Как выставить организации счет: Как выставить счет на оплату от ИП и ООО по безналу

Как выставить счет в 1С 8.3 и напечатать договор

Анна Михайленко

Руководитель отдела 1С Scloud

Оплата продажи или покупки товаров происходит по счёту. В некоторых случаях требуется договор. Давайте рассмотрим, как в программе 1С Бухгалтерия редакция 3.0 выставить счет на оплату и распечатать договор.

Находим в меню слева вкладку «Продажи» и переходим в журнал «Счета покупателям»:

В открывшемся окне нажимаем кнопку «Создать» и попадаем на страницу заполнения:

Здесь обязательно должны быть заполнены поля:

• «Контрагент» — выбираем название организации, для которой нужно выставить счет.

• «Договор» — проставляется автоматически после выбора контрагента., так как он должен быть прописан в карточке контрагента.

• «Тип цен» — заполняется автоматически на основании введенной информации в карточке контрагента. Эти данные можно проверить, если проследовать в карточку договора. Для этого нужно нажать кнопочку с двумя маленькими квадратиками справа от договора. И развернуть раздел «Расчеты».

«Скидка» — здесь можно выбрать варианты предоставления скидки на данный документ.

• Для примера будем выставлять счет без скидки, поэтому выбираем «не предоставлена».

• «Оплата до» — здесь проставляется дата, до которой клиенту необходимо оплатить этот счет. В поле справа выбирается статус: Оплачен, Оплачен частично, Не оплачен или Отменен.

• «Тип цен» — при необходимости можно изменить. Например, если клиент делает большую закупку. Для этого нужно нажать на надпись «Тип цен: Мелкооптовая» и в выпадающем окошке выбрать нужный вариант.

• «Добавить» — через эту функцию выбираем товар из номенклатуры и проставляем вручную нужное количество. Можно увидеть, что программа автоматически проставила цены по указанному типу цен. Процент НДС и сумма НДС заполняются автоматически на каждый добавленный товар, на основании введенных данных из карточки товара.

Обратите внимание, внизу слева имеется ссылка «Реквизиты продавца и покупателя». При нажатии проявляется окошко, где можно изменить параметры по отгрузке.

Рассмотрим поле «Дополнительные условия». Нажатием на черточку справа можно выбрать подходящее условие для отгрузки:

Если нажать на два квадратика, то попадаем в описание условия. Здесь прописывается произвольный текст, на сновании которого будет проходить отгрузка товара. Этот текс будет отображен в печатной форме счета:

Далее проверяем поле «Подписи продавца». Здесь указывается, кто будет подписывать документы со стороны продавца. Эта информация также будет отображаться при печати документов. Следующее поле «Покупатель». Здесь указывается адрес доставки. Его можно изменить, если нажать на черточку справа. После заполнения и проверки документ нужно провести нажатием вверху экрана кнопки «Провести». После проводки становится активной клавиша «Печать». Нажмём и увидим, что на основании созданного счета можно распечатать четыре документа.

Распечатать можно два вида счета:

• «Счет на оплату» — это обычный счет на оплату без подписей и без печати.

• «Счет на оплату (с печатью и подписями)» — это счет с факсимильными печатями и подписями.

Выберем второй вариант и рассмотрим:

Обратите внимание на то, что отображается в печатной форме.

Должно быть указано:

• Поставщик – организация, которая продает товар.

• Покупатель – организация, которая покупает товар.

• Основание – номер договора, на основании которого осуществляется продажа.

• Товары – наименование, количество, цена и общая сумма.

• НДС – выделяется отдельной строкой общей суммой.

• До какого срока необходимо оплатить данный счет.

• Условия оплаты.

Если все верно, можно распечатать данный документ.

Вернемся к печатным формам и выберем договор:

Откроется справочник шаблонов договора:

Выберем любой и посмотрим из чего он состоит:

Перед нами открывается окно с шаблоном договора. Если необходимо внести изменения, то редактируем текст и обязательно нажимаем «Сохранить». Некоторые данные могут быть не заполнены. Это означает, что данная информация не внесена в базу или хранение этой информации не предусмотрено справочниками программы. Тогда заполняем вручную, сохраняем и печатаем. Далее рассмотрим форму печати «Приложение к договору»:

Выставление ИП и ООО на УСН или патенте счёт-фактуры с НДС — Эльба

Организации и предприниматели на спецрежимах в общем случае не платят НДС и счета-фактуры не выставляют. Об этом прямо сказано в Налоговом кодексе. Но контрагенты часто просят спецрежимников выставить счёт-фактуру — по незнанию или из-за своих бизнес-процессов. И предприниматель становится перед выбором: выставить счёт-фактуру или упустить ценного клиента.

Счёт-фактура с НДС = обязанность заплатить НДС

Счёт-фактуру нужно выставить в течение 5 календарных дней со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг) или со дня получения оплаты.

Составьте его в двух экземплярах, подпишите и передайте один экземпляр контрагенту.

Иногда заказчик просит выставить счёт-фактуру без НДС потому, что в его бухгалтерии такой порядок: на каждую покупку — счёт-фактура. В этом случае счёт-фактуру оформить можно, риска не будет. Несмотря на освобождение от НДС есть случаи, когда спецрежимник должен выставлять счета-фактуры.

В каких случаях вы обязаны выставить счёт-фактуру:

• являетесь налоговым агентом по НДС;
• работаете по договору как агент от своего имени: приобретаете товары или услуги с НДС для клиента на ОСНО или продаёте товары или услуги другой компании, которая работает с НДС;
• участвуете в договоре простого товарищества, доверительного управления имуществом или в концессионном соглашении.

Есть ещё один случай, когда нужно заплатить НДС — при импорте товара из-за границы, но тогда налог является таможенным платежом.

В остальных случаях выставление счёта-фактуры — ваше добровольное дело. Обратите внимание: при выставлении счёта-фактуры у вас появляется обязанность заплатить НДС в налоговую и сдать отчёт по НДС. В доходах УСН учитывается сумма оплаты от клиента без учёта НДС.

Сдавайте отчётность в три клика

Эльба — онлайн-бухгалтерия для ИП и ООО. Она поможет выставлять счёт-фактуры, сформирует декларацию по НДС и отчётность по УСН.

Как выставить счёт-фактуру?

Счёт-фактура серьёзный документ, который полностью регламентируется законами. Он выставляется по специальной форме в соответствии с правилами. Чтобы не разбираться в законах и сложных терминологиях, счёт-фактуру можно выставить через Эльбу:

Когда вы идёте навстречу клиенту и выставляете счёт-фактуру на продажу товаров или услуг, он оформляется по общим правилам. По остальным операциям есть несколько нюансов.

Как выставить счёт-фактуру налоговому агенту по НДС

Счёт-фактура выставляется от имени продавца, а не от вашего. Т.е. в строках «Продавец», «Адрес» и «ИНН/КПП продавца» указываются данные вашего контрагента, а в данных покупателя — ваши данные. Обязательно заполните номер и дату платёжно-расчётного документа, по которым перечисляли оплату за товары или услуги.

Как выставить счёт-фактуру по агентскому договору

Когда вы как агент от своего имени покупаете товар или услугу для клиента на ОСНО, вместе с подтверждающими документами вы получите от поставщика счёт-фактуру на ваше имя. Вам необходимо выставить свой такой же счёт-фактуру покупателю, только в данных покупателя указать реквизиты вашего клиента, а в данных продавца оставить реквизиты поставщика. Дата у вашего счета-фактуры должна совпадать со счётом-фактурой, который вы получили от поставщика, а вот номер счета-фактуры присваиваете вы в соответствии с собственной нумерацией. Передайте покупателю копию счета-фактуры продавца — он ему также необходим для получения вычета по НДС.

Если вы как агент от своего имени продаёте товары (услуги) c НДС, счёт-фактуру вам нужно выставить от себя на имя покупателя. В данных продавца укажите свои реквизиты, а в данных покупателя — реквизиты вашего клиента. Один экземпляр счета-фактуры вам необходимо передать покупателю, второй оставить себе. Данные выставленного вами счета-фактуры необходимо отправить вашему принципалу — можете отправить копию. Принципал выставит свой счёт-фактуру этой же датой на имя клиента и передаст его вам. Его необходимо зарегистрировать в журнале полученных счетов-фактур.

При выставлении счетов-фактур по агентскому договору платить НДС не нужно. Информацию о выставленных счетах-фактурах нужно включить в отчётность по НДС.

Как посчитать сумму НДС к уплате в бюджет?

Когда вы продаёте товары или услуги с НДС по просьбе клиента, чтобы исчислить сумму налога умножьте стоимость товаров или услуг на ставку 20% или 10%. Так как на спецрежимах вычеты по НДС применять нельзя, по итогам квартала всю выделенную сумму НДС перечислите в бюджет.

Ставки НДС:

• 20% – общая ставка;
• 10% для отдельных групп товаров: некоторые продукты, детские товары, медицинские товары;
• 0% по более редким операциям.

По операциям налогового агента НДС сумма налога рассчитывается с суммы оплаты, которая перечисляется продавцу. Это может быть сумма, прописанная в договоре, или сумма ежемесячного платежа при аренде у госучреждений. Важно: сумму НДС нужно удержать у продавца, а значит для расчёта налога применяется расчётная ставка 20/120 или 10/110.

Как сдать отчёт по НДС?

Если вы выставляли счёт-фактуру с НДС, в инспекцию необходимо сдать декларацию. Для отчётности по НДС установлены следующие сроки:

• за I квартал до 25 апреля;
• за II квартал до 25 июля;
• за III квартал до 25 октября;
• за IV квартал до 25 января.

Декларацию по НДС нужно предоставлять только в электронном виде. В ней должна содержаться информация обо всех полученных и выставленных счетах-фактурах. Эльба подготовит отчётность по НДС автоматически на основании выставленных документов и передаст в налоговую через интернет.

Как выставить счет в Сбербанк Бизнес Онлайн

Для активного ведения бизнеса необходимо выставлять счета контрагентом для того, чтобы они оплатили какие-то товары или услуги. Понимая необходимость делать это как можно более оперативно, Сбербанк создал специальный сервис, существенно облегчающий процедуру. В чем его особенности и как им пользоваться – читайте в этой статье.

Содержание

Скрыть

1. Особенности сервиса выставления счетов
   1. Что такое
   2. Функциональные возможности
2. Выставление счета на оплату
   1. Подключение Сервиса выставления счетов
      1. Пройти регистрацию в Сервисе выставления счетов через «Сбербанк БизнесОнлайн»
      2. Через подключение сервиса «Бизнес Аналитика»
   2. Выставление счетов и контроль оплат по выставленнымсчетам
      1. Инструкции для создания счета
      2. Как контролировать счет
   3. Оплата счетов, выставленных в сервисе

      Особенности сервиса выставления счетов

      Сервис выставления счетов имеет следующие особенности:

      • Для работы с ним не потребуются специфические познания в бухгалтерии.

      • Не требуется искать подходящий шаблон счета.

      • Документ мгновенно доставляется контрагенту, чтобы тот также оперативно смог его оплатить.

      • Первые 2 недели использования абсолютно бесплатны. Клиент может сначала оценить все преимущества сервиса и только потом платить.

      Что такое

      Счет на оплату – это документ, на основании которого контрагент (обычно, покупатель) клиента Сбербанка может оплатить полученные товары или услуги. Например, клиент продает канцелярские товары. По договору с контрагентом, последнему была отгружена крупная партия таких товаров. Теперь тот должен оплатить полученный груз. Для этого клиент Сбербанка при помощи данного сервиса выставляет и отправляет счет.

      Получив его контрагент может незамедлительно перевести деньги.

      Функциональные возможности

      Сервис создан специально для клиентов и потому обладает всеми необходимыми функциями:

      • Автоматическое заполнение всех базовых строк.

      • Удобное и быстрое оформление счета.

      • Возможность контролировать существующую задолженность.

      • Сохранение контрагентов в отдельном справочнике, что позволяет формировать счета в дальнейшем еще быстрее.

      • Автоматический расчет НДС.

      • Возможность подгрузить в шаблон подпись и печать.

      • Наглядный перечень всех выставленных счетов.

      • Сервис самостоятельно отмечает, какие из счетов уже оплачены.

      • Клиент получает отдельное письмо, в котором есть наглядная ссылка. С ее помощью можно совершить оплату.

      • Можно создавать акты к выставленным счетам.

      Выставление счета на оплату

      Выставить счет в Сбербанке теперь можно очень просто благодаря рассматриваемому сервису. Для этого потребуется доступ к Сбербанк Бизнес Онлайн.

      Следует учитывать, что данная функция доступна исключительно для ИП и юридических лиц.

      Подключение Сервиса выставления счетов

      Для того, чтобы получить доступ к сервису, сначала необходимо его подключить. Сделать это можно двумя способами: напрямую в Сбербанк Бизнес Онлайн, а также посредством подключения услуги Бизнес Аналитика, которая включая в себя рассматриваемый сервис.

      Пройти регистрацию в Сервисе выставления счетов через «Сбербанк Бизнес

      
      Онлайн»

      Для того, чтобы получить доступ к сервису, нужно:

      1. Зайти в личный кабинет Сбербанк Бизнес Онлайн.

      2. Перейти в раздел с доступными продуктами и услугами.

         
         

      3. Выбрать пункт «Сервис выставления счетов».

         
         

      4. В карточке сервиса выбрать пункт «Подключить».

         
         

      5. Подтвердить переход по ссылке.

         
         

      6. Согласиться с условиями и подтвердить факт подключения услуги.

      Через подключение сервиса «Бизнес Аналитика»

      Как уже было сказано выше, «Бизнес Аналитика» включая в себя данный сервис и, если подключить эту услугу, то сразу можно получить и доступ к сервису выставления счетов. Для этого, нужно:

      1. В Сбербанк Бизнес Онлайн перейти в раздел с актуальными предложениями продуктов и услуг.

      2. Найти карточку «Бизнес Аналитика» и нажать на нее.

      3. Нажать на кнопку «Открыть».

         
         

      4. Подтвердить переход по ссылке, как это показано выше.

      5. Согласиться с условиями обслуживания и подтвердить факт подключения.

      Выставление счетов и контроль оплат по выставленным

      
      счетам

      Логично, что основной функцией данного сервиса является выставление счетов и контроль за выполнением контрагентами их обязательств. Рассмотрим что нужно для этого делать.

      Инструкции для создания счета

      Для того, чтобы создать инструкцию, нужно:

      1. Зайти в Сбербанк Бизнес Онлайн и перейти к разделу «Продажи».

         
         

      2. Нажать на зеленую кнопку с плюсом, расположенную в правом нижнем углу.

         
         

      3. Откроется новое окно, все поля которого нужно заполнить.

         
         

      4. После завершения нажать «Далее».
         

      5. Откроется окно с подготовленным для отправки счетом. Рекомендуется перепроверить всю информацию.

         
         

      6. Ввести электронный адрес клиента, на который будет отправлен данный счет.

      7. Подтвердить отправку.

      Как контролировать счет

      Контролировать счет также можно через Сбербанк Бизнес Онлайн:

      1. После того, как клиент выставил счет контрагенту, в разделе «Продажи» появится соответствующая информация. Рекомендуется обращать внимание на значок «Не оплачен».

         
         

      2. Регулярно отслеживать состояние выставленных счетов. Как только какой-то из них будет оплачен, сообщение изменится на «Оплачен». 

         
         

      Следует учитывать тот факт, что проверка факта оплаты для клиентов Сбербанка производится автоматически (сервис учитывает активные счета клиента). Но если нужно производить контроль оплаты на те счета, которые открыты в других банках, дополнительно придется эти счета подключать к данному сервису. Также можно выставить фильтры, чтобы просматривать только те выставленные счета, которые еще не оплачены.

      Оплата счетов, выставленных в сервисе

      Как уже было сказано ранее, оплата счетов, которые выставляются при помощи данного сервиса – очень простая и быстрая задача. Рассмотрим подробнее:

      1. После того, как клиент выставляет контрагенту счет, последний на свою электронную почту получает такое письмо:

         
         

      2. Нужно нажать на кнопку «Подробнее», в результате чего откроется сам счет.

         
         

      Если контрагент зарегистрирован в Сбербанке, он может сразу же и оплатить счет при помощи соответствующей кнопки. В противном случае он может сохранить счет в электронном виде и оплатить его любым другим удобным способом.

      
      

      Выставление счета — Возможности PayKeeper

      С помощью платежной платформы PayKeeper организация может выставлять своим клиентам счета на оплату картами Visa, MasterCard и МИР  по электронной почте. Эта возможность особенно полезна для интернет магазинов, отелей, поставщиков услуг, которым в своей деятельности приходится регулярно отправлять по электронной почте счета на оплату.

      Процедура  легко вписывается в бизнес процессы любого предприятия, т.к.  является интуитивно понятной для любого сотрудника.

      Главное преимущество выставления счёта заключается в том, что не нужно производить какую-либо интеграцию с сайтом. Эта возможность будет доступна сразу после заключения договора.

      Выставить электронный счёт очень просто — это делается из личного кабинета PayKeeper.  Демонстрация выставления счёта в нашей видеоинструкции:

       

      Попробовать самостоятельно выставить счёт вы можете в демоверсии PayKeeper.

      PayKeeper сохраняет историю выставленных счетов. В любой момент Вы можете посмотреть статус счёта, выставить его снова, или продублировать на другой электронный адрес. Счета могут быть в трех статусах:

      • Отправлен — счёт отправлен плательщику и ожидает оплаты
      • Оплачен — счёт оплачен, можно отправлять товар или оказывать услугу
      • Просрочен — плательщик не успел оплатить в указанный срок либо оплата по счёту невозможна.

      Страница счета личного кабинета PayKeeper

      По умолчанию в PayKeeper используется счёт в который входят следующие поля:

      	Параметр	Назначение	Обязательный
      1	sum	Сумма к оплате.	Да
      2	clientid	Фамилия Имя Отчество.	Нет
      3	orderid	Номер заказа.	Нет
      4	service_name	Наименование услуги.	Нет
      5	client_email	Адрес электронной почты	Да
      6	client_phone	Телефон.	Нет

      При необходимости стандартные поля могут быть изменены, это делается в личном кабинете PayKeeper:

      Настройка полей счёта

      Обязательными являются только адрес электронной почты и сумма оплаты. Также рекомендуются указывать срок действия счёта, чтобы избегать оплаты по старым счетам или ограничивать возможность оплаты по акциям и спецпредложениям.

      После успешной оплаты счёта плательщику приходит сообщение о том, что счёт успешно оплачен с указанием параметров платежа. В организацию также направляется сообщение об успешно проведенной оплате. Кроме параметров заданных при инициализации счёта также указываются маскированный номер карты, код авторизации и номер транзакции.

      При необходимости можно сделать свой собственный шаблон счёта в том числе добавить туда собственный логотип или использовать фирменную стилистику.

       

      Российская организация, согласно договору, должна поставить другой российской организации оборудование.

      

      Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
      Поступление денежных средств на расчетный счет в рассматриваемой ситуации отражается на счете 51 «Расчетные счета».

      Накладная по форме N ТОРГ-12 и счет-фактура должны быть заполнены в рублях.

      Обоснование вывода:
      Пунктом 1 ст. 317 ГК РФ предусмотрено, что денежные обязательства должны быть выражены в рублях (ст. 140 ГК РФ). При этом согласно п. 2 ст. 317 ГК РФ в денежном обязательстве может быть предусмотрено, что оно подлежит оплате в рублях в сумме, эквивалентной определенной сумме в иностранной валюте или в условных денежных единицах (экю, «специальных правах заимствования» и другое). В этом случае подлежащая уплате в рублях сумма определяется по официальному курсу соответствующей валюты или условных денежных единиц на день платежа, если иной курс или иная дата его определения не установлены законом или соглашением сторон.

      В силу п. 3 ст. 317 ГК РФ денежное обязательство может быть выражено в иностранной валюте только тогда, когда в порядке и на условиях, определенных законом, или в установленном законом порядке допускается использование на территории РФ иностранной валюты в качестве средства платежа по денежному обязательству.

      Планом счетов и инструкцией по его применению, утвержденными приказом Минфина России от 02.12.2000 N 94н, для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в валюте РФ на расчетных счетах организации, открытых в кредитных организациях, предназначен счет 51 «Расчетные счета».

      Счет 52 «Валютные счета» предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в иностранных валютах на валютных счетах организации, открытых в кредитных организациях на территории РФ и за ее пределами.

      Таким образом, для отражения поступления денежных средств в валюте РФ (рублях), в бухгалтерском учете необходимо использовать счет 51, несмотря на то, что стоимость оборудования по договору выражена в евро, так как на расчетный счет в рассматриваемой ситуации поступили рубли, в сумме эквивалентной сумме евро на дату списания денежных средств с расчетного счета покупателя.

      В бухгалтерском учете делаются записи:

      Дебет 51 Кредит 62
      — отражено поступление денежных средств на расчетный счет.

      В соответствии с п. 1 ст. 8 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ) бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций организаций ведется в валюте Российской Федерации — в рублях.

      Согласно п. 1 ст. 9 Закона N 129-ФЗ все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

      При этом первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации (п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ).

      Товарная накладная по форме N ТОРГ-12, утвержденной постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132, в соответствии с вышеизложенным является бухгалтерским первичным документом.

      При этом в графе, в которой должны быть отражены суммы в денежном выражении, проставлены измерители хозяйственной операции — рубли и копейки.

      Таким образом, изначально предполагается, что в товарной накладной по форме N ТОРГ-12, должна быть указана сумма, выраженная в рублях.

      Минфин России в письме от 12.01.2007 N 03-03-04/1/866 также указал, что заполнение унифицированных форм в иностранной валюте будет являться нарушением требований законодательства РФ, предъявляемым к первичным учетным документам. Аналогичное мнение высказали представители налогового органа в письме УФНС России по г. Москве от 21.04.2009 N 16-15/038922.

      Счет-фактура
      
      В соответствии с п. 7 ст. 169 НК РФ в случае, если по условиям сделки обязательство выражено в иностранной валюте, то суммы, указываемые в счете-фактуре, могут быть выражены в иностранной валюте.
      Ранее Минфин России разъяснял, что глава 21 НК РФ не содержит норм, запрещающих оформление счетов-фактур с указанием в них сумм в иностранной валюте или в условных денежных единицах, если по условиям договора оплата товаров (работ, услуг, имущественных прав) осуществляется в рублях в сумме, эквивалентной определенной сумме в иностранной валюте или в условных денежных единицах (письмо Минфина России от 24.03.2010 N 03-07-09/14).

      Однако постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (далее — Постановление N 1137) утверждены новые формы счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок (продаж) при расчетах по НДС, утверждена форма корректировочного счета-фактуры, а также установлены правила заполнения перечисленных документов.

      Подпунктом «м» п. 1 раздела II Приложения 1 к Постановлению N 1137 определено, что при заполнении строки 7 «Валюта» необходимо указывать наименование валюты, которая является единой для всех перечисленных в счете-фактуре товаров (работ, услуг), имущественных прав и ее цифровой код в соответствии с Общероссийским классификатором валют, в том числе при безденежных формах расчетов. При реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав по договорам, обязательство об оплате которых предусмотрено в российских рублях в сумме, эквивалентной определенной сумме в иностранной валюте или в условных денежных единицах, указываются наименование и код валюты Российской Федерации (смотрите также письма Минфина России от 06.07.2012 N 03-07-15/70, от 17.02.2012 N 03-07-11/50, от 15.02.2012 N 03-07-11/46, от 13.02.2012 N 03-07-11/37).

      Таким образом, применительно к рассматриваемой ситуации счета-фактуры нужно заполнять в российских рублях. Выставление счетов-фактур в иностранной валюте (условных денежных единицах) по договорам, обязательство об оплате которых предусмотрено в рублях, положениями Постановления N 1137 не предусмотрено.

      Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

      Как выставить счет на оплату в 1С 8.3 Бухгалтерия

      Рассмотрим пошаговую инструкцию, как выставить и распечатать счет на оплату в 1С Бухгалтерии 3.0 на платформе 8.3.

      Первый шаг — найдем журнал счетов на оплату. Он расположен на вкладке «Продажи»:

      Откроется список всех выписанных когда-либо счетов. Для создания нового нажимаем кнопку «Создать» либо «быструю кнопку Ins. Откроется форма нового документа.

      В форме счета необходимо заполнить следующие поля:

      • Организация — та организация, от которой планируется продажа;
      • Банковский счет — счет, на который будет производиться оплата;
      • Контрагент — клиент, которому выставляется счет;
      • Товары или услуги — необходимо указать товар и/или услугу, на которую выставляется счет. Цену, количество, ставку НДС.

      В итоге мы получим заполненный счет на оплату покупателю в 1С , готовый к распечатке:

      После проверки правильности данных обязательно нужно сохранить документ с помощью кнопки «Записать».

      Получите понятные самоучители по 1С бесплатно:

      Для распечатки счета необходимо в шапке документа нажать на соответствующую кнопку:

      Откроется печатная форма счета на оплату, которую можно еще раз проверить. Если всё устраивает, просто нажмите на кнопку печати:

      Наш видеоурок по выписке счета, прикреплению факсимильной печати и подписи, созданию шаблонов договоров в 1С 8.3:

      К сожалению, мы физически не можем проконсультировать бесплатно всех желающих, но наша команда будет рада оказать услуги по внедрению и обслуживанию 1С. Более подробно о наших услугах можно узнать на странице Услуги 1С или просто позвоните по телефону +7 (499) 350 29 00. Мы работаем в Москве и области.

      Как сформировать счет на оплату заказа

      Для того, чтобы сформировать счет на оплату для юридических лиц, необходимо на этапе оформления заказа на шаге «Выберите способ оплаты» отметить пункт «Безналичный предоплата» или «Безналичный с отсрочкой платежа».

      Сформировать счет на оплату можно 3-мя способами:

      Ссылка на странице
      подтверждения заказа Ссылка в письме-уведомлении
      на электронной почте Из истории заказов
      в личном кабинете

      Ссылка на счет будет доступна на странице с номером заказа, которая отображается после нажатия кнопки «Заказ подтверждаю».

      Обратите внимание, что на этапе подтверждения заказа ссылка будет доступна для юридических лиц, которые уже ранее совершали заказы в нашем интернет-гипермаркете. Если юридическое лицо осуществляет заказ впервые, ссылка будет недоступна до подтверждения заказа менеджером.

      Ссылка на счет есть в письме-уведомлении, которое приходит на указанный email после завершения оформления заказа. Для перехода на счет из письма нужно нажать на «Распечатать счет для оплаты».

      Если вы не авторизованы (не находитесь в личном кабинете на момент прохождения по ссылке из письма), то сначала вы попадете на страницу входа в личный кабинет.

      Сразу после авторизации (ввести e-mail и пароль и нажать «войти») будет сформирован счет на оплату. Если вы уже авторизованы (не выходили из личного кабинета), то по клику на ссылку из письма вы переходите сразу на счет в личном кабинете.

      Перейдите в историю заказов, выберите нужный заказ, зайдите в него.

      Под списком заказанных товаров вы увидите кнопку «распечатать счет», по клику на которую сформируется счет на оплату заказа.

      Обратите внимание!

      Возможности самостоятельно сформировать счет на оплату не будет в случаях:

      • Если в составе заказа есть товары со статусом «под заказ».
      • Если Компания была подключена без использования клиентского кода или спецпароля.

      Внимание! При покупке товаров ТК Подарочные сертификаты (подарочные карты, подарочные сертификаты) будет выставлен отдельный счет.

      Если счет не сформировался, оператор пришлет его на ваш email после обработки заказа.

      При этом в письме-уведомлении по заказу вместо ссылки на счет будет отображаться соответствующее информационное сообщение: «Счет для оплаты будет выслан Вам оператором после дополнительного согласования».

      Пошаговое руководство для малого бизнеса

      7 мин. Читать

      1. Концентратор
      2. Выставление счетов
      3. Как выставить счет компании: пошаговое руководство для малого бизнеса

      Малые предприятия, предлагающие кредитные условия для своих продуктов и услуг, должны научиться выставлять счета своим клиентам, будь то физическое лицо или компания.

      Эти предприятия сначала отправляют товары или предоставляют услуги, а покупатели позволяют платить позже.Оплата запрашивается с помощью документа, называемого счетом-фактурой.

      Если вы научитесь правильно и эффективно выставлять счета, это сократит объем бумажной работы и ускорит оплату. Это улучшит общее управление финансами вашего малого бизнеса.

      Хотите упростить процесс выставления счетов? FreshBooks предлагает простое в использовании программное обеспечение для онлайн-выставления счетов, которое позволяет платить в 2 раза быстрее.

      FreshBooks, от выставления счетов до платежей и всего, что между ними. Попробуйте бесплатно

      В этой статье мы рассмотрим:

      1.Выберите шаблон счета

      Не забудьте выставить счет вашему клиенту, как только работа будет сделана. Forbes обнаружил, что счета-фактуры, отправленные в тот же день, когда работа завершена, имеют в 1,5 раза больше шансов на оплату.

      Первым шагом при создании счета-фактуры является выбор шаблона счета-фактуры. Существует множество бесплатных шаблонов счетов для Word, Excel, Google Docs, PDF и других распространенных форматов. FreshBooks предлагает бесплатные загружаемые шаблоны счетов, адаптированные для фрилансеров и малых предприятий по отраслям.

      Загрузите шаблон и откройте его в любой программе по вашему выбору.

      2. Добавьте продукты или услуги

      Добавьте отдельные позиции для каждого продукта или услуги, за которые выставляется счет клиенту. Обязательно укажите подробное описание, дату предоставления продукта или услуги и количество, если применимо.

      Ваши клиенты хотят точно знать, за что они платят. Не смешивайте все вместе. Разбейте каждую из них, чтобы избежать путаницы, которая может задержать получение ваших денег.

      Затем добавьте фиксированную плату или почасовую ставку за позицию. Для почасовой оплаты также укажите, сколько часов вы проработали по каждой позиции и промежуточный итог.

      3. Найдите общую сумму

      Найдите промежуточную сумму всех ваших позиций. Затем добавьте все, что повлияет на общую сумму, например налог с продаж, скидку или непогашенный остаток. Сложите все вместе, чтобы найти общую сумму.

      Никогда не взимайте дополнительных сборов или штрафов за просрочку платежа, которые не обсуждались с клиентом заранее, говорит Forbes.В лучшем случае ваш клиент запутается. В худшем случае они не поверят вам, если вы будете брать деньги за то, на что они не соглашались.

      4. Включите важные детали

      Настройте образец счета-фактуры, включив в него ваш логотип, дату, срок оплаты, номер счета-фактуры, ссылочный номер (например, номер заказа), вашу контактную информацию, контактную информацию компании, такую ​​как адрес, платеж условия и личное сообщение при желании.

      Личные сообщения, такие как «пожалуйста, оплатите счет в течение 15 дней» или «спасибо за ваш бизнес», увеличивают вероятность получения оплаты на 5 процентов, согласно Forbes.Кроме того, вежливость произведет впечатление на компанию, которой вы выставляете счет, и улучшит ваши отношения.

      «Особенно важно указать четкие условия оплаты», — говорит он. Обычно лучше написать «Платеж должен быть произведен в течение 30 дней» вместо «нетто 30», поскольку это устраняет потенциальную путаницу.

      Кроме того, сначала узнайте в компании, как они предпочитают вам платить. Компании могут быть более строгими в отношении того, как они платят. Если они хотят разрезать чек, укажите в счете, как его оформить. Если они предпочитают платить кредитной картой, укажите ссылку для обработки платежа.

      Ниже приведен пример простого счета, сделанного в FreshBooks:

      Источник: FreshBooks

      Также дважды проверьте свой счет на наличие орфографических, грамматических или форматных ошибок. Небрежные ошибки заставят вас выглядеть непрофессионально. Если вы выставляете счета, они особенно недовольны ошибками такого типа.

      5. Отправьте счет-фактуру

      У вас есть несколько вариантов отправки счета-фактуры. Вы можете распечатать его на плотной бумаге и отправить по почте, факсу или электронной почте.Бухгалтерское программное обеспечение обычно отправляет вам счет по электронной почте и включает варианты оплаты.

      Не забудьте включить личное сообщение, включив письмо со счетом, либо в качестве сопроводительного письма, либо в электронном письме. Вот пример: «

      Hi, <укажите имя клиента>,

      . Пожалуйста, найдите прикрепленный счет-фактуру для <укажите название проекта и подробности>». Спасибо за ваш бизнес. Если у вас есть какие-либо вопросы, не стесняйтесь обращаться к <укажите имя> по адресу <укажите контактные данные>.

      Best,

      <укажите свое имя>

      Еще раз проверьте, отправляете ли вы счет нужному человеку. «Даже если вы подписали контракт с одним человеком в компании, это не значит, что он будет единственным, кто будет обрабатывать платежи», — говорит Forbes. Счет может оплачиваться другим отделом, или для обработки платежа могло быть привлечено внешнее агентство. Сперва спросите у своего собеседника, чтобы не терять время зря.

      Также важно знать платежный цикл компании. Возможно, они отправляют платеж только первого числа каждого месяца.В таком случае рекомендуется отправлять счет ближе к дате платежа. Знание платежного цикла также поможет вам, когда вы выполните шаг шесть.

      6. Последующие действия

      Ваша работа не заканчивается после того, как вы отправите счет. Компании обычно теряют счета-фактуры, забывают о них или не хотят полностью их оплачивать. Вам нужно будет следить. Программное обеспечение для выставления счетов помогает вам отправлять автоматические напоминания, чтобы сократить погоню.

      Люди также спрашивают:

      Как выставить счет компании как физическому лицу

      Вот несколько советов, которые помогут выглядеть профессионально при выставлении счета компании как физическому лицу:

      • Добавьте профессиональный заголовок .Используйте название своей компании или свое полное имя и укажите всю свою контактную информацию, чтобы компания знала, как с вами связаться, если у них возникнут вопросы. Вставьте логотип слева от заголовка, если он у вас есть.
      • Используйте профессиональный шаблон . Бесплатные шаблоны счетов — один из вариантов, так как они гарантируют, что вы не пропустите ни одной важной детали. Программное обеспечение для выставления счетов заставляет вас выглядеть еще более профессиональным, поскольку оно часто включает в себя возможности для мгновенной оплаты через Интернет.
      • Счет согласно договору .Компании могут попросить вас подписать контракт перед началом работы. Убедитесь, что ваш счет уже указан в контракте, так как ваш контакт не будет благосклонно относиться к сюрпризам. Это задержит получение ваших денег.
      • Знайте, кому выставлять счет . У компаний обычно есть расчетный отдел или внешнее агентство, которое обрабатывает платежи. Знайте, кому отправлять счет и кому копировать.
      • Отправляйте счета в соответствии с платежным циклом компании . Многие компании отправляют платежи в первое число месяца.Спросите своего клиента, когда он платит, чтобы вы знали, когда отправлять счет и когда следить за ним.
      • Дальнейшие действия . Своевременные напоминания об оплате счета не раздражают, они сигнализируют о том, что вы профессионал и держите руку на пульсе.

      Как выставить счет компании за работы по контракту

      Чтобы выставить компании счет за работы по контракту, выполните следующие действия:

      1. Используйте шаблон счета . Включите номер счета-фактуры и номер заказа на поставку, если он есть. Укажите такие условия оплаты, как «нетто 30» (оплата должна быть произведена в течение 30 дней).
      2. Включите счет и отправьте его клиенту по адресу , если вы выполняли работу не в том месте, где выставляете счет.
      3. Настройте свои позиции в соответствии с заданием. Вам могут понадобиться столбцы для номера рабочего задания, номера детали, стоимости единицы, сведений о работе, почасовой ставки, отработанных часов и промежуточной суммы. Если вы получили заказ на работу, сведения о работе в вашем счете должны совпадать с тем, что написано в заказе на работу.
      4. Включите все, что может повлиять на общую сумму , например налог с продаж, депозиты, скидки и суточные или пробег.
      5. Подробно опишите, какие способы оплаты вы принимаете и какова ваша политика оплаты за просрочку платежа.
      6. Отправьте счет и попросите компанию подтвердить его получение . Факсы могут пропадать, а электронные письма остаются незамеченными. Если вы ничего не слышите, свяжитесь с нами.

      Избавьтесь от счетов-фактур и бухгалтерского учета из своего списка дел с FreshBooks. Попробуйте бесплатно

      ---

      СТАТЬИ ПО ТЕМЕ

      Как мне выставить счет моему работодателю (организации)?

      Участники

      могут автоматически генерировать отдельные позиции на основе времени, отслеживаемого с помощью Hubstaff, или вводить отдельные позиции вручную, чтобы запросить оплату за выполненную задачу.Два примера использования:

      1. Вместо использования автоматического расчета заработной платы участник завершает проект для своей организации и выставляет счет организации за свое время, используя автоматически сгенерированные позиции.
      2. Копирайтер-фрилансер может не выставлять счет за отслеженное время: вместо этого он может ввести статью, которую они написали, как отдельную статью, и счет для организации, чтобы заплатить им за слово.

      Ниже приведен образец счета, отправленного членом группы владельцу организации.

      Образец счета-фактуры при отправке владельцу организации.

      Содержание

      Управление счетами

      Платежи

      Чтобы начать выставлять счета организации, просто щелкните вкладку Счета на левой боковой панели.

      Создание нового счета

      Нажмите кнопку Новый счет .

      Укажите дату выпуска и выполнения, затем установите собственный номер счета или оставьте значение по умолчанию.

      1. Дата выдачи — дата выставления счета вашему работодателю.
      2. Срок — срок оплаты счета.
      3. Номер счета — автоматически присваивается каждому счету. Вы можете оставить все как есть или ввести индивидуальную последовательность выставления счетов.
      4. Номер заказа на закупку — это поле не является обязательным для подрядчиков.

      Чтобы заполнить позиции, включенные в ваш счет, вы можете:

      1. Добавить позиции вручную — вы можете вручную ввести каждую позицию, а затем нажать кнопку Добавить позицию , чтобы добавить еще одну:
         1. Описание
         2. Кол. Акций
         3. Цена за единицу
      2. Создать позиции — нажмите кнопку «Создать позиции», и Hubstaff автоматически загрузит позиции в зависимости от диапазона дат.

      Создать автоматические отдельные позиции

      Hubstaff может рассчитать позиции для вас на основе вашего количества времени, которое вы отслеживаете, и вашей почасовой ставки.

      В новом счете-фактуре нажмите Создать позиции и настройте диапазон дат, проект и фильтры позиций по мере необходимости, затем нажмите Создать .

      Затем он добавит отдельные позиции в выбранном диапазоне в счет-фактуру.

      Когда все будет готово, нажмите Сохранить и отправить , если вы хотите отправить счет прямо сейчас, или нажмите Сохранить как черновик , если хотите отправить его позже.

      Вы можете использовать несколько различных фильтров для просмотра счетов-фактур только за определенную дату и статус, затем нажмите Применить .

      
      

      Щелкните Счета-фактуры , затем рядом со счетом-фактурой, который вы хотите отредактировать, щелкните Действия , затем выберите Изменить счет-фактуру из раскрывающегося списка.

      Отредактируйте детали, затем сохраните изменения и при желании повторно отправьте счет.
      

      Щелкните Счета-фактуры , затем щелкните номер счета-фактуры, который вы хотите загрузить.
      

      Щелкните Дополнительные действия , затем выберите Загрузить PDF .

      Щелкните Счета-фактуры , затем щелкните номер счета-фактуры, который вы хотите закрыть.

      Щелкните Дополнительные действия , затем выберите Закрыть из раскрывающегося списка.

      Повторное открытие закрытого счета-фактуры

      Щелкните Счета-фактуры , затем выберите параметр Закрыт в раскрывающемся списке Статус , затем нажмите Применить .Нажмите на номер счета, чтобы открыть счет.

      Щелкните Дополнительные действия и выберите Повторно открыть из раскрывающегося списка.

      
      

      Чтобы полностью удалить счет, а не закрывать его, щелкните Действия рядом с этим счетом и выберите Удалить счет в раскрывающемся списке.

      
      

      Пометка счета как оплаченного

      Щелкните Счета-фактуры , затем рядом со счетом-фактурой, который вы хотите отметить оплаченным, щелкните Действия, , затем Записать платеж.

      Вот образец счета, который увидят ваши клиенты:

      Когда вы создаете строку для времени, которое отслеживалось в Hubstaff, и сохраняете ее как черновик, это время становится заблокированным и больше не может быть изменено. Если время помечено как заблокированное по какой-либо другой причине (оплачено, экспорт инструмента управления проектами и т. Д.), Оно может быть добавлено к счету-фактуре, если это заблокированное время еще НЕ было добавлено к другому счету-фактуре.
      При редактировании счета-фактуры, если вы хотите удалить сгенерированную позицию строки, вам нужно щелкнуть значок корзины для созданной позиции строки, от которой вы хотите избавиться, а затем сохранить счет, чтобы это изменение вступило в силу.Точно так же эти часы снова станут незаблокированными.
      Если вы внесете какие-либо изменения в счет-фактуру и сразу после этого нажмете кнопку Отменить , то изменения НЕ вступят в силу, и позиции (независимо от того, являются ли они ручными позициями или сгенерированными позициями) по-прежнему будут там в счете-фактуре.
      Функцию выставления счетов Hubstaff нельзя использовать для импорта в системы бухгалтерского учета.
      Наша система выставления счетов позволяет пользователям вручную создавать отдельные позиции для выставления счетов клиентам / работодателям за задачу / слово.

      • Было ли это полезно?
      • Да Нет

      8 советов по настройке системы выставления счетов-фактур, которая всегда приносит вам деньги

      сентябрь 1, 2017 Читать 8 мин

      Мнения, высказанные предпринимателями, участников являются их собственными.

      Просить клиентов оплатить счет — не самое главное для владельцев бизнеса.Однако это важная задача, которая поможет или сломает ваш бизнес. Вот почему так важно иметь официальную профессиональную систему выставления счетов.

      Это также поможет вам отслеживать дебиторскую задолженность и счета. Это делает выставление счетов максимально безболезненным как для вас, так и для ваших платежеспособных клиентов. В свою очередь, это ускорит поступление денежных средств на ваш банковский счет.

      Но как создать хорошо отлаженную машину для выставления счетов? Начните с реализации этих восьми советов при настройке потрясающей системы выставления счетов.

      Видео по теме: Как раз и навсегда организовать свои расходы

      1. Выберите систему выставления счетов.

      Откажитесь от электронных таблиц и выставления счетов вручную, выбрав облачную систему выставления счетов. Переход на электронную систему выставления счетов позволяет создавать и отправлять счета в электронном виде. Это означает, что больше не нужно ждать проверки в торговом центре.

      Это также экономит ваши деньги, поскольку вам больше не нужно платить за почтовые расходы, бумагу и чернила, но это только начало.

      Большинство систем электронного выставления счетов позволяют создавать, управлять и просматривать счета на мобильном устройстве. Это означает, что вы можете брать офис с собой куда угодно. Кроме того, вы можете автоматизировать выставление счетов, настроив регулярные платежи и напоминания об оплате.

      Некоторые платформы для выставления счетов даже «пингуют» клиентов, пока счет не будет оплачен. Другие системы, такие как Due, имеют такие функции, как учет рабочего времени, управление расходами и управление проектами.

      Нужны предложения? Начните с обзора этого превосходного списка из 101 компании, выставляющей счета для владельцев малого бизнеса.Вот несколько других ведущих компаний по выставлению счетов, на которые стоит обратить внимание.

      Связано: Ищете новую платежную компанию? Вы должны получить хорошие новости.

      2. Введите информацию о клиенте и стандартные суммы / позиции фактуры.

      После того, как вы выбрали систему выставления счетов, пора организовать работу и сразу же начать выставлять счета клиентам. Очевидная отправная точка — ввести информацию о клиенте в счет. Сюда входит их имя, адрес электронной почты, платежный и почтовый адрес, а также предпочтительный способ оплаты.

      Сохранение этой информации позволит вам выставлять счета за считанные минуты или настраивать регулярные платежи. Это идеально, если у вас есть бизнес по подписке или вы были наняты для долгосрочного проекта.

      Вы также можете сэкономить время при создании счетов, введя в систему только типичные расходы на выставление счетов. Например, если вы фрилансер, вы должны ввести свою почасовую ставку в программу. Ваш общий счет будет рассчитан автоматически.

      Помните, чем быстрее вы отправите счет, тем быстрее вам заплатят.

      Связано: 10 лучших бесплатных программных решений для выставления счетов для малого бизнеса

      3. Установите условия и политику оплаты.

      Условия и политика оплаты определяют, когда и как будут оплачиваться ваши счета. Если вы фрилансер, вам следует заранее обсудить эти условия и политику со своими клиентами. Таким образом, они не удивляются, когда получают счет из ниоткуда.

      Вам также следует узнать график платежей и предпочитаемый способ оплаты ваших клиентов.Это гарантирует отсутствие сбоев в процессе выставления счетов. Например, ваши условия и политика должны быть гибкими, чтобы ваши клиенты могли легко оплатить счет.

      Если это будет для них безболезненно, они будут более склонны без колебаний оплатить счет.

      В ваших же интересах установить политику оплаты в короткие сроки. Например, большинство моих клиентов платят в течение 30 дней. Фактически, большинство из них платят в течение 15 дней, если не сразу. Поскольку я установил более короткие сроки оплаты, я могу получать деньги быстрее.

      Связано: 15 самых популярных решений для онлайн-платежей

      4. Профессионально оформляйте счет.

      Вы не поверите, но дизайн ваших счетов имеет значение. Это связано с тем, что плохо оформленные счета-фактуры могут вызвать путаницу и раздражение. Они также демонстрируют ваш непрофессионализм, который не повлияет на клиента, чтобы он оплачивал ваши счета вовремя.

      Не верите? Тогда ознакомьтесь с этой занимательной тирадой на Medium о влиянии, которое плохо оформленные счета оказывают на людей.Грамотно оформленный счет-фактура гарантирует клиенту, что вы профессионал. И, как профессионал, вы заслуживаете зарплаты. Он также отличается от всех других обычных счетов-фактур, которые получают ваши клиенты.

      Создание счета может показаться слишком сложным. На самом деле это довольно просто, если они отражают ваш бренд. Это означает, что ваши счета должны включать:

      — Ваш логотип.

      — Цвета бренда.

      — Четко определенные условия оплаты.

      — Детализированный перечень услуг / товаров.

      — Контактная информация.

      — Номер счета.

      — Срок оплаты.

      — Персонализированное сообщение с благодарностью вашему клиенту за оплату.

      Большинство программ для выставления счетов позволяют просто перетащить ваш логотип на готовый шаблон. Это автоматически выдаст такие элементы, как номер счета-фактуры. Это означает, что создание счетов-фактур никогда не было таким простым.

      Связано: 25 платежных инструментов для малого бизнеса, фрилансеров и стартапов

      5.Используйте кнут и морковь.

      Несмотря на передовые методы выставления счетов, будут случаи, когда у клиента просто не будет денег, чтобы заплатить вам. Еще хуже? Некоторые клиенты могут ждать до последней минуты.

      Не теряйте хладнокровия. Разработайте стратегию, которая побудит клиента оплатить ваш счет вовремя », — пишет Дина Рэмптон.

      Например, вы можете использовать следующую комбинацию кнута и пряника:

      Для пряника вы можете предложить поощрение.Это может быть скидка от общей суммы счета при досрочном погашении. Что касается клюшки, вы можете ввести штрафы за просрочку платежа, когда счет-фактура просрочен. Это может быть просто небольшой процент или фиксированная плата.

      «Если эта тактика не сработает, подумайте о предложении плана платежей. Вы можете получать меньшую оплату каждый месяц, но это лучше, чем ничего », — рекомендует Рэмптон.

      Связанные: 5 Инструменты выставления счетов и бухгалтерского учета для новых предпринимателей

      6.Ведите хорошие записи.

      Миранда Маркуит пишет: «Обязательно ведите учет своей работы. Если вы фрилансер, следите за проектом. Если вы платите почасово, убедитесь, что у вас есть учет времени, который может доказать, что вы потратили ».

      «От инвентаря к времени до опубликованных твитов — отслеживайте все, что вы должны измерять. Вам нужны подробные записи для резервного копирования вашего счета », — добавляет Маркуит. Таким образом вы сможете подтвердить свои претензии, если клиент оспорит счет.

      «Это включает ведение учета контрактов и других материалов, к которым вы можете вернуться. Тщательно систематизируйте свои документы и документацию, чтобы все не провалилось в трещину и не заставило вас сдерживаться ».

      Вам также следует отслеживать свои платежи, например, какие счета были оплачены, а какие нет. Опять же, программа для выставления счетов сделает это за вас, но вы не можете полагаться исключительно на автоматизацию. Бывают случаи, когда вам нужно будет снять трубку и спросить клиента, почему счет просрочен.

      Связанные: 5 способов более разумного выставления счетов, которые могут в 10 раз увеличить денежный поток вашего бизнеса за недели

      7. Всегда будьте профессиональны и вежливы.

      Не заблуждайтесь насчет. В бизнесе нет альтернативы профессионализму — включает и выставление счетов.

      Всегда используйте свои манеры, вежливо формулируя счета, используя «пожалуйста» и «спасибо». Попросите клиента оплатить счет к определенной дате, написав «пожалуйста, оплатите до X даты.»Или, пожалуйста, полностью оплатите в течение 15 дней с момента получения».

      Вы хотите, чтобы вас считали профессионалом, строя прочные отношения со своими клиентами. И ничто не может сделать этого лучше, чем относиться к ним с добротой и уважением. Это даже относится к случаям, когда вы просите денег у бездушного клиента.

      Связано: Здесь останавливается доллар: как сделать выставление счетов менее утомительным

      8. Знайте, когда следует заручиться внешней помощью.

      Хотя выставление счетов имеет важное значение, не у всех есть время или знания, чтобы эффективно создавать все ваши счета и управлять ими.В таких ситуациях вам может потребоваться помощь извне. Например, вы можете нанять бухгалтера или внештатного бухгалтера для обработки всех ваших счетов.

      Но, если вы хотите заняться выставлением счетов самостоятельно, вам может потребоваться помощь:

      Настройка системы. Большинство программ для выставления счетов просты в использовании с самого начала. Но для некоторых систем может потребоваться эксперт для обучения вас или ваших сотрудников, чтобы вы могли правильно использовать программное обеспечение.

      Открытие кредита для клиентов. Компании нередко предоставляют своим клиентам кредитные линии. Проконсультируйтесь с кредитным бюро или рейтинговым агентством, чтобы они могли проверить кредитоспособность ваших клиентов. Меньше всего вам нужно предоставить кредит клиенту, который не в состоянии вернуть вам деньги.

      Взыскание просроченных счетов. Несмотря на напоминания или накопление штрафов за просрочку платежа, может быть клиент, который не намерен оплачивать ваш счет. В этом случае вам может потребоваться нанять адвоката или коллекторское агентство, чтобы погонять за этими просроченными платежами.

      3 Важные советы по управлению счетами для малого бизнеса

      Работа со счетами может быть одной из ваших наименее любимых задач, но когда вы владелец малого бизнеса, она, очевидно, одна из самых важных. Итак, лучший способ управлять счетами — использовать образец счета и создать стратегию для их создания, отправки и отслеживания. Хорошее управление счетами стимулирует регулярный денежный поток, облегчает бухгалтерские проблемы и экономит ваше время. Узнайте, как обрабатывать счета-фактуры, чтобы вы могли вернуться к работе.

      Начните работу с квадратными счетами

      Получайте оплату быстрее с онлайн-счетами.

      1. Выберите правильный тип счета для работы.

      Не существует универсального шаблона счета-фактуры, но его использование может улучшить управление счетами. Для разных проектов подходят разные планы платежей, поэтому, прежде чем приступить к работе, поговорите со своим клиентом или покупателем о графике платежей, который лучше всего подходит для вас обоих, и договоритесь об одном плане. Вот несколько вариантов, которые стоит рассмотреть:

      • Промежуточные счета: Вместо того, чтобы платить вам единовременно, ваш клиент или покупатель может оплачивать вам серию повторяющихся небольших платежей, например, ежемесячно или после завершения различных разделов проекта.Если вы выберете промежуточные счета-фактуры, вам также следует отправить окончательный счет-фактуру в конце проекта с подробным описанием выполненных работ и того, за что было оплачено.

      • Периодические счета-фактуры : Для текущих проектов для одного и того же клиента имеет смысл отправлять регулярные платежи через регулярные согласованные промежутки времени, например, еженедельно или ежемесячно. Соблюдение графика делает отправку счетов частью вашего рабочего процесса, и, если повезет, ваши клиенты последуют его примеру и приобретут привычку платить вовремя.

      • Окончательные счета : По завершении проекта отправьте окончательный счет с указанием выполненных работ и отправленных промежуточных счетов. Подробно укажите, были ли оплачены эти промежуточные счета, и укажите окончательную непогашенную сумму (если есть). Даже если работа была оплачена полностью, отправьте окончательный счет, чтобы подвести итоги как для вас, так и для вашего клиента.

      2. Управляйте счетами в Интернете.

      Быстрый способ избавиться от головной боли и упростить управление счетами? Исключите бумагу из уравнения.Бумажные счета-фактуры могут накапливаться (как для вас, так и для ваших клиентов), с ними сложно справиться, и легко потерять информацию о том, отправили ли вы счет и оплатили ли он.

      С помощью онлайн-программ, таких как Square Invoices, вы можете отправлять профессиональные счета и проверять статус каждого клиента со своего компьютера или мобильного устройства. Вы также можете отправлять счета со своего устройства с помощью приложения для выставления счетов, и с вашего клиента не будет взиматься комиссия за оплату.

      3. Избегайте обычных задержек.

      Даже если вы используете онлайн-счета, отправляете счет сразу и имеете согласованный график платежей, существуют и другие препятствия для своевременной оплаты. Вот некоторые проблемы, которые могут замедлить оплату:

      Вы отправили счет не тому человеку: Менеджер проекта или основное контактное лицо может не быть человеком, который занимается бухгалтерским учетом, поэтому, прежде чем вы будете иметь дело с длительной переброской (дальнейшая отсрочка платежа), спросите своего клиента кому вы должны отправить счет.

      Вы не поняли условий: Если вы считаете, что счет должен быть оплачен в течение месяца, а клиент считает, что его не нужно платить до завершения проекта, у вас проблемы. Чтобы избежать неудобной и разочаровывающей ситуации, убедитесь, что ваш клиент согласен с вашими условиями (в письменной форме), прежде чем вы начнете работу. Вы также можете рассмотреть возможность установки более короткого окна оплаты или инициирования автоматических счетов-фактур, чтобы обеспечить своевременную оплату. Вы также можете использовать раздел «Пользовательский текст» в квадратных счетах, чтобы четко указать правила оплаты, отмены и возврата.

      Вы отправили счет в неудобный день: Клиенты с меньшей вероятностью оплатят счет, который они получат в воскресенье. Но когда вы отправляете счет в четверг, у вас самая высокая вероятность получения оплаты в течение двух дней. Определите график платежей, который приведет к максимально быстрой оплате ваших клиентов.

      4. Управление отправленными счетами в приложении «Счета-фактуры»

      Иногда случаются ошибки, или вам нужно отредактировать уже отправленный счет. К счастью, программное обеспечение Square для выставления счетов позволяет легко управлять изменениями в прошлых счетах.Редактировать, отменять и повторно отправлять существующие счета можно прямо с мобильного устройства с помощью приложения для выставления счетов.

      Повторно отправить, изменить или отменить счета

      • Перейдите к счетам-фактурам на панели Square Dashboard.
      • Выберите желаемый счет.
      • Нажмите «Изменить», чтобы обновить сведения о счете, или нажмите «Отправить повторно». Обязательно просмотрите свой счет, прежде чем отправлять его клиенту.

      Отмена

      • Для отмены выберите счет и нажмите «Еще»> «Отмена»> «Подтвердить отмену».
      • Чтобы отменить повторяющийся счет, выберите и щелкните Просмотр серии> Конечная серия> Подтвердить.
      • Если счет уже был оплачен, вы не можете отменить или удалить его из истории платежей. Однако вы можете вернуть деньги в течение 60 дней с даты платежа, чтобы сбалансировать ваши книги.

      Как вести свой бизнес: простое руководство по стратегическому и эффективному управлению
      Руководство по Apple Pay: все, что вам нужно знать о бесконтактных платежах
      Загрузите бесплатные шаблоны счетов-фактур для Word, PDF и Excel

      Полное руководство по выставлению счетов и получению Платный онлайн

      Нравится вам это или нет, но онлайн-выставление счетов необходимо для предприятий любого размера.Однако не все владельцы бизнеса знакомы с основами и важностью счетов-фактур. Чтобы помочь вам, мы с гордостью создали «Полное руководство по выставлению счетов», которое также известно как лучшее «Руководство по выставлению счетов».

      В этом руководстве вы узнаете, что такое счет-фактура, как он влияет на ваш бизнес, примеры счетов и советы, которые помогут вам получить оплату вовремя.

      Что такое счет-фактура?

      Также известный как «счет», «выписка» или «счет-фактура», счет-фактура определяется Investopedia как:

      «Коммерческий документ, в котором описывается транзакция между покупателем и продавцом.Счет-фактура обычно включает количество покупок, цену товаров и / или услуг, дату, участвующие стороны, уникальный номер счета-фактуры и налоговую информацию. Если товары или услуги были приобретены в кредит, в счете-фактуре обычно указываются условия сделки и приводится информация о доступных методах оплаты ».

      Счета-фактуры не подлежат обсуждению и обычно используются для учета запасов, бухгалтерского учета и налогов. Для большинства организаций счет-фактура отправляется после отправки продукта или после завершения обслуживания с ожиданием полной оплаты к указанной дате.Как отмечает Investopedia, «общая сумма к оплате становится кредиторской задолженностью покупателя и дебиторской задолженностью продавца».

      Происхождение и эволюция счетов-фактур

      Первое известное использование термина «счет-фактура» произошло в 1560 году. Это модификация среднефранцузского языка, во множественном числе которого означает «отправка товаров».

      Как отметила Европейская экономическая комиссия Организации Объединенных Наций, традиционный процесс выставления счетов «всегда был частью более широкого набора бизнес-процессов в торговле.Этот процесс включает в себя: «размещение и принятие заказа, выполнение заказа, доставку товаров и окончательный платеж».

      До недавнего времени счета выставлялись на бумажной основе. Это создало несколько недостатков, которые привели к задержке выплаты. По данным ЕЭК ООН, некоторые проблемы, связанные с бумажными счетами-фактурами, включают:

      • ошибок создания и ввода на обеих сторонах
      • высокие эксплуатационные расходы на счет-фактуру как на стороне отправителя, так и на стороне получателя
      • еще большие затраты в случае ошибок или оспаривает
      • участие нескольких систем

      В течение последних нескольких лет деловые партнеры все чаще полагались на электронные счета-фактуры, также известные как электронные счета-фактуры, через такие услуги, как наша компания Due.Это просто электронная передача информации о выставлении счетов и оплате между поставщиком и покупателем.

      Для покупателей преимущества электронного выставления счетов включают:

      • сокращение затрат
      • более быстрый цикл обработки и оплаты
      • улучшенное управление денежными потоками
      • повышение точности
      • сокращение сборов за просрочку платежа, мошенничества и дублирования счетов

      Для поставщиков преимущества электронного выставления счетов включают:

      • более быстрые платежи
      • повышение производительности
      • меньшее количество отклоненных счетов
      • улучшенное управление денежными потоками
      • дополнительные возможности финансирования

      Что касается менеджеров, электронное выставление счетов поможет с любыми экологическими инициативами, реализованными вашей организацией, а также улучшит видимость и укрепит отношения между поставщиками и клиентами.

      Типы счетов-фактур

      Компании могут создавать несколько различных типов счетов-фактур. Наиболее часто используются следующие счета:

      • Proposal / Bid / Pro Forma. Ожидание того, сколько компания будет взимать плату за товары или услуги. В отличие от законопроекта, это предварительная оценка.
      • Промежуточный счет-фактура . Счета-фактуры, которые отправляются еженедельно или ежемесячно во время долгосрочного проекта.
      • Периодические счета-фактуры .Используется для постоянных клиентов. Электронное выставление счетов может автоматизировать эти счета.
      • Просроченные счета-фактуры . Отправляется, когда счет просрочен. Включает исходный счет и начисленные проценты.
      • Окончательный счет-фактура . Счет-фактура, отправляемая после завершения проекта.

      Если у компании есть международные покупатели или поставщики, им, скорее всего, придется создать один из следующих счетов-фактур.

      • Коммерческий счет-фактура .Это требуется таможней для определения стоимости импортируемых товаров с учетом налогов и пошлин и включает такую ​​информацию, как перевозимые товары, страна происхождения, общая заявленная стоимость и расходы на транспортировку / страхование.
      • Консульский счет. Коммерческий счет-фактура, выданный консулом страны-импортера, проживающим в стране-экспортере.
      • Таможенный счет-фактура . Расширенный коммерческий счет.

      Как создать счет-фактуру

      Независимо от того, являетесь ли вы владельцем малого бизнеса, фрилансером или отвечаете за обработку счетов-фактур в крупной корпорации, для создания счета-фактуры необходимы важные компоненты.

      Профессиональный заголовок
      

      Первым компонентом накладной является профессиональный заголовок. Заголовок, как правило, состоит из названия вашей компании или полного имени, если вы работаете не по найму, вверху счета и напечатан легко читаемым шрифтом.

      Он также будет включать вашу контактную информацию — почтовый адрес, номер телефона, адрес электронной почты и веб-сайт — под названием вашей компании. Чтобы название вашей компании выделялось в заголовке, используйте более крупный шрифт или выделите его жирным шрифтом.

      Примером заголовка может быть следующее:

      John Smith

      1234 Main Street

      Small Town, CA 12345

      555-123-4567

      johnsmith.com

      Если у вас есть логотип для вашей организации, вы также хотели бы включить это в верхнюю часть заголовка счета.

      Контактная информация клиента

      После создания настраиваемого заголовка вы захотите добавить информацию о своем клиенте в счет.Эта информация должна включать имя, адрес и номер телефона получателя. Вы захотите разместить эту информацию под заголовком, но на противоположной стороне. Например, если ваш заголовок был размещен в верхнем правом углу счета-фактуры, то информация о клиенте будет расположена слева под заголовком.

      Если у вас нет адреса компании или лица, которому вы выставляете счет, вы можете просто указать их имя и адрес электронной почты.

      Номер и дата счета-фактуры

      Помимо информации о получателе, вы должны добавить детали своего счета.Эта информация будет включать в себя следующую строку в отдельной строке:

      • Номер счета-фактуры
      • Дата подготовки
      • Срок платежа
      • Предпочтительный вариант оплаты

      Как вы будете нумеровать счет-фактуру, полностью зависит от вас. Один из наиболее распространенных способов написания номера счета-фактуры: «Счет-фактура: 00001.» Некоторые организации предпочитают составлять свои счета по имени клиента. Например, если у вас есть клиент по имени Sam’s Pizza, номер счета может быть следующим: «SP 00001.”

      Независимо от того, как вы решите пронумеровать свои счета, всегда используйте последовательный порядок создания счета, чтобы вы могли легко отслеживать и систематизировать свои счета.

      Срок оплаты определяется по вашему усмотрению. В большинстве систем выставления счетов используются временные рамки 30, 45 или 60 дней. Если у вас есть соглашение с вашим клиентом, вы должны указать эту дату. Например, если вы должны были получать оплату 15 числа каждого месяца, то это будет срок оплаты счета.

      Если вы ожидаете, что вам заплатят немедленно, вы должны указать «К оплате при получении».

      Под сроком оплаты вы должны указать, как вы предпочитаете получать оплату. Вы хотите получать оплату чеком, кредитной картой или платежным шлюзом, например PayPal?

      Детализированная разбивка услуг

      Эта часть счета обычно включает пять столбцов, которые содержат следующее:

      • Услуги: Это описание выполненной вами работы, например написание статьи типа « 10 лучших пиццерий Сан-Франциско »или приобретенные товары, например« Резак для пиццы ».
      • Дата : Это будет дата, когда была оказана услуга или когда был приобретен продукт.
      • Количество : сюда входит количество часов, которые вы проработали, сколько статей вы написали или сколько продуктов вы продали.
      • Ставка : Это цена, которую вы взимаете за свои товары или услуги.
      • Часы : Если вы платили почасово, то в этом столбце будет указано, сколько часов вы потратили на выполнение задачи.
      • Промежуточный итог : это общая сумма, которую вы взимаете за свои товары или услуги.

      Наконец, вам необходимо рассчитать общую сумму, промежуточную сумму плюс налог с продаж, плату за доставку или любые другие дополнительные сборы. Итоговая сумма должна быть выделена жирным шрифтом, чтобы она четко выделялась.

      Положения и условия

      Под итоговой суммой вы должны включить любую дополнительную информацию, такую ​​как условия и положения. Некоторыми примерами могут быть политика возврата товаров, количество дней, которые должен заплатить клиент, прежде чем он понесет штраф за просрочку, любые скидки или описание любых дополнительных сборов.

      Вы также можете добавить простое «Спасибо» своему клиенту, чтобы показать, что вы цените его бизнес.

      Как вам будут платить

      Если вы отправляете счет в электронном виде с помощью такой системы, как Due.com, то в ней уже должно быть указано, как вы хотите получать оплату за свои продукты или услуги. Однако напоминаем, что если вам платят через PayPal, убедитесь, что вы указали свой адрес электронной почты PayPal. Если вы хотите получить оплату чеком, укажите свой адрес и кому выписать чек.

      Почему предприятиям важно выставлять счета

      Независимо от размера вашего бизнеса или даже если вы являетесь индивидуальным предпринимателем, счета-фактуры являются одним из важнейших элементов вашего выживания. Без счетов вы не сможете получать столь необходимый доход, а также защитить себя в определенных ситуациях.

      Имея это в виду, вот основные причины, по которым счета-фактуры так важны для владельцев бизнеса.

      Вам платят

      Это наиболее очевидная причина.Получение своевременной оплаты от клиента означает, что вы сможете оплачивать свои счета, такие как платежная ведомость, аренда, электричество и т. Д. Используя услугу онлайн-выставления счетов, вы можете быстро и эффективно получать платежи за свои товары или услуги. Фактически, большинство электронных счетов можно заполнить одним нажатием кнопки.

      Например, если вы принимаете платежи через PayPal, ваш клиент может оплатить счет, как только получит уведомление — иногда всего за пару минут!

      Кроме того, вы можете ускорить процесс оплаты, сократив время цикла выставления счетов.В отличие от традиционного 30-дневного цикла, сделайте свой цикл только 14-дневным или предложите своим клиентам скидку, если они заплатят быстро.

      Ведение учета

      Еще одна цель счетов-фактур — контролировать, сколько ваш бизнес зарабатывает и тратит. С помощью счетов-фактур вы можете отслеживать, когда был продан продукт, когда был завершен проект и сколько денег вы заработали. Кроме того, по счетам можно увидеть, какие клиенты выплатили свои долги, а какие остаются неоплаченными.Это не только позволяет вам следить за состоянием вашего бизнеса, но также может использоваться для оценки будущих доходов.

      Ведение учета также можно использовать, чтобы увидеть, как сотрудники работают с продажами, поскольку вы можете просмотреть, сколько товаров они продали. Кроме того, вы можете использовать инструменты отслеживания времени через такие службы, как Due.com, чтобы узнать, сколько времени занимает проект у вас или членов команды.

      Налоговые цели

      Последнее, с чем хочет иметь дело владелец бизнеса, — это либо проверка, либо получение штрафа от IRS.Однако, если ваша компания ведет учет всех своих счетов-фактур, поддерживая организованную систему последовательно пронумерованных счетов-фактур, вы уменьшите вероятность проверки, поскольку у IRS будут доказательства того, что вы сообщили о своем доходе.

      Счета-фактуры также можно использовать для точной подачи налоговой отчетности, чтобы у вас была информация, необходимая для определения суммы вашей налоговой задолженности.

      Legal

      Другая ситуация, с которой владельцы бизнеса не хотят сталкиваться, — это судебные иски.Например, что, если клиент заявляет, что вы не предоставили запрошенные им продукты или услуги? Счет-фактура свидетельствует о том, что товары или услуги были предоставлены. Другими словами, счет-фактура — это запись о том, что продажа произошла.

      С другой стороны, счета-фактуры могут также использоваться малым бизнесом в суде в качестве доказательства того, что покупатель не оплатил товары или услуги, которые вы предоставили.

      Разъясняет вашу работу / продукты

      Если вы хотите избежать конфликтов или недоразумений, вы должны описать, за что именно вы выставляете счета своим клиентам.Это может быть особенно полезно, если вы предоставляете услугу, которую клиент не совсем понимает. Например, создание веб-сайта для строительного магазина может показаться владельцем дорогостоящим. Если вы точно указали, сколько часов у вас ушло на добавление HTML-страниц или создание форумов, они смогут увидеть, сколько работы вы вложили в проект.

      Брендинг вашего счета

      Вы хотите, чтобы ваши клиенты производили впечатление профессионала, не так ли? Один из наиболее эффективных способов сделать это — создать профессиональный счет.

      Помимо базовой информации о счете — контактной информации, описания товаров / услуг, стоимости за единицу и общей суммы к оплате — вы хотите включить логотип своей компании. Это не только демонстрирует вашим клиентам, что вы профессионал, но и помогает в брендинге, так как демонстрирует голос вашего бренда.

      Маркетинг вашего счета-фактуры

      Ваш бизнес также может использовать данные из счетов-фактур для помощи в будущих маркетинговых кампаниях и стратегиях.Например, если вы заметили, что большая часть продаж происходит в пятницу вечером, вы можете ориентироваться на своих клиентов, обращаясь к ним по электронной почте или в социальных сетях в это время. В счетах также указываются ваши самые популярные продукты и тенденции прибыли вашего бизнеса.

      Важность движения денежных средств для вашего бизнеса

      Как отмечалось ранее, счета-фактуры являются важным фактором успеха бизнеса. Кроме того, деньги, которые вы приносите в свой бизнес, будь то онлайн или офлайн, от продуктов, которые вы продаете, или услуг, которые вы предоставляете, являются важным компонентом денежного потока вашего бизнеса.

      Что такое денежный поток?

      Предприниматель определяет денежный поток как:

      Разница между доступными денежными средствами на начало отчетного периода и на конец периода. Денежные средства поступают от продаж, займов, инвестиций и продажи активов и расходуются на оплату операционных и прямых расходов, обслуживания основного долга и покупки активов.

      Когда ваш бизнес приносит больше денег, чем отправляет, у вас положительный денежный поток.Если вы тратите больше, чем приносите, у вас отрицательный денежный поток. Если у вашего бизнеса положительный денежный поток, это сильный показатель его финансового благополучия. Если у вас нет положительного денежного потока, вы рискуете обанкротиться.

      Почему деньги — это король

      Вы, наверное, слышали старую пословицу «деньги — это король». Без надлежащего управления финансами вы подвергаете риску выживание своей компании, независимо от того, является ли это сайтом электронной коммерции или обычным магазином.

      Когда ваш бизнес имеет положительный денежный поток, он выполняет следующее:

      • Выплата долга — Когда вы запускаете бизнес, вы должны брать на себя долги, такие как недвижимость, оборудование и инвентарь, чтобы начать и управлять бизнес. Имея положительный денежный поток, вы сможете выполнять эти долговые обязательства, избегая просроченных платежей и дефолтов по кредитам.
      • Business Growth — Когда вы больше не ограничены выплатой долга, вы можете использовать эти деньги для развития своего бизнеса.Положительный денежный поток позволяет вам переехать в более крупное место, инвестировать в исследования и разработки, нанять новых сотрудников, провести обучение сотрудников и приобрести новые технологии. Если ваш бизнес не растет, он может устареть.
      • Обеспечивает безопасность — Еще одна причина, по которой положительный денежный поток так важен для выживания вашего бизнеса, заключается в том, что он обеспечивает безопасность. Бывают случаи, когда вам нужно отремонтировать оборудование или иметь буфер во время экономических спадов.Положительный денежный поток позволяет вашему бизнесу продолжать работать, не беспокоясь о дополнительных долгах.
      • Делает ваш бизнес привлекательным — Наконец, положительный денежный поток может помочь сделать ваш бизнес более привлекательным для кредиторов или инвесторов. Если кредиторы или инвесторы увидят, что ваш бизнес имеет положительный денежный поток, они не будут так колебаться, чтобы одолжить вам деньги, когда они вам понадобятся.
      Как практиковать хороший денежный поток

      Практиковать хорошее управление денежным потоком можно легко, выполнив следующие действия:

      • Знайте, когда, где и как ваши денежные потребности должны быть удовлетворены.
      • Знайте, как удовлетворить потребности в наличных деньгах.
      • Будьте готовы удовлетворить потребности в денежных средствах, например, иметь прочные отношения с банкирами и кредиторами.

      Имея надежную систему выставления счетов, вы можете контролировать свой денежный поток, отслеживая, сколько денег вы приносите.

      Варианты оплаты

      Теперь, когда вы знаете, насколько важен денежный поток для вашего бизнеса пришло время изучить наиболее распространенные способы оплаты для малого бизнеса.

      Наличные

      Прием наличных — это быстрый и удобный способ получения оплаты за свои продукты и услуги, поскольку вам не нужно ждать банковских переводов. Самым большим недостатком приема наличных является то, что это не лучший вариант для удаленных сторон.

      Чек

      Чеки остаются одним из наиболее распространенных способов для предприятий принимать платежи, поскольку они удобны, поддаются проверке и могут быть отправлены по почте или в электронном виде. Однако иногда на оформление чеков уходит несколько недель, и их можно потерять по почте.

      Кредитная карта

      Кредитные карты — один из самых быстрых и простых способов для предприятий принимать платежи. Их можно отправлять из любой точки мира, и средства обычно доступны сразу. Одна из проблем, связанных с платежами по кредитным картам, заключается в том, что это может быть дорого для продавцов.

      ACH

      Электронные платежные переводы, такие как прямые депозиты или через шлюзы, такие как PayPal, выполняются быстро и удобно, а средства доступны немедленно.Хотя ACH может быть одним из самых простых способов приема платежей, большинство из них предполагает комиссию и требует настройки.

      Банковский перевод

      Электронный перевод невероятно быстр и безопасен. Но банковские переводы также сопряжены с высокими комиссиями.

      Выбор лучшего платежного решения для вашего бизнеса зависит от вашего конкретного бизнеса. Если у вас есть онлайн-бизнес, то для вашего бизнеса, очевидно, имеет смысл принимать электронные платежи, поскольку вы имеете дело с удаленными клиентами.Лучше всего обсудить, какой вариант оплаты лучше всего подходит для вашего бизнеса, с вашим бухгалтером или финансовым консультантом.

      Как вести бухгалтерский учет

      Ведение хорошего учета для вашего бизнеса — еще одна задача, которую каждый владелец бизнеса должен научиться делать. Хотя это может показаться утомительным и обременительным, если у вас нет надежной системы для отслеживания ваших записей, вы можете столкнуться с рядом проблем. Как отмечает GoDaddy, некоторые из этих проблем могут привести к:

      • Дезорганизация затрудняет подачу налоговой декларации на конец года.
      • Вы увеличиваете шансы столкнуться с аудитом IRS.
      • У вас нет четкого представления о том, как работает ваш бизнес.
      • Это затруднит получение кредита.

      Итак, как вы можете эффективно следить за своим бухгалтерским учетом?

      Ноло предложил предприятиям разбить бухгалтерский процесс на три простых для понимания этапа.

      Шаг первый: сохраняйте квитанции

      Как указано в Nolo, «каждая покупка и продажа вашего бизнеса должна быть подтверждена какой-либо записью, содержащей сумму, дату и другую соответствующую информацию об этой продаже.Вы будете использовать их для составления сводных данных о ваших транзакциях «.

      Shopify добавляет, что вам следует обратить особое внимание на следующие квитанции:

      • Питание и развлечения
      • Деловые поездки за город
      • Расходы, связанные с автомобилем
      • Квитанции на подарки
      • Квитанции из домашнего офиса
      Шаг второй: Настройка и разноска в бухгалтерских книгах

      Ваша бухгалтерская книга «на самом деле не более чем сводка доходов, расходов и всего остального, что вы отслеживаете (вводится из ваших квитанций в соответствии с категорией и датой).«Вы будете использовать эту информацию, чтобы ответить на конкретные финансовые вопросы, касающиеся вашего бизнеса».

      Они предлагают вам регулярно разносить квитанции и заменять традиционную ручку и бумажную книгу бухгалтерским программным обеспечением, которое является более эффективным и позволяет экономить в реальном времени.

      Шаг третий: Создание основных финансовых отчетов

      Вам необходимо просмотреть данные из следующих отчетов, которые вы создали: анализ денежных потоков, прогноз прибылей и убытков и баланс.Объединив эти отчеты, вы сможете лучше понять, как работает ваш бизнес.

      Вы также можете вести бухгалтерский учет, имея в виду следующее:

      • Сохраняйте простоту ведения бухгалтерского учета . Независимо от того, чем вы занимаетесь, большинство категорий бухгалтерского учета одинаковы. Используйте стандартные категории бухгалтерского учета и не делайте чрезмерных категорий.
      • Рассмотреть налоговые обязательства . В зависимости от структуры вашего бизнеса у вас будут разные налоговые обязательства.
      • Проверить сотрудников . Труд будет одной из самых больших затрат. Следите за заработной платой, сверхурочной работой и льготами. На Due.com, например, есть функция учета рабочего времени, чтобы вы могли видеть, как работают сотрудники.
      • Позвоните специалисту . Фрилансеру или владельцу малого бизнеса не потребуется штатный бухгалтер или бухгалтер, но вы должны время от времени проверять свои книги квалифицированным профессионалом.
      • Не забывайте получать деньги .Если вы ведете бизнес в одиночку, то об отправке счета-фактуры легко не заметить. Программное обеспечение для выставления счетов, которое легко создает счета, напоминает вам об ожидающих счетах и ​​имеет возможность автоматизировать повторяющиеся счета, является абсолютной необходимостью.

      Если вы с самого начала уделите внимание бухгалтерскому учету, то избавитесь от головной боли и юридических проблем в будущем. Однако даже если у вас есть система, вам нужно постоянно переоценивать свой процесс, чтобы убедиться, что он по-прежнему эффективен.

      Руководство по выставлению счетов: как часто мне следует выставлять счета клиенту?

      Один из наиболее частых вопросов относительно счетов — это то, как часто вы должны выставлять счета клиенту. К сожалению, не существует универсального метода для этого запроса, поскольку здесь могут быть разные обстоятельства. Например, консультант будет отправлять больше счетов-фактур чаще, чем малый бизнес с крупным клиентом. Имея это в виду, в следующем разделе будет предложено несколько предложений о том, как часто следует выставлять счета клиентам.

      Согласны ли вы получать деньги онлайн?

      Перед выполнением какой-либо работы для клиента обе стороны должны иметь какое-то соглашение или контракт, определяющий платежные циклы. Конечно, это будет зависеть от следующих ситуаций:

      • Таймфрейм клиента . Пробуйте все, что хотите, некоторые клиенты будут оплачивать счета только в установленные сроки. Например, ваш клиент может отправлять счета только в первое число месяца.Запрос на оплату до этой даты не гарантирует, что вам заплатят раньше.
      • Ваш таймфрейм . Если вы фрилансер, вы нередко отправляете счет после завершения работы. Однако, если у вас несколько клиентов, может быть проще отправлять все счета в один и тот же день.
      • Размер работы . Если вы работаете над более крупным проектом, вам потребуется залог или аванс. Например, вы можете согласовать 50% окончательной суммы авансом и получить вторую половину после завершения работы.
      • Отношения между вами и вашим клиентом . Если вы и ваш клиент установили доверительные отношения друг с другом, вы можете договориться о выставлении счетов до начала проекта. Вы также можете отправить счет после завершения проекта, не запрашивая залог, поскольку вы знаете, что они заплатят сразу после завершения.

      Если вы и ваш клиент договорились об условиях оплаты, это поможет вам выбрать, когда им выставлять счет.

      Что делать, если вы не договорились об условиях с клиентом? Вы можете ответить на следующие вопросы, чтобы помочь вам определить временные рамки платежа.

      Каков платежный цикл клиента?

      Знание того, когда наступает платежный цикл клиента, как отмечалось ранее, определит, когда вам заплатят. Например, если ваш клиент принимает счета 15 и 30 числа каждого месяца, вы должны отправить ему счет в эти дни. Не бойтесь спрашивать их, когда у них установлен платежный цикл, чтобы иметь эту информацию для использования в будущем — если они являются постоянными клиентами, вы можете автоматизировать выставление счетов каждый месяц в зависимости от их цикла.

      Сколько стоит ваш счет?

      Если в счете-фактуре небольшая сумма, скажем, 200 долларов, у вашего клиента не должно возникнуть проблем с немедленной оплатой этой суммы. Кроме того, вы не хотите тратить свое время на несколько небольших сумм. В этом случае вам следует как можно скорее отправить счет.

      Однако для более крупных счетов у вас должна быть согласованная дата или, по крайней мере, залог. Вы не хотите ждать крупного платежа, который может повлиять на ваш денежный поток и обострить отношения.

      Вы раньше имели дело с клиентом?

      Если вы доверяете своему клиенту и уже работали с ним в прошлом, обычно это не вызывает беспокойства. Например, фрилансеры будут продолжать работать на клиента, даже если он еще не получил оплату, потому что они знают, что клиент заплатит, когда придет время. Владелец малого бизнеса может продолжать продавать товары клиенту, ожидая платежа, потому что у него никогда не было счета.

      Когда нужно отслеживать просроченный счет?

      Никто не хочет отвлекаться от более неотложных дел, потому что они следят за счетами.Как упоминалось ранее, ваш счет-фактура является ключевым фактором выживания вашего бизнеса и источником средств к существованию для фрилансеров, поэтому вам не придется ждать более месяца, чтобы получить оплату за ваши товары или услуги. Вы можете избежать этого, четко указав в счете-фактуре, когда пришло время и какие комиссии будут взиматься в случае задержки платежа.

      Частота отправки счетов в конечном итоге зависит от временных рамок ваших клиентов и того, что лучше всего подходит для вас и вашего бизнеса. Фрилансерам следует выставлять счета заранее и часто, если не указан платежный цикл.Владельцам малого бизнеса, возможно, придется зависеть от платежного цикла своих клиентов.

      Руководство по выставлению счетов: как выставить счет через Интернет

      Отправка счета через Интернет не только удобна, но и является невероятно быстрым способом получения платежа, поскольку вам не нужно ждать, пока ваш клиент получит счет по почте — а затем отправьте вам чек по почте. Обычно отправка счета в Интернете осуществляется по электронной почте. Это означает, что вы сами создаете счет, используя шаблон из Word или Excel, и прикрепляете его как файл PDF.Другой вариант — использовать бухгалтерское программное обеспечение, которое создает счет в электронном виде, а затем отправляет его прямо оттуда — именно так вы создаете и отправляете счета через PayPal.

      В обеих ситуациях вам необходимо указать необходимую информацию, которая была ранее обсуждена — контактную информацию, описание услуг / товаров, номер счета, сроки и условия, варианты оплаты. Что наиболее важно, в онлайн-счетах должен быть указан правильный адрес электронной почты клиента или лица, обрабатывающего счет.Если вы отправите счет не тому человеку, это приведет к задержке процесса оплаты.

      Если вы используете программное обеспечение для выставления счетов для отправки счета через Интернет, процесс довольно прост. Новичок в онлайн-выставлении счетов, начните использовать Из-за отправки счетов онлайн.

      Вы хотите начать с создания своего профиля после регистрации учетной записи. Вам необходимо заполнить следующую информацию:

      • Личная информация . Сюда входит основная информация, такая как ваше имя и адрес.
      • Условия оплаты . Вот как вы хотите, чтобы вам платили.
      • Ваши клиенты . Здесь вы должны добавить имена и адреса электронной почты всех ваших клиентов.
      • Проекты / Задачи . Вы можете добавить любые текущие проекты или задачи, над которыми в данный момент работаете.
      Создание нового счета-фактуры

      В этом случае создание нового счета-фактуры выполняется довольно просто, поскольку большая часть базовой информации уже помещена в систему.Но вот краткое изложение процесса.

      Основная информация
      • Выберите клиента, которому выставляется счет.
      • Выберите дату отправки счета.
      • Выберите числовой идентификатор счета-фактуры.
      • Введите P.O. Номер вашего клиента, если есть.
      Настройки счета-фактуры
      • Выберите срок оплаты счета-фактуры.
      • Выберите информацию о валюте, например символ, код валюты и язык.
      • Введите информацию о налогах, скидках и доставке.
      • Выберите способ оплаты.
      • У вас также есть возможность установить счет как повторяющийся.
      • При необходимости вы также можете прикрепить файлы к счету.
      Описание счета-фактуры
      • Выберите количество оплачиваемых часов или количество продуктов.
      • Заполните поле описания того, за что именно вы выставляете счет клиенту.
      • Введите цену, которую вы взимаете за свои продукты или услуги.

      После заполнения вышеуказанной информации вы хотите создать и сохранить счет. После этого вы можете отправить клиенту счет на его адрес электронной почты.

      Руководство по выставлению счетов: как выставлять счета с помощью вашего собственного сайта

      Если вы хотите добавить дополнительный штрих профессионализма в свой счет, то вы можете создавать счета, используя свой собственный сайт. Это сбивает с толку? Не волнуйтесь, это несложно, если вы используете правильное программное обеспечение.

      Срок.com предоставляет такое программное обеспечение, которое дает вам возможность преобразовать текущее название вашего веб-сайта, например johnsmith.com, в более профессиональный вариант. Таким образом, при реализации этой функции johnsmith.com станет invoice.johnsmith.com. Разве это не выглядит круче, чем отправка счета с вашего текущего адреса электронной почты или названия компании?

      Хотя эта функция дает вам возможность создать привлекательное доменное имя, которое отделяет вашу учетную запись от остальной части вашего сайта, она по-прежнему поддерживается Due.com. Это означает, что вам необходимо иметь учетную запись на Due.com и использовать программное обеспечение для создания и отправки фактического счета.

      10 советов по своевременной оплате

      Создание счета со всей необходимой информацией не обязательно заставит ваших клиентов платить быстрее. А поскольку ваш денежный поток зависит от получения оплаты за ваши продукты или услуги, вам необходимо не только отправлять счета как можно быстрее, но и получать оплату как можно быстрее.Вот десять советов и хитростей, которые помогут вам в этом.

      1. Отправляйте меньшие счета-фактуры

      Это особенно полезный совет для больших заказов. В конце концов, вы не хотите отправлять своему клиенту один огромный счет, который может быть трудно оплатить сразу — клиенту проще оплатить счет в пару сотен долларов, а не тысячи долларов. Если вы не договорились о залоге или авансе, вам следует отправить клиенту серию небольших счетов-фактур до завершения проекта — с датами оплаты, которые должны быть одобрены обеими сторонами с самого начала.

      Кроме того, вы хотите установить политику, согласно которой вы не будете продолжать проект, пока не получите оплату за свою предыдущую работу.

      2. Выберите правильные цвета

      Значение цвета для бизнеса изучается давно. Но могут ли цвета также влиять на скорость совершения платежей?

      Некоторые исследования показывают, что цвет действительно может иметь значение при выставлении счетов. Например, синий цвет ассоциируется с надежностью и профессионализмом. Зеленый буквально связан с деньгами.Итак, при выборе шаблона, настройке или создании логотипа для вашего бренда вы должны учитывать эти цвета.

      Выберите цвет для ваших счетов-фактур и бренда, который не только вдохновляет клиентов платить вовремя, но и тщательно выбирает цвета, которые лучше всего соответствуют голосу вашего бренда.

      3. Создание и подписание контракта

      Как отметил Говард Гринштейн на Inc.com, «контракт защищает не только вас, но и клиента». Прежде чем вы начнете какую-либо работу для клиента, обе стороны должны обсудить и согласовать контракт, в котором указаны конечные результаты и график.Вито Мазза, старший консультант GreenFlag Profit Recovery, посоветовал Гринштейну: «В нынешних условиях люди должны начать рассматривать 20-дневные сроки оплаты вместо стандартных 30 дней».

      4. Будьте вежливы

      Согласно FreshBooks, «простое« пожалуйста, оплатите счет в пределах »или« спасибо за ваш бизнес »может увеличить процент оплачиваемых счетов более чем на 5 процентов!»

      Не было дополнительных объяснений того, почему вежливость помогает быстрее оплатить счет, но было доказано, что хорошие манеры могут помочь установить и укрепить отношения.И, если у вас прочные отношения с клиентом, он без колебаний заплатит вам как можно скорее.

      5. Отстаивайте свою позицию и не берите заключенных

      Несмотря на то, что вы должны быть вежливыми и вежливыми, вы также должны стоять на своем и быть жесткими, когда дело доходит до выставления счетов. Это означает, что вы четко определили свои условия и политику для своих клиентов — и вы их придерживаетесь.

      Кроме того, не бойтесь проверять просроченные счета.Это не значит, что вам нужно быть грубым — просто отправьте дружеское напоминание. Однако могут возникнуть ситуации, когда перчатки придется снимать. Если это так, вы можете подумать о том, чтобы ваш поверенный отправил клиенту письмо или даже отправил их в коллекции.

      6. Предложите скидку на досрочную оплату

      Почему бы не дать вашим клиентам стимул платить раньше, предложив скидку? Это не обязательно должна быть большая сумма. Даже небольшой процент, например 2% при оплате в течение 10 дней, может быть достаточно, чтобы мотивировать клиента оплатить счет как можно скорее.

      7. Общение с клиентами

      Постоянное общение — еще один отличный способ укрепить отношения между вами и вашим клиентом. И, когда у вас есть установленная линия связи, вы можете небрежно спросить клиента, получил ли он счет. Возможно, они были за городом, заболели или случайно потеряли счет.

      Итак, почаще общайтесь с клиентами, отправив им электронное письмо, позвонив им или даже заглянув в гости.

      8. Настройка службы подписки

      Если ваше программное обеспечение для выставления счетов позволяет настраивать подписку и регулярные платежи, вы можете легко решить, как часто ваши клиенты будут выставлять счета автоматически — дни, недели, месяцы или даже ежегодно. Это отличный вариант, если ваш бизнес зависит от членства, сборов за рассылку новостей или регулярных клубных взносов. Кроме того, вы можете использовать эту функцию для сбора регулярных пожертвований или ежемесячных платежей.

      Настройка службы подписки избавляет от необходимости создавать и отправлять ежемесячные счета-фактуры, а также обеспечивает получение оплаты в одно и то же время каждый месяц.

      9. Сделайте свое физическое присутствие известным

      Хотя не секрет, что добавление вашего логотипа в счет-фактуру — отличный способ создать присутствие бренда, вы также можете создать физическое присутствие, включив фотографию себя. Кроме того, вы можете подписать счет — распечатав его или используя электронную подпись, — чтобы продолжить физическое присутствие.

      Эти простые, но эффективные способы побудят ваших клиентов платить быстро.

      10.Разнообразьте способы оплаты

      Тот факт, что вы принимаете PayPal, не означает, что все ваши клиенты тоже. Когда вы принимаете только один или два способа оплаты, клиентам становится сложнее своевременно платить вам. Принимая несколько способов оплаты, таких как чеки, кредитные карты и PayPal, вы улучшаете свой денежный поток за счет более быстрой оплаты.

      Если вы много путешествуете, вам обязательно стоит обратить внимание на мобильные платежные системы, например Square.

      Состояние индустрии выставления счетов

      Итак, в Due мы взяли последние 250 000 счетов, которые были отправлены, и сделали следующие выводы:

      • Средний счет: 365 долларов США
      • 50% счетов оплачиваются кем-то, кто живет в 44 мили от их дома. Средний счет оплачивается в течение 22 дней.
      • 18% счетов оплачивает кто-то, кто живет в пределах 2500 миль от своего дома. Эти онлайн-счета оплачиваются в среднем в течение 14 дней.
      • Оплачивается 84% всех счетов. (не включает счета, удаленные пользователями)
      • 63% счетов оплачиваются вовремя в течение 30 дней.
      • 18% всех счетов оплачиваются в течение 24 часов с момента отправки.

      В основном это означает, что большинство счетов оплачивается вовремя.

      Научное доказательство того, как получать своевременную оплату

      Мы хотим, чтобы каждый фрилансер или владелец бизнеса получал деньги и, что более важно, получал оплату онлайн.Ниже приведены советы, полученные из более чем 250 000 счетов, отправленных за последний год. Воспользуйтесь этими советами, чтобы получать выплаты вовремя:

      • У вас в 3 раза больше шансов получить оплату, если вы добавите логотип компании в свой счет.
      • У вас в 8 раз больше шансов получить оплату вовремя, если вы укажете дату платежа в своем счете. Это может показаться логичным, но вы удивитесь, сколько людей опускают срок. Почти 1 из каждых 4 отправленных счетов отправляется без счета.
      • Если вы укажете условия в счете-фактуре, вы 1.В 5 раз больше шансов получить оплату вовремя.
      • У вас в 2 раза меньше шансов получить оплату, если в счете указано более 4 человек. Мы видим, что все открыты, и смотрим на счет, но никто не берет на себя ответственность и не оплачивает его.
      • Если вам не заплатили в течение 90 дней, оплачивается только 18% этих счетов. Так что вообще не планируйте, чтобы этот счет был оплачен.

      В каком формате следует отправлять счета

      На ваш выбор более чем достаточно шаблонов счетов — будь то Word, Excel или от популярных компаний, производящих бухгалтерское программное обеспечение.Но какой самый лучший формат для вашего счета?

      Как упоминалось ранее, каждый счет должен включать:

      • Профессиональный заголовок
      • Информация о вашем клиенте, а также информация о вас
      • Детализированный список услуг / товаров
      • Ваши условия
      • Допустимые формы оплаты
      • Номер счета-фактуры
      • Благодарю их за оплату

      Но какой на самом деле дизайн зависит от вас. Многие онлайн-счета теперь дают вам возможность настроить дизайн счета или добавить логотип к вашему счету.Это важно, потому что дает вам возможность повысить узнаваемость вашего бренда и продемонстрировать, что вы профессионал. Еще один способ подумать об этом — отлично поужинать в престижном ресторане. Еда, обслуживание и атмосфера были на высшем уровне. Счет, однако, был напечатан на дешевой бумаге чернилами, которых едва хватило. Это может немного изменить ваше мнение о ресторане.

      Помните, ваш счет отражает вас и ваш бренд. Покажите, что вы заботитесь о деталях и гордитесь своей работой, отправив красиво оформленный счет.С помощью программного обеспечения, предоставленного нашей компанией Due, вы можете легко создать и отправить отличный счет, который лучше всего подходит вашему бренду. Вы также можете загрузить счет, чтобы усилить репутацию вашего бренда.

      Примеры шаблонов счетов-фактур:

      Вот пример того, как будет выглядеть счет-фактура при использовании шаблона из Счета

      Word Шаблон счета-фактуры

      Если вы используете Word для создания счетов-фактур, вот шаблон для вас. использовать.

      Шаблон счета-фактуры Excel

      Если вы используете Excel для создания счетов-фактур, вот шаблон для вас.

      Обновлено в июле 2020 г.

      Выставление счетов для фрилансеров: 6 советов по выставлению счетов как профессионалу

      Фриланс — прекрасная вещь. Вы делаете то, что любите, по расписанию и в пижаме (или это только я? Сомневаюсь, что это только я).

      Конечно, есть сложности, такие как поиск работы, сохранение работы, получение зарплаты и уплата налогов, но это часть работы. Работа фрилансером — это полезный, если не утомительный опыт, и вы должны относиться к своей писательской карьере как к малому бизнесу.Это означает, что вы должны носить разные шляпы: будучи фрилансером, вы являетесь генеральным директором, финансовым директором, менеджером по работе с клиентами, отделом маркетинга, офис-менеджером, бухгалтером и писателем.

      Теперь вам наверняка не понравятся некоторые задачи, которые вам нужно выполнить. Для меня эта задача — создание и рассылка счетов. Мне сказали думать о счете как о счете, который вы получаете в ресторане. Когда вы идете поужинать, официант в конце еды вручает вам счет для оплаты. В нем подробно указана информация о компании, заказанные вами товары, налоги и даже место для чаевых.Вы просматриваете информацию, оплачиваете одним из способов, выбранных в ресторане, и уходите. Вы получаете счастливую еду, а ресторан — деньги. Если бы только выставление счетов было таким простым.

      Серьезно, выставление счетов и бухгалтерский учет — это мой личный кошмар, которым, я уверен, я поделюсь с множеством других фрилансеров. Работа с разными клиентами, навигация по системе бухгалтерского учета и ведение налоговой отчетности — это ежедневная борьба.

      Но на основе моих собственных проб и ошибок (плюс некоторые исследования) я создал забавное небольшое руководство по выставлению счетов для фрилансеров.

      1. Как выставить счет 101

      И вообще, что в счете-фактуре? Если вы хотите получать деньги за проделанную работу, вам необходимо подробно указать «счет», который вы отправляете своему клиенту или работодателю. Любой счет, который вы отправляете, должен включать:

      • Ваши контактные данные: имя, адрес электронной почты, номер телефона, URL-адрес и почтовый адрес
      • Их контактные данные: имя, адрес электронной почты, номер телефона, URL-адрес и почтовый адрес
      • Дата: , когда был отправлен счет
      • Номер счета: система, в которой вы можете отслеживать свои счета (например,г. Счет-фактура 1, 2016-01, Клиент A-01 и т. Д.)
      • Оказанные услуги: подробный перечень ваших платежей, включая налоги, скидки и т. Д.
      • Сумма задолженности: ча-цзин! Обратите внимание на тип валюты, например USD, CAD и т. Д.
      • Платежные реквизиты: Подробная информация о том, как они могут вам заплатить (например, PayPal, банковский перевод, чек и т. Д.)
      • Сроки и условия: напоминание о том, о чем вы и клиент договорились до завершения работы (например,г. уплата половины аванса, пени за просрочку платежа, другие правила оплаты и т. д.)
      • Срок оплаты: , когда они должны заплатить вам до
      • Сообщение «Спасибо»: с выражением благодарности

      Вот пример, который я быстро создал с помощью генератора счетов:

      Это может показаться достаточно простым, но создание счетов может занять время. Согласно исследованию Xero, некоторые владельцы бизнеса заявляют, что выставление счетов (создание, отправка и отслеживание счетов) может занимать до 10 процентов их рабочего времени.Учитывайте это время в своем рабочем графике, выставляя счета по мере выполнения проекта.

      2. Немедленно отправьте счет

      Этот старый добрый совет исходит от моего дорогого старого папы, который владеет небольшим бизнесом уже более 20 лет. По словам отца, «как только вы закончите работу, ваш следующий шаг — отправить счет». Проблемы с денежными потоками давно преследуют фрилансеров. Своевременная отправка счета никогда не является гарантией того, что вам заплатят вовремя, но отправка его с опозданием не принесет вам пользы.

      3. Станьте профессионалом: используйте программное обеспечение для выставления счетов и бухгалтерского учета

      Ошибка номер один для начинающих (и даже опытных) писателей-фрилансеров заключается в том, что они не относятся к своей писательской карьере как к малому бизнесу. Даже если ваша внештатная писательская работа на стороне, вы все равно хотите убедиться, что ваши счета-фактуры, налоги и другие важные документы систематизированы.

      Вот почему я, , рекомендую использовать программное обеспечение вместо шаблона или генератора счетов. Он не только хранит все ваши счета в одном месте, но и облегчает жизнь.Многие из них позволяют создавать повторяющиеся / частые счета-фактуры, которые отправляются автоматически, а также реализовывать другие настраиваемые функции. Самое важное решение, которое вы можете принять, — это выбрать хорошее программное обеспечение для выставления счетов, которое отвечает всем вашим потребностям.

      4. Просмотрите свой контракт, прежде чем отправлять счет.

      Помните дни, когда вы были так счастливы получить работу, что даже не удосужились подписать контракт? Отсутствие контракта — верный способ облажаться из-за отсутствия оплаты, удвоения вашей рабочей нагрузки и ухудшения ваших отношений с клиентом.

      Если вы работаете в агентстве или в службе, вам, вероятно, предоставят контракт с условиями и юридическим жаргоном, как только вы начнете писать для них. Если ваш клиент не предлагает контракт, важно, чтобы вы это сделали. Вам не нужно быть юристом, чтобы составить контракт, который включает такие вещи, как авторские права, сроки, цены и счета-фактуры. Независимо от того, что решите вы и ваш клиент, это должно быть подробно изложено и подписано обеими сторонами, чтобы избежать путаницы. Если вам нужна помощь в создании собственного контракта, ознакомьтесь с некоторыми бесплатными ресурсами Союза фрилансеров.

      Когда дело доходит до выставления счета вашему клиенту за ваши услуги, вам необходимо просмотреть свой контракт, чтобы убедиться, что все совпадает. Если в вашем контракте указано, что вам платят чеком, а в счете указано PayPal, получение оплаты может занять больше времени. Точно так же вы должны понимать, просит ли ваш клиент больше работы, выходящей за рамки проекта, или больше, чем вы договорились. В таком случае вежливо уведомите их о плате за дополнительные услуги, так как вы будете выполнять больше работы.

      5.Храните копии и другие места для хранения записей

      У вас уже должна быть привычка делать резервные копии своей работы; сделайте то же самое со своими записями. Не полагайтесь на свое программное обеспечение для выставления счетов, чтобы отслеживать все. Независимо от того, копируете ли вы, распечатываете, загружаете, храните в облаке или храните в локальном хранилище вашего компьютера, вам нужно будет хранить дополнительные записи и копии всего, что связано со счетом. В случае отказа технологии у вас будет резервная копия, готовая к отправке.

      Поскольку некоторые из «клиентов» или концертов были разовыми (или просили меня использовать их шаблоны счетов), я использую внешнюю электронную таблицу, чтобы отслеживать, когда я отправляю счет, когда мне платят и есть ли там есть какие-то осложнения.Я разработал свою систему маркировки счетов по [Год] — [Число] и использование цветных меток, чтобы узнать статус платежа. Изучите и разработайте собственную систему учета, которая соответствует вашим потребностям.

      6. Дальнейшие действия

      Вы давно не получали известий от клиента, несмотря на отправку этого счета месяц назад? Пришло время ответить. Пришло время проверить это через день или два после того, как вы его отправили, чтобы убедиться, что они его получили. Некоторые рекомендуют снять трубку и позвонить клиентам, чтобы убедиться, но играйте на слух.Всегда будьте вежливы и дружелюбны со своими клиентами во время последующих встреч, особенно если прошло больше месяца с тех пор, как вы отправили им электронное письмо. Это еще одна причина использовать программное обеспечение для выставления счетов и бухгалтерского учета: множество программ позволяет отправлять удобные напоминания о том, что счет подлежит оплате в ближайшее время или что счет просрочен.

      Вот и все, ребята! Не забудьте перечеркнуть Т и поставить точки над Я, внимательно просмотрите свои счета и молитесь, чтобы не было никаких сложностей.

      Изображение: Viktor Hanacek / picjumbo

      Могу ли я выставить счет компании как физическому лицу?

      Как фрилансер, вы, скорее всего, ведете свой бизнес под своим именем.Лишь немногие избранные фрилансеры делают все возможное, чтобы назвать свои услуги или даже зарегистрировать свое единственное предприятие.

      Если вы находитесь в такой ситуации, вы можете спросить: «Могу ли я выставить счет компании как физическому лицу?»

      Короче говоря, фрилансеры, предлагающие продукты или услуги компании, могут выставлять им счета. Перед тем как сделать это, необходимо учесть несколько моментов.

      И есть множество ошибок, которых следует избегать.

      Итак, в этой статье мы собираемся обсудить юридические аспекты и передовые методы выставления счетов внештатным сотрудникам.

      Законность и исполнение счетов-фактур

      Создавая и отправляя счет-фактуру, вы ожидаете, что ваш клиент получит и оплатит его. Но если у вас нет опыта в этом отделе, вы можете опасаться, что ваш счет не будет принят в суд (если до этого дойдет).

      Итак, вы можете спросить, является ли счет-фактура законным.

      В большинстве случаев все будет в порядке. Но несколько случаев, когда у вас могут возникнуть проблемы, могут возникнуть, если ваш счет-фактура:

      • Имеет более высокую ставку, чем оговоренная в контракте
      • Содержит мошеннические платежи (сборы, услуги не оказаны)
      • Это запрос средств, оформленный в виде счета-фактуры

      Другими словами, ваш счет должен быть точным, содержать подробный список предоставленных услуг / продуктов и разбивку взимаемых комиссий.

      Теперь то, что сделает ваш счет подлежащим исполнению, основано на соглашении между вами и вашим клиентом (которое хорошо иметь в письменной форме, то есть в контракте). И вы должны включить всю информацию, запрошенную другой стороной.

      Это может включать ваш идентификационный номер налогоплательщика или номер социального страхования (или номер национального страхования, если вы находитесь в Великобритании), а также список предоставляемых продуктов и услуг.

      Также важно отметить, что вы не обязаны выставлять счет для каждой покупки — если это не является соглашением между вами и клиентом.Некоторые фрилансеры выставляют счет по завершении всего проекта, один раз в месяц или через другие промежутки времени.

      Хорошей практикой является проработка всех деталей выставления счетов до того, как вас наняли для оказания услуги. Обязательно ознакомьтесь с налоговым законодательством стран, в которые вы выставляете счет.

      Соблюдение международных законов о выставлении счетов

      Если вы работаете фрилансером с международными клиентами, важно научиться соблюдать их правила.Например, в Европейском союзе (ЕС) для счетов-фактур требуется следующее:

      • Детализация и начисление НДС в зависимости от страны потребителя
      • Отображение вашего номера плательщика НДС
      • Типы предлагаемых услуг

      Затем фрилансеры, находящиеся в Австралии или занимающиеся бизнесом с резидентами Австралии, возможно, придется взимать налог на товары и услуги (GST). И вы должны детализировать все предоставляемые вами услуги.

      Тем не менее, в Канаде GST требуется только для определенных продаж, которые подпадают под уровни минимальных продаж.

      Если все это кажется чрезмерным, то лучше воздержаться от ведения бизнеса с клиентами за пределами знакомых вам стран.

      Создание правильного счета-фактуры

      Теперь, когда у вас есть ответ на вопрос: «Могу ли я выставить счет компании как физическому лицу?» пришло время узнать, как создать профессиональный счет. Вы обнаружите, что выставление счетов клиентам осуществляется без проблем, особенно если вы используете электронную платформу, например выставление счетов.

      Вот краткий список того, что должно быть включено в счета-фактуры фрилансера.

      Ваше имя, имя клиента и контактные данные

      Если вы не зарегистрировали свою компанию и действуете под своим именем, то важно использовать свое имя во всех ваших счетах. Какое бы имя вы ни использовали для налогообложения своего бизнеса, вы должны использовать именно его.

      Также необходимо указать свой юридический адрес. Это может быть P.O. Ящик или физический адрес офиса, которым вы пользуетесь. Дело в том, чтобы вашим клиентам было легко связаться, если они в этом нуждаются.

      Поэтому укажите свой номер телефона, адрес электронной почты и любые другие формы связи, которые у вас могут быть.

      Уникальный номер счета-фактуры

      Создание уникальных номеров для каждого из ваших счетов имеет решающее значение для организации вашей платежной системы. Вы же не хотите просто отправлять счета, не дав им уникального идентификатора.

      С помощью системы нумерации счетов вы можете легко отслеживать оплаченные и неоплаченные счета. Тогда, если вы используете электронную систему выставления счетов, это станет еще проще.

      Дата и срок оплаты

      Все ваши счета-фактуры должны содержать дату отправки счета, а также дату, когда должен быть произведен платеж.В соглашении, которое вы заключили с вашим клиентом, вы должны были оговорить, как долго клиент должен будет оплачивать ваши счета.

      У некоторых фрилансеров сроки оплаты составляют 7, 15 или 30 дней с момента выставления счета. Но все сводится к тому, что удобно вам и вашему клиенту.

      И вы можете обнаружить, что у вас разные условия оплаты для каждого из ваших клиентов, и это нормально.

      Если есть штрафы за просрочку платежа, укажите это где-нибудь в своем счете. И не забудьте уведомить своих клиентов о штрафах, прежде чем браться за их проекты.

      Инструкции по осуществлению платежей

      Способы оплаты, которые вы принимаете, должны быть указаны в вашем счете. Например, типы кредитных и дебетовых карт, которые вы принимаете, и если есть какие-либо платформы, через которые они могут платить.

      Сюда входят PayPal, Mollie и Stripe.

      Опять же, если вы используете онлайн-платформу для выставления счетов, вы можете принимать цифровые формы оплаты с помощью кредитных карт или онлайн-порталов.

      На нем также будет ссылка, чтобы ваши клиенты могли быстро произвести платеж.

      Советы по успешному выставлению счетов клиентам

      Создание профессиональных счетов — это только одна часть успешного выставления счетов компаниям. Есть и другие меры, которые следует предпринять, чтобы получать выплаты вовремя.

      Например, у вас должно быть контактное имя и данные лица, ответственного за прием на работу и оплату вашего счета. Таким образом, вы можете указать их контактную информацию в счете.

      Это поможет гарантировать, что счет будет доставлен лицу, которое будет вам платить.Некоторые компании являются крупными, а это значит, что ваш счет гораздо проще заткнуть под груду документов или вообще потеряться.

      Еще одна причина, по которой электронный биллинг — это хорошая идея. Электронные счета доставляются клиентам напрямую по электронной почте.

      Обязательно отправляйте счета сразу после завершения услуг, указанных в контракте (устном или письменном). Это будет способствовать своевременной оплате, пока проект еще свеж в их памяти.

      Вы не хотите, чтобы счет был отправлен слишком поздно, а клиент откладывал его, вместо того, чтобы платить.Если вы хорошо поработали над своим проектом, отправьте счет в тот же день или в течение 24 часов.

      Таким образом, они будут рады заплатить вам и, возможно, даже приступят к следующему проекту.

      С помощью платформы электронного выставления счетов вы можете настроить напоминания о повторяющихся платежах, чтобы ваши клиенты никогда не забыли заплатить вам.

      Независимо от того, какую платформу вы решите использовать для выставления счетов, желательно, чтобы все ваши счета были одинаковыми. Идеально иметь шаблон, чтобы ваши клиенты узнавали ваши счета.

      Это часть вашего брендинга, поэтому не забудьте превратить свои счета в маркетинговые инструменты.

      Как использовать свой счет для маркетинга

      Кто не хочет постоянных клиентов, особенно если вы фрилансер? Постоянный поиск новых клиентов утомляет и может снизить вашу продуктивность.

      Поэтому поиск способов превратить ваших клиентов в постоянных клиентов является ключевым моментом. Один из способов сделать это — предложить поощрения в вашем счете.

      Вы можете предложить стимулы для своевременных платежей и код скидки для их следующей услуги.Затем, чтобы зажечь под ними огонь, вы можете установить срок действия купона (например, 30, 60 или 90 дней).

      Также не забудьте закончить счет, поблагодарив клиентов за их бизнес.

      Создание счета, который компании будут платить

      В конце концов, компании готовы платить за большую работу. Если вы фрилансер, который гордится своими услугами, то радовать клиентов — ваш главный приоритет.

      После того, как вы закончите оказание услуг, для которых вас наняли, не забудьте воспользоваться приведенными выше советами, чтобы обеспечить своевременную оплату.Затем, чтобы облегчить жизнь вам и вашим корпоративным клиентам, рассмотрите возможность выставления счетов через Интернет.

      Таким образом, все отслеживается и контролируется за вас. У тебя есть дела поважнее, чем играть сборщиком счетов.

      Надеюсь, эти советы помогут вам не носить эту шляпу в будущем!

      Так вы фрилансер и хотите создать систему выставления счетов? Попробуйте по фактуре бесплатную пробную версию!

      .