Выставите счет на оплату пожалуйста: Выставьте или выставите как правильно?

Содержание

Как выставить счёт?

В Битрикс24 счёт — финальный этап процесса продаж. Когда сделка заключена, мы создаём счет и выставляем его клиенту для оплаты.

Как выставить счёт?

Есть несколько способов выставить счёт.

Конвертировать сделку из карточки

Конвертировать сделку из списка

Создать счёт на странице CRM — Счета

Нажмите на плюсик или кнопку Выставить счёт

Выставить счёт из карточки контакта или компании

Перейдите на вкладку Счета и нажмите кнопку создания

Выставить счёт из списка контактов или компаний

Во всех случаях вы перейдете к форме создания счёта.

Как заполнить форму счёта?

Форма счёта состоит из блоков.

Рассмотрим каждый из них по отдельности.

Здесь мы заполняем основную информацию — название, статус счёта и срок оплаты. А также выбираем ответственного.

Вы легко можете создать свои статусы для счёта. Подробнее читайте в статье Справочники в CRM

В этом блоке мы указываем, кому выставить счёт. Выберите контакт или компанию из списка, либо создайте нового получателя.

После выбора вы увидите краткую информацию о клиенте.

Способ оплаты

Выберите необходимый способ оплаты из списка.

Подробнее про настройку разных вариантов оплаты читайте в статье Способы оплаты

В этом же блоке расположены данные вашей компании. Если компаний несколько — выберите или создайте необходимый набор реквизитов.

Как настроить реквизиты своей компании читайте в статье Реквизиты фирмы

Регулярные платежи

Сделайте счёт регулярным, если вы часто выставляете один и тот же счёт. Например, ежемесячный счёт клиенту за доставку продуктов.

Как работать с такими счетами читайте в статье Регулярные счета

Товары/услуги счёта

Счёт обязательно должен содержать список товаров или услуг для оплаты. Выберите или добавьте товары, а также настройте скидку и налог.

Работа с товарами подробно описана в статье Как добавить товар?
Как использовать счёт?

Счёт готов. Как теперь его использовать?

  • Распечатайте счёт и отправьте его клиенту по почте
  • Сохраните счёт в отдельный файл формата PDF
  • Отправьте счёт клиенту по электронной почте
  • Отправьте клиенту онлайн-ссылку на счёт
Подробнее о онлайн-счетах читайте в статье Публичная ссылка на счёт

Способы оплаты: как выставить и оплатить счёт

Способ оплаты доступен только в том случае, если Контакты владельца аккаунта заполнены

на юридическое лицо или ип.

Если вам нужно оплатить счёт от лица бюджетной организации, воспользуйтесь статьёй: Общая информация по работе с бюджетными организациями.

Ограничения:

  • В выходные дни и праздники оплата не зачисляется, она поступит в первый рабочий день;
  • Оплата от третьих лиц не принимается.
  1. 4.

    В строке «безналичный перевод» нажмите на

    стрелку:

  2. 5.

    Нажмите сформировать счёт:

  3. 6.

    Вам будет выставлен счёт. нажмите скачать счёт:

  4. org/HowToStep»> 7.

    Оплатите счёт в любом отделении банка или через ваш интернет-банк.

Обратите внимание: при оплате обязательно укажите номер счёта в назначении платежа.

Когда поступят средства

Оплата счёта по безналичному переводу зачисляется в течение 1 банковского дня, кроме праздников и выходных. если вы оплатили счёт в праздничный или выходной день, оплата поступит в первый рабочий день.

Как произвести оплату от другого юридического лица?

Оплатить счёт от другого юридического лица вы можете одним из способов:

1 способ: укажите в платёжном поручении назначение

Для зачисления платежа в назначении платёжного поручения укажите реквизиты компании, за которую производится оплата [«Оплата по счету № за организацию/ИП с ИНН***«]. В таком случае при поступлении денежных средств на расчётный счёт REG.RU, оплата будет успешно зачислена по указанному счёту. Закрывающие документы будут сформированы на организацию, в пользу которой зачислена оплата.

Обращаем ваше внимание на то, что мы не можем выставить закрывающие документы на имя плательщика или вернуть уплаченные средства в связи с тем, что по закону такие документы выставляются на заказчика услуг, а не на совершившее платёж третье лицо (статьи 168 и 169 Налогового кодекса РФ, Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137). При оплате от другого юридического лица обязательство за заказчика исполняется третьим лицом, и по закону мы обязаны принять оплату (статья 313 Гражданского кодекса РФ). При этом право на отказ от услуг имеет их заказчик, но только до момента, когда услуга была оказана (статья 782 Гражданского кодекса РФ).

Обращаем внимание на то, что данная инструкция по договору является обязательной

2 способ: Оплатите услуги на новом аккаунте

  1. Cоздайте новый аккаунт на реквизиты организации-плательщика.

  2. Заполните Контакты владельца аккаунта на данные организации, которая произвела платёж.

  3. Перенесите услуги на новый аккаунт по соответствующей инструкции:

  4. Выставите счёт на новом аккаунте со способом оплаты «безналичный перевод» и оплатите его.

Готово, после оплаты услуг закрывающие документы будут сформированы на организацию-плательщика.

Как в 1с выставить счет


Как выставить счет в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0

Несмотря на то, что выставление счетов на оплату каких-либо товаров или услуг покупателю не является обязательным, все же, на практике он довольно часто встречается. В счетах указываются реквизиты поставщика, а так же перечень товаров и услуг, за которые нужно внести предоплату.

Производить оплату по счетам очень удобно. Всем нам ежемесячно приходят квитанции за квартплату, свет, газ, воду. Они по своей сути тоже являются аналогами счетов.

Конечно же, счет на оплату не является первичным документом, но именно с него начинается отражение продаж товаров и услуг, а так же расчетов с покупателями. Как выставить счет на оплату в 1С 8.3 и распечатать его — мы расскажем в этой статье.

Выписка счета

Счета на оплату вы можете найти в разделе «Продажи».

Создайте новый документ и заполните его шапку. В поле «Оплачен до» мы укажем 31 августа 2017 года. Если покупатель не оплатит его в течение указанного времени, счет станет недействителен. Причин может быть много, например, изменение цен.

Статус нашего счета изначально будет «Не оплачен». После того, как мы получим какие-либо действия со стороны покупателя, статус будет изменяться.

В качестве контрагенты выберем и укажем, что ведем с ним работу по договору с покупателем «». Договор можно и не указывать, в таком случае справа от этого поля нажмите на кнопку «Новый». В таком случае программа создаст новый договор с покупателем на основании создаваемого счета.

Не забудьте указать банковский счет, на который должна поступить оплата. Если вы предоставляете какие-либо скидки покупателю, выберите соответствующий пункт из одноименного выпадающего списка и укажите ее размер.

В табличной части на вкладке «Товары и услуги» мы укажем, что продаем 20 единиц конфет «Ассорти», 30 «Белочка» и 25 «Вишня». Обязательно проверим правильность подставленных автоматически цен. Их можно отредактировать вручную.

Если вы поставляете товары в возвратной таре, например, пиво в кегах, данные о ней так же можно указать на соответствующей вкладке.

В том случае, если данный счет на оплату является периодическим, например, у вас договор с покупателем на ежемесячную поставку, нажмите на гиперссылку «Повторять» в верхней части документа. В открывшемся окне укажите, с какой периодичностью данный счет должен повторяться. Напоминание об этом будет отображаться в списке документов.

Печать счетов на оплату

Счета на оплату в 1С выдаются покупателю в бумажном или электронном виде. В первом случае все достаточно просто. Распечатать счет моно из одноименного пункта меню «Печать» в шапке документа.

После того, как вы его распечатаете, на нем ставится подпись и печать.

Счет на оплату с печатью и подписями

При выставлении счета покупателю из 1С 8.3 в электронном виде, например, по e-mail гораздо удобнее получать из программы печатную форму с уже установленными на ней печатями и факсимильными подписями. Это избавит вам от распечатывания документа, его подписания и сканирования впоследствии.

Перейдите в справочник организаций и откройте карточку той, для которой нужно установить печать и подписи. В разделе «Логотип и печать» выберите с компьютера файлы с ранее подготовленными факсимильными изображениями (можно отсканированными). Обратите внимание на то, что фон у изображений должен быть либо белым, либо прозрачным.

Теперь вернемся в ранее созданный счет на оплату и в этот раз из меню печать выберем пункт «Счет на оплату (с печатью и подписями)». Все те изображения, которые были загружены в карточку организации, отобразились в печатной форме.

Теперь при нажатии на кнопку сохранения мы смоем получить данный счет во внешнем файле, например, pdf и отправить покупателю.

Смотрите также видео инструкцию по выставлению счета и составлению договора в 1С 8.3:

1s83.info

Как выставить счет на оплату в 1С 8.3 Бухгалтерия

Закажите бесплатный расчет стоимости вашей задачи по 1С!Перезвоним за 10 минут!

Рассмотрим пошаговую инструкцию, как выставить и распечатать счет на оплату в 1С Бухгалтерии 3.0 на платформе 8.3.

Первый шаг — найдем журнал счетов на оплату. Он расположен на вкладке «Продажи»:

Откроется список всех выписанных когда-либо счетов. Для создания нового нажимаем кнопку «Создать» либо «быструю кнопку Ins. Откроется форма нового документа.

В форме счета необходимо заполнить следующие поля:

  • Организация — та организация, от которой планируется продажа;
  • Банковский счет — счет, на который будет производиться оплата;
  • Контрагент — клиент, которому выставляется счет;
  • Товары или услуги — необходимо указать товар и/или услугу, на которую выставляется счет. Цену, количество, ставку НДС.

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

В итоге мы получим заполненный счет на оплату покупателю в 1С , готовый к распечатке:

После проверки правильности данных обязательно нужно сохранить документ с помощью кнопки «Записать».

Для распечатки счета необходимо в шапке документа нажать на соответствующую кнопку:

Откроется печатная форма счета на оплату, которую можно еще раз проверить. Если всё устраивает, просто нажмите на кнопку печати:

Наш видеоурок по выписке счета и созданию шаблонов договоров в 1С 8.3:

[youtube]https://www.youtube.com/watch?v=1zcOuCrG7Io[/youtube]

К сожалению, мы физически не можем проконсультировать бесплатно всех желающих, но наша команда будет рада оказать услуги по внедрению и обслуживанию 1С. Более подробно о наших услугах можно узнать на странице Услуги 1С или просто позвоните по телефону +7 (499) 350 29 00. Мы работаем в Москве и области.

Остались вопросы?

СПРОСИТЕ в комментариях!

programmist1s. ru

Как напечатать счёт на оплату в программе 1С Бухгалтерия

Счёт на оплату в основном требуется распечатать в том случае, когда необходимо получить предоплату по договору. Для этого нужно заключить договор с контрагентом на поставку товара, оказание услуги или выполнение работы (далее по тексту товар), прописав в нём условия по предоплате. Сформировать и распечатать его не так сложно. Давайте рассмотрим операцию по формированию и распечатке, используя программу «1С: Бухгалтерия 8 версия 3» интерфейс Такси.

Как выставить счёт в 1С на оплату?

Для выставления счета на оплату в программе 1с необходимо войти в раздел «Продажи» и выбрать в блоке «Продажи» позицию «Счёт на оплату покупателям».

Заходим в журнал регистрации счетов на оплату. В этом журнале можно создать счёт на оплату:

  • Новый;
  • На основании уже созданного документа.

Новый счёт создается в основном на предоплату, а при выборе «Создать на основании» формируется в основном на отгруженный товар.

Номер проставляется автоматически с присвоением уникальности.

Дата выходит текущая, но её можно менять.

Поле «Оплатить до» —  это дата, до которой должна быть произведена оплата по сформированному документу.

В поле статус выводиться информация о состоянии счёта:

  • Не оплачен;
  • Оплачен;
  • Оплачен частично;
  • Отменён.

В открывшейся форме заполняем такие поля как:

  • Организация;
  • Контрагент:
  • Договор.

Вначале выбираем «Организацию». После этого находим необходимого «Контрагента» из справочника «Контрагенты». Если в справочнике данного покупателя нет, то его необходимо создать, нажав на кнопочку со знаком «+».

На экран выходит карточка, в которой нужно заполнить такие поля по контрагенту:

  • Вид;
  • Наименование;
  • Полное наименование;
  • Входит в группу;
  • Страна регистрации;
  • ИНН;
  • КПП;
  • ОГРН;
  • Банк;
  • Номер банковского счёта;
  • Адрес и телефон;
  • Дополнительная информация.

