Порядок заполнения табеля учета рабочего времени: Табель учета рабочего времени 2021 — образец заполнения

Содержание

Табель учёта рабочего времени на 2021 год. Форма Т-12 и Т-13

Табель учёта рабочего времени предназначен для внесения сведений о фактически отработанном сотрудниками организаций времени. Надо сказать, что бланк табельного учета не является строго обязательным – в принципе, он может быть произвольным, то есть каждое предприятие вольно применять собственный табельный бланк при возникновении такой необходимости. Однако форма разработана и рекомендована к применению Госкомстатом РФ и является предпочтительной.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк формы Т-13 .xlsСкачать образец заполнения формы Т-13 .xlsСкачать пустой бланк по форме Т-12 .docСкачать образец заполнения формы Т-12 .doc

Кто заполняет табель учета рабочего времени

Бланк заполняется либо работником отдела кадров, либо руководителем структурного подразделения, либо специально нанятым для этой функции табельщиком. На основе внесенных в него сведений, специалисты отдела бухгалтерии начисляют сотрудникам организации заработную плату и прочие выплаты.

По сути дела, табель учета рабочего времени является одним из важнейших учетных документов. И если небольшие компании вполне могут без него обойтись, то крупные предприятия в обязательном порядке ведут такой табельный учет.

В зависимости от принятой на предприятии системы кадрового учета, табель может формироваться либо один на всех работников организации, либо в каждом подразделении вестись отдельно.

Табель – документ регулярный, то есть каждый месяц нужно составлять новый экземпляр, поэтому порядковый номер табеля будет равнозначен порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Период составления табеля охватывает все дни месяца.

Заполнять табель можно как в электронном, так и в письменном виде. Однако после внесения всей необходимой информации его все равно придется распечатать для подписей ответственных лиц.

Форма Т-13. Особенности формы

Начнём с формы Т-13, которая используется для ведения табеля учёта рабочего времени сейчас куда чаще.

Унифицированная форма Т-13 или электронный табель учета рабочего времени хорошо знакома работникам отдела кадров. Это не единственный, но, определенно, самый стандартный способ учитывать проработанные часы. Если вы ведете учет вручную, следует использовать форму Т-12.

Табель учета рабочего времени — привычный инструмент для отслеживания посещаемости сотрудников. Форма Т-13 позволяет фиксировать в деталях причины неявки на работу, включая отпуски студентов на время сессии, повышение квалификации и несколько типов отпуска по нетрудоспособности. Срок, за который заполняется документ, может быть менее 31 дня.

Заполненная Т-13 является основанием для начисления зарплаты.

Формат заполнения табеля рабочего времени в Т-13

В отличие от произвольных таблиц схожего содержания, Т-13 содержит данные о предприятии, включая форму собственности и ОКПО. Номер документа проставляется в соответствии с внутренними требованиями к ведению табелей.

В верхней части также указано название отдела.

Нужно помнить, что руководителю этого отдела (даже если заполнять табель — не входит в его или ее обязанности) следует расписаться на заполненной форме.

Порядок сотрудников определяется решением ответственного лица. Чаще всего встречается сортировка по алфавиту, как в нашем примере, но возможен вариант расстановки по табельному номеру (графа 3).

В графе 4 ставим отметки по дням:

Я — (явка) рабочий день,
В — выходной,
ОТ — отпуск,
РП — явка в выходной день (отработка),
К — командировка,
ПК

— повышение квалификации,
У — учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения,
Б — больничный с больничным листом,
Т — неоплачиваемый больничный без больничного листа.

Под отметкой Я ставим количество отработанных в этот день часов. В графе 5 суммируем количество Я в строке и количество часов. Получаем 4 значения для 2 половин месяца. В графе 6 суммируем значения и получаем итоговую цифру по работе за месяц.

Количество часов для В, ОТ, К, Б и других случаев в четвертой графе не указывается. Для этого существуют столбцы 10-13.

Учет больничных, отпусков или неявки по другим причинам

Коды обозначений могут быть другими (например, числовыми). Законодательно конкретный формат заполнения не предписан.

Обозначение Х показывает, что мы не учитываем этот день: для удобства месяц разбит на две строки с неравными значениями. Для месяцев, в которых 30 дней (к примеру, ноябрь, колонка будет выглядеть так (для удобства “несуществующее” 31-е число выделено красным):

Т-13 для ноября

По аналогии заполняется Т-13 для посещений в феврале.

В графах 7-9 указывается код оплаты, количество дней и тип начислений. В нашем примере используются коды:

  • 2000 — обычный рабочий день,
  • 2300 — больничный (пособие по нетрудоспособности),
  • 2012 — отпуск.

Альтернативное решение

Некоторые предприятия утверждают слегка упрощенный вариант табеля без детализации причины пропусков. В графе 4 указываются только 2 кода:

  • Я — рабочий день,
  • Н — неотработанный день.

Этот способ может быть неудобен тем, что не фиксирует больничные.

Частные случаи

  1. Как заполнять Т-13 для сотрудников, участвующих в конференциях и других учебных мероприятиях?
  2. Зависит от позиции предприятия. Эти дни могут быть засчитаны как рабочие (Я), а могут — как повышение квалификации (ПК). Ставка оплаты также может различаться.

  3. Может ли код Я иметь значение более 8 часов?
  4. Да. Может, если есть специальное распоряжение о продленном рабочем дне. Сверхурочные часы можно помечать обозначением С.

  5. В чем различие табелей Т-12 и Т-13?

Первый — форма для ведения посещаемости, заполняемая вручную. Вторая — электронным способом. Многие бухгалтерии сегодня перешли на Т-13, поскольку ее можно автоматически собрать с помощью специальной программы.

Форма Т-12

В первую очередь, как и в любом другом документе кадрового учета, в табель сначала нужно внести реквизиты организации: ее полное наименование с указанием кода ОКПО (нужно взять из регистрирующих документов), организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также структурного подразделения (отдела), по которому ведется данный табель (если это необходимо).

Затем нужно вписать в соответствующую графу номер документа по внутреннему документообороту, а также указать отчетный период, который учитывает данный табель.

Цифровые и буквенные коды в табеле учёта рабочего времени

Эта часть табеля включает в себя используемые для заполнения необходимых сведений по работникам буквенные и числовые шифры, а также их расшифровку. Их необходимо вписывать в основной части табеля для того, чтобы коротко и понятно отражать количество фактически проведенного тем или иным сотрудников времени на рабочем месте, а также причины его неявки на работу.

В случае, если у специалистов кадрового отдела появляется потребность внесения каких-то дополнительных кодов в данную форму табеля, их можно разработать самостоятельно и вписать в данную таблицу.

Учёт рабочего времени в Т-12

Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).

Для каждого сотрудника в табеле отведено две строки – в них вписываются зашифрованные сведения о присутствии или отсутствии на рабочем месте в каждый календарный день месяца. Кроме этого, тут же необходимо указывать причину неявки на рабочее место, если таковая была установлена.

В верхней строке напротив ФИО сотрудника указывается причина, а в нижней – количество реально отработанных часов, причем, если сотрудник на рабочем месте не появлялся, нижнюю ячейку можно оставлять пустой.

Следующий этап – подсчитывание общего количества реально отработанных часов и дней за двухнедельные периоды, а в конце таблицы – результат подсчетов за месяц.


При этом следует внимательно отслеживать, чтобы полное количество календарных дней в месяце совпадало с указанной по каждому работнику суммой рабочих, выходных и праздничных дней.

Следует сказать, что иногда ответственные за заполнение табеля лица, вносят в него только те сведения, которые касаются дней, когда сотрудник отсутствовал на рабочем месте. Однако, такой вариант может повлечь кадровые и бухгалтерские ошибки, поэтому пользоваться им не целесообразно.

Дата и подписи ответственных лиц

После того, как табель учета рабочего времени заполнен, сотрудник, ответственный за него, должен указать свою должность, а также проставить в соответствующих ячейках подпись с обязательно расшифровкой. Утвердить табель должен и руководитель структурного подразделения или директор предприятия – тоже с указанием должности и подписью с расшифровкой.

Последнее, что нужно поставить – это дату заполнения табеля.

Ведение табеля учета рабочего времени

    Каждый руководитель обязан вести учет рабочего времени, который оформляется в виде табеля. Обычно ответственным лицом за табель рабочего времени назначают сотрудника отдела кадров согласно приказа №01-06/166 от 15.03.2013 г. «О порядке ведения табеля учета рабочего времени».

   В этом документе нужно указывать по факту отработанное каждым сотрудником время. Для ведения документа применяются специальные формы (№Т-12 и №Т-13). Обработка данных проводится в автоматическом режиме.

Для работы в модуле необходимо в личном кабинете перейти на вкладку «Мой кабинет» и выбрать иконку «Документооборот».

В открывшемся окне выбрать папку «Табель». После выбора данной папки у пользователя откроется экран, содержащий следующий набор иконок:

  • Заполнение табеля УРВ – функционал предоставляющий возможность создания и заполнения табеля УРВ по структурным подразделениям доступным пользователю;
  • Печать табеля УРВ – получение печатной формы табеля УРВ.

Далее по инструкции.

Для чего нужен табель учета рабочего времени?

На основании табеля учета рабочего времени  в организации начисляется заработная плата. Основные задачи табеля: контроль над соблюдением установленных правил и графика; контроль над эффективностью использования рабочего времени; сведения об отработанном каждым сотрудником времени; начисление заработной платы в соответствии с предоставленными данными.

Как заполнять документ?

Графы заполняются на протяжении всего месяца, затем, по завершению этого периода в документе подводятся итоги по тому количеству часов, которое было фактически отработано каждым сотрудником. Следует отмечать также результаты промежуточные, время работы и в первой и во второй половинах учетного месяца.

Все выходы или невыходы сотрудника к своему месту работы, должны фиксироваться методом сплошной регистрации. Такая фиксация подразумевает, что против каждого числа месяца, в бланке документа, должны быть заполнены соответствующие графы, в которых посредством определенного символа (кода), буквенного или цифрового, отражаются – все действия работника в отношении его рабочего времени.Четвертая и шестая графы бланка формата Т-12 имеют две строки. В верхней строке фиксируется буквенное обозначение видов затрат времени по каждому дню месяца (явка, командировка, больничный, отпуск). В графу расположенную ниже, вносится количество часов по ним. К примеру, вышедший на работу 15 мая сотрудник и полностью отработал положенное время (день), то в майском документе в ячейке с числом 15 напротив фамилии работника проставляется буквенное обозначение «Я» и 8 рабочих часов.

Если же работник в этот день находился в командировке в другом городе, то необходимо проставить  код «К». В нижнюю строку вы должны отметку «ноль», потому как в тот день сотрудник трудился в другой организации. Дни выходные и праздничные также обозначаются соответствующими символами. В верхнюю строку формы ставится буквенный код «В», а в нижнюю – цифра «0».

Стоит помнить: все проставленные коды должны иметь документальное подтверждение. К примеру, свое отсутствие по причине болезни, сотрудник должен подтвердить наличием листка временной нетрудоспособности. Если же для проставления соответствующего кода вы не располагаете подтверждающими причину отсутствия работника документом, то ставите отметку («НН») неявка по невыясненным причинам.

Табель учета рабочего времени составляется в одном экземпляре, два раза в месяц: за первую половину календарного месяца и отдельно итоговый табель за весь календарный месяц, подписывается табельщиком, руководителем структурного подразделения и работником кадровой службы, ответственным за ведение кадровой документации по указанному структурному подразделению.

Заполненный и подписанный табель учета рабочего времени передается табельщиком в бухгалтерию для расчета оплаты труда:

— за первую половину месяца — не позднее 12 числа текущего месяца;

— за весь календарный месяц — не позднее 25 числа текущего месяца.

Какие кодовые символы используются в табеле учета. При заполнении ведомости, фиксирующей отработанное время, используются определенные символы (буквы или цифры). Эти символы указаны на титульной странице формы №Т-12.

Самые распространенные обозначения:

Я – дневные часы;

НН – отсутствие на рабочее место по невыясненным причинам;

В – выходные и праздничные дни;

Н – ночные часы;

РВ – работа в праздничные и выходные дни;

С – сверхурочные часы;

Б – дни временной нетрудоспособности;

К – командировочные дни;

ОТ – ежегодный основной оплаченный отпуск;

ОЗ – неоплачиваемый отпуск;

У – отпуск на период обучения.

Табель учета рабочего времени форма Т-13

Табель учета рабочего времени – служит основанием для расчета зарплаты сотрудникам. Данный документ содержит сведения о наличии сотрудников на своих рабочих местах или же об их отсутствии с указанием причины. Для заполнения можно воспользоваться унифицированной формой Т-13 или же формой Т-12. В рамках этой статьи мы подробно рассмотрим особенности заполнения табеля формы Т-13, приведем образец заполнения табеля учета рабочего времени на примере формы Т-13. Кроме того, вы можете скачать бланки обеих форм ниже.

Табель учета рабочего времени представляет собой таблицу, в которой для каждого сотрудника предприятия учитывается явки и неявки на работу. Выводится общее количество отработанных дней и часов за месяц. Помимо этого, указываются кодовые обозначения причин неявок на работу.

Табель учета рабочего времени форма Т-13 – образец заполнения

Прежде всего, стоит отметить, что заполнение бланка может выполняться двумя способами:

  • отмечаются все явки, неявки на работу ежедневно;
  • отмечаются только невыходы на работу, опоздания и прочие отклонения от нормального рабочего дня.

В нашем образце табеля использован первый метод учета рабочего времени.

Прежде всего, нужно внести данные о выходах сотрудников на работу в течение месяца в табель учета рабочего времени. Бланк Т-13 для этого имеет таблицу, в которой для каждого сотрудника заполняется отдельная строка.

В графе 2 и 3 ставится ФИО,  должность работника, его табельный номер.

В графе 4 отмечаются явки и неявки на работу. Для каждого календарного дня месяца – отдельная клетка, сверху указывается кодовое обозначение, ниже количество часов отработанных за этот день. Возможен вариант, когда нижняя клетка не заполняется, при этом учет рабочего времени ведется в днях.

