Порядок заполнения табеля учета рабочего времени: Табель учета рабочего времени 2021 — образец заполнения

В зависимости от принятой на предприятии системы кадрового учета, табель может формироваться либо один на всех работников организации, либо в каждом подразделении вестись отдельно.

Табель – документ регулярный, то есть каждый месяц нужно составлять новый экземпляр, поэтому порядковый номер табеля будет равнозначен порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Период составления табеля охватывает все дни месяца.

Заполнять табель можно как в электронном, так и в письменном виде. Однако после внесения всей необходимой информации его все равно придется распечатать для подписей ответственных лиц.

Форма Т-13. Особенности формы

Начнём с формы Т-13, которая используется для ведения табеля учёта рабочего времени сейчас куда чаще.

Унифицированная форма Т-13 или электронный табель учета рабочего времени хорошо знакома работникам отдела кадров. Это не единственный, но, определенно, самый стандартный способ учитывать проработанные часы. Если вы ведете учет вручную, следует использовать форму Т-12.

Табель учета рабочего времени — привычный инструмент для отслеживания посещаемости сотрудников. Форма Т-13 позволяет фиксировать в деталях причины неявки на работу, включая отпуски студентов на время сессии, повышение квалификации и несколько типов отпуска по нетрудоспособности. Срок, за который заполняется документ, может быть менее 31 дня.

Заполненная Т-13 является основанием для начисления зарплаты.

Формат заполнения табеля рабочего времени в Т-13

В отличие от произвольных таблиц схожего содержания, Т-13 содержит данные о предприятии, включая форму собственности и ОКПО. Номер документа проставляется в соответствии с внутренними требованиями к ведению табелей.

В верхней части также указано название отдела.

Порядок сотрудников определяется решением ответственного лица. Чаще всего встречается сортировка по алфавиту, как в нашем примере, но возможен вариант расстановки по табельному номеру (графа 3).

В графе 4 ставим отметки по дням:

Я — (явка) рабочий день,
В — выходной,
ОТ — отпуск,
РП — явка в выходной день (отработка),
К — командировка,
ПК

Под отметкой Я ставим количество отработанных в этот день часов. В графе 5 суммируем количество Я в строке и количество часов. Получаем 4 значения для 2 половин месяца. В графе 6 суммируем значения и получаем итоговую цифру по работе за месяц.

Количество часов для В, ОТ, К, Б и других случаев в четвертой графе не указывается. Для этого существуют столбцы 10-13.

Учет больничных, отпусков или неявки по другим причинам

Коды обозначений могут быть другими (например, числовыми). Законодательно конкретный формат заполнения не предписан.

Обозначение Х показывает, что мы не учитываем этот день: для удобства месяц разбит на две строки с неравными значениями. Для месяцев, в которых 30 дней (к примеру, ноябрь, колонка будет выглядеть так (для удобства “несуществующее” 31-е число выделено красным):

Т-13 для ноября

По аналогии заполняется Т-13 для посещений в феврале.

В графах 7-9 указывается код оплаты, количество дней и тип начислений. В нашем примере используются коды:

• 2000 — обычный рабочий день,
• 2300 — больничный (пособие по нетрудоспособности),
• 2012 — отпуск.

Альтернативное решение

Некоторые предприятия утверждают слегка упрощенный вариант табеля без детализации причины пропусков. В графе 4 указываются только 2 кода:

• Я — рабочий день,
• Н — неотработанный день.

Этот способ может быть неудобен тем, что не фиксирует больничные.

Частные случаи

1. Как заполнять Т-13 для сотрудников, участвующих в конференциях и других учебных мероприятиях?

Зависит от позиции предприятия. Эти дни могут быть засчитаны как рабочие (Я), а могут — как повышение квалификации (ПК). Ставка оплаты также может различаться.

2. Может ли код Я иметь значение более 8 часов?

Да. Может, если есть специальное распоряжение о продленном рабочем дне. Сверхурочные часы можно помечать обозначением С.

3. В чем различие табелей Т-12 и Т-13?

Первый — форма для ведения посещаемости, заполняемая вручную. Вторая — электронным способом. Многие бухгалтерии сегодня перешли на Т-13, поскольку ее можно автоматически собрать с помощью специальной программы.

Форма Т-12

В первую очередь, как и в любом другом документе кадрового учета, в табель сначала нужно внести реквизиты организации: ее полное наименование с указанием кода ОКПО (нужно взять из регистрирующих документов), организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также структурного подразделения (отдела), по которому ведется данный табель (если это необходимо).

Затем нужно вписать в соответствующую графу номер документа по внутреннему документообороту, а также указать отчетный период, который учитывает данный табель.

Цифровые и буквенные коды в табеле учёта рабочего времени

Эта часть табеля включает в себя используемые для заполнения необходимых сведений по работникам буквенные и числовые шифры, а также их расшифровку. Их необходимо вписывать в основной части табеля для того, чтобы коротко и понятно отражать количество фактически проведенного тем или иным сотрудников времени на рабочем месте, а также причины его неявки на работу.

Учёт рабочего времени в Т-12

Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).

Для каждого сотрудника в табеле отведено две строки – в них вписываются зашифрованные сведения о присутствии или отсутствии на рабочем месте в каждый календарный день месяца. Кроме этого, тут же необходимо указывать причину неявки на рабочее место, если таковая была установлена.

В верхней строке напротив ФИО сотрудника указывается причина, а в нижней – количество реально отработанных часов, причем, если сотрудник на рабочем месте не появлялся, нижнюю ячейку можно оставлять пустой.

Следующий этап – подсчитывание общего количества реально отработанных часов и дней за двухнедельные периоды, а в конце таблицы – результат подсчетов за месяц.

При этом следует внимательно отслеживать, чтобы полное количество календарных дней в месяце совпадало с указанной по каждому работнику суммой рабочих, выходных и праздничных дней.

Следует сказать, что иногда ответственные за заполнение табеля лица, вносят в него только те сведения, которые касаются дней, когда сотрудник отсутствовал на рабочем месте. Однако, такой вариант может повлечь кадровые и бухгалтерские ошибки, поэтому пользоваться им не целесообразно.

Дата и подписи ответственных лиц

После того, как табель учета рабочего времени заполнен, сотрудник, ответственный за него, должен указать свою должность, а также проставить в соответствующих ячейках подпись с обязательно расшифровкой. Утвердить табель должен и руководитель структурного подразделения или директор предприятия – тоже с указанием должности и подписью с расшифровкой.

Ведение табеля учета рабочего времени

    Каждый руководитель обязан вести учет рабочего времени, который оформляется в виде табеля. Обычно ответственным лицом за табель рабочего времени назначают сотрудника отдела кадров согласно приказа №01-06/166 от 15.03.2013 г. «О порядке ведения табеля учета рабочего времени».

   В этом документе нужно указывать по факту отработанное каждым сотрудником время. Для ведения документа применяются специальные формы (№Т-12 и №Т-13). Обработка данных проводится в автоматическом режиме.

Для работы в модуле необходимо в личном кабинете перейти на вкладку «Мой кабинет» и выбрать иконку «Документооборот».

В открывшемся окне выбрать папку «Табель». После выбора данной папки у пользователя откроется экран, содержащий следующий набор иконок:

• Заполнение табеля УРВ – функционал предоставляющий возможность создания и заполнения табеля УРВ по структурным подразделениям доступным пользователю;
• Печать табеля УРВ – получение печатной формы табеля УРВ.

Далее по инструкции.

Для чего нужен табель учета рабочего времени?

На основании табеля учета рабочего времени  в организации начисляется заработная плата. Основные задачи табеля: контроль над соблюдением установленных правил и графика; контроль над эффективностью использования рабочего времени; сведения об отработанном каждым сотрудником времени; начисление заработной платы в соответствии с предоставленными данными.

Как заполнять документ?

Графы заполняются на протяжении всего месяца, затем, по завершению этого периода в документе подводятся итоги по тому количеству часов, которое было фактически отработано каждым сотрудником. Следует отмечать также результаты промежуточные, время работы и в первой и во второй половинах учетного месяца.

Все выходы или невыходы сотрудника к своему месту работы, должны фиксироваться методом сплошной регистрации. Такая фиксация подразумевает, что против каждого числа месяца, в бланке документа, должны быть заполнены соответствующие графы, в которых посредством определенного символа (кода), буквенного или цифрового, отражаются – все действия работника в отношении его рабочего времени.Четвертая и шестая графы бланка формата Т-12 имеют две строки. В верхней строке фиксируется буквенное обозначение видов затрат времени по каждому дню месяца (явка, командировка, больничный, отпуск). В графу расположенную ниже, вносится количество часов по ним. К примеру, вышедший на работу 15 мая сотрудник и полностью отработал положенное время (день), то в майском документе в ячейке с числом 15 напротив фамилии работника проставляется буквенное обозначение «Я» и 8 рабочих часов.

Если же работник в этот день находился в командировке в другом городе, то необходимо проставить  код «К». В нижнюю строку вы должны отметку «ноль», потому как в тот день сотрудник трудился в другой организации. Дни выходные и праздничные также обозначаются соответствующими символами. В верхнюю строку формы ставится буквенный код «В», а в нижнюю – цифра «0».

Стоит помнить: все проставленные коды должны иметь документальное подтверждение. К примеру, свое отсутствие по причине болезни, сотрудник должен подтвердить наличием листка временной нетрудоспособности. Если же для проставления соответствующего кода вы не располагаете подтверждающими причину отсутствия работника документом, то ставите отметку («НН») неявка по невыясненным причинам.

Табель учета рабочего времени составляется в одном экземпляре, два раза в месяц: за первую половину календарного месяца и отдельно итоговый табель за весь календарный месяц, подписывается табельщиком, руководителем структурного подразделения и работником кадровой службы, ответственным за ведение кадровой документации по указанному структурному подразделению.

Заполненный и подписанный табель учета рабочего времени передается табельщиком в бухгалтерию для расчета оплаты труда:

— за первую половину месяца — не позднее 12 числа текущего месяца;

— за весь календарный месяц — не позднее 25 числа текущего месяца.

Какие кодовые символы используются в табеле учета. При заполнении ведомости, фиксирующей отработанное время, используются определенные символы (буквы или цифры). Эти символы указаны на титульной странице формы №Т-12.

Самые распространенные обозначения:

Я – дневные часы;

НН – отсутствие на рабочее место по невыясненным причинам;

В – выходные и праздничные дни;

Н – ночные часы;

РВ – работа в праздничные и выходные дни;

С – сверхурочные часы;

Б – дни временной нетрудоспособности;

К – командировочные дни;

ОТ – ежегодный основной оплаченный отпуск;

ОЗ – неоплачиваемый отпуск;

У – отпуск на период обучения.

Табель учета рабочего времени форма Т-13

Табель учета рабочего времени – служит основанием для расчета зарплаты сотрудникам. Данный документ содержит сведения о наличии сотрудников на своих рабочих местах или же об их отсутствии с указанием причины. Для заполнения можно воспользоваться унифицированной формой Т-13 или же формой Т-12. В рамках этой статьи мы подробно рассмотрим особенности заполнения табеля формы Т-13, приведем образец заполнения табеля учета рабочего времени на примере формы Т-13. Кроме того, вы можете скачать бланки обеих форм ниже.

Табель учета рабочего времени представляет собой таблицу, в которой для каждого сотрудника предприятия учитывается явки и неявки на работу. Выводится общее количество отработанных дней и часов за месяц. Помимо этого, указываются кодовые обозначения причин неявок на работу.

Табель учета рабочего времени форма Т-13 – образец заполнения

Прежде всего, стоит отметить, что заполнение бланка может выполняться двумя способами:

• отмечаются все явки, неявки на работу ежедневно;
• отмечаются только невыходы на работу, опоздания и прочие отклонения от нормального рабочего дня.

В нашем образце табеля использован первый метод учета рабочего времени.

Прежде всего, нужно внести данные о выходах сотрудников на работу в течение месяца в табель учета рабочего времени. Бланк Т-13 для этого имеет таблицу, в которой для каждого сотрудника заполняется отдельная строка.

В графе 2 и 3 ставится ФИО,  должность работника, его табельный номер.

В графе 4 отмечаются явки и неявки на работу. Для каждого календарного дня месяца – отдельная клетка, сверху указывается кодовое обозначение, ниже количество часов отработанных за этот день. Возможен вариант, когда нижняя клетка не заполняется, при этом учет рабочего времени ведется в днях.

Кодовые обозначения можно найти на титульном листе табеля форма Т-12.

В представленном ниже образце заполнения формы Т-13 для учета рабочего времени были использованы следующие буквенные коды:

• Я – день отработан полностью;
• В – выходной день;
• К – нахождение работника в командировке;
• Б – на больничном;
• ОТ – в отпуске.

По окончании месяца следует посчитать количество отработанных дней и часов в первой и второй половине месяца, для этого табель имеет графы 5, 6. В пятой – в верхней клетке отражается количество отработанных дней за первую и вторую половину месяца, в нижней клетке – количество отработанных часов за каждую половину месяца. В шестой – указывается количество отработанных дней (верхняя клетка) и часов (нижняя клетка) за весь месяц. На рисунке ниже показан пример заполнения 1-6 колонку табеля учета рабочего времени.

Пример заполнения 1-6 колонку табеля учета рабочего времени (форма Т-13)

Графы 7-9 бланка Т-13 содержат сведения, которые пригодятся для расчета заработной платы.

Для каждого вида оплаты труда существует отдельное кодовое обозначение, например:

• 2000 – это кодовое обозначения оплаты труда и командировочных;
• 2012 – код табеля учета рабочего времени  для оплаты отпускных;
• 2300 – код при оплате больничного листа и пр.

Наш пример заполнения табеля учета использования рабочего времени содержит указанные выше три кода.

Если для всех работников использован только один вид оплаты труда, то следует заполнить следующие данные:

• код вида оплаты – вверху граф 7-9, единый для всех работников;
• корреспондирующий счет – счет, на который относятся затраты по данному виду оплаты труда;
• 7, 8 графы остаются пустыми;
• 9 – количество отработанных за месяц дней (часов) для каждого работника.

Если же используются несколько видов оплаты труда, то заполнять нужно все три графы: 7, 8, 9.

В седьмой ставится код оплаты труда, в восьмой – счет для отнесения затрат по данному виду оплаты, в девятой – количество дней или часов, соответствующих данному виду оплаты. Эти данные заполняются для каждого работника, указанного в табеле рабочего времени.

Остальные графы таблицы содержат сведения о причинах неявок, опозданий работников.

Здесь также имеются свои кодовые обозначения причин неявок, например:

• К – командировка;
• Б – больничный;
• ОТ – отпуск и пр.

Рядом с указанием кода причины ставится количество часов или дней  отсутствия работника по этой причине. Заполнение табеля учета рабочего времени обычно возлагается на руководителей отделов или подразделений либо же на работников кадровой службы.

Заполнение табеля учета рабочего времени по форме Т-13 (колонки 7-13)

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓

Скачать табель учета рабочего времени (форма Т-13). Образец и бланк в Excel

Ниже можно скачать бланк табеля учета рабочего времени на одном листе, а также в качестве примера ниже можно посмотреть заполненный образец документа.

Видео-урок “Табель учета рабочего времени. Форма Т-13”

В данном видео-уроке показан подробный пример заполнения табеля учета рабочего времени по форме Т-13.

Табель учетарабочего времени и расчета оплаты труда(форма N Т-12) 

Табель учета рабочего времени

Составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передаются в бухгалтерию.

Отметки в Табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр. ).

Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работника в табеле отведено:

Затраты рабочего времени учитываются в Табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т. п.). При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.), в Табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.

при записи учетных данных для начисления заработной платы только по одному виду оплаты и корреспондирующему счету, общим для всех работников, включенных в Табель, заполняются реквизиты «код вида оплаты», «корреспондирующий счет» над таблицей с графами с 7 — 9 и графа 9 без заполнения граф 7 и 8;

при записи учетных данных для начисления заработной платы по нескольким (от двух до четырех) видам оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы 7 — 9. Дополнительный блок с идентичными номерами граф предусмотрен для заполнения данных по видам оплаты, если их количество превышает четыре.

Открыть полный текст документа

Форма табеля учета рабочего времени 2020 и 2021

Унифицированные формы табеля учета

Трудовым кодексом РФ (статья 91) установлена обязанность работодателя вести учет отработанного сотрудниками времени. Для этого предусмотрены унифицированные формы табеля учета рабочего времени, утвержденные постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Обязательным использование этих форм не является, поэтому работодатель вправе разработать собственную. Форма № Т-13 используется наиболее часто, так как применяется при автоматизированной обработке учетных данных.

Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н утверждена форма ОКУД 0504421 для использования органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями. Этим же приказом определено, как вести табель учета рабочего времени по специальной форме.

Независимо от того, какая форма используется, суть, что такое табель, и цели его ведения одинаковые. С его помощью наниматель фиксирует количество отработанных и пропущенных сотрудником рабочих часов.

Табель учета по форме Т-12

Табель учета по форме Т-13

Табель учета по форме ОКУД 0504421

Разработана специальная форма табеля учета рабочего времени для бюджетных учреждений — ОКУД 0504421.

Как фиксировать отработанное время в табеле

При любой продолжительности трудового дня, независимо от установленных режимов, учет рабочего времени сотрудников в таблице excel (ином формате) отражается двумя способами:

• методом сплошной регистрации явок и неявок на работу;
• путем регистрации только отклонений (неявок, сверхурочных часов и т. п.).

Если продолжительность трудового дня (смены) является неизменной, разрешается регистрировать только отклонения, поскольку условиями трудового договора или правилами внутреннего трудового распорядка определено количество рабочих часов на каждый трудовой день.

Если количество отработанных часов в различные дни (смены) разное, например, при суммированном учете отработанного времени, то при заполнении табеля учета рабочего времени следует применять метод сплошной регистрации. Это позволит после окончания учетного периода выявить возможные сверхурочные часы и скорректировать дальнейшее привлечение работника к работе в пределах установленной для этой категории нормы продолжительности отработанного времени.

Отметки в табеле учета рабочего времени о причинах неявок на работу, труд в режиме неполного дня или за пределами его нормальной продолжительности по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.).

Правила заполнения табеля учета рабочего времени

Общие требования и правила, как заполнять табель учета рабочего времени, содержатся в указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Используются специальные обозначения. При отражении количества отработанного времени напротив фамилии работника проставляется буквенный (Я) или цифровой (01) код, а в нижних строках указывается продолжительность работы. Если работа по графику выпадает на ночное время, то дополните форму графами для указания необходимых реквизитов.

Если работник направляется в командировку, то время нахождения его в командировке отмечается проставлением буквенного (К) или цифрового (06) кода, а в нижних строках указывается продолжительность работы. Если, находясь в командировке, работник работал и в выходные дни, то в такие дни проставляется буквенный (РВ) или цифровой (03) код, а в нижних строках указывается продолжительность труда.

Собрали в таблице обозначения в табеле учета рабочего времени в форме 0504421 в 2021 году.

Предлагаем посмотреть образец заполнения табеля учета рабочего времени по форме № Т-13 в 2021 году.

Для государственных организаций актуален образец заполнения формы ОКУД 0504421.

Кто заполняет табель учета рабочего времени

В зависимости от размера компании и количества сотрудников в ней ведение табеля учета рабочего времени работников поручают одному или нескольким сотрудникам, уполномоченным на это. Если ТУРВ по каждому подразделению организации ведется отдельно, то целесообразно при назначении ответственного лица издать приказ, в котором указать должность, фамилию, имя, отчество работника, ответственного за составление документа по каждому структурному подразделению, и лица, замещающего его во время отсутствия.

Покажем образец приказа о назначении ответственного за заполнение табеля.

Выходные и праздничные дни в табеле

Они отражаются в соответствии с производственным календарем, где учитываются все установленные праздничные дни и их переносы в соответствии с постановлениями правительства. Выходные дни для разных категорий сотрудников варьируются в зависимости от установленного для них рабочего графика. Коды учета выходных дней в документе используют разные. Это зависит от того, как организация оплачивает эти дни, и на каком основании они предоставляются.

Выходной день в соответствии с графиком сотрудника обозначается буквенным (В) или цифровым (26) кодом. Он не влияет на установленную оплату труда.

Если по инициативе компании сотрудники получают дополнительный выходной, а компания уменьшает на них норму работы в месяц, то работники получают полный оклад, а эти дни не оплачиваются компанией. Для таких дней в табеле предусмотрен буквенный (В) или цифровой (26) код.

Другой случай установления компанией дополнительного выходного — сотрудники уходят на выходной, а компания оплачивает эти дни по среднему. Выходит, что за отработанные дни работники получают зарплату, а за дополнительно оплачиваемые выходные — средний оклад. Для такого случая предусмотрен буквенный (ОВ) или цифровой (27) код.

Срок хранения табеля учета рабочего времени

Это документ по личному составу, касающийся организации труда, для которого ст. 22.1 Закона об архивном деле установлен специальный срок хранения, а именно:

• пять лет со дня окончания года, в котором он составлен, если в табеле учитывалось отработанное только тех работников, которые трудятся в нормальных условиях труда;
• 50 лет со дня составления ТУРВ, если в нем учитывался труд сотрудников, занятых на вредных или опасных работах.

Учет и налоги

Исходя из указанных в табеле данных, бухгалтерия рассчитывает заработную плату и различные пособия. Эти же данные влияют на уплату налогов. Обратим внимание на основные риски.

При прохождении налоговых проверок, в том числе по налогу на прибыль, компания должна предоставить достоверные данные о количестве отработанных дней и часов каждого сотрудника, чтобы подтвердилась правильность начислений. Если обнаружат нарушения, то сумму налога на прибыль, указанную в отчетах, признают неверной, что повлечет за собой наложение штрафных санкций.

Удерживая НДФЛ с заработка работника, организация, как налоговый агент, должна выяснить, является ли этот человек налоговым резидентом РФ, чтобы использовать при расчете верную налоговую ставку. Табель сможет подтвердить фактическое нахождение сотрудника на территории страны. Особенно должны учитывать эту особенность те работодатели, которые отправляют сотрудников в командировки в Белоруссию или Казахстан, потому что при пересечении этих границ в паспорте гражданина не делают никаких отметок. При возникновении спорной ситуации компания сможет доказать, что применила верную ставку, удержала и начислила НДФЛ в полном размере.

Правила заполнения табеля учета рабочего времени — 2021

Когда поднимается вопрос об использовании форм бланка табеля, проходящих под номерами Т-12 и Т-13

Ст. 91 Трудового кодекса РФ обязывает всех без исключения работодателей вести учет времени, фактически отработанного сотрудниками.

Кроме того, нормы ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ требуют от организаций документального оформления всех фактов своей хозяйственной жизни, к которым относится и выход/невыход сотрудника на работу.

Совокупность вышеуказанных нормативных актов делает необходимым оформление табелей учета рабочего времени всеми предприятиями и индивидуальными предпринимателями, имеющими наемных работников. Именно табель является тем учетным документом, где содержатся данные об отработанном и не отработанном работниками времени.

До вступления с 01.01.2013 в силу отдельных норм закона «О бухучете» в компаниях обязательными для ведения табеля учета рабочего времени считались формы, получившие название унифицированных и наравне с другими документами первичного учета включенные в постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1. В нем есть 2 формы табеля: Т-12 (для проставления обозначений от руки) и Т-13 (для автоматизированного заполнения).

В настоящее время организации вправе разработать собственные формы табеля и использовать их. Но большинство предприятий продолжают применять формы табеля, предложенные законодателем. А если они не полностью отвечают нуждам делопроизводства, в бланк вносятся небольшие корректировки путем добавления или вычеркивания отдельных граф или реквизитов.

Если скачать простой образец табеля, как правильно его заполнять

Если в организации было принято решение использовать унифицированную форму, то с простым бланком табеля учета рабочего времени можно ознакомиться в указанном выше постановлении Госкомстата.

Для вашего удобства в начале нашей статьи мы разместили доступный для скачивания бланк табеля Т-12. Там же можно скачать бланк, обязательный к применению бюджетными учреждениями.

К сожалению, образца заполнения табеля учета рабочего времени в постановлении Госкомстата нет, но есть правила его заполнения, актуальные для 2021 года (приведены в последнем разделе документа).

Сам же табель учета рабочего времени выглядит как таблица, в которой напротив каждой фамилии сотрудника делаются отметки на протяжении 31 дня. Каждый день помечается определенным кодом, отображающим явку/неявку сотрудника и причины этого, причем все причины должны иметь документальное подтверждение.

В графе, расположенной под кодом, предусмотрено место для указания продолжительности выхода/невыхода на работу (можно указывать часы или минуты).

Подпишитесь на рассылку

Если же говорить о методике заполнения, то работодатель может выбрать, как заполнить табель учета рабочего времени:

• либо методом, по которому регистрации подлежат все действия и для каждого дня проставляются свои обозначения;
• либо методом, когда отображению подлежат лишь отклонения от нормального рабочего режима и в табеле отмечаются только те дни, когда сотрудник не работал, хотя и должен был, или работал с определенными особенностями.

В конце графы есть место для итогового учета за месяц отработанных и выходных дней, а также дней, требующих отдельного подхода при расчете зарплаты, например командировок или больничных.

В форме Т-12 табеля перечисляются обозначения, которые допустимы при заполнении (многие бухгалтеры и кадровые служащие пользуются ими даже без подсказок), — эти же обозначения проставляются и в форме Т-13. Унифицированные коды, применяемые для обозначения рабочего/нерабочего времени, приведены на картинке ниже.

В наших статьях вы можете ознакомиться с правилами применения кодов в табеле. Например:

При этом в компаниях могут быть внедрены и свои обозначения, если сотрудникам, отвечающим за ведение табеля и интерпретацию информации из него, так будет удобнее.

Отличительной чертой формы Т-12 является возможность рассчитать заработную плату прямо в табеле, для чего предназначается раздел 2 (страницы 3–4). Если в компании учет рабочего времени ведется отдельно от расчета оплаты труда, раздел 2 формы Т-12 можно не заполнять.

На какой срок рассчитаны формы Т-12 и Т-13 табеля учета рабочего времени — на год или на месяц

В обеих формах табеля предусмотрено место только для проставления обозначений на протяжении 31 дня. Следовательно, табель учета рабочего времени может вестись только на протяжении месяца. Каждый месяц табель закрывается, подписывается уполномоченным лицом и сдается в бухгалтерию. Таким образом, за год в бухгалтерии накапливается 12 бланков табеля, которые учитываются при расчете начислений.

***

Каких-либо нововведений на законодательном уровне в правилах, по которым происходит заполнение табеля, в 2021 году не произошло. Если же подобные изменения произошли в рамках какой-либо конкретной организации (например, была скорректирована форма табеля или добавлена новая графа), то об этом в обязательном порядке должен уведомляться сотрудник, ответственный за ведение и заполнение табеля.

***

Еще больше материалов по теме — в рубрике «График и учет рабочего времени».

Табель учета рабочего времени — бланки и их заполнение

Чтобы корректно начислять вознаграждение, организации учитывают фактический период выполнения производственных задач. Правила заполнения табеля учета желательно знать каждому сотруднику (и тому, кто ведет учет, и самому работнику, чтобы иметь возможность проверить корректность определения размера заработной платы). Нюансы заполнения и бланки для распечатки — ниже в статье.

Нужно ли вести учетный документ

Такую обязанность предусматривает статья 91 ТК РФ, а Госкомстат разработал специальные формы учета — Т-12 и Т-13 (ОКУД 0301007 и 0301008 соответственно) для ООО и ИП. Табель помогает руководству и специалистам бухгалтерии и отдела персонала компании решать следующие задачи:

• контролировать время выполнения производственных обязанностей;
• учитывать количество неявок, опозданий и нарушений трудовой дисциплины;
• оперативно рассчитывать размер вознаграждения и составлять различные виды отчетности на основании зафиксированной информации.

Табель предоставляет возможность бухгалтеру по заработной плате ответить на вопросы и обосновать размер вознаграждения работника в случае возникновения конфликтной ситуации.

Специалисты кадрового отдела могут использовать данные табеля для определения количества неявок и обоснования дисциплинарных взысканий.

При увольнении сотрудника ему предоставляют выписку из табеля, где отражены нарушения графика нахождения на рабочем месте. Выдача ее регламентирована 62 статьей ТК РФ и возможна только при наличии письменного запроса самого увольняемого. Выписка либо копия табеля выдается в течение трех дней после подачи заявления.

Предприятие или ИП может применять у себя документ собственной разработки.

Скачать табель учета рабочего времени.

Порядок ведения

Методическими рекомендациями предусмотрено, что документ обязан вести специальный сотрудник, а подписывает его в конце периода руководитель подразделения, где осуществляется учет времени нахождения персонала на своих местах, и специалист отдела кадров. Правильно оформленный табель передается бухгалтеру, ответственному за начисление зарплаты персоналу.

Бланк табеля учета рабочего времени

Законодательством не определена специальная должность сотрудника, осуществляющего оформление документа. Этим может заниматься любой работник организации. Однако необходимо закрепить у него данную обязанность приказом либо отразить в трудовом соглашении. В противном случае требование ведения табеля будет неправомерно.

В крупных компаниях ответственный за учет времени нахождения работников на своих местах назначается в каждом структурном подразделении. Он готовит документ, а затем передает его для согласования руководителю. После утверждения он попадает к сотруднику отдела персонала. Тот, в свою очередь, заполняет необходимые для себя статистические данные, проверяет правильность оформления и отдает документ в бухгалтерию.

В небольших организациях данная процедура значительно проще: табель ведет секретарь или кадровик, который утверждает его у руководителя и сразу передает главбуху.

Как правильно заполнять

На практике существует два способа оформления документа:

• сплошной — отмечают все поля;
• отражение отклонений — в табеле прописывают только прогулы, неявки, болезни, отпуск и так далее.

Наиболее популярным является первый метод. При его использовании инструкция по ведению табеля учета рабочего времени будет выглядеть так:

1. Вписываем в соответствующие поля наименование предприятия и его подразделения, где осуществляется учет.
2. Указываем код ОКПО в соответствии с письмом, полученным из Росстата при регистрации компании.
3. Пишем дату и номер формирования документа. Логично указать последний день расчетного месяца, а номер присваивается каждый месяц.
4. Заполняем сведения о сотруднике. Обязательными реквизитами является ФИО, должность, номер (назначается при трудоустройстве и сохраняется на протяжении всего периода выполнения обязанностей в компании), специальные обозначения, отражающие его статус в определенный день.
5. Суммарное количество отработанного времени за расчетный период (для аванса — 2 недели, для полной заработной платы — месяц).
6. Отражаем сведения, которые требуются для определения вознаграждения: код дохода, счет учета издержек, количество дней и часов фактического нахождения на работе.
7. Информация о причинах отсутствия.
8. Должность, ФИО и подпись ответственного.

Образец заполнения табеля учета рабочего времени форма Т-13

В документе используются следующие условные обозначения:

• Я — явка, когда работник находился на своем месте и выполнял должностные обязанности;
• В — выходной;
• К — командировка;
• ОТ — отпуск;
• Б — отсутствие по болезни;
• ПР — прогул без уважительной причины.

Также есть условные обозначения работы во время повышения квалификации, различных режимов труда (неполный или сокращенный день), видов отпусков и так далее.

Данный документ учета обеспечивает контроль трудового режима сотрудников. Он приходится кстати в спорах при увольнении, начислении зарплаты. Поэтому его ведут не только по причине установленной законодательством обязанности заполнять и хранить табель, но и для удобства работы предприятия.

Как заполнить табель учета рабочего времени за 7 простых шагов (Руководство на 2021 год)

Если вы хотите научить , как заполнять табель учета рабочего времени , вы находитесь в нужном месте.

Независимо от того, являетесь ли вы владельцем бизнеса, ищущим простой способ вести учет рабочего времени своей команды, или подрядчиком, которому необходимо отслеживать оплачиваемые вами часы для выставления счетов, табели учета рабочего времени являются ценным решением.

К сожалению, традиционные табели учета рабочего времени допускают много ошибок. Вам нужно знать, как правильно их заполнять, чтобы сэкономить время, оптимизировать процессы и повысить точность расчета заработной платы.

В этой статье мы рассмотрим, как заполнить табель учета рабочего времени за семь простых шагов. Мы также рассмотрим все, что вам нужно знать о расписаниях на основе бумаги и электронных таблиц, включая их три основных недостатка.

И в качестве бонуса мы также выделим лучший способ учета рабочего времени.

В этой статье содержится:

(Щелкните по ссылкам ниже, чтобы перейти в конкретный раздел)

Давайте приступим, ладно?

Как заполнить табель учета рабочего времени (пошаговое руководство)

Табель учета рабочего времени или табель учета рабочего времени — это таблица данных, которая содержит часы работы сотрудника за определенный период.Компании используют табели учета рабочего времени для записи количества часов, отработанных над задачами, проектами или работой конкретного клиента.

Это также помогает доказать соответствие Закону о справедливых трудовых стандартах (FLSA), который требует от всех сотрудников, не освобожденных от налогов, предоставлять свои табели учета рабочего времени.

Согласно FLSA, работодатель должен вести точный учет посещаемости для всей своей рабочей силы — за исключением освобожденных сотрудников, которые, как правило, получают зарплату.

Теперь есть два способа использования расписаний:

Наиболее распространенные электронные или бумажные табели рабочего времени — ежедневные, еженедельные, двухнедельные, ежемесячные и специфические для проекта расписания.Вот шаги, которые вы можете выполнить, чтобы заполнить любой из этих расписаний:

Шаг 1. Введите имя сотрудника

В поле имени в расписании добавьте полное имя человека , часы работы которого вы записываете. Обычно это человек, который заполняет табель рабочего времени.

Если у вас несколько сотрудников с одинаковым именем, их полные имена должны помочь избежать путаницы.

Шаг 2. Добавьте дату или диапазон дат

Затем вам нужно будет ввести дату.

В зависимости от того, когда они выплачивают заработную плату, большинство компаний требуют, чтобы сотрудники заполняли табели учета рабочего времени ежедневно, еженедельно или ежемесячно . Например, вы можете ввести дату начала соответствующей недели в недельном расписании.

Помните, что важно указывать правильную дату для расчета заработной платы, налогов и целей аудита. Неточные записи могут создать юридические проблемы для вашей компании.

Шаг 3. Заполните детали проекта и задачи

В расписании работодатели могут сгруппировать задачи по проекту , чтобы было легче увидеть, над чем работал сотрудник.Это также поможет вам предоставить клиентам доказательства оплачиваемых часов для выставления счетов.

Вам также может потребоваться заполнить список выполненных задач в рамках конкретного проекта в зависимости от ваших потребностей. Это полезно для фрилансеров или подрядчиков, счета которых вы рассчитываете для каждой задачи.

Шаг 4: Добавьте рабочие часы для каждого дня недели

В расписании будет столбец для каждого дня из недели . Вы можете указать количество отработанных часов относительно правильных дней.

Этот раздел расписания важен, потому что он позволяет вам выбрать любые еженедельные схемы. Например, если сотрудник опаздывает каждый понедельник или имеет тенденцию пропускать работу в пятницу.

Шаг 5: Подсчитайте общее количество часов

Затем вам нужно будет подсчитать свои общих часов и заполнить время в столбце общего количества.

Таким образом, вы можете увидеть общее количество отработанного времени каждый день. Работодатели могут использовать эту информацию для расчета сверхурочных часов и удвоения рабочего времени для расчета заработной платы.

Если вы используете таблицу Excel или аналогичную программу, вы можете использовать формулы для автоматического расчета столбцов и строк, чтобы получить общее количество отработанных часов.

Шаг 6: Добавьте примечания, если требуется

В большинстве табелей учета рабочего времени будет место для примечаний . Здесь вы можете ввести такие данные, как недельные или почасовые ставки, причины сверхурочных, задержек или отсутствий и т. Д.

Например, если вам пришлось не работать, чтобы присутствовать на дежурстве присяжных, вы можете указать это в разделе примечаний.

Шаг 7. Получите утверждение

После того, как вы заполните свой табель учета рабочего времени, вы должны отправить его своему руководителю, представителю отдела кадров или назначенному утверждающему лицу. Они должны проверить данные и расписаться, как требуется для утверждения расписания.

Если вы используете электронный табель, вы можете легко отправить его утверждающему по электронной почте или доставить распечатанные табели лично.

Ищете настраиваемый шаблон расписания ?

Ознакомьтесь с этими бесплатными шаблонами табелей учета рабочего времени в форматах Excel, Word или PDF , которые вы можете загрузить и использовать сегодня.

4 различных типа расписаний

Существует четыре распространенных типа расписаний, которые вы можете использовать сегодня:

1. Ежедневные расписания

С помощью этого расписания можно отслеживать, как сотрудники проводят свое время в день . Сотрудники могут записывать каждое действие почасово, что полезно для выплаты зарплаты почасовым сотрудникам.

2. Еженедельные расписания

Шаблон еженедельного расписания полезен для расчета часов и заработной платы для каждой рабочей недели.

Сотрудники могут добавлять, когда они начинают и заканчивают смену. Они также могут указать время отпуска или отпуска по болезни, прежде чем их начальник подсчитает их обычные часы, дополнительные часы, общие часы и оплату.

3. Двухнедельные табели учета рабочего времени

Если вы подсчитываете количество рабочих часов или период оплаты составляет каждые две недели, вам лучше всего подойдет расписание раз в две недели . Сотрудники заполняют свои часы и отправляют свои расписания каждые две недели.

4. Ежемесячные табели учета рабочего времени

Ежемесячные табели учета рабочего времени подходят для компаний, которые рассчитывают свое рабочее время и периоды оплаты каждый месяц.

3 Основные недостатки использования расписаний на основе бумаги и электронных таблиц

Хотя вы можете использовать бумажные табели учета рабочего времени и программы для работы с электронными таблицами, такие как Excel и Google Sheets, для записи рабочего времени сотрудников, эти традиционные системы имеют несколько недостатков.

Вот краткий обзор трех основных недостатков традиционных табелей учета рабочего времени:

1. Требуется много времени для управления

Управление табелями учета рабочего времени в традиционной системе учета рабочего времени может занять много времени.

Утомительно, чтобы вручную. каждый день указывал свое рабочее время, а затем подсчитывал общее количество часов, сверхурочные и т. Д.Вам также необходимо помнить, когда вы начинаете работу, делаете перерывы и время, когда уходите.

Кроме того, сбор расписаний всех ваших сотрудников и расчет данных потребует от работодателей еще больше времени и усилий.

2. Слишком много места для человеческой ошибки

Независимо от того, выберете ли вы традиционный бумажный или крупноформатный табель, при каждом вводе будет слишком много места для человеческой ошибки .

Сотрудники могут указать неправильные часы по ошибке или намеренно.Вы не сможете определить, указаны ли часы с точностью до секунды.

Существует также риск того, что сотрудники забудут указать свое рабочее время или совершат мошенничество с указанием времени, указав часы, которые они не отработали. А если у вас есть удаленные сотрудники, у вас нет возможности проверить, работают ли они, когда они говорят, что работают.

Вот почему несколько компаний переходят на безбумажные табели учета рабочего времени для большей точности и эффективности.

3. Сложно оценить продуктивность

Хотя традиционные табели учета рабочего времени помогают записывать часы, в течение которых сотрудник находился на работе, вы не можете быть уверены, как они это время потратили.

Например, вы не узнаете, просматривал ли сотрудник веб-сайты социальных сетей вместо того, чтобы выполнять свои задачи.

Традиционные табели учета рабочего времени не дают вам четкого представления о производительности сотрудников и не помогают оценить, улучшается ли она. Это может привести к неточным отзывам сотрудников.

Улучшенная система табелей учета рабочего времени: программное обеспечение онлайн-расписания

Онлайн Программное обеспечение расписания значительно упростило учет рабочего времени сотрудников.

Сотрудники могут начать отслеживать время автоматически, когда они включают свой компьютер или открывают приложение и нажимают кнопку «Пуск», чтобы начать запись времени. Приложение автоматически записывает часы и представляет данные расписания в виде отчетов.

Однако не все приложения расписания одинаковы.

Некоторые инструменты могут напугать сотрудников, которым может казаться, что вы за ними следите.

У вас также есть инструменты учета рабочего времени, которые предлагают функции для управления проектами.Например, менеджер проекта может использовать программное обеспечение для отслеживания хода выполнения задачи и соответствующим образом обновлять план проекта.

Лучше выбрать приложение, которое будет простым в использовании и удобным для сотрудников, но при этом будет иметь все функции, необходимые работодателю.

Итак, какой инструмент расписания вам выбрать?

Простой: Time Doctor .

Что такое Time Doctor?

Time Doctor — это мощный и удобный инструмент для управления расписанием и производительностью.Он используется крупными организациями, такими как Verizon и Ericsson, а также средними и малыми предприятиями, такими как Firehouse Subs, для повышения производительности по всем направлениям.

По сравнению с бумажным или электронным табелем учета рабочего времени Time Doctor является более совершенной системой, поскольку он точно записывает время и предлагает несколько полезных функций повышения производительности.

Вот краткий обзор некоторых ключевых функций Time Doctor:

1. Гибкое отслеживание времени

Time Doctor предлагает автоматических и интерактивных режимов отслеживания времени для максимальной гибкости.

Вот как работает функция Time Doctor интерактивное время отслеживания :

• Щелкните Start , чтобы запустить таймер.
• Приложение будет отслеживать ваши часы в в реальном времени и покажет разбивку отслеживаемого времени на основе клиента, проекта и задачи .
• Вы можете нажать Stop , чтобы остановить таймер, когда ваша задача будет завершена, или если вы хотите сделать перерыв.

Примечание: Существует также опция автоматического отслеживания времени , которая начнет отслеживать время в момент включения компьютера.

2. Подробные табели учета рабочего времени и отчеты о производительности

Time Doctor предлагает ряд отчетов , которые помогут вам записывать время и анализировать производительность, чего вы не можете сделать с традиционными табелями учета рабочего времени.

С Time Doctor вы получаете доступ к точным расписанию отчетов , таким как Timeline Report. Отчет о временной шкале показывает, сколько времени сотрудники тратили на задачи и перерывы на ежедневной или еженедельной основе.

Time Doctor также предоставляет вам несколько других отчетов, например:

• Сводный отчет об активности: Показывает активные минуты, активные секунды, непродуктивное, ручное и мобильное время для каждого сотрудника за выбранный период.
• Отчет о посещаемости: Знайте, когда сотрудник присутствует, отсутствует, частично отсутствует или опаздывает, и информацию о посещаемости в режиме реального времени.
• Отслеживаемые часы Отчет : Узнайте, сколько времени сотрудники отслеживают ежедневно, еженедельно или для любого выбранного диапазона дат.
• Отчет о проектах и ​​задачах: Показывает время, затраченное сотрудниками на отдельные проекты и задачи.
• Интернет и Приложение Отчет об использовании: Просмотр времени, проведенного на различных веб-сайтах и ​​в различных приложениях.
• Пользовательский отчет об экспорте: Настройте то, что вы хотите видеть в отчете, не загружая отдельные отчеты с нескольких страниц.

3. Упрощенное управление заработной платой

Для безбумажной системы расчета заработной платы вы можете включить функцию Payroll в Time Doctor.

Он позволяет производить платежи сотрудникам и фрилансерам напрямую, используя PayPal, Wise и другие популярные платежные шлюзы.

С функцией расчета заработной платы Time Doctor вы также можете:

• Выполнять платежи во всех валютах на основе расписаний сотрудников.
• Автоматизируйте табели учета рабочего времени и загружайте их для пакетных платежей для оплаты нескольких сотрудников.
• Настройте платежную ведомость для наемных сотрудников или членов команды с почасовой оплатой.

4. Интеграции для максимальной функциональности

Чтобы максимизировать продуктивность вашей команды и отслеживать время в других приложениях, которые вы уже используете, Time Doctor поддерживает 50+ интеграций .

Некоторые из доступных интеграций включают популярные приложения для управления проектами, такие как Asana, Trello, ClickUp и другие.

Заключение

Использование бумажных табелей учета рабочего времени или таких программ, как Excel и Google Sheets, может помочь вам отслеживать часы работы сотрудника. Это также может помочь в некоторой степени упростить бизнес-процессы, такие как расчет заработной платы.

Однако, если вы действительно хотите оптимизировать свои рабочие процессы и вывести управление производительностью на новый уровень, вам поможет онлайн-инструмент для расписания, такой как Time Doctor .

Time Doctor не только помогает с легкостью отслеживать время, но этот инструмент отслеживания также дает вам точную информацию о , как сотрудников проводят свое рабочее время, чтобы помочь в управлении производительностью.

Почему бы не подписаться на 14-дневную бесплатную пробную версию Time Doctor , чтобы упростить управление расписанием и производительностью?

Вайшали — контент-маркетолог в Time Doctor — платформе, широко используемой крупными брендами для отслеживания времени и производительности.

Получите больше подобных материалов

Подпишитесь на наш список рассылки и получайте интересные материалы об удаленной работе и продуктивности на свой почтовый ящик.

Мы уважаем вашу конфиденциальность и серьезно относимся к ее защите.

Как заставить сотрудников вовремя сдавать табели учета рабочего времени

Ни для кого в деловом мире нет ничего удивительного в том, что существует одно кардинальное правило, когда дело доходит до учета рабочего времени сотрудников: сотрудники ненавидят заполнять табели учета рабочего времени.

Именно этот факт — и только этот факт — заставляет руководителей и менеджеров постоянно изо всех сил собирать заполненные и точные табели учета рабочего времени. Вот 10 советов, которые помогут сотрудникам вовремя заполнять табели учета рабочего времени:

1. Сохраняйте простоту

Расписания должны заполняться не более 5-10 минут каждый день. Когда сотрудник использует систему, которая требует 30 минут или более просто для отслеживания своего рабочего времени, он расстраивается, и компания теряет значительное количество времени, которое было бы лучше потратить на другие виды деятельности.

2. Упростите отправку документов

Многие компании используют сложные или утомительные процессы учета рабочего времени. Упростите или автоматизируйте часть процесса, и люди будут отправлять свои табели без задержек и жалоб.

3. Объясните WIIFM (что в нем для меня?)

Объясните причины. Сообщите, как будут использоваться данные расписания (и как будет использоваться , а не ). Объясните всем сотрудникам, как дорого обходится время. Если данные помогают уменьшить количество одновременных задач или тушения пожаров, сообщите об этом.Уточняя процесс и объясняя, как табели учета рабочего времени помогают ускорить цикл выставления счетов и увеличить денежный поток — таким образом, получая возможность брать на себя больше проектов (что может означать больше денег для всех) — вы заставляете их понять и захотите помочь.

Изучение цифровых технологий для отслеживания современного времени

Смотреть сейчас

Вебинар

4. Будьте гибкими в отношении учета времени

Если вы не хотите, чтобы сотрудники смотрели на часы и проявляли творческий подход к 15-минутным извинениям здесь и там, не требуйте расписаний с точностью до минуты.

5. Ограничьте количество элементов отслеживания времени

Если вы не хотите, чтобы отчеты превращались в кошмар, ограничьте количество отслеживаемых сегментов. Сгруппируйте такие элементы, как внутренние встречи, обучение по продукту и конференц-связь, в единую «внутреннюю» категорию. Это упростит ваши отчеты и позволит сотрудникам вести учет своего рабочего времени.

6. Автоматизация учета рабочего времени

Исключите как можно больше ручных операций. Это сэкономит сотруднику бесчисленные часы административной работы, связанной с расписанием, и поможет снизить вероятность человеческой ошибки при каждой отправке, а также сэкономит время утверждающего.Автоматизация процесса также делает расписание более доступным для сотрудников, независимо от того, где они находятся, особенно если вы используете систему, доступную онлайн через SaaS (программное обеспечение как услуга).

7. Используйте автоматические напоминания

Система, которая автоматически напомнит сотруднику, когда должен быть установлен график, поможет вам собрать эти табели вовремя и сократить количество запоздалых отправок.

8. Не наказывайте людей за честность

Относительно легко заставить сотрудников отчитываться о времени проекта, но довольно сложно заставить сотрудников отчитываться (последовательно и без страха) о времени, не связанном с проектом.Вместо того, чтобы наказывать сотрудников за то, что они тратят время на другие дела, используйте информацию как возможность — определите источник проблемы и устраните ее. Вы можете обнаружить законный внутренний элемент, который требует отслеживания, например утренние встречи или тренировки.

9. Выбери свой бой

Некоторые проекты требуют дополнительного времени для управления проектами. Некоторыми проектами можно легко управлять с очевидными результатами. Если ваша команда достигает результатов вовремя и в рамках бюджета, не придирайтесь к расписанию.

10. Избегайте системы вознаграждений / штрафов

Некоторые компании применяют штрафы для обеспечения своевременной отправки табелей учета рабочего времени (например, удержание зарплаты до тех пор, пока табели учета рабочего времени не будут отправлены / утверждены). Хотя это может решить проблему в краткосрочной перспективе, это неразумно. Использование системы штрафов / вознаграждений может подорвать сплоченность команды и создать атмосферу недоверия между руководителями и сотрудниками — чего вам следует избегать, если вы создаете компанию, построенную на долгий срок.

Если вы упростите процесс отправки табелей учета рабочего времени, сообщите о его причинах и преимуществах, но при этом не можете вовремя собрать табели учета рабочего времени, сделайте шаг назад и подумайте, действительно ли опоздавшие сотрудники подходят для вашей компании.Не позволяйте нескольким плохим яблокам испортить букет.

Узнайте, как Replicon помогает сотрудникам вовремя заполнять табели учета рабочего времени: просмотрите живую демонстрацию продукта здесь.

Изучение цифровых технологий для отслеживания современного времени

Смотреть сейчас

Вебинар

Как заполнять табель учета рабочего времени

Ведение бизнеса означает принятие надлежащих мер для обеспечения эффективной работы ваших сотрудников и получения точной оплаты за свое время.Чтобы это произошло и улучшить управление рабочим процессом, вам нужно использовать табели учета рабочего времени. Они подтверждают, что вашим сотрудникам будут правильно платить за отработанное время.

Воспользуйтесь ссылками ниже, чтобы перейти к определенному разделу, или прочитайте статью полностью, чтобы получить полное руководство по заполнению табеля:

Как заполнить табель: пошаговая инструкция

Шаг 1. Введите имя сотрудника

Введите имя человека, часы работы которого вы регистрируете.

Шаг 2. Добавьте диапазон дат

Введите диапазон дат рабочих дней в табеле учета рабочего времени; это может быть ежедневный, еженедельный или ежемесячный табель.

Шаг 3. Добавьте детали проекта

Включить задачи, над которыми сотрудник работал в течение этого периода времени; в некоторых случаях вы можете сгруппировать эти задачи по проектам или категориям, чтобы получить представление о том, как было потрачено время сотрудника.

Шаг 4: Включите рабочее время для рабочих дней

В течение каждого дня недели записывайте часы, отработанные сотрудником.Это представление поможет вам увидеть, в какие дни сотрудник затрачивает больше или меньше часов.

Шаг 5: Определите общее количество часов

После того, как все дни заполнены, вычислите общее количество часов, отработанных в течение периода времени, и заполните общее время в столбце «Итого».

Шаг 6: Получите одобрение руководителя

После того, как табель заполнен, его следует передать на утверждение назначенному руководителю. После того, как детали будут проверены, расписание должно быть подписано и отправлено соответствующим сторонам.

Как работают табели учета рабочего времени?

Табель учета рабочего времени — это запись количества часов, в течение которых сотрудник работает в течение определенного периода времени. Он также записывает проекты и задачи и сколько часов тратит сотрудник на их выполнение. Табели учета рабочего времени обычно заполняются сотрудниками, и важно, чтобы они всегда отправляли их вовремя. Если вы не можете заставить своих сотрудников сдавать табели учета рабочего времени вовремя, разошлите напоминания заранее, чтобы сотрудники знали, когда они должны быть в срок. Полезно обсудить важность табелей учета рабочего времени со своими сотрудниками, чтобы они знали, что они должны быть пунктуальными при их заполнении и отправке.

Существуют различные типы расписаний, которые могут подойти для вашего бизнеса. Таблицы рабочего времени по сути требуют, чтобы сотрудники записывали количество часов, отработанных в течение определенного периода времени, и задачи, которые они выполнили. Эта информация записывается ежедневно, а затем суммируется в конце рабочей недели. Хотя обычно так работают табели, информация, которую вам нужно вводить, различается для каждого типа. Это разные типы табелей учета рабочего времени:

• Ежемесячные табели учета рабочего времени
• Расписания за полмесячный период
• Еженедельные расписания
• Расписание раз в две недели
• Ежедневные почасовые расписания для сотрудников
• Ежедневные расписания для руководителей
• Таблицы рабочего времени проекта

Есть также разница между почасовыми и зарплатными табелями.Для наемного сотрудника табель учета рабочего времени используется только для учета сверхурочных часов, отпусков или больничных часов. Он не используется для записи количества отработанных часов в день. Однако для почасовых сотрудников расписание необходимо ежедневно. Табель учета рабочего времени важен для обеспечения точной оплаты почасовым сотрудникам за то время, которое они работают. Вы должны записывать все часы, отработанные для почасовых сотрудников, а также сверхурочные, отпускные и больничные.

Зачем нужно заполнять табели учета рабочего времени

полезны не только по правильной оплате труда сотрудников, но и по многим причинам.Существует множество причин, по которым важно заполнять табель учета рабочего времени, например:

• Получите помощь с расчетом заработной платы. Вы никогда не захотите оказаться в ситуации, когда вы случайно заплатили сотруднику слишком много или слишком мало. Но с расписанием этого не произойдет. Таблицы учета рабочего времени помогают согласовать платежную ведомость, чтобы вы могли убедиться, что часы работы, указанные в расписании, совпадают с часами в вашей ведомости заработной платы. Они также полезны для настройки заработной платы удаленных сотрудников, поскольку вы можете получить доступ к программному обеспечению для учета рабочего времени из любого места.
• Отслеживание стоимости проекта. Как владелец бизнеса, вы должны знать, сколько денег вы вкладываете в определенные проекты и выставляете ли вы своим клиентам справедливую почасовую ставку. Расписания могут помочь вам отслеживать, зарабатываете вы или теряете деньги на проектах, что в конечном итоге может сэкономить деньги вашего бизнеса.
• Билль точнее. Если вы имеете дело с большим количеством клиентов, табели учета рабочего времени могут помочь вам более точно выставлять счета. При использовании для управления проектами расписание дает исчерпывающее представление о точном времени, затраченном на конкретную инициативу.Они помогают убедить ваших клиентов в том, что вы ведете их проекты правильно и не тратите при этом зря их деньги.
• Измеряйте производительность сотрудников. Если вы ищете способ измерить производительность сотрудников, вам лучше всего подойдут табели учета рабочего времени. Вы можете отслеживать время сотрудников, что даст вам лучшее представление о том, как ваши сотрудники проводят свои дни. Это понимание может улучшить производительность и продуктивность сотрудников в офисе.
• Экономьте деньги.Таблицы учета рабочего времени в конечном итоге могут сэкономить деньги вашего бизнеса. Они точно сообщают вам, над какими проектами работают ваши сотрудники и сколько рабочего времени они тратят на них. Это может помочь выявить сотрудников, которым необходимо улучшить управление своим временем, а также сотрудников, которым нужен стимул. Это также поможет вам лучше понять любые задачи, на которые вы выделяете слишком много денег, чтобы вы знали, что их нужно сокращать.
• Повысьте эффективность рабочего процесса. Таблицы позволяют лучше понять работу, которую делают ваши сотрудники.Вы можете использовать это для повышения эффективности рабочего процесса для утверждающих в отделе кадров / расчета заработной платы. С помощью расписания вы можете лучше понять, какие проекты требуют больше времени и ресурсов, а какие — меньше. Это также может помочь распределить обязанности, так что у вас не будет слишком много сотрудников, работающих над одним проектом.

Что должно быть включено в табель учета рабочего времени?

Табель учета рабочего времени должен быть организован и удобен для чтения. Независимо от типа расписания, которое вы используете, в него должно быть включено следующее:

• Имя
• Период оплаты
• Даты работали
• Отработанные часы
• Часы время входа / выхода
• Общее рабочее время

Также важно отметить отпуска, сверхурочные или больничные, которые берут на себя ваши сотрудники.Если они получат оплачиваемый отпуск или сверхурочную работу, это обеспечит им надлежащую компенсацию.

Как заполнять табели учета рабочего времени: Часто задаваемые вопросы

Как сотрудники заполняют табели учета рабочего времени?

Есть несколько способов заставить своих сотрудников заполнять табели учета рабочего времени. Вы можете использовать бумажные табели учета рабочего времени и заставлять их приходить и уходить с помощью программного обеспечения для учета рабочего времени, например приложений для учета рабочего времени. Или вы можете попросить их сами заполнить свои табели учета рабочего времени, что можно легко сделать с помощью бесплатного шаблона табеля.Вы также можете использовать Excel для учета рабочего времени. В этом случае вам стоит ознакомиться с советами и рекомендациями по работе с Excel, чтобы вы могли успешно управлять своими расписаниями. Неважно, как вы ведете учет рабочего времени, если ваши сотрудники точно заполняют табели учета рабочего времени и отправляют их вовремя.

Как подсчитать минуты в расписании?

Подсчет минут в расписании — относительно простой процесс. Представьте себе час как четыре сегмента. Например, если вы не знаете, как ввести полчаса в табель учета рабочего времени, просто представьте его как 0.50 часов. Другой способ думать об этом — разделить ваши минуты на 60. Если кто-то работает 10 часов 30 минут, запишите это как 10,5 часов в табель учета рабочего времени.

В чем разница между табелями учета рабочего времени и карточками учета рабочего времени?

Табели учета рабочего времени и табели учета рабочего времени — это, по сути, одно и то же, с небольшими отличиями. Оба они записывают количество часов, потраченных на работу, но в расписании содержится больше информации. Карточка времени используется для записи только времени прихода и ухода сотрудника.Табель учета рабочего времени также используется для записи времени входа и времени ожидания, а также для записи проектов, выставления счетов клиентам и расчета заработной платы. Табель учета рабочего времени более подробно описывает рабочий день сотрудника, чем табель учета рабочего времени.

Теперь вы должны лучше понимать, как заполнять табель учета рабочего времени и почему табели учета рабочего времени необходимы для успеха вашего бизнеса. Таблицы учета рабочего времени не только помогают вам точно платить своим сотрудникам, но и помогают повысить эффективность вашего бизнеса.Использование расписаний важно для каждого владельца бизнеса, и учет рабочего времени QuickBooks — отличное программное обеспечение, которое может помочь вам в кратчайшие сроки расширить свой бизнес.

Это содержимое предназначено только для информационных целей и не должно рассматриваться как юридическая, бухгалтерская или налоговая консультация или замена для получения такой консультации, характерной для вашего бизнеса. Может применяться дополнительная информация и исключения. Применимые законы могут различаться в зависимости от штата или местности. Не дается никаких гарантий, что информация является исчерпывающей по своему охвату или подходит для работы с конкретной ситуацией клиента.Intuit Inc. не несет ответственности за обновление или изменение любой информации, представленной здесь. Соответственно, на предоставленную информацию не следует полагаться как на замену независимому исследованию. Intuit Inc. не гарантирует, что материалы, содержащиеся в данном документе, останутся точными или что они будут полностью свободны от ошибок при публикации. Читатели должны проверить утверждения, прежде чем полагаться на них.

Как заполнить табель рабочего времени вашего сотрудника — Справочный центр

Как заполнить табель рабочего времени вашего сотрудника ( 1 из 1)

Прежде чем начать, убедитесь, что вы добавили своих сотрудников в Wave, не забудьте указать информацию об их зарплате.После того, как вы добавили своих сотрудников, вы готовы заполнять их табели учета рабочего времени.

Для наемных работников:

Если вашему сотруднику выплачивается годовая заработная плата, не заполняет его или ее табель учета рабочего времени , если вы не хотите регистрировать и оплачивать сверхурочные часы, отпуск или больничные часы своему сотруднику. Волна использует заработную плату, которую вы указали в профиле своего сотрудника, для расчета его или ее зарплаты. Любые часы, которые вы вводите в поле для обычных часов, будут добавлены сверх обычной заработной платы вашего сотрудника.

1. Щелкните Зарплата в меню в левой части экрана, затем Табель учета рабочего времени .
2. В строке Оплата сверхурочных введите любые сверхурочные часы, которые ваш сотрудник отработал на этой неделе, за которые он получит компенсацию, затем щелкните Обновить .

   Wave поддерживает два типа сверхурочной работы: половинную и двойную. Вы можете узнать больше о требованиях к оплате сверхурочных и о том, как рассчитывается каждый тип, в разделе «Обработка сверхурочных».

3. В строке Vacation Pay введите любые оплачиваемые часы отпуска, которые ваш сотрудник использовал на этой неделе.
4. В строке Sick Time Pay введите все оплачиваемые часы по болезни, которые ваш сотрудник использовал на этой неделе.
5. Щелкните Сохранить.

Готово! Расписание вашего наемного сотрудника теперь обновлено, и любые сверхурочные, отпускные и больничные часы будут отражены в вашей платежной ведомости.

Для почасовых сотрудников:

1. Щелкните Зарплата в меню в левой части экрана, затем Табель учета рабочего времени .
2. Если ваш сотрудник отработал сверхурочные часы, использовал оплачиваемые часы отпуска или оплачиваемое время по болезни, введите эти часы в строки Overtime Pay , Vacation Pay, или Sick Time Pay .

   Любые часы, указанные в строке Оплата сверхурочной работы , будут засчитаны как полтора времени при расчете вашей заработной платы и будут выплачены в дополнение к регулярной оплате труда сотрудника.

3. Щелкните Сохранить .

Готово! Табель рабочего времени вашего сотрудника теперь обновлен, и любые сверхурочные, отпускные и больничные часы будут отражены в вашей платежной ведомости.

35+ наиболее распространенных вопросов о расписании, ответы на них

ОСНОВЫ

01.Что такое табель учета рабочего времени?

Табель учета рабочего времени — это запись количества времени, которое сотрудник потратил на работу в течение фиксированного периода времени, например дня, недели или месяца. Это также запись количества времени, которое сотрудник потратил на работу над конкретным проектом или для конкретного клиента.

обычно заполняются сотрудниками, хотя это зависит от политики расписания компании — в некоторых случаях менеджер, руководитель или работодатель заполняет расписание рабочего времени сотрудника.

02. Кто изобрел табели учета рабочего времени?

Христиану Гюйгенсу приписывают изобретение первых часов (маятниковых часов) в 1656 году, но первое имя в истории, связанное с современной концепцией расписания, — это Уильям Банди. Он был тем, кто изобрел, а затем запатентовал первые автоматические механические часы в 1880-х годах.

Сегодня многие компании используют систему на основе карт учета рабочего времени, аналогичную той, которую представил Банди — фактически, всю систему часов, которую мы используем сегодня, часто называют Банди. часы .

Интересно, что во времена Банди многие профессионалы, которые сегодня обычно работают с почасовой оплатой (например, инженеры, юристы и архитекторы), игнорировали концепцию почасовой зарядки по часам и предпочитали заряжать по месту работы.

03. Как заполнять табели учета рабочего времени? Как работают табели учета рабочего времени?

обычно требуют, чтобы сотрудники вводили время, которое они проводят на работе, с акцентом на время, которое они проводят, выполняя работу для конкретных клиентов и над конкретными проектами.

Хотя это не точное предназначение расписания, руководитель может также определить время, когда сотрудники приходили на работу и уходили, а также время, когда они делали перерывы.

Эти данные вводятся за день, а затем суммируются ежедневные итоги, чтобы получить итоги за неделю и месяц для проектов.

В этом суть, но точные данные, требуемые расписанием, определяются типом расписания, которое вам нужно заполнить.

04. Какие бывают табели учета рабочего времени?

Обычно мы различаем табели учета рабочего времени на основе периода времени, который они охватывают, и требуемой информации.

• Ежемесячные табели учета рабочего времени
• Таблицы учета рабочего времени за полмесяца
• Еженедельные табели учета рабочего времени
• Расписание на две недели
• Ежедневные почасовые расписания для сотрудников
• Распорядок дня для руководителей
• Расписания по проекту

Скачать шаблоны табелей учета рабочего времени

05. Почему мне нужно заполнять табель учета рабочего времени?

Табели учета рабочего времени так важны для бизнеса по нескольким причинам:

• Они помогут вам более точно выставить счета
• Они помогают отслеживать стоимость проекта
• Они помогают измерить производительность сотрудников
• Они дают вам представление о вашей эффективности на работе
• Они помогают сэкономить деньги, соизмеряя предполагаемый бюджет проекта с реальностью вашего незавершенного проекта

И, что, возможно, наиболее важно, они помогают вам правильно получать оплату за вашу работу — табели учета рабочего времени, которые заполняются точно и вовремя, часто требуются для расчета заработной платы.

06. Табель учета рабочего времени — это табель учета рабочего времени?

Таблицы учета рабочего времени и табели рабочего времени часто используются как синонимы — в конце концов, они оба представляют собой записи о часах, затраченных на работу.

Однако в расписании записывается больше данных, чем в традиционном табеле учета рабочего времени:

1. Табель учета рабочего времени — это карта с отметкой времени, означающая, что только для записи времени начала и окончания работы сотрудника — это, по сути, простая система времени прихода / ухода. Раньше сотрудники использовали перфокарты для входа и выхода, но в настоящее время они используют для этой цели автоматические калькуляторы временных карт или программное обеспечение для отслеживания времени.
2. Табель учета рабочего времени позволяет регистрировать различные задачи и проекты, над которыми работали в течение фиксированного периода времени, для целей учета проектов, выставления счетов клиентам и обработки заработной платы. Хотя это не его основная функция, в расписании также указывается время, когда сотрудники приходят на работу и уходят в течение дня.

07. Что такое приложение для расписания?

Приложение расписания — это электронное решение для добавления времени в расписание — вы получаете готовый шаблон расписания, в котором вы можете добавить время для проектов и задач за пару кликов.

Позже вы сможете загружать и распечатывать свои заполненные табели учета рабочего времени, копировать шаблоны табелей учета рабочего времени для использования в будущих неделях, удалять и редактировать проекты и задачи, над которыми вы работали, а также перемещаться по заполненным табелям учета рабочего времени за прошлые недели.

08. Что такое соблюдение расписания?