта, графика, объема, качества и морального духа команды. Научившись оценивать затраты, определять бюджеты и контролировать расходы, вы можете стать лучшим менеджером и руководителем проекта.Эффективное управление затратами поможет вам выполнять проекты вовремя и в рамках бюджета, что является золотым билетом для любого успешного руководителя проекта.

Инструменты управления стоимостью проекта

Программное обеспечение для управления работой, такое как Workfront, обеспечивает централизованное расположение всех данных и информации по проекту, помогая вам быть в курсе изменений бюджета, делать утверждения, отслеживать комментарии и т. Д.

— Управление затратами Azure