Кодовые обозначения можно найти на титульном листе табеля форма Т-12.

В представленном ниже образце заполнения формы Т-13 для учета рабочего времени были использованы следующие буквенные коды:

  • Я – день отработан полностью;
  • В – выходной день;
  • К – нахождение работника в командировке;
  • Б – на больничном;
  • ОТ – в отпуске.

По окончании месяца следует посчитать количество отработанных дней и часов в первой и второй половине месяца, для этого табель имеет графы 5, 6. В пятой – в верхней клетке отражается количество отработанных дней за первую и вторую половину месяца, в нижней клетке – количество отработанных часов за каждую половину месяца. В шестой – указывается количество отработанных дней (верхняя клетка) и часов (нижняя клетка) за весь месяц. На рисунке ниже показан пример заполнения 1-6 колонку табеля учета рабочего времени.

Пример заполнения 1-6 колонку табеля учета рабочего времени (форма Т-13)

Графы 7-9 бланка Т-13 содержат сведения, которые пригодятся для расчета заработной платы.

Для каждого вида оплаты труда существует отдельное кодовое обозначение, например:

  • 2000 – это кодовое обозначения оплаты труда и командировочных;
  • 2012 – код табеля учета рабочего времени  для оплаты отпускных;
  • 2300 – код при оплате больничного листа и пр.

Наш пример заполнения табеля учета использования рабочего времени содержит указанные выше три кода.

Если для всех работников использован только один вид оплаты труда, то следует заполнить следующие данные:

  • код вида оплаты – вверху граф 7-9, единый для всех работников;
  • корреспондирующий счет – счет, на который относятся затраты по данному виду оплаты труда;
  • 7, 8 графы остаются пустыми;
  • 9 – количество отработанных за месяц дней (часов) для каждого работника.

Если же используются несколько видов оплаты труда, то заполнять нужно все три графы: 7, 8, 9.

В седьмой ставится код оплаты труда, в восьмой – счет для отнесения затрат по данному виду оплаты, в девятой – количество дней или часов, соответствующих данному виду оплаты. Эти данные заполняются для каждого работника, указанного в табеле рабочего времени.

Остальные графы таблицы содержат сведения о причинах неявок, опозданий работников.

Здесь также имеются свои кодовые обозначения причин неявок, например:

  • К – командировка;
  • Б – больничный;
  • ОТ – отпуск и пр.

Рядом с указанием кода причины ставится количество часов или дней  отсутствия работника по этой причине. Заполнение табеля учета рабочего времени обычно возлагается на руководителей отделов или подразделений либо же на работников кадровой службы.

Заполнение табеля учета рабочего времени по форме Т-13 (колонки 7-13)

 

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓

Скачать табель учета рабочего времени (форма Т-13). Образец и бланк в Excel

Ниже можно скачать бланк табеля учета рабочего времени на одном листе, а также в качестве примера ниже можно посмотреть заполненный образец документа.

Видео-урок “Табель учета рабочего времени. Форма Т-13”

В данном видео-уроке показан подробный пример заполнения табеля учета рабочего времени по форме Т-13.

Табель учетарабочего времени и расчета оплаты труда(форма N Т-12) 

Табель учета рабочего времени

 

Применяются для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду. При раздельном ведении учета рабочего времени и расчета с персоналом по оплате труда допускается применение раздела 1 «Учет рабочего времени» табеля по форме N Т-12 в качестве самостоятельного документа без заполнения раздела 2 «Расчет с персоналом по оплате труда». Форма N Т-13 применяется для учета рабочего времени.

Составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передаются в бухгалтерию.

Отметки в Табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр. ).

Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работника в табеле отведено:

в форме N Т-13 (графа 4) — четыре строки (по две на каждую половину месяца) и соответствующее число граф (15 и 16).В формах N Т-12 и N Т-13 (в графах 4, 6) верхняя строка применяется для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а нижняя — для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату. При необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например, времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных.При заполнении граф 5 и 7 табеля по форме N Т-12 в верхних строках проставляется количество отработанных дней, в нижних строках — количество часов, отработанных каждым работником за учетный период.

Затраты рабочего времени учитываются в Табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т. п.). При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.), в Табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.

При составлении табеля по форме N Т-12 в разделе 2 на один для всех работников вид оплаты и корреспондирующий счет заполняются графы 18 — 22, и при расчете разных по каждому работнику видов оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы с 18 — 34.Форма N Т-13 «Табель учета рабочего времени» применяется при автоматизированной обработке учетных данных. При составлении табеля по форме N Т-13:

при записи учетных данных для начисления заработной платы только по одному виду оплаты и корреспондирующему счету, общим для всех работников, включенных в Табель, заполняются реквизиты «код вида оплаты», «корреспондирующий счет» над таблицей с графами с 7 — 9 и графа 9 без заполнения граф 7 и 8;

при записи учетных данных для начисления заработной платы по нескольким (от двух до четырех) видам оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы 7 — 9. Дополнительный блок с идентичными номерами граф предусмотрен для заполнения данных по видам оплаты, если их количество превышает четыре.

Бланки табеля по форме N Т-13 с частично заполненными реквизитами могут быть изготовлены с применением средств вычислительной техники. К таким реквизитам относятся: структурное подразделение, фамилия, имя, отчество, должность (специальность, профессия), табельный номер и т.п. — то есть данные, содержащиеся в справочниках условно-постоянной информации организации. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки учетных данных.Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, представленные на титульном листе формы N Т-12, применяются и при заполнении табеля по форме N Т-13.

Открыть полный текст документа

Форма табеля учета рабочего времени 2020 и 2021

Унифицированные формы табеля учета

Трудовым кодексом РФ (статья 91) установлена обязанность работодателя вести учет отработанного сотрудниками времени. Для этого предусмотрены унифицированные формы табеля учета рабочего времени, утвержденные постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Обязательным использование этих форм не является, поэтому работодатель вправе разработать собственную. Форма № Т-13 используется наиболее часто, так как применяется при автоматизированной обработке учетных данных.

Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н утверждена форма ОКУД 0504421 для использования органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями. Этим же приказом определено, как вести табель учета рабочего времени по специальной форме.

Независимо от того, какая форма используется, суть, что такое табель, и цели его ведения одинаковые. С его помощью наниматель фиксирует количество отработанных и пропущенных сотрудником рабочих часов.

Табель учета по форме Т-12

Табель учета по форме Т-13

Табель учета по форме ОКУД 0504421

Разработана специальная форма табеля учета рабочего времени для бюджетных учреждений — ОКУД 0504421.

Как фиксировать отработанное время в табеле

При любой продолжительности трудового дня, независимо от установленных режимов, учет рабочего времени сотрудников в таблице excel (ином формате) отражается двумя способами:

  • методом сплошной регистрации явок и неявок на работу;
  • путем регистрации только отклонений (неявок, сверхурочных часов и т. п.).

Если продолжительность трудового дня (смены) является неизменной, разрешается регистрировать только отклонения, поскольку условиями трудового договора или правилами внутреннего трудового распорядка определено количество рабочих часов на каждый трудовой день.

Если количество отработанных часов в различные дни (смены) разное, например, при суммированном учете отработанного времени, то при заполнении табеля учета рабочего времени следует применять метод сплошной регистрации. Это позволит после окончания учетного периода выявить возможные сверхурочные часы и скорректировать дальнейшее привлечение работника к работе в пределах установленной для этой категории нормы продолжительности отработанного времени.

Отметки в табеле учета рабочего времени о причинах неявок на работу, труд в режиме неполного дня или за пределами его нормальной продолжительности по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.).

Правила заполнения табеля учета рабочего времени

Общие требования и правила, как заполнять табель учета рабочего времени, содержатся в указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Используются специальные обозначения. При отражении количества отработанного времени напротив фамилии работника проставляется буквенный (Я) или цифровой (01) код, а в нижних строках указывается продолжительность работы. Если работа по графику выпадает на ночное время, то дополните форму графами для указания необходимых реквизитов.

Если работник направляется в командировку, то время нахождения его в командировке отмечается проставлением буквенного (К) или цифрового (06) кода, а в нижних строках указывается продолжительность работы. Если, находясь в командировке, работник работал и в выходные дни, то в такие дни проставляется буквенный (РВ) или цифровой (03) код, а в нижних строках указывается продолжительность труда.

Собрали в таблице обозначения в табеле учета рабочего времени в форме 0504421 в 2021 году.

Событие Буквенный код Цифровой код

Продолжительность работы в дневное время

Я

01

Продолжительность работы в ночное время

Н

02

Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни

РВ

03

Продолжительность сверхурочной работы

С

04

Продолжительность работы вахтовым методом

ВМ

05

Служебная командировка

К

06

Повышение квалификации с отрывом от работы

ПК

07

Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности

ПМ

08

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск

ОТ

09

Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск

ОД

10

Дополнительный отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучением

У

11

Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы

УВ

12

Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы

УД

13

Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка)

Р

14

Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет

ОЖ

15

Отпуск без сохранения заработной платы, предоставленный работнику по разрешению работодателя

ДО

16

Отпуск без сохранения заработной платы при условиях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации

ОЗ

17

Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы

ДБ

18

Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом «Т») с назначением пособия, согласно законодательству

Б

19

Временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством

Т

20

Сокращенная продолжительность рабочего времени против нормальной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством

ЛЧ

21

Время вынужденного прогула в случае признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работы незаконными, с восстановлением на прежней работе

ПВ

22

Невыходы на время исполнения государственных или общественных обязанностей согласно законодательству

Г

23

Прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение времени, установленного законодательством)

ПР

24

Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательством

НС

25

Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие праздничные дни

В

26

Дополнительные выходные дни (оплачиваемые)

ОВ

27

Дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы)

НВ

28

Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законом)

ЗБ

29

Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)

НН

30

Время простоя по вине работодателя

РП

31

Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника

НП

32

Время простоя по вине работника

ВП

33

Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой (пособием) в соответствии с законодательством

НО

34

Отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам, предусмотренным законодательством, без начисления заработной платы

НБ

35

Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платы

НЗ

36

Предлагаем посмотреть образец заполнения табеля учета рабочего времени по форме № Т-13 в 2021 году.

Для государственных организаций актуален образец заполнения формы ОКУД 0504421.

Кто заполняет табель учета рабочего времени

В зависимости от размера компании и количества сотрудников в ней ведение табеля учета рабочего времени работников поручают одному или нескольким сотрудникам, уполномоченным на это. Если ТУРВ по каждому подразделению организации ведется отдельно, то целесообразно при назначении ответственного лица издать приказ, в котором указать должность, фамилию, имя, отчество работника, ответственного за составление документа по каждому структурному подразделению, и лица, замещающего его во время отсутствия.

Покажем образец приказа о назначении ответственного за заполнение табеля.

Выходные и праздничные дни в табеле

Они отражаются в соответствии с производственным календарем, где учитываются все установленные праздничные дни и их переносы в соответствии с постановлениями правительства. Выходные дни для разных категорий сотрудников варьируются в зависимости от установленного для них рабочего графика. Коды учета выходных дней в документе используют разные. Это зависит от того, как организация оплачивает эти дни, и на каком основании они предоставляются.

Выходной день в соответствии с графиком сотрудника обозначается буквенным (В) или цифровым (26) кодом. Он не влияет на установленную оплату труда.

Если по инициативе компании сотрудники получают дополнительный выходной, а компания уменьшает на них норму работы в месяц, то работники получают полный оклад, а эти дни не оплачиваются компанией. Для таких дней в табеле предусмотрен буквенный (В) или цифровой (26) код.

Другой случай установления компанией дополнительного выходного — сотрудники уходят на выходной, а компания оплачивает эти дни по среднему. Выходит, что за отработанные дни работники получают зарплату, а за дополнительно оплачиваемые выходные — средний оклад. Для такого случая предусмотрен буквенный (ОВ) или цифровой (27) код.

Срок хранения табеля учета рабочего времени

Это документ по личному составу, касающийся организации труда, для которого ст. 22.1 Закона об архивном деле установлен специальный срок хранения, а именно:

  • пять лет со дня окончания года, в котором он составлен, если в табеле учитывалось отработанное только тех работников, которые трудятся в нормальных условиях труда;
  • 50 лет со дня составления ТУРВ, если в нем учитывался труд сотрудников, занятых на вредных или опасных работах.

Учет и налоги

Исходя из указанных в табеле данных, бухгалтерия рассчитывает заработную плату и различные пособия. Эти же данные влияют на уплату налогов. Обратим внимание на основные риски.

При прохождении налоговых проверок, в том числе по налогу на прибыль, компания должна предоставить достоверные данные о количестве отработанных дней и часов каждого сотрудника, чтобы подтвердилась правильность начислений. Если обнаружат нарушения, то сумму налога на прибыль, указанную в отчетах, признают неверной, что повлечет за собой наложение штрафных санкций.

Удерживая НДФЛ с заработка работника, организация, как налоговый агент, должна выяснить, является ли этот человек налоговым резидентом РФ, чтобы использовать при расчете верную налоговую ставку. Табель сможет подтвердить фактическое нахождение сотрудника на территории страны. Особенно должны учитывать эту особенность те работодатели, которые отправляют сотрудников в командировки в Белоруссию или Казахстан, потому что при пересечении этих границ в паспорте гражданина не делают никаких отметок. При возникновении спорной ситуации компания сможет доказать, что применила верную ставку, удержала и начислила НДФЛ в полном размере.

Правила заполнения табеля учета рабочего времени — 2021

Когда поднимается вопрос об использовании форм бланка табеля, проходящих под номерами Т-12 и Т-13

Ст. 91 Трудового кодекса РФ обязывает всех без исключения работодателей вести учет времени, фактически отработанного сотрудниками.

Кроме того, нормы ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ требуют от организаций документального оформления всех фактов своей хозяйственной жизни, к которым относится и выход/невыход сотрудника на работу.