Для автоматического заполнения реквизитов по контрагенту, необходимо в поле, где написано «Начните отсюда» указать наименование или ИНН контрагента. После этого выходит сообщение в котором написано, что необходимо обратиться к интернет-поддержке пользователей.

Помните, что если Вы написали «Наименование» контрагента, а дополнительно по нему не указали, такие реквизиты как «Регион», «Город, улица», то на экран выйдет весь список организаций зарегистрированных в России с таким наименованием.

После заполнения полей «Контрагент» и «Организация» поле «Договор» становится активным.

При заполнении поля «Договор» на экране появиться список договоров с признаком «С покупателем».

В поле скидка предусмотрен выбор для заполнения:

  • Не предоставлена;
  • На отдельные позиции;
  • По документу в целом.

При выборе второй и третьей позиции по скидке, в табличной части добавляются колонки по предоставленной скидке.

Далее заполняется данные по НДС, для этого необходимо выбрать:

В табличной части документа нужно заполнить две закладки:

  • Товары и услуги;
  • Возвратная тара.

Далее проверки всех реквизитов и правильности заполненных данных, документ необходимо записать и провести. После этого можно распечатать счёт на оплату воспользовавшись кнопкой «Печать». На экране появиться печатная форма, которая и будет распечатана на принтере.

Можно создавать счёт на оплату на основании, при этом выходит список позиций:

  • Оказание производственных услуг;
  • Оплата платёжной картой;
  • Поступление на расчётный счёт;
  • Поступление наличных;
  • Произвольный электронный документ;
  • Реализация (акт, накладная).

Счёт на оплату заполняется не сложно, но следует помнить, что после заполнения полей в документе лучше перепроверить все занесённые данные, чтобы не было ошибок.

blog.it-terminal.ru

Как выставить счет в 1С 8.3 и напечатать договор

Оплата продажи или покупки товаров происходит по счёту. В некоторых случаях требуется договор. Давайте рассмотрим, как в программе 1С Бухгалтерия редакция 3. 0 выставить счет на оплату и распечатать договор.

Находим в меню слева вкладку «Продажи» и переходим в журнал «Счета покупателям»:

В открывшемся окне нажимаем кнопку «Создать» и попадаем на страницу заполнения:

Здесь обязательно должны быть заполнены поля:

  • «Контрагент» — выбираем название организации, для которой нужно выставить счет.

  • «Договор» — проставляется автоматически после выбора контрагента., так как он должен быть прописан в карточке контрагента.

  • «Тип цен» — заполняется автоматически на основании введенной информации в карточке контрагента. Эти данные можно проверить, если проследовать в карточку договора. Для этого нужно нажать кнопочку с двумя маленькими квадратиками справа от договора. И развернуть раздел «Расчеты».

  • «Скидка» — здесь можно выбрать варианты предоставления скидки на данный документ.

  • Для примера будем выставлять счет без скидки, поэтому выбираем «не предоставлена».

  • «Оплата до» — здесь проставляется дата, до которой клиенту необходимо оплатить этот счет. В поле справа выбирается статус: Оплачен, Оплачен частично, Не оплачен или Отменен.

  • «Тип цен» — при необходимости можно изменить. Например, если клиент делает большую закупку. Для этого нужно нажать на надпись «Тип цен: Мелкооптовая» и в выпадающем окошке выбрать нужный вариант.
  • «Добавить» — через эту функцию выбираем товар из номенклатуры и проставляем вручную нужное количество. Можно увидеть, что программа автоматически проставила цены по указанному типу цен. Процент НДС и сумма НДС заполняются автоматически на каждый добавленный товар, на основании введенных данных из карточки товара.

Обратите внимание, внизу слева имеется ссылка «Реквизиты продавца и покупателя». При нажатии проявляется окошко, где можно изменить параметры по отгрузке.

Рассмотрим поле «Дополнительные условия». Нажатием на черточку справа можно выбрать подходящее условие для отгрузки:

Если нажать на два квадратика, то попадаем в описание условия. Здесь прописывается произвольный текст, на сновании которого будет проходить отгрузка товара. Этот текс будет отображен в печатной форме счета:

Далее проверяем поле «Подписи продавца». Здесь указывается, кто будет подписывать документы со стороны продавца. Эта информация также будет отображаться при печати документов. Следующее поле «Покупатель». Здесь указывается адрес доставки. Его можно изменить, если нажать на черточку справа. После заполнения и проверки документ нужно провести нажатием вверху экрана кнопки «Провести». После проводки становится активной клавиша «Печать». Нажмём и увидим, что на основании созданного счета можно распечатать четыре документа.

Распечатать можно два вида счета:

  • «Счет на оплату» — это обычный счет на оплату без подписей и без печати.

  • «Счет на оплату (с печатью и подписями)» — это счет с факсимильными печатями и подписями.

Выберем второй вариант и рассмотрим:

Обратите внимание на то, что отображается в печатной форме.

  • Поставщик – организация, которая продает товар.

  • Покупатель – организация, которая покупает товар.

  • Основание – номер договора, на основании которого осуществляется продажа.

  • Товары – наименование, количество, цена и общая сумма.

  • НДС – выделяется отдельной строкой общей суммой.

  • До какого срока необходимо оплатить данный счет.

  • Условия оплаты.

Если все верно, можно распечатать данный документ.

Вернемся к печатным формам и выберем договор:

Откроется справочник шаблонов договора:

Выберем любой и посмотрим из чего он состоит:

Перед нами открывается окно с шаблоном договора. Если необходимо внести изменения, то редактируем текст и обязательно нажимаем «Сохранить». Некоторые данные могут быть не заполнены. Это означает, что данная информация не внесена в базу или хранение этой информации не предусмотрено справочниками программы. Тогда заполняем вручную, сохраняем и печатаем. Далее рассмотрим форму печати «Приложение к договору»:

scloud.ru

Что такое счет за товары и услуги

Доброго времени суток! Сегодня я хочу поговорить с Вами о том что такое счет, причем не расчетный счет, лицевой, депозитный или еще какой. Тема статьи сегодня — счет в бизнесе.

Скажу сразу, 99% бизнеса использует счета, это могут быть счета от поставщиков на оплату заказанных Вами товаров или наоборот например выставленный Вами счет за оказанные услуги.

Что такое счет

Я как всегда не буду писать стандартные описания, а постараюсь объяснить все своими словами.

Первое что нужно понять: счет это внутренний документ организации и сдавать и отчитываться по нему ни перед кем не надо, для отчетности существуют счета-фактуры и накладные.

В счете указываются платежные данные организации которая его выставляет, а так же товары или виды работ по которым данный счет выставляется. Помимо платежных данных продавца в счете указываются и данные покупателя. Для того чтобы подготовить счет необходимо запросить у нового партнера карточку предприятия.

Счет может быть сделан на фирменном бланке организации или быть стандартным это не суть важно и просто зависит от самой организации. На нем должна присутствовать печать (если она есть) и подпись руководителя и главного бухгалтера.

Основное предназначение счета – это указать покупателю данные расчетного счета для оплаты его покупателем.

Срок действия счета

Так как счет является внутренним документом организации, то и срок его действия определяет сам продавец (предприниматель или директор организации).

Вообще стандартным временем действия счета является 3 дня. Считается что за это время не может произойти каких-либо существенных изменений в стоимости товаров или услуг по которым данный счет выставлен.

Образец счета на оплату

Я выложу один из счетов своей организации, чтобы Вы могли посмотреть в живую:

 

Как выставить счет на оплату

В случае если Вы что-то продаете или оказываете услуги юридическим лицам или предпринимателям, как правило оплату они производят безналичным расчетом (со своего расчетного счета).

Именно для этого Вам необходимо будет выставить счет на оплату со своими реквизитами.

На самом деле по счету Вам могут оплатить и наличными деньгами, но в этом случае теряется суть выставления счета.

Для того чтобы выставить счет на оплату есть множество способов:

  1. Бланк счета. Вы можете просто скачать с интернета бланк пустого счета в формате EXEL или PDF и вбить туда все данные в ручную (сам когда-то так делал, лет 10 назад), этот способ выставления счета просто пережиток прошлого и если Вы серьезно решили заниматься бизнесом, то этот способ не подойдет;
  2. С помощью бесплатных программ. В интернете множество бесплатных программ и сервисов для создания счетов, если Вы выставляете счета очень редко, то данный способ вполне подойдет. Я специально не буду делать никаких ссылок, дабы никого не рекламировать;
  3. С помощью платных программ. Как Вы наверное знаете есть платные программы для бухгалтерии, самая распространенная и простая на мой взгляд – это программы от 1С. С помощью этих программ можно полностью сделать автоматизацию своего бизнеса со стороны бухгалтерии. Счета в данных программах формируются практически автоматически. В общем рекомендую, особенно если Вам с постоянной периодичностью необходимо выставлять счета. Просто подберите, что Вам больше подойдет, так как линейка бухгалтерских программ 1С довольно широкая.

Как оплатить выставленный счет

Существует несколько способов оплаты полученных счетов:

  1. Через банк как физическое лицо. Вы можете пойти со счетом в любой банк и оплатить его. Проблема тут в том, что банк берет от 1% до 3% за такую операцию, довольно большие потери для новичка;
  2. Оплата через расчетный счет платежным поручением на бумажном носителе. В случае если у Вас есть расчетный счет в банке, а ОН ДОЛЖЕН БЫТЬ!!! Если Вы бизнесом занимаетесь. Вы можете подготовить платежное поручение и отдать его в банк, на основании его с Вашего расчетного счета будет проведена операция по переводу денег. Минусом этого способа является необходимость посещения банка;
  3. Оплата через интернет-банкинг. Эта оплата по счету проводится удаленно с Вашего расчетного счета, платежное поручение в данном случае Вы отправляете через интернет – это происходит автоматически. Подготовка платежного поручения таким способом занимает пару минут. Главное, чтобы на расчетном счету были деньги, если их не хватит то оплата счета не будет произведена и Вам придется ехать и пополнять свой р/с.

Я пользуюсь практически всегда именно интернет-банкингом, даже счет который я прикладываю к статье я оплатил именно через интернет-банкинг:

 

Вот теперь Вы знаете что такое счет, как его выставлять и оплачивать, надеюсь, что моя статья помогла Вам разобраться в данной теме. Обязательно посмотрите в конце статьи видео.

В настоящее время многие предприниматели для расчета налогов, взносов и сдачи отчетности онлайн используют данную Интернет-бухгалтерию, попробуйте бесплатно. Сервис помог мне сэкономить на услугах бухгалтера и избавил от походов в налоговую.

При возникновении вопросов Вы можете задавать их в комментариях к самой статья или в мою группу социальной сети в контакте.

Всем удачи в бизнесе! Пока!

инструкция с образцом для скачивания

Счет на оплату — документ, по которому покупатель производит оплату за товары или услуги. Составляется в произвольной форме с указанием реквизитов, необходимых для оплаты и идентификации товара.

Счет на оплату — документ, содержащий платежные реквизиты продавца, по которым покупатель совершает перевод средств за товары, работы и услуги. Взаимодействие продавца и покупателя происходит в несколько этапов:

  • Заявление клиента о намерении приобрести товар или услугу и сбор информации продавцом.
  • Выставление счета на оплату от ИП на основании полученной информации.
  • Перечисление средств покупателем.
  • Отгрузка товара или оказание услуги.

Примечание. Согласно ст. 495 ГК РФ, счет служит офертой при указании основных условий сделки. Оплата считается акцептом оферты, а сам счет становится документом, подтверждающим заключение сделки, даже если договор как таковой отсутствует. Не является первичным документом.

Форма и содержание счета на оплату

Счет не является формализованным документом, поэтому составляется в произвольной форме, обычно на бланке организации.

Таблица 1. Структура счета индивидуального предпринимателя

Вид Наименование Содержание
Банковские реквизиты Наименование продавца Пишется полностью и содержит организационно-правовую форму и фамилию, имя и отчество (при наличии).
ИНН Идентификационный номер налогоплательщика. Присваивается при регистрации ИП.
Расчетный счет Уникальная двадцатизначная учетная запись. У ИП начинается на 40802.
Наименование и местонахождение обслуживающего банка Указывается согласно справочника кредитных организаций.
БИК обслуживающего банка Девятизначный идентификационный код кредитной организации.
Корреспондентский счет обслуживающего банка Двадцатизначный идентификационный номер кредитной организации в Банке России (или другой кредитной организации). Начинается на 30101.
Сведения о товаре или услуге Наименование Наименование каждой позиции товара, работ или услуг, содержащее достаточно информации для их идентификации.
Количество Количество единиц каждого товара, услуг или видов работ.
Единицы измерения Штуки, килограммы и т.д. (по каждой позиции).
Цена Цена за единицу товара или услуги (по каждой позиции).
Сумма Общая стоимость по каждой услуге.
 

 

Общая стоимость по всем товарам или услугам.
НДС Сумма НДС, если он включен в цену товара или услуги.
Bсего к оплате Итоговая сумма, с учетом НДС (или без него).
Итоговая информация Количество позиций и общая сумма цифрами и прописью.

Примечание. В зависимости от того, является поставщик плательщиком НДС или нет, он должен в обязательном порядке указывать информацию о его начислении: “В том числе НДС” — с указанием суммы или “Без НДС”, ст. 168 НК РФ.

Дополнительные реквизиты

Для удобства продавца и покупателя можно добавить в документ следующую информацию:

  • Номер и дату составления.
  • Предельную дату оплаты.
  • Назначение платежа, которое покупатель укажет в платежном поручении. Оно включает общую информацию о товаре или услуге, номер и дату, информацию об НДС, например: “За стройматериалы, по сч. № 3 от 01.01.2018. Без НДС.” Важно правильно отразить наименование, т.к. формулировка “За товар” может привести к возврату платежного поручения.
  • Почтовый адрес продавца.
  • Телефон продавца.
  • Подпись, печать (если есть) и другую информацию.

В каких случаях выставляется счет:

  • Между сторонами есть действующий договор, но в нем не оговариваются суммы, даты и объем поставки и т.д., а только общие условия. В процессе взаимодействия покупатель сообщает продавцу необходимое количество товара и срок поставки, а продавец выставляет счет на оплату, с учетом полученной информации.
  • Между сторонами пока нет договора, а оказать услугу или поставить товар нужно.
  • Заключать договор не имеет смысла, т.к. оказание услуги или поставка товара разовые.

Образцы счетов на оплату от ИП

Ниже два примера счетов, выставленных индивидуальными предпринимателями. Они отличаются наличием в составе суммы НДС и получателями.

Рисунок 2. Счет, предъявленный ИП, без НДСРисунок 3. Счет, предъявленный ООО, с НДС

Форма для скачивания

По ссылке можно скачать наиболее популярную форму. Образец является универсальным и легко корректируется.

Скачать универсальную форму счета на оплату. Актуальна на 2018г.

В завершение небольшая видеоинструкция о создании счета на оплату в программе 1С.

инструкция по заполнению — ЮKassa

Что такое счёт на оплату товаров и услуг

Счёт — это документ, который уведомляет покупателя о необходимости оплатить товар или услугу. Он не обязателен, но удобен и информативен: там есть реквизиты продавца, перечень товаров и услуг, а также сумма к оплате.

Не стоит путать счёт на оплату со счётом-фактурой. Счёт-фактура — это налоговый документ для расчёта НДС, обязательный для плательщиков этого налога. А счёт на оплату выставлять не обязательно, клиент и без него может перечислить (или не перечислить) деньги за покупку по договору или устному соглашению. Исключение составляют только ситуации, когда выставление счёта прописано в договоре или необходимо ввиду особенностей сделки (например, счета за электричество или услуги связи) — тогда выставление счёта на оплату необходимо. В этой статье речь пойдёт именно о счетах на оплату.

Как выставить счёт на оплату

Воспользуйтесь одним из популярных способов:

  1. Сформируйте счёт в бухгалтерской программе.
  2. Скачайте готовый бланк и внесите туда нужные данные, либо заполните распечатанный бланк от руки. Такой счёт обычно оформляется в двух экземплярах: один отправляют покупателю, а другой хранится у продавца. Несмотря на необязательность этого документа, в случае судебных споров он может иметь юридическую силу.
  3. Воспользуйтесь одним из онлайн-сервисов, которые автоматизируют выставление электронных счетов.
  4. Примите оплату от юрлица без выставления счёта — через B2B-платежи от ЮKassa.
  5. Если вам нужно выставить счёт физическому лицу, сделайте это из личного кабинета ЮKassa.

Как правильно заполнить счёт на оплату

Формат счёта на оплату законом не регламентируется, однако есть некоторые обязательные элементы, которые обычно туда включают:

  • Дата формирования счёта и его порядковый номер (отсчёт обычно ведётся с начала календарного года).
  • Наименование продавца, его юридический адрес и банковские реквизиты для оплаты.
  • Название (ФИО), адрес, ИНН и КПП (при наличии) плательщика.
  • Информация о товаре или услуге: наименование, единицы измерения, количество, цена и итоговая стоимость.
  • Номер договора с покупателем (если такой договор имеется).
  • Данные об НДС.
  • Срок оплаты счета (опционально).
  • Подписи директора предприятия (ИП) и главного бухгалтера, печать (при наличии).

Инструкция по заполнению счёта одинакова как для ИП, так и для ООО. Однако, счёт от ИП должен быть подписан только индивидуальным предпринимателем, а счёт от ООО — директором и главным бухгалтером.

Если вы продаёте товары и услуги, облагаемые НДС, то в графах «Цена» (единицы товара/услуги), «Сумма» и «Итого» вы можете указать цифры без учёта налога, а ниже в строке «НДС» указать сумму налога из расчёта полной стоимости товаров. Второй вариант: поля «Цена», «Сумма» и «Итого» уже будут содержать суммы с учётом НДС, тогда вместо поля «НДС» будет поле «В том числе НДС» с указанием в нём суммы налога. Для удобства можно скачать образцы счетов с НДС и без НДС.

Является ли счёт на оплату договором?

Нередко для возникновения договорных отношений сам договор необязателен, и его функцию может выполнять счёт на оплату. Он содержит условия доставки, порядок обмена и возврата, условия доставки и другую информацию, которую продавец считает нужным включить. Формат счёта-договора удобен для сделок с небольшой суммой, с его помощью можно быстро оформить разовую поставку товара, продажу ПО или другого онлайн-продукта, участия в семинаре или вебинаре и так далее.

В таком счёте обязательно должны присутствовать:

  • наименование товара/услуги;
  • количество;
  • единица измерения;
  • ставка НДС или акциза;
  • сроки оплаты;
  • способ передачи (отгрузки) товара;
  • общая сумма с НДС;
  • сумма НДС или акциза выделена отдельной строкой;
  • наименование продавца, его банковские реквизиты;
  • наименование покупателя, банковские реквизиты;
  • наименование должностных лиц, ответственных за совершение данных операций;
  • подписи должностных лиц и их расшифровка с указанием ФИО и др.

Также рекомендуется проставить на счёте печать организации. Тогда факт его оплаты приравнивается к соблюдению письменной формы договора.

Существуют форматы сделок, при которых замена договора счётом законодательно запрещена. К ним относятся, например, продажа недвижимости и предприятий, аренда зданий и сооружений.

Можно ли обойтись без счетов?

Как было сказано выше, обычно счёт на оплату — вещь добровольная. А ввиду затрат времени на заполнение, это ещё и не самый быстрый способ напомнить контрагенту об оплате. Существуют альтернативы выставлению счетов — например, B2B-платежи в ЮKassa. Для вашего клиента они ничем не будут отличаться от покупки в обычном интернет-магазине.

От вас требуется только разместить перечень товаров и услуг на сайте. Если клиент использует Сбербанк Бизнес Онлайн, он просто выберет этот способ оплаты нажатием одной кнопки, а затем подтвердит транзакцию кодом из СМС.

Счета физическим лицам — как это работает?

Счета можно выставлять не только организациям или ИП, но и физическим лицам. Это удобно для бизнесов, работающих без сайта, а также для тех, кто консультирует клиентов в чате перед покупкой. Подобный счёт можно сформировать в личном кабинете ЮKassa, а затем отправить его покупателю в смс, по электронной почте, а также ссылкой в любом чате или мессенджере.

  1. Счёт на оплату — это необязательный документ, который уведомляет покупателя о необходимости оплатить товар.
  2. В ряде случаев счёт может быть приравнен к договору, а также иметь юридическую силу в судебных спорах, поэтому его нужно заполнять без ошибок.
  3. Минимальный набор данных, которые должны быть в счёте на оплату: реквизиты продавца, наименование и количество товара, сумму к оплате.
  4. Счета можно выставлять в бумажной и электронной форме, а также обходиться без них, используя такие сервисы, как B2B-платежи в ЮKassa.
  5. Счета можно выставлять и физическим лицам, через ЮKassa это делается за несколько кликов.

Как написать счет-фактуру по электронной почте | Шаблон электронной почты для счета-фактуры

После того, как вы предоставили клиенту товар или услугу, пора получать деньги. Но прежде чем вы это сделаете, вам нужно будет выставить счет и отправить его по электронной почте. Многие малые предприятия и фрилансеры сталкиваются с проблемами просроченных платежей, и, хотя это не всегда эффективно, четкое и понятное электронное письмо со счетом может помочь вам быстрее получить оплату. Хотите узнать, как написать электронное письмо со счетом-фактурой? Читайте наши главные советы, а также образец электронного письма со счетом, которое вы можете использовать для своих клиентов.

Советы по составлению счета по электронной почте

Научиться писать электронное письмо с прикрепленным счетом — несложный процесс. Мы собрали несколько основных советов, которые помогут вам максимально упростить обработку вашего счета для клиентов:

Включите счет в качестве вложения

Не вставляйте счет в текст сообщения электронной почты. Вместо этого прикрепите его как загружаемый файл PDF. Это позволяет вашим клиентам сохранять, распечатывать или загружать ваш счет в свою бухгалтерскую программу.

Включите всю важную информацию в строку темы.

Многие компании завалены электронной почтой, поэтому чем проще вы сможете помочь им найти ваш счет, тем быстрее вы получите оплату. Поместив всю важную информацию в строку темы, включая номер счета и дату оплаты, вашим клиентам будет намного легче идентифицировать ваш счет.

Рассмотрите возможность использования шаблона счета-фактуры

Если вам нужно выставить много счетов-фактур, использование шаблонов электронной почты счетов-фактур может сэкономить вам значительное количество времени.Все, что вам нужно сделать, это изменить ключевую информацию, что не займет больше нескольких минут, и вы сможете быстро и легко отправить счет.

Убедитесь, что ваш счет включает в себя все, что клиенту необходимо знать.

Если вы не указали всю необходимую информацию, вашему клиенту может потребоваться запросить второй счет или он может просто пренебречь оплатой.

Шаблон электронной почты для счета-фактуры

Написание электронных писем с нуля может занять много времени, особенно если вам нужно выставить счет большому количеству клиентов.После того как вы научитесь составлять электронное письмо со счетом, использование шаблонов может стать отличным способом сократить количество администраторов, с которыми вам придется иметь дело. Вот простой и эффективный образец, который вы можете использовать, чтобы отправить дружеское напоминание о счете, который должен быть оплачен в ближайшее время:

Строка темы: Счет-фактура [X] на [Услугу / продукт] срок оплаты [Дата]

Привет [Имя получателя] ],

Надеюсь, у вас все хорошо! См. Прикрепленный номер счета [X] для [Продукт / услуга], срок оплаты — [Дата]. Не стесняйтесь обращаться, если у вас есть какие-либо вопросы.

С уважением,

[Имя отправителя]

Если вы уже отправили счет, но он просрочен, возможно, вам придется проследить за просрочкой платежа. Вот образец электронного письма для сбора счетов, которое вы можете использовать для этого:

Строка темы: Просроченный счет [X] на [Услугу / продукт], срок оплаты [Дата]

Привет [Имя получателя],

Надеюсь, вы хорошо! Мы еще не получили платеж по счету № [X] для [Продукт / услуга], который должен был быть оплачен [Дата]. Сообщите нам, когда мы можем ожидать получения платежа, и не стесняйтесь обращаться к нам, если у вас возникнут какие-либо вопросы или проблемы.

С уважением,

[Имя отправителя]

Как видите, лучшие электронные письма со счетами просты, удобны и содержат всю информацию, необходимую клиенту для обработки вашего счета.

После отправки счета-фактуры по электронной почте

Конечно, отправка счета-фактуры не всегда является концом истории. Иногда ваши клиенты могут задерживать оплату. В таких случаях всегда полезно связаться с вашим собеседником по телефону, так как возможно, что ваши электронные письма просто попадут не тому человеку.Если это не сработает, вам может потребоваться эскалация процесса, отправив официальное письмо. Последующие шаги, такие как отправка сборщиков долгов, взимание пени за просрочку платежа или начало судебного разбирательства, должны рассматриваться только как крайнее средство.

Мы можем помочь

GoCardless поможет вам автоматизировать сбор платежей, сократив количество администраторов, с которыми ваша команда должна иметь дело при поиске счетов. Узнайте, как GoCardless может помочь вам со специальными или регулярными платежами.

GoCardless используется более чем 60 000 компаний по всему миру. Узнайте больше о том, как вы можете улучшить обработку платежей в своем бизнесе уже сегодня.

Узнать большеЗарегистрироваться

Как вежливо запросить платеж с примерами электронной почты

Как опытный предприниматель или подписчик блога Elorus, вы знаете, как оптимизировать процесс выставления счетов и выставления счетов. Вы знаете, как написать счет-фактуру, как отправить счет-фактуру по электронной почте и как структурировать условия оплаты, чтобы защитить свой бизнес.Но вам еще предстоит узнать, как вежливо попросить платеж.

Своевременная оплата должна быть нормой — это также избавит вас от необходимости просить платежи в первую очередь. Тем не менее, клиенты, которые не могут или не будут платить вовремя, всегда рано или поздно придут к вам. По этой причине вы должны быть готовы справиться с невыплаченными платежами наилучшим образом.

Просить оплату по электронной почте может быть неудобно, и с ней трудно общаться эффективно. Вы можете задавать себе такие вопросы, как «Какой тон мне следует поддерживать со своими клиентами?», «Как я могу попросить оплату, не выглядя отчаянно или слишком строго?» и «Как поступать с долгосрочно неоплаченными счетами?».

Поэтому мы подумали о том, чтобы поделиться основными шагами по , как вежливо попросить оплату по электронной почте. Рекомендации в этой статье относятся к первому просроченному электронному письму со счетом-фактурой, которое вам нужно будет отправить, и любых других последующих действиях «пожалуйста, оплатите счет». В конце концов, вам нужно исчерпать все доступные средства, чтобы побудить клиентов платить вам за вашу работу.

Вот наш совет о том, как вежливо попросить об оплате без ущерба для деловых отношений:

Шаг 1: «День приближается», электронное письмо со счетом

Отличный способ избавить себя от необходимости просить просрочку платежа — это отправить любезное напоминание до того, как истечет заранее оговоренный период оплаты .Таким образом, вы уведомите своих клиентов об их платежных обязательствах и дадите им возможность предоставить вам убедительные причины, если они намереваются задержать платеж.

Обязательно отправьте это преждевременное электронное письмо за 5-7 дней до установленной даты и выберите любой будний день, кроме пятницы, так как выходные будут выходными. Сделайте это электронное письмо кратким и простым. Это должно быть не предупреждение, а дружеское напоминание.


Тема сообщения электронной почты : Дополнение к счету № 10430

Текст сообщения электронной почты :

Здравствуйте, господинДжексон,

Я надеюсь, что это письмо поможет вам найти здоровье. Я знаю, что у вас сейчас напряженный период, но я хотел напомнить вам об оплате по счету №10430. Он состоится в следующий понедельник, 21 апреля, st .

Не стесняйтесь обращаться с любыми вопросами относительно оплаты или самого счета.

Заранее благодарю.


Шаг 2: Электронное письмо с напоминанием о платеже «Сегодня знаменательный день»

Если вы ничего не слышали от своего клиента, то это электронное письмо с запросом платежа имеет решающее значение для ваших будущих действий. Это ваше первое заявление о действии. просит вашего клиента погасить свой долг до того, как он станет просроченным.

Имейте позитивный тон и не показывайте признаков разочарования, так как у них еще есть время заплатить вам в установленные вами сроки. Однако вам следует указать общую сумму, которую ваш клиент обязан заплатить. Итак, вот как вежливо попросить об оплате по электронной почте:


Тема сообщения электронной почты : Сегодня срок оплаты счета № 10430

Текст сообщения электронной почты :

Здравствуйте, господинДжексон,

Надеюсь, с вами все в порядке. Сегодня, 21 апреля, по адресу st, , должен быть выставлен счет № 10430. Вы можете перейти к оплате онлайн через PayPal или посредством платежа на мой банковский счет, как было согласовано ранее.

Если у вас возникнут какие-либо вопросы, ответьте на это письмо, и я незамедлительно отвечу.

Спасибо.


Шаг 3: Счет № 10430, просроченный на 1 или 2 недели

На этом этапе вы пишете клиенту электронное письмо с просроченным счетом.У них есть задолженность по оплате вашего бизнеса, которую они должны погасить. Таким образом, ваш тон не может быть таким же небрежным и равнодушным, как при отправке последнего электронного письма с запросом на оплату.

Подход «пожалуйста, оплатите счет» пока не сработал. Итак, с этого момента вы должны указать конкретно в отношении всей истории, лежащей в основе всего процесса выставления счетов . Если клиент вообще не связался или не связался должным образом после этого письма, вы должны будете указать на сборы, которые будут применяться в ближайшее время .


Тема сообщения электронной почты : Ваш платеж по счету № 10430 задерживается на одну неделю

Тело сообщения электронной почты :

Здравствуйте, мистер Джексон,

По нашим данным, вы не оплатили сумму в 350 долларов США по счету # 10430. Неоплаченный платеж задерживается на одну неделю, поэтому буду признателен, если вы изучите этот вопрос и ответите на это письмо.

Однако, если тем временем вы уже оплатили сумму, не обращайте внимания на это напоминание. В случае, если вы случайно потеряли или удалили счет-фактуру, вы можете найти его прикрепленным для вашего удобства.

Спасибо.


Шаг 4: Счет № 10430 просрочен на 30 дней

30-дневная задержка — это далеко не предел профессионализма. Вот где действительно окупается умение вежливо попросить оплату! Посредством этого просроченного электронного письма вы обратитесь к своему клиенту строгим, но не грубым тоном . Вы должны подчеркнуть, что они будут оштрафованы в соответствии с вашим разделом условий оплаты. Этот раздел был частью контрактного соглашения, которое вы подписали до того, как вам поручили проект.Таким образом, не может быть жалоб на какие-либо штрафы за просрочку последующих действий, которые вы имеете законное право предпринять.


Тема сообщения электронной почты : Счет № 10430 просрочен на 30 дней

Тело сообщения электронной почты :

Здравствуйте, мистер Джексон,

Вы не связались и не отправили никаких платежей по счету № 10430, который не был оплачен в течение 30 дней. дней. Сумму в 350 долларов необходимо выплатить как можно скорее. Начиная с завтрашнего дня, будет применяться пени за просрочку платежа, как это согласовано в условиях оплаты нашего соглашения.

Свяжитесь с нами, чтобы обсудить любые проблемы или вопросы, касающиеся этого счета. Если все ясно, оплатите счет сегодня.

С уважением,


Желательно, чтобы до или даже после этого электронного письма «пожалуйста, окончательно оплатите счет» вы также должны перепроверить контактные данные, которые вам предоставил ваш клиент. Таким образом, вы будете уверены, что ваши усилия вежливо попросить оплату не прошли даром. В то же время, если клиент до сих пор был проинформирован из-за неверной контактной информации, вы всегда можете позвонить ему и объяснить ситуацию.Этот шаг избавит вас от ненужных судебных исков и поможет уладить все мирным путем.

Заключительные слова

Плохие плательщики — не всегда плохие предприниматели. Иногда бизнесмены просто хотят уйти, не заплатив вам. В других случаях они просто очень заняты, сталкиваются с множеством обязанностей и значительным количеством входящих писем. Если вы знаете, что нужно вежливо попросить оплату, вы можете урегулировать любые незавершенные дела , не прибегая к более строгим мерам.

Как составить счет-фактуру

5 мин. Читать

  1. Концентратор
  2. Выставление счетов
  3. Как составить счет-фактуру | Этикет профессионального выставления счетов для предприятий

Компании должны составлять свои счета профессиональным тоном, используя ясный, простой язык. Важно всегда быть вежливым при отправке счета клиенту и во всех других деловых коммуникациях, связанных с платежами.

Формулировка счета должна быть как можно более четкой.Четко укажите срок оплаты счета, сумму задолженности и предоставленные услуги. Если счет-фактура или сопроводительное электронное письмо содержат нечеткие формулировки, клиент может запутаться, неверно истолковать информацию и в результате может задержать отправку платежа.

Вот темы, которые помогут вам научиться профессионально составлять счет:

Советы по отправке оплачиваемых счетов

Образец шаблона электронной почты для счета-фактуры

Как следить за неоплаченными счетами [шаблон сообщения электронной почты]

Советы по отправке оплачиваемых счетов

Счета-фактуры — это документы, которые позволяют малым предприятиям получать платежи от своих клиентов, но существуют стратегии отправки счетов-фактур, которые с большей вероятностью позволят вам быстро получить оплату.Правильный обмен сообщениями как в самом счете, так и в сопроводительном электронном письме может мотивировать клиентов сразу же оплатить счет. Вот несколько советов по общению с клиентами по поводу счетов:

1. Своевременно отправлять счета

Важно составлять счета и отправлять их клиентам сразу после завершения работы, за которую выставлен счет. Это означает, что вы не только быстрее получите оплату за свои услуги, но и будете выставлять счета, пока работа еще свежа в памяти.Когда вы выписываете счета, как только работа будет сделана, вы запомните все детали и с меньшей вероятностью сделаете ошибки в счете, которые могут запутать или разозлить клиентов, задерживая платеж.

2. Всегда будьте вежливы

Всегда будьте вежливы при составлении счетов и всех сопутствующих сообщений, например электронных писем. Вежливое общение помогает вам поддерживать прочные профессиональные отношения со своими клиентами, что увеличивает ваши шансы на повторное сотрудничество. Согласно исследованию FreshBooks, вежливое выставление счетов также помогает быстрее получать деньги.Исследование показало, что использование таких слов, как «пожалуйста» и «спасибо» при составлении счетов, может увеличить процент оплаченных счетов более чем на пять процентов.

3. Всегда будь кратким

Формулируйте счета всегда кратко и по существу. Четко укажите информацию, которую клиенты должны заплатить вам в соответствии с вашими условиями: укажите сумму к оплате и срок оплаты. Иногда компании пытаются использовать причудливые термины при составлении счетов, но это может сбить с толку клиентов. Например, вместо использования формулировки в счетах, такой как «оплата при получении», которая является расплывчатой, просто укажите дату оплаты, т.е.е. «Платеж должен быть произведен 31 декабря 2018 г.»

4. Упростите платеж

Сделайте так, чтобы вашим клиентам было проще оплачивать ваши счета, чтобы у них было лучшее качество обслуживания, а вам быстрее платили. Включите в счет-фактуру четкую формулировку, в которой вашим клиентам будут указаны различные способы оплаты, которые они могут использовать. Если вы принимаете чеки, включите формулировку, охватывающую все необходимые детали, например: «Пожалуйста, выпишите чеки на счет My Small Business и отправьте чек по этому адресу компании». Если вы принимаете онлайн-платежи, включите кнопку «Оплатить сейчас» в нижней части счета или в теле сопроводительного электронного письма, содержащего прямую ссылку на страницу онлайн-платежей, чтобы вашим клиентам было как можно проще ее найти.

5. Образец шаблона электронной почты для счета-фактуры

Важно излагать электронные письма со счетами в вежливой и лаконичной манере, чтобы ваш тон был профессиональным, а передаваемая информация была понятна клиентам. Этот образец шаблона электронной почты для счета-фактуры поможет вам написать профессиональные электронные письма, сопровождающие ваши счета:

Subject Line: Название вашей компании : Invoice # 001

Уважаемый Имя клиента ,

Надеюсь, у вас все хорошо.

Я хотел сообщить вам, что для вашей учетной записи создан новый счет № 001.Вы можете найти счет, прикрепленный к этому электронному письму. Пожалуйста, оплатите остаток в размере 500 долларов США до 31 декабря 2018 г.

Вы можете заплатить, отправив чек на номер:

Название вашей компании
Полный адрес вашей компании
Почтовый индекс

Спасибо за ваш бизнес; Я с нетерпением жду возможности поработать с вами снова в ближайшее время.

С уважением,

Ваше имя
Ваши контактные данные

Как следить за неоплаченными счетами [шаблон сообщения электронной почты]

Важно отслеживать неоплаченные счета, как только они становятся просроченными.Формулировка, которую вы используете для отслеживания неоплаченных счетов, должна быть вежливой, но прямой. Предоставьте своему клиенту преимущество сомнения: велика вероятность того, что просрочка платежа возникла из-за технической ошибки, и они не задерживают платеж злонамеренно.

Вот шаблон электронного письма, чтобы помочь малым предприятиям отслеживать неоплаченные счета:

Subject Line: Название вашей компании : Invoice # 001

Уважаемый Имя клиента ,

Надеюсь, у вас все хорошо.Обращаюсь к вам по поводу счета № 001. Это дружеское напоминание о том, что платеж должен был быть произведен 31 декабря 2018 г. Пожалуйста, отправьте платеж как можно скорее.

Вы можете заплатить, отправив чек на номер:

Название вашей компании
Полный адрес вашей компании
Почтовый индекс

Я с нетерпением жду вашего ответа. Пожалуйста, свяжитесь со мной, если у вас есть какие-либо вопросы.

С уважением,
Ваше имя
Ваши контактные данные


СТАТЬИ ПО ТЕМЕ

Как вежливо попросить об оплате (с примерами электронной почты)

29% счетов оплачиваются фрилансерам с опозданием.Несвоевременная оплата создает всевозможные проблемы, такие как:

  • Проблемы с денежным потоком, когда доход не поступает
  • Время, потерянное из-за дополнительных запросов на оплату
  • Эмоциональное и умственное напряжение из-за беспокойства
  • Напряженные отношения с клиентами

Одна из самых распространенных проблем, с которыми сталкиваются фрилансеры, — это получение оплаты. Мы хотим помочь. В этой статье мы расскажем вам три вещи:

  1. Что указывать при запросе платежа.
  2. Как в удобной форме написать электронное письмо покупателю для оплаты.
  3. Ваши варианты работы с просроченными счетами.

Во всех отраслях существует этикет, когда дело касается электронной почты, и фриланс не исключение. Это отличный навык, которому нужно научиться, и он может быть полезным для совершенствования независимо от того, на каком этапе карьеры вы находитесь — пытаетесь ли вы получить платеж или поделиться результатом.

Прежде чем мы перейдем к тому, что происходит, если клиент задерживает платеж, важно поговорить о том, как вы запросили платеж.Ваш счет должен быть профессиональным, ясным, легкодоступным, содержать всю необходимую информацию и отправляться нужному человеку. Это может быть сложный процесс, особенно если вы новичок в мире фрилансеров. К счастью для вас, в Indy есть инструмент для выставления счетов, который может вам помочь. Вы даже можете попробовать это бесплатно.

Но давайте предположим, что, несмотря на ваш безупречный счет, клиент все равно не заплатил вам вовремя. Как вы можете действовать, не наступая на пальцы ног, не теряя клиента и не задерживая платеж еще больше?

Но сначала: не паникуйте, когда истекает срок платежа

Если платеж вашего клиента уже просрочен, не волнуйтесь, особенно если вы уже работали с этим клиентом раньше.Каждый раз, когда ваш клиент платит вам, это укрепляет доверие и заставляет вас меньше беспокоиться о том, что он вас облажает.

Если вы впервые работаете с ними, не переходите к худшему сценарию и не задавайтесь вопросом, как вы собираетесь получать арендную плату. Сначала сосредоточьтесь на сборе платежа, прежде чем напрягать себя и думать, что вы будете делать, если вам не заплатят.

Что следует указывать при запросе платежа?

Итак, теперь вы знаете, что вам нужно требовать оплаты. Клиент проигнорировал ваш счет, срок оплаты истек, и на ваш банковский счет не поступают деньги.Что ты говоришь?

Попробуйте написать дружественное, не угрожающее письмо. Тема письма.

Первое, что нужно помнить при запросе оплаты у клиента по электронной почте, — это тема. Если тема вашего электронного письма указана неверно, ваш клиент может не читать остальную часть письма. Итак, несколько советов:

  • Не угрожайте клиентам (в теме). Вместо этого назовите это «дружеским напоминанием».
  • Считайте, что ваши электронные письма с напоминаниями — это «обновления контракта».
  • Если возможно, используйте имя своего клиента.

Через мгновение мы покажем вам несколько примеров тем. А пока давайте посмотрим, что еще нужно указать в электронном письме с запросом на оплату.

Всегда прикрепляйте копию счета-фактуры

Каждое электронное письмо с запросом на платеж должно сопровождаться копией счета. Это поможет вашим клиентам вспомнить, что вы для них сделали и сколько они должны вам заплатить. Однако иногда люди немного путаются со счетами.Вот несколько вещей, которые следует запомнить:

  • Счет-фактура не является юридически обязательным документом. Ваш контракт — это юридическое соглашение, на основании которого выставляется счет. Если у вас нет контракта или согласованного письменного предложения, получить счет будет сложнее.
  • Без правильной информации о счете, такой как адреса обеих сторон, даты и номер счета, клиенты могут игнорировать ваши счета или отправлять их обратно как недействительные.

Электронная почта без счета бесполезна.Всегда прикрепляйте счета к своим сообщениям электронной почты, когда делаете запрос на оплату.

Вежливо напомните клиентам об условиях оплаты

Условия оплаты должны быть четко указаны в вашем контракте и на каждом счете. В контракте должен быть указан процесс оплаты, срок платежа и любые штрафы за просрочку платежа, которые вы взимаете. В вашем счете должна быть как минимум указана дата или сроки платежа, например «30 дней нетто».

Добавьте свой банковский счет или информацию о платежном провайдере в свое платежное требование

Если вы просите кого-то заплатить вам, сделайте это как можно проще для вашего клиента.Укажите информацию о платеже в электронном письме со счетом-фактурой и в самом счете. Если возможно, предложите своим клиентам кредитную карту и варианты онлайн-оплаты. Как только вы начнете раздумывать над своим клиентом, постарайтесь найти для него удобный способ организации оплаты.

Идеи шаблонов электронных писем для напоминаний об оплате

Мы подготовили несколько простых шаблонов электронных писем, которые вы можете адаптировать для своих клиентов. Только не забудьте изменить информацию для вас и вашего клиента.

Шаблон удобного напоминания о платеже на одну неделю

Отправка вашему клиенту напоминания о платеже за неделю до срока платежа — полезный способ довести ваш платеж до ума вашему клиенту до его наступления.Обычно это беззаботное и дружелюбное электронное письмо, которое должно быть нормальной частью вашего процесса сбора платежей. Это поможет получить более высокий процент ваших платежей вовремя и раньше установленного срока.

Тема: Дружественное напоминание: Счет-фактура [#] Срок оплаты в течение одной недели

Привет [имя клиента],

Я надеюсь, что все в порядке. Мне очень понравилось работать над нашим проектом вместе, и я хотел быстро сообщить, что счет [#] должен быть оплачен через неделю после сегодняшнего дня.

Вы можете просмотреть счет здесь [ссылка на счет-фактуру] и просмотреть различные способы оплаты.

Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас есть какие-либо вопросы относительно счета, способов оплаты или оказанных услуг.

Спасибо!

[Имя]

Шаблон удобного напоминания о платеже на один / два дня позже

Быстрая отправка клиенту электронного письма сразу после того, как счет должен быть оплачен, держит его в памяти и не производит платеж растянуть слишком долго.Вы можете предоставить клиентам отсрочку в несколько дней перед отправкой, особенно если срок платежа приходится на выходные.

Тема: Дружественное напоминание: Счет [#] Просроченный

Привет, [имя клиента],

Надеюсь, у вас отличный день. На основании моих записей Счет-фактура [#] просрочена на [дата]. В настоящее время имеется остаток в размере [задолженность].

Для вашего удобства и удобства я прикрепил сюда счет и способы оплаты [вставьте ссылку на счет-фактуру].

Сообщите мне, если возникнут проблемы с платежами или у вас возникнут дополнительные вопросы.

Большое спасибо,

[имя]

Шаблон удобного напоминания о платеже на одну неделю в конце периода

Чтобы получить деньги, одна из самых действенных тактик — это согласованность с электронной почтой. UPS. Это не означает, что вы отправляете электронное письмо своим клиентам каждый день, но еженедельное или двухнедельное электронное письмо не будет плохим.Используйте этот шаблон ниже, чтобы отправить дополнительное электронное письмо с напоминанием об оплате вашему клиенту или изменить его по своему усмотрению.

Тема: Дружественное напоминание: Счет-фактура [#] Просрочка за одну неделю

Привет, [имя клиента],

Надеюсь, ваша неделя идет хорошо. Мои записи показывают, что я не получил ваш платеж по счету-фактуре [#] из [остаток счета], который просрочен на одну неделю. Не могли бы вы разобраться с этим для меня?

Сообщите мне, есть ли еще кто-нибудь, с кем я могу связаться по поводу оплаты, или есть ли система или процесс, с помощью которых я могу упростить оплату с вашей стороны.

Я приложил счет для вашего удобства [вставьте ссылку на счет-фактуру].

Если у вас есть обновленная информация о том, когда этот платеж должен быть получен, мы будем очень признательны.

Всего наилучшего,

[укажите имя]

Шаблон дружественного напоминания о платеже на две недели, позднее

Можно начать переключать тон электронного письма, так как ваш счет становится двухнедельным на месяц позже.Мы никогда не рекомендуем грубить вашему клиенту, но можно говорить более серьезным тоном.

Тема: Счет-фактура [#] просрочена на две недели

Здравствуйте, [имя клиента],

Я хотел связаться, потому что мои записи показывают, что оплата по счету [#] задерживается на две недели. Есть ли у вас какие-либо обновления о том, когда это должно быть получено?

Я приложил счет сюда [ссылка на счет-фактуру] для вашего удобства. Пожалуйста, дайте мне знать, если я могу чем-нибудь помочь.

Обратите внимание, что любые платежи, которые превышают 30 дней, подлежат штрафу за просрочку платежа, как описано в условиях нашего контракта.

Если у вас есть вопросы, не стесняйтесь обращаться к нам.

Best,

[укажите имя]

Окончательный шаблон напоминания о дружественном платеже за один месяц в конце

В электронном письме, которое выходит с опозданием более чем на месяц, полезно рассказать о некоторых последствиях это может произойти из-за неоплаты счета.Это может быть просроченный платеж или комиссия, или, если вы все еще работаете с ними над проектом, вы можете временно приостановить предоставление услуг до тех пор, пока не будет произведена оплата.

Тема: Счет-фактура [#] просрочена на 30 дней — отправьте платеж

Здравствуйте, [имя клиента],

Это мое четвертое напоминание о том, что ваш платеж по счету [#] просрочен. Пожалуйста, дайте мне знать, если что-нибудь понадобится с моей стороны для инициирования платежа.

Я приложил сюда счет [вставить ссылку], где вы можете просто произвести оплату несколькими способами.

Как упоминалось в моем предыдущем письме, в соответствии с моими условиями может взиматься штраф за просрочку платежа, поскольку платеж задерживается более чем на 30 дней.

Пожалуйста, организуйте оплату по этому счету.

Спасибо,

[имя]

Что делать, если ваш клиент не платит?

Это может быть невероятно неприятно, если после всех этих усилий ваш клиент все еще не платит. Несмотря на то, что очень легко рассердиться на своего клиента, постарайтесь сохранять хладнокровие.Если вы поддерживаете хорошие отношения, у вас более сильная позиция для продвижения вперед, чем если бы вы позволяли гневу взять над вами верх. Несвоевременные платежи — это не личные нападки, даже если они могут этого захотеть.

Приостановить существующие работы

Если ваш клиент задерживает оплату более чем на месяц, а вы все еще активно работаете с ним над проектами, вы можете приостановить текущие услуги до тех пор, пока счет не будет оплачен. Это снижает риск того, что вы несколько месяцев останетесь без оплаты, и открывает более серьезный диалог с вашим клиентом.Это не та стратегия, которую вы можете использовать для разового проекта, но если они не платят вовремя, это законная причина не работать с ними снова или требовать 50% аванса.

Позвоните по телефону

Если все ваши электронные письма остались полностью без ответа, переход по телефону с вашим клиентом может исключить вероятность того, что вы связались не с тем человеком или ваше контактное лицо могло остаться. Я знаю, что это кажется маловероятным, но стоит рассмотреть ваши базы, чтобы узнать, не было ли недоразумений или обновлений по вашему платежу.Не забывайте проявлять дружелюбие и сопереживание, так как это поддержит вашу репутацию и отношения.

Что делать, если результатов нет? Следует ли вам нанять коллекторское агентство?

Что делать, если клиент просто отказывается платить? Скажем серьезно: это ваше дело. Вы можете отправлять одно электронное письмо со счетом за другим, но в какой-то момент вы должны уважать свой бизнес и требовать того же от своих клиентов.

Прежде чем мы поговорим о решительных действиях, которые вы можете предпринять, давайте вернемся к одному из наших предыдущих пунктов.Ваши счета не являются юридически обязательными документами. Если вы не начали с контракта или согласованного предложения, вам следует действовать осторожно.

Коллекторские агентства — ваша последняя надежда. Они будут стоить вам денег и навредить вашей репутации у клиента, возможно, безвозвратно. У вас есть другой вариант: подать на клиента в суд.

Вот почему судебное дело лучше: закон на вашей стороне. Даже если у вас нет контракта, любых документов, даже если это просто электронное письмо или текстовое сообщение, демонстрирующее ваше согласие с клиентом, будет достаточно для установления контрактной ситуации между вами.В суде вы должны твердо стоять на своем. Во многих случаях, если вы подадите своему клиенту в суд мелких тяжб, он будет нести ответственность за судебные издержки.

Indy знает лучшие способы избежать пропущенных платежей

Отличный способ избежать погони за платежом — это иметь четкие условия с самого начала. Вот где наличие юридически надежного контракта является ключевым моментом, и Инди может помочь. Узнайте, как легко создать клиентский контракт.

В дополнение к своему контракту вы можете использовать инструмент Files от Indy, чтобы получить одобрение вашей работы.Это полезно для подтверждения того, что ваша работа принята и, следовательно, подлежит оплате.

Мы что-то упустили? У вас есть надежда или ужасная история, которой можно поделиться? Свяжитесь с нами и дайте нам знать!

FAQ

Как вежливо просить об оплате?

Самый вежливый способ попросить об оплате — это электронное письмо со счетом в качестве мягкого напоминания. Компании получают их регулярно и принимают их как часть жизни. Отправьте простое электронное письмо и напишите еще одно, если оплата не будет произведена.

Как просить об оплате, не грубо?

Не делайте это лично для вас или клиента. Вам не нужно говорить им, сколько вам нужно денег или сколько времени они тратят зря. Точно так же ваши клиенты, вероятно, являются стороной в отношениях с наибольшим количеством ресурсов. Они не должны запугивать вас невыплатой. Так что не грубите, но четко сформулируйте свои требования.

Как вежливо попросить оплату через SMS?

Если вы уже отправляли электронное письмо, вы можете попробовать текстовое сообщение вместо следующего напоминания по электронной почте.Однако я думаю, тебе лучше звонить по телефону. Если у вас есть их номер, просто позвоните им.

Что происходит, когда кто-то отказывается платить?

Вы можете нанять агентство по взысканию долгов или подать на них в суд. К сожалению, вы также можете записать одно в столбец «Извлеченные уроки» и списать со счетов. Однако это ваше дело. Вероятно, стоит потратить время на то, чтобы подать на них в суд.

Как владельцу малого бизнеса управлять просроченными платежами?

Владельцы малого бизнеса регулярно сталкиваются с проблемами движения денежных средств.Лучшее время для управления просроченными платежами — до того, как они произойдут. Рассортируйте свои контракты, заставьте каждого клиента подписать один до начала работы и используйте хорошую систему выставления счетов. Надеюсь, у вашего бизнеса больше не будет проблем с просрочкой платежей.

Как написать условия оплаты счета

Иногда ваш счет-фактура — это последнее, что вы общаетесь со своим клиентом, и его очень важно оставить неизгладимое впечатление. В ProfitBooks мы видели, как многие компании страдают от просроченных платежей из-за неправильных условий оплаты счетов.В этом посте я объяснил, как составить условия оплаты по счетам, которые помогут вам быстрее получать деньги.

Срок оплаты указывает количество дней, которые доступны клиенту для оплаты товаров или услуг, которые были предоставлены поставщиком. Любому бизнесу требуется стабильный оборотный капитал для покрытия операционных расходов, таких как заработная плата, логистика и т. Д., А также средства для постоянного расширения. Задержки с платежами могут нарушить поток денежных средств, что приведет к нехватке денежных средств, необходимых для закупки сырья для производства конечных продуктов и / или развития бизнеса за счет приобретения или слияния.Это особенно сложно для малых предприятий или начинающих компаний, которые не могут позволить себе задержку платежей. Следовательно, возникает необходимость в оптимальных условиях оплаты и ясности в отображении сроков оплаты в счетах-фактурах.

Вот 5 советов по составлению эффективных условий оплаты счетов

1) Формулировка счета
При составлении счета важно вести себя вежливо и профессионально. Дружественные фразы, такие как «Пожалуйста, произведите оплату вовремя», «Пожалуйста, оплатите счет в течение ХХ дней» и «Спасибо, что воспользовались нашей услугой», могут повысить вероятность оплаты более чем на 5 процентов.Вежливость создает положительный имидж компании и увеличивает вероятность своевременной оплаты.

2) Подробная схема
Подробное описание выставленных позиций, например, Дата получения товара, описание доставленных товаров, цена за единицу, общая цена, сумма налога и т. Д. Обеспечат ясное представление поставщика о том, за что он или она платит, и что счет-фактура будет иметь больше шансов на своевременную оплату. Аналогичным образом, важно выяснить у клиента, какие данные являются обязательными и должны быть указаны в счете, чтобы избежать отклонения счета и задержки платежа.Многие поставщики предъявляют особые требования, такие как предоставление номера заказа на закупку, счет-фактура, который должен быть адресован конкретному человеку или отделу, счет-фактура / доставка по адресам и т. Д. В копии счета-фактуры. Несоблюдение этих требований может отрицательно сказаться на своевременности платежей.

3) Дни и нетто
Хотя такие термины, как чистая 30 или чистая 45, широко используются в деловом языке, они менее популярны среди тех, кто плохо разбирается в финансовой терминологии.Такие термины, как «Срок при получении», расплывчаты и могут толковаться по-своему. Использование таких слов, как «дни» вместо «нетто», и включение конкретных условий оплаты, например «Срок оплаты в течение 60 дней», дает больше шансов добраться до клиента с повышенными шансами на своевременные платежи.

4) Намек на штраф за просрочку платежа
Хорошая идея — повторить влияние просрочки платежа, сделав отметку в счете о применимости сбора за просрочку платежа в случае, если платеж превышает установленный срок.Это увеличивает срочность счета и перекладывает бремя своевременной оплаты на клиента. Добавление предупреждения о пени за просрочку платежа может повлиять на более быструю оплату за счет информирования клиента о последствиях поздней оплаты и облегчения приоритизации этих счетов по сравнению с другими незавершенными счетами.

5) Политика оплаты с короткими сроками
Хотя более длительные сроки оплаты подходят для немногих клиентов, тем не менее, желательно, чтобы вы договаривались с клиентами о более коротких сроках оплаты, например, 15 или 30 дней, пока вы устанавливаете свои отношения с клиентами.Более короткий срок оплаты обеспечит более быстрый денежный поток и достаточный оборотный капитал для удовлетворения требований вашего бизнеса.

Оптимальные условия оплаты
Хотя у разных предприятий есть свои собственные индивидуальные условия оплаты в соответствии с их типом бизнеса и требованиями к капиталу, существует несколько общих условий оплаты счетов, которые считаются отраслевыми стандартами. Ознакомьтесь с этими условиями оплаты и их значением.

  1. Нетто 7 — Платеж должен быть произведен в течение 7 дней с даты выставления счета
  2. Нетто 10 — Платеж должен быть произведен в течение 10 дней с даты выставления счета
  3. Нетто 30 — Платеж должен быть произведен в течение 30 дней с даты выставления счета
  4. Нетто 60 — Платеж должен быть произведен в течение 60 дней с даты выставления счета
  5. Нетто 90 — Платеж должен быть произведен в течение 90 дней с даты выставления счета
  6. COD — Наложенный платеж
  7. ЦРУ — Аванс
  8. PIA — Авансовый платеж
  9. 1% 10 Net 30 — Клиент имеет право на скидку 1%, если платеж поступает в течение 10 дней.Полная оплата требуется через 10 дней, а общий срок оплаты составляет 30 дней с даты выставления счета
  10. Contra Payment — Платеж от клиента зачитывается с расходными материалами, закупленными у клиента

Теперь, когда мы поняли искусство составления эффективных условий оплаты счетов, давайте рассмотрим несколько способов сократить цикл приема платежей:
1) Способ отправки счета
В прошлом обычная почта была наиболее предпочтительным вариантом отправки счетов клиентам или поставщикам.Однако недостаток этого подхода заключается в том, что во многих случаях счета-фактуры теряются при транспортировке, и это не осознается до тех пор, пока не произойдет задержка платежа или клиенту не будет отправлено напоминание. Альтернативой этому является электронное выставление счетов, при котором поставщики могут легко войти на портал, загрузить свои счета и отправить свои счета онлайн. Поставщики и продавцы / клиенты получат уведомление об успешной отправке, что позволит лучше контролировать весь процесс. Другой вариант — выставлять счета по электронной почте.Оба варианта безбумажные, быстрые, экономичные, легко отслеживаемые и удобные для обеих сторон.

2) Скидка за досрочную оплату
Льготы нравятся всем, и ваши клиенты не исключение. Предоставление скидки при досрочной оплате может мотивировать клиентов отдавать предпочтение вашим счетам над другими и оплачивать их заранее. Обычной практикой является предложение скидки 1% или 2% от общей суммы счета, если счет оплачивается в течение определенного срока, который опережает срок оплаты.Например. 1% 10 — нетто 30. Это беспроигрышный вариант для обоих, поскольку клиент может воспользоваться скидкой, а поставщик — своевременными платежами.

3) Несколько вариантов оплаты
Это эпоха цифрового банкинга, и потребители все больше уходят от традиционного подхода к оплате наличными или чеками к онлайн-банкингу. Варианты оплаты, такие как EFT (электронный перевод средств) и дебетовая / кредитная оплата, являются более быстрыми и безопасными, поскольку они помогают вам быстрее получать платежи и снижают вероятность мошенничества.Целесообразно включать в свои счета варианты онлайн-оплаты, поскольку клиенты более склонны переходить по ссылке для оплаты, чтобы произвести оплату на работе или в домашних условиях, вместо того, чтобы посещать банк, чтобы внести наличные или чек.

Узнайте, как добавить кнопку «Оплатить» на счетах, интегрировав платежный шлюз.

4) Рационализация сроков оплаты
Периодическая рационализация несоответствующих условий оплаты — хороший метод для выявления и отмены избыточных условий оплаты, которые подвержены задержкам платежей и не соответствуют первоначальному контракту.Более короткий срок оплаты может улучшить ваш оборотный капитал, в то время как более длительный срок выгоден для клиента. Подход к рационализации сроков платежа направлен на уравновешивание обоих аспектов и выбор срока, который является оптимальным и жизнеспособным.

5) Напоминания о досрочной оплате
Эффективная стратегия сбора платежей, вы можете рассмотреть возможность автоматической настройки напоминаний о платеже за несколько дней до фактического срока платежа. Часто клиенты не платят поздно намеренно, а опаздывают, поскольку они склонны забывать, учитывая тот факт, что у них слишком много счетов-фактур.Автоматические напоминания могут служить дружеским толчком для этих клиентов и способствовать своевременной оплате по мере приближения срока оплаты счета.

6) Своевременное выставление счетов
Важно сформировать счет, как только заказ будет доставлен, а не ждать, пока поставщик начнет погоню за платежом. Наличие определенной даты выставления счета вместе с фиксированной датой платежа полезно для ваших клиентов, чтобы предсказать предстоящий цикл выставления счетов и своевременно совершать платежи.Назначение срока платежа, который ближе к сроку платежа клиента, — это разумный способ обеспечить быстрые и своевременные платежи.

7) Налаживание здоровых отношений с клиентами
Хорошее взаимопонимание и проактивное общение имеют большое значение в решении проблем, связанных с платежами, с клиентами. Проводите прозрачное и откровенное обсуждение с клиентом всякий раз, когда вы замечаете тенденцию повторяющихся просроченных платежей. Здоровые отношения могут способствовать конструктивному обсуждению между двумя сторонами, чтобы понять основные причины задержки платежа и прийти к конструктивному выводу для оперативного решения проблемы.

8) Соблюдение строгих условий оплаты
Хотя периодический отказ от прав может быть приемлемым для построения отношений, тем не менее, не рекомендуется предлагать клиентам льготные периоды, поскольку они склонны к самоуспокоенности и имеют тенденцию постоянно опаздывать оплачивая свои счета. Важно, чтобы вы убедили их, что условия оплаты фиксированы, если это официально не оговорено, и просроченные платежи повлекут за собой штрафы, включая и вплоть до приостановки выполнения любого нового заказа, до тех пор, пока просроченный платеж не будет реализован.

9) Еженедельная выверка
Важно иметь четкое представление обо всех неоплаченных счетах, как текущих, так и просроченных, путем еженедельной выверки своей дебиторской задолженности. Это поможет вам определить потенциальные просроченные платежи, чтобы вы могли своевременно принимать меры для своевременного получения платежей.

10) Запрос на предоплату
Не совсем подходит для небольших заказов, этот подход больше всего подходит для оптовых заказов, когда вы можете попросить клиента внести единовременную предоплату в начале проекта с обещанием погасить оставшаяся сумма почтового заказа завершена.Это защитит вас от возможных потерь, а также улучшит ваш денежный поток.

Заключительные записи

Составить точные условия оплаты счета-фактуры может быть непросто. Использование удобного программного обеспечения для бухгалтерского учета может помочь вам автоматизировать это. Например, ProfitBooks предлагает различные шаблоны счетов и опции для установки условий оплаты счетов. Как только он будет настроен, вы можете перестать беспокоиться об этом и сосредоточиться на более быстрой оплате.

Начните создавать красивые счета-фактуры с ProfitBooks прямо сейчас

Также прочтите
Как создавать профессиональные счета
Как управлять бизнес-расходами
Как улучшить денежный поток в вашем бизнесе

Как вежливо попросить об оплате (+ простой адрес электронной почты, который можно скопировать)

Некоторые клиенты ДОЛЖНЫ платить вовремя.Вот почему вам нужно научиться искусству запроса платежа, особенно если вы фрилансер…

… но когда дело доходит до того, как запросить оплату, как это лучше всего сделать?

У вас это вежливо — и со скриптами.

В частности, этот:

Пример вежливого электронного письма с просьбой об оплате:

Конечно, вам придется адаптировать этот сценарий к вашей ситуации, но я обещаю вам, что он работает.

Я знаю, потому что он основан на том же, что я использовал, когда работал фрилансером.Я создал простую систему из двух частей, которая снова и снова работала на меня. Теперь я отдаю его вам.

4-ступенчатую систему можно разделить на две части:

Часть 1: Как вежливо попросить платеж

  • Как (красиво) отправить электронное письмо с запросом на оплату
  • Резервное копирование: Как отправить повторное электронное письмо, которое работает

Часть 2: Как сломать ноги клиента твердо потребовать платеж

  • Как помешать им прятаться за компьютером
  • Ядерные варианты (когда все остальное терпит неудачу)

Часть 1: Как попросить платеж вежливо

Следующая система работает только после выполнения одного условия:

Вы проделали большую работу для своего клиента.

Если вы не выполнили свои обязательства перед клиентом и не дали ему отличную работу, которую вы оба согласились выполнить, то вините только себя, если они не собираются платить вам.

Чтобы помочь вам в этом, не забудьте посмотреть мое 16-минутное видео со Стивом Дубланицей о том, как предоставление услуг мирового класса вашим клиентам может привлечь еще лучших клиентов.

Шаг 1: Отправьте клиенту запрос на платеж

Когда вы завершите работу с клиентом, пора вытащить сценарий электронной почты, который мы вам заранее предоставили.

Что вы заметили в электронном письме?

Во-первых, это дружественный . При составлении электронного письма с просьбой об оплате легко по умолчанию использовать тон «это-очень-очень-серьезный-бизнес-поэтому-мне-нужно-быть-сверхсерьезным», но вы должны помнить, что вы пытаетесь развивать хорошие отношения со своим клиентом, и они основаны на дружелюбии.

Еще одна веская причина, по которой в этом письме работает всего , заключается в том, что в теме письма вообще нет упоминания о ценах.Нет более простого способа сделать ваше электронное письмо непрочитанным, чем указать цену в строке темы, и у вашего сообщения будет на 100% больше шансов быть прочитанным, если оно не прочитано.

Еще несколько наблюдений:

  • Спросите оплату просто и незамедлительно. Сообщите им, что вы включили счет в электронное письмо и как вы хотите получить оплату.
  • Вежливое заключение дает им понять, что вы хотели бы больше работать с ними в будущем.
  • Этот сценарий также очень стратегически использует восклицательный знак.Его размещение в конце намеренно и оставляет все в игривом тоне.

В целом это просто, прямо и действенно. Вы можете использовать этот адрес электронной почты как для старых, так и для новых клиентов. Используйте этот скрипт, и большинство ваших клиентов должны будут заплатить в течение двух недель.

Шаг 2: Отправьте дополнительное электронное письмо

Если ваш клиент не ответил в течение двух недель, отправьте ему дополнительное электронное письмо. Это сообщение будет более твердым и окажет небольшое давление, создавая впечатление , что вы делаете им одолжение.

Вот сценарий:

Обратите внимание на обрамление. Вы понимаете, что они, вероятно, заняты, и что вы не хотели, чтобы сообщение «провалилось между трещинами», поэтому вы просто напоминаете им о счете до того, как им будет выставлен счет за просрочку платежа. Вы не хотите ни в чем обвинять своего клиента, иначе вы рискуете оттолкнуть его. Так что всегда давайте им хоть немного отрицания.

Сделайте так, чтобы ваш клиент мог легко связаться с вами, приложив счет-фактуру, а также исходное электронное письмо.

Однако это письмо явно не такое игривое, как предыдущее. Обратите внимание, что в конце нет восклицательного знака. По сравнению с исходным письмом это сообщение говорит о том, что вы настроены гораздо серьезнее. Вы хотите, чтобы ваш клиент знал, что вы серьезно относитесь к оплате.

Часть 2: Как жестко попросить оплату (не ломая ног)

Однако в жизни есть четыре вещи, которые гарантированы:

  1. Смерть
  2. Налоги
  3. Фругалисты ошибаются
  4. Клиенты не платят вам вовремя

И вы, возможно, уже готовы встряхнуть своего клиента, чтобы получить платеж.Это нормально. Проблемы с клиентами случаются время от времени. Это неизбежно.

Сейчас важнее всего то, чтобы вы предприняли действия, чтобы заставить их заплатить вам. Значит, вам придется набирать номер телефона.

Шаг 3: Позвоните им (чтобы они не могли спрятаться за своим компьютером)

Если ваш клиент не ответил на ваше сообщение в течение 3-4 недель с момента получения первого письма, вам следует позвонить ему.

Звонки убирают защитный слой анонимности, который обеспечивают электронные письма, что значительно затрудняет игнорирование вашего платежного запроса.

И если вы беспокоитесь о том, что не знаете, что сказать, не бойтесь. Потому что у меня есть сценарий, который завяжет разговор:

«Здравствуйте, [ИМЯ КЛИЕНТА]. Это [ВАШЕ ИМЯ]. Я работал с вами над проектом XYZ около месяца назад. Я отправил пару писем об оплате проекта и думаю, вы их пропустили. Вы их получили? »

Несколько примечаний:

  • Скрипт напоминает им о проекте и согласованной вами оплате.
  • Вы по-прежнему дружелюбны и даже предполагаете, что они не видели ваших писем (это показывает, что вы доверяете своему клиенту).
  • Если что-то пошло не так (электронное письмо попало в папку для спама, вы использовали неправильный адрес электронной почты и т. Д.), Вы и ваш клиент можете решить проблему, чтобы предотвратить ее повторение.

Когда вы закончите, убедитесь, что вы замкнули цикл, используя этот скрипт:

Как и в случае с электронными письмами, вы хотите оставаться дружелюбными и никогда не терять хладнокровия.На удивление легко начать обрушиваться на человека и требовать: «ПЛАТИТЕ МНЕ СЕЙЧАС ИЛИ ДРУГОЕ !!!» но в тот момент, когда вы это сделаете, вы одновременно запятнаете свою репутацию и снизите свои шансы когда-либо получить деньги.

Помните: будьте как Фонзи.

Шаг 4: Ядерные варианты (когда ничего не помогает)

Если по какой-то причине ваш клиент продолжает не платить после трех электронных писем и телефонного разговора, у вас есть три варианта:

  1. Разорвать связи с клиентом
  2. Будьте раздражающе настойчивыми
  3. Наймите коллекторское агентство
1.) Разрезать связи с клиентом

Я предлагаю вам сделать этот вариант больше всех остальных.

Вы хотите как можно скорее разорвать отношения с клиентом. Аргументация проста: как фрилансер вы являетесь своим лучшим активом. Вы должны ценить свое время и энергию как таковые и не тратить зря на ужасных клиентов.

2.) Будьте раздражающе настойчивы

Если оплата стоит хлопот, вы должны отправить счет своему клиенту по электронной почте и позвонить ему…

… Каждый.Одинокий. День. До тех пор, пока они не заплатят (или вы поставите их на Clients From Hell и назовете это даже).

Вы должны сохранять хладнокровие во время этих электронных писем и телефонных звонков, потому что теперь будет легче, чем когда-либо, взорвать их.

Когда вы соединяетесь с ними по телефону, вы можете использовать этот простой скрипт, чтобы начать разговор:

«Здравствуйте, [ИМЯ КЛИЕНТА]. Это [ВАШЕ ИМЯ]. Я работал с вами над проектом XYZ еще в [ВРЕМЕННЫЕ КАДРЫ].Я отправил пару писем об оплате проекта, а также пытался связаться с вами по телефону. Когда я могу ожидать выплаты? »

Через некоторое время ваш клиент поймет, что вы не собираетесь сдаваться и платить вам. Однако если они этого не сделают, вы всегда можете попробовать следующий вариант.

3.) Нанять коллекторское агентство

Эта тактика обычно применяется в ситуациях, когда вы прикладываете много усилий к тому, что вы предоставили своему клиенту (и поэтому счет БОЛЬШОЙ).

Коллекторские агентства существуют для того, чтобы помочь предприятиям (например, вам) погасить задолженность перед вами. Однако для этого они обычно требуют, чтобы у вас была вся задолженность перед вами в письменной форме, поэтому убедитесь, что у вас есть записи обо всех обменах электронной почтой (а также счетах) с вашим клиентом.

К сожалению, у многих коллекторских агентств плохая репутация из-за того, что некоторые из них постоянно преследуют должников. Вот почему вам нужно найти агентство с хорошей репутацией, которое поможет вам вернуть свои деньги, не прибегая к недобросовестным мерам.

Вот несколько способов найти тот, который подойдет вам:

  • Обратитесь в Better Business Bureau. BBB предоставляет рейтинги для всех коллекторских агентств рядом с вами. Обязательно посмотрите их, если хотите нанять одного из них.
  • Выполните поиск в каталоге IDCA и ACA. Международная ассоциация сборщиков долгов и Ассоциация профессионалов в области кредитования и взыскания — это организации, состоящие из агентств по взысканию долгов, которые существуют для продвижения этических стандартов и практики в отрасли.
  • Спросите у других деловых людей. Рефералы — еще один отличный способ узнать, хорошо ли агентство.

Независимо от того, как они будут найдены, нанимаемое вами агентство примет оплату в виде процента от взысканной задолженности (обычно 10–30%). Да, обидно, что тебе не заплатят полную сумму за проделанную работу, но что-то лучше, чем ничего.

Если вы позволили просроченным платежам накапливаться настолько, что их стоит привлечь к работе агентства, вы должны извлечь ценный урок: достаточно уважать собственное время, чтобы никогда не продолжать работать с тем, кто отстает.

Как мне избежать этого в будущем?

Помните: профилактика всегда лучше лечения. Чтобы избежать повторной оплаты опаздывающих клиентов, убедитесь, что вы:

  • Сделал работу. Это может показаться очевидным, но нет ничего более смущающего, чем просить вашего клиента заплатить за результаты, которые вы… ну, так и не доставили. Вот почему вы хотите убедиться, что все ожидания, о которых вы договорились с клиентом, оправдались с вашей стороны.
  • Счет-фактура в кратчайшие сроки. Как только вы закончите работу для своего клиента, сразу же отправьте счет. Таким образом, ваши клиенты будут свежо в памяти, пока они будут счастливы, потому что получили ваши услуги.
  • Включите срок оплаты. Убедитесь, что в вашем счете указан четкий срок платежа, который клиент должен заплатить вам раньше, чтобы не навлечь на себя гнев вашей просроченной платы. Также убедитесь, что вы не указали неправильный срок платежа и даже не выставили счет вашему клиенту за неправильные вещи.
  • Не оказывайте услуги, пока вам не заплатят. Другой вариант — установить очень строгие критерии при доставке продукта или услуги. Если ленивые клиенты знают, что им не нужно платить, чтобы получить результат, зачем им это?

Эти вещи могут показаться незначительными, но могут иметь большое значение для обеспечения прочных отношений с вами и вашим клиентом.

Что дальше?

Теперь вы знаете, как получать деньги, но если вам нужна дополнительная помощь в зарабатывании денег, ознакомьтесь с моим БЕСПЛАТНЫМ справочником по 6-значному фрилансу.Я много говорю о фрилансе и открытии собственного бизнеса, так что не пропустите!

100% конфиденциальность. Ни игр, ни B.S., ни спама. Когда вы зарегистрируетесь, мы будем держать вас в курсе

5 шаблонов напоминаний о платежах для запроса просроченных платежей

Как владелец малого бизнеса вы, вероятно, упростили свои финансы до науки. Вы точно знаете, как создать счет, и отправляете его сразу после завершения работы. Однако, несмотря на вашу организацию, в значительной степени неизбежно, что некоторые из ваших клиентов не смогут вовремя оплатить свои счета.И когда этот день настанет, вы, вероятно, задаетесь вопросом, как профессионально отправить напоминание о платеже.

Если клиент не платит вам вовремя, у вас может возникнуть соблазн позволить этой просрочке ускользнуть, чтобы избежать конфронтации. Или, на другом конце спектра, вы можете почувствовать, что вам нужно быть немного слишком суровым, когда вы отправляете это электронное письмо с напоминанием о просрочке платежа.

Как же тогда достичь этого баланса? Как лучше всего отправить электронное письмо с вежливым напоминанием об оплате, достаточно твердым, чтобы получить компенсацию, необходимую за вашу тяжелую работу? (И, не говоря уже о налоговых целях, поскольку не всегда можно списать неоплаченные счета.)

Мы избавляемся от догадок из-за порой неудобной, но очень важной задачи — запроса просроченных платежей от просроченных клиентов. Эти пять профессиональных шаблонов электронных писем с напоминаниями об оплате помогут вам почувствовать, что вы справились со своими просроченными платежами — даже если вам нужно перейти в статус красного оповещения — и, надеюсь, получить причитающийся остаток.

И, если отправка электронных писем с напоминанием о просрочке платежа по-прежнему заставляет вас съеживаться, мы покажем вам несколько других решений для устранения просроченных платежей.Если просроченные платежи угрожают денежному потоку вашего бизнеса и вам нужно немедленное решение, подумайте о финансировании по счетам.

Как запросить просрочку платежа: 5 шаблонов электронной почты, которым нужно следовать

Лучшая практика, конечно, заключается в том, чтобы ваши клиенты отправляли платеж сразу после получения вашего счета. Однако «передовой опыт» никогда не гарантируется. Итак, если вы ожидаете получения счета за работу, которую выполнили несколько недель назад, и беспокоитесь о просрочке платежа, разумно не ждать, пока эта просроченная оплата произойдет.Лучше отправьте свое первое повторное электронное письмо за неделю до даты платежа.

Затем, если вы столкнулись с просрочкой платежа, вам нужно будет продолжать отправлять дополнительные электронные письма, пока вы не получите свой счет.

Просить о просрочке платежа может быть сложно, но главное — изменить тон в этих электронных письмах с напоминаниями. Вам нужно будет в равной степени быть вежливым и твердым, но, в зависимости от того, насколько поздно будет произведен платеж, ваш тон, возможно, должен быть больше в одну сторону, чем в другую.

Мы покажем вам, что писать и когда отправлять:

1.Электронное письмо с напоминанием о первоначальном платеже: за неделю до даты платежа

Тема электронного письма: Дополнительная информация по счету № 10237

Сообщение:

Привет, Джон Доу,

Надеюсь, у вас все хорошо. Напоминаем, , что оплата по счету № 10237, который мы отправили 25 марта, должна быть произведена на следующей неделе.

Я уверен, что вы заняты, но я был бы признателен, если бы вы могли уделить время и просмотреть счет, когда у вас появится такая возможность.Пожалуйста, дай мне знать, если возникнут какие-либо вопросы.

Спасибо!
Джейн Доу

Почему работает это напоминание об оплате: Ваше первое напоминание должно быть коротким, дружелюбным и информативным. Нет необходимости беспокоить клиента слишком большим количеством информации, и вам не нужно запрашивать оплату сразу, так как счет еще не выставлен. В этом письме клиент должен признать, что вы регулярно отслеживаете свои счета, поэтому вы свяжетесь с ним, если они не отправят счет вовремя.

2. Второе электронное письмо с напоминанием о платеже: в день платежа

Тема письма: Счет № 10237 должен быть сдан сегодня

Сообщение:

Привет, Джон Доу,

Напоминаем, что оплата по счету № 10237 (на общую сумму 5 400 долларов США), который мы отправили 25 марта, должна быть произведена сегодня. Вы можете произвести оплату на банковский счет, указанный в счете.

Если у вас есть какие-либо вопросы, ответьте, и я буду рад их прояснить.

Спасибо,
Джейн Доу

Почему работает это напоминание о платеже: Это одно из самых важных писем в последовательности, поскольку вы запрашиваете первый призыв к действию для вашего клиента, чтобы он совершил платеж. Он должен быть коротким, прямо по делу, но все же вежливым и дружелюбным — этот счет еще технически не просрочен!

3. Третье электронное письмо с напоминанием о платеже: через неделю после просрочки платежа

Тема письма: Счет № 10237 просрочен на неделю

Сообщение:

Привет, Джон Доу,

По нашим данным, мы еще не получили платеж в размере 5 400 долларов США по счету № 10237, который просрочен на одну неделю. Я был бы признателен, если бы вы могли проверить это на своей стороне.

Если платеж уже был отправлен, не обращайте внимания на это уведомление. Если вы потеряли этот счет, сообщите мне, и я с удовольствием пришлю вам еще одну копию.

Спасибо,
Джейн Доу

Почему работает это напоминание об оплате: Это первый адрес электронной почты, на который просрочена оплата счета, поэтому вы захотите начать укреплять свой тон. Включите подробные сведения о счете-фактуре, такие как номер счета, сумма к оплате и сроки погашения, чтобы более четко напомнить, что клиент должен и когда он должен.Также предложите копию счета-фактуры, поскольку иногда они теряются или случайно удаляются.

4. Четвертое электронное письмо с напоминанием о платеже: две недели после просрочки платежа

Тема письма: Счет № 10237 просрочен на две недели

Сообщение:

Привет, Джон Доу,

Я писал вам несколько раз, чтобы напомнить вам о незавершенной сумме 5400 долларов США по счету № 10237. Напомним, оплата должна была быть произведена две недели назад.

Если у вас есть вопросы относительно этого платежа, дайте мне знать. Я также приложил к этому электронному письму копию счета на случай, если оригинал будет утерян или удален.

Не могли бы вы ответить на это сообщение и сообщить, что вы его получили? Спасибо.

С уважением,
Джейн Доу

Почему этот платеж работает: Хорошо, теперь пришло время узнать больше. В этом электронном письме вы должны четко просить об оплате и попросить клиента подтвердить, получил ли он сообщение.Таким образом, у них будет одним поводом проигнорировать вашу электронную почту.

5. Пятое и последнее электронное письмо с напоминанием о платеже: через месяц после просрочки платежа

Тема письма: Счет № 10237 от 25 марта просрочен — отправьте платеж как можно скорее

Сообщение:

Привет, Джон Доу,

Это еще одно напоминание о том, что я еще не получил 5400 долларов, причитающихся по счету № 10237. Имейте в виду, что в соответствии с моими условиями я могу взимать с вас дополнительные проценты за платеж, полученный более чем на 30 дней после установленной даты.

Если у вас возникнут вопросы по этому платежу, обращайтесь к нам. В противном случае , просьба немедленно организовать оплату этого счета.

С уважением,
Джейн Доу

Почему работает это напоминание о платеже: При просрочке платежа за полный месяц и нескольких проигнорированных попытках связаться с клиентом вы имеете право принять более жесткий подход к истребованию своей компенсации. Но не позволяйте этому перерасти в личное.Обвинительные заявления в адрес покупателя подрывают ваш профессионализм.

Что делать, если электронные письма с запросами об оплате не работают?

Если вы все еще не получили платеж по прошествии полного месяца, пора выйти из-за завесы электронной почты и позвонить своему клиенту напрямую. Во-первых, возможно, что ваш клиент изменил адрес электронной почты или случайно предоставил вам неверный адрес электронной почты. Или, если вы работаете с более крупным учреждением, вы можете отправлять запросы на выставление счетов не тому лицу или отделу.

В любом случае всегда эффективнее поговорить с клиентом напрямую, от человека к человеку, чем отправить электронное письмо. Таким образом, вы дадите им твердое, но доброе напоминание о том, что им нужно заплатить, и услышите их точку зрения из первых уст.

Как предотвратить просрочку платежей в первую очередь

Даже с этими шаблонами писем с напоминаниями об оплате, которые вас вооружат, вы все равно можете чувствовать себя немного неудобно, преследуя своих клиентов из-за их денег. Итак, лучший способ избежать этого дискомфорта — в первую очередь предотвратить возможность просрочки платежа.

Воспользуйтесь этими советами по выставлению счетов заранее, так как они могут помочь вам избежать просроченных платежей в будущем.

  • Будьте честны: Если вас вообще беспокоит возможность просроченных платежей, осторожно сообщите клиенту об условиях погашения до или сразу после приема на работу. Таким образом, вы не оставите на волю случая, что ваш клиент (внимательно) прочитает ваши условия погашения, когда получит свой первый счет.
  • Четко укажите свои временные рамки: Часто владельцы бизнеса указывают в счетах «Срок погашения при получении» в качестве условий погашения.Но это немного расплывчато, и у ваших клиентов остается слишком много места для неправильной интерпретации. Вместо этого четко укажите срок погашения в днях, например «Срок оплаты 30 дней после получения».
  • Начисление процентов за просрочку платежа: Так же, как вы осведомлены о начислении процентов за просроченные платежи по кредитной карте, ваши клиенты также могут нести финансовую ответственность за уплату вам за просрочку. Четко укажите условия начисления процентов прямо в счете.Если вы не знаете, сколько взимать за просрочку платежа, сначала ознакомьтесь с рекомендациями по включению финансовых расходов в счет.

Это также помогает избежать просроченных платежей, если вы отправляете счет своему клиенту сразу после завершения работы. Когда ваши товары или услуги еще свежи в памяти покупателя, они с большей вероятностью заплатят вам вовремя.

Еще один совет — предоставьте своим клиентам скидки за досрочную оплату. Когда ваши клиенты платят раньше, предложите небольшую скидку, например скидку 1%.Это может показаться небольшим, но это может быть просто толчком для того, чтобы ваши клиенты платили вам вовремя.

Итог

Если ваша оплата по счету серьезно просрочена, может быть трудно сохранять хладнокровие. В конце концов, «вести бизнес» означает больше, чем хорошо выполнять свою работу. Это также означает получение своевременной компенсации за ваш тяжелый труд. Так что, если вы не получите эту компенсацию, у вас есть более чем право тщательно отслеживать эти деньги.

Однако имейте в виду, что просрочка платежа редко является личным оскорблением.Большую часть времени просроченные клиенты просто были заняты, отвлекались или имели дело с переполненным почтовым ящиком и в процессе теряли или забывали о вашем счете.

Итак, отправляете ли вы первоначальное напоминание о приближающемся крайнем сроке оплаты или проверяете статус оплаты счета с опозданием на несколько недель, напоминайте себе, что вы и ваш клиент являетесь людьми. И люди делают ошибки! Сохраняйте такое отношение даже тогда, когда вам нужно более твердо подходить к получению компенсации.

Если вы будете следовать приведенной выше последовательности электронных писем и советам, вы обязательно заметите, что ваша стопка просроченных счетов сокращается. Но вы также убедитесь, что вы устанавливаете и сохраняете доверие между вами и вашим клиентом, что в долгосрочной перспективе не менее важно для ведения успешного малого бизнеса.

.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *