Как заполнить табель учёта рабочего времени — Эльба
Табель нужен, чтобы вести учёт рабочего времени сотрудников. А делать это должны все работодатели без исключения. По табелю можно понять, кто и сколько часов отработал в каждом месяце. Это важно для контролирующих органов и расчёта зарплаты. ФСС может запросить табель, чтобы проверить, правильно ли вы рассчитали пособие сотруднику, трудинспекция — не ущемляете ли вы его права, а налоговая — не завысили ли вы свои расходы на зарплату.
Какие формы бывают
Обычно используют унифицированные формы табеля Т-12 или Т-13. Выберите одну из этих форм или разработайте свой более простой бланк табеля с обязательными реквизитами.
Табель составляют ежемесячно, а выглядит он как таблица: по вертикали список сотрудников, по горизонтали дни месяца. В клеточках показывают, когда и сколько сотрудник трудился, отдыхал или болел. Это делают с помощью буквенных и цифровых обозначений, которые перечислены на титульном листе формы № Т-12. Чаще всего вы встретитесь с такими:
— «Я» или «01» — работа в дневное время.
— «В» или «26» — выходные дни и нерабочие праздничные дни.
— «ДО» или «16» — отпуск без сохранения заработной платы.
— «ОТ» или «09» — ежегодный основной оплачиваемый отпуск.
— «Б» или «19» — временная нетрудоспособность с назначением пособия.
А если используете собственную форму табеля, то сами решаете, какими в нем будут условные обозначения. Можно выработать свои или использовать обозначения из унифицированных форм табелей.
Пример
В понедельник бухгалтер Даша отработала 6 часов, а на 2 часа отпросилась с работы, потому что плохо себя чувствовала. Во вторник она поправилась и остальные дни недели отработала полностью. В табеле учета рабочего времени эта неделя у Даши будет выглядеть так:
Сдавайте отчётность без бухгалтерских знаний
Эльба — бухгалтерия, с которой справится любой. Сервис подготовит платёжки на зарплату, налоги и взносы — а потом сам сформирует отчётность.
Как график влияет на табель
Самый понятный и распространенный метод ведения табеля — метод сплошной регистрации явок и неявок на работу, где каждая клетка заполняется своим кодом. При нормальном 8-ми часовом рабочем дне ставят «Я» или «01», а ниже 8.
Гибкий график работыВ табеле ставят код «Я» или «01» и указывают фактически отработанное время. При этом нужно следить за тем, чтобы за учетный период фактическая продолжительность рабочего времени сотрудника не превысила норму. Например, по общему правилу нормальная продолжительность рабочей недели — 40 часов.
Сменная работа вводится, когда в день нужно поработать больше 8 часов.
В табеле также отмечают фактически отработанные часы. Работа в дневную смену — код «Я» или «01». Если смена сотрудника приходится и на дневное, и на ночное время, поставьте его рабочее время через дробь или отведите отдельную строку. Код для работы в ночное время — «Н» или «02».
Пример
Трудяга Ваня работает с 10 утра до 10 утра следующего дня по сменному графику «сутки через трое». Его рабочее время переходит на следующий день, а значит:
— в первый день Ваня отработал 12 дневных часов: с 10:00 до 22:00 и 2 ночных: с 22:00 по 00:00;
— во второй день 6 ночных: с 00:00 по 06:00 и 4 дневных с 06:00 по 10:00, поэтому табель заполняем так:
Ненормированный рабочий деньНекоторым работникам не получается соблюдать нормы труда, поэтому им устанавливают ненормируемый рабочий день.
Работа сверх нормы для таких сотрудников дополнительно не оплачивается, но отмечать в табеле часы переработки сверх графика нужно: исключений тут трудовой кодекс не предусматривает.
Как учитывать время переработки таких сотрудников — решайте сами. Универсальный способ: добавить в табель условное обозначение специально для учета рабочих часов, отработанных сверх графика. Например, буквенного кода «НР». Тогда под кодом «Я» в табеле будете вести учет рабочих часов по графику, а под дополнительным кодом — учёт часов сверх графика.
Как быть в особых случаях
Внешний совместитель
В табеле показывайте время, которое по факту отработал совместитель, но не забывайте про ограничения трудового законодательства.
Сотрудник не может работать больше 4 часов по совместительству, если весь день работал по основному месту. Больше четырех часов совместитель работает только в те дни, когда он не занят по основному месту работы.
Не запрещено указывать и дробные числа. Например, если совместитель ежедневно работает по 4 часа 15 минут, то в табеле проставляйте дробное число — 4,25 часа (4 ч + 15 мин: 60 мин/ч).
Внутренний совместитель заболел
Поставьте в табеле код «Б» или «19». Такие же коды укажите в строке, где учитывается его рабочее время по основной должности. При оплате больничного учитывают общий заработок сотрудника — как основной, так и по совместительству.
Сотрудник отработал полный день, а вечером его отправили на больничный
По факту сотрудник отработал день полностью и не важно, что этим же вечером ему оформили больничный лист. Поэтому в табеле поставьте код «Я» или «01» с полными рабочими часами.
Выходной в командировке
Для командировки используют код «К» или «06». Для выходных дней — код «В» или «26». Поэтому, если у сотрудника выходной в командировке, используйте двойной код: «К/В» или «06/26». Он покажет, что это командировка и сотруднику нужно начислить суточные, а код «В» — что сохранять средний заработок за этот выходной день не нужно.
Если сотрудник в свой выходной в командировке работает, используйте код «К/РВ» или «06/03». Ведь ему полагаются не только суточные, но и оплата в повышенном размере или отгул. «РВ» или «03» — это коды для работы в выходные и нерабочие праздничные дни.
Как вести табель учёта в Эльбе
Эльба ежемесячно готовит табель учёта рабочего времени по форме №Т-13 в задаче по выплате зарплаты и НДФЛ: шаг Расчёт зарплаты → Распечатать. Эльба умеет готовить табель только для нормального режима работы: 5-ти дневная 40 часовая неделя. Если у сотрудника другой график работы, то табель можно скачать в exсel и подправить вручную.
Как заполнить табель учета рабочего времени в 1С – Учет без забот
- Опубликовано 15.01.2015 23:46
- Автор: Administrator
- Просмотров: 55683
Вопросы по заполнению табеля учета рабочего времени в 1С мне задают достаточно часто, поэтому я решила написать на эту тему статью, в которой расскажу об основах работы с данным документом: как его правильно заполнять и обязательно ли это делать всем организациям; как быть, если табель не заполняется и каким образом исправить ошибки в этом документе на примере программы 1С: Зарплата и управление персоналом 8.
Итак, первым делом, давайте разберемся, как ведется учет рабочего времени в программах 1С, и для чего нужно заполнять табель.
Для каждого сотрудника при приеме на работу обязательно указывается график, который представляет собой плановые данные о рабочем времени. Если в течение месяца сотрудник заболел, пошел в отпуск, уехал в командировку и пр., то для регистрации всех этих событий используются специальные документы. Таким образом, у программы есть информация о том, сколько дней/часов в месяце сотрудник должен был отработать, и о том, сколько дней он отсутствовал на рабочем месте по разным причинам. Как правило, если сотрудники работают строго по графику (например, стандартная пятидневка), то этой информации достаточно для расчета зарплаты, и тогда табель можно не заполнять.
А вот если в вашей организации есть сотрудники, которые работают вахтовым методом или по сменному графику, при этом периодически выходят работать не в свою смену, т.е. рабочее время невозможно заранее планировать на год вперед, тогда нужно обязательно регистрировать в программе фактически отработанное время за каждый месяц, т.е. вводить табель учета рабочего времени.
Для того, чтобы заполнить табель в программе, необходимо перейти на вкладку «Расчет зарплаты» и выбрать пункт «Табель учета рабочего времени».
Если Вы обратили внимание, то на данной вкладке есть еще один пункт с таким названием, который расположен ниже, под словом «Отчеты».
За данным пунктом скрывается просто печатная форма табеля (Т-13), а не документ. Но опять же в том случае, если у вас стандартные графики, и изменений вносить в табель не требуется, то можно воспользоваться данным отчетом для того, чтобы получить печатный вариант табеля, не заполняя сам документ.
Если табель все-таки необходимо заполнять, то создаем новый документ и выбираем организацию. Поле «Подразделение» можно оставить пустым, тогда табель будет формироваться по всем сотрудникам. Затем указываем необходимый месяц, также можно выбрать режим заполнения: «Весь месяц», «Первая половина месяца» или «Вторая половина месяца». Еще одна настройка — это способ ввода времени, тут возможны два варианта: по дням периода и сводно. Рассмотрим сначала первый вариант, нажимаем кнопку «Заполнить» — «По всем сотрудникам».
При таком варианте видно детализированную информацию, и я рекомендую использовать именно данный способ заполнения, т.к. в этом случае не будет проблем с печатной формой табеля, и будут автоматически рассчитываться абсолютно все начисления, в том числе при кадровых перемещениях.
Если табель не заполнился, особенно за январь или при начале работы в программе, то скорее всего дело в том, что не заполнены графики работы на новый рабочий год. Почитать о такой проблеме более подробно можно в статье Почему не рассчитываются отпускные за январь?
Если при заполнении табеля вы видите ошибки такого плана как:
— не попадают дни отпуска, командировок или больничных;
— проставляется больничный или отпуск в то время, как сотрудник работал в эти дни;
— не отражены прогулы, отпуска за свой счет и другие неявки;
то такие ошибки не нужно исправлять в табеле. Правильный вариант — искать их причину в других документах, а потом автоматически перезаполнять документ.
А вот в том случае, если сотрудник работает вахтовым методом или по нецикличному сменному графику (например, выходил работать в другие смены), то изменения можно внести вручную. Итоговое количество отработанных дней и часов при этом будет пересчитано автоматически.
При выборе сводного способа ввода информации, вы увидите несколько другую форму документа. Состав колонок можно изменить, нажав соответствующую кнопку над табличной частью. Например, можно добавить колонки с количеством дней в отпуске или командировке.
После заполнения документ можно распечатать по форме Т-13, нажав на соответствующую кнопку в нижней части экрана.
Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов
Добавить комментарий
Табель учета рабочего времени
По закону каждый работодатель обязан учитывать фактическое время, которое отработал каждый сотрудник. Табель такого учета входит в число обязательных документов на предприятии. Как его оформлять и заполнять? В какой форме вести? Кто отвечает за табелирование? В статье разбираем эти и другие важные вопросы.
Основные понятия
Обязательный учет отработанных персоналом часов установлен статьей 91 Трудового кодекса. В ней также дано определение рабочего времени (РВ) и закреплены нормы его продолжительности.
Таблица, в которой фиксируются отметки о РВ сотрудников, — это табель — один из обязательных внутренних документов компании. На большинстве предприятий за ведение табеля учета рабочего времени (ТУРВ) отвечает кадровик. Сведения из этого документа служат основанием для начисления зарплаты, расчета отпусков, других важных вычислений. Некоторые формы табеля предусматривают одновременный учет рабочего времени и выплат.
В небольших компаниях заводят один бланк табеля учета рабочего времени для всего штата. Заполняют помесячно. В крупных организациях можно вести отдельный учет по структурным подразделениям. Тогда в каждом из них назначаются ответственные за табелирование. |
Основные учетные данные — числовые показатели часов и кодовые обозначения типа занятости (обычный рабочий день, отпуск, больничный, сверхурочная работа и т.д.). Помимо этого, в табеле обязательно указать:
- Дату создания документа.
- Название компании (и структурного подразделения, если учет ведется по нему отдельно).
- Сведения о работниках: ФИО, табельные номера.
- Фамилии и должности ответственных работников.
Таблицы учета РВ обязательно надо заверять у руководителя компании или начальников подразделений. Это значит, что к моменту перехода на электронный документооборот следует позаботиться о цифровых подписях. |
Формы табеля учета рабочего времени
До 1 января 2013 года существовало несколько первичных учетных актов, форма которых была унифицирована и обязательна к применению. В этот список входили и ТУРВ. Сейчас они перешли в разряд рекомендованных, и у работодателей появилась возможность выбирать наиболее удобный формат. Рассмотрим самые распространенные образцы табелей учета рабочего времени.
Формы Т-12 и Т-13
Эти унифицированные формы утверждены Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004. Большинство коммерческих организаций выбирают для фиксации РВ именно их.
Вариант Т-12 расширенный и более универсальный: в нем можно учитывать не только отработанные часы, а еще и выплаты в адрес каждого сотрудника. Если расчет выплат происходит отдельно, можно просто не заполнять соответствующий раздел, а ТУРВ будет считаться отдельным документом.
Скачать чистый бланк табеля учета рабочего времени Т-12 можно здесь.
В варианте Т-13 нет раздела для данных по оплатам — он собирает только сведения об отработанных или пропущенных часах. Предлагаем вам скачать этот табель учета рабочего времени в Excel: электронная таблица заметно упрощает учет и облегчает делопроизводство.
Скачать бланк Т-13.
Действующее законодательство разрешает ведение первичной отчетности в формах, которые разработаны на конкретных предприятиях (ФЗ 402 от 06.12.2011). Это значит, что вы можете сделать таблицу Excel для учета рабочего времени сотрудников по своему усмотрению. Практический опыт подтверждает, что бланки Т-12 и Т-13 удобно использовать как основу. |
Форма 0504421 по ОКУД
Этот формуляр входит в Перечень актов первичного учета, которые по приказу Минфина обязаны использовать представители госуправления (приказ № 52н от 30.03.2015). В списке таких организаций:
- Госорганы.
- Органы местного самоуправления.
- Муниципальные и госучреждения.
- Органы управления внебюджетными фондами.
Скачайте простой бланк табеля учета рабочего времени формы ОКУД-0504421.
Регулярное ведение ТУРВ снижает вероятность ошибок в этом важном документе. Если неточности все-таки возникнут, их можно корректировать. При этом надо соблюсти требования части 7 статьи 9 закона № 402-ФЗ. |
Как правильно заполнять табель учета рабочего времени
Есть два способа заполнения табеля учета рабочего времени:
- Сквозная регистрация явок и неявок. Таблица охватывает все календарные дни месяца. Для каждого дня проставляют код явки или неявки и число отработанных часов. Для подведения итогов месяца достаточно просуммировать ежедневные данные. Удобно использовать на предприятиях со сменным режимом работы или там, где люди трудятся с разной продолжительностью рабочего дня.
- Внесение только отклонений. В таблицу вносят только отметки об опозданиях, переработках, неявках. Такой учет удобен в компаниях с нормальной продолжительностью рабочего дня и единым режимом работы.
Оба метода правильные, выбор зависит от учетной политики компании. В ней следует прописать способ учета и сроки подачи ТУРВ в бухгалтерию. Решение должно быть закреплено приказом руководителя. Это значит, что ответственный работник не может по своему усмотрению в один месяц табелировать одним способом, а в другой — другим.
Ведение табеля требует документальных подтверждений. Включать работников в список или удалять из него следует на основании приказов о принятии или увольнении. Отметки о типах отклонений от обычного графика также должны иметь основания: приказы, справки и др. |
Если сотрудник совмещает должности внутри компании, ему надо присвоить два табельных номера и фиксировать часы отдельно по каждой должности.
Коды и обозначения в табеле учета рабочего времени
При заполнении ТУРВ в полях, которые соответствуют календарным дням, проставляют специальные коды, по которым можно определить тип этого дня: обычный рабочий, отпуск, прогул и другие. Эти коды могут быть числовыми или буквенными.
Вот как обозначают дни чаще всего:
Описание рабочего времени | Цифровой код | Буквенное обозначение |
Явка (обычный рабочий день) | 01 | Я |
Ночная работа | 02 | Н |
Выходной/нерабочий праздник | 03 | В или РВ |
Сверхурочные часы | 04 | С |
Командировка | 06 | К |
Ежегодный отпуск с оплатой | 09 | ОТ |
Допотпуск с оплатой | 10 | ОД |
Учебный допотпуск | 11 | У |
Отсутствие по БиР | 14 | Р |
Уход за ребенком до 3 лет | 15 | ОЖ |
Отпуск «за свой счет» (по решению работодателя/на других законных основаниях) | 16/17 | ДО/ОЗ |
Неявка по листку временной нетрудоспособности (больничный) | 19 | Б |
Неявка из-за необходимости выполнять гособязанности | 23 | Г |
Неявка без объяснения причин | 30 | НН |
То есть, для обозначения времени ухода за ребенком вы будете использовать в табеле учета рабочего времени «ОЖ», если в компании приняты буквенные обозначения или «15», если цифровые.
На первой странице документа должна быть краткая «легенда» — часто применяемые цифровые и буквенные обозначения табеля учета рабочего времени. |
Если стандартных кодов недостаточно, можно дополнить набор. Дополнительные обозначения вводятся в действие приказом по компании. Такой порядок утвержден Госкомстатом (Постановление №20 от 24.03.1999).
Ведение ТУРВ — важное, но не единственное направление кадрового делопроизводства. Узнать больше об особенностях составления документации и получить практические советы вы можете из нашего специального курса. Прослушав 15 сессий, вы получите ценные знания, подтвержденные дипломом. |
где найти и как заполнить
Рассмотрим, где в 1С ЗУП 8.3 найти и как заполнить табель учета рабочего времени. Сразу скажу, что найти в 1С Бухгалтерии 8.3 табель учета времени работы не получится, так как его нет.
Табель необходим для сотрудников, у которых зарплата повременная. то есть зависит от фактически отработанного времени.
Перед началом работы с табелем рекомендую обновить или заполнить производственный календарь.
В программе 1С ЗУП учет отработанного времени можно вести разными методами, а точнее двумя:
- первый метод — метод «отклонений». При этом методе регистрируются отклонения от графика (например, неявки или, наоборот, сверхурочные часы). За основу берутся данные графика работы;
- второй метод — метод «сплошной регистрации». С применением этот метода одновременно ведутся документы-отклонения и регистрируется фактически затраченное время.
График работы в 1С ЗУП 8.3
Когда создается приказ о приеме сотрудника на работу, необходимо произвести настройку графика работы — в нем фиксируется запланированное рабочее время сотрудника. Если происходит кадровое перемещение, график тоже нужно обязательно указывать (назначать новый или оставлять прежний). Реквизит «График работы» в документах приема или перемещения обязателен. Графики работы в организации определяются в справочнике «Графики работы».
Расхождения с графиком в 1С 8.3 фиксируются следующими документами:
В разделе «Учет времени» (меню «Зарплата») можно настроить для сотрудника индивидуальный график на определенный период. При этом случае запланированное основным графиком время исчисляться для сотрудника не будет. Оно будет определяться по индивидуальному графику.
Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:
Табель рабочего времени в 1С не заполняется в следующих случаях:
- Когда все сотрудники предприятия работают по пятидневке.
- Когда в организации действует несколько цикличных графиков и отсутствуют отклонения, кроме отгулов, отпусков, больничных и прочее.
Случаи, когда табель в 1С 8.3 заполнять необходимо:
- При использовании сложных нецикличных графиков учета рабочего времени.
- Когда в организации постоянно меняются смены между сотрудниками, работающими по сменным графикам.
- При применении в организации вахтовых методов и так далее.
Работа с Табелем учета рабочего времени в 1С Зарплата
Рассмотрим пошаговую инструкцию по вводу и настройке табеля в 1С 8.3 ЗУП.
Табель учета в 1С ЗУП находится в меню «Зарплата», далее в разделе «Учет времени» перейти по ссылке «Табели» к списку табелей.
В списке нажмем кнопку «Создать». Откроется окно создания нового документа:
Заполнение табеля происходит в соответствии с утвержденными буквенными обозначениями. Они описаны в справочнике «Виды использования рабочего времени», который находится в меню «Настройка».
Можно заполнить табель автоматически, нажав кнопку «Заполнить», и потом при необходимости отредактировать его.
Обязательно предварительно нужно выбрать организацию и период табеля.
Внимание. При суммированном учете рабочего времени необходимо вводить часы отсутствия (например, командировки). Но кроме отпусков и больничных. Это необходимо для расчета часов, за которыми будет сохраняться средний заработок. Эти часы будут браться именно из табеля, а не из кадровых документов.
После заполнения табеля нажимаем кнопку «Провести и закрыть».
К сожалению, мы физически не можем проконсультировать бесплатно всех желающих, но наша команда будет рада оказать услуги по внедрению и обслуживанию 1С. Более подробно о наших услугах можно узнать на странице Услуги 1С или просто позвоните по телефону +7 (499) 350 29 00. Мы работаем в Москве и области.
Табель учета рабочего времени форма Т-13
Табель учета рабочего времени – служит основанием для расчета зарплаты сотрудникам. Данный документ содержит сведения о наличии сотрудников на своих рабочих местах или же об их отсутствии с указанием причины. Для заполнения можно воспользоваться унифицированной формой Т-13 или же формой Т-12. В рамках этой статьи мы подробно рассмотрим особенности заполнения табеля формы Т-13, приведем образец заполнения табеля учета рабочего времени на примере формы Т-13. Кроме того, вы можете скачать бланки обеих форм ниже.
Табель учета рабочего времени представляет собой таблицу, в которой для каждого сотрудника предприятия учитывается явки и неявки на работу. Выводится общее количество отработанных дней и часов за месяц. Помимо этого, указываются кодовые обозначения причин неявок на работу.
Табель учета рабочего времени форма Т-13 – образец заполнения
Прежде всего, стоит отметить, что заполнение бланка может выполняться двумя способами:
- отмечаются все явки, неявки на работу ежедневно;
- отмечаются только невыходы на работу, опоздания и прочие отклонения от нормального рабочего дня.
В нашем образце табеля использован первый метод учета рабочего времени.
Прежде всего, нужно внести данные о выходах сотрудников на работу в течение месяца в табель учета рабочего времени. Бланк Т-13 для этого имеет таблицу, в которой для каждого сотрудника заполняется отдельная строка.
В графе 2 и 3 ставится ФИО, должность работника, его табельный номер.
В графе 4 отмечаются явки и неявки на работу. Для каждого календарного дня месяца – отдельная клетка, сверху указывается кодовое обозначение, ниже количество часов отработанных за этот день. Возможен вариант, когда нижняя клетка не заполняется, при этом учет рабочего времени ведется в днях.
Кодовые обозначения можно найти на титульном листе табеля форма Т-12.
В представленном ниже образце заполнения формы Т-13 для учета рабочего времени были использованы следующие буквенные коды:
- Я – день отработан полностью;
- В – выходной день;
- К – нахождение работника в командировке;
- Б – на больничном;
- ОТ – в отпуске.
По окончании месяца следует посчитать количество отработанных дней и часов в первой и второй половине месяца, для этого табель имеет графы 5, 6. В пятой – в верхней клетке отражается количество отработанных дней за первую и вторую половину месяца, в нижней клетке – количество отработанных часов за каждую половину месяца. В шестой – указывается количество отработанных дней (верхняя клетка) и часов (нижняя клетка) за весь месяц. На рисунке ниже показан пример заполнения 1-6 колонку табеля учета рабочего времени.
Пример заполнения 1-6 колонку табеля учета рабочего времени (форма Т-13)
Графы 7-9 бланка Т-13 содержат сведения, которые пригодятся для расчета заработной платы.
Для каждого вида оплаты труда существует отдельное кодовое обозначение, например:
- 2000 – это кодовое обозначения оплаты труда и командировочных;
- 2012 – код табеля учета рабочего времени для оплаты отпускных;
- 2300 – код при оплате больничного листа и пр.
Наш пример заполнения табеля учета использования рабочего времени содержит указанные выше три кода.
Если для всех работников использован только один вид оплаты труда, то следует заполнить следующие данные:
- код вида оплаты – вверху граф 7-9, единый для всех работников;
- корреспондирующий счет – счет, на который относятся затраты по данному виду оплаты труда;
- 7, 8 графы остаются пустыми;
- 9 – количество отработанных за месяц дней (часов) для каждого работника.
Если же используются несколько видов оплаты труда, то заполнять нужно все три графы: 7, 8, 9.
В седьмой ставится код оплаты труда, в восьмой – счет для отнесения затрат по данному виду оплаты, в девятой – количество дней или часов, соответствующих данному виду оплаты. Эти данные заполняются для каждого работника, указанного в табеле рабочего времени.
Остальные графы таблицы содержат сведения о причинах неявок, опозданий работников.
Здесь также имеются свои кодовые обозначения причин неявок, например:
- К – командировка;
- Б – больничный;
- ОТ – отпуск и пр.
Рядом с указанием кода причины ставится количество часов или дней отсутствия работника по этой причине. Заполнение табеля учета рабочего времени обычно возлагается на руководителей отделов или подразделений либо же на работников кадровой службы.
Заполнение табеля учета рабочего времени по форме Т-13 (колонки 7-13)
Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓
Скачать табель учета рабочего времени (форма Т-13). Образец и бланк в Excel
Ниже можно скачать бланк табеля учета рабочего времени на одном листе, а также в качестве примера ниже можно посмотреть заполненный образец документа.
Видео-урок “Табель учета рабочего времени. Форма Т-13”
В данном видео-уроке показан подробный пример заполнения табеля учета рабочего времени по форме Т-13.
Создание и заполнение табеля учета рабочего времени в 1С
Если в Вашей организации зарплата сотрудников зависит от фактически отработанного времени, то Вы наверняка знаете, как вести табель учета рабочего времени. Если нет, воспользуйтесь нашей инструкцией.
Чтобы приступить к работе с табелем в первую очередь Вам нужно будет заполнить производственный календарь. Для этого перейдите на вкладку Настройка и выберите пункт Производственные календари.
Чтобы вести учет рабочего времени в программе 1С: Зарплата и управление персоналом, Вы можете использовать два способа:
- Метод отклонений – используя этот метод, программа будет регистрировать отклонения от составленного графика работы сотрудника.
- Метод сплошной регистрации – этот метод включает в себя регистрацию как отклонений от рабочего графика так и фактически затраченное время.
Когда сотрудника принимают на работу, в его личной карточке должен указываться график работы. Если его нет, то обязательно заполните его.
Регистрация расхождений с установленным графиком происходит с помощью таких документов: Начисление по больничному листу, Начисление отпуска, Отпуск по уходу за ребенком.
Перейдите на вкладку Зарплата в пункт Учет времени и создайте индивидуальный график для определенного сотрудника (по необходимости).
Табель учета рабочего времени нужно вести тогда, когда в Вашей организации сотрудники работают по нецикличным графикам учета рабочего времени. Также это необходимо если смены сотрудников постоянно меняются между собой.
Для начала работы и заполнения табеля перейдите на вкладку Зарплата в блок Учет времени и нажмите пункт Табели. В открывшемся окне с помощью кнопки Создать, сформируйте новый документ.
Обязательными для заполнения являются поля: Организация, период.
Затем с помощью кнопки Заполнить сформируйте документ и по необходимости внесите в него свои коррективы.
Табель учета рабочего времени заполняется в соответствии со специальными буквенными обозначениями. Более детально ознакомиться с ними Вы можете на вкладке Настройка в пункте справочника Виды рабочего времени.
После заполнения документа нажимаем Провести и закрыть.
Как заполнить табель учета рабочего времени в 1С Бухгалтерия 8.3?
17 Августа 2020Многие бухгалтера задаются вопросом, как заполнить «Табель учета рабочего времени» в Бухгалтерии 8.3 не прибегая к программе 1С: Зарплата и управление персоналом?
Давайте с вами рассмотрим в этой статье, как и где заполнить табель в 1С.
Откроем программу 1С: Бухгалтерия. После открытия программы, переходим в раздел «Зарплата и кадры», в подразделе «Кадры» переходим по команде «Отчеты по кадрам».
Рис. 1 (нажмите для увеличения)
В открывшемся окне, переходим по гиперссылке «Табель учета рабочего времени (Т-13)»
Рис. 2 (нажмите для увеличения)
Отчет можно сформировать отдельно по организации или подразделению, с выбором необходимого периода.
Рис. 3 (нажмите для увеличения)
Данные заполняются на основании «Производственного календаря» и кадровых документов «Больничный лист» и «Отпуск».
Если нужно показать данные только по одному сотруднику и заполнить сведения об ответственных лицах, то это можно сделать с помощью команды «Настройка», выбрать необходимого сотрудника и заполнить сведения об ответственных лицах, далее заново сформировать отчет.
Рис. 4 (нажмите для увеличения)
Рис. 5 (нажмите для увеличения)
Отчет заполнится по данным, которые вы установили.
Рис. 6 (нажмите для увеличения)
Мы с Вами рассмотрели отчет «Табель учета рабочего времени». Надеюсь информация была полезной. Приходите к нам на обучение и узнавайте больше.
До новых встреч!
Дата создания
18.05.2021
Возможно, Вас так же заинтересует:
Как заполнить табель рабочего времени вашего сотрудника — Справочный центр
Как заполнить табель рабочего времени вашего сотрудника ( 1 из 1)
Эта статья применима к Wave Payroll как в Канаде, так и в США.
Прежде чем начать, убедитесь, что вы добавили своих сотрудников в Wave, не забудьте указать информацию об их зарплате. После того, как вы добавили своих сотрудников, вы готовы заполнять их табели учета рабочего времени.
Для наемных работников:
Если вашему сотруднику выплачивается годовая зарплата, не заполняет его или ее табель учета рабочего времени , если только вы не хотите регистрировать и оплачивать сверхурочные часы, отпуск или больничные часы своему сотруднику. Волна использует заработную плату, которую вы указали в профиле своего сотрудника, для расчета его или ее зарплаты. Любые часы, которые вы укажете в поле для обычных часов, будут добавлены сверх обычной заработной платы вашего наемного сотрудника.
- Щелкните Расчет заработной платы в меню в левой части экрана, затем Расписания .
- В строке Оплата сверхурочной работы введите любые сверхурочные часы, отработанные вашим сотрудником на этой неделе, за которые ему будет выплачиваться компенсация, затем щелкните Обновление .
Любые часы, введенные в эту строку, будут засчитаны как полтора времени при расчете вашей заработной платы и добавлении к любой обычной оплате.
- В строке Vacation Pay введите любые оплачиваемые часы отпуска, которые ваш сотрудник использовал на этой неделе.
- В строке Оплата по болезни введите любые оплачиваемые часы по болезни, которые ваш сотрудник использовал на этой неделе.
- Нажмите Сохранить.
Готово! Расписание вашего наемного сотрудника теперь обновлено, и любые сверхурочные, отпускные и больничные часы будут отражены в вашей платежной ведомости.
Для почасовых сотрудников:
- Щелкните Расчет заработной платы в меню в левой части экрана, затем Расписания .
- Если ваш сотрудник отработал сверхурочные часы, использовал оплачиваемые часы отпуска или оплачиваемое время по болезни, введите эти часы в строки Оплата сверхурочных , Оплата отпуска, или Оплата по болезни .
Любые часы, указанные в строке Оплата сверхурочной работы , будут засчитаны как полтора времени при расчете вашей заработной платы и будут выплачиваться в дополнение к регулярной заработной плате сотрудника.
- Нажмите Сохранить .
Готово! Табель рабочего времени вашего сотрудника теперь обновлен, и любые сверхурочные, отпускные и больничные часы будут отражены в вашей платежной ведомости.
Как заставить сотрудников сдавать табели учета рабочего времени
Ни для кого в деловом мире нет ничего удивительного в том, что существует одно кардинальное правило, когда дело доходит до учета рабочего времени сотрудников: сотрудники ненавидят заполнять табели учета рабочего времени.
Именно этот факт — и только этот факт — заставляет руководителей и менеджеров постоянно изо всех сил собирать заполненные и точные табели учета рабочего времени. Вот 10 советов, которые помогут сотрудникам вовремя заполнять табели учета рабочего времени:
1. Сохраняйте простоту
Расписания должны заполняться не более 5-10 минут каждый день. Когда сотрудник использует систему, которая занимает 30 минут или больше только для отслеживания своего рабочего времени, сотрудник разочаровывается, и компания теряет значительное количество времени, которое было бы лучше потратить на другие виды деятельности.
2. Упростите отправку документов
Многие компании используют сложные или утомительные процессы учета рабочего времени. Упростите или автоматизируйте часть процесса, и люди будут отправлять свои табели без задержек и жалоб.
3. Объясните WIIFM (что в нем для меня?)
Объясните причины. Сообщите, как будут использоваться данные расписания (и как будет использоваться , а не ). Объясните всем сотрудникам, как дорого обходится время. Если данные помогают уменьшить количество одновременных задач или тушения пожаров, сообщите об этом.Уточняя процесс и объясняя, как табели учета рабочего времени помогают ускорить цикл выставления счетов и увеличить денежный поток — таким образом, получая возможность брать на себя больше проектов (что может означать больше денег для всех) — вы заставляете их понять и захотите помочь.
Изучение цифровизации для отслеживания современного времени
Смотреть сейчас
Вебинар
4. Будьте гибкими в отношении учета времени
Если вы не хотите, чтобы сотрудники смотрели на часы и проявляли творческий подход к 15-минутным извинениям здесь и там, не требуйте расписания с точностью до минуты.
5. Ограничьте количество элементов отслеживания времени
Если вы не хотите, чтобы отчеты превращались в кошмар, ограничьте количество отслеживаемых сегментов. Сгруппируйте такие элементы, как внутренние встречи, обучение по продукту и конференц-связь, в единую «внутреннюю» категорию. Это упростит ваши отчеты и упростит для сотрудников регистрацию своего времени.
6. Автоматизация учета рабочего времени
Исключите как можно больше ручных операций. Это сэкономит сотруднику бесчисленные часы административной работы, связанной с расписанием, и поможет снизить вероятность человеческой ошибки при каждой отправке, а также сэкономит время утверждающего.Автоматизация процесса также делает расписание более доступным для сотрудников, независимо от того, где они находятся, особенно если вы используете систему, доступную онлайн через SaaS (программное обеспечение как услуга).
7. Используйте автоматические напоминания
Система, которая автоматически напомнит сотруднику, когда должен быть установлен график, поможет вам собрать эти табели вовремя и сократить количество запоздалых отправок.
8. Не наказывайте людей за честность
Относительно легко заставить сотрудников отчитываться о времени проекта, но довольно сложно заставить сотрудников отчитываться (последовательно и без страха) о времени, не связанном с проектом.Вместо того, чтобы наказывать сотрудников за то, что они тратят время на другие дела, используйте информацию как возможность — определите источник проблемы и устраните ее. Вы можете обнаружить законный внутренний элемент, который требует отслеживания, например утренние встречи или тренировки.
9. Выбери свою битву
Некоторые проекты требуют дополнительного времени для управления проектами. Некоторыми проектами можно легко управлять с очевидными результатами. Если ваша команда достигает результатов вовремя и в рамках бюджета, не придирайтесь к расписанию.
10. Избегайте системы вознаграждений / штрафов
Некоторые компании применяют штрафы для обеспечения своевременной отправки табелей учета рабочего времени (например, удержание зарплаты до тех пор, пока табели учета рабочего времени не будут отправлены / утверждены). Хотя это может решить проблему в краткосрочной перспективе, это неразумно. Использование системы штрафов / вознаграждений может подорвать сплоченность команды и создать атмосферу недоверия между руководителями и сотрудниками — чего вам следует избегать, если вы создаете компанию, построенную на долгий срок.
Если вы упростите процесс отправки табелей учета рабочего времени, объясните причины и преимущества, стоящие за этим, и по-прежнему не можете вовремя собирать табели учета рабочего времени, сделайте шаг назад и подумайте, действительно ли опоздавшие сотрудники являются подходящими людьми для вашей компании.Не позволяйте нескольким плохим яблокам испортить букет.
Узнайте, как Replicon помогает сотрудникам вовремя заполнять табели учета рабочего времени: просмотрите живую демонстрацию продукта здесь.
Изучение цифровизации для отслеживания современного времени
Смотреть сейчас
Вебинар
35+ наиболее распространенных вопросов о расписании, ответы
ОСНОВЫ
01. Что такое табель учета рабочего времени?
Табель учета рабочего времени — это запись количества времени, которое сотрудник потратил на работу в течение фиксированного периода времени, например дня, недели или месяца.Это также запись количества времени, которое сотрудник потратил на работу над конкретным проектом или для конкретного клиента.
Таблицы учета рабочего времениобычно заполняются сотрудниками, хотя это зависит от политики расписания компании — в некоторых случаях менеджер, руководитель или работодатель заполняет расписание сотрудника.
02. Кто изобрел табели учета рабочего времени?
Христиану Гюйгенсу приписывают изобретение первых часов (маятниковых часов) в 1656 году, но первое имя в истории, связанное с современной концепцией расписания, — это Уильям Банди.Он был тем, кто изобрел, а затем запатентовал первые автоматические механические часы в 1880-х годах.
Кредит изображения: Petecollier [CC BY-SA 3.0]Сегодня многие компании используют систему на основе карт учета рабочего времени, аналогичную той, которую представил Банди — фактически, вся система часов, которую мы используем сегодня, часто называют Банди. часы .
Интересно то, что во времена Банди многие профессионалы, которые сегодня обычно работают с почасовой оплатой (например, инженеры, юристы и архитекторы), игнорировали концепцию часов с почасовой оплатой и предпочитали заряжать по месту работы.
03. Как заполнять табели учета рабочего времени? Как работают табели учета рабочего времени?
Формы расписанияобычно требуют, чтобы сотрудники вводили время, которое они проводят на работе, с акцентом на время, которое они проводят, выполняя работу для конкретных клиентов и над конкретными проектами.
Хотя это не точное предназначение расписания, руководитель может также определить время, когда сотрудники приходили на работу и уходили, а также время, когда они делали перерывы.
Эти данные вводятся за день, а затем суммируются ежедневные итоги, чтобы получить итоги за неделю и месяц для проектов.
В этом суть, но точные данные, требуемые расписанием, определяются типом расписания, которое вам нужно заполнить.
04. Какие бывают табели учета рабочего времени?
Обычно мы различаем табели учета рабочего времени на основе периода времени, который они охватывают, и требуемой информации.
- Расписания по месяцам
- Табели учета рабочего времени за полмесяца
- Еженедельные расписания
- Расписание занятий каждые две недели
- Ежедневные почасовые расписания для сотрудников
- Распорядок дня для руководителей
- Расписания по проекту
Скачать шаблоны табелей учета рабочего времени
05.Почему мне нужно заполнять табель учета рабочего времени?
Табели учета рабочего времени так важны для бизнеса по нескольким причинам:
- Они помогут вам более точно выставить счет
- Они помогают отслеживать стоимость проекта
- Они помогают измерять производительность сотрудников
- Они дают вам представление о вашей эффективности на работе
- Они помогают сэкономить деньги — оценивая предполагаемый бюджет проекта с реальностью вашего незавершенного проекта
И, что, возможно, наиболее важно, они помогают вам правильно получать оплату за вашу работу — табели учета рабочего времени, которые заполняются точно и вовремя, часто требуются для расчета заработной платы.
06. Табель учета рабочего времени — это табель учета рабочего времени?
Таблицы учета рабочего времени и табели рабочего времени часто используются как синонимы — в конце концов, они оба представляют собой записи о часах, затраченных на работу.
Однако в расписании записывается больше данных, чем в традиционном табеле:
- Временная карта — это карта с отметкой времени, означающая, что только для записи времени начала и окончания работы сотрудника — это, по сути, простая система времени прихода / ухода. Раньше сотрудники использовали перфокарты для входа и выхода, но в настоящее время они используют для этой цели автоматические калькуляторы временных карт или программное обеспечение для отслеживания времени.
- Табель учета рабочего времени позволяет записывать различные задачи и проекты, над которыми работали в течение фиксированного периода времени, для целей учета проектов, выставления счетов клиентам и обработки заработной платы. Хотя это не его основная функция, табель также записывает время, когда сотрудники приходят на работу и уходят в течение дня.
07. Что такое приложение для расписания?
Приложение расписания — это электронное решение для добавления времени в расписание — вы получаете готовый шаблон расписания, в котором вы можете добавить время для проектов и задач за пару кликов.
Позже вы сможете загружать и распечатывать свои заполненные табели учета рабочего времени, копировать шаблоны табелей учета рабочего времени для использования в будущих неделях, удалять и редактировать проекты и задачи, над которыми вы работали, а также просматривать заполненные табели учета рабочего времени за разные прошлые недели.
08. Что такое соблюдение расписания?
Соблюдение расписаниясвязано с рядом важных федеральных законов и ведомств, а именно с Законом о справедливых трудовых стандартах (FLSA) и Агентством по аудиту контрактов на оборону (DCAA).
Все сотрудники, подпадающие под действие правил и положений FLSA (также известные как сотрудники, не освобожденные от уплаты налогов), должны соответствовать требованиям FLSA. Правила и нормы, которые должны быть соблюдены, чтобы компания оставалась совместимой с FLSA, включают:
- Количество отработанных часов в неделю
- Количество утвержденных сверхурочных часов в неделю
- Время, затраченное на отпуск по болезни и оплачиваемое время
Компании, заключающие контракты с правительством США, должны соответствовать требованиям DCAA — в их обязанности входит:
- Ведение журнала регистрации всех изменений расписания
- Утверждение заполненных табелей учета рабочего времени
- Составление регулярных и исчерпывающих отчетов
Для получения дополнительной информации о том, как обеспечить соответствие расписаний, ознакомьтесь с нашими руководствами по соответствию FLSA и DCAA.
09. Действительно ли стартапам нужно программное обеспечение для учета рабочего времени, чтобы отслеживать сотрудников и выполнение проектов?
По доверенности, стартапам на самом деле не нужно соблюдать какие-либо жесткие правила, но использование программного обеспечения для расписания может иметь ряд неоспоримых преимуществ для вашего начинающего бизнеса.
Если ваша команда стартапа регулярно заполняет табели учета рабочего времени, вы сможете:
- Легко и правильно выставляйте счета клиентам
- Платите своей команде правильно
- Контроль стоимости проекта
- Сведите к минимуму время, затрачиваемое на менее важные детали вашего бизнеса
- Максимизируйте время, потраченное на стратегическое мышление, чтобы вывести ваш стартап на новый уровень
Более того, элемент прозрачности, обеспечиваемый заполнением расписаний, поможет вам справиться с выкупами и слияниями, а также составить точные записи, которые служат доказательством работы и прогресса вашего стартапа — такие записи могут иметь решающее значение для привлечения потенциальных инвесторов.
10. Какая связь между программным обеспечением табелей учета рабочего времени и производительностью?
Учет рабочего времени с помощью программного обеспечения для расписания доказало, что оно повышает продуктивность и дает ряд преимуществ для бизнеса, связанных с производительностью.
Некоторые из этих преимуществ включают:
Теоретически вы могли бы добиться отличных результатов работы без программного обеспечения для расписания — попросив ваших сотрудников заполнять бумажные табели учета рабочего времени ручкой или используя другой метод, не связанный с электронным табелем.
Тем не менее, программное обеспечение для расписания — это элемент расписания, который способствует лучшей производительности и управлению временем за счет автоматизации этих процессов, делая все проще и эффективнее.
ФИНАНСОВЫЙ АСПЕКТ
11. Почему табель учета рабочего времени важен для расчета заработной платы?
Одно из основных применений заполненных табелей учета рабочего времени — расчет заработной платы. Заработная плата рассчитывается на основе количества рабочих часов, добавленных в табель учета рабочего времени. По сути, вот как это происходит:
- Сотрудники заполняют табели учета рабочего времени
- Суммируется время, проработанное сотрудниками в течение недели или месяца
- Общая сумма на одного сотрудника преобразуется в десятичный формат и умножается на их соответствующие почасовые ставки (например,грамм. 8,5 x 60 долларов = 510 долларов)
Опять же, вы можете выполнить эти действия с помощью ручного расчета (если ваш бизнес использует физические табели учета рабочего времени для отслеживания рабочего времени сотрудников), но автоматизация расчета с помощью программного обеспечения для отслеживания рабочего времени является гораздо более быстрым и точным решением.
12. Что такое аттестация табеля учета рабочего времени?
Аттестация по определению означает «свидетельство или доказательство чего-либо», а аттестация расписания помогает вам доказать, что ваша компания соответствует стандартным правилам и положениям в отношении заработной платы и отработанного времени.Аттестация расписания также помогает снизить риск ответственности.
Лучше всего обеспечить аттестацию расписания, добавив пункт аттестации в свою политику расписания — при этом вам необходимо:
- Решите, что сотрудники должны подтвердить, и затем четко укажите это в своем пункте
- Определить процессы, необходимые для реализации политики — это включает аудит старых процессов политики и обеспечение реализации процессов, которые способствуют реализации новой политики
- Убедитесь, что документация согласована.
- Определите дисциплинарные меры, которые будут применяться к сотрудникам, которые часто злоупотребляют политикой аттестации
- Определить способы исследования проблем с внедрением процессов
- Обучите своих менеджеров и руководителей следовать политике аттестации и исследовать ее.
13.Как рассчитать заработок на основе расписания?
Рассчитать прибыль на основе расписания легко, особенно если вы используете программное обеспечение для автоматического расписания — например, вы хотите подсчитать прибыль, которую вы получили по конкретному проекту:
- Определите почасовую ставку для этого проекта
- Укажите все время, которое вы потратили на этот проект
После того, как вы введете свои данные, вам останется только наблюдать, как время, потраченное вами на работу над этим проектом, автоматически умножается на вашу почасовую ставку — итоговые числа — это ваши доходы от этого проекта.
14. Как выставить счет на табель учета рабочего времени?
Выберите простое в использовании программное обеспечение для выставления счетов из списка проверенных инструментов для выставления счетов.
Добавьте к счету число, которое представляет общую сумму доходов вашего проекта от программного обеспечения расписания. Добавьте дополнительную информацию, необходимую для формы счета-фактуры, такую как номер счета-фактуры, позиции счета-фактуры, дату платежа и т. Д.
После того, как вы заполнили форму счета, отправьте ее клиенту.
ПРАВОВЫЕ ВОПРОСЫ
15.Табель учета рабочего времени — это юридический документ?
Согласно политике табелей учета рабочего времени, табели учета рабочего времени являются юридическим документом, учитывая, что они являются источником операций по начислению заработной платы, а также важной частью выставления счетов клиентам.
Они служат правовой основой для обеспечения того, чтобы сотрудники получали компенсацию, льготы и отпуск, на которые они имеют право.
16. Когда мне нужно заполнять табель учета рабочего времени? И когда мне нужно его отправить?
Это зависит от вашей компании — как видно из различных доступных шаблонов расписаний, компании обычно просят отправлять расписания ежедневно, еженедельно, раз в две недели или ежемесячно.
Точное время и способ отправки ваших табелей учета рабочего времени будут зависеть от политики вашей компании.
В любом случае, лучше всего, чтобы вы заполняли свои расписания ежедневно, в то время как точные задачи и проекты, над которыми вы работали, и время, которое вы потратили на них, были свежими в вашей памяти. Затем вам нужно будет отправить ваши заполненные табели на утверждение назначенному вами утверждающему до установленного политикой крайнего срока.
17. Как предотвратить мошенничество с табелями учета рабочего времени в вашей компании?
Мошенничество с табелями учета рабочего времени в компаниях включает завышение рабочего времени, фальсификацию записей данных и ошибки, вызванные задержкой в заполнении табелей учета рабочего времени — строго говоря, ошибки могут не быть мошенничеством, но все же могут рассматриваться как таковые юридическими лицами.Все они приводят к потере денег и снижению доверия к отделу работодателя / менеджера / служащего.
Возможно, вам не удастся полностью остановить мошенничество с табелями учета рабочего времени в своей компании, но вы можете минимизировать его в будущем:
- Создание четких политик расписания — с акцентом на последствия, которые принесет несоблюдение политик
- Использование электронных табелей учета рабочего времени — чтобы свести к минимуму все непреднамеренные ошибки
- Определение правил внутреннего контроля и управления отчетами — для выявления нарушений в начислении заработной платы, превышения рабочего времени и превышения бюджета на раннем этапе
Самое главное, вам необходимо установить дисциплинарные меры для правонарушителей — как только люди узнают о последствиях своих действий, они с большей вероятностью будут действовать надлежащим образом, чтобы избежать указанных последствий.
18. Может ли работодатель удерживать зарплату работникам за опоздание? Получу ли я деньги, если я не заполню свой табель учета рабочего времени?
Короче — да и нет.
Иногда сотрудник может задерживать или задерживать выплату, чтобы мотивировать сотрудников вовремя заполнять табели учета рабочего времени в будущем. В других случаях у работодателя могут возникнуть проблемы с оплатой работника за этот день — отсутствие расписания также означает, что нет доказательств того, что этот день был проработан.
Однако Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) гласит, что работодатель обязан оплачивать работникам все обычные часы, запланированные на этот день, и работник, который не сдал свой табель учета рабочего времени, не является исключением.
Но законы и нормативные акты FLSA также требуют, чтобы все сотрудники, охваченные FLSA, сдавали свои расписания, чтобы компания соблюдала правила. Итак, лучше всего сообщить о важности сдачи табелей учета рабочего времени сотрудников. Помимо соблюдения требований, такие расписания также помогают почасовым сотрудникам получать оплату за точное время, которое они отработали, плюс сверхурочные, которые им причитаются.
19. Как заполнить перерыв в моем рабочем расписании?
Согласно федеральному закону, работодатель не обязан предоставлять сотрудникам перерывы вне обеденного перерыва, но законы штата могут требовать короткие перерывы, от 5 до 20 минут.Чтобы сотрудники не брали больше разрешенных перерывов, работодатель может попросить добавить все короткие перерывы в расписание.
Если мы оценим вопрос с практической точки зрения, вы можете использовать эти короткие перерывы, чтобы сходить в ванную, приготовить себе чашку кофе или выполнить небольшое личное дело.
Чтобы отслеживать время короткого перерыва в Clockify, просто создайте проект под названием «Break Time» в разделе «Проекты» приложения — каждый раз, когда вы идете в перерыв, добавляйте описание к своему перерыву, а затем добавляйте его в » Перерыв ».Таким образом, вы будете оставаться прозрачными, когда дело доходит до вашего времени, потраченного на перерывы, но вы также получите личное представление о том, не тратите ли вы слишком много времени на эти перерывы.
FLSA не требует компенсации за перерывы, которые короче 20, а официальный перерыв на обед, как правило, не оплачивается, однако его все же необходимо добавить в табель учета рабочего времени из соображений соблюдения нормативных требований.
20. Может ли работодатель изменить расписание?
В сущности — да.
FLSA требует, чтобы компании вели учет рабочего времени для своих сотрудников, не освобожденных от уплаты налогов, но он не требует, чтобы сотрудники составляли свои записи, и возлагает на работодателя ответственность за все проблемы с расписаниями сотрудников.
Из-за этого работодатели оставляют за собой право изменять учет рабочего времени своих сотрудников — однако они должны обеспечить, чтобы учет рабочего времени соответствовал времени, в которое они работали.
На практике в основном сотрудники вводят свои расписания в соответствии с часами, которые они отработали в тот день, но, если выясняется, что сотрудник забыл ввести время начала или окончания дня, работодатель может сделать это за него / ее.
Однако такие изменения следует вносить осторожно, и есть одно изменение, которое работодатель не может вносить в табель рабочего времени сотрудника — сокращение количества часов, отработанных почасовыми сотрудниками, не освобожденными от уплаты налога, во избежание выплаты им сверхурочной работы.
21. Считается ли мой рабочий лист конфиденциальным?
Это зависит от информации, содержащейся в расписании.
Если табель учета рабочего времени содержит только информацию о часах работы сотрудников, то он обычно подпадает под действие Закона о публичных записях — такие табели используются для расчета заработной платы и считаются финансовыми записями, а не личными, что означает, что они не подлежат обработке. как конфиденциально.
Однако, если табель содержит информацию, помеченную как , личная (например, оценка работы, время отпуска, время работы, номера социального страхования и т. Д.)) табели учета рабочего времени считаются конфиденциальными, а это означает, что местным органам власти запрещено предоставлять доступ к табелям учета рабочего времени.
22. Работодатель использовал неверные табели учета рабочего времени — как я могу восстановить недостающую заработную плату?
Сотрудники, на которые распространяется действие FLSA, могут столкнуться с одной или несколькими из следующих проблем из-за неправильных расписаний:
- Минимальная заработная плата невыплаченная
- Не оплачиваются все отработанные часы
- Неправильная классификация сотрудника
- Сверхурочные не оплачиваются должным образом
Хотя перечисленные правонарушения требуют судебных исков в соответствии с FLSA, есть также определенные исключения из этих правил, которые делают несоответствия в ваших расписаниях законными — в случае какой-либо путаницы или спора проконсультируйтесь со своим юристом, прежде чем предъявлять прямые обвинения.
23. Сотрудник существенно лжет в расписании — как защитить меня после увольнения?
Если вы обеспокоены тем, что ваши сотрудники завышают фактическое количество отработанных часов, есть четкий путь, по которому вы можете следовать:
- Во-первых, проверьте политику вашей компании в этом вопросе — если нет положений, касающихся фальсификации табелей учета рабочего времени, добавьте их самостоятельно
- Независимо от того, существует ли официальная политика или нет, скорее всего, ваша компания сталкивалась с аналогичными проблемами в прошлом, поэтому узнайте в своем отделе кадров, что делать.
- Прежде чем принимать дисциплинарные меры, сначала поговорите с сотрудником и выслушайте его версию истории — возможно, вы обнаружите, что во время игры произошла честная ошибка
- Выберите и выполните корректирующее действие — если вы имеете дело с первым нарушителем, устное или письменное предупреждение станет отличным началом.Однако, если проблема не исчезнет, вам, возможно, придется обратиться к более серьезным действиям — даже к прекращению действия
Если вы включили этот пункт о фальсификации расписаний в свою политику расписания, вы будете уверены, что ваши сотрудники знают, какие действия в отношении их расписаний приведут их к увольнению — и решать им, если до этого дойдет.
24. Как измерить производительность творческих работников, которые не заполняют табель учета рабочего времени?
Если ваши сотрудники не заполняют свои табели учета рабочего времени для оценки своей творческой отдачи, вы все равно можете направить их к желаемым результатам:
- Определение дорожной карты для вашего проекта или продукта, который вы разрабатываете
- Назначьте задачи непосредственно членам вашей команды, а затем попросите их оценить время выполнения задач
- Регулярный анализ хода выполнения задач посредством дополнительных встреч
Однако выполнение задач из дорожной карты в случайном порядке и слабая политика проверки хода выполнения могут нанести ущерб проекту и производительности ваших сотрудников в долгосрочной перспективе, поэтому заполнение расписаний менее хлопотно, когда отслеживание и поддержание прогресса проекта, даже в отношении результатов творческих работников.
25. Важна ли ежедневная точность расписания, если конечная проверка такая же?
Короче говоря — да, это так.
Ведение точных расписаний жизненно важно для точного выставления счетов клиентам и установления с ними хороших профессиональных отношений — если клиент потребует доказательства проделанной работы при возникновении проблемы, вы сможете отправить им расписания в пару кликов.
Однако, если возникает проблема и ваши расписания не являются достаточно точными и точными, чтобы вы могли подтвердить свою точку зрения, с вашим бизнесом может возникнуть ряд проблем, даже если вы правы.
Например, вы можете потерять договор, клиент может потребовать возврата денег, и вы даже можете быть оштрафованы. В худшем случае руководитель и / или сотрудники могут попасть в тюрьму по обвинению в мошенничестве.
26. Я соврал в расписании и меня поймали — как это исправить?
Ложь о расписании может привести к серьезным неприятностям.
Например, политика компании обязывает вас приходить на работу в 7:00, но вы приходите в 7:20 утра и все равно пишете, что прибыли в 7:00.В этот момент есть свидетели, которые спрашивают, писали ли вы, что пришли на работу в 7:20 — вы лжете и говорите «да», но знаете, что есть простой способ проверить это.
Лучшее решение — избегать подобных ошибок в суждениях — если вы прибываете в 7:20, хотя знаете, что должны были прибыть к 7:00, лучше, чтобы вы признались в этом как можно скорее. Помните, что последствия вашего опоздания обычно меньше (особенно если это ваше первое правонарушение), чем если бы вы солгали об этом, а затем вас поймали.
27. Могу ли я заполнить табель для другого человека?
Заполнение табеля учета рабочего времени и добавление времени для других для кого-то еще является законным, особенно если ваш начальник заполняет вашу ведомость для целей расчета заработной платы.
Однако вам все равно нужно будет проверить точность расписания — если есть несоответствия, вам нужно будет уведомить и поговорить с руководителем. Если все верно, вам также обычно необходимо будет подписать табель учета рабочего времени, тем самым отметив его как утвержденное вами, т.е.е. человек, который работал, сказал часы.
28. Бывший работодатель отказывается предоставить мне копии табелей учета рабочего времени — как я могу их получить?
По закону ваш работодатель обязан предоставить вам доступ к вашим табелям учета рабочего времени, особенно если вам еще не заплатили за это время — более того, в некоторых штатах требуется, чтобы работодатель, который не заплатил вам за часы, которые вы отработали вовремя, в конечном итоге платить до 3-х раз больше вашей официальной заработной платы + гонорары адвокатам.
Итак, если у вас возникли проблемы с отказом бывшего сотрудника предоставить вам копии записей расписания, лучше всего проконсультироваться со специализированным юристом, чтобы он посоветовал вам дальнейшие действия.
29. Как не допустить, чтобы пользователь заполнял табели учета рабочего времени для старых проектов?
Если вы беспокоитесь о том, что ваши сотрудники могут добавить дополнительные записи времени в уже завершенный проект и счет-фактуру, что приведет к несоответствиям в учетных записях рабочего времени вашей компании, вам необходимо принять меры предосторожности — вы можете сделать это с помощью Clockify:
- Вы можете заблокировать свои табели до определенного периода времени
- Вы также можете установить автоматическую блокировку для ваших записей времени, которая вступает в действие после фиксированной точки (например, вы можете настроить автоматическую блокировку, чтобы она вступила в действие в среду, и заблокируйте редактирование записей времени за предыдущие две недели) — отлично, если вы беспокоитесь, что забудете заблокировать табели вручную
ПРАЗДНИКИ
30.Когда отмечаются государственные праздники?
Если национальный праздник выпадает на субботу, он наблюдается в предыдущую пятницу для работников, работающих с понедельника по пятницу. Если национальный праздник выпадает на воскресенье, он будет отмечаться в следующий понедельник.
Вот национальные праздники, которые должна учитывать ваша компания:
- Новый год (1 января)
- День Мартина Лютера Кинга-младшего (третий понедельник января)
- День памяти (последний понедельник мая)
- День Независимости (4 июля)
- День труда (первый понедельник сентября)
- День ветеранов (11 ноября)
- День благодарения (четвертый четверг ноября)
- Черная пятница (День после Дня благодарения)
- Рождество (25 декабря)
Федеральные законы, законы штата и местные законы не требуют оплаты национальных праздников в США и не требуют, чтобы компания закрывалась в эти дни — на практике независимо от того, оплачиваются эти праздники или нет, работает ли компания в эти праздничные дни. или нет, зависит от политики отдельной компании.
В этом отношении правила расписания также различаются — если в вашей компании обычный рабочий день, вы должны добавить часы в свой табель, как и в любой другой рабочий день. Если ваша компания находится в неоплачиваемом или оплачиваемом отпуске в течение дня, отметьте это в своем расписании.
31. Что делать, если вы являетесь подрядчиком с оплачиваемым отпуском и сверхурочной работой — это 0 часов в праздничной неделе в расписании или это время меньше общего времени вашего проекта?
Подрядчики часто заключают соглашение о сверхурочных часах, которые они работают — например, у вас может быть контракт на 48 часов в неделю в течение 20 недель.Все, что превышает это число, считается сверхурочным.
Однако, если у вас также есть 1 оплачиваемая праздничная неделя в течение 20 недель, может быть сложно решить, как отнести это время в вашем расписании — к общему времени вашего проекта или как выходной?
Это еще один вопрос расписания, который зависит исключительно от компании, с которой вы работаете по контракту — некоторые компании будут считать 48 часов праздничной недели как праздничных дней (т.е. время отдельно от проекта), а другие будут считать их. как часть общего времени проекта.Если вы не знаете, как добавить это время в свой табель, спросите соответствующий персонал в вашей контрактной компании.
РАСПИСАНИЕ РАБОТЫ
32. Как составить расписание?
Чтобы ваша система расписания работала как часы, вам необходимо разработать расписание, в котором ваша команда должна регистрировать определенное количество рабочих часов в течение фиксированного периода времени. Чтобы запланировать расписание, вам необходимо настроить систему напоминаний, которая будет следить за тем, чтобы сотрудники регистрировали свое рабочее время в запланированном количестве.
В Clockify вы можете установить цели отслеживания времени для своей команды, а затем автоматически напоминать им по электронной почте, если они еще не зарегистрировали дневной / еженедельный минимум часов в своих расписаниях.
33. Какое расписание для перерывов в туалете?
Перерывы в ванной обычно подпадают под короткие перерывы — как таковые, они рассматриваются как неоплаченные платежи в соответствии с правилами и положениями FLSA, которые не требуют оплаты за перерывы менее 20 минут.
В соответствии с этим, некоторые работодатели требуют, чтобы сотрудники регистрировали свои перерывы в туалете или просто выходили из системы во время перерыва и снова запускали свои таймеры только после того, как они возобновили работу — работникам не платят за это время.
Однако у работодателя могут возникнуть проблемы из-за того, что он оставил перерывы в туалете неоплаченными: на одну компанию из Пенсильвании был подан иск, и ей пришлось заплатить 1,75 миллиона долларов за то, что она заставила своих сотрудников выходить на улицу во время перерывов в туалете.
Если вы являетесь фрилансером, выставляющим счета по часам, вам решать, как вы будете учитывать время перерыва в своих расписаниях — один из вариантов — использовать таймер Pomodoro для вашей работы и разделить свой рабочий день на 25-минутную работу. сеансы и 5-минутные перерывы будут автоматически напоминать вам.Затем вы можете использовать 5-минутные интервалы для перерывов в ванной, когда это необходимо.
34. Как создать табель в Jira? Или в других популярных инструментах управления проектами и бизнесом?
Чтобы быстро создавать и экспортировать данные из Jira и других популярных инструментов управления проектами и бизнеса для целей расписания, просто используйте расширения Clockify для Chrome или Firefox.
Вы сможете отслеживать время в задачах Jira и автоматически синхронизировать их с веб-версией Clockify, где вы сможете экспортировать их в виде расписания в Excel и CSV за пару кликов.
35. Как добавить сверхурочные в табель учета рабочего времени?
Стандартная рабочая неделя обычно составляет как минимум 40 часов в неделю — фактическое количество стандартных рабочих часов в неделю зависит от политики вашей компании. Все, что сверх этого времени, считается сверхурочным.
Наемные сотрудники, как правило, освобождены от правил и положений FLSA и, следовательно, не имеют права на сверхурочную оплату — но почасовые сотрудники, не освобожденные от уплаты налогов, имеют право на сверхурочную оплату, и им следует проявлять особую осторожность при добавлении этого времени в свои табели учета рабочего времени.
Одним из эффективных способов добавления и расчета оплаты сверхурочных является использование калькулятора табеля учета рабочего времени. Вы сможете установить свою оплату сверхурочной работы, и ваши сверхурочные часы будут рассчитываться автоматически на основе вашей ставки сверхурочной работы.
АВТОМАТИЗАЦИЯ РАСПИСАНИЙ
36. Как создать простой табель учета рабочего времени в Google Таблицах? Как сделать табель учета рабочего времени в таблицах гугл? Как подготовить табель учета рабочего времени в Excel? Как я могу заставить Excel автоматически составлять мой табель?
Если вы хотите создавать собственные простые табели учета рабочего времени в Google Таблицах или Excel с формулами, которые автоматически рассчитывают ваши рабочие часы, у нас есть подробное руководство по этому вопросу, о котором вы можете прочитать и следовать здесь.
37. Как мы можем автоматизировать составление табелей учета рабочего времени в масштабах всей компании?
Автоматизация составления расписаний в масштабах компании возможна только при использовании программного обеспечения для расписания — таким образом, все расписания ваших сотрудников группируются, сортируются и упорядочиваются в одном безопасном месте.
Сотрудники входят в программное обеспечение через свои личные учетные записи и заполняют свои табели учета рабочего времени — вы, как администратор, можете отслеживать и анализировать прогресс их проекта в режиме реального времени.
38.Есть какие-нибудь забавные напоминания о расписании?
Конечно, есть! Вы можете найти множество забавных мемов с расписаниями, которые напоминают людям, чтобы они отправляли свои расписания здесь.
39. Что представляет собой отличное бесплатное программное обеспечение для учета рабочего времени?
Как ранее подчеркивалось в этих ответах, наше бесплатное приложение для отслеживания рабочего времени и расписания Clockify является эффективным выбором для отслеживания отработанных дней и часов.
Вы получите надежное программное обеспечение для ведения учета, в котором вы сможете хранить данные расписания за месяцы и годы для неограниченного числа пользователей, проектов, задач и клиентов.
На странице расписания в приложении вы сможете:
- Определите почасовую оплату
- Добавление, удаление и редактирование строк табеля учета рабочего времени
- Добавляйте столько проектов в день, сколько вам нужно
- Все время, которое вы добавляете в расписание, рассчитывается автоматически — ваш доход рассчитывается на основе ваших почасовых ставок, а затем отображается в разделе «Отчеты» приложения.
- Скопируйте шаблон расписания с проектами за прошлую неделю и просто заполните шаблон новыми данными на этой неделе
- Создавайте шаблоны расписаний, которые можно использовать в любое время
- Добавьте время для других с помощью опции «Товарищи по команде»
Вы также сможете просматривать все записи расписания в компактном виде (для более экономичного формата печати), а также экспортировать данные расписания в Excel, CSV и PDF.
Как заставить ваших сотрудников действительно заполнять расписания
Давайте поговорим о расписаниях
«Я люблю табели учета рабочего времени!» сказал никто никогда. Потому что их заполнение скучно, отнимает много времени и люди относятся к этому как к наказанию. Сложная часть состоит в том, чтобы заставить сотрудников понять, что заполнение расписания на самом деле является очень важным элементом их работы.
Источник: https://brainsonfire.com/2014/06/30/nobody-likes-timesheets/
Многие из наших клиентов обращаются к нам с проблемой того, что сотрудники не заполняют свои табели учета рабочего времени.Это очень распространенная проблема, с которой приходится сталкиваться различным организациям. Очень часто это нежелательная рабочая обязанность. Невозможно найти человека, который сказал бы, что это не проблема, а такая же задача, как и многие другие. Люди незначительно заполняют табели учета рабочего времени и не обращают на это должного внимания. Следовательно, возникает проблема точности, которая затем может вызвать еще большие трудности в проекте или даже в организации.
Как сделать так, чтобы ваши сотрудники действительно чувствовали себя в своих табелях учета рабочего времени? Это вопрос, который является кошмаром для большинства руководителей, менеджеров проектов, руководителей отделов и всех людей, которые управляют сотрудниками.Однако TimeCamp предлагает несколько решений для простой реализации расписания. Вы можете использовать их по отдельности или все вместе для более точных результатов.
Как заполнять расписания с помощью TimeCamp
Хотя TimeCamp — это программа для учета рабочего времени, функция отслеживания рабочего времени имеет решающее значение, поскольку она позволяет вам и вашим сотрудникам до автоматически заполнять табели учета рабочего времени. Он отслеживает время, затраченное на работу и все виды деятельности, и решает сложные проблемы с помощью расписаний, с которыми сталкиваются сотрудники:
- Отслеживание посещаемости — Все, что вашим сотрудникам нужно сделать, чтобы начать создавать отчеты, — это включить TimeCamp.
- Онлайн-учет рабочего времени — Ваши сотрудники могут точно отслеживать время и предоставлять табели учета рабочего времени в зависимости от их работы. Чтобы получить от него максимальную отдачу, вы можете получить расширение для браузера TimeCamp или загрузить настольное или мобильное приложение для любой платформы и устройства.
- Учет рабочего времени проекта — TimeCamp — это расширенное программное обеспечение для отслеживания рабочего времени и расписания проекта . Вы можете легко распределить задачи между людьми в зависимости от графика работы.Сообщите вашим сотрудникам, сколько времени займет их следующая задача или проект.
- Счетчик рабочего времени — Вы можете узнать, над чем работает ваша команда, решить проблемы с неэффективностью учета рабочего времени, неточностью счетов клиентов или отчетов.
- Автоматическое отслеживание рабочего времени — Табели учета рабочего времени основаны на автоматически отслеживаемых рабочих часах. Вашим сотрудникам не нужно постоянно смотреть на часы, чтобы записывать, когда они начали и закончили работу.
- Программное обеспечение для управления временем — Помимо создания отчетов, TimeCamp поможет вашим сотрудникам грамотно и эффективно управлять своим временем.
Вот как сотрудники могут заполнять табели учета рабочего времени:
Дневной табель
Это расписание по умолчанию, которое в основном выглядит как простая таблица. Каждая строка представляет собой конкретную запись времени, созданную с помощью таймера (или введенную вручную).
Табель учета рабочего временизаполняется автоматически, поэтому вашим сотрудникам не нужно беспокоиться о ручном вводе записей.Это особенно полезно, когда кто-то работает над множеством задач или использует различные инструменты или веб-сайт. Можно добавить заметки или добавить время. Вы также можете легко объединять записи с помощью метода перетаскивания.
Недельный график, интегрированный с календарем
Это недельный табель, похожий на календарь способ учета времени. Этот тип представления позволяет вашим сотрудникам быстро и легко добавлять время для определенного периода времени в течение желаемого дня путем рисования (добавления) записей.
Графический табель рабочего времени визуализирует всю работу, чтобы вы могли быстро понять рабочий процесс своих сотрудников, увидеть оплачиваемые и не оплачиваемые часы, а также легко планировать и управлять временем и посещаемостью.Это помогает получить представление о том, сколько часов работают ваши сотрудники.
Гибкость при заполнении табелей учета рабочего времени
Использование TimeCamp в качестве программного обеспечения для расписания позволяет легко создавать подробные расписания. Они включают не только рабочее время, но также того, сколько времени и денег было потрачено на задачу и проект. Так что это не ограничивается только посещаемостью.
Важно отметить, что все табели учета рабочего времени можно настраивать и редактировать, например, когда продолжительность задачи была другой или сама задача изменилась.Существует также функция, которая позволяет скопировать запись или весь табель или продолжить предыдущие записи. Как только TimeCamp автоматически заполнит табели учета рабочего времени, их можно будет экспортировать.
Учет времени в TimeCamp происходит в реальном времени.
У нас есть целый раздел нашей базы знаний, посвященный расписаниям.
Почему так важно заполнять табели учета рабочего времени?
Сотрудники не любят заполнять табели учета рабочего времени, потому что не осознают их важность. Табели учета рабочего времени необходимы по нескольким причинам.Они позволяют правильно распределять время и ресурсы, измерять производительность сотрудников и полезны в управлении расчетом заработной платы. И, прежде всего, они помогают сопоставить запланированный проект с фактически выполняемым проектом, включая бюджет.
Но для того, чтобы выполнять вышеуказанное правильно, ваши сотрудники должны регулярно заполнять табели учета рабочего времени. Лучше, если они будут делать это каждый день. Тогда можно будет контролировать все процессы, происходящие в компании. Самое лучшее в этом то, что их работа станет гладкой и продуктивной.
И чтобы сделать их распорядок дня максимально легким, необходима программа для учета рабочего времени с табелями учета рабочего времени. Следовательно, если они будут отслеживать свои действия автоматически, им будет намного проще отслеживать работу, бюджет, ход проекта и все действия. TimeCamp создаст для них табели учета рабочего времени, и им будет легко и удобно создавать отчеты о расписании, которые уже заполнены.
Но не забывайте, что для того, чтобы этот процесс прошел гладко и безупречно, кто-то должен нести ответственность за утверждение расписаний!
Если такой человек внедрит еженедельное или даже ежедневное утверждение расписания, сотрудники станут очень эффективными.
И если все идет хорошо и процесс заполнения табелей учета рабочего времени проходит гладко, вы можете подумать о , чтобы вознаградить ваших сотрудников . В конце концов, когда они чувствуют, что их ценят, они с большей готовностью выполняют свою работу.
Знак
Посмотрите видео, чтобы узнать, как легко автоматически создавать табели учета рабочего времени с помощью TimeCamp!
Как заполнить табель учета рабочего времени за 7 простых шагов (Руководство на 2021 год)
Если вы хотите узнать, как заполнять табель учета рабочего времени , вы находитесь в нужном месте.
Независимо от того, являетесь ли вы владельцем бизнеса, ищущим простой способ вести учет рабочего времени своей команды, или подрядчиком, которому необходимо отслеживать оплачиваемые вами часы для выставления счетов, табели учета рабочего времени являются ценным решением.
К сожалению, традиционные табели учета рабочего времени допускают много ошибок. Вам нужно знать, как правильно их заполнять, чтобы сэкономить время, оптимизировать процессы и повысить точность расчета заработной платы.
В этой статье мы рассмотрим, как заполнить табель учета рабочего времени за семь простых шагов. Мы также рассмотрим все, что вам нужно знать о расписаниях на основе бумаги и электронных таблиц, включая их три основных недостатка.
И в качестве бонуса мы также выделим лучший способ учета рабочего времени.
В этой статье содержится:
(Щелкните по ссылкам ниже, чтобы перейти в конкретный раздел)
Давайте начнем, ладно?
Как заполнить табель учета рабочего времени (Пошаговое руководство)
Табель учета рабочего времени или табель учета рабочего времени — это таблица данных, которая содержит рабочие часы сотрудника за определенный период. Компании используют табели учета рабочего времени для записи количества часов, отработанных над задачами, проектами или работой конкретного клиента.
Это также помогает доказать соответствие Закону о справедливых трудовых стандартах (FLSA), который требует от всех сотрудников, не освобожденных от налогов, предоставлять свои табели учета рабочего времени.
Согласно FLSA, работодатель должен вести точный учет посещаемости для всей своей рабочей силы — за исключением освобожденных сотрудников, которые, как правило, получают зарплату.
Теперь есть два способа использования расписаний:
Наиболее распространенные электронные или бумажные расписания — это ежедневные, еженедельные, двухнедельные, ежемесячные и специальные расписания для конкретного проекта. Вот шаги, которые вы можете выполнить, чтобы заполнить любой из этих расписаний:
Шаг 1. Введите имя сотрудника
В поле имени в расписании добавьте полное имя человека , часы которого вы записываете.Обычно это человек, который заполняет табель рабочего времени.
Если у вас несколько сотрудников с одинаковым именем, их полные имена должны помочь избежать путаницы.
Шаг 2. Добавьте дату или диапазон дат
Затем вам нужно будет ввести дату.
В зависимости от того, когда они выплачивают заработную плату, большинство компаний требуют, чтобы сотрудники заполняли табели учета рабочего времени ежедневно, еженедельно или ежемесячно . Например, вы можете ввести дату начала соответствующей недели в недельном расписании.
Помните, что важно указывать правильную дату для расчета заработной платы, налогов и аудита. Неточные записи могут создать юридические проблемы для вашей компании.
Шаг 3. Заполните детали проекта и задачи
В расписании работодатели могут сгруппировать задачи по проекту , чтобы было легче увидеть, над чем работал сотрудник. Это также поможет вам предоставить клиентам доказательства оплачиваемых часов для выставления счетов.
Вам также может потребоваться заполнить список выполненных задач в рамках конкретного проекта в зависимости от ваших потребностей.Это полезно для фрилансеров или подрядчиков, счета которых вы рассчитываете для каждой задачи.
Шаг 4: Добавьте рабочие часы для каждого дня недели
В расписании будет столбец для каждого дня из недели . Вы можете указать количество отработанных часов относительно правильных дней.
Этот раздел расписания важен, потому что он позволяет вам выбрать любые еженедельные схемы. Например, если сотрудник опаздывает каждый понедельник или имеет тенденцию пропускать работу в пятницу.
Шаг 5: Подсчитайте общее количество часов
Затем вам нужно будет рассчитать свои общих часов и заполнить время в столбце итогов.
Таким образом, вы можете увидеть общее количество отработанного времени каждый день. Работодатели могут использовать эту информацию для расчета сверхурочных часов и удвоения рабочего времени для расчета заработной платы.
Если вы используете таблицу Excel или аналогичную программу, вы можете использовать формулы для автоматического расчета столбцов и строк, чтобы получить общее количество отработанных часов.
Шаг 6: Добавьте примечания, если требуется
В большинстве табелей учета рабочего времени будет место для примечаний . Здесь вы можете ввести такие данные, как недельные или почасовые ставки, причины сверхурочных, задержек или отсутствий и т. Д.
Например, если вам пришлось не работать, чтобы присутствовать на дежурстве присяжных, вы можете указать это в разделе примечаний.
Шаг 7. Получите разрешение
После того, как вы заполните свой табель учета рабочего времени, вы должны отправить его своему руководителю, представителю отдела кадров или назначенному утверждающему лицу.Они должны проверить данные и расписаться, как требуется для утверждения расписания.
Если вы используете электронный табель, вы можете легко отправить его утверждающему по электронной почте или доставить распечатанные табели лично.
Ищете настраиваемый шаблон расписания ?
Ознакомьтесь с этими бесплатными шаблонами табелей учета рабочего времени в форматах Excel, Word или PDF , которые вы можете загрузить и использовать сегодня.
4 различных типа расписаний
Существует четыре распространенных типа расписаний, которые вы можете использовать сегодня:
1. Ежедневные расписания
С помощью этого расписания можно отслеживать, как сотрудники проводят свое время ежедневно . Сотрудники могут записывать каждое действие почасово, что полезно для выплаты зарплаты почасовым сотрудникам.
2. Еженедельные расписания
Шаблон еженедельного расписания полезен для расчета часов и заработной платы для каждой рабочей недели.
Сотрудники могут добавлять, когда они начинают и заканчивают смену. Они также могут указать время отпуска или отпуска по болезни, прежде чем их начальник подсчитает их обычные часы, дополнительные часы, общие часы и оплату.
3. Двухнедельные табели учета рабочего времени
Если вы подсчитываете количество рабочих часов или период выплаты заработной платы составляет каждые две недели, вам лучше всего подойдет расписание раз в две недели . Сотрудники заполняют свои часы и отправляют свои расписания каждые две недели.
4. Ежемесячные табели учета рабочего времени
Ежемесячные табели учета рабочего времени подходят для компаний, которые рассчитывают свое рабочее время и периоды оплаты каждый месяц.
3 Основные недостатки использования расписаний на основе бумаги и электронных таблиц
Хотя вы можете использовать бумажные расписания и программы для работы с электронными таблицами, такие как Excel и Google Sheets, для учета рабочего времени сотрудников, эти традиционные системы имеют несколько недостатков.
Вот краткий обзор трех основных недостатков традиционных табелей учета рабочего времени:
1. Требуется много времени для управления
Управление табелями учета рабочего времени в традиционной системе учета рабочего времени может занять много времени.
Утомительно вручную указывать рабочее время каждый день, а затем рассчитывать общее количество часов, сверхурочные и т. Д.Вам также необходимо помнить, когда вы начинаете работу, делаете перерывы и время, когда уходите.
Кроме того, сбор расписаний всех ваших сотрудников и расчет данных потребует от работодателей еще больше времени и усилий.
2. Слишком много места для человеческой ошибки
Независимо от того, выберете ли вы традиционный бумажный или крупноформатный табель учета рабочего времени, при каждом вводе будет слишком много места для человеческой ошибки .
Сотрудники могут указать неправильные часы по ошибке или намеренно.Вы не сможете определить, указаны ли часы с точностью до секунды.
Существует также риск того, что сотрудники забудут указать свое рабочее время или совершат мошенничество с указанием времени, указав часы, которые они не отработали. А если у вас есть удаленные сотрудники, у вас нет возможности проверить, работают ли они, когда они говорят, что работают.
Вот почему несколько компаний переходят на безбумажные табели учета рабочего времени для большей точности и эффективности.
3. Сложно оценить продуктивность
Хотя традиционные табели учета рабочего времени помогают записывать часы, в течение которых сотрудник находился на работе, вы не можете точно знать, как они это время проводили.
Например, вы не узнаете, просматривал ли сотрудник веб-сайты социальных сетей вместо того, чтобы выполнять свои задачи.
Традиционные табели учета рабочего времени не дают вам четкого представления о производительности сотрудников и не помогают оценить, улучшается ли она. Это может привести к неточным отзывам сотрудников.
Улучшенная система табелей учета рабочего времени: программное обеспечение онлайн-расписания
Онлайн Программное обеспечение расписания значительно упростило учет рабочего времени сотрудников.
Сотрудники могут начать отслеживать время автоматически, когда они включают свой компьютер или открывают приложение и нажимают кнопку «Пуск», чтобы начать запись времени. Приложение автоматически записывает их часы и представляет данные расписания в виде отчетов.
Однако не все приложения расписания одинаковы.
Некоторые инструменты могут напугать сотрудников, которым может казаться, что вы за ними следите.
У вас также есть инструменты учета рабочего времени, которые предлагают функции для управления проектами.Например, менеджер проекта может использовать программное обеспечение для отслеживания хода выполнения задачи и соответствующим образом обновлять план проекта.
Лучше выбрать приложение, которое будет простым в использовании и удобным для сотрудников, но при этом будет иметь все функции, необходимые работодателю.
Итак, какой инструмент для расписания вам выбрать?
Простой: Time Doctor .
Что такое Time Doctor?
Time Doctor — это мощный и удобный инструмент для управления расписанием и производительностью.Он используется крупными организациями, такими как Verizon и Ericsson, а также средними и малыми предприятиями, такими как Firehouse Subs, для повышения производительности по всем направлениям.
По сравнению с бумажным или электронным табелем учета рабочего времени Time Doctor является более совершенной системой, поскольку он точно и записывает время и предлагает несколько полезных функций повышения производительности.
Вот краткий обзор некоторых ключевых функций Time Doctor:
1. Гибкое отслеживание времени
Time Doctor предлагает автоматические и интерактивные режимы отслеживания времени для максимальной гибкости.
Вот как работает функция Time Doctor интерактивного времени отслеживания :
- Щелкните Start , чтобы запустить таймер.
- Приложение будет отслеживать ваши часы в режиме реального времени и показывать разбивку отслеживаемого времени на основе клиента, проекта и задачи .
- Вы можете нажать Остановить , чтобы остановить таймер, когда ваша задача будет завершена, или если вы хотите сделать перерыв.
Примечание: Существует также опция автоматического отслеживания времени , которая начнет отслеживать время в момент включения компьютера.
2. Подробные табели учета рабочего времени и отчеты о производительности
Time Doctor предлагает ряд отчетов , которые помогут вам записывать время и анализировать производительность, чего вы не можете сделать с традиционными табелями учета рабочего времени.
С Time Doctor вы получаете доступ к точным расписанию отчетам , таким как отчет Timeline. Временной отчет показывает, сколько времени сотрудники тратили на задачи и перерывы на ежедневной или еженедельной основе.
Time Doctor также предоставляет несколько других отчетов, например:
- Сводный отчет об активности: Показывает активные минуты, активные секунды, непродуктивное, ручное и мобильное время для каждого сотрудника за выбранный период.
- Отчет о посещаемости: Знайте, когда сотрудник присутствует, отсутствует, частично отсутствует или опаздывает, и информацию о посещаемости в режиме реального времени.
- Отслеживаемые часы Отчет : Просматривайте время, в течение которого сотрудники отслеживаются ежедневно, еженедельно или для любого выбранного диапазона дат.
- Отчет о проектах и задачах: Показывает время, затраченное сотрудниками на отдельные проекты и задачи.
- Интернет и Приложение Отчет об использовании: Просматривайте время, проведенное на различных веб-сайтах и в приложениях.
- Пользовательский отчет об экспорте: Настройте то, что вы хотите видеть в отчете, не загружая отдельные отчеты с нескольких страниц.
3. Упрощенное управление заработной платой
Для безбумажной системы расчета заработной платы вы можете включить функцию Payroll в Time Doctor.
Он позволяет производить платежи сотрудникам и фрилансерам напрямую, используя PayPal, Wise и другие популярные платежные шлюзы.
С функцией расчета заработной платы Time Doctor вы также можете:
- Выполнять платежи во всех валютах на основе расписаний сотрудников.
- Автоматизируйте табели учета рабочего времени и загружайте их для пакетных платежей для оплаты нескольких сотрудников.
- Настройте платежную ведомость для наемных сотрудников или членов команды с почасовой оплатой.
4. Интеграция для максимальной функциональности
Чтобы повысить продуктивность вашей команды и отслеживать время в других приложениях, которые вы уже используете, Time Doctor поддерживает более 50 интеграций .
Некоторые из доступных интеграций включают популярные приложения для управления проектами, такие как Asana, Trello, ClickUp и другие.
Заключение
Использование бумажных табелей учета рабочего времени или таких программ, как Excel и Google Sheets, может помочь вам отслеживать часы работы сотрудника. Это также может помочь в некоторой степени упростить бизнес-процессы, такие как расчет заработной платы.
Однако, если вы действительно хотите оптимизировать свои рабочие процессы и вывести управление производительностью на новый уровень, вам поможет онлайн-инструмент для расписания, такой как Time Doctor .
Time Doctor не только помогает вам легко отслеживать время, но этот инструмент отслеживания также дает вам точное представление о , как сотрудников проводят свое рабочее время, чтобы помочь в управлении производительностью.
Почему бы не подписаться на 14-дневную бесплатную пробную версию Time Doctor , чтобы упростить управление расписанием и производительностью?
Вайшали — контент-маркетолог в Time Doctor — платформе, широко используемой крупными брендами для отслеживания времени и производительности.
Получите больше подобных материалов
В вашем почтовом ящике
Подпишитесь на наш список рассылки и получайте интересные материалы об удаленной работе и продуктивности на свой почтовый ящик
мы уважаем вашу конфиденциальность и серьезно относимся к ее защите.
Зачем заполнять табели учета рабочего времени?
У каждого хорошего менеджера по продукту есть свои глаза на отчеты о прибылях и убытках, или «Прибыли и убытки». Эти электронные таблицы, которые устанавливают все прямые затраты и доходы от продуктов, показывают в конце прибыли или убытки — «Валовая прибыль» — продукта, линейки продуктов или услуг, предоставляемых компанией.Этот предварительный результат также известен как «маржа вклада» и является первым показателем успеха или неудачи этих продуктов.
Однако в таблицах есть линия затрат, которая вызывает серьезные разногласия среди менеджеров, особенно в сфере услуг, где сотрудники делят свое время на обслуживание различных клиентов, проектов или продуктов. Это строка, которая пропорционально расходует заработную плату за непосредственный труд , потраченный на время, затраченное на выполнение задач.
Сложность получения точных значений всегда приводит к умозаключениям, зачастую невысоким. Однако это может привести к неправильным решениям, поскольку может повлиять на результат. Некоторые компании вводят вручную электронные таблицы, называемые «табелями учета рабочего времени». Персонал в конце рабочего дня или рабочей недели должен указать количество часов, отработанных над некоторыми проектами, продуктами или клиентами. В некоторых случаях компании используют программное обеспечение, которое позволяет включать эти часы в электронные формы, но большая проблема заключается в том, чтобы побудить людей правильно заполнять эти данные на долгосрочной основе.Для этого есть достаточно творческие стимулы, как раздача призов. (Посмотрите, что делает это агентство, когда все сотрудники правильно заполняют «табели учета рабочего времени»: блог Taxi Post)
Начиная с разработки ранних версий Runrun.it, мы имели в виду эту проблему: Как автоматизировать данные из табелей учета рабочего времени? Нашей целью было дать меньше работы людям, использующим системы управления задачами. В итоге мы получили решение, которое учитывает время работы человека, ответственного за разработку задачи.Разработчик должен просто щелкнуть задачу, когда она начнет разработку, Runrun.it рассчитывает время, затраченное всей командой, разделенное на проекты и клиентов. Этот метод имеет точность, намного превосходящую ручные методы, потому что он просто устраняет эту проблему жизни сотрудников.
Будь то для более точного расчета маржи продуктов и услуг, для определения соответствующих цен или даже для демонстрации правильной оценки платежных ведомостей, использование Runrun.it может помочь вашей компании преодолеть проблемы, указанные в «расписаниях».
Как заполнять табель рабочего времени (классифицированные сотрудники)
Классифицированные сотрудникиКак заполнять табель рабочего времени
Табели учета рабочего времени — это документы, в которых указывается количество отработанных / отсутствующих часов. Здесь, в школьном округе La Center, вы будете записывать часы, которые вы проработали / отсутствовали на своей должности, в своем расписании в Документах Google. Если вы также замещаете Округ, вы подпишете «Регистрационную карточку заместителя Aesop» или «Отчет об отсутствии в службе общественного питания», чтобы записать свое рабочее время на замену.Ниже приведена некоторая полезная информация о различных столбцах, которые вы можете видеть в своем расписании, и о том, какие часы работы / отсутствия вы могли бы там записать.
Worked Hours
Reg Hrs Worked column — Введите ваши обычные часы работы для вашей наемной должности.
Столбец Extra Hrs Worked — Укажите дополнительные часы, отработанные на вашей наемной должности.
OT Hrs Worked column — Введите дополнительные часы, отработанные сверх 8 часов в день для вашей наемной должности.
Holiday Hrs Paid — Введите часы, в которые вы работаете по найму.
Absent Hours
Sick Hrs Absent — Введите часы, когда вы отсутствовали по медицинским причинам.
Personal Leave Hrs Absent — Укажите часы, когда вы отсутствовали по личным причинам.
Other Leave Hrs Absent — Укажите часы, когда вы отсутствовали из-за тяжелой утраты, работы присяжных и т.д.
Неоплачиваемый отпуск — укажите часы, в течение которых вы отсутствовали, потому что вы замещали другую должность и не работали по найму.Также укажите часы неоплачиваемого отпуска для времени, когда вам нужно было не работать без оплаты.
Примечания
Примечания к табелям учета рабочего времени очень важны, чтобы помочь отделу расчета заработной платы следить за точностью табелей учета рабочего времени при сравнении записей табеля учета рабочего времени с записями об отсутствии в системе Aesop и записями об отсутствии в службе общественного питания.
Внесите заметки о любых сверхурочных / сверхурочных часах с указанием причин, по которым вы работали сверхурочно.
Сделайте отметку о любом взятом неоплачиваемом отпуске с краткой причиной, по которой вы взяли неоплачиваемый отпуск.