Образец письма клиенту » 15 шаблонов, как написать письмо клиенту
По данным британской Ассоциации прямого маркетинга, каждый фунт, вложенный в email-маркетинг, приносит 38 фунтов прибыли. Хотите добиться таких же результатов, но не знаете, как написать письмо клиенту? Тогда используйте образцы писем клиентам, которые мы собрали для вас в этом обзоре.
Содержание:
I. Как правильно написать письмо клиенту
II. Письма клиентам: примеры и готовые образцы
1. Письма «холодным» клиентам
2. Письма-напоминания
3. Письма после встречи
4. Если клиент не выходит на связь
Как правильно написать письмо клиенту
Вы думаете о клиентах постоянно, но это не взаимно. Чтобы завладеть их вниманием и опередить конкурентов, нужно регулярно напоминать о себе. Электронные письма отлично справляются с этой задачей. По мнению авторов блога Pipedrive, есть несколько хитростей, которые могут принести вам пользу:
- Терпение и еще раз терпение.
- Согласуйте стратегию в рассылке писем клиентам с отделом маркетинга, чтобы не быть слишком назойливыми и не засорять ящик клиента повторной информацией.
- Используйте CRM-систему. Она упростит техническую сторону общения с клиентами ускорит работу с почтой.
CRM-система — это удобная программа, которая помогает вести учет клиентов и сделок, записывает все звонки, а также помогает удобно организовать переписку с клиентом. Например, программа S2 CRM интегрируется с почтовым сервисом (можно подключить неограниченное количество почтовых ящиков) и позволяет сохранять историю переписки прямо в карточке контрагента. Если вам написал новый клиент, то создать карточку сделки можно прямо из входящего письма.
Чтобы отправить клиенту письмо из CRM, вам даже не придется набирать текст. С помощью конструктора документов вы сможете создать набор писем на все случаи жизни и отправлять их клиентам в два клика.
S2 CRM сама подставит в письмо имя и другие данные клиента.
Хотите прокачать отдел продаж?
Внедрите CRM-систему S2!
Менеджеры будут в 6 раз быстрее составлять документы, начнут экономить до 30% времени и продавать на 50% больше!
Письма клиентам: примеры и готовые образцы
Мы составили подборку деловых писем клиентам, которые вы можете взять за образец. Вам останется лишь дополнить их деталями.
Письма «холодным» клиентам
Впервые пишете потенциальному клиенту? Не попасть в спам помогут персонализация и предложение выгоды.
1. Сошлитесь на общее знакомство.
Тема письма: Пишу от [имя знакомого]
Здравствуйте, [Имя].
Мы успешно работаем с [общий знакомый] в [сфера деятельности] уже [столько-то времени] и вместе добились хороших результатов. Ознакомиться с подробной информацией вы можете здесь [ссылка на кейс/отзыв].
Будем рады, если и вы присоединитесь к нам. Составили варианты, как мы можем помочь вам в решении ваших задач:
1.
2.
…
[Подпись]
2. Сделайте отсылку к книгам, лекциям, презентациям клиента в письме.
Тема письма:
Здравствуйте, [Имя].
Видел вашу презентацию на [мероприятие], очень понравилось, что вы говорили про [назвать аспект выступления]. Спасибо, что поделились своим опытом и рассказали про проблемные места вашего бизнеса.
У нашей компании как раз есть несколько решений, которые могли бы улучшить [проблему X], здесь вы можете с ними ознакомиться [ссылка/список с вариантами решений].
Напишите, интересно ли вам такое предложение.
[Подпись]
3. Если на деловом мероприятии вы получили контакты потенциального клиента, отправьте письмо-предложение такого образца:
Тема письма: Материалы по итогам (мероприятия Х)
Здравствуйте, [Имя].
Я надеюсь, что вам тоже понравилось [мероприятие], и хотел бы поблагодарить вас за интерес к [название компании].
Прилагаю более детальную информацию о нашей компании.
Буду рад обсудить по телефону все интересующие вас вопросы.
[Подпись]
Письма-напоминания
4. Через некоторое время
Тема письма: Вопросы по коммерческому предложению
Здравствуйте, [Имя].
Меня зовут [Имя]. Мы недавно с вами общались по [тема]. Надеюсь, вы успели подробнее ознакомиться с [дополнительной информацией], которую я вам присылал в прошлом письме.
Есть ли у вас какие-то вопросы по моему предложению? Буду рад обсудить их по телефону или при личной встрече. Когда вам было бы удобно?
[Подпись]
5. Предложите клиентам пробный период или бесплатные образцы. Покупатели охотнее решаются на сделку, если предварительно протестируют продукт.
Тема письма: Подарок для вашей компании
Здравствуйте, [Имя].
Несколько дней назад я прислал вам информацию о [название продукта] и сейчас предлагаю попробовать его в действии.
Я создал/прикрепил несколько гостевых логинов/бесплатных образцов/ваучеров, которые можно использовать для доступа/получения [продукта или услуги]. Поделитесь ими с вашими коллегами. Было бы интересно услышать их мнение.
Буду рад обсудить все подробнее по телефону или при личной встрече. Что думаете о нашем предложении?
[Подпись]
Письма после встречи
6. Составьте такое письмо клиенту, если при встрече вы обещали ему прислать дополнительную информацию
Тема письма: Информация по вашему запросу
Здравствуйте, [Имя].
Прежде всего, хочу поблагодарить вас за встречу и уделенное время. Я обещал вам прислать дополнительные данные о [вопрос] — они находятся в прикрепленном файле.
Готов ответить на любые вопросы.
[Подпись]
7. После встречи с клиентом напомните ему о следующих этапах переговоров.
Тема письма: План действий на ближайшее время
Здравствуйте, [Имя].
Спасибо, что нашли время — сегодняшняя встреча была очень продуктивной.
Коротко напомню, как мы поступим дальше:
[Дата]: Я вышлю вам [договор/полный комплект документов].
[Дата]: Вы передадите мне замечания и пожелания.
[Дата]: Мы внесем все окончательные изменения и подпишем соглашение.Если вам понадобится что-то обсудить до этой даты, дайте мне знать.
[Подпись]
Если клиент не выходит на связь
8. Если клиент не ответил на телефонный звонок, используйте следующий образец написания письма:
Тема письма: Не смог связаться с вами
Здравствуйте, [Имя].
Я хотел обсудить с вами [вопрос], но, вероятно, вы оказались заняты. Пожалуйста, перезвоните мне по [номеру] или дайте знать, когда вам будет удобно, чтобы позвонил я.
[Подпись]
9. Если хотите ненавязчиво напомнить о себе, поделитесь с клиентом информацией, которая будет ему полезна.
Тема письма: Полезная информация для вашего бизнеса
Здравствуйте, [Имя].
Мне попалась информация, которая, возможно, вам пригодится.
[вставьте ссылку на сайт или отдельную статью, прикрепите нужные документы или медиа-файлы]
Это может быть вам полезным [объяснить, почему].
[Подпись]
10. Если клиент тянет с оплатой, напомните ему об этом:
Тема письма: Задержка оплаты
Здравствуйте, [Имя].
[Дата] я отправил вам счет по электронной почте. Оплата еще не поступила, поэтому прошу узнать, получил ли ваш финансовый отдел наш счет. Если необходимо, я пришлю его повторно. Жду от вас оплаты в течение недели.
Спасибо за вашу помощь.
[Подпись]
Автор: Любовь Аброськина, Дарья Милакова
147 961
Как выставить счет на оплату от ИП и ООО по безналу
Сотрудничество с другими юридическими лицами — это неотъемлемая составляющая коммерческой деятельности ИП и ООО. Самая распространенная схема — когда одна сторона поставляет услугу или товар, а другая — оплачивает их стоимость.
Что такое счет на оплату
Любое предприятие при предоставлении услуг или продаже товара выставляет счет – специальный документ с целью уведомления контрагента об исполнении своих обязательств. На основании счета он должен осуществить перевод средств по указанным реквизитам, оплатив полученные услуги/товар.
Такой документ составляется в следующих ситуациях:
Фактически счет нужен для оплаты покупателем полученной поставки. Но, независимо от того, с кем сотрудничает ИП или ООО, речь идет только о безналичных платежах. Соответственно, у сторон должны быть открыты банковские счета для успешного осуществления операции.
- Стороны договорились о долгосрочном сотрудничестве и подписали соответствующий договор, в котором содержатся общие положения о взаимодействии контрагентов. Но в нем отсутствует информация о конкретных объемах поставок и их стоимости. По мере получения товаров/услуг покупатель обращается к продавцу с запросом на очередную поставку. После получения такого уведомления продавец выставляет счет с точными расчетами и реквизитами.
- Между контрагентами нет договора о сотрудничестве. И поставка товара/услуг носит исключительно разовый характер.
- Стороны не являются партнерами, но покупатель хочет купить товар или получить услугу в сжатый срок. Чтобы сократить время проведения сделки, одна сторона выставляет другой счет на оплату, а договор подписывается сторонами гораздо позднее.
Но в нем отсутствует информация о конкретных объемах поставок и их стоимости. По мере получения товаров/услуг покупатель обращается к продавцу с запросом на очередную поставку. После получения такого уведомления продавец выставляет счет с точными расчетами и реквизитами.Как составить
Сформировать форму проще в специализированной программе, с которой работает бухгалтер. Но создать шаблон можно и посредством Excel или Word. Использование бланка продавца также не является обязательным требованием закона. Важно, чтобы каждый счет имел свой порядковый номер, а нумерация ежегодно обновлялась с 1 января.
- Полное наименование юрлица (без сокращений).
- ИНН продавца.
- Адреса участников сделки (как фактические, так и юридические).
- КПП, если поставку осуществляет ООО.
- Актуальные банковские реквизиты для безналичного перевода средств (название банка, номер корсчета и т. д.).
- Информация о поставке: наименование позиций, количество переданных единиц, их стоимость.
- Общая сумма платежа с выделенным значением НДС при условии, что расчет стоимости был произведен с учетом этого налога. Если юрлицо использует налоговый режим УСН, то указывается только общая сумма и делается соответствующая пометка.
В комментариях могут указываться дополнительные условия поставок, чтобы скоординировать действия сторон. В ООО форма подписывается главным бухгалтером или другим уполномоченным лицом (например, руководителем). В случае с ИП подпись ставит только сам предприниматель. Предпочтительно, чтобы счет был завизирован печатью, но это не является обязательным условием для выполнения обязательства.
Порядок выставления
- Клиент связывается с продавцом/поставщиком, с которым он хочет сотрудничать. По итогу переговоров между сторонами может быть заключен договор, если совместная работа будет носить длительный характер. При разовой поставке предприятия могут придерживаться устных договоренностей.
- На основании запроса клиента продавец/поставщик выставляет счет на оплату, указав реквизиты для безналичного перечисления. Если он составлен с ошибками, то возвращается отправителю для корректировки данных.
- Покупатель/заказчик перечисляет деньги в банк по указанным реквизитам, соблюдая оговоренные сторонами сроки.
- Продавец/поставщик отгружает товар или предоставляет услугу, удостоверившись в поступлении средств. Для подтверждения факта выполнения сторонами обязательств составляется закрывающий документ.
В целом наличие счета не является обязательным условием для сотрудничества контрагентов. Если договоренности были достигнуты на уровне директоров, то он даже может отсутствовать в документообороте.
В это случае получить реквизиты для безналичного перевода покупатель/заказчик может из другого источника, например, из накладной или карточки предприятия.
Цель счета – сделать взаиморасчеты между участниками процесса более точными. Этим можно объяснить позицию бухгалтеров, которые выступают за обязательное составление таких документов. При этом он не может использоваться в качестве основания для оплаты за исключением тех случаев, когда в договорах четко обозначен график совершения платежей.
Передать форму на оплату рекомендуется в бумажном виде. Для ускорения процесса можно отправить ее контрагенту в электронном виде посредством специальной программы или электронной почты. Второй образец должен остаться в бухгалтерии ИП или ООО.
Закрывающие документы
При сотрудничестве с партнером важно иметь закрывающие документы по каждой совершенной сделке для подтверждения факта выполнения сторонами их обязательств. Это поможет избежать недоразумений и спорных ситуаций, которые в итоге отразятся на репутации сторон.
Такого правила должно придерживаться не только крупное предприятие в форме ООО, но и ИП, независимо от масштабов деятельности.
Требование предоставить закрывающие документы рекомендуется указать в договоре о сотрудничестве. С их помощью продавец сможет подтвердить факт получения дохода, а покупатель — расходов, что будет актуально при составлении налоговой отчетности.
Накладная
Если необходимо подтвердить поставку товаров, материалов или сырья, составляется накладная. Для этого используется стандартизированная форма ТОРГ-12 или собственный бланк предприятия. У каждого из участников сделки остается свой экземпляр (оригинал), который необходимо хранить не менее 3-х лет.
Допускается использование только оригиналы документов, в которых указаны реквизиты контрагентов, данные отгрузки (номер партии и дата) и реестр товаров. На бланке также должна стоять печать продавца и подписи уполномоченных лиц. Если по какой-то причине предприятие предоставило копию накладной, покупатель должен запросить ее оригинал, чтобы избежать спорных ситуаций.
Факт предоставления оригинала позже поставки товара не может повлиять на условия сотрудничества сторон и действующий договор.Акт
Документ составляется в 2-х экземплярах для каждой из сторон. Визируется подписью руководителя или другого уполномоченного лица. В отличие от накладной, в акте должно быть указано, что заказчик не имеет претензий к исполнителю услуги. В некоторых случаях, регламентированных профильным законодательством, можно обойтись без составления акта. К примеру, если речь идет об услуге аренды или оферте.
Чем грозит отсутствие счета и закрывающего документа
Отсутствие счета на оплату и закрывающего документа может обернуться для предприятия и другими последствиями. К примеру, если между участниками возникнет хозяйственный спор, для урегулирования которого одна из сторон будет вынуждена обратиться в суд. В связи с этим любые операции, связанные с перечислением денег, должны быть задокументированы в предусмотренном законом порядке.
В противном случае можно понести большие финансовые и репутационные потери.Как выставить счет на оплату в 1С 8.3 Бухгалтерия
Несмотря на то, что выставление счетов на оплату каких-либо товаров или услуг покупателю не является обязательным, все же, на практике он довольно часто встречается. В счетах указываются реквизиты поставщика, а так же перечень товаров и услуг, за которые нужно внести предоплату.
Производить оплату по счетам очень удобно. Всем нам ежемесячно приходят квитанции за квартплату, свет, газ, воду. Они по своей сути тоже являются аналогами счетов.
Конечно же, счет на оплату не является первичным документом, но именно с него начинается отражение продаж товаров и услуг, а так же расчетов с покупателями. Как выставить счет на оплату в 1С 8.3 и распечатать его — мы расскажем в этой статье.
Выписка счета
Счета на оплату вы можете найти в разделе «Продажи».
Наша команда предоставляет услуги по консультированию, настройке и внедрению 1С.
Связаться с нами можно по телефону +7 499 350 29 00.
Услуги и цены можно увидеть по ссылке.
Будем рады помочь Вам!
Создайте новый документ и заполните его шапку. В поле «Оплачен до» мы укажем 31 августа 2017 года. Если покупатель не оплатит его в течение указанного времени, счет станет недействителен. Причин может быть много, например, изменение цен.
Статус нашего счета изначально будет «Не оплачен». После того, как мы получим какие-либо действия со стороны покупателя, статус будет изменяться.
В качестве контрагенты выберем и укажем, что ведем с ним работу по договору с покупателем «». Договор можно и не указывать, в таком случае справа от этого поля нажмите на кнопку «Новый». В таком случае программа создаст новый договор с покупателем на основании создаваемого счета.
Не забудьте указать банковский счет, на который должна поступить оплата. Если вы предоставляете какие-либо скидки покупателю, выберите соответствующий пункт из одноименного выпадающего списка и укажите ее размер.
Получите понятные самоучители по 1С бесплатно:
В табличной части на вкладке «Товары и услуги» мы укажем, что продаем 20 единиц конфет «Ассорти», 30 «Белочка» и 25 «Вишня». Обязательно проверим правильность подставленных автоматически цен. Их можно отредактировать вручную.
Если вы поставляете товары в возвратной таре, например, пиво в кегах, данные о ней так же можно указать на соответствующей вкладке.
В том случае, если данный счет на оплату является периодическим, например, у вас договор с покупателем на ежемесячную поставку, нажмите на гиперссылку «Повторять» в верхней части документа. В открывшемся окне укажите, с какой периодичностью данный счет должен повторяться. Напоминание об этом будет отображаться в списке документов.
Печать счетов на оплату
Счета на оплату в 1С выдаются покупателю в бумажном или электронном виде. В первом случае все достаточно просто. Распечатать счет моно из одноименного пункта меню «Печать» в шапке документа.
После того, как вы его распечатаете, на нем ставится подпись и печать.
Как на счет вставить печать и подпись
При выставлении счета покупателю из 1С 8.3 в электронном виде, например, по e-mail гораздо удобнее получать из программы печатную форму с уже установленными на ней печатями и факсимильными подписями. Это избавит вам от распечатывания документа, его подписания и сканирования впоследствии.
Перейдите в справочник организаций и откройте карточку той, для которой нужно установить печать и подписи. В разделе «Логотип и печать» выберите с компьютера файлы с ранее подготовленными факсимильными изображениями (можно отсканированными). Обратите внимание на то, что фон у изображений должен быть либо белым, либо прозрачным.
Теперь вернемся в ранее созданный счет на оплату и в этот раз из меню печать выберем пункт «Счет на оплату (с печатью и подписями)». Все те изображения, которые были загружены в карточку организации, отобразились в печатной форме.
Теперь при нажатии на кнопку сохранения мы смоем получить данный счет во внешнем файле, например, pdf и отправить покупателю.
Смотрите также видео инструкцию по выставлению счета и составлению договора в 1С 8.3:
PTFR.RU Стекла противотуманных фар, стекла передних фар для установки ксеноновых линз
Технология изготовления стекол из поликарбоната для фар не проста, мы потратили на ее отработку больше года и много средств, благо это не…
Товар в наличии, ожидает отправки Нал.платежом Почтой России (подтверждение получено) — означает, что с заказ принят для…
товар отсутствует, ожидаем поступления — означает, что товар поступит в течении ближайшего месяца, заказчик будет уведомлен на…
Доставлен и оплачен — касается заказов отправляемых с наложенным платежом, означает, что магазин получил оплату от Почты России…
Отменен, отсутствует на складе — означает, что заказ отменен, товара на складе нет и не будет в ближайшие месяцы
Товар в наличии (ожидает отправки Нал.платежом Почтой России), ждём подтверждение согласия покупки от Вас на эл. почту или телефон…
Доставляется Наложенным платежом Почта России — означает, что посылка принята сотрудниками Почты России к пересылке, находится в…
Выполняется отправка Наложенным платежом Почта России — означает, что заказ упакован, документы оформлены, посылка передана для…
Отменен, передумал (посылка вернулась) — означает, что посылка вернулась отправителю. Причиной возврата посылки может…
Заказ принят, товар временно отсутствует на складе — означает, что товар должен поступить на склад в ближайшие 3-7 дней и заказ…
Правила и особенности этикета деловой переписки
Время ответа на письмо
Персональное обращение
Выражение признательности
Позитивное завершение письма
Подпись и контактная информация
Эта статья – результаты моих наблюдений за тем, какие аспекты создают хорошее впечатление от делового письма.
Вот бывает же так, получаешь ответ на свое письмо и сразу внутренне принимаешь решение: с этими ребятами я хочу и буду общаться дальше, а вот с этими — хочется сразу распрощаться. У вас такое бывало? У меня – да. Последняя такая практика у меня случилась совсем недавно: я вела переписку с разными компаниями на предмет подбора языковых курсов.
Ниже – мои суммированные выводы о том, что стоит иметь в виду, если вам важно, чтобы ваше деловое письмо производило хорошее впечатление на адресата и вызывало у него желание продолжать с вами деловое взаимодействие.
1. Время ответа на письмо.
Образец делового письма
Время ответа показывает адресату, насколько вы заинтересованы в общении и деловом взаимодействии с ним.
Совет № 1: Стремитесь отвечать на получаемые письма сразу. Если это невозможно, то в течение 3-х часов с момента получения. Если и это невозможно – в течение дня.
Если и этот срок по объективным обстоятельствам затруднителен, признаком хорошего делового тона является отправка адресату сообщения приблизительно следующего содержания: «Я получил Ваше письмо. Постараюсь на него ответить до…..включительно».
При принятии решения о приоритетности ответов обращайте внимание на такие пометки адресата, как Важность/Priority и Тема/Subject. Это надежные показатели того, насколько скорым и важным для адресата является ваш ответ.
Помните, что задержка с ответом – всегда риск потерять клиента. Кроме того, отсутствие своевременного ответа может затруднить работу других людей, связанных с вами деловыми отношениями.
Как не копить неотвеченные письма?
Проверенный прием — Прочитав письмо адресата, сразу оцените, насколько оно важное и срочное, сколько времени вы потратите на ответ ему. Если на написание ответа вам понадобится до 5-7 минут, отвечайте сразу. И только более затратные по времени ответы откладывайте «на потом».
2. Персональное обращение.
Деловое письмо, начинающееся с персонального обращения и приветствия, отражает индивидуальную направленность письма, демонстрирует ваше внимание и уважение к личности адресата.
Ситуация: вы записались на курсы иностранных языков и просите сотрудника института выслать вам счет на оплату.
Сравните варианты ответов:
| Здравствуйте! Я прошла предварительное тестирование при записи на курсы испанского языка в вашем институте. По результатам тестирования я записана в группу PS-А2.1. Оплата моего обучения будет осуществляться моим работодателем. Пожалуйста, пришлите мне счет на оплату обучения. Спасибо. С уважением, Маша Петрова | |
| Вариант ответа 1 | Вариант ответа 2 |
| Здравствуйте! Для того, чтобы выслать Вам счет, мы должны получить от вас реквизиты компании-вашего работодателя. Пришлите их, пожалуйста, ответом на это письмо.…… | Здравствуйте, Маша! Для того, чтобы выслать Вам счет, мы должны получить от вас реквизиты компании-вашего работодателя. Пришлите их, пожалуйста, ответом на это письмо.…… |
Совет № 2:
Обязательно используйте в деловых письмах персональное обращение.
Цените индивидуальность ваших адресатов! Добавляйте вашим письмам персональной направленности, корректной доброжелательности. Выделяйтесь своими письмами из безликой массы безликих ответов.
3. Выражение слов признательности за обращение в компанию (за обращение к Вам).
Слова признательности являются отражением вашей благодарности клиенту/партнеру за его выбор в вашу пользу/в пользу вашего бизнеса.
Письмо-ответ клиенту, начинающееся с фразы «Спасибо за Ваше письмо», демонстрирует клиенту, что вы его цените и дорожите его выбором. Это хороший деловой тон и продуктивная деловая позиция.
Сравните :
| Здравствуйте! Я прошла предварительное тестирование при записи на курсы испанского языка в вашем институте. По результатам тестирования я записана в группу PS-А2.1. Оплата моего обучения будет осуществляться моим работодателем. Пожалуйста, пришлите мне счет на оплату обучения. Спасибо. С уважением, Маша Петрова | |
| Вариант ответа 1 | Вариант ответа 2 |
| Здравствуйте, Маша! Для того, чтобы выслать Вам счет, нам необходимо получить от вас реквизиты компании-вашего работодателя. Пришлите их, пожалуйста, ответом на это письмо.…… | Здравствуйте, Маша! Прежде всего, спасибо Вам за то, что остановили свой выбор на нашем институте! Мы уверены, что Вы останетесь довольны нашим сотрудничеством. Для того, чтобы выслать Вам счет, нам необходимо получить от вас реквизиты компании-вашего работодателя. Пришлите их, пожалуйста, ответом на это письмо.…… |
Совет № 3: Благодарите адресата за внимание и доверие, которое он оказывает Вам и вашему бизнесу!
Варианты фраз признательности в начале письма:
Спасибо за Ваш интерес к…
Спасибо за Ваше письмо…
Спасибо, что обращаетесь к нам…
Спасибо, что выбрали нас…
Спасибо, что выбрали нашу компанию…
Мы признательны Вам за Ваш интерес…
- Позитивное завершение письма
Финальные фразы – последнее, что остается в поле внимания адресата при прочтении вашего письма. Закрепите в последних фразах эмоционально-позитивную атмосферу делового общения. Создайте у адресата хорошее настроение, чтобы ему захотелось вновь пообщаться с вами!
Сравните:
| Здравствуйте! Я прошла предварительное тестирование при записи на курсы испанского языка в вашем институте. По результатам тестирования я записана в группу PS-А2.1. Оплата моего обучения будет осуществляться моим работодателем. Пожалуйста, пришлите мне счет на оплату обучения. Спасибо. С уважением, Маша Петрова | |
| Вариант ответа 1 | Вариант ответа 2 |
| Здравствуйте, Маша! Прежде всего, спасибо Вам за то, что остановили свой выбор на нашем институте! Мы уверены, что Вы останетесь довольны нашим сотрудничеством. Для того, чтобы выслать Вам счет, нам необходимо получить от вас реквизиты компании-вашего работодателя. Пришлите их, пожалуйста, ответом на это письмо.….. | Здравствуйте, Маша! Прежде всего, спасибо Вам за то, что остановили свой выбор на нашем институте! Мы уверены, что Вы останетесь довольны нашим сотрудничеством. Для того, чтобы выслать Вам счет, нам необходимо получить от вас реквизиты компании-вашего работодателя. Пришлите их, пожалуйста, ответом на это письмо. Если у вас появятся вопросы – пожалуйста, обращайтесь! |
Совет № 4: Настраивайте адресата на продолжение диалога. Проявляйте уважение! Создавайте и укрепляйте настроение комфортного сотрудничества! Делитесь с адресатом своим позитивным настроением и искренним желанием продолжить деловое взаимодействие!
Образец делового письма
Варианты финальных фраз:
Буду рад сотрудничеству!
С готовностью отвечу на Ваши вопросы.
Если у вас появятся вопросы – пожалуйста, обращайтесь!
С надеждой на плодотворное сотрудничество,
Всегда готов помочь и ответить на Ваши вопросы.
С искренним уважением,
С уважением,
С уважением к Вам,
С уважением и надеждой на плодотворное сотрудничество,
5. Подпись и блок контактной информации.
Человеку, ведущему деловую переписку, важно понимать, кто находится «по ту сторону монитора»: имя и фамилию адресата, должность, контактные координаты.
Для чего это нужно?
Имя и фамилия – дает возможность вести персональное общение.
Должность – дает адресату понимание границ полномочий и профессиональной компетентности в решении вопросов.
Координаты – обеспечивают возможность дополнительной оперативной связи в случае необходимости.
Сравните: какой из ответов выглядит более профессиональным и вызывает большее доверие к информации.
| Здравствуйте! Я прошла предварительное тестирование при записи на курсы испанского языка в вашем институте. По результатам тестирования я записана в группу PS-А2.1. Оплата моего обучения будет осуществляться моим работодателем. Пожалуйста, пришлите мне счет на оплату обучения. Спасибо. С уважением, Маша Петрова | |
| Вариант ответа 1 | Вариант ответа 2 |
| Здравствуйте, Маша! Прежде всего, спасибо Вам за то, что остановили свой выбор на нашем институте! Мы уверены, что Вы останетесь довольны нашим сотрудничеством. Для того, чтобы выслать Вам счет, нам необходимо получить от вас реквизиты компании-вашего работодателя. Пришлите их, пожалуйста, ответом на это письмо. Если у вас появятся вопросы – пожалуйста, обращайтесь! С уважением, | Здравствуйте, Маша! Прежде всего, спасибо Вам за то, что остановили свой выбор на нашем институте! Мы уверены, что Вы останетесь довольны нашим сотрудничеством. Для того, чтобы выслать Вам счет, нам необходимо получить от вас реквизиты компании-вашего работодателя. Пришлите их, пожалуйста, ответом на это письмо. Если у вас появятся вопросы – пожалуйста, обращайтесь! С уважением, Анна Иванова Менеджер-администратор Институт иностранных языков тел. (495) 777 77 77 моб. 777 77 77 |
Совет № 5: Определите содержание блока персональной контактной информации. Внесите эту информацию в автоматические настройки. Заканчивайте этим блоком каждое ваше письмо к клиентам и деловым партнерам. Украсьте ваше письмо надежным индикатором хорошего делового тона и профессионализма.
Итак, вот пять коротких практических советов по этикету деловой переписки и созданию хорошего впечатления у адресата.
Буду рада видеть вас на наших тренингах по переписке:
Статьи по теме:
Тамара Воротынцева
Страница пользователя
В течение 30 минут гномы спустятся в шахту и отправят
на почту {{ profile.email }} счет на оплату и детали заказа:
(счет прикреплен к письму)
Дата доставки
Дата самовывоза
Придет вам по смс не позднее, чем через 2 часа (в рабочее время). В день доставки напишем СМС и позвоним по номеру +7 {{ orderInfo.shipment.contact.phone }}.
Придет вам по смс не позднее, чем через 2 часа (в рабочее время).
Вы получите трек-номер посылки после того, как мы передадим заказ Почте России. СМС с трек-номером придет на телефон +7 {{ orderInfo.shipment.contact.phone }}.
1 день В течение . От {{ deliveryTime.min }} до {{ deliveryTime.max }} . После оплаты счета.
Доставим заказ в терминал «{{ deliveryName }}» транспортной компании в Москве в течение 3 дней после оплаты счета. Дальше доставку вы организуете сами за свой счет. Сроки и стоимость доставки зависят от транспортной компании.
Адрес
Доставка курьером{{ paymentType === CONST.PAYMENT.TYPE_BANK ? ‘ DPD’ : » }} за бесплатно по адресу: {{ orderInfo.shipment.address.city.name }}, {{ orderInfo.shipment.address.address }}. {{ orderInfo.shipment.contact.fio }}
Заберу из пункта самовывоза за бесплатно по адресу: {{ orderInfo.shipment.pickpoint.address }}. {{ orderInfo.shipment.contact.fio }}
Заберу со склада самовывоза по адресу: {{ orderInfo.shipment.reworker.address }}.
Время работы
Понедельник — пятница: с 10:00 до 18:30
Суббота: с 11:00 до 18:30
Воскресенье: выходной
Как добраться
метро Кантемировская: ул. Кантемировская, д. 61.
Последний вагон из центра, выход налево.
Вход в желтое кирпичное здание один, находится в дальнем от метро торце,
ориентир — вывеска «Роскапитал».
Через дорогу заправка «Лукойл».
Зайти в дверь, на 1 этаже сказать: «В реворкер»,
на лифте на 5 этаж, там 1 дверь.
Телефон для связи, если потеряетесь на месте 8-967-034-70-50.
Ориентир: через дорогу синее здание с автомойкой на первом этаже.
Пожалуйста, не забудьте паспорт.
Доставка Почтой России за бесплатно по адресу: {{ orderInfo.shipment.address.zip }}, {{ orderInfo.shipment.address.city.name }}, {{ orderInfo.shipment.address.address }}. {{ orderInfo.shipment.contact.fio }}
Полная стоимость заказа
на суммуДоставка курьером Самовывоз Самовывоз со склада Доставка Почтой России за бесплатно Доставка до терминала «{{ deliveryName }}» транспортной компании в Москве бесплатно
После оплаты счета мы подготовим договор поставки и вышлем вам по почте.
Оплата | Online Samsung
Оплата наличными
Вы оплачиваете свой заказ после того, как курьер доставит его вам. Передача товара осуществляется только в квартире или офисе. Оплата наличными возможна
— в Москве и Московской области при сумме заказа до 500 т.р.
— в Санкт-Петербурге и Ленинградской области при сумме заказа до 150 т.р.
— в некоторых регионах России для категории товаров смартфоны/планшеты/носимые устройства/аксессуары.
Онлайн-оплата на сайте
Для оплаты (ввода платежных реквизитов) Вы будете перенаправлены на платежный шлюз ПАО СБЕРБАНК. Соединение с платежным шлюзом и передача информации осуществляется в защищенном режиме с использованием протокола шифрования SSL. В случае если Ваш банк поддерживает технологию безопасного проведения интернет-платежей Verified By Visa, MasterCard SecureCode, MIR Accept, J-Secure для проведения платежа также может потребоваться ввод специального пароля. Настоящий сайт поддерживает 256-битное шифрование. Конфиденциальность сообщаемой персональной информации обеспечивается ПАО СБЕРБАНК. Введенная информация не будет предоставлена третьим лицам за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ. Проведение платежей по банковским картам осуществляется в строгом соответствии с требованиями платежных систем МИР, Visa Int., MasterCard Europe Sprl, JCB.В случае возврата, денежные средства возвращаются исключительно на ту же банковскую карту, с которой была произведена оплата!
Оплата по безналичному расчёту
Счет может быть выставлен как на организацию, так и на частное лицо. Счет на оплату заказанного вами товара можно получить по электронной почте.Чтобы оплатить заказ безналичным способом:
- При оформлении заказа через корзину интернет-магазина, на этапе оплаты выберите данный вид оплаты и укажите реквизиты.
Картой при получении
Вы можете оплатить заказ картой при доставке его курьером. К оплате принимаются карты платежных систем VISA, MasterCard, Maestro и JCB. Данный способ оплаты доступен
— в Москве и Московской области,
— в Санкт-Петербурге и Ленинградской области при сумме заказа до 150 т.р..
Как попросить клиента об оплате без грубости (шаблоны писем включены) — Clockify Blog
Итак, после большой сосредоточенности, преданности делу и продуктивной работы вы закончили и выполнили еще один внештатный проект. А теперь пришло время для действительно сложной части — ждать, пока заплатят.
Иногда вам заплатят в день, предварительно согласованный с клиентом, не намного раньше или позже.
К сожалению, чаще всего вы будете ждать после согласованной точки.
Во-первых, вы будете уверены, что ваш платеж будет обработан в ближайшее время. Но по прошествии времени, а ваш платеж не поступит, вам придется действовать самостоятельно и напрямую запрашивать платеж.
Вот как попросить об оплате без грубости, отправив клиенту электронное письмо с запросом на платеж, с незавершенными письмами с запросом на оплату, которые вы можете использовать в качестве примеров, а также несколько дополнительных советов, стратегий и резервных планов:
Что значит быть «грубым»?
Многие люди чувствуют себя неловко, когда говорят о деньгах — оплата часто является запретной темой, которую рабочие люди думают (или любят думать) после выполненной работы.
Таким образом, многие профессионалы избегают открыто обсуждать платежи из-за боязни, что их сочтут грубыми или поставят себя в неловкое положение, спрашивая о том, что, по их мнению, клиент считает само собой разумеющимся.
К сожалению, это приводит к тому, что профессионалы ведут себя излишне вежливо и расплывчато в своих платежных запросах, редко запрашивая платеж напрямую — даже если просрочены недели и месяцы.
Если вам когда-либо было неловко просить клиента об оплате напрямую, сначала задайте себе несколько важных вопросов:
- Выполнили ли вы работу по согласованию с заказчиком?
- Знал ли клиент, что он должен заплатить вам, когда вы закончите и поставите проект, как вы договорились?
- Вы, наверное, уже обсуждали это заранее.Кроме того, маловероятно, что ваш клиент выполняет свою работу бесплатно. Итак, почему от вас следует ожидать работы бесплатно?
- Вы просите больше денег, чем изначально договорились?
- Скорее всего, нет.
- Если бы клиент работал с большой компанией, а не с вами, рассмотрел бы он или она не платить им?
- Они, вероятно, даже не подумали бы о том, чтобы не платить крупной компании — если только они не хотят иметь дело с судебным процессом и негативной рекламой
Если вы ответите аналогичным образом на все эти вопросы, вам не о чем расстраиваться, когда вы просите оплату в простой форме — вы выполнили свою часть трудового соглашения, и теперь вполне логично, что вы ожидаете того же от ваш клиент.
Конечно, вы будете стремиться быть профессиональным, добрым и вежливым в своих просьбах и не устраивать истерику на клиента из-за его просроченных счетов, но быть прямым, точным и настойчивым — лучший способ.
Когда отправлять клиенту электронное письмо с запросом на оплату?
Когда вы думаете о том, как запросить оплату за оказанные услуги, первый вопрос, который у вас, вероятно, возникнет: , когда запрашивать оплату?
На самом деле вам не следует ждать слишком долго — желательно, чтобы вы отправили несколько более коротких электронных писем до и после даты платежа:
# 1 напоминание о платеже — за неделю до срока платежа
# 2 напоминание о платеже — день оплаты
# 3 Письмо с напоминанием о платеже — через неделю после даты платежа
# 4 письмо с напоминанием о платеже — две недели после даты платежа
# 5 письмо с напоминанием о платеже — через месяц после даты платежа
Если вы отправляете счета-фактуры через такие регулярные промежутки времени, вы останетесь вежливыми и терпеливыми, но также покажете своим клиентам, что вы профессионально относитесь к своим счетам и вопросам оплаты.Вы также продемонстрируете, что цените свою работу, и побудите клиента оценить ее.
Как запросить оплату по электронной почте?
Вот как можно сформулировать каждое отдельное письмо с просьбой об оплате, которое вы отправляете своему клиенту:
Образец электронного письма с просьбой об оплате № 1 — За неделю до даты платежаКак это написать?
☑️ Дружелюбный
☑️ Короткие
☑️ Информативная
ОБРАЗЕЦ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ № 1:
→ СКАЧАТЬ ШАБЛОН ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ ПЛАТЕЖА № 1
Зачем так писать? Вам не нужно запрашивать оплату непосредственно в первом электронном письме со счетом — вам просто нужно заранее убедиться, что ваш клиент хорошо осведомлен об условиях оплаты и основной информации.Отправляя счет-фактуру по электронной почте до даты платежа, вы гарантируете, что у клиента будет достаточно времени для сбора и организации платежной документации. Кроме того, вы позиционируете себя как профессионал, который регулярно отслеживает счета и отправляет электронные письма с напоминаниями, если клиент не платит вовремя.
Образец электронного письма с просьбой об оплате № 2 — День платежаКак это написать?
☑️ Дружелюбный
☑️ Короткие
☑️ С четким призывом к действию
ОБРАЗЕЦ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ № 2:
→ СКАЧАТЬ ШАБЛОН ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ ОБРАЗЦА ПЛАТЕЖЕЙ № 2
Зачем так писать? Это еще одно вежливое напоминание, поэтому сохраняйте полностью дружелюбный тон — счет еще не просрочен.Самый эффективный вариант — сделать это электронное письмо четким и кратким — с прямым звонком для совершения платежа в соответствии с сегодняшним сроком платежа.
Образец электронного письма с просьбой об оплате № 3 — Через неделю после даты платежаКак это написать?
☑️ Информативная
☑️ Более упругий тон
☑️ Акцент на срок просрочки счета
☑️ Копию счета вложить в приложение
ОБРАЗЕЦ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ № 3:
→ СКАЧАТЬ ШАБЛОН ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ ОБРАЗЦА ПЛАТЕЖЕЙ № 3
Зачем так писать? Это ваше первое электронное письмо о просрочке счета, поэтому вам нужно поддерживать более твердый тон и включать простой призыв к действию.Убедитесь, что вы повторили основную информацию о счете — включая номер счета, дату его отправки клиенту и общую сумму к оплате. Вы по-прежнему даете своему клиенту возможность сомневаться, поэтому убедитесь, что вы также включили копию самого счета в приложение — возможно, вы обнаружите, что вложение было ошибочным, и клиент не получил счет.
Образец электронного письма с просьбой об оплате № 4 — Через две недели после даты платежаКак это написать?
☑️ Прямой
☑️ Очистить CTA
☑️ Попросите клиента подтвердить получение счета по электронной почте
☑️ Акцент на срок просрочки счета
☑️ Копию счета вложить в приложение
ОБРАЗЕЦ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ № 4:
→ СКАЧАТЬ ШАБЛОН ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ ОБРАЗЦА ПЛАТЕЖЕЙ №4
Зачем так писать? Поскольку ваше -секундное электронное письмо с прямым напоминанием сообщает клиенту о просрочке платежа, вам нужно будет быть еще более твердым и прямым.Четкий призыв к действию и просьба к клиенту подтвердить, что он получил электронное письмо со счетом, уменьшат вероятность того, что клиент проигнорирует электронное письмо.
Хотя к настоящему времени сомнения в большинстве своем исчезли, отправка еще одного приложения к счету позволит клиенту, у которого в прошлом возникли проблемы с открытием приложения, узнает о счете. Что касается клиента, который намеренно игнорирует ваши электронные письма со счетами, то он / она получит еще одну причину на минус , чтобы игнорировать вас.
Образец электронного письма с просьбой об оплате № 5 — Один месяц после даты платежаКак это написать?
☑️ Прямой
☑️ Более твердый и жесткий подход
☑️ По-прежнему профессиональный и добрый
☑️ Не делайте этого личным
ОБРАЗЕЦ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ № 5:
→ СКАЧАТЬ ШАБЛОН ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ ОБРАЗЦА ПЛАТЕЖЕЙ №5
Зачем так писать? Учитывая, что вы уже отправили пару электронных писем со счетами, которые были полностью проигнорированы, вы можете принять более твердый и жесткий подход к этому письму с просьбой об оплате — просто убедитесь, что вы остаетесь профессиональным и добрым, насколько это возможно.Если вы обратитесь к угрозам и прямым обвинениям, вы рискуете показаться непрофессиональным и запятнать свою репутацию — и у вас будет меньше шансов получить деньги.
Что делать, если вам все еще не платят?
Иногда, несмотря на все ваши усилия по электронной почте, вам все равно не платят и не получают никакого ответа.
В таких случаях, когда вы не получаете ответа (и начинаете терять терпение), самое время отказаться от электронной почты — и позвонить клиенту напрямую . В большинстве случаев простого прямого разговора с клиентом достаточно, чтобы установить множество рекордов.
При разговоре с клиентом по телефону убедитесь, что вы отметили следующие поля:
☑ Представьтесь и объясните, почему вы звоните по номеру
.☑ Будьте ясны, лаконичны, вежливы и кратки
☑ Говорите четко
☑ Не используйте жаргонные слова и выражения
☑ Не обвиняйте клиента в том, что он не платит вам
☑ Сохраняйте безличный и вежливый тон, который дает вашему клиенту возможность не сомневаться.
☑ Обобщите все согласованные детали до окончания разговора
Если вы сомневаетесь, что сказать своему клиенту, просто начните с:
Независимо от того, как дальше будет продолжаться разговор, вы, скорее всего, получите ответы на вопрос о задержке платежа и отсутствии ответа на ваши электронные письма со счетами:
- Вы можете обнаружить, что адрес электронной почты, на который вы отправляли электронные письма со счетами, неправильный, и что все ваши тщательно составленные электронные письма попали в бездну почтового ящика.
- Вы можете обнаружить, что отправляли счета-фактуры совсем не тому человеку, особенно если вы ведете дела с более крупной компанией.
Какой бы ни была причина, вы с большей вероятностью узнаете о ней, если поговорите со своим клиентом по телефону.
Вы также сможете уточнить детали для завершения этого платежа более оперативно, чем по электронной почте — вероятно, потому что вам не придется долго ждать ответа.
Что делать, если ваш резервный план не работает?
Если вам действительно не повезло , ваш клиент может не отвечать на телефонные звонки:
- Возможно, они сейчас во время встречи и пытаются сосредоточиться на ней, поэтому они переключили свой телефон на беззвучный режим
- Может быть, они не запомнили ваш номер телефона и не хотят отвечать на звонки с незнакомых номеров
- Может быть, разговор по телефону заставляет их чувствовать себя некомфортно, и они предпочитают избегать этого
В любом случае, если у вас уже есть номер клиента, вы можете попробовать текстовые сообщения как более простой и быстрый способ быстро связаться с вами — просто отправьте что-нибудь вроде:
Отправка такого сообщения кажется более доступной, чем прямой телефонный разговор, и помогает клиентам, которые не любят разговаривать по телефону, легче.
Скорее всего, как только клиент поймет, кто вы, вы получите от него звонок или сообщение, в котором будет указано, когда пора перезвонить.
Советы и стратегии, позволяющие получать выплаты вовремя
В большинстве случаев, если вы не уверены, что клиент, с которым вы работаете, заплатит вам, принятие мер предосторожности может быть лучшей тактикой, чем погоня за ним после того, как вы закончили и выполнили проект.
Вот несколько способов повысить вероятность того, что клиент будет платить вам за вашу работу:
Предоставьте клиенту точные записи о вашей работе ⬆️
Если у вас всегда есть точные и прозрачные записи о работе, которую вы выполнили для клиента, у вас всегда будет подтверждение, что он должен вам оплатить.
Ваш лучший вариант для достижения полной прозрачности и подотчетности с вашими клиентами, а также для построения более надежных и надежных отношений с ними — это использовать трекер таймера Clockify. С его помощью вы сможете:
- Учет времени по всем работам, связанным с клиентом и проектами
- Получите автоматический расчет заработка за отслеживаемую вами работу на основе почасовых ставок, установленных вами непосредственно в приложении.
- Создание, сохранение и экспорт отчетов, которые затем можно отправлять клиенту.
Скачать образец отчета
Таким образом, вы предоставите клиентам четкое представление о проделанной вами работе, конкретное доказательство того, что вы закончили в срок, а также чистую сумму, которую они должны — все это данные. это придает дополнительный вес вашим счетам.
Выберите отличный платежный процессор
💵Чтобы еще больше упростить процесс оплаты, вам необходимо выбрать внештатную платежную систему, которая будет одновременно эффективной для вас и простой в использовании для клиента.
PayPal — эффективный стандартный выбор, но есть и другие полезные платежные системы, которые вы можете попробовать, в зависимости от ваших собственных предпочтений, удобства вашего клиента, а также региона, в котором вы живете.
Счет-фактура эффективно 🧾
Профессионально оформленный счет увеличит шансы на получение оплаты — и для этой цели вы можете попробовать множество инструментов для выставления счетов.
Такие инструменты помогут вам организовать и держать в порядке ваши платежи и счета.
Более того, большинство этих инструментов также отправляют вам напоминания, когда счет просрочен, и вам не нужно беспокоиться о пропущенном платеже из-за того, что вы были неорганизованы или просто забыли отправить счет.
Нарисуйте договор 📋
Иногда лучше изложить свои права и обязанности на бумаге — контракт может быть не самым важным элементом в вашей работе, особенно если вы ведете малый бизнес, но он может помочь склонить чашу весов в вашу пользу.
При составлении контракта убедитесь, что вы включили следующие элементы:
- Стороны договора
- Точные сроки сдачи проекта и оплаты
- Отрывок, разъясняющий вопрос интеллектуальной собственности по завершении проекта
- Отрывок, в котором говорится, что ваша работа является вашей интеллектуальной собственностью до тех пор, пока не будет произведена полная оплата.
- Отрывок о пени в случае просрочки первоначального платежа
- Отрывок, разъясняющий, что делать в случае спора
Вы также можете проконсультироваться с юридическим лицом о других элементах, которые вы должны включить в свой договор.
Даже если договор все еще не может гарантировать, что клиенты заплатят вам , он все же может побудить их не медлить слишком долго с платежами.
Спросите предоплату
🏦Просьба об авансе — еще один элемент, который вы должны включить в свой контракт, но он заслуживает особого внимания, потому что помогает вам отделить серьезных клиентов от тех, которые, вероятно, откажутся от оплаты.
Если клиент готов заплатить часть согласованной суммы заранее, он или она, вероятно, серьезно настроены выплатить вам полную сумму в конце проекта — в противном случае они, скорее всего, не одобрят этот раздел в вашем контракте или прямо отказываюсь подписывать это.
. В качестве альтернативы, если вы считаете, что крупный авансовый депозит отпугнет новых клиентов, которые могут настороженно относиться к вашей работе, вы можете попросить внести меньшие платежи, когда вы достигнете определенных этапов проекта.
Вкратце…
Когда вы думаете о том, как попросить оплату без грубости, самое важное, что вам нужно помнить, — это быть прямым, но в то же время добрым и профессиональным.
Напишите несколько писем с напоминанием об оплате, которые вы будете регулярно отправлять.
Важно, чтобы отправило одно электронное письмо со счетом-фактурой до даты платежа и одно электронное письмо со счетом-фактурой в день, когда должна быть произведена оплата , чтобы у ваших клиентов было достаточно времени для принятия необходимых мер.
После этого вам следует отправить несколько писем с прямыми запросами на оплату — каждое более твердым и прямым тоном, но все же безличным и дружелюбным.
Если клиент не отвечает на ваши электронные письма, возможно, есть проблема с адресом электронной почты, на который вы отправляете, или аналогичная проблема, о которой вы не знаете — в случае отсутствия ответа после полного месяца отправки электронной почты, позвоните или отправьте текстовое сообщение клиент .
В качестве дополнительной поддержки принимает дополнительные меры предосторожности, чтобы гарантировать, что клиент имеет все шансы заплатить вам вовремя и полностью:
- Предоставьте клиентам подтверждение проделанной вами работы в виде времени, которое вы отслеживали в их проекте.
- Предоставьте клиентам точный расчет суммы, которую они должны вам выплатить, в виде отчетов об отслеживании рабочего времени.
- Выберите эффективную систему обработки платежей
- Используйте инструмент для выставления счетов для выставления профессиональных счетов с приглашением к оплате
- Составьте подходящий контракт — желательно с оговоркой о депозите (ах)
Работа со счетами, ожидающими оплаты
- Последнее обновление
- Сохранить как PDF
- Отправка счетов на проверку
- Экспорт счета в XML
Переводимый
Чтобы изменить реквизиты платежа по счету, вы должны иметь одну из следующих ролей:- Оператор счета
- Расширенный оператор счета
- Менеджер счетов
- Через институциональную систему оплаты счетов или ERP, если вы настроили профиль импорта (дополнительную информацию см. Https://developers.exlibrisgroup.com/alma/integrations/finance и Financial Systems). Если вы используете этот метод, Alma импортирует платежные реквизиты из системы ERP, автоматически помечает эти счета как оплаченные, а затем закрывает их.
- Вручную, оператором / менеджером счетов-фактур на странице Alma «Ожидание счетов-фактур на оплату» («Приобретение»> «Получение и выставление счетов»> «Ожидание платежа»)
Ожидание счетов на оплату Страница
Для получения информации о вкладках на этой странице см. «Назначено мне», «Не назначено», «Назначено другим вкладкам».Платеж в рабочем процессе фактурирования
Для редактирования платежных реквизитов счета:
- На странице «Ожидание счетов-фактур» найдите счета-фактуры, платежные реквизиты которых вы хотите изменить, и выберите «Изменить» в списке действий строки.Откроется страница сведений о счете. Редактировать можно только раздел Платежи на этой странице. Если вы хотите отредактировать другие области счета-фактуры, вы должны сначала отправить счет-фактуру в статус «На рассмотрении», прежде чем редактировать его (см. «Настройка счетов-фактур на проверку»).
- В поле «Статус платежа» выберите «Выплачено» или «Не оплачено».
- Если вы выбрали Оплаченный, введите следующее:
- Идентификатор платежа — ссылочный номер для платежа, например номер счета или чека. Когда вы работаете с интегрированной внешней системой, это поле может содержать внешний ссылочный номер из системы ERP.
Это поле является обязательным только в том случае, если Способ оплаты — Бухгалтерия. - Дата платежа
- Сумма платежа — окончательная сумма, которая была уплачена (после учета курсов валют и т. Д.)
- Идентификатор платежа — ссылочный номер для платежа, например номер счета или чека. Когда вы работаете с интегрированной внешней системой, это поле может содержать внешний ссылочный номер из системы ERP.
- Выберите одно из следующего:
- Сохранить — введенная вами платежная информация сохраняется, но счет-фактура не продолжается до конца этапа оплаты счета-фактуры рабочего процесса фактурирования.
- Сохранить и продолжить — введенная вами платежная информация сохраняется, и счет-фактура переходит к следующему этапу рабочего процесса выставления счета.Если статус оплаты счета-фактуры — Оплачен, следующим этапом рабочего процесса для Alma является проверка того, полностью ли выставлены и оплачены ли строки заказа на поставку, связанные со счетом. Если это так, Алма закрывает эти строки заказа на поставку, а затем закрывает счет-фактуру.
Вы также можете выполнять задачи управления счетами-фактурами на странице «Ожидание счетов-фактур».
Отправка счетов на проверку
Счета-фактуры, ожидающие оплаты, могут быть отправлены обратно на рассмотрение, если они не были отправлены в ERP или уже были отклонены ERP.Счета-фактуры, отклоненные ERP, автоматически переводятся в режим «На рассмотрении». Уведомление об отклонении счета и причина указываются в файле XML, который отправляется системой ERP (см. Финансовые системы).Счета-фактуры, закрытые или ожидающие оплаты, можно вручную вернуть для проверки.
Для отправки счетов на рассмотрение:
На странице «Ожидание счетов-фактур» выберите «Вернуть для просмотра» в списке действий строки для соответствующего счета-фактуры и выберите «Подтвердить» в диалоговом окне подтверждения.Статус счета установлен на На рассмотрении.
Экспорт счета в XML
Вы можете создать XML-версию счета-фактуры для отправки в систему ERP. Этот параметр отображается только для счетов, прошедших стадию утверждения (со статусом «Готов к оплате», «Ожидает платежа» или «Закрыт»).
Для создания XML-версии счета-фактуры для отправки в систему ERP:
На странице «Ожидание счетов-фактур» выберите «Создать экспорт XML» в списке действий строки для соответствующего счета-фактуры.
Напомнить клиенту о просрочке платежа — инкассо 2 из 6
Советы
Это вторая буква в коллекции. Он по-прежнему принимает форму напоминания, но является более прямым и менее сердечным. Он должен твердо требовать оплаты и должен иметь более срочный тон. Как и первая буква, она может отображаться внизу выписки по счету.
Ступеньки
1. Если это вообще возможно, признать, что покупатель, возможно, забыл отправить платеж.
предложений
- Мы понимаем, насколько вы заняты, и понимаем, что, возможно, вы забыли отправить платеж вовремя.
- Мы были удивлены, обнаружив, что мы все еще не получили ваш платеж.
- Если мы не получили оплату из-за какой-либо проблемы, немедленно сообщите мне.
- Мы уверены, что вы намеренно не пропустили наше последнее сообщение с просьбой об оплате.
- Мы обратили внимание на то, что вы не обновили свой просроченный счет.
- Для вашего удобства я приложил копию счета № 123.
Фразы
- Просрочка 14 дней
- просрочил срок платежа
- осведомлены о ваших обязательствах
- уверены, что вы не пропустили намеренно
- полагаю, что вы намеревались заплатить нам вовремя
- самое загруженное время года
- может быть
- осуществили ли вы платеж
- Знаете ли вы, что ваш платеж
- не сомневаюсь, что
- Вы забыли отправить перевод?
- еще не отправили платеж
- приложили копию счета №123
- не получил ваш платеж
- , если я не связался с нужным отделом
- , если платежи обрабатываются другим отделом
- на случай, если вы потеряли оригинал
- нас удивило обнаружение
- не обновили ваш просроченный счет
- заметил, что вы пренебрегли
- наше последнее сообщение требует оплаты
- сообщите нам об изменении адреса
- дайте мне знать
- свяжитесь с нами
- понимает, что все становится беспокойным
- поймите, что вы, возможно, забыли
- простое недоразумение
- просто пропустили
- еще не отправили ваш платеж
- понять, насколько вы могли быть заняты
- непреднамеренно пропустил дату платежа
2.Напомните покупателю, что платеж просрочен.
предложений
- Это ваше второе уведомление. Ваш платеж в размере 500 долларов просрочен на 45 дней.
- Хотя две недели назад мы отправили вам письмо с уведомлением о просрочке платежа по вашему счету, мы все еще не получили платеж.
- Интересно, не забыли ли вы, что ваш платеж просрочен на 45 дней.
- 389 долларов.87 с задержкой на 45 дней.
- Напоминаем, что срок платежа по вашей учетной записи просрочен на три недели.
- Наш недавний обзор вашей учетной записи показывает, что ваш платеж на сумму 6 738,93 долларов США просрочен.
- Напоминаем, что наши условия кредита требуют своевременных ежемесячных платежей. Вы все еще должны 39,17 доллара.
- На сегодняшний день мы все еще не получили ваш чек на 299 долларов.99.
- Напоминаем вам о неоплаченной задолженности в размере 1 986,38 долларов США.
- Обращаем ваше внимание на 805 долларов, которые вы должны были заплатить в прошлом месяце.
- Вы все еще не выплатили 4 439 долларов, которые вы должны за наши услуги в марте.
- Мы все еще ждем вашего апрельского платежа.
Фразы
- дружеское напоминание
- переоценка аккаунта
- недавний обзор вашего аккаунта
- обзор вашего кредитного файла показывает
- недавний аудит вашей учетной записи показывает
- счет еще просрочен Аккаунт
- еще не обновлен Счет
- все еще просрочен
- хотя мы писали вам письмо две недели назад
- анализ вашего аккаунта
- оценка вашего аккаунта
- все еще ждем вашего мартовского платежа
- еще ждем
- по условиям нашего договора
- обращаем ваше внимание на
- обязательно у вас должно быть
- обратите внимание на
- за несвоевременную отправку платежа
- за услуги, оказанные 15 марта
- еще не получили платеж на свой счет
- просто хочу напомнить
- уведомляет вас о просрочке платежа по вашему счету
- в наших записях указано
- наши условия кредита диктуют
- наше соглашение диктует
- платеж все еще просрочен
- своевременные ежемесячные платежи в полном объеме
- напомню вам о неоплаченной задолженности
- перевод не получен
- должны были заплатить в прошлом месяце
- до сих пор не получил платеж
3.Запросите немедленную оплату.
предложений
- Будем признательны за немедленное сотрудничество.
- Наш финансовый отдел будет признателен за своевременную оплату.
- Мы хотим и дальше предлагать вам кредит. Пожалуйста, помогите нам в этом, отправив платеж сегодня по почте.
- Мы должны получить ваш платеж до 9 марта.
- Ожидаем своевременной оплаты.
- Отправьте чек на $ 385,00 сейчас.
- Предлагаю немедленно выплатить всю сумму, причитающуюся с вашего счета.
- Хотя вы не ответили на мою первую попытку получить платеж на ваш счет, я надеюсь, что на этот раз вы переведете платеж полностью.
- Поскольку платеж давно просрочен, мы просим немедленно обратить внимание на этот вопрос.
- Не могли бы вы прояснить этот вопрос сегодня, отправив нам чек на полную сумму!
Фразы
- , хотя вы не ответили
- Прошу вашего немедленного внимания
- просить оперативного ответа
- , отправив нам чек на полную сумму
- прояснить этот вопрос
- не откладывать на потом
- ожидайте получения платежа в течение
- ожидайте увидеть ваш платеж в течение одной недели
- чувствую, что нужно учитывать
- найти альтернативу
- первый приоритет
- полностью ожидать
- при отсутствии средств
- немедленная оплата полностью
- погасить свой счет
- , пожалуйста, устраните эту проблему
- произвести полную оплату
- отправьте платеж сегодня
- запросить немедленную оплату
- запросить платеж немедленно
- Ваш своевременный платеж
- ваше немедленное сотрудничество
Статьи по теме
Связанные ресурсы
Решено: Когда продавец говорит «Ждать мой счет», следует ли мне?
Если взять последнюю часть в первую очередь, почтовые расходы составляют только часть стоимости доставки, некоторые продавцы включают эти дополнительные расходы в стоимость товара, другие включают стоимость доставки материалов, времени и т. Д. Как часть стоимости доставки.Некоторые продавцы включают всю стоимость в стоимость товара и предлагают «бесплатную доставку», в то время как любой, у кого есть мозг, понимает, что бесплатной доставки не существует, если только USPS, UPS и FedEx не начнут предлагать свои услуги бесплатно, как мы, похоже, публика. все равно нравится. Таким образом, то, что USPS взимает за доставку посылки, не является жестким ориентиром для того, что продавец может решить взимать, они могут попросить больше или меньше.
Итог по стоимости доставки, по моей оценке, таков. Единственное число, которое что-либо означает, — это общая сумма, которую продавец хочет за товар, если она стоит того, чтобы вы ее купили, если она больше, чем вы хотите заплатить, не покупайте ее.Как продавец делит эту сумму между стоимостью товара и доставкой, не имеет смысла.
Продавцы, которые просят вас дождаться их счета, обычно имеют в виду, что если вы покупаете у них несколько товаров, они упакуют их вместе и снизят стоимость доставки, если вы подождете, пока они не пришлют вам пересмотренный счет, отражающий более низкую стоимость доставки и объединение всех продаж в одну партию.
Продавцам не разрешается повышать стоимость чего-либо после продажи, независимо от того, что указано в качестве окончательной цены, а стоимость доставки в листинге является максимальной суммой, которую им разрешено взимать.Если они ошиблись, посчитав стоимость доставки слишком низкой, это проблема продавца, а не покупателей.
Страхование предоставляется в пользу продавца, покупатели имеют гарантию возврата денег eBay, поэтому им не нужна страховка. Продавцам не разрешается взимать с покупателей дополнительную плату за страховку, но, конечно, они могут включить ее либо в стоимость товара, либо в стоимость доставки, когда они создают объявление. Большинство продавцов не платят за дополнительную страховку, большинство пакетов USPS имеют бесплатную страховку на сумму до пятидесяти долларов, пакеты UPS и FedEx обычно имеют бесплатную страховку на сумму до ста долларов.
Когда выставлять счет клиенту
6 мин. Прочитать
- Концентратор
- Выставление счетов
- Когда выставлять счет клиенту | Лучшие методы выставления счетов для малого бизнеса
Счет-фактура выставляется после того, как компания выполнила заказ клиента. Это может быть продукт или услуга (или и то, и другое). Для компании, поставляющей продукт, это после того, как доставка была завершена.В бизнесе, ориентированном на обслуживание, счет создается после того, как услуга была предоставлена.
Вот что мы будем покрывать:
Что такое счет-фактура?
Как отправить счет?
Ошибки при выставлении счетов
Каковы условия оплаты?
Как следить за счетами-фактурами
Что такое счет-фактура?
Счет-фактура — это счет, созданный поставщиком. Это список продуктов или услуг, которые поставщик предоставил клиенту, и связанных с ними сборов.
Клиент использует счет в качестве первого шага при обработке платежа.
Часто номер счета-фактуры ссылается на номер заказа на поставку. Заказ на покупку действует как официальное соглашение между покупателем и продавцом, в котором излагаются детали продажи, и выдается клиентом в самом начале процесса транзакции.
Заполненный и подписанный заказ на поставку ускоряет платеж, поскольку бухгалтерия клиента знает, что транзакция, по которой поставщик выставляет счет, уже была предварительно одобрена.
Для получения подробного списка того, что должно быть включено в счет, щелкните здесь.
Как отправить счет?
Счет-фактура может быть отправлена любым количеством способов:
Выставление счета-фактуры по почте
Отправка счетов-фактур по почте — самый медленный и самый ненадежный метод, поскольку счет-фактура может не дойти до места назначения.
Выставление счетов по электронной почте
Электронная почта — очень надежный и простой способ отслеживания. Это также удобно, если необходимо получить счет позже.
Выставление счетов через программное обеспечение для бухгалтерского учета
Большинство современных бухгалтерских программ (или приложений), которые вы найдете в Интернете, имеют внутреннюю систему доставки электронной почты, где вы просто нажимаете на соответствующий клиент, и вам отправляется электронное письмо. Они также будут отслеживать и сообщать вам, когда платеж просрочен.
Ошибки при выставлении счетов
Ошибки при выставлении счетов довольно распространены. Вот некоторые из них, которых следует избегать:
Неверные даты
Дата в верхней части счета-фактуры должна совпадать с датой создания счета-фактуры.Даты под «описанием» должны указывать на то, когда товар был доставлен или была оказана услуга.
Неполные данные получателя платежа
Клиенту требуется полная контактная информация поставщика, включая имя контакта, название компании, адрес, номер телефона и адрес электронной почты. Многие более крупные компании имеют политику, которая не позволяет им обрабатывать платежи, если у них нет всей этой информации.
Если поставщик предлагает альтернативные способы оплаты, например, с помощью кредитных карт, он также должен включить эту информацию в счет-фактуру.Это может означать, что им будут платить быстрее.
Отсутствует номер заказа на поставку
Это важный вопрос. Номер заказа на поставку показывает бухгалтерии клиента, что эта транзакция была предварительно одобрена. Бухгалтерия может просто вытащить заказ на покупку и оплатить счет. Но если числа нет, процесс оплаты останавливается, так как бухгалтерскому учету может потребоваться дополнительное согласование.
Неправильно Итого
Суммируется ли счет? Это обычная проблема для счетов, созданных с помощью Microsoft Word.Обычно это означает, что поставщику необходимо найти время, чтобы повторить и повторно отправить счет-фактуру, поскольку клиент не может настроить его самостоятельно.
Расплывчатые детали
Компании должны четко указывать, что и когда они предоставили. Это помогает клиенту сразу понять, для чего предназначен счет, и помогает позже, если поставщику или клиенту потребуется провести аудит своей бухгалтерской отчетности.
Не заполняется строка предметного заголовка в электронном письме
Это проблема при отправке счета по электронной почте.Некоторые малые предприятия очень небрежно подходят к выставлению счетов-фактур, часто смешивая его с другим несвязанным содержанием в электронном письме.
Например, Джек отправляет электронное письмо Брайану, своему клиенту. Он спрашивает, как у него сегодня день, и предоставляет дополнительную информацию по теме, которую они обсуждали несколькими днями ранее. Внизу электронного письма Джек пишет: «… и прилагаю мой счет». Брайан говорит себе, что займется этим позже, но, проверяя электронную почту на следующей неделе, он полностью упускает это, потому что в строке темы не указано, что счет-фактура прикреплен.Все, что для этого потребовалось, — это чтобы Джек нашел время, чтобы написать в теме письма: «Счет-фактура прилагается — JS Services».
Каковы условия оплаты?
Условия оплаты определяются продавцом продукта или услуги и обычно указываются в конце счета.
Популярные условия оплаты: «30 дней нетто», «60», «90» и «срок при получении».
Важно, чтобы поставщик обсудил условия оплаты с клиентом задолго до выставления счета.Это так, чтобы ожидания совпадали. Счет-фактура с пометкой «подлежит оплате при получении» может быть проблемой для крупных компаний, у которых есть свои собственные платежные системы.
Например, допустим, политика компании заключается в том, чтобы проводить чеки только 15 и 30 числа каждого месяца. Однако, если поставщик ожидает немедленной оплаты и выставляет счет-фактуру 1-го числа, ему придется долго ждать.
Как следить за счетами-фактурами
Часто многие компании не отслеживают свои счета-фактуры спустя долгое время после того, как они должны были быть оплачены.Несвоевременное отслеживание может расстроить клиента, даже если он виноват в том, что не заплатил. Это связано с тем, что клиент, возможно, закрыл проект или сейчас находится в бюджете на новый финансовый год.
Если оплата по счету задерживается, не сразу предполагайте, что счет утерян. Сначала попробуйте следующие методы:
Отправить электронное письмо
Отправьте клиенту вежливое электронное письмо и приложите оригинал счета. Попросите «обновить статус», когда у клиента будет несколько минут, чтобы изучить его.Если платеж не является срочным (например, если сумма серьезная и у вас есть продавцы, ожидающие своих чеков), не отмечайте его как срочное. Вы не хотите влиять на возможность будущей работы.
Попробуйте позвонить по телефону
Телефонные звонки — это всегда приятно, потому что они очень редки в наши дни, и добавляют индивидуальности. Держите счет перед собой, чтобы вы могли указать его номер и сумму. А еще лучше прикрепите его к черновику электронного письма, чтобы вы могли сказать, что отправите его после завершения разговора.Клиент это оценит, так как ему не придется самому искать счет.
СТАТЬИ ПО ТЕМЕ
Опасности слишком долгого ожидания для получения
У нас есть возможность поговорить со всеми видами бизнеса и потенциальными клиентами, когда мы в пути. Когда мы представляем American Profit Recovery на торговых выставках и других выставках, мы целый день разговариваем с предпринимателями и другими людьми. Нам нравится слышать о том, как идут дела и как они развивают свои организации.
У некоторых из этих профессионалов все в порядке с дебиторской задолженностью и системы, позволяющие получать выплаты. А у некоторых даже есть коллекторское агентство, которое они используют для сложных счетов. Умный ход.
Но некоторые из них, с которыми мы общаемся, могли бы намного лучше справляться с основами бухгалтерского учета и получать деньги за то, что они делают.
Наша команда недавно столкнулась с малым бизнесом, у которого, мягко говоря, были проблемы с денежным потоком. Это была небольшая фирма по оказанию профессиональных услуг, которой руководил один человек, и этот профессионал был сосредоточен почти исключительно на обслуживании клиентов.Его клиенты хорошо себя чувствовали, и он был очень занят своей практикой. Но у него был один серьезный недостаток.
Он не отправлял счет за восемь месяцев. Да, целых 8 месяцев.
Поговорив с ним некоторое время, мы определили, что он был настолько поглощен повседневными делами и общением с клиентами, что, в конце концов, он просто не мог справиться с горой счетов-фактур, которые у него были. отправить. Шли дни и недели, и мысль о взятии этого огромного проекта становилась почти невыносимой.
Отсрочка выставления счетов и сбора — это катастрофа, которая ждет своего часа.
Счет вовремя
Мы знаем, что восемь месяцев — это крайность, но, как вы только что прочитали, такое случается. Здесь мы говорим это все время, но вы должны вовремя выставлять счета своим клиентам. Что вовремя? Вы должны выбрать, но не более чем через 30 дней после оказания услуги этому клиенту. Если вы работаете водопроводчиком, вы можете выставить счет на следующий день после обслуживания, но вы не можете месяцами ждать, чтобы выставить счет клиенту.Другой способ взглянуть на это — убедиться, что вы выставляете счета по регулярному графику. Это «регулярное расписание» вы можете выбрать, но делайте это через определенные промежутки времени.
Клиенты забывают о тебе
Если вы получили счет от компании через восемь или девять месяцев, держим пари, что вы поставите его под сомнение. Вы бы спросили, для чего это было, и вы бы спросили, оплатили ли вы этот счет. Одна компания, с которой мы имеем дело, сообщила нам, что их вывоз мусора был прекращен после года неуплаты.Потому что мусорная компания никогда не выставляла счет, а затем отключала этого клиента. Похоже, плохое ведение документации, если вы спросите нас…
Не так много людей, которые будут платить за ваши услуги без запроса. Через пару месяцев вы в значительной степени перестанете интересоваться этим клиентом, если только вы не поддерживаете с ним постоянные отношения.
Сбор вовремя
Хорошо, может быть, вы выставили счет вовремя, но так и не получили оплату. Опасности для вашего бизнеса из-за того, что не будут реализованы какие-либо действия по сбору платежей быстро, могут быть даже хуже, чем своевременное выставление счетов.
Если клиент представил доказательства того, что он не собирается платить вам, ждать месяцами и месяцами, чтобы получить более настойчивый счет, будет еще сложнее. Потребитель установил в своем сознании, что вы забыли о них, так зачем платить. Когда долг достиг определенного возраста, взыскать долг становится гораздо труднее.
Вот почему, помимо своевременного выставления счетов, вам также необходимо вовремя осуществлять инкассацию. Это включает в себя выписки, напоминающие вашему клиенту, что на его счете есть непогашенный остаток.Это также включает в себя разговор по телефону и установление линии связи. Если вы отправляете конверт за конвертом безрезультатно, вам потребуется позвонить.
Когда вы все же разговариваете по телефону, будьте вежливы, уважительны и проявляйте некоторый такт при общении с клиентами. Используйте это как возможность поговорить с ними по телефону из службы поддержки клиентов и решить проблему неуплаты. Ваша цель — получить деньги или, по возможности, создать план платежей и удержать этого клиента после просрочки.
Получить помощь
Как предприятие, вам никогда не следует ждать слишком долго, чтобы получить помощь. Особенно, если речь идет о бухгалтерии, ведении бухгалтерии и своевременной оплате. Вы не только рискуете не получить оплату за свои услуги, но также рискуете выполнить свои собственные финансовые обязательства в виде оплаты собственных счетов, заработной платы и любых налогов и сборов, причитающихся государственным органам.
Сначала найдите бухгалтера. Если вы не можете позволить себе одного сотрудника, наймите его, чтобы он застегивал ваши книги.Если вы принадлежите к торговой палате, вы, скорее всего, найдете хорошего бухгалтера на мероприятии, связанном с сетью, или просто зайдете в его офис и попросите совета. Или просто спросите компанию, которой вы доверяете. Есть много вариантов, которые вы можете себе позволить.
Обратитесь за помощью в авторитетное коллекторское агентство. Хотя вы можете не решаться воспользоваться услугами агентства по взысканию долгов, выбор подходящего может спасти ваш бизнес. Не ждите, пока вы полностью не разочаруетесь, потому что вы можете принять неверное решение.Наличие коллекторского агентства на тот момент, когда они вам понадобятся, должно быть частью вашей общей программы работы с дебиторской задолженностью.
Не ждите, чтобы отправить ваших просроченных плательщиков в ваше агентство. Если вы не выставляли счета своим клиентам в течение восьми месяцев, а затем отправляете их в коллекторское агентство, вы рискуете еще больше затянуть процесс получения оплаты. Еще одна тема, которую мы здесь всегда обсуждаем, заключается в том, что чем дольше не оплачивается счет, тем сложнее его собрать.
Нужна помощь, чтобы найти клиентов, которые просрочили оплату? Свяжитесь с нашими экспертами сегодня!