Совокупность вышеуказанных нормативных актов делает необходимым оформление табелей учета рабочего времени всеми предприятиями и индивидуальными предпринимателями, имеющими наемных работников. Именно табель является тем учетным документом, где содержатся данные об отработанном и не отработанном работниками времени.

До вступления с 01.01.2013 в силу отдельных норм закона «О бухучете» в компаниях обязательными для ведения табеля учета рабочего времени считались формы, получившие название унифицированных и наравне с другими документами первичного учета включенные в постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1. В нем есть 2 формы табеля: Т-12 (для проставления обозначений от руки) и Т-13 (для автоматизированного заполнения).

В настоящее время организации вправе разработать собственные формы табеля и использовать их. Но большинство предприятий продолжают применять формы табеля, предложенные законодателем. А если они не полностью отвечают нуждам делопроизводства, в бланк вносятся небольшие корректировки путем добавления или вычеркивания отдельных граф или реквизитов.

Если скачать простой образец табеля, как правильно его заполнять

Если в организации было принято решение использовать унифицированную форму, то с простым бланком табеля учета рабочего времени можно ознакомиться в указанном выше постановлении Госкомстата.

Для вашего удобства в начале нашей статьи мы разместили доступный для скачивания бланк табеля Т-12. Там же можно скачать бланк, обязательный к применению бюджетными учреждениями.

К сожалению, образца заполнения табеля учета рабочего времени в постановлении Госкомстата нет, но есть правила его заполнения, актуальные для 2021 года (приведены в последнем разделе документа).

Сам же табель учета рабочего времени выглядит как таблица, в которой напротив каждой фамилии сотрудника делаются отметки на протяжении 31 дня. Каждый день помечается определенным кодом, отображающим явку/неявку сотрудника и причины этого, причем все причины должны иметь документальное подтверждение.

В графе, расположенной под кодом, предусмотрено место для указания продолжительности выхода/невыхода на работу (можно указывать часы или минуты).

Подпишитесь на рассылку

Если же говорить о методике заполнения, то работодатель может выбрать, как заполнить табель учета рабочего времени:

  • либо методом, по которому регистрации подлежат все действия и для каждого дня проставляются свои обозначения;
  • либо методом, когда отображению подлежат лишь отклонения от нормального рабочего режима и в табеле отмечаются только те дни, когда сотрудник не работал, хотя и должен был, или работал с определенными особенностями.

В конце графы есть место для итогового учета за месяц отработанных и выходных дней, а также дней, требующих отдельного подхода при расчете зарплаты, например командировок или больничных.

В форме Т-12 табеля перечисляются обозначения, которые допустимы при заполнении (многие бухгалтеры и кадровые служащие пользуются ими даже без подсказок), — эти же обозначения проставляются и в форме Т-13. Унифицированные коды, применяемые для обозначения рабочего/нерабочего времени, приведены на картинке ниже.

В наших статьях вы можете ознакомиться с правилами применения кодов в табеле. Например:

При этом в компаниях могут быть внедрены и свои обозначения, если сотрудникам, отвечающим за ведение табеля и интерпретацию информации из него, так будет удобнее.

Отличительной чертой формы Т-12 является возможность рассчитать заработную плату прямо в табеле, для чего предназначается раздел 2 (страницы 3–4). Если в компании учет рабочего времени ведется отдельно от расчета оплаты труда, раздел 2 формы Т-12 можно не заполнять.

На какой срок рассчитаны формы Т-12 и Т-13 табеля учета рабочего времени — на год или на месяц

В обеих формах табеля предусмотрено место только для проставления обозначений на протяжении 31 дня. Следовательно, табель учета рабочего времени может вестись только на протяжении месяца. Каждый месяц табель закрывается, подписывается уполномоченным лицом и сдается в бухгалтерию. Таким образом, за год в бухгалтерии накапливается 12 бланков табеля, которые учитываются при расчете начислений.

***

Каких-либо нововведений на законодательном уровне в правилах, по которым происходит заполнение табеля, в 2021 году не произошло. Если же подобные изменения произошли в рамках какой-либо конкретной организации (например, была скорректирована форма табеля или добавлена новая графа), то об этом в обязательном порядке должен уведомляться сотрудник, ответственный за ведение и заполнение табеля.

***

Еще больше материалов по теме — в рубрике «График и учет рабочего времени».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Табель учета рабочего времени — бланки и их заполнение

Чтобы корректно начислять вознаграждение, организации учитывают фактический период выполнения производственных задач. Правила заполнения табеля учета желательно знать каждому сотруднику (и тому, кто ведет учет, и самому работнику, чтобы иметь возможность проверить корректность определения размера заработной платы). Нюансы заполнения и бланки для распечатки — ниже в статье.

Нужно ли вести учетный документ

Такую обязанность предусматривает статья 91 ТК РФ, а Госкомстат разработал специальные формы учета — Т-12 и Т-13 (ОКУД 0301007 и 0301008 соответственно) для ООО и ИП. Табель помогает руководству и специалистам бухгалтерии и отдела персонала компании решать следующие задачи:

  • контролировать время выполнения производственных обязанностей;
  • учитывать количество неявок, опозданий и нарушений трудовой дисциплины;
  • оперативно рассчитывать размер вознаграждения и составлять различные виды отчетности на основании зафиксированной информации.

Табель предоставляет возможность бухгалтеру по заработной плате ответить на вопросы и обосновать размер вознаграждения работника в случае возникновения конфликтной ситуации.

Специалисты кадрового отдела могут использовать данные табеля для определения количества неявок и обоснования дисциплинарных взысканий.

При увольнении сотрудника ему предоставляют выписку из табеля, где отражены нарушения графика нахождения на рабочем месте. Выдача ее регламентирована 62 статьей ТК РФ и возможна только при наличии письменного запроса самого увольняемого. Выписка либо копия табеля выдается в течение трех дней после подачи заявления.

Предприятие или ИП может применять у себя документ собственной разработки.

Скачать табель учета рабочего времени.

Порядок ведения

Методическими рекомендациями предусмотрено, что документ обязан вести специальный сотрудник, а подписывает его в конце периода руководитель подразделения, где осуществляется учет времени нахождения персонала на своих местах, и специалист отдела кадров. Правильно оформленный табель передается бухгалтеру, ответственному за начисление зарплаты персоналу.

Бланк табеля учета рабочего времени

Законодательством не определена специальная должность сотрудника, осуществляющего оформление документа. Этим может заниматься любой работник организации. Однако необходимо закрепить у него данную обязанность приказом либо отразить в трудовом соглашении. В противном случае требование ведения табеля будет неправомерно.

В крупных компаниях ответственный за учет времени нахождения работников на своих местах назначается в каждом структурном подразделении. Он готовит документ, а затем передает его для согласования руководителю. После утверждения он попадает к сотруднику отдела персонала. Тот, в свою очередь, заполняет необходимые для себя статистические данные, проверяет правильность оформления и отдает документ в бухгалтерию.

В небольших организациях данная процедура значительно проще: табель ведет секретарь или кадровик, который утверждает его у руководителя и сразу передает главбуху.

Как правильно заполнять

На практике существует два способа оформления документа:

  • сплошной — отмечают все поля;
  • отражение отклонений — в табеле прописывают только прогулы, неявки, болезни, отпуск и так далее.

Наиболее популярным является первый метод. При его использовании инструкция по ведению табеля учета рабочего времени будет выглядеть так:

  1. Вписываем в соответствующие поля наименование предприятия и его подразделения, где осуществляется учет.
  2. Указываем код ОКПО в соответствии с письмом, полученным из Росстата при регистрации компании.
  3. Пишем дату и номер формирования документа. Логично указать последний день расчетного месяца, а номер присваивается каждый месяц.
  4. Заполняем сведения о сотруднике. Обязательными реквизитами является ФИО, должность, номер (назначается при трудоустройстве и сохраняется на протяжении всего периода выполнения обязанностей в компании), специальные обозначения, отражающие его статус в определенный день.
  5. Суммарное количество отработанного времени за расчетный период (для аванса — 2 недели, для полной заработной платы — месяц).
  6. Отражаем сведения, которые требуются для определения вознаграждения: код дохода, счет учета издержек, количество дней и часов фактического нахождения на работе.
  7. Информация о причинах отсутствия.
  8. Должность, ФИО и подпись ответственного.

Образец заполнения табеля учета рабочего времени форма Т-13

В документе используются следующие условные обозначения:

  • Я — явка, когда работник находился на своем месте и выполнял должностные обязанности;
  • В — выходной;
  • К — командировка;
  • ОТ — отпуск;
  • Б — отсутствие по болезни;
  • ПР — прогул без уважительной причины.

Также есть условные обозначения работы во время повышения квалификации, различных режимов труда (неполный или сокращенный день), видов отпусков и так далее.

Данный документ учета обеспечивает контроль трудового режима сотрудников. Он приходится кстати в спорах при увольнении, начислении зарплаты. Поэтому его ведут не только по причине установленной законодательством обязанности заполнять и хранить табель, но и для удобства работы предприятия.

Как заполнить табель учета рабочего времени за 7 простых шагов (Руководство на 2021 год)

Если вы хотите научить , как заполнять табель учета рабочего времени , вы находитесь в нужном месте.

Независимо от того, являетесь ли вы владельцем бизнеса, ищущим простой способ вести учет рабочего времени своей команды, или подрядчиком, которому необходимо отслеживать оплачиваемые вами часы для выставления счетов, табели учета рабочего времени являются ценным решением.

К сожалению, традиционные табели учета рабочего времени допускают много ошибок. Вам нужно знать, как правильно их заполнять, чтобы сэкономить время, оптимизировать процессы и повысить точность расчета заработной платы.

В этой статье мы рассмотрим, как заполнить табель учета рабочего времени за семь простых шагов. Мы также рассмотрим все, что вам нужно знать о расписаниях на основе бумаги и электронных таблиц, включая их три основных недостатка.

И в качестве бонуса мы также выделим лучший способ учета рабочего времени.

В этой статье содержится:

(Щелкните по ссылкам ниже, чтобы перейти в конкретный раздел)

Давайте приступим, ладно?

Как заполнить табель учета рабочего времени (пошаговое руководство)

Табель учета рабочего времени или табель учета рабочего времени — это таблица данных, которая содержит часы работы сотрудника за определенный период.Компании используют табели учета рабочего времени для записи количества часов, отработанных над задачами, проектами или работой конкретного клиента.

Это также помогает доказать соответствие Закону о справедливых трудовых стандартах (FLSA), который требует от всех сотрудников, не освобожденных от налогов, предоставлять свои табели учета рабочего времени.

Согласно FLSA, работодатель должен вести точный учет посещаемости для всей своей рабочей силы — за исключением освобожденных сотрудников, которые, как правило, получают зарплату.

Теперь есть два способа использования расписаний:

Наиболее распространенные электронные или бумажные табели рабочего времени — ежедневные, еженедельные, двухнедельные, ежемесячные и специфические для проекта расписания.Вот шаги, которые вы можете выполнить, чтобы заполнить любой из этих расписаний:

Шаг 1. Введите имя сотрудника

В поле имени в расписании добавьте полное имя человека , часы работы которого вы записываете. Обычно это человек, который заполняет табель рабочего времени.

Если у вас несколько сотрудников с одинаковым именем, их полные имена должны помочь избежать путаницы.

Шаг 2. Добавьте дату или диапазон дат

Затем вам нужно будет ввести дату.

В зависимости от того, когда они выплачивают заработную плату, большинство компаний требуют, чтобы сотрудники заполняли табели учета рабочего времени ежедневно, еженедельно или ежемесячно . Например, вы можете ввести дату начала соответствующей недели в недельном расписании.

Помните, что важно указывать правильную дату для расчета заработной платы, налогов и целей аудита. Неточные записи могут создать юридические проблемы для вашей компании.

Шаг 3. Заполните детали проекта и задачи

В расписании работодатели могут сгруппировать задачи по проекту , чтобы было легче увидеть, над чем работал сотрудник.Это также поможет вам предоставить клиентам доказательства оплачиваемых часов для выставления счетов.

Вам также может потребоваться заполнить список выполненных задач в рамках конкретного проекта в зависимости от ваших потребностей. Это полезно для фрилансеров или подрядчиков, счета которых вы рассчитываете для каждой задачи.

Шаг 4: Добавьте рабочие часы для каждого дня недели

В расписании будет столбец для каждого дня из недели . Вы можете указать количество отработанных часов относительно правильных дней.

Этот раздел расписания важен, потому что он позволяет вам выбрать любые еженедельные схемы. Например, если сотрудник опаздывает каждый понедельник или имеет тенденцию пропускать работу в пятницу.

Шаг 5: Подсчитайте общее количество часов

Затем вам нужно будет подсчитать свои общих часов и заполнить время в столбце общего количества.

Таким образом, вы можете увидеть общее количество отработанного времени каждый день. Работодатели могут использовать эту информацию для расчета сверхурочных часов и удвоения рабочего времени для расчета заработной платы.

Если вы используете таблицу Excel или аналогичную программу, вы можете использовать формулы для автоматического расчета столбцов и строк, чтобы получить общее количество отработанных часов.

Шаг 6: Добавьте примечания, если требуется

В большинстве табелей учета рабочего времени будет место для примечаний . Здесь вы можете ввести такие данные, как недельные или почасовые ставки, причины сверхурочных, задержек или отсутствий и т. Д.

Например, если вам пришлось не работать, чтобы присутствовать на дежурстве присяжных, вы можете указать это в разделе примечаний.

Шаг 7. Получите утверждение

После того, как вы заполните свой табель учета рабочего времени, вы должны отправить его своему руководителю, представителю отдела кадров или назначенному утверждающему лицу. Они должны проверить данные и расписаться, как требуется для утверждения расписания.

Если вы используете электронный табель, вы можете легко отправить его утверждающему по электронной почте или доставить распечатанные табели лично.

Ищете настраиваемый шаблон расписания ?

Ознакомьтесь с этими бесплатными шаблонами табелей учета рабочего времени в форматах Excel, Word или PDF , которые вы можете загрузить и использовать сегодня.

4 различных типа расписаний

Существует четыре распространенных типа расписаний, которые вы можете использовать сегодня:

1. Ежедневные расписания

С помощью этого расписания можно отслеживать, как сотрудники проводят свое время в день . Сотрудники могут записывать каждое действие почасово, что полезно для выплаты зарплаты почасовым сотрудникам.

2. Еженедельные расписания

Шаблон еженедельного расписания полезен для расчета часов и заработной платы для каждой рабочей недели.

Сотрудники могут добавлять, когда они начинают и заканчивают смену. Они также могут указать время отпуска или отпуска по болезни, прежде чем их начальник подсчитает их обычные часы, дополнительные часы, общие часы и оплату.

3. Двухнедельные табели учета рабочего времени

Если вы подсчитываете количество рабочих часов или период оплаты составляет каждые две недели, вам лучше всего подойдет расписание раз в две недели . Сотрудники заполняют свои часы и отправляют свои расписания каждые две недели.

4. Ежемесячные табели учета рабочего времени

Ежемесячные табели учета рабочего времени подходят для компаний, которые рассчитывают свое рабочее время и периоды оплаты каждый месяц.

3 Основные недостатки использования расписаний на основе бумаги и электронных таблиц

Хотя вы можете использовать бумажные табели учета рабочего времени и программы для работы с электронными таблицами, такие как Excel и Google Sheets, для записи рабочего времени сотрудников, эти традиционные системы имеют несколько недостатков.

Вот краткий обзор трех основных недостатков традиционных табелей учета рабочего времени:

1. Требуется много времени для управления

Управление табелями учета рабочего времени в традиционной системе учета рабочего времени может занять много времени.

Утомительно, чтобы вручную. каждый день указывал свое рабочее время, а затем подсчитывал общее количество часов, сверхурочные и т. Д.Вам также необходимо помнить, когда вы начинаете работу, делаете перерывы и время, когда уходите.

Кроме того, сбор расписаний всех ваших сотрудников и расчет данных потребует от работодателей еще больше времени и усилий.

2. Слишком много места для человеческой ошибки

Независимо от того, выберете ли вы традиционный бумажный или крупноформатный табель, при каждом вводе будет слишком много места для человеческой ошибки .

Сотрудники могут указать неправильные часы по ошибке или намеренно.Вы не сможете определить, указаны ли часы с точностью до секунды.

Существует также риск того, что сотрудники забудут указать свое рабочее время или совершат мошенничество с указанием времени, указав часы, которые они не отработали. А если у вас есть удаленные сотрудники, у вас нет возможности проверить, работают ли они, когда они говорят, что работают.

Вот почему несколько компаний переходят на безбумажные табели учета рабочего времени для большей точности и эффективности.

3. Сложно оценить продуктивность

Хотя традиционные табели учета рабочего времени помогают записывать часы, в течение которых сотрудник находился на работе, вы не можете быть уверены, как они это время потратили.

Например, вы не узнаете, просматривал ли сотрудник веб-сайты социальных сетей вместо того, чтобы выполнять свои задачи.

Традиционные табели учета рабочего времени не дают вам четкого представления о производительности сотрудников и не помогают оценить, улучшается ли она. Это может привести к неточным отзывам сотрудников.

Улучшенная система табелей учета рабочего времени: программное обеспечение онлайн-расписания

Онлайн Программное обеспечение расписания значительно упростило учет рабочего времени сотрудников.

Сотрудники могут начать отслеживать время автоматически, когда они включают свой компьютер или открывают приложение и нажимают кнопку «Пуск», чтобы начать запись времени. Приложение автоматически записывает часы и представляет данные расписания в виде отчетов.

Однако не все приложения расписания одинаковы.

Некоторые инструменты могут напугать сотрудников, которым может казаться, что вы за ними следите.

У вас также есть инструменты учета рабочего времени, которые предлагают функции для управления проектами.Например, менеджер проекта может использовать программное обеспечение для отслеживания хода выполнения задачи и соответствующим образом обновлять план проекта.

Лучше выбрать приложение, которое будет простым в использовании и удобным для сотрудников, но при этом будет иметь все функции, необходимые работодателю.

Итак, какой инструмент расписания вам выбрать?

Простой: Time Doctor .

Что такое Time Doctor?

Time Doctor — это мощный и удобный инструмент для управления расписанием и производительностью.Он используется крупными организациями, такими как Verizon и Ericsson, а также средними и малыми предприятиями, такими как Firehouse Subs, для повышения производительности по всем направлениям.

По сравнению с бумажным или электронным табелем учета рабочего времени Time Doctor является более совершенной системой, поскольку он точно записывает время и предлагает несколько полезных функций повышения производительности.

Вот краткий обзор некоторых ключевых функций Time Doctor:

1. Гибкое отслеживание времени

Time Doctor предлагает автоматических и интерактивных режимов отслеживания времени для максимальной гибкости.

Вот как работает функция Time Doctor интерактивное время отслеживания :

  • Щелкните Start , чтобы запустить таймер.
  • Приложение будет отслеживать ваши часы в в реальном времени и покажет разбивку отслеживаемого времени на основе клиента, проекта и задачи .
  • Вы можете нажать Stop , чтобы остановить таймер, когда ваша задача будет завершена, или если вы хотите сделать перерыв.

Примечание: Существует также опция автоматического отслеживания времени , которая начнет отслеживать время в момент включения компьютера.

2. Подробные табели учета рабочего времени и отчеты о производительности

Time Doctor предлагает ряд отчетов , которые помогут вам записывать время и анализировать производительность, чего вы не можете сделать с традиционными табелями учета рабочего времени.

С Time Doctor вы получаете доступ к точным расписанию отчетов , таким как Timeline Report. Отчет о временной шкале показывает, сколько времени сотрудники тратили на задачи и перерывы на ежедневной или еженедельной основе.

Time Doctor также предоставляет вам несколько других отчетов, например:

  • Сводный отчет об активности: Показывает активные минуты, активные секунды, непродуктивное, ручное и мобильное время для каждого сотрудника за выбранный период.
  • Отчет о посещаемости: Знайте, когда сотрудник присутствует, отсутствует, частично отсутствует или опаздывает, и информацию о посещаемости в режиме реального времени.
  • Отслеживаемые часы Отчет : Узнайте, сколько времени сотрудники отслеживают ежедневно, еженедельно или для любого выбранного диапазона дат.
  • Отчет о проектах и ​​задачах: Показывает время, затраченное сотрудниками на отдельные проекты и задачи.
  • Интернет и Приложение Отчет об использовании: Просмотр времени, проведенного на различных веб-сайтах и ​​в различных приложениях.
  • Пользовательский отчет об экспорте: Настройте то, что вы хотите видеть в отчете, не загружая отдельные отчеты с нескольких страниц.
3. Упрощенное управление заработной платой

Для безбумажной системы расчета заработной платы вы можете включить функцию Payroll в Time Doctor.

Он позволяет производить платежи сотрудникам и фрилансерам напрямую, используя PayPal, Wise и другие популярные платежные шлюзы.

С функцией расчета заработной платы Time Doctor вы также можете:

  • Выполнять платежи во всех валютах на основе расписаний сотрудников.
  • Автоматизируйте табели учета рабочего времени и загружайте их для пакетных платежей для оплаты нескольких сотрудников.
  • Настройте платежную ведомость для наемных сотрудников или членов команды с почасовой оплатой.
4. Интеграции для максимальной функциональности

Чтобы максимизировать продуктивность вашей команды и отслеживать время в других приложениях, которые вы уже используете, Time Doctor поддерживает 50+ интеграций .

Некоторые из доступных интеграций включают популярные приложения для управления проектами, такие как Asana, Trello, ClickUp и другие.

Заключение

Использование бумажных табелей учета рабочего времени или таких программ, как Excel и Google Sheets, может помочь вам отслеживать часы работы сотрудника. Это также может помочь в некоторой степени упростить бизнес-процессы, такие как расчет заработной платы.

Однако, если вы действительно хотите оптимизировать свои рабочие процессы и вывести управление производительностью на новый уровень, вам поможет онлайн-инструмент для расписания, такой как Time Doctor .

Time Doctor не только помогает с легкостью отслеживать время, но этот инструмент отслеживания также дает вам точную информацию о , как сотрудников проводят свое рабочее время, чтобы помочь в управлении производительностью.

Почему бы не подписаться на 14-дневную бесплатную пробную версию Time Doctor , чтобы упростить управление расписанием и производительностью?

Вайшали — контент-маркетолог в Time Doctor — платформе, широко используемой крупными брендами для отслеживания времени и производительности.

Получите больше подобных материалов

In your In your Inbox

Подпишитесь на наш список рассылки и получайте интересные материалы об удаленной работе и продуктивности на свой почтовый ящик.

Мы уважаем вашу конфиденциальность и серьезно относимся к ее защите.

Как заставить сотрудников вовремя сдавать табели учета рабочего времени

Ни для кого в деловом мире нет ничего удивительного в том, что существует одно кардинальное правило, когда дело доходит до учета рабочего времени сотрудников: сотрудники ненавидят заполнять табели учета рабочего времени.

Именно этот факт — и только этот факт — заставляет руководителей и менеджеров постоянно изо всех сил собирать заполненные и точные табели учета рабочего времени. Вот 10 советов, которые помогут сотрудникам вовремя заполнять табели учета рабочего времени:

1. Сохраняйте простоту

Расписания должны заполняться не более 5-10 минут каждый день. Когда сотрудник использует систему, которая требует 30 минут или более просто для отслеживания своего рабочего времени, он расстраивается, и компания теряет значительное количество времени, которое было бы лучше потратить на другие виды деятельности.

2. Упростите отправку документов

Многие компании используют сложные или утомительные процессы учета рабочего времени. Упростите или автоматизируйте часть процесса, и люди будут отправлять свои табели без задержек и жалоб.

3. Объясните WIIFM (что в нем для меня?)

Объясните причины. Сообщите, как будут использоваться данные расписания (и как будет использоваться , а не ). Объясните всем сотрудникам, как дорого обходится время. Если данные помогают уменьшить количество одновременных задач или тушения пожаров, сообщите об этом.Уточняя процесс и объясняя, как табели учета рабочего времени помогают ускорить цикл выставления счетов и увеличить денежный поток — таким образом, получая возможность брать на себя больше проектов (что может означать больше денег для всех) — вы заставляете их понять и захотите помочь.

Изучение цифровых технологий для отслеживания современного времени

Смотреть сейчас

Вебинар

4. Будьте гибкими в отношении учета времени

Если вы не хотите, чтобы сотрудники смотрели на часы и проявляли творческий подход к 15-минутным извинениям здесь и там, не требуйте расписаний с точностью до минуты.

5. Ограничьте количество элементов отслеживания времени

Если вы не хотите, чтобы отчеты превращались в кошмар, ограничьте количество отслеживаемых сегментов. Сгруппируйте такие элементы, как внутренние встречи, обучение по продукту и конференц-связь, в единую «внутреннюю» категорию. Это упростит ваши отчеты и позволит сотрудникам вести учет своего рабочего времени.

6. Автоматизация учета рабочего времени

Исключите как можно больше ручных операций. Это сэкономит сотруднику бесчисленные часы административной работы, связанной с расписанием, и поможет снизить вероятность человеческой ошибки при каждой отправке, а также сэкономит время утверждающего.Автоматизация процесса также делает расписание более доступным для сотрудников, независимо от того, где они находятся, особенно если вы используете систему, доступную онлайн через SaaS (программное обеспечение как услуга).

7. Используйте автоматические напоминания

Система, которая автоматически напомнит сотруднику, когда должен быть установлен график, поможет вам собрать эти табели вовремя и сократить количество запоздалых отправок.

8. Не наказывайте людей за честность

Относительно легко заставить сотрудников отчитываться о времени проекта, но довольно сложно заставить сотрудников отчитываться (последовательно и без страха) о времени, не связанном с проектом.Вместо того, чтобы наказывать сотрудников за то, что они тратят время на другие дела, используйте информацию как возможность — определите источник проблемы и устраните ее. Вы можете обнаружить законный внутренний элемент, который требует отслеживания, например утренние встречи или тренировки.

9. Выбери свой бой

Некоторые проекты требуют дополнительного времени для управления проектами. Некоторыми проектами можно легко управлять с очевидными результатами. Если ваша команда достигает результатов вовремя и в рамках бюджета, не придирайтесь к расписанию.

10. Избегайте системы вознаграждений / штрафов

Некоторые компании применяют штрафы для обеспечения своевременной отправки табелей учета рабочего времени (например, удержание зарплаты до тех пор, пока табели учета рабочего времени не будут отправлены / утверждены). Хотя это может решить проблему в краткосрочной перспективе, это неразумно. Использование системы штрафов / вознаграждений может подорвать сплоченность команды и создать атмосферу недоверия между руководителями и сотрудниками — чего вам следует избегать, если вы создаете компанию, построенную на долгий срок.

Если вы упростите процесс отправки табелей учета рабочего времени, сообщите о его причинах и преимуществах, но при этом не можете вовремя собрать табели учета рабочего времени, сделайте шаг назад и подумайте, действительно ли опоздавшие сотрудники подходят для вашей компании.Не позволяйте нескольким плохим яблокам испортить букет.

Узнайте, как Replicon помогает сотрудникам вовремя заполнять табели учета рабочего времени: просмотрите живую демонстрацию продукта здесь.

Изучение цифровых технологий для отслеживания современного времени

Смотреть сейчас

Вебинар

Как заполнять табель учета рабочего времени

Ведение бизнеса означает принятие надлежащих мер для обеспечения эффективной работы ваших сотрудников и получения точной оплаты за свое время.Чтобы это произошло и улучшить управление рабочим процессом, вам нужно использовать табели учета рабочего времени. Они подтверждают, что вашим сотрудникам будут правильно платить за отработанное время.

Воспользуйтесь ссылками ниже, чтобы перейти к определенному разделу, или прочитайте статью полностью, чтобы получить полное руководство по заполнению табеля:

Как заполнить табель: пошаговая инструкция

Шаг 1. Введите имя сотрудника

Введите имя человека, часы работы которого вы регистрируете.

Шаг 2. Добавьте диапазон дат

Введите диапазон дат рабочих дней в табеле учета рабочего времени; это может быть ежедневный, еженедельный или ежемесячный табель.

Шаг 3. Добавьте детали проекта

Включить задачи, над которыми сотрудник работал в течение этого периода времени; в некоторых случаях вы можете сгруппировать эти задачи по проектам или категориям, чтобы получить представление о том, как было потрачено время сотрудника.

Шаг 4: Включите рабочее время для рабочих дней

В течение каждого дня недели записывайте часы, отработанные сотрудником.Это представление поможет вам увидеть, в какие дни сотрудник затрачивает больше или меньше часов.

Шаг 5: Определите общее количество часов

После того, как все дни заполнены, вычислите общее количество часов, отработанных в течение периода времени, и заполните общее время в столбце «Итого».

Шаг 6: Получите одобрение руководителя

После того, как табель заполнен, его следует передать на утверждение назначенному руководителю. После того, как детали будут проверены, расписание должно быть подписано и отправлено соответствующим сторонам.

Как работают табели учета рабочего времени?

Табель учета рабочего времени — это запись количества часов, в течение которых сотрудник работает в течение определенного периода времени. Он также записывает проекты и задачи и сколько часов тратит сотрудник на их выполнение. Табели учета рабочего времени обычно заполняются сотрудниками, и важно, чтобы они всегда отправляли их вовремя. Если вы не можете заставить своих сотрудников сдавать табели учета рабочего времени вовремя, разошлите напоминания заранее, чтобы сотрудники знали, когда они должны быть в срок. Полезно обсудить важность табелей учета рабочего времени со своими сотрудниками, чтобы они знали, что они должны быть пунктуальными при их заполнении и отправке.

Существуют различные типы расписаний, которые могут подойти для вашего бизнеса. Таблицы рабочего времени по сути требуют, чтобы сотрудники записывали количество часов, отработанных в течение определенного периода времени, и задачи, которые они выполнили. Эта информация записывается ежедневно, а затем суммируется в конце рабочей недели. Хотя обычно так работают табели, информация, которую вам нужно вводить, различается для каждого типа. Это разные типы табелей учета рабочего времени:

  • Ежемесячные табели учета рабочего времени
  • Расписания за полмесячный период
  • Еженедельные расписания
  • Расписание раз в две недели
  • Ежедневные почасовые расписания для сотрудников
  • Ежедневные расписания для руководителей
  • Таблицы рабочего времени проекта

Есть также разница между почасовыми и зарплатными табелями.Для наемного сотрудника табель учета рабочего времени используется только для учета сверхурочных часов, отпусков или больничных часов. Он не используется для записи количества отработанных часов в день. Однако для почасовых сотрудников расписание необходимо ежедневно. Табель учета рабочего времени важен для обеспечения точной оплаты почасовым сотрудникам за то время, которое они работают. Вы должны записывать все часы, отработанные для почасовых сотрудников, а также сверхурочные, отпускные и больничные.

Зачем нужно заполнять табели учета рабочего времени

Таблицы учета рабочего времени

полезны не только по правильной оплате труда сотрудников, но и по многим причинам.Существует множество причин, по которым важно заполнять табель учета рабочего времени, например:

  • Получите помощь с расчетом заработной платы. Вы никогда не захотите оказаться в ситуации, когда вы случайно заплатили сотруднику слишком много или слишком мало. Но с расписанием этого не произойдет. Таблицы учета рабочего времени помогают согласовать платежную ведомость, чтобы вы могли убедиться, что часы работы, указанные в расписании, совпадают с часами в вашей ведомости заработной платы. Они также полезны для настройки заработной платы удаленных сотрудников, поскольку вы можете получить доступ к программному обеспечению для учета рабочего времени из любого места.
  • Отслеживание стоимости проекта. Как владелец бизнеса, вы должны знать, сколько денег вы вкладываете в определенные проекты и выставляете ли вы своим клиентам справедливую почасовую ставку. Расписания могут помочь вам отслеживать, зарабатываете вы или теряете деньги на проектах, что в конечном итоге может сэкономить деньги вашего бизнеса.
  • Билль точнее. Если вы имеете дело с большим количеством клиентов, табели учета рабочего времени могут помочь вам более точно выставлять счета. При использовании для управления проектами расписание дает исчерпывающее представление о точном времени, затраченном на конкретную инициативу.Они помогают убедить ваших клиентов в том, что вы ведете их проекты правильно и не тратите при этом зря их деньги.
  • Измеряйте производительность сотрудников. Если вы ищете способ измерить производительность сотрудников, вам лучше всего подойдут табели учета рабочего времени. Вы можете отслеживать время сотрудников, что даст вам лучшее представление о том, как ваши сотрудники проводят свои дни. Это понимание может улучшить производительность и продуктивность сотрудников в офисе.
  • Экономьте деньги.Таблицы учета рабочего времени в конечном итоге могут сэкономить деньги вашего бизнеса. Они точно сообщают вам, над какими проектами работают ваши сотрудники и сколько рабочего времени они тратят на них. Это может помочь выявить сотрудников, которым необходимо улучшить управление своим временем, а также сотрудников, которым нужен стимул. Это также поможет вам лучше понять любые задачи, на которые вы выделяете слишком много денег, чтобы вы знали, что их нужно сокращать.
  • Повысьте эффективность рабочего процесса. Таблицы позволяют лучше понять работу, которую делают ваши сотрудники.Вы можете использовать это для повышения эффективности рабочего процесса для утверждающих в отделе кадров / расчета заработной платы. С помощью расписания вы можете лучше понять, какие проекты требуют больше времени и ресурсов, а какие — меньше. Это также может помочь распределить обязанности, так что у вас не будет слишком много сотрудников, работающих над одним проектом.

Что должно быть включено в табель учета рабочего времени?

Табель учета рабочего времени должен быть организован и удобен для чтения. Независимо от типа расписания, которое вы используете, в него должно быть включено следующее:

  • Имя
  • Период оплаты
  • Даты работали
  • Отработанные часы
  • Часы время входа / выхода
  • Общее рабочее время

Также важно отметить отпуска, сверхурочные или больничные, которые берут на себя ваши сотрудники.Если они получат оплачиваемый отпуск или сверхурочную работу, это обеспечит им надлежащую компенсацию.

Как заполнять табели учета рабочего времени: Часто задаваемые вопросы

Как сотрудники заполняют табели учета рабочего времени?

Есть несколько способов заставить своих сотрудников заполнять табели учета рабочего времени. Вы можете использовать бумажные табели учета рабочего времени и заставлять их приходить и уходить с помощью программного обеспечения для учета рабочего времени, например приложений для учета рабочего времени. Или вы можете попросить их сами заполнить свои табели учета рабочего времени, что можно легко сделать с помощью бесплатного шаблона табеля.Вы также можете использовать Excel для учета рабочего времени. В этом случае вам стоит ознакомиться с советами и рекомендациями по работе с Excel, чтобы вы могли успешно управлять своими расписаниями. Неважно, как вы ведете учет рабочего времени, если ваши сотрудники точно заполняют табели учета рабочего времени и отправляют их вовремя.

Как подсчитать минуты в расписании?

Подсчет минут в расписании — относительно простой процесс. Представьте себе час как четыре сегмента. Например, если вы не знаете, как ввести полчаса в табель учета рабочего времени, просто представьте его как 0.50 часов. Другой способ думать об этом — разделить ваши минуты на 60. Если кто-то работает 10 часов 30 минут, запишите это как 10,5 часов в табель учета рабочего времени.

В чем разница между табелями учета рабочего времени и карточками учета рабочего времени?

Табели учета рабочего времени и табели учета рабочего времени — это, по сути, одно и то же, с небольшими отличиями. Оба они записывают количество часов, потраченных на работу, но в расписании содержится больше информации. Карточка времени используется для записи только времени прихода и ухода сотрудника.Табель учета рабочего времени также используется для записи времени входа и времени ожидания, а также для записи проектов, выставления счетов клиентам и расчета заработной платы. Табель учета рабочего времени более подробно описывает рабочий день сотрудника, чем табель учета рабочего времени.

Теперь вы должны лучше понимать, как заполнять табель учета рабочего времени и почему табели учета рабочего времени необходимы для успеха вашего бизнеса. Таблицы учета рабочего времени не только помогают вам точно платить своим сотрудникам, но и помогают повысить эффективность вашего бизнеса.Использование расписаний важно для каждого владельца бизнеса, и учет рабочего времени QuickBooks — отличное программное обеспечение, которое может помочь вам в кратчайшие сроки расширить свой бизнес.

Это содержимое предназначено только для информационных целей и не должно рассматриваться как юридическая, бухгалтерская или налоговая консультация или замена для получения такой консультации, характерной для вашего бизнеса. Может применяться дополнительная информация и исключения. Применимые законы могут различаться в зависимости от штата или местности. Не дается никаких гарантий, что информация является исчерпывающей по своему охвату или подходит для работы с конкретной ситуацией клиента.Intuit Inc. не несет ответственности за обновление или изменение любой информации, представленной здесь. Соответственно, на предоставленную информацию не следует полагаться как на замену независимому исследованию. Intuit Inc. не гарантирует, что материалы, содержащиеся в данном документе, останутся точными или что они будут полностью свободны от ошибок при публикации. Читатели должны проверить утверждения, прежде чем полагаться на них.

Как заполнить табель рабочего времени вашего сотрудника — Справочный центр

Как заполнить табель рабочего времени вашего сотрудника ( 1 из 1)

Прежде чем начать, убедитесь, что вы добавили своих сотрудников в Wave, не забудьте указать информацию об их зарплате.После того, как вы добавили своих сотрудников, вы готовы заполнять их табели учета рабочего времени.

Для наемных работников:

Если вашему сотруднику выплачивается годовая заработная плата, не заполняет его или ее табель учета рабочего времени , если вы не хотите регистрировать и оплачивать сверхурочные часы, отпуск или больничные часы своему сотруднику. Волна использует заработную плату, которую вы указали в профиле своего сотрудника, для расчета его или ее зарплаты. Любые часы, которые вы вводите в поле для обычных часов, будут добавлены сверх обычной заработной платы вашего сотрудника.

  1. Щелкните Зарплата в меню в левой части экрана, затем Табель учета рабочего времени .
  2. В строке Оплата сверхурочных введите любые сверхурочные часы, которые ваш сотрудник отработал на этой неделе, за которые он получит компенсацию, затем щелкните Обновить .

    Wave поддерживает два типа сверхурочной работы: половинную и двойную. Вы можете узнать больше о требованиях к оплате сверхурочных и о том, как рассчитывается каждый тип, в разделе «Обработка сверхурочных».

  3. В строке Vacation Pay введите любые оплачиваемые часы отпуска, которые ваш сотрудник использовал на этой неделе.
  4. В строке Sick Time Pay введите все оплачиваемые часы по болезни, которые ваш сотрудник использовал на этой неделе.
  5. Щелкните Сохранить.

Готово! Расписание вашего наемного сотрудника теперь обновлено, и любые сверхурочные, отпускные и больничные часы будут отражены в вашей платежной ведомости.

Для почасовых сотрудников:

  1. Щелкните Зарплата в меню в левой части экрана, затем Табель учета рабочего времени .
  2. Если ваш сотрудник отработал сверхурочные часы, использовал оплачиваемые часы отпуска или оплачиваемое время по болезни, введите эти часы в строки Overtime Pay , Vacation Pay, или Sick Time Pay .

    Любые часы, указанные в строке Оплата сверхурочной работы , будут засчитаны как полтора времени при расчете вашей заработной платы и будут выплачены в дополнение к регулярной оплате труда сотрудника.

  3. Щелкните Сохранить .

Готово! Табель рабочего времени вашего сотрудника теперь обновлен, и любые сверхурочные, отпускные и больничные часы будут отражены в вашей платежной ведомости.

35+ наиболее распространенных вопросов о расписании, ответы на них

ОСНОВЫ

01.Что такое табель учета рабочего времени?

Табель учета рабочего времени — это запись количества времени, которое сотрудник потратил на работу в течение фиксированного периода времени, например дня, недели или месяца. Это также запись количества времени, которое сотрудник потратил на работу над конкретным проектом или для конкретного клиента.

Таблицы учета рабочего времени

обычно заполняются сотрудниками, хотя это зависит от политики расписания компании — в некоторых случаях менеджер, руководитель или работодатель заполняет расписание рабочего времени сотрудника.

02. Кто изобрел табели учета рабочего времени?

Христиану Гюйгенсу приписывают изобретение первых часов (маятниковых часов) в 1656 году, но первое имя в истории, связанное с современной концепцией расписания, — это Уильям Банди. Он был тем, кто изобрел, а затем запатентовал первые автоматические механические часы в 1880-х годах.

Изображение предоставлено: Petecollier [CC BY-SA 3.0]

Сегодня многие компании используют систему на основе карт учета рабочего времени, аналогичную той, которую представил Банди — фактически, всю систему часов, которую мы используем сегодня, часто называют Банди. часы .

Интересно, что во времена Банди многие профессионалы, которые сегодня обычно работают с почасовой оплатой (например, инженеры, юристы и архитекторы), игнорировали концепцию почасовой зарядки по часам и предпочитали заряжать по месту работы.

03. Как заполнять табели учета рабочего времени? Как работают табели учета рабочего времени?

Формы расписания

обычно требуют, чтобы сотрудники вводили время, которое они проводят на работе, с акцентом на время, которое они проводят, выполняя работу для конкретных клиентов и над конкретными проектами.

Хотя это не точное предназначение расписания, руководитель может также определить время, когда сотрудники приходили на работу и уходили, а также время, когда они делали перерывы.

Эти данные вводятся за день, а затем суммируются ежедневные итоги, чтобы получить итоги за неделю и месяц для проектов.

В этом суть, но точные данные, требуемые расписанием, определяются типом расписания, которое вам нужно заполнить.

04. Какие бывают табели учета рабочего времени?

Обычно мы различаем табели учета рабочего времени на основе периода времени, который они охватывают, и требуемой информации.

  • Ежемесячные табели учета рабочего времени
  • Таблицы учета рабочего времени за полмесяца
  • Еженедельные табели учета рабочего времени
  • Расписание на две недели
  • Ежедневные почасовые расписания для сотрудников
  • Распорядок дня для руководителей
  • Расписания по проекту

Скачать шаблоны табелей учета рабочего времени

05. Почему мне нужно заполнять табель учета рабочего времени?

Табели учета рабочего времени так важны для бизнеса по нескольким причинам:

  • Они помогут вам более точно выставить счета
  • Они помогают отслеживать стоимость проекта
  • Они помогают измерить производительность сотрудников
  • Они дают вам представление о вашей эффективности на работе
  • Они помогают сэкономить деньги, соизмеряя предполагаемый бюджет проекта с реальностью вашего незавершенного проекта

И, что, возможно, наиболее важно, они помогают вам правильно получать оплату за вашу работу — табели учета рабочего времени, которые заполняются точно и вовремя, часто требуются для расчета заработной платы.

06. Табель учета рабочего времени — это табель учета рабочего времени?

Таблицы учета рабочего времени и табели рабочего времени часто используются как синонимы — в конце концов, они оба представляют собой записи о часах, затраченных на работу.

Однако в расписании записывается больше данных, чем в традиционном табеле учета рабочего времени:

  1. Табель учета рабочего времени — это карта с отметкой времени, означающая, что только для записи времени начала и окончания работы сотрудника — это, по сути, простая система времени прихода / ухода. Раньше сотрудники использовали перфокарты для входа и выхода, но в настоящее время они используют для этой цели автоматические калькуляторы временных карт или программное обеспечение для отслеживания времени.
  2. Табель учета рабочего времени позволяет регистрировать различные задачи и проекты, над которыми работали в течение фиксированного периода времени, для целей учета проектов, выставления счетов клиентам и обработки заработной платы. Хотя это не его основная функция, в расписании также указывается время, когда сотрудники приходят на работу и уходят в течение дня.

07. Что такое приложение для расписания?

Приложение расписания — это электронное решение для добавления времени в расписание — вы получаете готовый шаблон расписания, в котором вы можете добавить время для проектов и задач за пару кликов.

Позже вы сможете загружать и распечатывать свои заполненные табели учета рабочего времени, копировать шаблоны табелей учета рабочего времени для использования в будущих неделях, удалять и редактировать проекты и задачи, над которыми вы работали, а также перемещаться по заполненным табелям учета рабочего времени за прошлые недели.

08. Что такое соблюдение расписания?

Соблюдение расписания

связано с рядом важных федеральных законов и ведомств, а именно с Законом о справедливых трудовых стандартах (FLSA) и Агентством по аудиту контрактов на оборону (DCAA).

Все сотрудники, подпадающие под действие правил и положений FLSA (также известные как сотрудники, не освобожденные от уплаты налогов), должны соответствовать требованиям FLSA. Правила и нормы, которые должны быть соблюдены, чтобы компания оставалась совместимой с FLSA, включают:

  • Количество отработанных часов в неделю
  • Количество утвержденных сверхурочных часов в неделю
  • Время, затраченное на отпуск по болезни и оплачиваемое время

Компании, заключающие контракты с правительством США, должны соответствовать требованиям DCAA — в их обязанности входит:

  • Ведение контрольного журнала всех изменений расписания
  • Утверждение заполненных табелей учета рабочего времени
  • Составление регулярных и всеобъемлющих отчетов

Для получения дополнительной информации о том, как обеспечить соответствие расписаний, ознакомьтесь с нашими руководствами по соответствию FLSA и DCAA.

09. Действительно ли стартапам нужно программное обеспечение для учета рабочего времени, чтобы отслеживать сотрудников и выполнение проектов?

По доверенности, стартапам на самом деле не нужно соблюдать какие-либо жесткие правила, но использование программного обеспечения для расписания может иметь ряд неоспоримых преимуществ для вашего начинающего и будущего бизнеса.

Если ваша команда стартапа регулярно заполняет табели учета рабочего времени, вы сможете:

  • Легко и правильно выставляйте счета клиентам
  • Платите своей команде правильно
  • Контроль стоимости проекта
  • Сведите к минимуму время, затрачиваемое на менее важные детали вашего бизнеса
  • Максимально увеличьте время, затрачиваемое на стратегическое мышление, чтобы вывести ваш стартап на новый уровень

Более того, элемент прозрачности, обеспечиваемый заполнением расписаний, поможет вам справиться с выкупами и слияниями, а также составить точные записи, которые служат доказательством работы и прогресса вашего стартапа — такие записи могут иметь решающее значение для привлечения потенциальных инвесторов.

10. Какая связь между программным обеспечением табелей учета рабочего времени и производительностью?

Учет рабочего времени с помощью программного обеспечения для расписания доказало, что оно повышает продуктивность и дает ряд преимуществ для бизнеса, связанных с производительностью.

Некоторые из этих преимуществ включают:

Теоретически вы могли бы достичь отличных результатов работы без программного обеспечения для расписания — попросив ваших сотрудников заполнять бумажные табели учета рабочего времени ручкой или используя другой метод, не связанный с электронным табелем.

Тем не менее, программное обеспечение для расписания — это элемент расписания, который способствует лучшей производительности и управлению временем за счет автоматизации этих процессов, делая все проще и эффективнее.

ФИНАНСОВЫЙ АСПЕКТ

11. Почему табель учета рабочего времени важен для расчета заработной платы?

Одно из основных применений заполненных табелей учета рабочего времени — расчет заработной платы. Заработная плата рассчитывается на основе количества рабочих часов, добавленных в табель учета рабочего времени. По сути, вот как это происходит:

  1. Сотрудники заполняют табели учета рабочего времени
  2. Суммируется время, проработанное сотрудниками в течение недели или месяца
  3. Общая сумма на одного сотрудника преобразуется в десятичный формат и умножается на их соответствующие почасовые ставки (например,г. 8,5 x 60 долларов = 510 долларов)

Еще раз, вы можете выполнить эти действия с помощью ручного расчета (если ваш бизнес использует физические табели учета рабочего времени для отслеживания рабочего времени сотрудников), но автоматизация расчета с помощью программного обеспечения для отслеживания рабочего времени является гораздо более быстрым и точным решением.

12. Что такое аттестация табелей учета рабочего времени?

Аттестация по определению означает «свидетельство или доказательство чего-либо», а аттестация расписания помогает вам доказать, что ваша компания соответствует стандартным правилам и положениям в отношении заработной платы и отработанного времени.Аттестация расписания также помогает снизить риск ответственности.

Лучше всего обеспечить аттестацию расписания, добавив пункт аттестации в свою политику расписания — при этом вам необходимо:

  • Решите, что сотрудники должны подтвердить, и затем четко укажите это в своем пункте
  • Определите процессы, необходимые для реализации политики — это включает аудит старых процессов политики и обеспечение реализации процессов, которые способствуют реализации новой политики
  • Убедитесь, что документация согласована
  • Определить дисциплинарные меры, которые будут применяться к сотрудникам, которые часто злоупотребляют политикой аттестации
  • Определить способы исследования проблем с внедрением процессов
  • Обучите своих менеджеров и руководителей отслеживать и исследовать проблемы с политикой аттестации

13.Как рассчитать заработок на основе расписания?

Рассчитать прибыль на основе расписания легко, особенно если вы используете программное обеспечение для автоматического расписания — например, вы хотите подсчитать прибыль, которую вы получили по конкретному проекту:

  1. Определите почасовую ставку для этого проекта
  2. Укажите все время, которое вы потратили на этот проект

После того, как вы введете свои данные, вам останется только наблюдать, как время, потраченное вами на работу над этим проектом, автоматически умножается на вашу почасовую ставку — итоговые числа — это ваши доходы от этого проекта.

14. Как выставить счет на табель учета рабочего времени?

Выберите простую в использовании программу для выставления счетов из списка проверенных инструментов для выставления счетов.

Добавьте к счету число, которое представляет общую сумму доходов вашего проекта от программного обеспечения расписания. Добавьте дополнительную информацию, необходимую для формы счета-фактуры, такую ​​как номер счета-фактуры, позиции счета-фактуры, дату платежа и т. Д.

После того, как вы заполнили форму счета, отправьте ее клиенту.

ЮРИДИЧЕСКИЕ ВОПРОСЫ

15.Табель учета рабочего времени — это юридический документ?

Согласно политике табелей учета рабочего времени, табели учета рабочего времени являются юридическим документом, учитывая, что они являются источником операций по начислению заработной платы, а также важной частью выставления счетов клиентам.

Они служат правовой основой для обеспечения того, чтобы сотрудники получали компенсацию, льготы и отпуск, на которые они имеют право.

16. Когда мне нужно заполнять табель учета рабочего времени? И когда мне нужно его отправить?

Это зависит от вашей компании — как видно из различных доступных шаблонов расписаний, компании обычно просят отправлять расписания ежедневно, еженедельно, раз в две недели или ежемесячно.

Точное время и способ отправки ваших табелей учета рабочего времени будут зависеть от политики вашей компании.

В любом случае, лучше всего, чтобы вы заполняли свои расписания ежедневно, в то время как точные задачи и проекты, над которыми вы работали, и время, которое вы потратили на них, были свежими в вашей памяти. Затем вам нужно будет отправить ваши заполненные табели на утверждение назначенному вами утверждающему до установленного политикой крайнего срока.

17. Как предотвратить мошенничество с табелями учета рабочего времени в вашей компании?

Мошенничество с табелями учета рабочего времени в компаниях включает завышение рабочего времени, фальсификацию записей данных и ошибки, вызванные задержкой в ​​заполнении табелей учета рабочего времени — строго говоря, ошибки могут не быть мошенничеством, но все же могут рассматриваться как таковые юридическими лицами.Все они приводят к потере денег и снижению доверия к отделу работодателя / менеджера / служащего.

Возможно, вам не удастся полностью остановить мошенничество с табелями учета рабочего времени в своей компании, но вы можете свести его к минимуму в будущем:

  • Создание четких политик расписания — с акцентом на последствия, которые принесет несоблюдение политик
  • Использование электронных табелей учета рабочего времени — чтобы свести к минимуму все непреднамеренные ошибки
  • Определение правил внутреннего контроля и управленческой отчетности — для выявления нарушений в начислении заработной платы, превышения рабочего времени и превышения бюджета на ранней стадии

Самое главное, вам необходимо установить дисциплинарные меры для правонарушителей — как только люди узнают о последствиях своих действий, они с большей вероятностью будут действовать надлежащим образом, чтобы избежать указанных последствий.

18. Может ли работодатель удерживать зарплату работникам за опоздание? Получу ли я деньги, если я не заполню свой табель учета рабочего времени?

Короче — да и нет.

Иногда сотрудник может задерживать или задерживать выплату, чтобы мотивировать сотрудников вовремя заполнять табели учета рабочего времени в будущем. В других случаях у работодателя могут возникнуть проблемы с оплатой работника за этот день — отсутствие расписания также означает, что нет доказательств того, что этот день был проработан.

Однако Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) гласит, что работодатель обязан оплачивать работникам все обычные часы, запланированные на этот день, и работник, который не сдал свой табель учета рабочего времени, не является исключением.

Но законы и нормативные акты FLSA также требуют, чтобы все сотрудники, охваченные FLSA, сдавали свои расписания, чтобы компания соблюдала правила. Итак, лучше всего сообщить о важности сдачи табелей учета рабочего времени сотрудников. Помимо соблюдения требований, такие расписания также помогают почасовым сотрудникам получать оплату за точное время, которое они отработали, плюс сверхурочные, которые им причитаются.

19. Как заполнить перерыв в моем рабочем расписании?

Согласно федеральному закону, работодатель не обязан предоставлять сотрудникам перерывы вне обеденного перерыва, но законы штата могут требовать короткие перерывы, от 5 до 20 минут.Чтобы сотрудники не брали больше разрешенных перерывов, работодатель может попросить добавить все короткие перерывы в расписание.

Если мы оценим вопрос с практической точки зрения, вы можете использовать эти короткие перерывы, чтобы сходить в ванную, приготовить себе чашку кофе или выполнить небольшое личное дело.

Чтобы отслеживать время короткого перерыва в Clockify, просто создайте проект под названием «Break Time» в разделе «Проекты» приложения — каждый раз, когда вы уходите в перерыв, добавляйте описание к своему перерыву, а затем добавляйте его в » Перерыв ».Таким образом, вы будете оставаться прозрачными в отношении времени, затрачиваемого на перерывы, но вы также получите личное представление о том, не тратите ли вы слишком много времени на эти перерывы.

Закон FLSA не требует компенсации за перерывы, которые короче 20, а официальный обеденный перерыв обычно не оплачивается, однако его все же необходимо добавить в расписание по причинам соблюдения требований.

20. Может ли работодатель изменить расписание?

В сущности — да.

Закон FLSA требует, чтобы компании вели учет рабочего времени для своих сотрудников, не освобожденных от уплаты налогов, но он не требует, чтобы сотрудники создавали свои записи, и возлагает на работодателя ответственность за все проблемы с расписаниями сотрудников.

Из-за этого работодатели по своему усмотрению могут изменять учет рабочего времени своих сотрудников — однако они должны обеспечить, чтобы учет рабочего времени соответствовал времени работы сотрудников.

На практике в основном сотрудники вводят свои расписания в соответствии с часами, которые они отработали в тот день, но, если выясняется, что сотрудник забыл ввести время начала или окончания дня, работодатель может сделать это за него / ее.

Тем не менее, такие изменения следует вносить осторожно, и есть одно изменение, которое работодатель не может вносить в табель рабочего времени сотрудника — сокращение количества часов, отработанных почасовыми сотрудниками, не освобожденными от уплаты налогов, во избежание выплаты им сверхурочной работы.

21. Считается ли мой рабочий лист конфиденциальным?

Это зависит от информации, содержащейся в расписании.

Если табель учета рабочего времени содержит только информацию о часах работы сотрудников, то он обычно подпадает под действие Закона о публичных записях — такие табели используются для расчета заработной платы и считаются финансовыми записями, а не личными, что означает, что они не подлежат обработке. как конфиденциально.

Однако, если табель содержит информацию, помеченную как , личная (например, оценка работы, время отпуска, время работы, номера социального страхования и т. Д.)) табели учета рабочего времени считаются конфиденциальными, а это означает, что местным органам власти запрещено предоставлять доступ к табелям учета рабочего времени.

22. Работодатель использовал неверные табели учета рабочего времени — как я могу восстановить недостающую заработную плату?

Сотрудники, на которые распространяется действие FLSA, могут столкнуться с одной или несколькими из следующих проблем из-за неправильных расписаний:

  • Минимальная заработная плата невыплаченная
  • Не оплачиваются все отработанные часы
  • Ошибочная классификация сотрудников
  • Неоплачиваемая сверхурочная работа

Хотя перечисленные правонарушения требуют судебных исков в соответствии с FLSA, есть также определенные исключения из этих правил, которые делают несоответствия в ваших расписаниях законными — в случае какой-либо путаницы или спора проконсультируйтесь с вашим юристом, прежде чем предъявлять прямые обвинения.

23. Сотрудник существенно лжет в расписании — как защитить меня после увольнения?

Если вы обеспокоены тем, что ваши сотрудники завышают фактическое количество отработанных часов, есть четкий путь, по которому вы можете следовать:

  • Во-первых, проверьте политику вашей компании в этом вопросе — если нет положений, касающихся фальсификации табелей учета рабочего времени, добавьте их самостоятельно
  • Независимо от того, существует ли официальная политика или нет, скорее всего, ваша компания сталкивалась с подобными проблемами в прошлом, поэтому узнайте в своем отделе кадров, что делать.
  • Прежде чем принимать дисциплинарные меры, сначала поговорите с сотрудником и выслушайте его версию истории — возможно, вы обнаружите, что в игре произошла честная ошибка
  • Выберите и выполните корректирующее действие — если вы имеете дело с первым нарушителем, устное или письменное предупреждение станет отличным началом.Однако, если проблема не исчезнет, ​​вам, возможно, придется обратиться к более серьезным действиям — даже к прекращению действия

Если вы включили этот пункт о фальсификации расписаний в свою политику расписания, вы будете уверены, что ваши сотрудники знают, какие действия в отношении их расписаний приведут их к увольнению — и решать им, если до этого дойдет.

24. Как измерить результативность творческих работников, которые не заполняют табель учета рабочего времени?

Если ваши сотрудники не заполняют свои табели учета рабочего времени для оценки своей творческой отдачи, вы все равно можете направить их к желаемым результатам по:

  • Определение дорожной карты для вашего проекта или продукта, который вы разрабатываете
  • Назначьте задачи непосредственно членам вашей команды, а затем попросите их оценить время выполнения задач
  • Регулярный анализ хода выполнения задач посредством дополнительных встреч

Однако выполнение задач из дорожной карты в случайном порядке и слабая политика проверки хода выполнения могут нанести ущерб проекту и производительности ваших сотрудников в долгосрочной перспективе, поэтому заполнение расписаний менее хлопотно, когда отслеживание и поддержание прогресса проекта, даже в отношении результатов творческих работников.

25. Важна ли ежедневная точность расписания, если конечная проверка такая же?

Короче говоря — да, это так.

Ведение точных расписаний жизненно важно для точного выставления счетов клиентам и установления с ними хороших профессиональных отношений — если клиент потребует доказательства проделанной работы при возникновении проблемы, вы сможете отправить им расписания за пару кликов.

Однако, если возникает проблема и ваши расписания не являются достаточно точными и точными, чтобы вы могли подтвердить свою точку зрения, с вашим бизнесом может возникнуть ряд проблем, даже если вы правы.

Например, вы можете потерять договор, клиент может потребовать возврата денег, и вы даже можете быть оштрафованы. В худшем случае руководитель и / или сотрудники могут попасть в тюрьму по обвинению в мошенничестве.

26. Я соврал в расписании и меня поймали — как это исправить?

Ложь о расписании может привести к серьезным неприятностям.

Например, политика компании обязывает вас приходить на работу в 7:00, но вы приходите в 7:20 утра и все равно пишете, что прибыли в 7:00.В этот момент есть свидетели, которые спрашивают, писали ли вы, что пришли на работу в 7:20 — вы лжете и говорите «да», но знаете, что есть простой способ проверить это.

Лучшее решение — избегать подобных ошибок в суждениях — если вы прибываете в 7:20, зная, что должны были прибыть к 7:00, лучше, чтобы вы признались в этом как можно скорее. Помните, что последствия вашего опоздания обычно меньше (особенно если это ваше первое правонарушение), чем если бы вы солгали об этом, а затем вас поймали.

27. Могу ли я заполнить табель для другого человека?

Заполнение табеля учета рабочего времени и добавление времени для других для кого-то еще является законным, особенно если ваш начальник заполняет вашу ведомость для целей расчета заработной платы.

Однако вам все равно нужно будет проверить точность расписания — если есть несоответствия, вам нужно будет уведомить и поговорить с руководителем. Если все верно, вам также обычно необходимо будет подписать табель учета рабочего времени, тем самым отметив его как утвержденное вами, т.е.е. человек, который работал, сказал часы.

28. Бывший работодатель отказывается предоставить мне копии табелей учета рабочего времени — как я могу их получить?

По закону ваш работодатель обязан предоставить вам доступ к вашим табелям учета рабочего времени, особенно если вам еще не заплатили за это время — более того, в некоторых штатах требуется, чтобы работодатель, который не заплатил вам за часы, которые вы отработали вовремя, в конечном итоге платить до трехкратного размера вашей официальной заработной платы + гонорары адвокатам.

Итак, если у вас возникли проблемы с отказом бывшего сотрудника предоставить вам копии записей расписания, лучше всего проконсультироваться со специализированным юристом, чтобы он посоветовал вам дальнейшие действия.

29. Как избежать того, чтобы пользователь заполнял табели учета рабочего времени для старых проектов?

Если вы обеспокоены тем, что ваши сотрудники могут добавить дополнительные записи времени в уже завершенный проект и счет-фактуру, что приведет к несоответствиям в учетных записях рабочего времени вашей компании, вам необходимо принять меры предосторожности — вы можете сделать это с помощью Clockify:

  • Таблицы учета рабочего времени можно заблокировать до определенного периода времени
  • Вы также можете установить автоматическую блокировку для ваших записей времени, которая вступает в действие после фиксированной точки (например, вы можете настроить автоматическую блокировку, чтобы она вступила в действие в среду, и заблокировать редактирование записей времени за предыдущие две недели) — отлично, если вы беспокоитесь, что забудете заблокировать табели вручную

ПРАЗДНИКИ

30.Когда отмечаются государственные праздники?

Если национальный праздник выпадает на субботу, он наблюдается в предыдущую пятницу для работников, работающих с понедельника по пятницу. Если национальный праздник выпадает на воскресенье, он будет отмечаться в следующий понедельник.

Вот национальные праздники, которые должна учитывать ваша компания:

  • Новый год (1 января)
  • День Мартина Лютера Кинга-младшего (третий понедельник января)
  • День памяти (последний понедельник мая)
  • День Независимости (4 июля)
  • День труда (первый понедельник сентября)
  • День ветеранов (11 ноября)
  • День благодарения (четвертый четверг ноября)
  • Черная пятница (День после Дня благодарения)
  • Рождество (25 декабря)

Федеральные законы, законы штата и местные законы не требуют оплаты национальных праздников в США и не требуют, чтобы компания закрывалась в эти дни — на практике, независимо от того, оплачиваются эти праздники или нет, независимо от того, работает ли компания в эти праздничные дни. или нет, зависит от политики отдельной компании.

В этом отношении правила расписания также различаются — если в вашей компании обычный рабочий день, вы должны добавить часы в свой табель, как и в любой другой рабочий день. Если ваша компания находится в неоплачиваемом или оплачиваемом отпуске в течение дня, отметьте это в своем расписании.

31. Что делать, если вы являетесь подрядчиком с оплачиваемым отпуском и сверхурочной работой — это 0 часов в праздничной неделе в расписании, или это относится к общему времени вашего проекта?

Подрядчики часто заключают соглашение о сверхурочных часах, которые они работают — например, у вас может быть контракт на 48 часов в неделю в течение 20 недель.Все, что превышает это число, считается сверхурочным.

Однако, если у вас также есть 1 оплачиваемая праздничная неделя в течение 20 недель, может быть сложно решить, как отнести это время в вашем расписании — к общему времени вашего проекта или как выходной?

Это еще один вопрос расписания, который зависит исключительно от компании, с которой вы работаете по контракту — некоторые компании будут считать 48 часов праздничной недели как праздничных дней (то есть время отдельно от проекта), а другие будут считать их. как часть общего времени проекта.Если вы не знаете, как добавить это время в расписание, обратитесь к соответствующему персоналу в вашей контрактной компании.

РАСПИСАНИЕ РАБОТЫ

32. Как составить расписание?

Чтобы ваша система расписания работала как часы, вам необходимо разработать расписание, в котором ваша команда должна регистрировать определенное количество рабочих часов в течение фиксированного периода времени. Чтобы запланировать расписание, вам необходимо настроить систему напоминаний, которая будет следить за тем, чтобы сотрудники регистрировали свое рабочее время в запланированном количестве.

В Clockify вы можете установить цели отслеживания времени для своей команды, а затем автоматически напоминать им по электронной почте, если они еще не зарегистрировали дневной / недельный минимум часов в своих расписаниях.

33. Какое расписание для перерывов в туалете?

Перерывы в ванной обычно подпадают под короткие перерывы — как таковые, они рассматриваются как неоплаченные платежи в соответствии с правилами и положениями FLSA, которые не требуют оплаты за перерывы менее 20 минут.

В соответствии с этим, некоторые работодатели требуют, чтобы сотрудники регистрировали свои перерывы в туалете или просто выходили из системы во время перерыва и снова запускали свои таймеры только после того, как они возобновили работу — работникам не платят за это время.

Однако у работодателя могут возникнуть проблемы из-за того, что он оставил перерывы в туалете неоплаченными — на одну компанию из Пенсильвании был подан иск, и ей пришлось заплатить 1,75 миллиона долларов за то, что она заставила своих сотрудников выходить на пристань во время перерывов в туалете.

Если вы являетесь фрилансером, выставляющим счета по часам, вам решать, как вы будете учитывать время перерыва в своих расписаниях — один из вариантов — использовать таймер Pomodoro для вашей работы и разделить свой рабочий день на 25-минутную работу. сеансы и 5-минутные перерывы будут автоматически напоминать вам.Затем вы можете использовать 5-минутные интервалы для перерывов в ванной, когда это необходимо.

34. Как создать табель в Jira? Или в других популярных инструментах управления проектами и бизнесом?

Чтобы быстро создавать и экспортировать данные из Jira и других популярных инструментов управления проектами и бизнеса для целей расписания, просто используйте расширения Clockify для Chrome или Firefox.

Вы сможете отслеживать время в задачах Jira и автоматически синхронизировать их с веб-версией Clockify, где вы сможете экспортировать их в виде расписания в Excel и CSV за пару кликов.

35. Как добавить сверхурочные в табель учета рабочего времени?

Стандартная рабочая неделя обычно составляет как минимум 40 часов в неделю — фактическое количество стандартных рабочих часов в неделю зависит от политики вашей компании. Все, что сверх этого времени, считается сверхурочным.

Наемные сотрудники, как правило, освобождены от правил и положений FLSA и, следовательно, не имеют права на сверхурочную оплату, но не освобожденные почасовые сотрудники имеют право на сверхурочную оплату, и им следует проявлять особую осторожность при добавлении этого времени в свои табели учета рабочего времени.

Одним из эффективных способов добавления и расчета оплаты сверхурочных является использование калькулятора табеля учета рабочего времени. Вы сможете установить свою оплату сверхурочной работы, и ваши сверхурочные часы будут рассчитываться автоматически на основе вашей ставки сверхурочной работы.

АВТОМАТИЗАЦИЯ РАСПИСАНИЙ

36. Как создать простой табель учета рабочего времени в Google Таблицах? Как сделать табель учета рабочего времени в таблицах гугл? Как подготовить табель учета рабочего времени в Excel? Как я могу заставить Excel автоматически составлять мой табель?

Если вы хотите создавать собственные простые табели учета рабочего времени в Google Таблицах или Excel с формулами, которые автоматически рассчитывают ваши рабочие часы, у нас есть подробное руководство по этому вопросу, о котором вы можете прочитать и следовать здесь.

37. Как мы можем автоматизировать составление табелей учета рабочего времени в масштабах компании?

Автоматизация составления расписаний в масштабах компании возможна только при использовании программного обеспечения для расписания — таким образом, все расписания ваших сотрудников группируются, сортируются и упорядочиваются в одном безопасном месте.

Сотрудники входят в программное обеспечение через свои личные учетные записи и заполняют свои табели учета рабочего времени — вы, как администратор, можете отслеживать и анализировать прогресс их проекта в режиме реального времени.

38.Есть какие-нибудь забавные напоминания о расписании?

Конечно, есть! Вы можете найти множество забавных мемов с расписаниями, которые напоминают людям, чтобы они отправляли свои расписания здесь.

39. Что представляет собой отличное бесплатное программное обеспечение для учета рабочего времени?

Как ранее подчеркивалось в этих ответах, наше бесплатное приложение для отслеживания рабочего времени и расписания Clockify является эффективным выбором для отслеживания отработанных дней и часов.

Вы получите надежное программное обеспечение для ведения учета, в котором вы сможете хранить данные расписания за месяцы и годы для неограниченного числа пользователей, проектов, задач и клиентов.

На странице расписания в приложении вы сможете:

  • Определите почасовую оплату
  • Добавление, удаление и редактирование строк табеля учета рабочего времени
  • Добавляйте столько проектов в день, сколько вам нужно
  • Все время, которое вы добавляете в расписание, рассчитывается автоматически — с вашим доходом, рассчитываемым на основе ваших почасовых ставок, а затем отображаемым в разделе «Отчеты» приложения.
  • Скопируйте шаблон расписания с проектами за прошлую неделю и просто заполните шаблон новыми данными на этой неделе
  • Создавайте шаблоны табелей учета рабочего времени, которые можно использовать в любое время
  • Добавьте время для других с помощью опции «Товарищи по команде»

Вы также сможете просматривать все записи расписания в компактном виде (для более экономичного формата печати), а также экспортировать данные расписания в Excel, CSV и PDF.

Как заставить ваших сотрудников действительно заполнять расписания

Давайте поговорим о расписаниях

«Я люблю табели учета рабочего времени!» не сказал никто никогда. Потому что их заполнение скучно, отнимает много времени и люди относятся к этому как к наказанию. Сложная часть состоит в том, чтобы заставить сотрудников понять, что заполнение расписания на самом деле является очень важным элементом их работы.

Источник: https://brainsonfire.com/2014/06/30/nobody-likes-timesheets/

Многие из наших клиентов обращаются к нам с проблемой, когда сотрудники не заполняют свои табели учета рабочего времени.Это очень распространенная проблема, с которой приходится сталкиваться различным организациям. Очень часто это нежелательная рабочая обязанность. Невозможно найти человека, который сказал бы, что это не проблема, а такая же задача, как и многие другие. Люди незначительно заполняют табели учета рабочего времени и не обращают на это должного внимания. Следовательно, возникает проблема точности, которая затем может вызвать еще большие трудности в проекте или даже в организации.

Как сделать так, чтобы ваши сотрудники действительно чувствовали себя в своих табелях учета рабочего времени? Это вопрос, который является кошмаром для большинства руководителей, менеджеров проектов, руководителей отделов и всех людей, которые управляют сотрудниками.Однако TimeCamp предлагает несколько решений для простой реализации расписания. Вы можете использовать их по отдельности или все вместе для более точных результатов.

Как заполнять расписания с помощью TimeCamp

Хотя TimeCamp — это программа для учета рабочего времени, функция отслеживания рабочего времени имеет решающее значение, поскольку она позволяет вам и вашим сотрудникам до автоматически заполнять табели учета рабочего времени. Он отслеживает время, потраченное на работу и все виды деятельности, и решает сложные проблемы с помощью расписаний, с которыми сталкиваются сотрудники:

  • Счетчик посещаемости — Все, что вашим сотрудникам нужно сделать, чтобы начать создавать отчеты, — это включить TimeCamp.
  • Онлайн-учет рабочего времени — Ваши сотрудники могут точно отслеживать время и предоставлять табели учета рабочего времени на основе их работы. Чтобы получить от него максимальную отдачу, вы можете получить расширение для браузера TimeCamp или загрузить настольное или мобильное приложение для любой платформы и устройства.
  • Учет рабочего времени проекта — TimeCamp — это расширенное программное обеспечение для учета рабочего времени и расписания проекта . Вы можете легко распределить задачи между людьми в зависимости от графика работы.Сообщите вашим сотрудникам, сколько времени займет их следующая задача или проект.
  • Счетчик рабочего времени — Вы можете узнать, над чем работает ваша команда, решить проблемы с неэффективностью учета рабочего времени, неточностью счетов клиентов или отчетов.
  • Автоматическое отслеживание рабочего времени — Табели учета рабочего времени основаны на автоматически отслеживаемых рабочих часах. Вашим сотрудникам не нужно постоянно смотреть на часы, чтобы записывать, когда они начали и закончили работу.
  • Программное обеспечение для управления временем — Помимо создания отчетов, TimeCamp поможет вашим сотрудникам разумно и эффективно управлять своим временем.

Вот как сотрудники могут заполнять табели учета рабочего времени:

Дневной табель

Это расписание по умолчанию, которое в основном выглядит как простая таблица. Каждая строка представляет собой конкретную запись времени, созданную с помощью таймера (или введенную вручную).

Табель учета рабочего времени

заполняется автоматически, поэтому вашим сотрудникам не нужно беспокоиться о ручном вводе записей.Это особенно полезно, когда кто-то работает над множеством задач или использует различные инструменты или веб-сайт. Можно добавить заметки или добавить время. Вы также можете легко объединять записи с помощью метода перетаскивания.

График учета рабочего времени на неделю, интегрированный с календарем

Это недельный табель, похожий на календарь способ учета времени. Этот тип представления позволяет вашим сотрудникам быстро и легко добавлять время для определенного периода времени в течение желаемого дня путем рисования (добавления) записей.

Графический табель рабочего времени визуализирует всю работу, чтобы вы могли быстро понять рабочий процесс своих сотрудников, увидеть оплачиваемые и не оплачиваемые часы, а также легко планировать и управлять временем и посещаемостью.Это помогает получить представление о том, сколько часов работают ваши сотрудники.

Гибкость при заполнении табелей учета рабочего времени

Использование TimeCamp в качестве программного обеспечения для расписания позволяет легко создавать подробные расписания. Они включают не только рабочее время, но также , сколько времени и денег было потрачено на задачу и проект. Значит, это не ограничивается только посещаемостью.

Важно отметить, что все табели учета рабочего времени можно настраивать и редактировать, например, когда продолжительность задачи была другой или сама задача изменилась.Существует также функция, которая позволяет скопировать запись или весь табель или продолжить предыдущие записи. Как только TimeCamp автоматически заполнит табели учета рабочего времени, их можно будет экспортировать.

Учет времени в TimeCamp происходит в реальном времени.

У нас есть целый раздел нашей базы знаний, посвященный расписаниям.

Почему так важно заполнять табели учета рабочего времени?

Сотрудники не любят заполнять табели учета рабочего времени, потому что не осознают их важность. Табели учета рабочего времени необходимы по нескольким причинам.Они позволяют правильно распределять время и ресурсы, измерять производительность сотрудников и полезны в управлении расчетом заработной платы. И, прежде всего, они помогают сопоставить запланированный проект с фактически выполняемым проектом, включая бюджет.

Но для того, чтобы выполнять вышеуказанное правильно, ваши сотрудники должны регулярно заполнять табели учета рабочего времени. Будет лучше, если они будут делать это каждый день. Тогда можно будет контролировать все процессы, происходящие в компании. Самое лучшее в этом то, что их работа станет гладкой и продуктивной.

И чтобы сделать их распорядок дня максимально легким, необходима программа для учета рабочего времени с табелями учета рабочего времени. Следовательно, если они будут отслеживать свои действия автоматически, им будет намного проще отслеживать работу, бюджет, ход выполнения проекта и все действия. TimeCamp создаст для них табели учета рабочего времени, и им будет легко и удобно создавать отчеты о расписании, которые уже заполнены.

Но не забывайте, что для того, чтобы этот процесс был гладким и безупречным, кто-то должен нести ответственность за утверждение расписаний!

Если такой человек внедрит еженедельное или даже ежедневное утверждение расписания, сотрудники станут очень эффективными.

И если все идет хорошо и процесс заполнения табелей учета рабочего времени проходит гладко, вы можете подумать о , чтобы вознаградить ваших сотрудников . В конце концов, когда они чувствуют, что их ценят, они с большей готовностью выполняют свою работу.

Знак

Посмотрите видео, чтобы узнать, насколько просто автоматически создавать табели учета рабочего времени с помощью TimeCamp!

⏰ Учет рабочего времени 101: Заполняют ли наемные сотрудники табели учета рабочего времени?

Вы уже знаете, что табели учета рабочего времени необходимы вашим почасовым сотрудникам. Таблицы учета рабочего времени не только содержат записи о количестве часов, отработанных вашими сотрудниками в каждый платежный период, но и в соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах (FLSA), как владельцу малого бизнеса, вам, как владельцу малого бизнеса, на самом деле требуется , чтобы отслеживать время и сохранять точность. записи — например, табели учета рабочего времени — для сотрудников, не освобожденных от уплаты налогов.

А как насчет наемных сотрудников? Каков порядок учета рабочего времени сотрудников, получающих заработную плату? Нужно ли им также отслеживать свое рабочее время в табеле или табеле учета рабочего времени?

Понимание законов о табелях учета рабочего времени


Как уже упоминалось, федеральный закон требует, чтобы владельцы малого бизнеса вели точный учет всех сотрудников, не освобожденных от уплаты налогов, включая учет рабочего времени. В соответствии с FLSA работодатели должны регистрировать время и день начала рабочей недели сотрудника, общее количество рабочих часов за каждый рабочий день и общее количество часов, отработанных сотрудником за каждую рабочую неделю.

Как вы регистрируете и отслеживаете эти часы, зависит от вас (согласно Министерству труда, «работодатели могут использовать любой метод хронометража по своему усмотрению. Например, они могут использовать часы, иметь хронометриста, чтобы вести учет рабочего времени сотрудника. или попросите своих сотрудников записывать свое собственное время в учетные записи.Любой план учета рабочего времени приемлем, если он является полным и точным, но независимо от того, какой метод вы используете, вам необходимо точно отслеживать рабочее время своих сотрудников, не освобожденных от налогов.

Итак, чтобы определить, нужно ли наемным сотрудникам заполнять табели учета рабочего времени, важно понимать разницу между не освобожденными и освобожденными работниками.

Работники, не освобожденные от уплаты налогов, имеют право на сверхурочную оплату — это означает, что если они работают сверх 40 часов в течение одной рабочей недели, они получают компенсацию за эти сверхурочные часы (что как минимум в полтора раза превышает их обычную ставку оплаты) .

Освобожденные работники освобождены от уплаты сверхурочной работы, поэтому даже если они работают более 40 часов в рабочую неделю, они не имеют права на сверхурочную оплату.

Итак, будет ли наемный работник заполнять табель учета рабочего времени, будет зависеть от того, будет ли он освобожден от уплаты налогов или нет.Если они освобождены от уплаты налогов, а это большинство наемных сотрудников, вам не нужно заставлять их заполнять табель учета рабочего времени, но если они подпадают под категорию не освобожденных от налогов (например, если зарплата сотрудника составляет менее 684 долларов США за каждого сотрудника). неделя), тогда им нужно будет заполнить табель учета рабочего времени.

Почему ваши наемные сотрудники должны заполнять табели учета рабочего времени — даже если это не требуется по закону


Если ваши наемные сотрудники освобождены от уплаты налогов, вы не обязаны по закону заставлять их заполнять табели учета рабочего времени со своими часы работы — но то, что вы не обязаны это делать, не означает, что вы не должны этого делать.

Практика ведения журналов рабочего времени для всех ваших сотрудников, включая наемных сотрудников, имеет множество преимуществ, помимо соблюдения нормативных требований. Существует множество причин, по которым вы должны попросить наемных сотрудников заполнять табели учета рабочего времени, в том числе:

  • Отслеживание и контроль отпусков и отпусков по болезни . Если ваши наемные сотрудники имеют право на больничный и отпуск, вам необходимо отслеживать а) как они накапливают отпуск и б) когда они берут отпуск в виде дней отпуска по болезни или отпуска.Если ваши наемные сотрудники заполняют табели учета рабочего времени, это поможет вам более эффективно отслеживать, контролировать и управлять их отпусками, а также упрощает весь процесс для вас и вашей команды кадров.
  • Более точное управление проектами. Если у вас есть сотрудники, работающие над множеством разных проектов, вам необходимо знать, какое рабочее время уходит на то, на какие проекты; В противном случае будет сложно оценить, как продвигается каждый проект, и нужно ли переключать сотрудников между проектами, чтобы добиться результатов.Если наемные сотрудники заполняют табели учета рабочего времени, а затем сравнивают свое рабочее время с общим рабочим временем проекта, которому они назначены, это может дать вам представление о том, как продвигаются проекты, и о том, нужно ли вам вносить какие-либо изменения в свои рабочие задания .
  • Не допускайте выгорания. Вы хотите, чтобы у ваших сотрудников был баланс между работой и личной жизнью; если ваши сотрудники работают слишком много, это может быть рецептом выгорания, что не пойдет на пользу ни им, ни вам. Если ваши наемные сотрудники заполняют табели учета рабочего времени, это поможет вам определить, когда сотрудники затрачивают слишком много времени, и поможет вам вернуть их к обычному графику, прежде чем они полностью сгорят.
  • Повышенная производительность. Если наемный сотрудник работает более 50 часов в неделю и по-прежнему не работает на уровне других членов вашей команды, это дает вам знать, что есть возможность повысить производительность, и вы можете предоставить этому сотруднику необходимое обучение или поддержку. чтобы добиться результата за меньшее время. Но единственный способ определить эту возможность — это знать, сколько они работают — информация, к которой вы легко сможете получить доступ, когда они заполнят табель учета рабочего времени.
  • Выявить красные флажки . Даже несмотря на то, что наемные сотрудники не получают почасовую оплату, вы все равно ожидаете, что они будут работать определенное количество часов каждый день. Если наемные сотрудники заполняют табели учета рабочего времени, это подтвердит, что они приходят вовремя и работают разумное количество часов, или, если они опаздывают и уходят каждый день рано, это подскажет вам, что происходит.

Убедитесь, что все ваши сотрудники заполняют табели учета рабочего времени — включая наемных сотрудников


Как владелец малого бизнеса, некоторые сотрудники (в частности, не освобожденные от налогов) должны заполнять табели учета рабочего времени.Но если вы хотите добиться наилучших результатов для своего бизнеса, вам следует запланировать, чтобы всех ваших сотрудников заполняли табели учета рабочего времени, включая сотрудников, получающих зарплату или освобожденных от уплаты налогов.

Ищете решение для учета рабочего времени, которое поможет вам лучше отслеживать и управлять временем ваших сотрудников? С помощью ежечасно ваши сотрудники могут приходить и уходить со своих мобильных устройств, а вы можете собирать подписанные ими электронные табели учета рабочего времени со своего телефона.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *